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DOMINE UMA REUNIÃO 1:1

 ● Você já ouviu falar em reunião 1:1?

● Mas, afinal: o que é uma reunião 1:1 e por que é importante fazê-la?

Su
● Por que fazer reuniões 1:1?

● Como uma reunião individual se encaixa no ambiente corporativo?

● Passo a passo da reunião 1:1

● Quais as melhores perguntas para uma reunião 1:1?

má ●

●
O que não é uma reunião 1:1

Checklist para planejar uma reunião 1:1

Benefícios

Resultados esperados

rio
●

● Insights 1:1 para os gestores

● Insights 1:1 para os colaboradores

● Insights 1:1 para as empresas

● Insights 1:1 para RHs

● 1:1 vale a pena?

Domine uma Reunião 1:1

Cada colaborador em uma organização conta em receber feedbacks para

melhorar. E já sabemos que feedbacks contínuos são indispensáveis na construção
e estruturação de uma cultura organizacional.

O problema é que, muitas vezes, os feedbacks anuais falham em fornecer o

respaldo necessário para a melhora do desempenho individual. Muitas vezes, eles
não fornecem tempo hábil para que uma mudança possa ser promovida. Já em
outras ocasiões, eles vem acompanhado de um cartão vermelho.
Você já ouviu falar em reunião 1:1?

“Esta é a reunião de forma livre para todas as questões prementes, ideias brilhantes e frustrações crônicas que não se
encaixam perfeitamente em atualizações de status, e-mails e em outros mecanismos menos pessoais e íntimos”, Ben Horowitz.

Trata-se de uma prática de gestão entre líderes e liderados, que começou em empresas de tecnologia, mas hoje já foi
adotada em diversos segmentos e em empresas de todos os tamanhos.

A ideia do 1:1 é proporcionar um encontro para uma conversa informal. A periodicidade com que isso deve acontecer pode
variar de acordo com a realidade de cada time, contudo, em um mundo ideal, não se deve ultrapassar mais que um mês
entre um encontro e outro.

O importante para fazer uma boa reunião 1:1 é ter a clareza de que
essa não é uma reunião de feedbacks, como muitos podem imaginar.
Isso porque a prática do feedback como conhecemos, como já
sabemos, ocorre em espaços maiores de tempo, além de ter um script
de avaliação mais amplo e criterioso. E de certa forma, toda a
premissa da reunião 1:1 tem uma proposta bem diferente. Ela foi
criada a partir da necessidade de se estabelecer uma maior
proximidade entre times operacionais e lideranças.
Mas, afinal: o que é uma reunião 1:1 e por que é importante fazê-la?
O famoso autor do best-seller “A Good Place to Work”, Ben Horowitz, que também é co-fundador e sócio da empresa de
capital de risco Andreessen Horowitz, faz as seguintes reflexões:
“Como você poderia dizer ao seu gestor que está tendo problemas com um colega e que isto está bloqueando seu
progresso sem jogá-lo ‘embaixo do ônibus’? Como você poderia ter ajuda quando ama seu trabalho, mas sua vida pessoal
está derretendo? Através de um relatório? Por e-mail? Para essas e outras áreas importantes de discussões, a reunião 1:1 pode
ser essencial”, avalia Horowitz.

Para o aclamado autor, é necessário que as organizações construam o que ele chama de “arquitetura de comunicação”,
na qual podem ser definidos diversos canais para apoiá-la como reuniões, e-mails e encontros entre líderes e liderados. “Na
ausência de uma estrutura bem projetada, as informações e as ideias estagnarão a empresa e ela se tornará um local ruim
para se trabalhar”, ele alerta.

E Horowitz vai além. Ele chama a atenção para a responsabilidade dos CEOs em dar os contornos corretos para este projeto.
“Embora seja possível projetar uma ótima arquitetura de comunicação sem as reuniões individuais, na maioria dos casos, elas
oferecem um excelente mecanismo para a fluência de ideias e informações dentro de uma organização e deve fazer parte
de seu projeto”, aconselha.

Mas a reunião 1:1 não é apenas um encontro informal. Trata-se de um compromisso que deve fazer parte da agenda como
uma rotina estabelecida, com agenda e pauta.

Vamos entender melhor como isso deve funcionar:

Por que fazer reuniões 1:1?
“A chave para uma boa reunião individual é o entendimento de que é a reunião do funcionário e não a reunião do gerente”,
Ben Horowitz.

Reuniões são fatores importantes na construção de culturas organizacionais. Mas, já sabemos que reuniões improdutivas
caminham para o sentido oposto.

Durante as jornadas de trabalho, quanto tempo você dedica a conhecer mais a fundo cada integrante de sua equipe? Focar
somente em qualificações técnicas ou observar, puramente, aspectos comportamentais, de modo geral, podem levar à uma
análise enviesada.

Nesse sentido, entra a reunião 1:1 como uma ferramenta que ajuda gestores e
liderados a se conhecerem melhor. Essa prática aborda questões que abrangem a
empresa, desempenho de funções, expectativas, oportunidades, melhorias em
processos, entre outros aspectos.

Em uma reunião 1:1 também é possível entrar em contato com questões mais
subjetivas, que, dificilmente, apareceriam no dia a dia das relações de trabalho ou
no momento de um feedback formal.

Aqui também é importante ressaltar que colaborador deve ter a liberdade de

propor a pauta da reunião. Entretanto, o líder pode assumir essa responsabilidade
em alguns casos.
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Como uma reunião individual se encaixa no ambiente corporativo?
Nesse formato de encontro, gestores podem ter uma percepção mais clara sobre o alinhamento do perfil de um colaborador
ao papel que ele ocupa hoje. Já colaboradores podem se sentir à vontade para falar sobre suas preferências e desejos
profissionais.

Mas, esses são apenas alguns exemplos de insights que podem ser gerados em uma reunião 1:1.

Outro ponto fundamental é a antecipação de problemas. Devido à natureza dessa reuniões, elas possibilitam que um gestor
obtenha informações para desenhar estratégias que gerarão em resultados mais rápidos e eficientes para os problemas
encontrados na empresa.

Em uma reunião 1:1 também é possível detectar atritos no

relacionamento dentro equipe, além de tratar preventivamente
temas sensíveis que poderiam acarretar manobras mais intensas no
futuro, seja no relacionamento com o cliente ou no desenvolvimento
do produto, por exemplo.

Afinal, ao tratar um problema em fase inicial, a partir de soluções

simples, espera-se como resultado que os esforços da equipe
possam ser concentrados em outras ações mais produtivas e
lucrativas.
Passo a passo da reunião 1:1
Vamos ver agora quais são os componentes cruciais de uma reunião 1:1 para que ela seja cumpra devidamente o seu papel:

Quanto o tempo de duração ela deve ter?

Algumas empresas consideram 30 minutos como ideal. Outras organizações reconhecem que deve ser reservado o período
de 1 hora. Neste quesito, o importante é ajustar o tempo de acordo com a realidade de cada empresa.

Como dividir melhor o tempo durante a reunião?

Por exemplo, se o tempo estabelecido é de 30 minutos, então, a melhor distribuição seria:

● 20 minutos para a fala do colaborador;

● 5 minutos para a fala do gestor;
● 5 minutos para o alinhamento final dos temas.

Qual o local mais adequado?

Por não ter o peso de uma reunião formal, não existe um local específico como o mais recomendado. Sendo assim, ela pode
ser feita dentro da empresa, em uma sala de reunião, ou em um ambiente externo como uma cafeteria, por exemplo.

Desde que não haja risco de interrupções externas, pode ser usado até um ambiente de clima mais descontraído. Muitos
gestores preferem marcá-la em um ambiente fora da empresa estimular uma conversa mais espontânea.

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Qual a periodicidade indicada?

Toda semana, a cada quinze dias ou um mês? Para responder a essa dúvida, leve em consideração o que funciona melhor
para o andamento do time. Também pense sobre o tamanho da equipe e quanto tempo levará para que você tenha o seu
momento com cada um dos integrantes.

É recomendável que o intervalo entre uma reunião e outra não seja muito longo. Dessa forma, é muito comum encontrar
pessoas que defendem que o prazo de uma semana é o mais aconselhável para a construção de uma rotina sustentável para
uma reunião 1:1.

Não fure!

Se marcou, não desmarque. Afinal, quando há muitos remanejamentos de agenda, o gestor pode passar a impressão de que
o encontro com sua equipe não é uma prioridade. Sempre tenha em mente que uma reunião marcada é um compromisso
que deve ser cumprido.

Marque na agenda

Uma dica para administrar melhor a reserva desse compromisso é marcar na agenda
com antecedência os dias e horários das reuniões 1:1. Assim, é possível minimizar o risco
de um compromisso inesperado sobrepor o que já estava agendado.

Deixe a conversa fluir

Nem sempre as relações humanas permitem que se estabeleça uma comunicação fluída
entre emissores e receptores de uma mensagem. 7
Às vezes, é comum a ansiedade saltar à frente e “atropelar” quem estiver falando. Ou, então, é comum

ficarmos em uma espécie de silêncio aflitivo, à espera do momento oportuno para tomar a palavra.

Este tipo de situação não é o que se espera de uma reunião 1:1.

Ouça mais e fale menos. E, principalmente, não interrompa o colaborador. Se necessário, anote seus comentários e aguarde
o seu momento da conversa para fazer suas pontuações.

Seja mais observador

Como complemento ao item anterior, a dica aqui é: enquanto o seu momento de tomar a palavra não tiver chegado,
aproveite para observar. Já sabemos que a expressão corporal diz muito mais do que palavras. Por se tratar de uma reunião
informal, as pessoas tendem a se “soltar” mais. Esteja sempre atento aos insights que a comunicação não-verbal podem
trazer à tona.

Descontração demais atrapalha

A conversa de uma reunião 1:1 pode ser informal, porém, está muito longe de ser
genérica. É preciso colocar um objetivo para este encontro. Conversar sobre
amenidades, por exemplo, pode promover um ambiente de descontração que irá
levar para o sentido oposto do que se deseja.

Seja informal, mas aproveite cada minuto do tempo para extrair tudo o que a
conversa pode lhe oferecer. Reunião 1:1 exige atenção total!
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Peça o envio de uma pauta prévia

Lembre-se que é preciso deixar o funcionário liderar a reunião. Os gestores que sentirem necessidade, podem solicitar ao
colaborador o envio antecipado de uma pauta para o encontro. Porém, isso não significa que o gestor não deve fazer ajustes
e correções na rota durante a conversa.

Convide o funcionário para a reflexão

Termine a reunião com temas para serem desenvolvidos até o próximo encontro e peça a ele para refletir sobre possíveis
plano de ação.

O que tratar em uma reunião 1:1?

Ideias, sugestões, problemas, desafios, expectativas profissionais e, como Ben Horowitz enfatizou, até questões pessoais do
ponto de vista do colaborador devem ser considerados na pauta do encontro.

O foco deve estar sempre em tentar compreender como um

colaborador se sente, as dificuldades e como o líder pode
ajudar para que ele tenha melhor performance.. demais
atrapalha.

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Quais as melhores perguntas para uma reunião 1:1?

● Você se sente desafiado no seu trabalho?

● Qual parte do meu trabalho você gostaria que eu lhe mantivesse informado?

Essas são apenas algumas sugestões. Existem muito mais questionamentos que cabem em uma reunião 1:1.

Mas, fique tranquilo, para facilitar, a Feedz elaborou um manual completinho, direto ao ponto, com sugestões de
perguntas e respostas tanto para líderes, quanto para liderados.

Quer ter acesso a esse material? Veja agora!

O que não é uma reunião 1:1
Já falamos sobre as melhores práticas de uma reunião individual. Mas, o que não é uma reunião 1:1?

● Uma mera atualização de status sobre os projetos que estão sendo conduzidos;
● Um encontro no qual somente o gestor fala;
● Uma conversa informal sem propósito e sem pauta;
● Um bate-papo sobre amenidades;
● Um encontro esporádico sem periodicidade;
● Um compromisso sem prioridade que muda a todo momento de data e hora.

Checklist para planejar uma reunião 1:1

● Sustente uma periodicidade determinada;
● Classifique-a como uma prioridade;
● Tenha uma pauta previamente estabelecida;
● Mantenha-se no foco;
● Saia com um plano de ação para ser trabalhado até o
próximo encontro.

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Benefícios
● Proporciona um fluxo de comunicação mais saudável entre todos os níveis hierárquicos da empresa;
● Estabelece um canal de confiança;
● Problemas de todas as ordens são identificados antecipadamente;
● Maior foco na resolução de problemas;
● A proximidade ao gestor melhora a motivação da equipe;
● Cria um ambiente propício para a retenção de talentos;
● Maior produtividade das equipes;
● Dissolve mal entendidos;
● Criação de melhores relações de trabalho;
● Traz mais felicidade para o seu colaborador.

Resultados esperados
● Alinhamento de princípios, valores, expectativas, estratégias;
● Melhora do engajamento do colaborador e da sensação de pertencimento;
● São momentos excelentes para que você e o colaborador possam trocar
ideias sobre processos, projetos em desenvolvimento e até mesmo sobre o
trabalho um do outro, de maneira próxima e particular;
● O colaborador pode se sentir mais à vontade para, por exemplo, expressar
suas ideias e opiniões sobre seu departamento.

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Insights 1:1 para os gestores
Ser um coach: o sucesso de um gestor está atrelado ao sucesso de sua equipe. Cabe a ele atuar como um coach e
incentivar a equipe na busca pelos melhores resultados;

Compartilhar mais: forneça à sua equipe as informações necessárias para que eles possam desenvolver mais
efetivamente os seus projetos;

Estabelecer uma conexão de qualidade: uma reunião 1:1 permite que seja estabelecida uma relação mais próxima entre
líder e liderado. Aproveite para reforçar os laços de confiança.

Insights 1:1 para os colaboradores

Motivação: ouví-los com atenção é um grande fator que contribui para
a motivação e, consequentemente, para o envolvimento deles no
sucesso da empresa;

Conhecer o próximo nível para a carreira: quando uma promoção é

esperada, será preciso desenvolver as habilidades necessárias para tal.
Em uma reunião 1:1, o gestor pode acompanhar e discutir as
oportunidades relevantes para esse crescimento e cruzá-los com os da
empresa.
Insights 1:1 para as empresas
Retenção: substituir um colaborador sai mais caro que retê-lo. Porém, é preciso criar um ambiente favorável para que alguém
se sinta motivado a permanecer em uma empresa. Dessa forma, uma reunião 1:1 pode contribuir para que haja uma
comunicação constante entre os anseios da empresa, líderes e liderados;

Canal de comunicação confiável: reuniões individuais são eficientes para garantir que a empresa seja entendida como um
canal de informação oficial. Isso reduz a circulação de rumores e melhora o nível de confiança bottom-up.

Insights 1:1 para RHs

Tecnologias para prestar o suporte necessário: o RH pode fornecer

a estrutura necessária para que a cultura da reunião 1:1 se crie
com sucesso. E como é possível fazer isso?

Utilizando plataformas que ofereçam a tecnologia acessível para

manter a cultura de feedback fluindo. Veja quais são as
ferramentas que podem ajudar.

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1:1 vale a pena?
Como diria Ben Horowitz:

“No final, o mais importante é que as melhores ideias, os maiores problemas e os problemas mais
intensos da vida dos funcionários cheguem às pessoas que podem lidar com eles. O 1:1 é uma
maneira para fazer isso, mas se você tiver uma melhor, vá em frente com o seu ‘bad self’”.

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