NOSSA TRILHA
NESTA JORNADA
Mudar a forma de trabalho a que estamos
acostumados pode nos gerar uma série de dúvidas.
Para seguirmos juntos nessa jornada, preparamos
conteúdos que vão nos trazer dicas baseadas nas
melhores práticas identificadas por especialistas em
gestão de pessoas a partir dos insumos dos aprendizados
com a pandemia, com olhar atento para dentro e para fora
da companhia.
Você poderá organizar a sua leitura como for mais
conveniente, pois cada módulo foi desenvolvido para ser
compreensível de forma independente dos demais.
Assim, você vai conseguir ler primeiro aqueles por que se
interessa mais, em ordem diferente da que foi sugerida,
conforme a disponibilidade do seu tempo.
O conjunto com os 5 módulos é a série Novas Formas de
Trabalhar– Guia do Trabalho Híbrido Petrobras.
Nessa edição do guia, vamos falar sobre:
#01 – O que é trabalho híbrido
#02 – Como liderar equipes híbridas
#03 – Como usar ferramentas digitais e facilitar
sua produtividade
#04 – Como fazer reuniões com equipes remotas
e presenciais mais integradas e produtivas
(módulo atual)
#05 – Como ter mais equilíbrio entre o trabalho
e a vida pessoal
ACOMPANHE
NESTE MÓDULO
Vamos melhor nossas experiências
nas reuniões?
Introdução
03
04
Fortaleça a confiança entre as pessoas
Uma reunião começa muito antes do
agendamento, na integração entre as equipes
09
Reunião: o que fazer antes de planejar
A produtividade e os bons resultados
dependem de preparação
12
Rumo certo: como conduzir reuniões
Seja positivo e assegure a participação
de todos
16
É hora de encerrar: como concluir a reunião
O sucesso de uma boa reunião se conhece pelo
que ocorre depois dela
Como estamos construindo o senso de
pertencimento
Não há uma fórmula única, o importante
18
é experimentar
Se você quer saber como aderir ao trabalho híbrido ou acessar
o perguntas e respostas para esclarecer dúvidas práticas
sobre o modelo, siga para Portal Petrobras aqui!
Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras
#EuSouEssaEnergiaQueTransforma 2
INTRODUÇÃO

Vamos
_ melhorar nossas experiências nas reuniões?

A preparação de uma reunião começa muito antes de agendar o encontro. Vai muito além de providenciar os aspectos práticos, como quem
deve ser chamado e qual é o horário adequado. Tudo começa, na verdade, com o fortalecimento da confiança na equipe.

Neste módulo, nosso ponto de partida é justamente esse tema. A integração das equipes, estejam elas atuando em regimes especiais,
presencialmente ou no modelo híbrido, começa com esforços conscientes para fomentar a segurança psicológica, o fortalecimento de
vínculos e igualar o jogo para todos os empregados, entre outros aspectos relevantes.

Partimos para a ação com as sugestões sobre o que fazer antes mesmo de
encaminhar o convite para os participantes da sua reunião. Avançamos com mais
informações sobre estratégias que ajudam a manter a equipe no prumo (durante
e depois do encontro) e o que fazer diante dos problemas mais comuns que
costumam ocorrer nas reuniões. Trazemos, ainda, técnicas da comunicação
não-violenta (CNV) e dicas de funcionalidades do Teams, que podem ser
exploradas para facilitar seu trabalho.

Para encerrar, resgatamos experiências que já estão sendo implementadas por

equipes internas da companhia, em áreas operacionais e no administrativo, que
estão ajudando a construir o senso de pertencimento independentemente do
modelo de atuação dos empregados.

Seguimos avançando mais um passo rumo à transformação cultural com a

implantação do modelo de trabalho híbrido. Como iremos adaptar nossas
práticas de trabalho faz parte da transição que todos iremos aprender uns com
os outros.

Juntos, construímos o futuro do trabalho na Petrobras hoje.

Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras

3 #EuSouEssaEnergiaQueTransforma
Fortaleça a confiança entre as pessoas
_
Uma reunião começa muito antes do agendamento, na integração entre as equipes
Quem nunca foi a uma reunião na qual o ponto mais crítico não era exatamente a pauta a ser discutida, mas algo que não era
verbalizado? A confiança entre os participantes de uma equipe, estejam eles formalmente na mesma estrutura gerencial ou
não, é um dos ativos mais importantes que podem influenciar crucialmente o sucesso de um projeto ou processo, junto com
aspectos formais, como a capacidade técnica dos envolvidos.

Os seres humanos são complexos e há muitas variáveis que influenciam a relação de senso de pertencimento e confiança.
Entretanto, sabemos que algumas características são essenciais para que o trabalho em equipe seja desenvolvido e que os
empregados se sintam integrados aos desafios de cada área.

Esteja você numa função de gestor(a) ou consultor(a) ou fazendo parte de um time, todos podemos estar atentos a essas
situações para ter um ambiente de trabalho mais saudável.

Iguale o jogo para todos

Cada vez mais atuamos em diferentes contextos. Integrar os

times dos regimes especiais e administrativos e equipes híbri-
das e presenciais são alguns dos nossos principais desafios.
Faça esforços conscientes para garantir que todos tenham como
participar das suas reuniões e dos seus eventos. Não transforme
seus encontros em lives nas quais os participantes presenciais
conversam em paralelo e quem está virtual não tem como contri-
buir porque não consegue acompanhar os bastidores da reunião
presencial. Outro aspecto importante é programar esses momen-
tos de interação para o horário mais conveniente, considerando a
realidade das áreas operacionais e não apenas do administrativo.

Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras

#EuSouEssaEnergiaQueTransforma 4

Desenvolva a confiança mútua entre pessoas
Quanto mais complexas as nossas atividades vão se tornando,
mais é possível que a gente aja com base na pressa de gerar
resultados e não se dedique tanto em garantir um ambiente
positivo. Isso não é tarefa apenas de líderes formais na
companhia, mas de todos, pois, certamente, em algum
momento da vida, conduzimos reuniões, grupos de trabalho
ou projetos.
Nesse contexto, é ainda mais importante fomentar a segu-
rança psicológica entre os colegas. Se as pessoas sentem que
as suas contribuições são pedidas apenas para obter concor-
dância ou se não têm como sugerir algo porque quem está
conduzindo entende que a rota a ser seguida já está definida,
automaticamente as pessoas deixam de exercitar habilidades
como perguntar ou falar sobre ideias.
Isso pode gerar perdas para o sucesso do próprio grupo envol-
vido, porque riscos e informações críticas são menosprezados.
Além disso, a insegurança psicológica reforça o isolamento em
silos e o desnivelamento da visão de futuro compartilhada
na empresa.
Invista tempo em aproximar as pessoas, estimule o coleguis-
mo, reforçando a camaradagem, e coloque todos os colabora-
dores no mesmo nível, sem demonstração de superioridade. E
mantenha a mente aberta para as contribuições, em vez de só
admitir as informações que confirmam suas crenças.
Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras
5 #EuSouEssaEnergiaQueTransforma
Relacionamento gestor-liderado
Faça reuniões individuais (1:1)
As reuniões individuais periódicas devem ser
realizadas ao longo do ano e não apenas nos
períodos que a companhia determina para
acompanhamento e feedback de desempenho.
Se você é gestor, organize um tempo para fazer
isso. Esses encontros vão ajudar a ter mais clareza e
imparcialidade sobre o trabalho que está sendo feito
e não uma visão baseada em questões secundárias.
Talvez você precise reorganizar prioridades, eliminar
obstáculos ou mesmo liberar seu subordinado de
alguma responsabilidade.
Esteja atento para não fazer isso seguindo o viés de
afinidade, que é a tendência a avaliar melhor e dar
mais chances de visibilidade para quem se parece
conosco, e o viés de percepção, que é acreditar nos
seus prejulgamentos e na hipergeneralização sobre
as pessoas.
Fique alerta também para não seguir a tendência de
se concentrar nos pontos fortes daqueles que, por
afinidade, você instintivamente já favoreceria, evi-
tando dar mais apoio e crédito pela realização des-
sas pessoas em detrimento dos demais liderados.
Se você é empregado, também evite o viés de
afinidade e percepção nas interações com seus
colegas e converse com seu gestor para lembrá-lo
sobre manter uma rotina de reuniões individuais.
Esteja atento ao pensamento de grupo Seja acessível

Trabalhar em equipe estimula a inovação. No entanto, em nome da Se as pessoas com que você está trabalhan-
geração de resultados ou de outras características, eventualmente do numa reunião, num grupo de trabalho ou
pode-se recair na armadilha de tomada de decisão norteada pelo projeto, seja líder formal ou não, encontram
pensamento de grupo, também chamado de pensamento fechado dificuldades para esclarecer dúvidas ou áreas
de grupo. Esse fenômeno ocorre quando a forma de agir é manter ambíguas que ocorrem em função de
as pessoas orientadas por um consenso forçado, no qual não há um incertezas e mudanças, o direcionamento das
espaço para qualquer discordância justificada. contribuições delas pode ser muito
diferentes por conta das lacunas de
Fique alerta se no trabalho de que você tiver participando aparece- informação. É importante que seus colegas
rem um ou mais sintomas, tais como autocensura (quem detecta fa- ou subordinados saibam que você está
lhas ou informações discordantes tende a se calar para evitar entrar disponível para colaborar na elucidação
em conflito); pressão (um ou mais membros exercem pressão sobre o do assunto.
participante que expressa opinião divergente para manter a
harmonia); racionalização (integrantes dispersam o debate em Converse com quem pode estar com
análises, por vezes complexas, para forçar o descarte de informações problemas para expressar dificuldades
que não “combinam” com a rota do “consenso”); invulnerabilidade
(superestimação da capacidade e otimismo); unanimidade (censura e Quando uma pessoa vai participar de uma
pressão geram a ilusão de apoio unânime à rota que está sendo equipe, seja numa reunião, num grupo de
conduzida); guarda-mentes (um ou mais integrantes assumem o trabalho ou gerência nova, pode ser difícil
papel de proteger o grupo de quem está divergindo ou de críticas acompanhar o andamento das atividades e
externas para manter a ilusão de unanimidade e invulnerabilidade); e dúvidas podem não ser manifestadas por
moralidade (se justifica por que é o único caminho possível a seguir). vergonha ou para não atrasar as tarefas dos
colegas ou da liderança. Se você é empregado
Entender quando o pensamento de grupo está tomando conta do ou gestor, seja empático e busque conversar
trabalho é importante porque esse fenômeno empobrece a qualida- para saber como você pode ajudar
de dos resultados gerados e aumenta exponencialmente a chance de esclarecendo dúvidas ou simplesmente
tomadas de decisão viciadas e prejudiciais à empresa. oferecendo acolhimento.

Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras

#EuSouEssaEnergiaQueTransforma 6
 Nem sempre o problema são as pessoas Postura natural quanto aos erros

Muitos conflitos em reuniões, grupos de trabalho e Como parte da nossa jornada de transformação cultural,
projetos têm origem não por conta de divergências téc- temos lembrado da importância de entender o erro hones-
nicas. Uma das causas frequentes é a questão da con- to. Todos cometemos falhas ao longo da nossa vida profis-
fiança, que estamos abordando neste capítulo. Porém, sional. Permita que isso seja encarado com naturalidade,
há causas que transcendem as pessoas. Outros dois como parte do processo de aprendizagem.
conflitos frequentes são o de tarefas e o de processo.
Quando uma decisão ou ação ruim acontecer, faça per-
Conflitos de tarefas ocorrem quando a essência e os guntas para entender os motivos que levaram a isso. Seja
objetivos do trabalho a ser realizado não são esclare- curioso porque isso fará com que compreenda quais crité-
cidos por quem o demandou. Embora a gente deva se rios foram usados, as consequências e os riscos envolvidos.
manter aberta a atuar em meio a incertezas, é impor-
tante que as pessoas envolvidas sejam esclarecidas Por vezes, menosprezamos certas questões que podem
sobre onde se quer chegar com aquilo que foi proposto ser repetidas por outros colegas ou subordinados porque
para atuação delas. existem lacunas de informação ou gestão que seriam
facilmente resolvidas.
O conflito de processo é bastante comum. Ele surge
quando as responsabilidades ou o modo de trabalho
estão numa área cinza. Exemplo disso são as situações
nas quais mais de uma área ou pessoa entendem que é
sua responsabilidade algo ou, em contraposição,
nenhum identifica como sendo sua atribuição. Também
é o caso quando os envolvidos não têm clareza sobre o
modo de trabalho que deve ser seguido.

Conhecer os tipos de conflitos mais comuns pode

ajudar a entender qual o caminho a seguir para
resolver as dificuldades.

Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras

7 #EuSouEssaEnergiaQueTransforma
A comunicação não-violenta
_
A comunicação mais empática proposta pela comunicação não violenta (CNV) tem ajudado muitos em processos de negociação, seja na
vida pessoal ou profissional. O método tem quatro passos e independe de todos os interlocutores numa reunião ou conversa
dominarem essas habilidades.

OS QUATRO PASSOS PARA APLICAR A COMUNICAÇÃO NÀO-VIOLENTA

A comunicação não violenta só é possível se as três principais dificuldades forem superadas: julgamentos moralizadores, comparações e
negação das responsabilidades. Julgamentos moralizadores não são apenas aqueles realizados com base nos nossos valores pessoais,
mas também na presunção de que todos se comportem de acordo com nossa visão de mundo. As comparações também nos levam a um
julgamento permeado de subjetividades. E a negação das responsabilidades vai além de se omitir ou fugir de nossas atribuições, envol-
vendo sermos responsáveis pelos nossos sentimentos, pensamentos e forma de agir com os outros. Adotar a comunicação não violenta
é um aprendizado de vida e nos ajuda a melhorar relacionamentos, seja com quem trabalhamos ou convivemos no dia a dia, sempre que
for possível negociar algo.
Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras
#EuSouEssaEnergiaQueTransforma 8
 Reunião: o que fazer antes de planejar
_
A produtividade e os bons resultados dependem de preparação

Quem nunca riu da frase “fui a uma reunião que poderia ter sido um e-mail”? As reuniões fazem parte das nossas vidas pro-
fissionais. No entanto, às vezes, parecem que tomam conta de boa parte do nosso tempo, gerando ansiedade pelo receio de
não conseguir concluir outras tarefas.

Apesar disso, elas são necessárias porque ainda são os meios mais eficazes para otimizar fluxos de informação, nivelar o grau
de conhecimento de assuntos entre os participantes, integrar e reconhecer pessoas. Veja algumas dicas que podem ajudar
antes mesmo de disparar o convite.

Analise criticamente Use a regra das

se a reunião é 2 mensagens para reavaliar
realmente necessária a necessidade de reunião

Uma reunião necessária é aquela
que pode melhorar a execução do
trabalho, nivelando conhecimento,
ou acelerar a tomada de decisões,
eliminando a necessidade de rever
as questões vezes repetidas.
Analise se um e-mail pode
substituir a reunião ou, no
mínimo, antecipar informações
para facilitar a integração de todos
e diminuir o tempo de duração
do encontro.
Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras
9 #EuSouEssaEnergiaQueTransforma
Você optou por encaminhar um e-mail para
substituir uma reunião. Dúvidas surgiram e
foram respondidas. Porém, novos e-mails ou
mensagens no Teams começam a pipocar na
sua tela.
Se duas ou mais mensagens chegam com ques-
tionamentos, é preciso reavaliar. Pode ser o caso
de chamar apenas quem está com dúvidas. No
entanto, essas pessoas podem estar manifes-
tando pontos que outros não estão confortáveis
em falar. Sonde seus colegas e veja se vale cha-
mar uma reunião com todos os participantes.
Defina a pauta com clareza

Planejar o que vai ser discutido é uma providência básica. Porém, em reuniões de rotina é comum que isso seja deixado de lado.
Contudo, pular essa etapa prejudica a produtividade, segundo especialistas. Não basta saber definir os objetivos da reunião. É
necessário pensar em como conduzir seu andamento de forma que a fluência do encontro contribua com o resultado esperado.
Uma recomendação de experts é dividir o tempo levando em consideração três momentos que as reuniões costumam demandar:
a fase do compartilhamento (nivelar o assunto), a discussão de informações (diálogo entre participantes) e processamento de
informações (desfecho para os próximos passos).

Convide as pessoas certas

Muitas vezes se quer ganhar tempo, chamando pessoas para tratar de objetivos diferentes na mesma reunião. Nesses casos, o
mais provável é que não funcione. A atenção tende a dispersar porque os interesses no assunto são diferentes. Ou se foca num
ponto apenas em que os demais participantes não têm como contribuir, pois não faz parte do seu escopo. Ou vários assuntos são
tratados sem avançar em direção a uma conclusão.

Especialistas indicam que convidar mais pessoas do que o necessário

é a fórmula para a reunião se desviar dos trilhos. Entre as práticas não
recomendadas estão convidar pessoas só para o caso de eventualmente
precisar delas, impactando a produtividade desses colegas pela redução
do tempo de trabalho disponível, ou chamar vários participantes para a
reunião, mas excluir os principais tomadores de decisão ou pessoas com
informações vitais, desperdiçando o tempo de todos.

Para ajudar a revisar a sua lista de convidados, repasse os nomes

refletindo sobre: quem tem conhecimento para dar contribuições
significativas; quem será responsável pela execução das decisões
tomadas na reunião; e quem tem poder para tomar decisões ou
aprovar projetos.
Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras
#EuSouEssaEnergiaQueTransforma 10
 Prepare-se para ser um facilitador ativo
na reunião
O consenso ou a definição do curso de ação não
ocorrem por acaso. O facilitador precisa estar
preparado para fazer muito mais do que contro-
lar o tempo da pauta da reunião. Antes da reu-
nião, reflita sobre o que é preciso que as pessoas
saibam e o que é importante para que elas consi-
gam fazer aquilo que se espera delas.
Ao começar, mencione o contexto dos itens de
pauta. Explique o motivo pelo qual isso é impor-
tante para a empresa e quais são as questões
que limitam as opções da equipe.
Estimule um clima de coleguismo, garantindo
que todos tenham chance de expressar suas
opiniões. Se notar que há uma tendência para o
pensamento de grupo (veja página 6), provoque
questionamentos saudáveis para que se saia
da zona de conforto e se obtenha debates mais
qualificados.
Uso do Teams em reuniões
_
O Teams já faz parte da nossa rotina em videoconferências e seu uso é
bem intuitivo. Novos recursos estão sendo habilitados para melhorar
a experiência nas reuniões, como as funcionalidades para
manifestar reações e levantar a mão para pedir a palavra. Confira mais
duas dicas para ter uma rotina de reuniões mais produtiva.
Dê um intervalo entre as reuniões
As pesquisas mostram que reuniões consecutivas, sem intervalo, aumen-
tam o estresse, diminuem o foco e o engajamento. Você pode configurar
o Outlook para que as reuniões criadas iniciem automaticamente mais
tarde, ou comecem mais cedo, permitindo um intervalo entre elas. Para
isso, acesse o Outlook Web. Vá em calendário e localize a opção Eventos
e Convites. Marque a opção Redução da duração de todos os eventos.

Quando uma reunião trata de um assunto impor-

tante, o normal é existirem opiniões diferentes. A
diversidade de pensamento é que permite resul-
tados mais produtivos. Evite que a sua reunião
materialize a frase “se todo mundo está pensan-
do da mesma forma, é porque alguém não está
pensando”.
Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras
11 #EuSouEssaEnergiaQueTransforma
Mantenha o foco na reunião, silenciando as notificações dos chats
Você pode silenciar as notificações do chat. A forma mais fácil de fazer
isso é mudar seu status para Não incomodar durante sua reunião. Isso
fará com que as janelas de notificações parem de ser emitidas,
auxiliando a manter seu foco no assunto que está sendo discutido.
Rumo certo: como conduzir reuniões
_
Seja positivo e assegure a participação de todos

Você se preparou antes e agora é a hora de gerenciar os desafios da reunião. O primeiro passo é se comprometer em
começar no horário. É possível esperar os retardatários, mas não exagere nisso, pois, na próxima vez, as pessoas que
chegaram no horário também vão entrar mais tarde para não perder tempo.

Incentive o coleguismo e reserve um tempo para estimular conversas

para integrar a equipe ou o time

É sempre uma boa ideia começar apresentando os participantes. Se as

pessoas já se conhecem, uma sugestão é estimular conversas amenas nos
minutos iniciais nos quais vocês estão aguardando retardatários. Uma
prática que tem tido cada vez mais uso é fazer um check-in inicial,
perguntando o estado de ânimo de cada participante, ajudando a enten-
der o “clima” em que as pessoas já chegam para conversar sobre os
assuntos, especialmente se o tema da pauta for polêmico. Outros, adotam
o check-out, que é a mesma ação, só que na conclusão da reunião, para
medir a confiança das pessoas nos próximos passos.

Comece do início

Resuma brevemente a pauta, os objetivos e os resultados desejados da

reunião. Pode ser uma boa ideia definir algumas regras básicas, mas não
engesse os debates. Dê o contexto, fale da importância do que está sendo
discutido para a empresa, e esclareça as restrições importantes.
Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras
#EuSouEssaEnergiaQueTransforma 12

Use a tecnologia para facilitar a reunião
Use o quadro em branco (veja WhiteBoard, no módulo
#3 do Novas Formas de Trabalhar – Guia do Trabalho
Híbrido Petrobras) para que o grupo faça anotações.
Permita que os participantes possam levantar as mãos
virtualmente e contribuir com algum ponto de vista.
Faça enquetes e votações para estimular que as pes-
soas se engajem na conversa. Se há muitas pessoas na
reunião, considere separar em grupos para que a con-
versa flua em times menores e depois solicite que se
compartilhem as ideias entre todos.
Integre quem está participando virtualmente
Se você percebe que os participantes virtuais estão em
silêncio e não estão interagindo na reunião, assegure-se de
que não tenha esquecido deles, isolando-os das conversas
paralelas com quem participa presencialmente. Lembre-se
das dicas no item Iguale o jogo para todos. Certifique-se
de que não há dificuldades técnicas, como o uso de um flip
chart físico que eles não conseguem visualizar, por exem-
plo. Pergunte diretamente se eles têm alguma ideia, dúvida
ou se querem compartilhar algo. Pode se mais difícil para
eles saberem o melhor momento de falar. Resuma de tem-
pos em tempos os acordos e o progresso da reunião para
garantir que as pessoas consigam acompanhar, mesmo se
houver falhas na conexão.
Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras
13 #EuSouEssaEnergiaQueTransforma
Promova a comunicação de mão-dupla e valorize
todas as vozes de uma conversa
Faça perguntas gerais, como “Esquecemos de algo?” ou
perguntas abertas do tipo “Você pode falar mais sobre
isso?”. Seja positivo, apoiando as contribuições. Dê es-
paço para o contraditório. Muitas vezes, as pessoas se
limitam por receio de gerar conflito, mas a diversidade
de ideias impulsiona soluções melhores. Não presuma
que o silêncio significa concordância. Ele pode ser
indiferença ou mesmo contrariedade. Estimule o deba-
te, fazendo perguntas desafiadoras sobre a proposta
de solução, por exemplo, “como sabemos que selecio-
namos o melhor sistema possível?”.
Faça acordos para limitar a dispersão
Se perceber grande interesse em determinado
assunto, observe e ouça quem quiser contribuir.
Mostre reconhecimento, se possível fazendo contato
visual, um gesto ou organize uma ordem de
inscrições de quem irá falar. Caso a contribuição não
tenha relação com a pauta, mas seja importante,
agende uma conversa específica sobre o tema. Outra
técnica é recuperar os pontos acordados e limitar o
tempo de discussão no tópico. Use o bom senso
para não sabotar contribuições valiosas. Estimule,
ainda, as pessoas a deixarem de lado outras
comunicações, como e-mail, chats e mensagens de
outras atividades.
Sugestões para dificuldades
comuns em reuniões
_

Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras

#EuSouEssaEnergiaQueTransforma 14
 Conteúdo adaptado do Harvard ManageMentor módulo Gerenciando Reuniòes.

Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras

15 #EuSouEssaEnergiaQueTransforma
É hora de encerrar: como concluir a reunião
_
O sucesso de uma boa reunião se conhece pelo o que ocorre depois dela

Na hora de terminar uma reunião há algumas boas práticas para evitar que os acordos estabelecidos não se percam depois e
as tarefas combinadas avancem. Relembre quais são e experimente aplicar nas próximas oportunidades que tiver.

Quando acabar a reunião

Ninguém nunca reclama de uma reunião que acaba antes do perío-

do combinado. Libere as pessoas se tudo já foi resolvido. Caso seja
necessário ultrapassar o tempo reservado, converse com o grupo
se é possível seguir ou se vai ser marcado um novo encontro.

Agora, se você tem dificuldade em controlar o encerramento, peça

para alguém do grupo ajudar e ir alertando sobre a evolução do
horário e a quantidade de temas que ainda estão na pauta para
serem discutidos. Uma pauta lotada de assuntos pode significar a
necessidade de se fragmentar a conversa em mais de um período.

Pode ser necessário encurtar a reunião mesmo quando não se

chega ao resultado esperado do encontro. Pode ser mais benéfico
adiar a conversa se as pessoas estão se tornando impacientes (a
energia está diminuindo e as contribuições caem de qualidade), se
o grupo está tendo dificuldades com um item da pauta (pode ser
necessário apurar informações ou trazer colegas de outras áreas)
ou se a divergência de ideias está subindo de tom (é melhor dar
tempo para as pessoas processarem o assunto).
Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras
#EuSouEssaEnergiaQueTransforma 16
 Encaminhe os próximos passos

Identificar os próximos passos gera um senso de

conclusão e de realização. Assegura ainda que todo
mundo tenha ouvido a mesma informação e auxilia na
preparação das ações que precisam ser realizadas na
sequência para continuidade do assunto.

Para identificar os próximos passos, considere três

questões: o quê, quem e quando. O quê engloba
refletir sobre quais decisões e resultados o encontro
gerou e quais tarefas precisam ser realizadas. Na
sequência, a quem corresponde a definição das
responsabilidades sobre as atividades que devem ser
desenvolvidas. Na avaliação sobre quando isso será
realizado, seja realista quanto ao tempo para que o
trabalho seja feito adequadamente.

Uma boa prática é deixar os acordos dos próximos passos

e prazos no chat da reunião.

Peça para o grupo avaliar a reunião

Colete feedback, sempre que possível. Se não houver tempo de fazer isso durante a reunião, peça a opinião dos
participantes depois do encontro. Caso note que alguns participantes que estejam descontentes com o resultado ou que
não tenham contribuído tanto quanto os outros, busque saber o porquê. Troque a atitude de prejulgar os colegas por
buscar um feedback. Você poderá aprender algo valioso com eles ou entender melhor restrições ao trabalho ou projeto que
estão sendo menosprezadas. Além disso, estará acalmando um colega insatisfeito e contribuindo para melhorar as relações
gerais do grupo.
Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras
17 #EuSouEssaEnergiaQueTransforma
Como estamos construindo o senso de pertencimento
_
Não há uma fórmula única, o importante é experimentar

Durante a pandemia, o trabalho remoto em caráter excepcional teve desafios, mas também muita aprendizagem. Em
reuniões e lives promovidas internamente, surgiram várias ideias de aproximação entre as pessoas das equipes. Confira
algumas boas práticas.

Cafés virtuais

Existem várias formas de promover cafés virtuais, que variam em tempo de duração, quantidade de participantes, entre outros
aspectos. Um tipo de experiência que foi implantada numa área da companhia foi reunir em grupos menores, em conversas de 5
integrantes, pessoas que não interagem no dia a dia de trabalho.

As conversas não têm um propósito de gerar algo específico

ao final. Esses espaços são usados pelos participantes para se
apresentar, falar sobre aquilo em que estão trabalhando no
momento, ou sobre algo que são interessados em aprender.
Houve trocas até sobre como lidar com certas situações, como
entreter as crianças durante o confinamento.

Além da aproximação de colegas que talvez nunca interagissem

por conta de diferenças do tipo de trabalho, as descobertas
de habilidades que as pessoas têm já propiciou ideias de
colaboração. Os encontros são repetidos mensalmente e os
convidados de cada pequeno grupo vão variando com rotação
das pessoas.

Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras

#EuSouEssaEnergiaQueTransforma 18
 Desafios no Workplace

Convidar colegas a compartilhar informações sobre projetos de trabalho ou outras questões pode se tornar uma forma
bacana de promover reconhecimento. Também pode ser usado para incentivar atitudes positivas. Exemplo disso é Game da
Saúde. Esse tipo de estímulo a hábitos saudáveis pode ser continuado, mesmo depois de encerrado o Desafio 21 Dias.

Eventos para trocas de conhecimento

Um colega assistiu a uma palestra ou fez um treinamento online? Ou tem um assunto que domina e é interessante?
Proponha compartilhar esse conhecimento de maneira informal, para que as pessoas possam perguntar e ampliar a rede
de contatos.

Reserve horários para trocas espontâneas

As conversas que vão além do acompanhamento dos projetos e processos são importantes para desenvolver empatia e
integrar pessoas. Elas podem ser realizadas de forma planejada, em encontros organizados para essa finalidade, ou de ma-
neira informal, reorganizando os tempos dedicados nas reuniões já existentes para acomodar esses momentos de descom-
pressão.

Integre pessoas em projetos voltados à ambiência

Planos de ação para promover ações voltadas à ambiência independem da necessidade de melhorar resultados de indica-
dores. Sempre é possível melhorar o relacionamento entre as pessoas, chamando a participação delas para pensar e cons-
truir coletivamente iniciativas que inspirem um ambiente de trabalho mais integrado e colaborativo.
Novas Formas de Trabalhar - Guia do Trabalho Híbrido Petrobras
19 #EuSouEssaEnergiaQueTransforma
OUTUBRO DE 2021