Guia para a elaborao de Lies Aprendidas em Projetos

1. Objetivo Estabelecer uma abordagem estruturada para a realizao de sesses de Lies Aprendidas em projetos. 2. Alcance Este guia possui uma abordagem genrica, podendo ser utilizado em qualquer tipo de projeto. 3. a. Definies bsicas Stakeholders: Indivduos ou organizaes envolvidos direta ou indiretamente e /ou cujos interesses podem ser impactados positiva ou negativamente pelo resultado ou realizao do projeto Lies Aprendidas: Todo o conhecimento adquirido durante a realizao de um projeto, e portanto, faz parte de um processo de aprendizagem. Podem ser identificadas ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, principalmente nos finais de fase e na entrega dos subprodutos do projeto. Devem contemplar tanto as experincias bem sucedidas, bem como aquelas passveis de aperfeioamento. Envolve a participao da equipe do projeto e tambm outros stakeholders. Banco de Lies Aprendidas: Repositrio de informaes sobre o aprendizado ocorrido em projetos anteriores e organizado para que seja utilizado como input para projetos futuros. WBS (Work Breakdown Strucuture): Estrutura Analtica do Projeto (EAP), orientada aos entregveis do projeto e que identifica e organiza todo o trabalho que ser necessrio para alcanar os resultados propostos. Por que realizar uma sesso de Lies Aprendidas? Cenrio 1: Seu projeto foi um fracasso. A equipe de projeto o despreza, o cliente no quer ver voc mais pela frente e a sua gerncia est decepcionada com o seu desempenho em funo do atraso e do estouro do oramento ocorrido. A ltima coisa que voc quer fazer e dar uma oportunidade para que todos eles o critiquem, mais uma vez. Por que realizar as Lies Aprendidas? Cenrio 2: Seu projeto terminou bem. A equipe continua unida, apesar das fascas que ocorreram. Voc ainda possui uma relao razovel com o cliente e apesar, de terminado um pouco acima do estimado, a gerncia est satisfeita com os resultados. Provavelmente, voc poder lembrar este projeto como um exemplo bastante satisfatrio. Portanto, por que arriscar atravs das Lies Aprendidas este status ao permitir que as pessoas lembrem aquilo que poderia ter sido realizado melhor? Cenrio 3: O projeto foi um sucesso retumbante. A equipe de projeto o admira, o cliente o adora e voc foi lanado pela sua gerncia como candidato ao melhor gestor do ano. Por que ento ainda est preocupado em descobrir o que as pessoas pensam sobre voc? b. Independentemente do resultado, devemos encerrar esta etapa e seguir em frente. Para o seu crescimento, para benefcio da organizao e para os futuros gerentes de projeto, importante investir tempo para realizar as Lies Aprendidas. Voc precisa entender o que foi feito de positivo e tambm quais foram os equvocos.
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Conhecer quais atitudes, abordagens e tcnicas deram certo e tambm errado, no apenas de acordo com sua perspectiva, mas tambm, de acordo com a percepo dos principais stakeholders, fundamental para desenvolver uma abordagem profissional de gesto de projetos com foco na melhoria continua. 5. Como preparar uma sesso de Lies Aprendidas? a. b. Inclua a sesso como parte da WBS do projeto Defina um responsvel pela conduo e decida quem deve fazer parte da sesso. Ao convocar a reunio, explique os princpios das lies aprendidas. Enfatize que uma oportunidade de aprender com os acertos e equvocos e, principalmente, que o foco so os processos, no as pessoas. Determine o alcance que ser coberto na sesso. Uma forma de faz-lo definir reas como: aspectos tcnicos, aspectos relacionados a gesto do projeto e aspectos humanos, relacionados a equipe do projeto. Incentive os participantes a prepararem-se para a reunio. Pea para que eles reflitam sobre suas experincias durante o projeto. Lembre que as lies aprendidas tambm devem refletir o que foi bem sucedido. Distribua um conjunto de perguntas abertas para iniciar esta reflexo: 1. Que experincias importantes ocorreram durante o projeto? 2. Que expectativas foram cumpridas e quais no? 3. Aonde fomos bem sucedidos e porque? (perspectiva interna, do negcio) 4. Aonde fomos bem sucedidos e porque? (perspectiva externa, do cliente) 5. Aonde falhamos, por que e quais foram as consequncias? (perspectiva interna, do negcio) 6. Aonde falhamos, por que e quais foram as consequncias? (perspectiva externa, do cliente) 7. Houve imprevistos ou surpresa negativas / positivas?

c.

d. e.

6.

Como conduzir uma sesso de lies aprendidas? a. b. c. Busque criar uma atmosfera positiva para o intercambio de experincias. Enfatize que a sesso uma oportunidade de aprender com os acertos e equvocos. Lies aprendidas, no so positivas nem negativas, so construtivas. Lembre que o foco so os processos, no as pessoas. Motive os participantes a no culpar as pessoas nem a empresa. A idia no se queixar sobre o passado, mas atravs da lies aprendidas, olhar para o futuro. Explique que para a lio aprendida ser significativa, ela deve ser bem estruturada. Um modelo consistente deve possuir 4 elementos: O evento - (O que ocorreu?) A(s) causa(as) Por que ocorreu?) O impacto (Qual foi a consequncia?) O futuro (Qual a sugesto para os prximos projetos?) Utilize as perguntas distribudas (item 4 d) como ponto de partida. Comece identificando o que foi bem sucedido. Encoraje a participao atravs de perguntas a todos os participantes. Utilize flipcharts e documente as contribuies em Post-its. Com a equipe, agrupe as contribuies por temas. Proponha um ttulo para os temas identificados junto com os participantes. No esquea que as lies aprendidas podero ser utilizadas por pessoas que no esto familiarizadas com o projeto. Portanto, ao final, para cada Lio Aprendida elaborada pergunte: Algum alheio ao projeto,entender o significado do que foi escrito?

d. e. f. g. h. i. j.

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7. Documentao e difuso a. Crie um formato para registrar as reflexes e experincias identificadas. Ele deve ser abrangente o suficiente para ser utilizado corporativamente. O relatrio de encerramento do projeto deve conter as lies consolidadas pela equipe. b. O escritrio de projetos, e/ou o responsvel pelo projeto com apoio do sponsor, e/ou o responsvel pela rea onde o projeto foi realizado, devem assumir a responsabilidade pela divulgao das lies aprendidas. c. Relatrios com as lies consolidadas podem ser utilizados, bem como apresentaes durante eventos relacionados no s com a gesto de projetos, mas tambm com a gesto da qualidade e a prpria gesto do conhecimento. d. Relembre a todos que as lies aprendidas foram elaboradas para serem compartilhadas e no enterradas. A forma com que as lies aprendidas sero armazenadas para futuras consultas deve faz

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