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Autor

Ana Claudia de Medeiros Rios


Graduada em Letras/Português/Espanhol, Especialista em Educação a Distância e MBA em
Gestão de Recursos Humanos. Tutora, Professora de Língua Portuguesa e Língua Espanhola e
também Revisora de Textos.

Maria de Jesus Rezende


Licenciada em Computação, Especialista em Educação a Distância e pós-graduada Gestão de
Pessoas. Professora Universitária de Graduação. Tutora dos cursos da Universidade Aberta do
Brasil – UAB/UnB. Designer Instrucional.

Revisão
Tuanne Mirelly da Silva Rabelo

Projeto Gráfico
NT Editora

Editoração Eletrônica
NT Editora e Figuramundo

Capa
NT Editora

NT Educação, uma empresa do Grupo NT


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CEP 70316-900 - Brasília - DF
Fone: (61) 3421-9200
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www.nteditora.com.br e www.grupont.com.br

Condução de Reuniões. / NT Editora.


-- Brasília: 2014. 52p. : il. ; 21,0 X 29,7 cm.

ISBN - 978-85-68004-93-7
1. Reunião, ata, encerramento, importância, benefícios.

Copyright © 2014 por NT Editora.


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Exercícios
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Sumário

1. REUNIÕES COMO FERRAMENTA DE GESTÃO����������������������������������������������� 5


1.1 Reuniões e seus objetivos�����������������������������������������������������������������������������������������������������5
1.2 Importância das reuniões������������������������������������������������������������������������������������������������������6
1.3 Benefícios das reuniões����������������������������������������������������������������������������������������������������������7
1.4 Como fazer uma reunião produtiva?��������������������������������������������������������������������������������8
1.5 Tipos de reuniões ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������9

2. PLANEJAMENTO DE REUNIÕES������������������������������������������������������������������� 15
2.1 Para que fazer uma reunião?��������������������������������������������������������������������������������������������� 15
2.2 Preparação da reunião�������������������������������������������������������������������������������������������������������� 15
2.3 Convocando os participantes������������������������������������������������������������������������������������������� 16
2.4 Estabelecendo a pauta da reunião��������������������������������������������������������������������������������� 18
2.5 A agenda���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 18
2.6 Local������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 18
2.7 Definindo quem conduz a reunião �������������������������������������������������������������������������������� 19

3. CONDUÇÃO DE REUNIÕES��������������������������������������������������������������������������� 22
3.1 Conduzindo reuniões ��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 22
3.2 Abertura da reunião������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 24
3.3 Desenvolvimento da reunião�������������������������������������������������������������������������������������������� 25
3.4 Técnicas para conduzir uma boa reunião��������������������������������������������������������������������� 25
3.5 Falar em público�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 27
3.6 Gestão do tempo������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 28
3.7 Redação da ata ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 29
3.8 Encerramento da reunião��������������������������������������������������������������������������������������������������� 31

4. PROBLEMAS IDENTIFICADOS EM REUNIÕES�������������������������������������������� 35


4.1 Aspectos positivos em uma reunião ����������������������������������������������������������������������������� 35
4.2 Participação como fator essencial para a eficácia das reuniões��������������������������� 36
4.3 Aspectos negativos em uma reunião ��������������������������������������������������������������������������� 37
4.4 Problemas de reuniões ������������������������������������������������������������������������������������������������������� 39

5. AVALIAÇÃO DE REUNIÕES��������������������������������������������������������������������������� 44
5.1 Os diferentes critérios de avaliação ������������������������������������������������������������������������������� 44
5.2 Como implementar melhorias ���������������������������������������������������������������������������������������� 48

BIBLIOGRAFIA��������������������������������������������������������������������������������������������������� 52

4 NT Editora
1. REUNIÕES COMO FERRAMENTA DE GESTÃO

“A cultura de uma organização é perpetuada por meio das reuniões.


Elas constituem uma forma de dizer ao funcionário: ‘Você faz parte da
equipe. ‘Reuniões mal organizadas transmitem mensagens negativas a
respeito de nossa empresa e de nós mesmos’”

( William Daniels – Consultor da American Consulting and Training).

1.1 Reuniões e seus objetivos


Uma reunião é o encontro de duas ou mais
pessoas para discutir algum assunto em pauta,
trocar ideias e até mesmo experiências sobre um
ou mais assuntos para que haja aceitação por to-
dos os envolvidos e assim provocar uma decisão
coletiva, em que todos se comprometam com
o que foi decidido. Conduzir uma reunião é um
processo que é aperfeiçoado na prática diária,
vivenciando dificuldades e buscando novas so-
luções. E uma reunião dentro da empresa não é
diferente – ela serve para definir metas e objetivos
empresariais, criar sinergia em equipe, também procura agrupar a responsabilidade das decisões, dar
autonomia a alguns profissionais, etc. Quando são planejadas e conduzidas de forma adequada, elas
contribuem para um trabalho em equipe mais eficiente e coordenado. Sinergia:
Ação ou
Em uma reunião, podemos observar vários objetivos a serem desenvolvidos: esforço
simultâneos;
• Integrar os participantes que dela participarão; cooperação,
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• Buscar novas soluções para uma melhora da questão discutida em pauta; coesão;
trabalho ou
• Apresentar e discutir novas ideias; operação
associados.
• Decidir novas regras de rotina e motivar os integrantes;
• Comunicar fatos;
• Explicar métodos de trabalho;
• Obter novas informações, fatos e opiniões;
• Harmonizar o raciocínio de várias pessoas ali reunidas em torno de um problema;
• Analisar causas de problemas;
• Tomar decisões em conjunto;
• Obter comprometimento para a aplicação de uma solução;
• Ajudar os colaboradores a trabalhar melhor em equipe;
• Ajudar os funcionários a desenvolver suas habilidades.

SUMÁRIO Condução de Reuniões 5


1.2 Importância das reuniões

Exercitando o conhecimento...
Qual a importância das reuniões?
Você já observou que o cinema ou a propaganda sempre mostra o executivo em uma
reunião? Isso porque, as reuniões fazem parte do dia a dia de uma empresa, seja ela pe-
quena ou grande.
(  ) Certo
(  ) Errado

Reunião é uma ferramenta de trabalho em grupo e fator comum a empresas de qualquer tama-
nho e segmento.

Desde a década de 1960, as reuniões eram consideradas uma ferramenta importante para fazer
fluir o trabalho nas empresas, democratizar e difundir informação, tanto no sentido de verificar falhas
nos processos, como também de encontrar soluções inovadoras.

Segundo Neto (1994), estudos mostram que os executivos gastam entre 20 e 30% de seu tempo
participando de reuniões.

Por diversos motivos, em algumas empresas, as reuniões se tornaram cada vez mais frequen-
tes, gerando entre os participantes uma série de aspectos negativos, tais como: perda de tempo, de
dinheiro, descrédito e ineficiência. As reuniões foram citadas como uma das grandes fontes de desper-
dício de tempo e energia nas empresas (BARBOSA, 2009).

Segundo Barbosa (2009), a empresa Triad Consulting, em parceria com a revista Você S/A, rea-
lizou uma pesquisa com mais de duas mil pessoas, na qual cerca de 70% dos entrevistados responde-
ram que metade (ou menos) das suas reuniões tem eficácia.

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No entanto, às vezes, nos perguntamos: “para que serve mesmo uma reunião? Será que é mes-
mo necessária uma reunião para chegar ao resultado esperado?” A partir desses pensamentos, deve-
remos pensar nos resultados e metas a serem definidos ao longo do planejamento da reunião.

Pensar em que fazer exatamente, nos resultados esperados e quem deve ir às reuniões, esses
são os primeiros passos a serem pensados para o planejamento de uma reunião, pois se não há um
objetivo específico, não há por que convocar para uma reunião. Toda reunião deve despertar o inte-
resse de seus participantes, seja por seus propósitos, seja pela oportunidade de contribuição.

6 NT Editora SUMÁRIO
Mucchielli (1980) diz que é preciso nos aperfeiçoar na participação nas reuniões das quais
somos ou seremos membros. Para Barbosa (2009), não basta a reunião ser eficaz, ela tem que
produzir resultados.

A importância das reuniões está relacionada ao trabalho desenvolvido em grupo, comparti-


lhamento de ideias, de informações e aprimoramento das relações em grupo. Porém, para que as
reuniões sejam bem-sucedidas, são necessários o planejamento, a condução, organização e acompa-
nhamentos dos participantes.

1.3 Benefícios das reuniões


As pessoas sentem necessidade de ficar juntas, partilhar vivências e resultados e discutir ideias.
Se algo pode ser conversado em grupo, por que ficar sozinho? (BARBOSA, 2009).

Ao se realizar uma reunião, vários aspec-


tos podem ser observados. Muitas vezes, reuni-
ões fazem com que vários benefícios apareçam
– às vezes, algum assunto em pauta pode fazer
com que erros futuros não venham a acontecer
em novas reuniões. Os benefícios conquistados
podem ser vários, entre eles: novos conheci-
mentos, soluções para problemas, debates,
motivação, eles também podem gerar apazi-
guamento, treinamento, promover mudanças
e gerar os famosos feedbacks, sejam eles positivos ou negativos. Por isso, reunir a equipe esporadica-
mente para decidir, criar, trocar ideias, falar de novas experiências, apresentar hipóteses e soluções é
importante para que todos saibam a importância de se trabalhar em equipe.

Forsyth (2001) relata que as reuniões bem organizadas, melhoram a comunicação interna nas
empresas, consolidam o espírito de equipe e são excelentes geradoras de projetos e ideias inovadoras.
As reuniões são fundamentais para o desenvolvimento de qualquer organização.

A reunião de trabalho poderá se tornar uma oportunidade de se encontrar um mínimo denomi-


nador comum a partir de divergências internas, superação de conflitos no relacionamento profissional
entre pessoas.
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As reuniões bem organizadas atingem os objetivos do grupo e confirmam a eficácia. Devido à


mediação e às técnicas do condutor, as informações parciais que cada participante detém circulam e
vêm aumentar a soma de informações disponíveis. Isso tem efeito de mobilizar os sistemas de opiniões
e de fazer com que evoluam pela necessidade de integrar as opiniões dissonantes (MUCCHIELLI, 1980).

SUMÁRIO Condução de Reuniões 7


O problema não é saber se deve haver ou não reunião, mas, sim, como podemos torná-la mais
eficaz para que produza bons resultados.

Portanto, é preciso nos aperfeiçoar na condução de reuniões, pois uma reunião bem conduzida
tem efeitos significativos sobre o andamento do grupo e da organização.

Mucchielli (1980) diz que o funcionário se sente mais motivado e valorizado ao participar de
um grupo de trabalho no qual os objetivos, os meios ou a distribuição das tarefas foram elaborados,
as decisões relativas ao seu campo profissional foram tomadas isso influencia o modo de trabalho no
sentido de favorecer a cooperação entre o grupo. O que poderia ser encarado como ‘um tempo perdi-
do’ tem por resultados um ganho de tempo na execução, melhoria e satisfação profissional.

1.4 Como fazer uma reunião produtiva?


Para uma reunião ter sucesso e tornar-se produtiva, é
importante saber conduzi-la com eficácia e, para isso, você
precisa aprender as técnicas de uma boa condução. O fra-
casso de várias reuniões pode ser por algum despreparo do
condutor da reunião e também pelo excesso de reu-
niões desnecessárias e mal conduzidas que podem
ocorrer várias vezes na semana sem necessidade. Bar-
bosa (2009) relata que para que a reunião fique mais
produtiva, devemos focar em alguns pontos:

• Inicie a reunião esclarecendo os objetivos –


esclarecendo todos os objetivos será a melhor ma-
neira de se chegar a um resultado esperado;

• Permaneça sempre em pé – a pessoa que conduzirá a reunião deverá ser o foco da atenção
naquele momento, logo, deve ficar em pé para garantir a atenção;

• Controle o tempo da reunião – a delimitação do tempo deverá ser planejada com o horário de
início, desenvolvimento e encerramento, pois assim terá todos os objetivos atendidos;

• Registre as principais ideias da reunião – o objetivo não é chegar a uma decisão final e, sim,
limitar um campo de ideias ou de opções;

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• Ao término da reunião, faça uma pesquisa com os participantes para que eles possam dar a
opinião a fim de aprimorar a técnica para torná-la mais produtiva.

Lembrando também que os principais objetivos a serem tratados devem ser listados para que o
assunto não se perca. Para que o condutor da reunião tenha sucesso em seu discurso, deve:
• Focar no tema;
• Fazer com que não haja conversas paralelas durante a reunião;
• Apresentar as soluções e o feedback da reunião passada;
• Definir os próximos passos a serem tratados nas próximas reuniões.

Toda reunião, quando é bem planejada e conduzida, custa tempo e dinheiro. Ao serem bem
planejadas, contribuem para um trabalho em equipe eficiente e aumentam o desempenho de todos
dentro da equipe.

8 NT Editora SUMÁRIO
Quando os líderes não conseguem fazer
uma reunião produtiva, as consequências po-
dem sobrar para vários setores da organização.
Reuniões que não são produtivas podem des-
pertar um clima pesado entre os participantes
e até mesmo para a imagem da empresa. Para
que as reuniões tornem-se mais produtivas, se-
gue uma lista de exemplos:

• Fazer e responder perguntas;


• Discutir assuntos importantes e tomar decisões em conjunto;
• Ajudar os funcionários a desenvolver suas habilidades;
• Levantar questões variadas e identificar problemas;
• Observar como os funcionários interagem;
• Aproveitar para desenvolver as habilidades gerenciais.

1.5 Tipos de reuniões


Normalmente os diversos tipos de
reuniões possuem características próprias,
tais como número de participantes e o obje-
tivo da reunião.

Na literatura sobre reuniões, não existe


uma padronização de categorias ou classifi-
cações de reuniões, por isso, iremos citar al-
gumas classificações.

Além disso, a nomenclatura para no-


minar os diversos tipos de reuniões é bastante
variada. Nesse conteúdo vamos mostrar os tipos de reunião segundo dois autores.
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Para Silveira Neto (1994), as reuniões compreendem a três categorias e são classificadas de
acordo com o seu objetivo:

• Reunião de Informação: seu objetivo é puramente informativo, não estimula debates. Nesse
tipo de reunião, pode-se envolver o recebimento ou a divulgação de informação. A participação pode
ser mínima. Pode ser realizada para grandes ou pequenos grupos.

• Reunião para tomada de decisão: tem por escopo, por meio de troca de informações, iden-
tificar alternativas para a solução de problemas e definir a implantação das decisões adotadas.
Escopo:
• Reunião de avaliação: é aquela na qual as decisões anteriormente tomadas têm seu desen- Especifi-
volvimento ou implantação verificados e acompanhados, e as medidas de acerto são sugeridas quan- cação do
do existem desvios dos rumos previamente acordados. limite dentro
do qual os
recursos
Mucchielli (1980) diz que a obrigação de um responsável por qualquer reunião é saber qual o de sistema
tipo de reunião vai conduzir, pois o papel do condutor depende do objetivo de cada reunião. podem ser
utilizados.

SUMÁRIO Condução de Reuniões 9


O quadro abaixo mostra a classificação das reuniões e dos papéis dos condutores segundo
Mucchielli (1980).

Tipos Características Papel do condutor


Os meetings e as Congregam um grupo amplo de Dirigir um meeting é assumir
Meetings:
Qualquer reu- reuniões de massa 500 a milhares de pessoas. o papel de incitador, líder,
nião importan- condutor.
te, que atraia
Os auditórios Reuniões em que participam grupos O condutor ou conferencista
um número
relativamente ditos médios, de 30 a 500 pessoas. tem um papel de informação
grande de ou de demonstração.
pessoas.
As reuniões Realizadas geralmente em auditório. O condutor é encarregado
de informação Devem ser distinguidos vários tipos: de expor a informação.
Briefing: Ato de descendente reunião de informação simples,
dar informações o briefing, exposição de decisões,
e instruções a reunião de contrainformação,
concisas e obje-
reunião de feedback.
tivas sobre mis-
são ou tarefa a As reuniões de Têm em comum a procura e a O condutor interroga, faz a
ser executada informação ascendente obtenção de informações pela entrevista.
(p.ex., uma ope-
ração militar,
interrogação do grupo. O tema
um trabalho da discussão é interno ao grupo
publicitário ou interrogado. Podem ser de diversos
jornalístico). tipos: pesquisa de motivação,
entrevista em grupo e fases de
solução de tensões negativas.
Feedback: In-
formação que o As reuniões-discussões São diferenciadas mais por seus O condutor tem o papel de
emissor obtém objetivos que pelos métodos de animador ou regulador.
da reação do
condução. Trata-se de uma discussão
receptor à sua
mensagem, que deve chegar a um resultado,
e que serve sejam decisões ou soluções relativas a
para avaliar os um determinado tema. Subdividem-
resultados da se em diversos tipos: reuniões-
transmissão.
discussões com um tema, discussões

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preliminares, comissões de trabalho,
Brainstorming: grupos de concertamento.
Técnica de dis-
As reuniões de Reúnem-se subgrupos de opiniões A reunião é conduzida por
cussão em gru-
po que se vale confrontação divergentes para que haja uma um condutor.
da contribuição informação recíproca, uma
espontânea de mediação ou uma negociação.
ideias por parte
de todos os As reuniões de grupo Nessa categoria de reuniões de O condutor tem como função
participantes, com objetivo de pequenos grupos estão: os estudos utilizar a energia do grupo e
no intuito de formação de caso, as formações propriamente dinâmica com o objetivo de
resolver algum ditas e os grupos de formação. fazer circular a informação
problema ou
que cada um detém.
de conceber
um trabalho Os grupos de São reunidos para resolver problemas. A técnica de condução de
criativo. criatividade Geralmente são grupos pequenos. grupos de criatividade é muito
São exemplos: grupos de solução específica e o animador deve
de problema e de conflito e aplicar regras restritas.
brainstorming.

10 NT Editora SUMÁRIO
Exercitando o conhecimento...
Relacione as colunas sobre alguns tipos de reunião de acordo com Mucchielli (1980).

1. Reuniões-discussões (  ) Esses grupos são reunidos para resolver problemas.


2. Reuniões de confrontação (  ) Reúnem-se subgrupos de opiniões divergentes
para que haja uma informação recíproca, uma media-
3. Grupos de criatividade
ção ou uma negociação.
4. Reuniões de grupo com
(  ) Trata-se de uma discussão que deve chegar a um
objetivo de formação
resultado, sejam decisões ou soluções relativas a um
determinado tema.
(  ) Reunião com objetivo de formação.

Reunião virtual

Além dos tipos de reuniões já citados acima, vamos abor-


dar a reunião virtual, pois nos dias atuais a tecnologia da informa-
ção vem expandindo e modificando a maneira como nos comu-
nicamos. Existem ferramentas de reuniões que podem integrar
os participantes por meio da internet.

As reuniões virtuais podem aguçar nosso senso de propó-


sito, pois geralmente requerem mais concentração e disciplina e
podem restringir a socialização improdutiva (STREIBEL, 2008).

A autora salienta que a tecnologia permite economizar tem-


po, reduzir despesas, produzir mais e minimizar inconveniências.

Streibel (2008) cita três recomendações para utilizar a tec-


nologia na realização de reuniões:

• Concentrem-se em propósitos, pessoas e processos: ao avaliar as modalidades de reuniões


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virtuais, pense da mesma maneira que faria ao considerar reuniões convencionais. Decida os propó-
sitos, quais pessoas serão convidadas e escolha os processos mais eficientes para atingir os objetivos.

• Faça as contas: em um levantamento entre executivos, o resultado foi que apenas 56% das
reuniões eram produtivas e que telefonemas, memorandos, e-mails ou teleconferências poderiam ser
substituídos por mais de 25% das reuniões realizadas.

• Atente para os requisitos essenciais: considere acima de tudo os requisitos psicológicos,


emocionais e sociais dos funcionários. De que eles irão precisar caso você organize reuniões virtuais?

O artigo intitulado “Trabalho cooperativo: uma ferramenta de apoio para reuniões a distância”
lista as vantagens oferecidas pela reunião a distância para aumentar a produtividade:

Disponível em: < http://guaiba.ulbra.tche.br/>.

SUMÁRIO Condução de Reuniões 11


• Melhor gerenciamento pessoal de tempo;
• Redução com custos de comunicação;
• Trabalho cooperativo facilitado;
• Melhor preparação para a reunião;
• Trabalho assíncrono, isto é: que não ocorre ou não se efetiva ao mesmo tempo;
• Reunião mais curta e mais eficiente;
• Acompanhamento;
• Acesso independente do lugar;
• Fácil de usar;
• O sistema já registra a documentação do processo decisório;
• Aumenta o número de ideias geradas;
• Transforma decisões em ações.

A reunião virtual apresenta benefícios no plano ad-


ministrativo de infraestrutura e operacional, como a redu-
ção de custos, flexibilidade, agilidade, produtividade e faci-
lidade de controle.

Vimos que para as reuniões alcan-


çarem os objetivos, são necessárias
uma boa condução e preparação mais
adequada possível à atividade. Na
próxima lição, vamos abordar todas as
etapas de planejamento de reuniões.

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12 NT Editora SUMÁRIO
Exercícios
Parabéns,
Questão 01 – As reuniões quando planejadas e conduzidas de forma adequada:
você fina-
a) contribuem para um trabalho eficiente em equipe; lizou esta
lição!
b) causam problemas;
Agora
c) deixam de comunicar alguns fatos; responda
às questões
d) desmotivam os integrantes. ao lado.

Questão 02 – Com reuniões frequentes em empresas, um exemplo de aspecto negativo é:


a) novas soluções;
b) ineficiência;
c) novas ideias;
d) motivação.

Questão 03 – Para Barbosa (2009), não basta a reunião ser eficaz, ela também precisa:
a) tornar-se frequente;
b) verificar falhas;
c) ajudar os colaboradores;
d) produzir resultados.

Questão 04 – Para que o condutor da reunião tenha sucesso em seu discurso, ele deve
conduzir a reunião e:
a) fazer com que haja conversas paralelas nas reuniões;
b) focar o tema e os assuntos pessoais;
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c) terminar a reunião sem definir os próximos passos;


d) apresentar soluções gerando feedback.

Questão 05 – A reunião de caráter informativo, que não estimula debates, chama-se:


a) reunião produtiva;
b) reunião para tomada de decisão;
c) reunião de informação;
d) reunião de avaliação.

SUMÁRIO Condução de Reuniões 13

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