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Revisão
Tuanne Mirelly da Silva Rabelo
Projeto Gráfico
NT Editora
Editoração Eletrônica
NT Editora e Figuramundo
Capa
NT Editora
ISBN - 978-85-68004-93-7
1. Reunião, ata, encerramento, importância, benefícios.
ÍCONES
Prezado(a) aluno(a),
Ao longo dos seus estudos, você encontrará alguns ícones na coluna lateral do material
didático. A presença desses ícones o ajudará a compreender melhor o conteúdo abor-
dado e também como fazer os exercícios propostos. Conheça os ícones logo abaixo:
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você está estudando. Serão curiosidades, temas afins ou exemplos do cotidi-
ano que o ajudarão a fixar o conteúdo estudado.
Importante
O conteúdo indicado com este ícone tem bastante importância para seus es-
tudos. Leia com atenção e, tendo dúvida, pergunte ao seu tutor.
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Exercícios
Toda vez que você vir o ícone de exercícios, responda às questões propostas.
Exercícios
Ao final das lições, você deverá responder aos exercícios no seu livro.
Bons estudos!
Sumário
2. PLANEJAMENTO DE REUNIÕES������������������������������������������������������������������� 15
2.1 Para que fazer uma reunião?��������������������������������������������������������������������������������������������� 15
2.2 Preparação da reunião�������������������������������������������������������������������������������������������������������� 15
2.3 Convocando os participantes������������������������������������������������������������������������������������������� 16
2.4 Estabelecendo a pauta da reunião��������������������������������������������������������������������������������� 18
2.5 A agenda���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 18
2.6 Local������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 18
2.7 Definindo quem conduz a reunião �������������������������������������������������������������������������������� 19
3. CONDUÇÃO DE REUNIÕES��������������������������������������������������������������������������� 22
3.1 Conduzindo reuniões ��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 22
3.2 Abertura da reunião������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 24
3.3 Desenvolvimento da reunião�������������������������������������������������������������������������������������������� 25
3.4 Técnicas para conduzir uma boa reunião��������������������������������������������������������������������� 25
3.5 Falar em público�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 27
3.6 Gestão do tempo������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 28
3.7 Redação da ata ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 29
3.8 Encerramento da reunião��������������������������������������������������������������������������������������������������� 31
5. AVALIAÇÃO DE REUNIÕES��������������������������������������������������������������������������� 44
5.1 Os diferentes critérios de avaliação ������������������������������������������������������������������������������� 44
5.2 Como implementar melhorias ���������������������������������������������������������������������������������������� 48
BIBLIOGRAFIA��������������������������������������������������������������������������������������������������� 52
4 NT Editora
1. REUNIÕES COMO FERRAMENTA DE GESTÃO
• Buscar novas soluções para uma melhora da questão discutida em pauta; coesão;
trabalho ou
• Apresentar e discutir novas ideias; operação
associados.
• Decidir novas regras de rotina e motivar os integrantes;
• Comunicar fatos;
• Explicar métodos de trabalho;
• Obter novas informações, fatos e opiniões;
• Harmonizar o raciocínio de várias pessoas ali reunidas em torno de um problema;
• Analisar causas de problemas;
• Tomar decisões em conjunto;
• Obter comprometimento para a aplicação de uma solução;
• Ajudar os colaboradores a trabalhar melhor em equipe;
• Ajudar os funcionários a desenvolver suas habilidades.
Exercitando o conhecimento...
Qual a importância das reuniões?
Você já observou que o cinema ou a propaganda sempre mostra o executivo em uma
reunião? Isso porque, as reuniões fazem parte do dia a dia de uma empresa, seja ela pe-
quena ou grande.
( ) Certo
( ) Errado
Reunião é uma ferramenta de trabalho em grupo e fator comum a empresas de qualquer tama-
nho e segmento.
Desde a década de 1960, as reuniões eram consideradas uma ferramenta importante para fazer
fluir o trabalho nas empresas, democratizar e difundir informação, tanto no sentido de verificar falhas
nos processos, como também de encontrar soluções inovadoras.
Segundo Neto (1994), estudos mostram que os executivos gastam entre 20 e 30% de seu tempo
participando de reuniões.
Por diversos motivos, em algumas empresas, as reuniões se tornaram cada vez mais frequen-
tes, gerando entre os participantes uma série de aspectos negativos, tais como: perda de tempo, de
dinheiro, descrédito e ineficiência. As reuniões foram citadas como uma das grandes fontes de desper-
dício de tempo e energia nas empresas (BARBOSA, 2009).
Segundo Barbosa (2009), a empresa Triad Consulting, em parceria com a revista Você S/A, rea-
lizou uma pesquisa com mais de duas mil pessoas, na qual cerca de 70% dos entrevistados responde-
ram que metade (ou menos) das suas reuniões tem eficácia.
No entanto, às vezes, nos perguntamos: “para que serve mesmo uma reunião? Será que é mes-
mo necessária uma reunião para chegar ao resultado esperado?” A partir desses pensamentos, deve-
remos pensar nos resultados e metas a serem definidos ao longo do planejamento da reunião.
Pensar em que fazer exatamente, nos resultados esperados e quem deve ir às reuniões, esses
são os primeiros passos a serem pensados para o planejamento de uma reunião, pois se não há um
objetivo específico, não há por que convocar para uma reunião. Toda reunião deve despertar o inte-
resse de seus participantes, seja por seus propósitos, seja pela oportunidade de contribuição.
6 NT Editora SUMÁRIO
Mucchielli (1980) diz que é preciso nos aperfeiçoar na participação nas reuniões das quais
somos ou seremos membros. Para Barbosa (2009), não basta a reunião ser eficaz, ela tem que
produzir resultados.
Forsyth (2001) relata que as reuniões bem organizadas, melhoram a comunicação interna nas
empresas, consolidam o espírito de equipe e são excelentes geradoras de projetos e ideias inovadoras.
As reuniões são fundamentais para o desenvolvimento de qualquer organização.
Portanto, é preciso nos aperfeiçoar na condução de reuniões, pois uma reunião bem conduzida
tem efeitos significativos sobre o andamento do grupo e da organização.
Mucchielli (1980) diz que o funcionário se sente mais motivado e valorizado ao participar de
um grupo de trabalho no qual os objetivos, os meios ou a distribuição das tarefas foram elaborados,
as decisões relativas ao seu campo profissional foram tomadas isso influencia o modo de trabalho no
sentido de favorecer a cooperação entre o grupo. O que poderia ser encarado como ‘um tempo perdi-
do’ tem por resultados um ganho de tempo na execução, melhoria e satisfação profissional.
• Permaneça sempre em pé – a pessoa que conduzirá a reunião deverá ser o foco da atenção
naquele momento, logo, deve ficar em pé para garantir a atenção;
• Controle o tempo da reunião – a delimitação do tempo deverá ser planejada com o horário de
início, desenvolvimento e encerramento, pois assim terá todos os objetivos atendidos;
• Registre as principais ideias da reunião – o objetivo não é chegar a uma decisão final e, sim,
limitar um campo de ideias ou de opções;
Lembrando também que os principais objetivos a serem tratados devem ser listados para que o
assunto não se perca. Para que o condutor da reunião tenha sucesso em seu discurso, deve:
• Focar no tema;
• Fazer com que não haja conversas paralelas durante a reunião;
• Apresentar as soluções e o feedback da reunião passada;
• Definir os próximos passos a serem tratados nas próximas reuniões.
Toda reunião, quando é bem planejada e conduzida, custa tempo e dinheiro. Ao serem bem
planejadas, contribuem para um trabalho em equipe eficiente e aumentam o desempenho de todos
dentro da equipe.
8 NT Editora SUMÁRIO
Quando os líderes não conseguem fazer
uma reunião produtiva, as consequências po-
dem sobrar para vários setores da organização.
Reuniões que não são produtivas podem des-
pertar um clima pesado entre os participantes
e até mesmo para a imagem da empresa. Para
que as reuniões tornem-se mais produtivas, se-
gue uma lista de exemplos:
Para Silveira Neto (1994), as reuniões compreendem a três categorias e são classificadas de
acordo com o seu objetivo:
• Reunião de Informação: seu objetivo é puramente informativo, não estimula debates. Nesse
tipo de reunião, pode-se envolver o recebimento ou a divulgação de informação. A participação pode
ser mínima. Pode ser realizada para grandes ou pequenos grupos.
• Reunião para tomada de decisão: tem por escopo, por meio de troca de informações, iden-
tificar alternativas para a solução de problemas e definir a implantação das decisões adotadas.
Escopo:
• Reunião de avaliação: é aquela na qual as decisões anteriormente tomadas têm seu desen- Especifi-
volvimento ou implantação verificados e acompanhados, e as medidas de acerto são sugeridas quan- cação do
do existem desvios dos rumos previamente acordados. limite dentro
do qual os
recursos
Mucchielli (1980) diz que a obrigação de um responsável por qualquer reunião é saber qual o de sistema
tipo de reunião vai conduzir, pois o papel do condutor depende do objetivo de cada reunião. podem ser
utilizados.
10 NT Editora SUMÁRIO
Exercitando o conhecimento...
Relacione as colunas sobre alguns tipos de reunião de acordo com Mucchielli (1980).
Reunião virtual
virtuais, pense da mesma maneira que faria ao considerar reuniões convencionais. Decida os propó-
sitos, quais pessoas serão convidadas e escolha os processos mais eficientes para atingir os objetivos.
• Faça as contas: em um levantamento entre executivos, o resultado foi que apenas 56% das
reuniões eram produtivas e que telefonemas, memorandos, e-mails ou teleconferências poderiam ser
substituídos por mais de 25% das reuniões realizadas.
O artigo intitulado “Trabalho cooperativo: uma ferramenta de apoio para reuniões a distância”
lista as vantagens oferecidas pela reunião a distância para aumentar a produtividade:
12 NT Editora SUMÁRIO
Exercícios
Parabéns,
Questão 01 – As reuniões quando planejadas e conduzidas de forma adequada:
você fina-
a) contribuem para um trabalho eficiente em equipe; lizou esta
lição!
b) causam problemas;
Agora
c) deixam de comunicar alguns fatos; responda
às questões
d) desmotivam os integrantes. ao lado.
Questão 03 – Para Barbosa (2009), não basta a reunião ser eficaz, ela também precisa:
a) tornar-se frequente;
b) verificar falhas;
c) ajudar os colaboradores;
d) produzir resultados.
Questão 04 – Para que o condutor da reunião tenha sucesso em seu discurso, ele deve
conduzir a reunião e:
a) fazer com que haja conversas paralelas nas reuniões;
b) focar o tema e os assuntos pessoais;
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