UNICAMPO

Unindo forças no campo

MANUAL DE BOAS
PRÁTICAS PARA
AGENDAMENTO
E CONDUÇÃO DE
REUNIÕES

Realizar
uma
boa
prática
em
reuniões
 Introdução

Este manual tem como objetivo estabelecer diretrizes e práticas

eficientes para o agendamento e condução de reuniões na
UNICAMPO. As reuniões desempenham um papel fundamental
na comunicação, colaboração e tomada de decisões, mas,
quando não são realizadas de forma adequada, podem se
tornar um desperdício de tempo e energia. Portanto, é essencial
adotar boas práticas que otimizem o tempo dos participantes
e maximizem a eficácia das reuniões.

Ao seguir este manual, os gestores e demais colaboradores serão

capazes de planejar e conduzir reuniões mais produtivas, focadas
nos objetivos estabelecidos, e que resultem em decisões concretas
e ações efetivas.

Portanto, vamos explorar as melhores práticas para o agendamento

de reuniões, incluindo a definição de objetivos e participantes
adequados, assim como a preparação necessária para garantir
que todos estejam alinhados e prontos para contribuir. Além
disso, abordaremos as diretrizes para conduzir reuniões de
forma eficiente, respeitando o tempo de todos, promovendo
a participação ativa e tomando decisões assertivas.

Ao implementar essas boas práticas, esperamos que as reuniões

sejam transformadas em momentos valiosos de colaboração,
alinhamento e progresso, impulsionando o sucesso da equipe
e da organização como um todo.
 Agendamento
de Reuniões
Determine o objetivo da reunião: Antes de agendar
uma reunião, defina claramente o propósito e os
resultados esperados. Certifique-se de que a reunião
é necessária e que os objetivos não podem ser
alcançados de forma mais eficiente por outros meios.

Selecione os participantes adequados: Identifique

e convide apenas as pessoas necessárias para
atingir os objetivos da reunião. Evite a inclusão de
participantes que não estejam diretamente envolvidos
ou que não tenham contribuições relevantes.

Defina a duração e o horário: Estabeleça um tempo

limite para a reunião e evite agendar períodos
excessivamente longos, uma boa prática é de que a
reunião não exceda a uma hora e meia. Considere
as disponibilidades e preferências dos participantes
a o d e fi n i r o h o rá ri o e u t i l i ze fe rra m e n t a d e
agendamento pelo Teams/Outlook.

Envie um convite claro e completo: Forneça todas as

informações relevantes no convite, incluindo a pauta
da reunião, o objetivo, a data, o horário, a duração
estimada e o local (se aplicável). Inclua também qualquer
material de apoio necessário. Como o exemplo a seguir:
 Agendamento
de Reuniões
Assunto/título: Informe o objetivo/propósito claro e re-
sumido.

Convidados/Participantes: Inclua apenas as pessoas es-

tritamente necessárias.

Horário: Verifique a disponibilidade de data e melhor

horário para todos os participantes.

Local: Informe o local de realização se presencial, ou

o link de acesso se online.

No corpo digite os detalhes desta nova reunião:

Pauta: Detalhamento de todos os tópicos a serem

explanados.

Informe o tipo de Reunião:

Reuniões informativas: São reuniões cujo objetivo

principal é fornecer informações a um grupo de pessoas.
Podem incluir atualizações sobre projetos, relatórios,
resultados, novidades, entre outros.

Reuniões de tomada de decisão: São encontros

nos quais os participantes discutem um problema ou
questão específica e trabalham juntos para tomar
uma decisão. Podem envolver debates, análises de
prós e contras, votações, entre outros métodos de
tomada de decisão.
 Agendamento
de Reuniões
Reuniões de brainstorming: São reuniões criativas nas
quais os participantes são encorajados a gerar ideias e
soluções para um problema ou desafio. O objetivo é
promover a livre expressão de pensamentos e incentivar
a colaboração.

Reuniões de revisão: São reuniões realizadas para revisar

o progresso de um projeto, processo ou atividade. Podem
envolver a análise de métricas, a avaliação do desempenho
e a identificação de áreas para melhoria.

Reuniões de planejamento: São reuniões nas quais os

participantes discutem e elaboram planos para futuras
atividades, projetos ou metas. Podem envolver o estabelecimento
de objetivos, definição de estratégias, alocação de recursos,
entre outros aspectos relacionados ao planejamento.

Anexo: material(ais) de apoio se houver, para que as pessoas

tenham acesso e estudo antecipado.

Reuniões com a Diretoria e Gerencias:

Para agendar reuniões que envolvam a Diretoria Executiva

e as Gerências, é necessário realizar uma solicitação prévia
à secretaria da UNICAMPO. Envie por e-mail todos os dados
mencionados no tópico anterior, exceto o convite/agendamento
que ficará a cargo da própria secretaria após alinhamento
de agenda com os envolvidos. Lembrando que as reuniões
com todos os membros da diretoria só podem ser marcadas
às segundas e terças-feiras.
 Reunião
Preparação para Reunião:

Reúna materiais e informações relevantes: Garanta que

todos os materiais necessários estejam disponíveis antes da
reunião. Isso inclui documentos, relatórios, apresentações ou
quaisquer outros materiais que ajudem a facilitar a discussão.

Condução da Reunião:

Comece e termine pontualmente: Inicie a reunião no

horário marcado, mesmo que alguns participantes ainda
estejam chegando. Respeite o tempo de todos os envolvidos
e encerre a reunião no tempo estabelecido.

Siga a pauta: Mantenha-se focado nos tópicos estabelecidos

na pauta. Evite desvios desnecessários e mantenha a
discussão dentro do escopo definido.

Encoraje a participação de todos: Incentive a participação

ativa de todos os presentes, garantindo que suas contribuições
sejam ouvidas e respeitadas. Estabeleça um ambiente
inclusivo e encoraje ideias divergentes, promovendo um
debate construtivo e colaborativo.

Mantenha o foco e evite distrações: Durante a reunião,

evite o uso excessivo de dispositivos eletrônicos pessoais e
desencoraje conversas paralelas que possam prejudicar a
concentração e o andamento da discussão.
 Reunião
Faça um resumo das decisões e ações: Ao final de cada
tópico discutido, faça um breve resumo das principais
decisões tomadas e das ações a serem realizadas. Isso ajudará a
manter todos os participantes alinhados e responsáveis
por suas tarefas.

Gerencie o tempo de forma eficiente: Acompanhe o

tempo durante a reunião e, se necessário, realoque o
tempo disponível para cada tópico. Se algum assunto
demandar mais tempo do que o previsto, avalie a necessidade
de agendar uma reunião específica para abordá-lo.

Promova um ambiente respeitoso: Estabeleça um clima

de respeito e cortesia durante a reunião. Incentive a escuta
ativa, evite interrupções e trate todas as opiniões de forma
imparcial, valorizando a diversidade de ideias e perspectivas.

Encerre a reunião com um resumo e próximos passos:

No final da reunião, faça um resumo das principais discussões
e decisões tomadas. Certifique-se de que todos tenham
compreendido os próximos passos e as responsabilidades
individuais.

Faça uma ata formalizando as ações, responsabilidades e

próximos passos e envie a todos os envolvidos. Agende
eventuais reuniões de acompanhamento, se necessário.
 Conclusão
Ao adotar as boas práticas apresentadas neste manual para
o agendamento e condução de reuniões, sua equipe estará
no caminho para obter resultados mais significativos e
alcançar maior eficiência na comunicação e tomada de
decisões, garantindo que o tempo de todos seja valorizado
e que as discussões sejam direcionadas para alcançar
resultados tangíveis.

Portanto, coloque essas boas práticas em ação, incentive

a participação de todos os membros da equipe e promova
uma cultura de reuniões produtivas e eficientes. Com isso,
você contribuirá para o crescimento e o sucesso da UNICAMPO
como um todo.