Conheça o trabalho do dia

Ao trabalhar no modo SBWS, as instâncias fornecidas na última lição apresentam desafios específicos. Tome o
exemplo de ' Só posso fazer o trabalho com a orientação de um especialista '. Quando estamos no cargo, é fácil ir até
a mesa do especialista e pedir ajuda. Quando você está em casa, como você faz isso?

Comece o dia:

Normalmente, você começa o dia entendendo o status do trabalho e, em seguida, planeja o seu dia.  Você pode ter
algo pendente de ontem, mas ainda assim valida se deve continuar ou realizar algum outro trabalho.  Quando você
trabalhava no escritório, estava aplicando alguns mecanismos, como atribuições de tarefas verbais.

Trabalhe em modo SBWS:

Trabalhar no modo SBWS requer mais disciplina no nível da equipe.

Em equipe, estabeleça um mecanismo específico para verificar e planejar o trabalho.

 Pode ser qualquer coisa como um e-mail do supervisor ou atribuição de trabalho por meio de uma
ferramenta como o Jira – Mais deve ser o mesmo mecanismo usado por todos, em todos os locais;

 Configure uma chamada de sincronização diária para discutir a atribuição de trabalho e esclarecer as
questões associadas;

01- Combine os horários de trabalho definidos (horário de início e término) para cada fuso horário. Se as equipes
estiverem em geografias diferentes, ajuste os horários de trabalho com base nos diferentes fusos horários.
Certifique-se de que toda a equipe esteja disponível durante as horas de sobreposição.

02- Combine as ferramentas de colaboração – O que você usaria para bate-papo em nível de equipe, chamadas,
videochamadas, compartilhamento de tela e assim por diante.

03- Combine uma cadência para as reuniões de sincronização diárias – Repete todos os dias ao mesmo tempo. É
preferível ter duas reuniões de sincronização – Uma no início do dia e outra no final.

04- Para a sincronização das ligações, tenha um facilitador que ajude a respeitar o time box e moderar a discussão
para que seja produtiva. O facilitador garante que todos tenham oportunidades iguais. Pessoas de diferentes culturas
têm diferenças em seu ritmo de entrega, sotaque do idioma e assim por diante. O facilitador pode pedir aos
participantes que reproduzam para garantir que a mensagem foi recebida conforme pretendido.
Pode fazer o trabalho sozinho

Trabalhando modo SBWS

Quando você estava no escritório, fazia seu trabalho sem prestar muita atenção às configurações de infraestrutura
disponíveis. No entanto, quando você está trabalhando no modo SBWS, pode notar que muitas coisas que você
considerou garantidas, como rede, largura de banda, privacidade, segurança e assim por diante, não estão de acordo
com os padrões.

Rede segura – Use as formas recomendadas de rede privada virtual (VPN) ou serviços de infraestrutura TCS (IS) para
conectar ou usar tokens de cliente, se aplicável.

Privacidade das infos do cliente – Não armazene nada do ambiente do cliente em sua máquina local. Não discuta os
detalhes do projeto com ninguém fora de sua equipe.

Use fone de ouvido ou fones de ouvido ao ingressar em reuniões de áudio/vídeo, Isso evita ouvintes indesejados e
reduz ruído. Verifique novamente se você está sem som apenas qdo fala e sem som em todos os outros momentos;

Use uma rede estável para conectividade. Você pode precisar de um backup. Por exemplo, você pode ter duas
conexões de rede e dois telefones. Como a rede não é confiável, ter o backup ajuda. Veja se você pode gerenciar
pelo menos uma configuração de fonte de alimentação initerrupta (UPS) de capacidade de 15 min no caso de cortes
repentinos de eletricidade.

Reserve um espaço físico em casa para o trabalho – como mesa, cadeira, fone de ouvido, garrafa de água, caneta,
bloco de notas, ponto de carga e assim por diante.

Como uma equipe, você pode concordar com algumas normas. As normas da equipe relacionadas a este aspecto
podem ser:

 Combine os horários de trabalho definidos (hr de início e término) para cada fuso horário. Isso ajuda a sua
equipe a saber qdo podem abordá-lo se precisarem de ajuda. Isso tbm ajuda os membros da sua família a saber
qdo não incomodar;

 Planeje as suas pausas pessoais e coloque-as na ferramenta de calendário/bate papo para que outras pessoas
vejam – Como estou ausente até às 17h e assim por diante.
 Pode fazer o trabalho apenas com Mentoring de especialistas
Existem certos tipos de trabalho para os quais você pode precisar de orientação ocasional de seus superiores ou
especialistas de sua equipe. Digamos que você esteja codificando uma parte em Python. Você não tem certeza
sobre a melhor prática de escrever uma função de loop. Quando você está no cargo, é fácil abordar alguns
especialistas e pedir ajuda.

Cuide do Seguinte:

1. Quando precisar da ajuda de um especialista, verifique se já existe uma solução disponível no repositório de
conhecimento da equipe. Certifique-se de não perder muito tempo pesquisando. Timebox sua pesquisa.

2. Se você não encontrar, faça ping do seu problema no chat da equipe 'Always ON' (explicado nas normas da
equipe abaixo). Normalmente, alguém responde. Aceite sua ajuda. 

3. Se você souber qual especialista pode ajudar, bloqueie a agenda do especialista para uma
discussão. Participe de uma reunião onde você pode compartilhar sua tela e discutir o problema.  Se precisar
de ajuda imediata, envie uma mensagem de texto para o especialista (entenda o modo preferido de
comunicação pessoal dos colegas de equipe - consulte as normas da equipe).

4. Se algum outro membro da equipe também estiver trabalhando em uma peça relacionada, peça para formar
par com ele / ela em um horário determinado.

Como uma equipe, você pode concordar com algumas normas. As normas da equipe relacionadas a este aspecto
podem ser:

 Combine as ferramentas de colaboração – O que você usaria para bate-papo em nível de equipe,
chamadas, vídeos chamadas, compartilhamento de tela e assim por diante;
 Configure um tópico de bate-papo ‘always on’ é um tópico de chat em nível de equipe onde você pode
interagir continuamente com a sua equipe, pode haver mais de um encandeamento, com base em
tópicos atuais como encandeamento técnico para consultas de tecnologia, encadeamento precisa de
ajuda para consultas gerais e assim por diante.
 Especialistas da equipe devem declarar seu modo preferido de comunicação pessoal (Por exemplo bate-
papo x mensagem de texto x ligação e assim por diante)
 Todos concordam em irradiar seu status atual na ferramenta de bate papo – Como estou ausente até às
17hrs, na hora do almoço até às 13h45 e assim por diante.
 A equipe deve concordar com um repositório de conhecimento comum, como MS TEAMS (Arquivos),
Share Point ou páginas Wiki. Muitas contas já possuem uma. Aproveite.

Vamos ver como lidar com o quarto desafio. 

Pode fazer o trabalho apenas com o apoio da outra equipe

Existem certos tipos de trabalho para os quais você pode depender de outras pessoas fora de sua
equipe . Por exemplo, para fechar um pedido de serviço, você precisa de uma confirmação da equipe de
operações de infra (da TCS ou Cliente). Quando você estava no cargo, teria facilmente abordado a equipe
em questão.
Em equipe, estabeleça um mecanismo específico para verificar e planejar o trabalho.

Configure um painel comum com equipes dependentes. Por exemplo, crie um thread no MS Teams com outras
equipes e atualize continuamente as solicitações pendentes com eles. Se possível, exiba os itens de trabalho
visualmente - ação pendente, trabalho em andamento e concluído. A ferramenta IT Service Management (ITSM) ou
Application Lifecycle Management (ALM) pode ser aproveitada.

 Configure reuniões de sincronização regulares, mas curtas, com os SPOCs (Ponto Único de Contato) das
outras equipes. As reuniões podem ser canceladas se não houver solicitações pendentes.
 Consulte ROTA (a escala de turno) para a disponibilidade da equipe do cliente e reserve seu tempo para a
discussão.

Como uma equipe, você pode concordar com algumas normas. As normas da equipe relacionadas a este aspecto
podem ser:

 Uma vez de envolver todos das equipes dependentes, identifique SPOCs para cada equipe;

 Combine as ferramentas de colaboração preferíveis para as equipes dependentes – O que você usaria para
bate-papo em nível de equipe, chamadas, vídeos-chamadas, compartilhamento de tela e assim por diante;

 Concorde que todos na sua equipe e nas equipes externas definirão mensagens de status em tempo real
(Como ‘Estou ausente até as 17h’, na hora do almoço até às 13h45 e assim por diante) na ferramenta de bate-
papo.

 Faça upload da lista de proprietários primários e secundários ou ROTA no repositório compartilhado.

Mantenha-o atualizado.

 Combine uma cadência para reuniões de sincronização com as equipes externas, dependendo da extensão da
dependência. Você pode usar essas sessões para resolver problemas.

 Combine os mecanismos de escalonamento a serem seguidos quando a ajuda da equipe dependente atrasar;

Vamos ver como lidar com o quinto desafio.

Posso fazer o trabalho apenas com suporte ao cliente

Existem certos tipos de trabalho que podem exigir contribuições do cliente para prosseguir. Por exemplo, você está
trabalhando em um documento de design e tem uma dúvida sobre um requisito regulatório em relação à conexão
com um sistema externo. Se isso não for esclarecido pelo cliente, você não poderá prosseguir com seu trabalho.
  Como você busca suporte ao cliente ao trabalhar no modo SBWS?

Avalie se a obra, que precisa de suporte ao cliente, pode esperar um ou dois dias. Por exemplo, ele pode esperar se
não houver risco iminente de falhar em um compromisso ou perder um SLA. Em caso de dúvida, consulte o seu líder
e confirme.

 O que você deve fazer quando?

O trabalho pode esperar alguns dias:

1. Registre a pergunta / solicitação de suporte no portal acordado (ferramentas como ServiceNow, Jira, Slack e
assim por diante) abaixo do item / incidente específico e marque o cliente. Além disso, envie um e-mail. 
2. Configure reuniões de sincronização regulares com o cliente (pelo menos até o fim da crise). Aborde o
problema na próxima sincronização com o cliente.

O trabalho não pode esperar:

 Publique a consulta para o cliente por meio do chat. É bom usar um tópico de bate-papo onde seu líder,
membros em todos os locais e outros membros do cliente tenham visibilidade. 
 Como última opção, ligue para o cliente de acordo com a norma acordada. Você pode usar a ferramenta de
colaboração ou Skype para discagem internacional. 
 Se você não conseguir entrar em contato com o cliente por nenhum meio ou se o cliente não estiver em
posição de fornecer suporte completo, discuta com seu líder ou outros associados do cliente identificados
para definir a melhor alternativa.

Como uma equipe do cliente TCS +, você pode concordar com algumas normas.  As normas da equipe relacionadas a
este aspecto podem ser:

 Combine a ferramenta de colaboração (Para bate-papo, chamada, vídeo-chamada, compartilhamento de

tela) para todos os membros da equipe, incluindo clientes.

 Chegue a um acordo sobre as condições em que você pode ligar para o cliente e para quem pode ligar.

Vamos ver como lidar com o sexto desafio

Atualizar a equipe sobre o status do trabalho

Como manter uns aos outros informados sobre o status do trabalho quando você está trabalhando no modo SBWS?

 Certifique-se de atualizar a ferramenta ALM ou ITSM (como Jira, TFS e assim por diante) sobre o progresso e
realçar os bloqueadores que precisam de atenção e escalonamento.

 Se possível, envie um e-mail com uma atualização nítida sobre o progresso do dia e qualquer ação específica
necessária de outras pessoas que trabalham em outros locais. Mas lembre-se de que o e-mail é uma
ferramenta de comunicação adicional e não a principal. Emails são o meio de comunicação da última
década. Use ferramentas de colaboração modernas como o MS Teams para atualização contínua da equipe. 
 Opcionalmente, você também pode compartilhar quaisquer melhorias (como uma nova maneira de resolver
algo) com outras pessoas.
  Mantenha o status do seu mensageiro instantâneo ou ferramenta de colaboração atualizado ao longo do
dia. No final, defina o status do seu bate-papo para mostrar que você terminou o dia. 

Como uma equipe do cliente TCS +, você pode concordar com algumas normas. As normas da equipe relacionadas a
este aspecto podem ser:

 Combine a frequência de sincronização diária para compartilhar atualizações e impedimentos. Duas

vezes por dia é ótimo se seu fuso horário permitir. 10 minutos todos os dias dão uma clareza mútua
das coisas que acontecem na equipe. Faça disso um hábito.
 Chegue a um acordo sobre um protocolo para transferência e acompanhamento de suporte
necessário um do outro.


Dicas gerais sobre como trabalhar no modo SBWS

 Trabalhar no modo SBWS geralmente faz a pessoa se sentir isolada e solitária - ter pontos de contato face a
face (usar vídeo) periódicos com outros membros da equipe ajuda a se sentir conectado e a manter o foco.

 Você pode quebrar a monotonia do trabalho: reserve sessões curtas de aprendizado mútuo por meio de
tópicos de mesa. Por exemplo, crie fichas digitais com tópicos como 'Lição importante de carreira que
aprendi', 'Uma habilidade que tenho, mas os outros não sabem' etc., e a pessoa que está desenhando a ficha
deve falar sobre isso por 3 minutos.

 Para uma conexão de vídeo, tenha uma parede lisa ou uma estante de livros como plano de fundo.  Uma
solução rápida, se você estiver no MS Teams, é usar a opção 'Desfocar o fundo'.

 Mantenha sua rotina diária normal de acordar, tomar café da manhã, fazer exercícios e assim por
diante. Planeje suas pausas e compartilhe-as com a equipe. Organize-se antes de começar o dia de trabalho -
tenha tudo o que você precisa enquanto trabalha, como um fone de ouvido com microfone, garrafa de água,
caneta, bloco de notas, adesivos e assim por diante. 

 Gerencie as expectativas do cliente - defina o horário de trabalho da sua equipe e comunique o mesmo ao
cliente.

 Gerencie as expectativas da família - comunique suas horas de trabalho a outros membros da família. Planeje
seu dia para que você possa equilibrar suas responsabilidades em casa e no trabalho.

 Tente não perder as reuniões de sincronização da equipe; caso você perca algum, obtenha as atualizações
dos membros da equipe.

 Não hesite em contactar os membros da equipa / Líder, em caso de quaisquer desafios relacionados com
este momento de crise. Consulte aqui para linhas de ajuda de emergência.

 Siga as mesmas medidas de segurança que você faz ao trabalhar no escritório, como travar a máquina
quando estiver fora, não usar o viva-voz ao falar com o cliente e assim por diante.

 Evite as redes sociais enquanto trabalha. É uma grande distração.

Passos simples para manter o sistema WiFi doméstico protegido de hackers

No rastro da pandemia do Coronavirus ou COVID-19, os cibercriminosos começaram a se preparar para a

configuração doméstica da Internet.
 a. Ajuste as configurações do dispositivo por exemplo, credenciais de roteador wifi, habilite o protocolo
seguro e assim por diante.
b. Altere o nome do seu wifi (SSID)
c. Desative a transmissão do nome da rede, que faz parte da definição da configuração;
d. Ativar criptografia de rede: A criptografia disponível deve ser ativada para WPA2
e. Explore para configurar uma rede de convidados
f. Explore se o dispositivo oferece suporte a recursos de firewall
g. Faça uso de vpns
h. Manter o software e o firware do sistema atualizados
i. Desligue: Quando não estiver em uso
j. Atualize dispositivos antigos

Embora todas as opções de segurança acima sejam válidas, a tecnologia melhorou tão rápido que os
hackers atualizaram suas habilidades em hackear.  A única opção segura é por meio do processo de
codificação de informações - criptografia - para garantir que o destinatário de seus dados seja / sejam
apenas a (s) pessoa (s) desejada (s). 

Resumo
Quando o local de trabalho de uma pessoa muda do escritório para casa, isso envolve alguns desafios
específicos. Alguns desafios comuns são:  

1. Conheça o trabalho do dia 

2. Pode fazer o trabalho sozinho 
3. Posso fazer o trabalho apenas com mentoria de especialistas 
4. Só posso fazer o trabalho com o apoio de outra equipe 
5. Posso fazer o trabalho apenas com suporte ao cliente 
6. Atualizar a equipe sobre o status do trabalho

Aqui estão algumas práticas recomendadas para lidar com esses desafios.

1. Para conhecer o seu trabalho do dia, como uma equipe:

 Chegue a um acordo sobre um mecanismo específico para verificar e planejar o trabalho

 Configure uma chamada de sincronização diária para discutir a atribuição de trabalho e esclarecer as
questões associadas

2. Mesmo que você possa trabalhar de forma independente e conseguir concluir sua tarefa, certifique-se do
seguinte:

 Conecte-se por meio de uma rede estável e segura, como VPN

 Garantir a privacidade de todas as informações do cliente privacidade  
 Tenha uma área isolada em casa reservada para o trabalho 
 Certifique-se de que haja um backup de energia

3. Quando precisar da ajuda de um especialista, bloqueie o calendário do especialista para uma discussão apenas
quando você não conseguir encontrar uma solução disponível no repositório de conhecimento da equipe ou suporte
de membros da equipe por meio de ferramentas de colaboração.

4. Quando a conclusão de sua tarefa atribuída depende do suporte de outra equipe:

 Configure um painel comum com equipes dependentes 

  Organize reuniões de sincronização curtas, mas regulares com os SPOCs 
 Bloqueie o calendário da equipe de suporte para a discussão com base nos detalhes da ROTA

5. Às vezes, você pode concluir alguma parte do trabalho sozinho, mas precisa da ajuda de outras equipes para
concluir o resto. 
 Se o trabalho puder esperar, registre a pergunta / solicitação de suporte no portal acordado e marque
reuniões de sincronização regulares.
 Mesmo se você estiver trabalhando no modo SBWS, deve atualizar o status do seu trabalho. Lembrar de:

o Atualize a ferramenta ALM ou ITSM sobre o progresso e destaque os bloqueadores que precisam de
atenção e escalonamento
o Envie um e-mail com uma atualização nítida sobre o progresso do dia e especificando qualquer
dependência dos membros da equipe 
o Compartilhe quaisquer melhorias com outras pessoas
o Mantenha o status do bate-papo atualizado no mensageiro instantâneo ou na ferramenta de
colaboração

6. Quando você precisar atualizar o status do seu trabalho pelo menos uma vez, principalmente no final do dia,
lembre-se de:

 Atualize a ferramenta ALM ou ITSM sobre o progresso e destaque os bloqueadores que precisam de atenção
e escalonamento
 Envie um e-mail com uma atualização nítida sobre o progresso do dia e especificando qualquer dependência
dos membros da equipe 
 Compartilhe quaisquer melhorias com outras pessoas
 Mantenha o status do bate-papo atualizado no mensageiro instantâneo ou na ferramenta de colaboração

Se trabalhar no modo SBWS geralmente faz você se sentir isolado, conecte-se periodicamente com os
membros da sua equipe para manter o foco.