[MANUAL DE BOAS PRÁTICAS]

TRABALHO REMOTO E PRESENCIAL

Vindi | Boas práticas para o trabalho remoto e presencial 1
É, Vindianos, desde que adotamos o trabalho remoto
por aqui, passamos por alguns desafios de adaptações,
alguns times se adaptaram mais rapidamente, outros
sentiram mais o distanciamento, e essa nova forma
de trabalhar exigiu muito de nós.

Neste cenário, sabemos que é essencial equilibrar nossa

rotina de trabalho para nos mantermos produtivos, termos
tempo para nos desenvolver e conseguirmos dar vazão
às nossas atividades

Por isso, nós estamos lançando o nosso Manual de Boas

Práticas do Trabalho Remoto e Presencial. Esse material
servirá de apoio para você organizar e otimizar o seu
tempo, aproveitar as ferramentas que possibilitam
alinhamentos assíncronos, ser mais assertivo em suas
reuniões, organizar seu dia-a-dia de trabalho e, assim,
conseguir ter dias leves, produtivos e divertidos.

Bora?
 1. 10 mandamentos do trabalho remoto................................................................ 04

2. Ferramentas de Trabalho................................................................................... 05

Slack

Chamadas de Vídeo

3. Focus Time.. ........................................................................................................ 06

O que você vai 4 . Reuniões . . ...........................................................................................................08
encontrar aqui: .F ormato de reuniões

.O ne a One

.F eedback

.A linhamentos

.C omo se preparar para uma reunião

5. O que cuidar no Trabalho Remoto . . .................................................................... 10

6. Seja o responsável por organizar a sua rotina . . .................................................. 11

7. Saúde e Ergonomia............................................................................................. 12

8. Sobre times mistos . . ........................................................................................... 13

9. Dicas de Comunicação....................................................................................... 14
CLIQUE NO
CAPÍTULO
Comunicação Síncrona e Assíncrona
PARA SER
Vantagens de cada comunicação
REDIRECIONADO
PARA A PÁGINA
Crie uma Cul tura de Comunicação Assertiva
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01.

10
um Respeitamos o tempo e a agenda dos outros;

dois Só agendamos reuniões realmente indispensáveis;

três O Slack é o nosso principal canal de comunicação;

mandamentos quatro Thread os seus assuntos, isso pode evitar uma reunião desnecessária;

do Trabalho Remoto
e Presencial na Vindi cinco Nossas jornadas tem horário de início e fim;

seis As pessoas não estão disponíveis o tempo todo;

Sempre que possível, ligue a câmera.

sete Mas entenderemos também quando isso não for possível.

oito Temos intervalos para descanso;

nove Preparamos o ambiente para o nosso trabalho;

dez
Mantemos altos padrões de performance;

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02.

Ferramentas Slack Sempre se pergunte se você realmente quer forçar

uma notificação para todas as pessoas daquele ca-
O Slack é a nossa principal ferramenta de comu- nal, ou mesmo as que estiverem logadas, ao enviar
de trabalho nicação e todos os Vindianos estão lá. Use e abu- uma mensagem marcada assim. No geral, você não
precisa, nem deve;
se dela. Evite o envio de e-mails grandes e con-
• Gerencie as suas notificações e configure as prefe-
fusos, o agendamento de reuniões intermináveis
rências de notificações. Isso ajuda você na concen-
ou sem um objetivo específico. Realize os seus
tração e evita distrações;
alinhamentos assíncronos ou síncronos nas thre-
• Pelo Slack, você também consegue fazer chamadas
ads do Slack. de vídeo para um papo rápido, assim, não é necessá-
rio agendar uma reunião, chame via Slack. Mas não
Boas práticas do Slack:
ligue antes de verificar se a pessoa pode atender.

• Sinalize quando estiver em reunião, ativo, offline ou

em horário de almoço;
Chamadas de Vídeo
• Seja direto na sua mensagem, ninguém irá te achar
mal educado por ir direto ao ponto;
O Google Meet é nossa ferramenta oficial para
• Threads são úteis para manter históricos e evitam
chamadas de vídeo. Você sabia que ele já é inte-
reuniões desnecessárias. Use e abuse delas;
grado na sua agenda? Você pode utilizá-lo tan-
• Se é conversa relacionada à trabalho, ela deve acon-
to para reuniões internas como externas. Sempre
tecer no canal. Sua dúvida pode ser a dúvida dos
outros também; que possível, deixe a câmera aberta e aproveite
• Use os recursos @channel e @here com cuidado. para também matar a saudade dos Vindianos.

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03.

Focus Time TODOS NÓS Pode ser para montar uma apresentação, revisitar
uma estratégia, criar algum documento ou anali-
sar algum dado, por exemplo. E para estas, e ou-
PRECISAMOS DE UM tras atividades, você precisa de um tempo. E não
é qualquer meia hora na agenda entre as reuni-

TEMPO SOZINHOS ões que vai resolver isso. Você precisa de tempo
focado e sozinho.

PARA RESOLVERMOS Reserve um tempo na sua agenda para o Focus

Time!
ALGUMAS
DEMANDAS QUE
PRECISAM DE Yoga

Daily com equipe

MAIS FOCO E
Focus
Time

CONCENTRAÇÃO.
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03.
Focus Time
Como fazer?
Não deixe a sua
agenda vazia
e bloqueie horários
de focus time.
Uma agenda vazia é convite
para todo mundo sair te con-
vidando para reuniões. Por
isso, separe 2 horas por dia,
ou um bloco de horas maior
por semana, em horários que
você é mais produtivo para
cumprir as suas tarefas.
Diga não às threads que
querem virar
reuniões!
Se elas invadem o seu focus
time e vão tomar o seu tempo
desnecessariamente, nova-
mente, saiba priorizar o seu
tempo e dizer não. Dedique o
seu tempo em demandas que
você precisar focar do que em
reuniões que poderiam ter fi-
cado apenas como thread
no Slack.
Vindi | Boas práticas para o trabalho remoto e presencial
Defina uma quantidade
horas de reunião
que seja adequada
para você.
Deixe espaços livres na sua
agenda que respeitem essa
quantidade de horas para que
as pessoas que precisam de
reunião com você encontrem
horários disponíveis para isso.
E tenha disciplina para não in-
cluir mais reuniões que exce-
dam esse limite. Saiba dizer não
e respeite os horários que você
estabeleceu para você mesmo.
7
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04.
Reuniões
Na Vindi não tem uma regra, mas não é porque não te-
mos isso definido que você pode sair disparando con-
vites para todo mundo, beleza? E nem sair aceitando
Formatos todas as reuniões que aparecem na sua agenda.
Cada time deve utilizar o formato que melhor se en-
quadra para a sua rotina. O importante é garantir os
alinhamentos necessários e também garantir que o
time esteja evoluindo nas discussões e solucionando
os desafios que surgem no meio do caminho. Mas, se
você não sabe por onde começar, temos algumas su-
gestões de rituais que vão te ajudar a construir confian-
ça e garantir os alinhamentos entre todas as pessoas
do time e também com Vindianos de outras áreas.
Vamos juntos?
One-on-One
Encontros individuais são importantes, principalmen-
te entre a liderança e a pessoa liderada para discutir
carreira, expectativas, entregas, projetos, mas tam-
bém podem ser aproveitados para resolver conflitos e
investir na troca de feedbacks.
Feedback
Para se ter um bom alinhamento com o seu time e
pares, devemos investir no feedback, e esse deve ser
livre de julgamentos e com foco em comportamentos
e alinhamentos. Dessa forma, garantimos uma comu-
nicação clara entre todos os envolvidos.
Alinhamentos
Importantes para discutir temas relevantes, tomar de-
cisões e alinhar próximos passos. Aqui seja crítico e de-
fina se este alinhamento pode ser feito via uma thread
no slack ou Google Meet e também com qual frequên-
cia este alinhamento deverá acontecer, caso seja um
tema em andamento.
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04.
Lembre-se:

Reuniões
Geralmente, as reuniões são convocadas quando você precisa discu-
tir algo, mas é importante seguirmos algumas regras: Toda decisão/discussão deve con-

Como se ter os itens abaixo em um docu-

• Garanta que todos saibam por que
preparar estão naquela reunião;
• Envie o convite com pelo menos dois
dias de antecedência;
• Na descrição, deixe claro o contexto
e o resultado esperado;
• Agende reuniões de, no máximo, 50
minutos e respeite este tempo. Lem-
bre-se: as pessoas têm outros com-
promissos e é importante respeitar-
mos as agendas;
• Dê espaço para cada participante fa-
lar quando necessário e exercite a es-
cuta ativa;
• Reuniões acima de 1 hora são des-
gastantes, por isso inclua uma pausa
de 5 a 10 minutos a cada 1 hora para
reuniões longas;
• Reserve os primeiros 5 minutos da
sua reunião para contextualizar todos
os participantes dos objetivos e resul-
tados esperados daquele momento;
Seguindo estas premissas, ajudamos a
evitar o desgaste e a frustração de pas-
sar horas em uma chamada que pode-
ria ser evitada e a sensação de não ter
produzido durante o dia por acúmulo
de reuniões.
E não se esqueça: muitas vezes evitamos
reuniões e preferimos utilizar o Slack ou
algum documento colaborativo que nos
permite trabalhar de forma assíncrona.
mento para garantir que a infor-
mação não se perca. Então, após a
reunião, formalize:
CONTEXTO
• Qual problema queremos resolver?
• Qual a data para a decisão ser to-
mada?
• Qual decisão foi tomada?
• Quem são os responsáveis por
consolidar e apresentar uma pro-
posta após o prazo acabar?
• Compartilhe com todos os en-
volvidos o documento e marque
as pessoas que possuem alguma
ação após a reunião.

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05.

O que cuidar no O contexto de trabalho remoto tem as suas vantagens e desvantagens. Mas aqui, queremos

Trabalho
listar alguns cuidados e atenção que você deve ter durante o trabalho remoto para que a
sua experiência, neste cenário, seja positiva.

Remoto ERGONOMIA: Cuide da sua postura, do dis-
tanciamento do computador, da sua visão,
analise suas questões ergonômicas e cuide
delas no seu dia-a-dia;
INTERRUPÇÕES: Com o trabalho sendo re-
AUUUU!
alizado no ambiente familiar, pode haver in-
terrupções feitas pelos outros moradores da
casa, o que pode dificultar a sua concentra-
ção e produtividade. Faça combinados: caso
necessário, converse com os outros mo-
radores da casa em busca de combinados
saudáveis. Sabemos também que, com as
crianças e nossos animais de estimação, es-
tes combinados são mais desafiadores. Não
precisa brigar com eles, nós entendemos e
não serão um problema;
SOCIALIZAÇÃO: no trabalho remoto, o con-
vívio físico diário com os Vindianos deixa de
existir, e sabemos o quanto isso é importante
para nós. Faça happy hours online, tenham
momentos de descontração juntos. Isso di-
minuiu a sensação de isolamento e não-per-
tencimento;
SOBRECARGA: Fique atento às dicas de reu-
niões, horários de trabalho e focus time. Se
estas regras não forem seguidas e os Vindia-
nos acionados à todo momento, sem terem
intervalos para descanso, isso pode gerar
uma sobrecarga mental e impactar na pro-
dutividade do colaborador;

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06.

O trabalho remoto reforça a nossa relação de confiança e, por isso, é essencial que cada Vin-
Seja o diano organize a sua rotina para manter a produtividade, garantir as entregas e alcançar os
responsável por
organizar
resultados. Veja algumas dicas:

sua rotina
Horários: esteja atento aos seus horários e crie uma
rotina que te permitirá ser produtivo, se dedicar à casa,
às refeições e às demais atividades.
Almoço: e por falar em refeições, a pausa para o almo-
ço é extremamente importante e todos devem fazer
01 hora de almoço. Não almoce na frente do computa-
dor e utilize este tempo para se alimentar e realmente
descansar.
Planejamento: organização pessoal é fundamental.
Use lembretes, agendas, checklists e encontre a me-
lhor forma e metodologia para você planejar o seus
dias e semana de trabalho, conforme as suas priorida-
des. É importante você entender e encontrar qual é o
seu período de maior rendimento pessoal e limitar o
número de atividades a serem cumpridas no dia.
Tarefas definidas: alinhe com o seu gestor as priori-
dades da semana, reforce os prazos limites e as demais
atividades que devem ser desenvolvidas. Assim, você
evitará desalinhamentos e retrabalhos.
Pausas: estabelecer intervalos favorece os processos
físicos e mentais relacionados à cognição para retomar
o entendimento inicial. Especialistas recomendam in-
tervalo de 10 minutos a cada 90 minutos de trabalho.
Despertadores ou aplicativos podem te ajudar a lem-
brar das pausas.
Filhos: para quem tem filhos, a dica é definir horários
para dar atenção à eles – de preferência no período da
noite - criar atividades para ocupa-los, definir momen-
tos de pausas e de revezamento com os outros inte-
grantes da família.

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07.
Saúde &
MOBILIÁRIO: Trabalhe em um ambiente com boa ilu-
minação. Evite trabalhar deitado na cama ou sentado
no sofá;
Ergonomia
BRAÇOS: os antebraços devem ficar apoiados sobre
a mesa ou no descanso da cadeira durante o trabalho
Se liga nestas dicas em frente ao computador;
COLUNA: as costas devem ficar em contato com o en-
costo da cadeira. Da mesma forma, as coxas devem
ficar apoiadas no assento;
PÉS: o ideal é que o pé fique completamente apoiado
no chão. Caso isso não seja possível, pode ser usado
um apoio para encostar os pés, como uma caixa;
CABEÇA E PESCOÇO: a tela do computador deve fi-
car na altura dos olhos. Para isso, podem ser usados
suportes, caixas ou livros para sustentar o monitor;
ILUMINAÇÃO: um ambiente com iluminação ruim
cansa a vista. Deixe a luz natural entrar pela janela, mas
considere que claridade em excesso também pode ser
desconfortável. Evite lâmpadas muito fortes no local
de trabalho;
REPOUSO OCULAR: para cuidar dos olhos e da visão,
recomenda-se utilizar filtros de luz azul, praticar exercí-
cios oculares e não forçar a vista em horários noturnos;
EXERCÍCIOS LABORAIS: a prática de alongamentos
e de exercícios leves durante as pausas no trabalho,
além de ativar o corpo, ajudam a diminuir a tensão;
EQUILÍBRIO: dormir bem, expor-se ao sol, fazer exer-
cícios e alimentar-se corretamente favorecem o bem-
-estar no teletrabalho. Limitar o acesso a redes sociais
e tirar um período para o lazer também ajudam a man-
ter a saúde mental.
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08.
Uma forma de trabalho que surgiu durante a
Sobre pandemia e que é uma tendência a se perpe-
Times
tuar num cenário pós pandemia, é a configu-
ração de times mistos dentro de uma empresa.
Mistos
Mas o que significa isso?
Times mistos são configurados por colabora-
dores que estão trabalhando presencialmen-
te e outros que estão remotamente ou no te-
letrabalho. Hoje, na Vindi, temos alguns times
cuja natureza de atuação permite o trabalho
em modelo de teletrabalho e estes times já
validaram este modelo. Já outros times tem
a sua essência presencial e continuarão pre-
sencialmente pós-pandemia. E agora? Como
nos organizamos com estes times?
SEGUEM ALGUMAS DICAS:
• As reuniões com todos dos times devem
sempre ser agendadas via teleconferência,
ou seja, caso haja algum colega de traba-
lho remoto, a sugestão é todos participa-
rem de seus computadores. Uma reunião
em teleconferência (sala de reuniões) com
parte presencial e parte remota tende a
dar preferência de discussão a quem está
presente, desbalanceando a reunião;
• Observe seu grupo de trabalho, procure es-
tar online ao mesmo tempo que seus pa-
res e time, tornando assim os horários de
trabalho mais produtivos em equipe.
• Caso haja alguma discussão entre o time
que está presencialmente, mas seja de in-
teresse de todos, não esqueça de anotar
e compartilhar em um fórum único com
àqueles que não participaram da discus-
são presencial;
• Esteja atento a tudo que acontece no pre-
sencial e lembre-se de compartilhar com
quem não está ali com vocês. É importan-
te manter vivo o sentimento de pertencer
de todos do time, estejam eles presencial-
mente ou não;
• Quando forem fazer algum happy hour pre-
sencial, lembre-se de convidar os integran-
tes do time que estão em teletrabalho, vo-
cês podem ter uma surpresa especial com
a presença da pessoa. Mas façam HH virtu-
ais também para que todos participem;
• Nosso horário oficial de trabalho é das
09h00 as 18h00, sendo que temos a flexibi-
lidade de entrar desde as 07h00 e sair até
as 20h00. Este horário é válido para quem
está no presencial e para quem está no tra-
balho remoto. Cuide para que este horário
seja cumprido e as pessoas sejam produti-
vas neste período;
• E, por fim, algumas pessoas terão contro-
le de jornadas e outras não, àquelas que
estão em teletrabalho. Isso significa que é
importante o líder e o time estarem alinha-
dos sobre entregas, além de esclarecer o
que é esperado, para assim garantir os re-
sultados. Encontrem o caminho de alinhar
combinados, acompanhar e avaliar!
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09.

Dicas de A BOA COMUNICAÇÃO Para isso, seguem algumas dicas de comunicação.

Comunicação SERÁ CADA VEZ MAIS

Você sabe o que
A NOSSA ALIADA PARA
é comunicação síncrona
CONSEGUIRMOS ALCANÇAR
e assíncrona?
NOSSOS RESULTADOS,
A comunicação é síncrona quando o emissor está em
NOS MANTERMOS contato direto com o receptor e vice-versa. Não há, em
princípio, nenhum “delay” ou tempo a mais na comu-
CONECTADOS, SERMOS nicação. O exemplo clássico é a comunicação telefôni-

ASSERTIVOS E PARA QUE ca, que acontece em tempo real.

NADA SE PERCA A comunicação é assíncrona quando o emissor envia

uma mensagem ao receptor e esse não necessaria-
NO MEIO DO CAMINHO. mente a responde no mesmo momento, ou, não ne-
cessariamente a acessa naquele mesmo momento,
VAMOS CUIDAR BEM DELA. daí o termo assíncrono. O exemplo clássico é a carta.

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09.

Dicas de COMUNICAÇÃO SÍNCRONA

Comunicação
Oi, Fulano!
• É o tipo de comunicação usada na língua falada;
Olá! • As informações fluem em tempo real;
Tudo bem? • Uma resposta é esperada em poucos segundos;
• Vários turnos de conversação com poucas informa-
Tudo e você?
ções por turno;
Também!
• Exige 100% de atenção simultânea e contínua de am-
Massa! bas as partes.
Então...Lembra
daquele projeto
do split?
USAR EM:
Lembro. • Reunião
Quando fica • Ligação telefônica
pronto?
• Conversa presencial
31/02
• Chat (WhatsApp, Slack)
Ah, mas eu
precisava disso
antes, porque...

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09.

Dicas de COMUNICAÇÃO ASSÍNCRONA

Comunicação
Oi Fulano, tudo
bem? Qual é
a previsão • É o tipo de comunicação usada em emails;
de entrega do
projeto do split? • Uma resposta é esperada em algumas horas
Preciso saber, (ou dias);
pois estou
• Mais informações são transmitidas
agendando
uma campanha em menos turnos de conversação;
de marketing • Não exige atenção simultânea e contínua;
para a segunda
quinzena de • Permite planejamento antes de responder.
março e preciso
comprar o
espaço no USAR EM:
intervalo do Olá! O split deve • Carta
Fantástico. ser entregue
• Email
no dia 31/02,
mas já que você • Comentários no Google Docs
vai comprar
• Revisões de código
o espaço,
conversei com • Chat (WhatsApp, Slack)
a minha equipe
e podemos
antecipar...

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09.

Dicas de VANTAGENS DE CADA COMUNICAÇÃO • Comunique-se claramente e integralmente no pri-

Comunicação
meiro contato;
• Não envie emails e mensagens não urgentes fora do
Síncrona Assíncrona
expediente (programe o envio);
Rapidez • Reduza a quantidade de reuniões que poderiam ser
uma conversa assíncrona;
Urgência
• Quando precisar de resposta imediata, deixe explíci-
Profundidade to, caso contrário o padrão será entendido como as-
síncrono, ou seja, sem urgência
Reduz
interrupções
SUGESTÃO DE ESCALADA
Maior
produtividade DE COMUNICAÇÃO:

SLACK: Canal oficial, dia-a-dia

CRIE UMA CULTURA
DE COMUNICAÇÃO ASSERTIVA
• Alinhe expectativas de comunicação com clientes
internos, liderança e equipe;
• Crie mecanismos e canais de comunicação específi-
cos para urgências com rodízio de pessoas;
WHATSAPP: Em casos onde a pessoa não está
online no Slack, porém segue-se o rito de comu-
nicação assíncrona (observar horário comercial)
LIGAÇÃO: Urgência/ imediatismo/ não pode es-
perar

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Feito com pela Vindi

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