E-BOOK

Trabalhando em Home Office:

O guia do sucesso e da
produtividade!

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Sumário
Trabalhando em Home Office: o guia do sucesso e da
produtividade!

Introdução ................................................................................ 3

Saiba como criar a sua rotina de trabalho........................ 4

Organize o seu ambiente de trabalho .............................. 7

4 dicas para fugir de distrações ......................................... 9

Saiba como liderar equipes estando em home office! 10

Os 4 erros que você não pode cometer .......................... 12

Conclusão ................................................................................. 13

Sobre Neotriad ........................................................................ 14

1 Introdução

O home office já é bastante difundido entre autônomos e pequenos

empreendedores, que buscam mais eficiência e comodidade. Mas, diante de
um mercado cada vez mais dinâmico, muitas empresas também passaram
a considerar essa proposta com a finalidade de reduzir custos e alavancar a
produtividade das equipes.

De fato, o home office se tornou uma alternativa ao tradicional padrão de

trabalho. E esse novo formato surge como uma opção para atender a demandas
que ganharam importância nos últimos anos, como aquelas que envolvem o
bem-estar e a saúde dos profissionais, principalmente nos grandes centros
urbanos.

O tempo perdido no trânsito e o estresse causado pela obrigação dos

deslocamentos diários afetam o desempenho de todos. Por outro lado,
horários mais flexíveis e a possibilidade de autogerenciamento podem impactar
diretamente os índices de satisfação e motivação dos colaboradores.

É importante se lembrar também de que a oportunidade de home office já é

um dos pontos mais relevantes no processo de atração e retenção de talentos
— exatamente por garantir mais equilíbrio, conveniência e qualidade de vida.
Neste e-book, vamos mostrar como conquistar a produtividade e ter sucesso
trabalhando em casa. Para saber mais, continue lendo!

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2 Saiba como criar a sua
rotina de trabalho
O home office exige mais organização e foco, por isso, para assegurar o
cumprimento dos prazos e a qualidade das entregas, é preciso mudar hábitos
e assumir responsabilidades.

Confira agora algumas dicas para criar uma rotina:

Prepare uma lista de tarefas e defina prioridades

Planejar as atividades com antecedência, é fundamental.
Assim, o primeiro passo é preparar uma lista com as tarefas
que devem ser realizadas, estabelecendo prioridades.

Entretanto, é importante atualizar essa lista constantemente,

para monitorar pendências e incluir urgências. Desse modo,
também é possível mensurar o desempenho do profissional
por meio do percentual de tarefas concluídas conforme
cronograma.

Tenha uma agenda

Disciplina é uma característica indispensável para quem
adota o home office. E, para simplificar o dia a dia, é preciso
ter uma agenda e gerenciar o tempo de forma efetiva.

Essa programação deve contemplar demandas diárias,

semanais e mensais — de acordo com um planejamento
de curto, médio e longo prazos. Desta maneira, é mais fácil
manter a concentração naquilo que é realmente importante.

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Defina horários
A agenda deve considerar horários de trabalho e de lazer,
além de brechas para compromissos pessoais. Então, é
preciso estabelecer períodos para cada tipo de atividade.

A flexibilidade trazida pelo home office não deve favorecer a

desordem mas, sim, servir para facilitar o cotidiano.

Aplique os métodos voltados ao aumento da

produtividade
O GTD (Getting Things Done) é uma metodologia que
sistematiza a coleta e o processamento de informações
que vão embasar a preparação das listas de tarefas e a
definição de prioridades. Também ajuda a organizar, revisar
e executar todas as tarefas. Assim, o profissional deixa de
lado os improvisos e consegue ser mais eficiente.

Mantenha a rotina
O home office precisa de uma rotina. Assim, tanto o
profissional que trabalha individualmente como aqueles que
fazem parte de uma equipe devem ajustar suas respectivas
jornadas — buscando uma sincronia com gestores,
fornecedores e clientes.

Então, é importante estabelecer horários regulares para

acordar, para as refeições e para encerrar o expediente. O
cumprimento dos horários também contribui para a criação
de novos costumes, como uma alimentação mais saudável
e a prática de esportes.

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Reforce a comunicação
A comunicação interpessoal é uma habilidade crucial para
qualquer profissional e, no ambiente virtual, é preciso ter
ainda mais atenção — principalmente em relação à escrita e
aos conceitos básicos de etiqueta.

Além disso, o diálogo, a negociação e a argumentação

também devem ser praticados em reuniões online para
alinhamento de informações, definição de metas ou
divulgação de resultados.

Faça pausas programadas

As pausas programadas são imprescindíveis para o
rendimento do profissional. Alguns minutos para um café,
um alongamento ou uma breve caminhada podem ajudar
a ativar a criatividade, reorganizar as ideias e minimizar os
riscos para a saúde.

Esses descansos também servem afastar o estresse,

garantindo mais disposição e energia para a realização das
tarefas predefinidas.

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3 Organize o seu
ambiente de trabalho
O ambiente do home office também precisa ser pensado e construído para
contribuir com o aumento da produtividade.

Conheça os principais aspectos a serem observados:

Equipamentos e mobiliário
Para produzir mais e melhor, é preciso contar com todos os recursos
necessários. Computadores, softwares específicos, aplicativos, impressoras,
scanners e celulares estão entre os itens mais utilizados pelos profissionais
que trabalham remotamente.

Também é importante contar com um mobiliário ergonomicamente planejado,

que facilite os acessos e evite posturas inadequadas. Elementos de decoração
— como nichos, gaveteiros e prateleiras — podem ajudar a compor um espaço
funcional. Assim, é mais fácil ter sempre à mão documentos ou materiais para
consulta.

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Conforto térmico e iluminação
É preciso cuidar da ventilação, da climatização e da iluminação do escritório.
Essa infraestrutura deve ser projetada antecipadamente, para garantir mais
conforto ao profissional durante as horas de trabalho.

Ruídos externos
Ambientes barulhentos podem dificultar a concentração. Em casos extremos,
como obras na rua ou no apartamento vizinho, é possível usar os protetores
auriculares, que reduzem drasticamente os ruídos externos.

Mas, se a atividade exigir contato telefônico com a empresa ou com clientes,

é fundamental abafar sons tipicamente caseiros, como música, crianças e
bichinhos de estimação. Afinal, mesmo em home office, é preciso manter uma
certa seriedade corporativa

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4 4 dicas para fugir de distrações
O modelo home office pode gerar favorecer as distrações, por isso, é essencial
identificar e eliminar os pontos críticos.

Confira algumas dicas que podem ajudar no processo:

Descubra quais suas principais fontes de distração

Para fugir das desatenções, é preciso identificar quais são os comportamentos
improdutivos. Então, o profissional deve observar como usa (e desperdiça) o
seu tempo.

Estão no topo do ranking, as redes sociais, os aplicativos, os jogos, os sites de

entretenimento, os telefonemas e as paradas extraordinárias para um lanche,
para concluir uma tarefa doméstica, para atender a um chamado ou para dar
uma olhadinha em algum programa de televisão.

Controle os acessos à internet

É preciso aprender a driblar as distrações provocadas pela internet. Nesse
caso, é essencial desabilitar as notificações do celular e reduzir a frequência de
checagem dos e-mails. O ideal é reservar um tempo na agenda para responder
às mensagens, ler notícias e realizar pesquisas relativas ao trabalho.

Separe o escritório do restante da casa

Considerando que o escritório tenha sido montado em cômodo específico, é
essencial que esse espaço seja usado apenas para o trabalho. Essa segregação
contribui para a criação de um ambiente mais produtivo.

Defina regras com a família

Quando o profissional passa a adotar o home office, é preciso que regras sejam
definidas junto com a família. Filhos, esposas e maridos precisam compreender
a importância de respeitar a nova rotina, evitando interrupções desnecessárias.

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5 Saiba como liderar equipes
estando em home office!

Se trabalhar em home office não é simples, liderar uma equipe a distância é

ainda mais complicado. Entretanto, esse modelo é recomendado para grupo
de profissionais mais experientes, capazes de se autogerenciar. Afinal, é
fundamental que todos tenham responsabilidade e comprometimento com os
objetivos da empresa.

Por isso, é importante que o time passe por uma avaliação comportamental,
para confirmar algumas características indispensáveis para esse formato.
Disciplina, organização, poder de decisão, visão sistêmica, automotivação e
capacidade de planejamento e realização são apenas algumas habilidades que
devem ser consideradas.

É importante contar também com normas de conduta que esclareçam direitos,

deveres, procedimentos e punições. Assim, é possível ter mais transparência e
imparcialidade na avaliação de desempenho do grupo.

Cabe ao líder estimular o engajamento por meio da colaboração e de uma gestão

mais humanizada. Apesar da virtualização das relações e da comunicação, é
imprescindível valorizar o indivíduo e o talento.

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E, quando o assunto é comunicação interna, o rendimento de um time em
home office depende muito da clareza e da fluidez das informações. Cada
integrante deve saber quais são suas metas, seus prazos, suas obrigações,
suas prioridades e, principalmente, seus horários.

Também é preciso incentivar e promover a interação entre todos os

profissionais, para que haja a troca de ideias, de conhecimentos e de opiniões
— fundamentais para a formação de equipes de alta performance.

Além disso, encontros periódicos também são importantes para alinhar

expectativas, discutir alternativas e desenvolver ações para corrigir desvios no
plano de metas. Quando o contato pessoal não é viável, a videoconferência se
torna uma excelente opção. E essas conversas devem contemplar os feedbacks
— sempre com a finalidade de incentivar o aperfeiçoamento do colaborador.

A frequência dessas reuniões depende muito do tamanho do time, da natureza

do negócio e da dinâmica da empresa. Mas, em geral, conversas de duas ou
três horas, uma vez por semana, já são suficientes.

Você também pode utilizar um gerenciador de tarefas para monitorar o

desempenho de seus liderados. Por meio de uma mesma plataforma, é possível
administrar todas as atividades e projetos em andamento. Esses sistemas
também mostram horas extras, atrasos, atividades incompletas e ainda
simplificam a delegação. Desse modo, é muito mais fácil localizar problemas,
evitar prejuízos e mitigar riscos.

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6 Os 4 erros que você
não pode cometer
Alguns erros podem ser fatais para a produtividade do home office, por isso, é
preciso que os profissionais fiquem atentos e criem mecanismos de proteção
contra esses deslizes.

Veja quais são as situações que devem ser evitadas:

Insistir na desorganização
A desorganização é o maior gargalo para quem adota o trabalho remoto. Sem
um planejamento e uma agenda diária é impossível alcançar os objetivos
predefinidos. Por isso, é fundamental estabelecer uma rotina de trabalho que
garanta a obediência aos prazos e a qualidade das entregas. Nesse caso, o
gerenciamento do tempo também passa a ser essencial.

Misturar os ambientes
Quando não há uma separação física entre o escritório e os demais ambientes,
você fica sujeito a outras distrações (e tentações), que atrapalham seu
rendimento. Então, a recomendação é preparar um espaço específico e não
deixar que atividades domésticas se misturem com demandas de trabalho.
Ao realizar várias tarefas ao mesmo tempo, o indivíduo perde o foco e,
consequentemente, reduz seu poder de análise e de decisão.

Negligenciar o networking
Apesar de ter inúmeros pontos positivos, o home office também pode favorecer
o isolamento, prejudicando o desenvolvimento e o aprendizado contínuo. Por
isso, é imprescindível que você esteja atento às novidades do mercado, que
fortaleça seu networking e que participe de feiras e eventos de sua área de
atuação.

Esquecer dos limites

A falta de organização faz com que você, muitas vezes, passe mais tempo
trabalhando. Essa atitude pode afetar negativamente a sua performance e,
também, a sua qualidade de vida. É preciso definir e cumprir horários para que
seja possível superar as metas, mas também ter tempo para a família, para o
lazer e para a cultura.

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7 Conclusão
O home office é uma tendência crescente no universo corporativo e diversas
empresas já compreenderam as vantagens desta nova proposta de trabalho.
Afinal, é possível reduzir custos fixos e, ainda, alavancar os índices de satisfação
e de engajamento dos colaboradores.

Entretanto, é fundamental contar com normas de conduta que norteiem o

comportamento dessas equipes. E, vale lembrar que é importante avaliar o perfil
dos colaboradores envolvidos, já que o home office exige mais maturidade,
disciplina e automotivação.

Para liderar equipes em home office, os gestores podem utilizar soluções

tecnológicas apropriadas, como as plataformas destinadas ao gerenciamento
de tarefas. Com esses sistemas, é muito mais fácil monitorar o desempenho
de cada membro do time, a evolução dos projetos, os prazos, os indicadores e
as pendências. Assim, mesmo a distância, você pode acompanhar sua equipe,
compartilhar informações e conhecimento, orientar e delegar.

Outro aspecto a ser considerado é própria legislação trabalhista, que ainda

não está totalmente ajustada a esse novo conceito. Por isso, é importante ter
orientação jurídica durante a elaboração das políticas internas.

Mas, com essas adequações, o home office ganha ainda mais solidez e
confiabilidade, podendo ser bastante útil para empresas de todos os portes.

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8 Sobre Neotriad
O Neotriad traz aos seus clientes uma plataforma de gerenciamento e
otimização da produtividade para equipes de trabalho. Essa solução foi
desenvolvida a partir da metodologia de produtividade, Tríade do Tempo,
apresentada no livro “a tríade do tempo”, de Christian Barbosa, metodologia
utilizada por grande parte das maiores empresas brasileiras e globais.

A plataforma Neotriad aplica conceitos da metodologia e diversas pesquisas,

para oferecer o mais completo sistema de gestão e planejamento de
equipes do mercado. Com o Neotriad, você vai ter controle sobre prioridades,
projetos, metas, calendário e tarefas, além de melhorar a comunicação com
sua equipe.

Acesse:
www.neotriad.com

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