Relatório de Atividades 2020

Edição de Quarentena

Seção de Redação de Atas - Secrat

Diretoria do Processo Legislativo - Dirleg

E-mail: secrat@cmbh.mg.gov.br
Ramal: 1233
 Sumário

Sumário
Introdução........................................................................................................................................ 1
Trabalho Remoto .............................................................................................................................. 2
Redação e Revisão de Atas................................................................................................................ 4
Atividades 2020 ................................................................................................................................ 5
Atualização Compartilhada / Revisão do Manual da Secrat no Wiki ............................................... 5
Checklist Intuitivo ......................................................................................................................... 6
Novos Modelos de Controle / Implementação do Fluxo das Atas no Trello .................................... 7
Oficina de Organização e Gestão do Tempo .................................................................................. 8
Registro das Reuniões do Comitê Técnico do Planes / Transcrição de Falas.................................... 9
Revisão Final das Atas no Wiki .................................................................................................... 10
GT Modelos de Atas .................................................................................................................... 11
GT Atas Secrat-Secred ................................................................................................................. 12
Pontuação de Atividades do Setor ............................................................................................... 12
Reuniões de Setor........................................................................................................................... 14
Cursos ............................................................................................................................................ 16
Pontuações no Ano......................................................................................................................... 18
Conclusão e Expectativas para 2021................................................................................................ 19
Equipe Secrat ................................................................................................................................. 20
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Introdução

Ah, 2020! Ele que será lembrado como o “ano em que o mundo parou”, para
a Seção de Redação de Atas - Secrat, além dos evidentes desafios, significou
grandes aprendizados e progressos.

Neste ano, apesar de atípico e repleto de dificuldades, com a união e o esforço de toda a equipe,
conseguimos ajustar o foco para enxergar além da rotina e avançar em questões gerenciais,
redacionais e operacionais. Entendemos que o momento do mundo requer que deixemos a zona
de conforto para fazer diferente e buscar a melhoria dos fluxos, dos processos de trabalho e das
relações de trabalho e humanas.

Este documento pretende, portanto, apresentar o trabalho desenvolvido pela Secrat ao longo de
2020, que abarcou diversas frentes além da principal, que é a redação de atas.

Embarque conosco nessa retrospectiva!

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Trabalho Remoto

O dia 17/3 marcou o início de uma jornada inédita de incertezas e adaptações na Câmara
Municipal de Belo Horizonte - CMBH. E, após cerca de duas semanas de conversas nos âmbitos
político e gerencial, a partir de 1º/4, as áreas administrativas começaram a experimentar o que
seria o trabalho remoto.

Manchete do dia 17/3/20

No final de março, a Secrat listou uma série de atividades de atualização e melhoria, assim como
cursos de capacitação, que começaram a ser desenvolvidos em abril.

As reuniões parlamentares, que, como é de se esperar, ditam o tom da rotina do setor,

retornaram minimamente a partir do dia 9/4, quando foi realizada a primeira reunião especial
para tratar sobre tema correlato à pandemia. Essa reunião foi seguida por seis outras, também
especiais, que, pela primeira vez, foram acompanhadas por redatora ou redator de atas de modo
remoto, ou seja, coletando informações apenas por meio do vídeo.

Manchete do dia 3/5/20

Em maio, após idas e vindas na Justiça para autorização do retorno das reuniões parlamentares,
o setor se viu frente a outro obstáculo: o trabalho semipresencial. A redação de atas continuou a
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ocorrer remotamente. No entanto, o fluxo de trabalho da Secrat estava completamente moldado

à presença física. Folhas de controle, trâmites de impressão, assinatura de atas, etc precisaram
ser ajustados para que pudessem ser feitos numa parceria entre servidoras e servidores
trabalhando de forma remota e presencial. Vale recordar que diversas etapas operacionais das
atas eram desempenhadas por menores aprendizes, que, até setembro, ficaram afastados do
trabalho por questões de segurança.

Passamos por várias etapas de instalação e de ambientação com sistemas e ferramentas, como a
VPN - Virtual Private Network - no inglês, ou Rede Privada Virtual, o Trello, o Google Drive etc. E,
coletando opiniões aqui e ali, hoje podemos dizer que o modo de trabalho híbrido tem
funcionado satisfatoriamente.
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Redação e Revisão de Atas

Em 2020, foram redigidas 654 atas/registros de reuniões. O total é bem menor do que o
computado em 2019 (905), devido ao período de interrupção da atividade parlamentar da Casa e
às medidas impostas pela na Deliberação nº 5/20.

Planilha de dados de reuniões extraídos do SIL

As reuniões passaram a ser acompanhadas via internet e algumas dificuldades foram relatadas
pelas servidoras e pelos servidores durante o período de trabalho remoto, como: 1) problemas
de conexão; 2) falhas no sistema da Casa; 3) dificuldade de captar informações por vídeo; 4)
comunicação dificultada com os outros setores a fim de tirar dúvidas; 5) recursos limitados; 6)
distrações; 7) etc.
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Atividades 2020

No início da suspensão das atividades parlamentares da Casa, os setores foram encorajados a

propor diversas atividades para serem desenvolvidas durante o expediente.

Para a Diretoria do Processo Legislativo - Dirleg - e suas divisões e seções, pela natureza
especialmente atrelada ao processo legislativo, a tarefa pode ter parecido especialmente
desafiadora num primeiro momento. No entanto, a pausa foi uma importante oportunidade de
reflexão para resgatar projetos, que, na correria do dia a dia, ficam em segundo plano, e manter
fluxos, materiais de consulta e procedimentos do setor atualizados. Esse processo foi
fundamental, inclusive, para democratizar conhecimentos e ampliar a visão sistêmica das
servidoras e dos servidores da Secrat.

Além de cursos estratégicos para o setor, dos quais falaremos em outro tópico deste relatório,
pendências de atividades secundárias, como atualização de procedimentos e reformulação de
documentos, e início e retomada de grupos de trabalho - GTs, foram distribuídas a fim de ocupar
o tempo sem reuniões.

Após esse período, as atividades de redação e de revisão de atas e as atividades complementares

passaram a ser feitas concomitantemente, sendo incorporadas à rotina da Secrat de forma
constante.

Dentre as mais de 25 atividades complementares de 2020, selecionamos algumas para o

propósito deste relatório.

Atualização Compartilhada / Revisão do Manual da Secrat no Wiki

Em janeiro deste ano, foi feita a releitura do Manual Secrat no Wiki e o apontamento das
modificações necessárias, conforme os novos procedimentos adotados pelo setor. Em fevereiro e
início de março, a chefia distribuiu as atualizações para o restante da equipe, que ficou
responsável por editar o manual. E, em abril, o documento foi revisado. Ficou decidido que a
atualização do manual será feita conforme a demanda e a revisão será feita anualmente.
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Manual de Procedimentos da Secrat no Redmine

Checklist Intuitivo
Checklist é uma lista de tópicos que devem ser observados após a redação da ata para que sejam
evitados erros por esquecimento. Durante o ano passado, as servidoras e os servidores notaram
que o antigo checklist não estava sendo muito utilizado e também não era intuitivo para fazer a
leitura final das atas conforme o padrão. Por isso, foi montado um checklist intuitivo com base no
antigo. Na nova versão, os tópicos são destacados no próprio modelo de atas, deixando a
visualização mais fácil na hora da conferência.

Comparação entre o modelo antigo e o novo

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O checklist intuitivo foi feito no período em que a Casa estava com suas atividades interrompidas
devido à pandemia da covid-19.
Novos Modelos de Controle / Implementação do Fluxo das Atas no Trello
Em abril, as folhas de controle de atas, usadas para garantir que todos os passos da redação e da
revisão de atas e os procedimentos correlatos fossem cumpridos, passou por reformulação para
retirar campos desnecessários e acrescentar informações importantes, após pesquisa de opinião
com o setor. Esse novo modelo passou a ser utilizado na retomada das reuniões parlamentares e
preenchido parcialmente de forma eletrônica e, depois de impresso, fisicamente.

Comparação entre o modelo antigo e o atualizado

O fluxo híbrido das atas demonstrou-se desgastante tanto para a gestão da chefia quanto para as
redatoras e os redatores de ata. Com isso, após discussões, foi iniciada a transposição do fluxo
para a plataforma Trello, que já estava sendo utilizada pelo setor para gerenciamento de
projetos e checklist do trabalho presencial.

Após elaboração, período de testes entre algumas pessoas do setor e apresentação ao setor, a
folha de controle, que antes da pandemia era impressa, tornou-se um cartão do Trello que pode
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ser movimentado a cada fase da ata e cujas tarefas poderiam ser ticadas na ferramenta tão logo
fossem concluídas.

Visão geral do fluxo no Trello

Podemos dizer que essa inovação, muito mais compatível com o trabalho semipresencial,
facilitou a visão macro para acompanhamento da chefia e possibilitou: a) menos uso de papel e
tinta de impressora; b) mais rapidez e fluidez no preenchimento do cartão/controle; c) menos
sobrecarga de mensagens no WhatsApp.

Trecho da apresentação feita ao setor

Oficina de Organização e Gestão do Tempo

A pedido da chefia, foi desenvolvida, pela própria Secrat, uma oficina de organização e gestão do
tempo, com os seguintes objetivos:
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- estimular a reflexão sobre a vida, o trabalho e as dificuldades enfrentadas em termos de

organização, gestão do tempo, motivação, procrastinação, foco, etc;
- testar dicas e ferramentas.

Com o auxílio de Marcos Mudado e de livros e cursos sobre o tema, a oficina foi elaborada e
aplicada em três módulos:

- Semana 1: Organização: papéis e responsabilidades (entre 17 e 21/8)

- Semana 2: Procrastinação/Motivação (entre 24 e 28/8)
- Semana 3: O que é preciso para se organizar? (entre 12 e 16/10)

O material didático foi disponibilizado com antecedência e, nos encontros semanais, foram feitas
dinâmicas em grupo para aplicação do conteúdo. Após a conclusão da oficina, a equipe pôde
expor suas impressões, por meio de um questionário e os resultados foram positivos.

Exemplos de ferramentas e materiais utilizados

Registro das Reuniões do Comitê Técnico do Planes / Transcrição de Falas

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O ano de 2020 também marcou o início de outro processo histórico na CMBH: a implantação do
Planes. A partir do final de junho, a Secrat passou a contribuir com a iniciativa, fazendo os
registros das reuniões semanais do Comitê Técnico do Planes.

Trecho de registro de reunião

Além da contribuição com a redação dos registros, a Secrat também teve a oportunidade de
viabilizar a participação de servidor com problemas auditivos em reunião remota da análise do
ambiente interno com áreas administrativas, por meio de transcrição de falas em legendas
durante o encontro.

Revisão Final das Atas no Wiki

A revisão das atas incluídas no Redmine/Wiki estava sem ser feita desde 2018. De março a julho,
foi feita a revisão dessas atas, assim como compilação de dados em planilha com os principais
erros encontrados na inserção de atas para que as servidoras e os servidores se atentem aos
detalhes.

Acervo de atas no Wiki

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Gráfico de erros encontrados

GT Modelos de Atas
Neste ano, foi formado um grupo para analisar os modelos de ata usados para consulta de
informações internas a respeito de leiaute e padronizações e para propor atualizações gerais,
assim como discutir questões pontuais relativas à redação de atas.

O grupo concluiu a atualização dos modelos de reuniões especiais, relatório de seminário e

resumo de Plenário. Os modelos de reuniões de Plenário e de comissões, que compõem grande
volume de arquivos, serão retomados em momento oportuno. Após a revisão geral, o grupo
ficará responsável por manter os modelos atualizados conforme mudanças futuras.

Modelo de relatório de seminário

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GT Atas Secrat-Secred
O GT Atas Secrat-Secred, criado em outubro de 2019 e representado na Secrat por, além da
chefia, dois servidores: um antigo e outro do último concurso, retomou suas atividades após
pausa desde dezembro de 2019. O reinício das atividades do grupo visou finalizar a discussão
sobre o fluxo da ata e apresentar, até dezembro de 2020, uma proposta de ata com leiaute atual
e inovador e conteúdo adequado à realidade do cenário político atual e a maneira com que
cidadãs e cidadãos consomem informação. Os representantes da Secrat fazem parte dos
subgrupos que ficaram responsáveis por analisar e propor mudanças de leiaute e de conteúdo.

A discussão sobre o fluxo de redação e revisão de atas já implicou mudanças no setor ao otimizar
o processo de revisão de atas simples e com registros de falas, evitando retrabalho e conferindo
mais autonomia às redatoras e redatores de atas.

O desafio proposto pela diretoria culminou em documento intitulado Propostas Consolidadas do

Grupo de Trabalho Atas - 1ª Etapa, que aguarda análise e validação.

Capa do documento de propostas

Pontuação de Atividades do Setor
A pontuação das atividades do setor foi pensada com os seguintes objetivos: a) listar as
diferentes tarefas do setor além das atas; b) propor pontuação que reflita a carga de trabalho das
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servidoras e dos servidores; c) garantir fator de comparação com as redações e revisões de atas,
para que a chefia possa tentar equilibrar o volume de trabalho entre as servidoras e os
servidores; d) permitir que exista um rodízio de atividades periodicamente; e) dar publicidade ao
que cada servidora ou servidor está desempenhando em determinado período, além da redação
e da revisão de atas.

A proposta foi elaborada para atividades de caráter permanente (sazonais ou contínuas) e

também pontuais e apresentada ao setor em reuniões para discussão e consentimento. Em 2021,
o sistema será testado desde o início do ano para identificação de ajustes.

Tarefas e respectivas pontuações organizadas no Trello

Tabela para gerenciamento de pontuações

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Reuniões de Setor

Neste ano, foram realizadas 27 reuniões de setor (em 2019, foram realizadas 7) e apenas uma
delas se deu de modo presencial. A condução dos trabalhos foi feita pelos três facilitadores da
Secrat, que participaram de treinamentos de mediação com Marcos Mudado. Uma secretária ou
um secretário ficou responsável por elaborar o relatório (registro sucinto dos acontecimentos) de
cada reunião.

As reuniões foram feitas no formato World Café. Além de apresentar e discutir temas
relacionados às atividades do setor, as reuniões também foram um espaço para dinâmicas de
integração da equipe e de bem-estar, como lanche virtual, indicação de filmes e livros, checkout
musical e jogos.

Playlist compartilhada

A equipe se adaptou bem à modalidade remota de reunião e percebeu vantagens, em

comparação às reuniões presenciais, como maior objetividade e produtividade. Os principais
temas abordados foram: apresentação dos novos modelos de controle de atas, discussão sobre
novos modelos de atas, discussão sobre o Manual de Conduta da Dirleg, discussão sobre
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benefícios e dificuldade do trabalho remoto, fluxo de atas no Trello, reflexão e discussão sobre
ajustes nos fluxos do setor e no posicionamento de cada servidora ou servidor para a melhoria
do trabalho semipresencial, elaboração da resposta da Secrat ao questionário sobre análise de
ambiente interno - áreas administrativas, do Planes, e deliberação sobre pontuação de atividades
operacionais do setor.

Foto para representar os ânimos após meses de pandemia

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Cursos
Durante o período de suspensão das reuniões da CMBH, a equipe Secrat participou dos seguintes
cursos:

- Inteligência Emocional - 8 horas - Instituição: Conquer

Objetivos: desenvolver habilidades emocionais, como controle do
temperamento, flexibilidade, persistência, amizade, respeito, amabilidade
e empatia. Aprender a mapear e a lidar melhor com os acionadores de
emoções e manter o equilíbrio emocional em várias situações, em especial
no ambiente de trabalho.

- O Poder Legislativo Municipal no Brasil - 20 horas - Instituição: Senado

Objetivos: informar às cidadãs e aos cidadãos sobre as funções da vereança, a estrutura e
o papel institucional do legislativo municipal, bem como os desafios e as perspectivas dos
Municípios brasileiros.

- Desenvolvimento de Equipes - 10 horas - Instituição: Senado

Objetivos: refletir, com base na administração do tempo e na comunicação eficaz, sobre o
desenvolvimento de uma equipe produtiva.

- Trilha em Tempos de Home Office - Comunicação e Gestão do Tempo - 15 horas -

Instituição: Veduca
Objetivos: aprender técnicas práticas para comunicar-se com mais clareza e empatia,
gerenciar o tempo para definir metas, objetivos e propósitos, a fim de melhorar a
qualidade de vida pessoal e profissional.

- Criatividade e Novas Tecnologias no Serviço Público - 10 horas - Instituição: Enap

Objetivos: apresentação e aplicação de tecnologias no serviço público.

- Softwares Livres - 4 horas - Instituição: Unieducar

Objetivos: introdução ao Libre Office - Writer e Calc.
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- Libre Office - Writer e Calc - 13h5min - Instituição: Quer Aprender? (YouTube)

Objetivos: apresentação dos recursos desses aplicativos.

- Linguagem Simples - 7h20min - Instituição: Comunica Simples (YouTube)

Objetivos: aprender a produzir textos e documentos públicos mais fáceis de serem lidos e
compreendidos por todos os cidadãos.

Alguns cursos foram de participação obrigatória e outros eletivos. Foi solicitada pela chefia uma
forma de comprovação da realização dos cursos, como apresentação de certificado, relatório,
questões ou exposição oral na maioria dos casos.

Os conhecimentos adquiridos foram aplicados na elaboração das atas, nas atividades dos GTs,
nas reuniões de setor e na organização e melhoria da qualidade de trabalho em regime
semipresencial.
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Pontuações no Ano

Conforme as pontuações de redação e de revisão de atas acordadas em 2019 e as pontuações de

atividades discutidas e validadas em 2020, tivemos o seguinte panorama geral neste ano:

Para as atas e revisões, os dados podem ser encontrados em SECRAT > INTERNO > 2020 -
Controle de atas. Para as outras atividades, podem ser encontrados em SECRAT > INTERNO >
2020 - Outras Atividades - Pontuação Total e também nos cartões do Trello.

A título de conhecimento, mas sem contabilização para pontuação, apresentamos também os

dados de comparecimentos presenciais coletados a partir de junho.
Servidor(a) Quantidade de idas presenciais
Abílio 17
Alexandra 9
Alex 21
Amanda 22
Amarildo 24
Andreza 19
Laura 7
Luciana 16
Priscila 65
Melanny 22
Renato 37
Vítor 38
Total 297
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Conclusão e Expectativas para 2021

O ano que se encerra foi extenuante em nível mundial. Tivemos

que nos reinventar a todo o momento, nos acostumar com novas
formas de levar a vida e também de trabalhar.

Para a CMBH, acreditamos em um 2021 de atuação política responsável, de pluralidade de ideias

e respeito, de implantação do trabalho semipresencial permanente, de forma adequada e
compassiva.

Para a Secrat, esperamos um 2021 com mais tranquilidade, equilíbrio e transparência na

distribuição de tarefas, valorização, motivação, integração e engajamento da equipe,
comunicação interna eficiente, gestão para diferentes perfis, clareza nas expectativas e
consolidação e aprimoramento de novas práticas. Com a chegada da nova servidora, somos uma
equipe ainda mais forte para evoluir cada vez mais em todos os aspectos.

Para o Brasil e o mundo, desejamos mais empatia e respeito. E, claro: a vacina!

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Equipe Secrat

Chefa

Priscila Soares de Paiva Campos Moreira

Servidoras e Servidores

Abílio César Fernandes

Alexandra Fox Drummond Gough
Alexandre Ferreira Braz
Amanda Loranne de Medeiros
Amarildo Vieira Miranda
Andreza Alves Pereira
Laura Gomide Freitas
Luciana Gonçalves Rugani
Melanny de Castro Ribeiro
Renato Duro de Andrade
Sidney Antonini Guimarães
Vítor Bruno Martins Macedo

Assproms

Aléxia Tereza Clemente da Silva

Camily Cristine Santana da Silva