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Sumário
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MÓDULO III - EMISSÃO DE RELATÓRIOS E ELABORAÇÃO DO PLANO ANUAL
DE OUVIDORIA
1. Boas-vindas
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facilidade está disponível para as ouvidorias integrantes da Rede Nacional de Ouvidorias
(Renouv).
O segundo item de conteúdo necessário para o Relatório de Gestão diz respeito aos
motivos das manifestações; espera-se, nesse ponto, que a ouvidoria apresente o total
de manifestações classificadas pela tipologia da demanda. Lembre-se de que no início
do Módulo II deste curso, apresentamos a importância de a ouvidoria fazer a correta
triagem e reclassificação dos registros. Esse trabalho de triagem e reclassificação
auxiliará a ouvidoria a apresentar essa parte do Relatório.
A análise de pontos recorrentes, previsto como 3º item necessário para o Relatório,
incita a ouvidoria a descrever e tentar explicar quais são as demandas mais registradas
pela população. Essa informação vai mostrar setores ou serviços que possuem maior
relevância para o usuário. A reincidência de demandas para uma determinada área pode
indicar:
Daí a importância de a ouvidoria analisar os dados e fazer uma interpretação que possa
ser útil para a melhoria da gestão do órgão.
O último item obrigatório do Relatório de Gestão diz respeito à descrição das
providências adotadas pelo gestor para as demandas apresentadas pelos usuários dos
serviços públicos. Nesse ponto, é importante relembrar o que vimos no final do Módulo
II sobre a necessidade de a ouvidoria se articular com os diversos setores de sua
organização para acompanhar as providências. Vimos que não basta a ouvidoria
registrar e encaminhar a demanda do usuário; é necessário também que ela acompanhe
qual foi a solução proposta pela área responsável.
Esse acompanhamento deve ser contínuo, sob risco de não haver dados sobre as
providências adotadas que permitam compor o Relatório de Gestão no momento de sua
confecção. A falta desse acompanhamento pode, também, implicar riscos maiores,
como a publicação de um documento com providências inadequadas, que poderiam ter
sido questionadas pela ouvidoria à época de sua implementação.
Não existe um modelo específico de formatação para o Relatório de Gestão. Cabe à
ouvidoria desenvolver o modelo adequado a sua necessidade. É possível encontrar
modelos nas páginas eletrônicas dos entes federados que podem servir de referência;
bastará a ouvidoria fazer as adaptações que entenda necessárias.
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Para que você possa ter referências, apresentamos a seguir dois exemplos de relatórios
de gestão de ouvidoria:
➢ Relatório de Gestão da Ouvidoria-Geral da União 2020.
➢ Relatório de Gestão da Ouvidoria de João Pessoa 2019.
Vimos no Módulo I do curso que a Lei nº 13.460/2017 estabelece como uma das
atribuições precípuas da ouvidoria propor aperfeiçoamentos na prestação de serviços.
O relatório temático é um valioso instrumento para a ouvidoria realizar essa atribuição
legal e contribuir tempestivamente para a melhoria dos serviços públicos oferecidos
pela instituição em que atua.
A emissão de relatórios temáticos pela ouvidora compreende produzir informações
estratégicas, isto é, levantar dados e conhecimentos de acordo com a natureza e as
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necessidades dos setores da instituição para corrigir falhas e prospectar
aprimoramentos para problemas identificados nas manifestações dos usuários.
Sempre que alguma informação chegue ao conhecimento da ouvidoria e for percebida
como estratégica, a ouvidoria deve inclui-la em relatórios temáticos e encaminhá-los
aos gestores. Dessa forma, a ouvidoria irá colaborar com a gestão, ao produzir e
entregar informações estruturadas e complementares ao conhecimento que já se daria
com o fluxo tradicional de encaminhamento de manifestações pelo sistema de
ouvidoria.
A produção de relatórios temáticos deverá ocorrer por meio de processo articulado com
as áreas que farão uso deles e atender a critérios de finalidade, objetividade e
tempestividade:
FINALIDADE: Critério que garante ao relatório temático uma abordagem focada naquilo
que, de fato, se pretende com a elaboração dele. Por exemplo: apontar informações
sobre uma situação atípica qualquer, sobre falhas recorrentes ou sobre possíveis
irregularidades que demandam providências imediatas pela gestão.
OBJETIVIDADE: Critério que garante ao relatório temático uma abordagem baseada em
circunstâncias relevantes, sem opiniões pessoais e circunscrita aos fatos, o que minimiza
os riscos de dúvidas na sua interpretação.
TEMPESTIVIDADE: Critério que garante ao relatório temático ser apresentado no
momento oportuno, de forma a possibilitar a adoção de medidas preventivas e
corretivas apropriadas.
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do Coronavírus e a tempestividade de ser emitido no momento do pagamento do
auxílio emergencial.
Observe que não existe uma regra fixa sobre o conteúdo ou o formato dos relatórios
temáticos ou para a periodicidade da emissão deles. Por exemplo, para auxiliar o Comitê
de Crise do Governo Federal que cuida dos impactos do Covid-19, inicialmente a OGU
emitia relatórios diários. Com a implementação de ajustes nas políticas de
enfrentamentos da pandemia e a redução gradual do número de manifestações, a
ouvidoria passou a produzir relatórios semanais.
No que se refere à produção de relatórios temáticos, o importante é o agente de
ouvidoria perceber que algumas situações demandam tratamento adicional, além
daquele previsto no fluxo normal de tratamento de manifestações. Para desenvolver
essa percepção, o agente pode valer-se de sua experiência profissional no órgão e,
também, dos sistemas de gestão de manifestações de ouvidorias, tal como os recursos
de indexadores da plataforma Fala.BR, que vimos no Módulo II.
• verificou que a ouvidoria pode gerar alertas e consolidar informações, por meio
dos relatórios temáticos, que auxiliam os gestores na tomada de decisões e nos
ajustes dos processos relacionados à prestação de serviços;
• compreendeu que a ouvidoria também consegue fortalecer seu papel e
sensibilizar os gestores sobre sua importância na administração pública, a partir
dos relatórios temáticos.
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4. Comunicação de relatórios e informações estratégicas aos gestores da
instituição
Um dos maiores desafios da ouvidoria é ter seu papel reconhecido pelos demais setores
da instituição. Se a comunicação com a gestão é precária e as áreas internas da
organização estão bloqueadas para a ouvidoria, ela pouco poderá contribuir para
aperfeiçoar os processos e serviços da entidade em que atua.
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Agora, apresentaremos justamente um modelo de instrumento que permite à ouvidoria
planejar suas ações; trata-se do Plano Anual de Ouvidoria (Plan-Ouv). Neste modelo, os
critérios e as justificativas terão por base as seguintes informações:
Enfim, o Plan-Ouv pode ser definido como: ferramenta para registrar as ações da
ouvidoria para o período de um ano, elaborada a partir da matriz de planejamento, a
qual, por sua vez, prioriza as ações com base em históricos de informações, de modo a
melhor atender aos deveres legais da ouvidoria.
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O arquivo completo do modelo de Plan-Ouv contém textos padrões que facilitam a
elaboração do plano. Assim, a ouvidoria que utilizar esse modelo simplesmente terá que
completar as lacunas de acordo com sua realidade.
• Planilha 1: “Manifestações”
• Planilha 2: “Ações”
• Planilha 3: “Ações x Deveres”
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Matriz de Planejamento
Fonte: os autores
Planilha 1: “Manifestações”
Observe abaixo que essa planilha apresenta uma linha para cada tipo de manifestação
(Reclamação, Solicitação, Denúncia, Sugestão, Elogio, Comunicação) e, na última linha,
a soma das quantidades relativas a todos os tipos.
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Planilha Manifestações categorizadas por tipo, área, ou assuntos ou serviços
Fonte: os autores.
Planilha 2: “Ações”
Este modelo relaciona dois tipos de atividades, que se subdividem, conforme tabela a
seguir:
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Tabela de Atividades
Fonte: os autores.
Para preencher essa planilha, você deverá calcular o total de horas disponíveis para as
ações de ouvidoria que corresponde às horas de trabalho da equipe.
Uma vez identificado o total de horas disponíveis para as ações de ouvidoria, você
deverá distribuir as horas para as atividades a serem executadas.
A título de exemplo, vamos considerar uma equipe de ouvidoria com duas pessoas que
trabalham 40 horas semanais; descontados os dias não úteis, o total de horas
disponíveis para as ações de ouvidoria será de 3.344 horas.
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Distribuição de horas para as ações de ouvidoria
Fonte: os autores.
O tempo definido para cada atividade deve levar em consideração os dados da planilha
“Manifestações”. Por exemplo, uma ouvidoria que receber menos de 50 manifestações
no ano poderá intensificar as ações de ouvidoria ativa, pesquisas e campanhas junto aos
usuários de serviços públicos. Esta ouvidoria poderá também atuar na melhoria da carta
de serviço de sua instituição.
Em outra situação, uma ouvidoria que recebeu muitas reclamações poderá ampliar sua
dedicação às atividades de elaboração de relatórios que possam fomentar a melhoria
dos serviços de que tratam as reclamações.
A planilha “Ações x Deveres” possui duas colunas principais: uma com as atividades a
serem executadas e outra com deveres e tarefas da ouvidoria.
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curso, tais como a mediação entre usuários e gestores, as ações de ouvidoria ativa, entre
outras.
Fonte: os autores.
A lista de deveres e tarefas apresentada nessa planilha pode ser utilizada para elaborar
qualquer matriz de planejamento da ouvidoria.
Caso se perceba que nem todos os deveres e funções relevantes foram considerados,
ou que os critérios de priorização estão inadequados, deve-se alterar o planejamento
das ações (alterar a planilha “Ações”) e repetir a comparação.
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Já vimos anteriormente um rol de informações mínimo que deve integrar a matriz de
planejamento de nível básico. Agora, você pode conhecer um rol de informações mais
amplo para integrar uma matriz de planejamento de nível elevado, disponível na
biblioteca do curso.
Por fim, esperamos que o Plan-Ouv traga mais eficiência à atuação da ouvidoria e a
mantenha em seu foco principal: impulsionar a melhoria da gestão para prestação de
serviços públicos mais qualificados.
“Se você já tirou o foco do alvo, não importa o quão “bem sucedido” seu trajeto
se pareça. No final, quando a flecha passar ao longe, você verá que tudo não
passou apenas de um grande erro.” (Dell Cordeiro)
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6. Revisão do Módulo
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