SERVIDOR INTERNO DE MENSAGENS – RELATÓRIO ADMINISTRATIVO

Motivação:
Sempre que um paciente chega ao setor odontológico para ser atendido, a recepcionista
precisa avisar os dentistas ou seus auxiliares sobre a nova consulta. Este processo é feito por
telefone. Em virtude de atrasos nos atendimentos, consequentes da difusão de informações,
houve a necessidade de implantar alguma ferramenta que tornasse este processo escrito, mais
rápido e que, além disso, ficasse registrado, assim, estes registros poderiam ser consultados
em caso de duvidas sobre o fluxo das informações bem como horários e datas. Seguindo este
raciocínio, a coordenação administrativa da unidade que, no momento também coordenava
temporariamente a Odontologia, nos sugeriu que uma ferramenta de comunicação interna (via
texto) fosse implantada, deste modo, chegamos à conclusão de que o melhor seria
configurarmos um servidor de mensagens internas e instantâneas.

Servidor de Mensagens Internas e Instantâneas:

O Servidor de Mensagens Internas e Instantâneas é um computador dedicado à instalação

de ferramentas que fornecerão um ambiente capaz de funcionar semelhante ao MSN/Skype,
mas com a diferença de funcionar apenas na rede da empresa, internamente, sem contato com
a internet. Além disso, nos permitirá que todas as conversas fiquem registradas em um banco
de dados específico, podendo ser consultado sempre que necessário.
O básico para que esse processo ocorra, em primeiro lugar, é termos dois softwares, um
trabalhando como servidor e outro como cliente. Estes dois softwares precisam utilizar um
mesmo protocolo de comunicação, para que possam "conversar". O software servidor é o
responsável por todo o gerenciamento das mensagens, tudo passará por ele. O software
cliente será instalado nos computadores dos usuários e será através dele que as mensagens
serão digitadas, enviadas e recebidas. Toda vez que uma mensagem for enviada através do
software cliente, esta irá para o software servidor e este, por sua vez, encaminhará a
mensagem ao software cliente do computador destinatário.
Em nosso ambiente, utilizaremos a ferramenta Openfire como servidor e a Sparks como
cliente. O Sparks será instalado em todos os computadores da Odontologia (terminais) e o
Openfire instalado em um computador servidor, que receberá as mensagens dos terminais
remetentes e enviará as mensagens aos terminais destinatários.
Ferramentas Utilizadas:

Openfire

O Openfire é um software gratuito e de código aberto, que trabalha implementando o

protocolo XMPP de comunicação, mesmo protocolo usado pelo chat do Facebook e pelo
Google Talk. O XMPP é um protocolo usado para comunicações em tempo real, abrangendo
uma série de funcionalidades.
O Openfire é quem gerenciará todo o fluxo de mensagens, nele estarão todas as
configurações sobre banco de dados, contas de usuários, contas de grupos, monitoramentos,
gerenciamento de senhas e demais funcionalidades administrativas. Ele será o servidor,
propriamente dito, das mensagens.

Sparks

O Sparks é um software cliente de mensagens instantâneas, que também utiliza o protocolo

XMPP de comunicação, ou seja, é compatível com o Openfire.
 O Sparks, instalado em cada computador da Odontologia, se conectará ao servidor Openfire
via rede local e com acesso liberado através de login e senha. Uma vez conectado, a troca de
mensagens poderá ser feita, utilizando o protocolo XMPP. Assim como o Openfire, o Sparks
também é um software gratuito e de código aberto.

MySQL

O MySQL é um gerenciador de banco de dados, gratuito e de código aberto, que possibilita

aplicações de banco de dados confiáveis e de alto desempenho. Em nosso ambiente, ele
trabalhará em conjunto com a parte administrativa do nosso servidor Openfire. Todo usuário do
nosso servidor de mensagens precisa ter uma conta de usuário criada, bem como estar
cadastrado em um determinado grupo de trabalho. Estes cadastros de usuários e grupos
ficarão armazenados no banco de dados MySQL. Os registros de todas as conversas também
serão armazenados neste banco de dados. Completando a primeira figura mostrada, o fluxo
ficará assim:
Usabilidade no Setor Odontológico:

Usuários

Realizamos o cadastro de contas de usuário de todos os funcionários da Odontologia e

mais funcionários do atendimento pertinentes à Odonto. Este cadastro é feito no servidor
Openfire e não tem nenhuma relação com os logins utilizados para acessar sistemas do Sesc.
Como comodidade, mantemos os mesmos nomes e senhas padrões, que deverão ser
alteradas posteriormente pelos usuários. Lembrando que esta senha não tem nenhuma relação
com as senhas utilizadas nos demais sistemas. Também é importante ressaltar que, por se
tratar de um login único e exclusivo do Openfire, o acesso de um determinado usuário ao
sistema de mensagens não depende que ele esteja com seu login no computador.

Grupos e Lista de Contatos

Criamos um grupo de trabalho exclusivo para a Odontologia. Neste grupo estão inclusos
todos os funcionários da Odontologia e os funcionários do atendimento pertinentes. Cada
funcionário, assim que se logar no sistema de mensagens, automaticamente enxergará todos
os outros de seu grupo em sua lista de contatos.
Funcionalidades Administrativas:

Salas de Conferências

Salas de conferência podem ser criadas. Estas conferências são salas de reuniões onde é
possível configurar quais pessoas desejamos que participem. Esta restrição pode ser feita de
acordo com o nome de usuário da pessoa, ou seja, o login ou de uma maneira mais simples,
onde uma sala de reunião ficará visível para todos, mas só poderá entrar na sala quem tiver a
senha daquela reunião. Como nossa implantação, por ora, é destinada apenas à Odontologia,
talvez esta função ainda não seja muito útil. Mas pensando a longo prazo, muitos assuntos
podem ser resolvidos de maneira mais rápida e mais dinâmica do que através de emails ou
reuniões presenciais, uma vez que as mensagens são enviadas e recebidas instantaneamente
e não haveria demora com preparação de salas físicas e mobilização dos participantes.
Monitoramento de Usuários Ativos

O painel de administração do Openfire permite o monitoramento em tempo real das pessoas

que estão utilizando o sistema, fornecendo informações interessantes como: status (online,
offline, ausente), tempo de conexão, quantidade de usuários ativos, grupos ativos, conferências
ativas, etc.

Possibilidade de Expansão:

A implantação do servidor de mensagens no setor odontológico, além de tentar atender a

expectativa de que falhas na comunicação não ocorra mais, também funcionará como um
ótimo laboratório de testes. Caso a implantação funcione bem pode-se pensar em uma
expansão dela aos outros setores da unidade.
Vantagens
- Comunicação instantânea, mais rápida do que através de e-mails;
- Possibilidade de salas de bate-papo, onde assuntos podem ser resolvidos de maneira
mais rápida e dinâmica, com a interação de todos os envolvidos em tempo real;
- Registro de todas as conversas para eventuais consultas;

Desvantagens
- O risco de com o passar do tempo a ferramenta ser utilizada de maneira errada, com
troca de mensagens que envolvam assuntos pessoais dos funcionários e não assuntos
relacionados ao trabalho, levando à piora da rotina de trabalho.
- O risco de perder-se o hábito do uso do e-mail. O e-mail, por ser corporativo, não
pode perder sua prioridade de uso. Assuntos importantes e sérios precisam ser discutidos e
resolvidos através dele. A capacidade de nosso servidor de e-mails é muito maior do que a do
servidor Openfire, o que garante um serviço mais estável e seguro, com uma capacidade alta
para armazenamento de mensagens e rotinas de backup que evitam a perda dos dados.
Política de Privacidade:
Como todas as conversas serão registradas e, estes registros consultados, é de grande
importância deixarmos isto claro aos funcionários. Pensando nisto, sempre que o usuário
realizar login no sistema aparecerá um aviso informando que todas as conversas serão
gravadas e que a ferramenta é voltada apenas para troca de informações profissionais.

Primeira fase de Implantação:

Temporariamente, todas as ferramentas aqui apresentadas estão instaladas em uma

máquina à parte, ou seja, não está integrada ao nosso servidor da unidade. Caso a
implantação do servidor de mensagens seja autorizada, a ideia é mantê-lo nessa máquina por
pelo menos duas semanas. Nestas duas semanas avaliaremos como o servidor se comporta
(quantidade de dados gravados no banco de dados, velocidade entre conversas, estabilidade
durante a conexão dos usuários e demais avaliações técnicas).
Estas duas semanas também servirão para avaliar se a ferramenta será aceita pelos
funcionários e se haverá dificuldades durante a operação bem como outros problemas ou
duvidas que possam surgir dos usuários.
Caso tudo esteja funcionando bem, após estas duas semanas, centralizaremos todos
os serviços e informações no servidor da unidade, permanentemente.
Acesso:

Reinaldo, caso o senhor queira visualizar o painel administrativo do Openfire para ter
uma ideia de sua funções, deverá acessar o seguinte endereço em seu navegador:
http://10.78.4.6:9090/
Criamos um login com acessos administrativos:
Login: reinaldo.odonto
Senha: 321