WAKE UP MOÇAMBIQUE

Curso: Secretariado e Administração de Escritórios

Formadora: Nadia Matavele Contacto;844427804

MÓDULO III: ORGANIZAÇÃO DE REUNIÕES E VIAGENS

I. ORGANIZAÇÃO DE REUNIÕES

1. Definição de Reunião

É um encontro entre duas ou mais pessoas num determinado lugar, data e hora
previamente marcados para tratar assuntos de interesse comum.

2. CLASSIFICAÇÃO DAS REUNIÕES

2.1 Quanto aos objectivos:

2.1.1 Informativa: a decisão já foi tomada e as pessoas estão reunidas apenas para
serem informadas a respeito;

2.1.2 Colectora de informações: antes de tomar a decisão, o responsável ou líder reúne

os participantes, expõe o problema e colhe todas as opiniões existentes, a decisão será
tomada posteriormente pelo líder;

2.1.3 Explicativa-persuasiva: apesar da decisão já ter sido tomada, o líder explica aos
participantes qual a solução lhe parece a melhor, porque chegou a tal conclusão e tenta
convencer todos os demais de que é a melhor;

2.2 Quanto à abrangência:

2.2.1 Geral: é aquela onde participam todos ou quase todos membros da empresa, pois
o assunto é de interesse geral;

2.2.2 Sectorial ou Privada: aquela onde participam apenas membros que dizem
respeito a um determinado sector, pois o assunto é restrito;

2.1 Quanto a periodicidade

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2.3.1 Ordinária: aquela realizada uma vez semanal, mensal, trimestral, semestral ou
mesmo anualmente. A agenda e a hora da realização da reunião são normalmente fixas;

2.3.2 Extraordinária: aquela que se realiza como resultado de uma situação anormal na
empresa.

3. PRINCIPAIS ETAPAS DA ORGANIZAÇÃO E REALIZAÇÃO DE UMA

REUNIÃO

3.1 Responder as 5 Questões

1. Porquê?

Esta questão, está directamente ligada às razões que levam uma determinada empresa a
organizar e realizar uma reunião, uma vez que, as reuniões são caras e absorvem tempo
e dinheiro. Logo, há uma necessidade de se perguntar se é mesmo necessária a
organização e realização da reunião ou não.

2. O quê?

Esta questão tem a ver com os objectivos da reunião e a maneira como estes podem ser
concretizados. O objectivo da reunião deve ser curto, concreto e conciso. Podem ser
formulados os objectivos subsidiários, no entanto, o objectivo principal deve ser
formulado de forma curta e concisa de modo a não deixar quaisquer dúvidas.

3. Quem?

Esta é outra das questões que está subjacente aos objectivos da reunião. Nesta, deverão
ser respondidas as seguintes questões: Quem deve assistir a reunião? Será que todos os
membros da empresa precisam assistir? Quantos membros da empresa irão estar
presentes? Deverão ser convidados órgãos de comunicação social? Quais?

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4. Quando?

Esta questão tem a ver com a escolha da data para a realização da reunião. Na escolha
da data devem ser considerados três factores fundamentais a saber:

 Tempo da planificação e preparação;

 Disponibilidades; e
 Interesses da empresa.

5. Onde?

Esta questão prende-se com a escolha do local para a realização da reunião. A escolha
do local é a última questão a ser respondida, uma vez que, sem determinar o motivo, os
objectivos, os participantes e a data da realização da reunião não se pode escolher
devidamente o lugar.

3.2 Elaborar o Plano da reunião

Plano de reunião é um instrumento que ajuda a Secretária na organização de todas as

pessoas e recursos disponíveis para a realização da reunião.

3.3 Check list da reunião

 Elaborar a Convocatória da reunião;

 Reservar a sala de reuniões;
 Preparar os documentos necessários para a reunião;
 Organizar a sala determinando o lugar de cada participante;
 Confirmar as presenças dos participantes;
 Preparar o coffee-break;
 Reservar os equipamentos necessários (Projector, Laptop, Flipchart, etc);
 Preparar blocos de anotações e canetas para os participantes;

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 a, lugar e assunto
da reunião;
 Informar aos convocados dos documentos necessários para a reunião;
 Verificar a funcionalidade dos equipamentos: Ar-condicionado, projector,
laptop;
 Assegurar a existência dos consumíveis: marcadores, folhas, canetas, lápis,
borrachas, etc
 Assegurar água para os participantes em todos os lugares;
 Controlar a duração da reunião;
 Tomar notas de todas as intervenções; e
 Elaborar a Acta da reunião.

4. Vocabulário das reuniões

4.1 Mesa

É o conjunto de membros responsáveis pela organização, monitoria e gestão de uma

determinada reunião. A Mesa é normalmente composta pelo Presidente (responsável por
dirigir a reunião) e pelos Secretários (responsáveis pela organização do expediente,
arquivamento dos documentos e apontamento dos votos).

4.2 Quorum

É o conjuto de membros que a lei ou Estatuto exigem, para que a Assembleia possa
decidir e a sua votação seja feita. Sempre que não esteja presente o número legal de
elementos, a Assembleia não se pode efectivar ou as decisões nela tomadas são nulas.

4.3 Ordem de trabalhos

É o conjunto de todos assuntos indicados na convocatória e que vão ser debatidos na

reunião, ou seja, a agenda da reunião.

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4.4 Expediente

É todo o conjunto de documentos necessários para a realização da reunião. Fazem parte

também do expediente, todos documentos produzidos ao longo e no fim de uma
determinada reunião.

II. ORGANIZAÇÃO DE VIAGENS

5. Conceito de Viagem

É uma deslocação de curta ou longa duração a um determinado lugar, que pode ser
dentro do País ou fora, com objectivo de estabelecer alguma relação comercial,
parcerias, comprar produtos/serviços ou mesmo para lazer.

5.1 Check list da organização de uma viagem

 Solicitar os requisitos para visto;

 Verificar o visto e a validade do passaporte do chefe;
 Verificar a exigência de vacinas para a concessão do visto;
 Reservar o hotel e a passagem com antecedência (solicitar por escrito);
 Confirmar as condições do quarto: Televisão, Internet, Telefone, Ar-
condicionado;
 Confirmar a distância entre o hotel e o local da Conferência/Reunião;
 Reunir todos os documentos relacionados com a viagem num processo e
entregálos ao chefe;
 Confirmar a dieta do chefe junto do restaurante;
 Estabelecer contacto com a pessoa responsável pelo evento no destino
 Confirmar a hora do voo;
 Efectuar todos os pagamentos e conservar os respectivos comprovativos;

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 Organizar a pasta de viagem do chefe: cartões de visita, canetas, blocos,

agendas, laptop, carregadores do laptop e do telemóvel, cartões de crédito;
 Elaborar o roteiro da viagem: datas e horas, principais eventos da viagem,
principais atractivos, etc;
 Tirar cópias de todos os documentos da viagem e tratar do seguro da viagem;
 Solicitar o serviço de apoio à emergência;
 Verificar a temperatura do local para aconselhar o chefe na escolha do vestuário
 Confirmar se o chefe chegou e se todas as condições estão confirmadas no local
 Ter atenção ao fuso horário e se necessário acertar o relógio do chefe;
 Verificar a hora do voo. Não se pode marcar um voo que chega em cima da
hora para a reunião e a hora de volta deve ser tal que dê tempo em relação ao
fim dos compromissos do chefe;
 Ter a lista de telefones úteis à mão

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