WAKE UP MOÇAMBIQUE

Curso: Secretariado e Administração de Escritórios

Formadora: Nadia Matavele Contacto;844427804

MÓDULO I: INTRODUÇÃO AO SECRETARIADO

1. Conceito de Secretariado

O termo Secretariado é polissémico ou plurissignificativo, dado que a sua utilização

pode nos levar a várias concepções.

1.1 O termo Secretariado pode ser utilizado para designar um Curso profissional.

1.2 É o conjunto de pessoas que tem a responsabilidade de garantir a realização de

tarefas que garantam o cumprimento dos objectivos delineados a nível da gestão
máxima de uma determinada organização.

1.3 É um conjunto de tarefas, deveres e funções realizadas para garantir o

funcionamento, coordenação, organização e acessoria de um escritório e do seu chefe.

2. Conceito de Secretária

2.1 Secretária é a pessoa que minuta a correspondência, elabora as actas das reuniões,
relatórios de actividades, resolve os assuntos de direcção e orienta o escritório.

2.2 Secretária é a pessoa intermediária entre o chefe e o público interno e externo e que
tem a responsabilidade de coordenar, organizar e administrar os trabalhos de escritório e
do chefe.

3. Tipos de Secretário(a)s

Existem vários tipos de Secretárias, mas para efeitos de estudo do curso consideram-se
três principais tipos de Secretário(a)s, nomeadamente:

 Secretário(a) administrativo(a) – é a pessoa responsável pela gestão

administrativa do escritório;

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 Secretário(a) particular – é a pessoa que cuida das actividades/tarefas

particulares do seu chefe;
 Secretário(a) executivo(a) – é a pessoa responsável tanto pela gestão
administrativa da empresa, como também pelos assuntos específicos do seu
chefe.

4. Importância do(a) Secretário(a) Executivo(a)

 Fornece informações relevantes para a tomada de decisão do Director a quem se

secretaria;
 Permite que toda a informação necessária para a tomada de decisão seja filtrada,
analisada e processada, garantindo assim uma maior eficiência no seu trabalho;
 Contribui para a celeridade e produtividade do trabalho através de boa
coordenação e organização do meio laboral;
 Confere uma boa imagem à empresa e ao chefe.

5. Principais funções do(a) Secretário(a) executivo(a)

a) Intermediária: nesta função a secretária executiva é responsável pela

comunicação interna (ligação entre o seu superior e qualquer outra pessoa da
empresa) e pela comunicação externa (ligação entre a empresa e os clientes,
fornecedores, instituições privadas e oficiais, etc.);
b) Coordenativa: é responsável por coordenar todas actividades entre o Chefe e
os outros sectores da Empresa, de modo que o trabalho corra com normalidade;
c) Relações públicas: como espelho da empresa a Secretária é responsável por
transmitir uma imagem positiva para atrair os clientes; manter boas relações
com o público de forma a criar uma boa reputação; manter os funcionários
informados sobre as actividades da empresa bem como promover a aceitação
geral da organização.

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d) Administrativa: nesta função a Secretária é responsável pelas seguintes

tarefas:
 Registo de entrada e saída das correspondências;
 Redacção de documentos administrativos tais como Actas de reuniões,
Relatórios de actividades, Avisos, Comunicados e outros;
 Organização de reuniões, seminários, viagens, conferências;
 Criação e gestão dos arquivos da empresa;
 Gestão do stock de material da empresa;
 Gestão das chamadas telefónicas de entrada e de saída, etc

e) Assessoria/Conselheira: como assessora é responsável por aconselhar o seu

chefe no processo de tomada de decisões. Ele(a) auxilia o chefe ao tomar
qualquer decisão que seja relevante para o bom desempenho da empresa.

6. Conceito de Empresa

Empresa é um conjunto de meios materiais, financeiros e humanos que são articulados

em conjunto com objectivo de satisfazer as necessidades da sociedade na qual está
inserida.

6.1 Finalidades das Empresas

Sociais

1. Satisfação das necessidades dos colaboradores: A empresa deve promover a

segurança, entendendo-se por segurança a estabilidade e tranquilidade de espírito, as
vantagens financeiras, a dignidade, o prestígio, a assistência, etc.

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2. Satisfação das necessidades dos clientes e consumidores: A empresa deve possuir

bens e serviços indispensáveis à satisfação das necessidades dos clientes e
consumidores, tendo sempre em conta ‘’o rendimento e a produtividade’’;

3. Satisfação das aspirações dos gestores: À empresa compete também contribuir, por
todos os meios ao seu alcance (financeiros, promocionais, sociais e profissionais), para
assegurar o ‘’êxito’’ dos seus gestores.

4. Acção social: A empresa deve reconhecer a importância social do trabalho.

Organizar o trabalho em condições dignificantes que respeitem as regras de higiene e
segurança, dar descanso semanal, assistência em situação de doença, dar direito à
segurança social, estabelecer uma permanente actualização;

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