WAKE UP MOÇAMBIQUE

Curso: Secretariado e Administração de Escritórios

Formadora: Nadia Matavele Contacto;844427804

MÓDULO I: INTRODUÇÃO AO SECRETARIADO

Finalidades das Empresas (Continuação)

Económicas

1. Continuidade: A continuidade de uma empresa, nos tempos modernos, está

directamente ligada a uma eficiente gestão da mesma. Continuidade pressupõe
estabilidade, e esta só é plenamente conseguida se os que a gerem tiverem na primeira
linha das preocupações a tomada de medidas tendentes a uma salutar vida económica-
financeira e um relacionamento humano forte, que tenha por base a competência, a
honestidade e o respeito mútuo.

2. Rentabilidade: A rentabilidade de uma empresa é outro dos objectivos que a gerem e

está directamente ligada aos seus lucros. Para que se considere boa, terá de atingir, no
mínimo as taxas correntes do Mercado para os capitais investidos.

3. Crescimento das vendas e lucros : Ao acréscimo das vendas está normalmente

ligado o aumento dos lucros da empresa, o que, como estudamos anteriormente, tem
influência directa na determinação da taxa de rentabilidade da empresa.

6.2 Classificação das Empresas

As empresas podem ser classificadas, considerando 3 critérios fundamentais,

designadamente:

6.2.1 Quanto ao Sector económico

 Sector primário: fazem parte deste sector, todas empresas ligadas a

Agricultura, pesca, criação de gado e extracção mineira;

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 Sector secundário: fazem parte deste sector, todas empresas ligadas a

indústrias de transformação, bem como à construção de estradas e pontes
(empresas da área de construção civil);
 Sector terciário: fazem parte deste sector, todas empresas ligadas ao comércio
e à prestação de serviços.

6.2.2 Quanto à Natureza do Proprietário

 Instituições Públicas: são aquelas cuja criação e gestão pertencem totalmente

ao Estado;
 Empresas Privadas: são aquelas cuja criação e gestão pertencem totalmente
aos particulares;
 Empresas Públicas: são aquelas cuja criação e gestão pertencem
simultaneamente ao Estado e particulares;
 Cooperativas: são associações com objectivo de assegurar aos sócios
vantagens económicas e sociais, pela não existência de intermediários,
fornecendo-lhes produtos e serviços a preços mais reduzidos.

6.2.3 Quanto à Dimensão

 Pequenas empresas: são aquelas que tem de 1 a 10 trabalhadores;

 Médias empresas: são aquelas que tem de 11 a 100 trabalhadores;
 Grandes empresas: são aquelas que tem mais de 100 trabalhadores;
 Empresas Multinacionais: São empresas de grande dimensão apoiadas em
consórcios económicos poderosos, formados com capitais de diferentes
proveniências. Operam nos países onde as suas prospecções de Mercado
admitem boas taxas de rentabilidade, por motivos que tanto podem estar ligados
à fácil contratação de mão-de-obra, boa e barata, como à facilidade de obter as
matérias-primas a baixo preço, tornando o produto final altamente competitivo
nos mercados onde operam.

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7. Relacionamento profissional do(a) Secretário(o) com o Chefe

O chefe é a figura central de um escritório ou empresa, pois ele comanda os trabalhos,

determinando os objectivos a serem atingidos pelo grupo e compete o(a) secretário(a)
assessorá-lo no processo de tomada de decisão.

Neste processo, existe uma relação próxima entre ambos, que deve ser extremamente
cuidadosa, para não comprometer o trabalho diário entre os dois.

O relacionamento entre o(a) secretário e o chefe é fundamental para o desenvolvimento

eficiente do trabalho, pois, é através desta interacção que são desenhadas estratégias e
planos para o alcance dos objectivos da empresa. Deste modo, este relacionamento entre
os dois deve ser o mais profissional possível, para não comprometer os objectivos da
empresa.

7.1 Principais momentos do relacionamento profissional do(a) Secretário(o) com o

Chefe

7.1.1 Despacho com o Chefe

É o primeiro momento do dia laboral, onde o chefe actualiza o(a) secret’ario(a) das
actividades do dia.

Repressenta o momento em que existe uma união de coordenação do trabalho, período

onde o chefe informa o(a) secret’ario(a) sobre a sua agenda e são esclarecidas as
dúvidas do(a) secretário(a).

No despacho, o(a) secretário(a) entra em contacto directo com o seu superior para a
busca de informações, instruções e orientações. Em suma, é o momento onde são
traçadas as estratégias de trabalho, onde o chefe fala e o(a) secretário(a) toma nota para
não falhar nada.
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7.1.2 Expediente para o Despacho

É o momento em que o(a) secretário(a) remete os documentos recebidos como a enviar

ao chefe para averiguar e tomar decisões para a empresa. É importante que o(a)
secretário(a) tenha algumas informações superficiais ou mesmo profundas sobre os
documentos que remete ao seu chefe, de tal forma, que se faça uma melhor gestão de
tempo. Se a correspondência enviada for confidencial o(a) secretário(a) não deverá abri-
la, devendo remetê-lo da mesma forma que recebeu.

7.2 Cuidados que o(a) Secretário(a) deve ter no relacionamento profissional com o
Chefe

 Conhecer os anseios e preferências do chefe;

 Procurar explorar ao máximo aquilo que o seu chefe gosta de modo a saber
posicionar-se;
 Utilizar sempre a 3ª pessoa na comunicação com o chefe: Ex: Sr. Director, Sr.
Cossa, Doutor Mate, e repita por várias vezes esta forma de tratamento durante
a comunicação;
 Dizer sempre ao chefe que não percebeu bem, ao invés de “o chefe não explicou
bem” ou “não foi isso que o chefe disse”;
 Nunca desafiar a autoridade do chefe, mesmo quando ele esteja claramente
errado. Encontre sempre uma forma subtil de o chamar atenção. Diga sempre
primeiro algo de positivo e depois apresente a sua opinião sobre algo que não
concorde;
 Nunca contrariá-lo em público ou na presença dos outros funcionários;
 Perceber se o chefe gosta de mensagens escritas ou faladas;
 Deve bater a porta do chefe antes de entrar
 Não deve perguntar sobre questões pessoais da vida do chefe;

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 Nãoa deve esticar a mão para cumprimentar o chefe, muito menos dar
beijinhos;
 Deve sempre levantar-se para cumprimentar o seu chefe;
 Evite colocar excessivamente fotografias familiares no seu ambiente de
trabalho;
 Evite usar roupas que desenhem exageradamente o seu corpo
 Nunca fornecer detalhes exagerados sobre o seu chefe aos clientes,
fornecedores e outros visitantes da empresa
 Sirva água numa bandeja e não deve encher o copo
 Sirva o café pelo lado direito do chefe, acompanhado por um copo de água e
acrescente sempre o guardanapo;
 Não se curve para apanhar qualquer objecto. É sempre melhor baixar-se,
dobrando os joelhos
 Evite insinuar-se e seduzir o seu chefe.

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