Assistente Administrativo

Secretário Executivo
ALUNO:_____________________________________________________________
CURSO:_____________________________________________________________
TURMA:________________ HORÁRIO: ___________________________________
PROFESSOR (A):______________________________________________________
Sumário
MÓDULO: ASSISTENTE ADMINISTRATIVO ................................................................................... 1
Introdução ..................................................................................................................................... 1
O que é empregabilidade? ........................................................................................................ 1
O Papel do Empreendedor ............................................................................................................ 2
ESTABELECIMENTO DE METAS .................................................................................................. 3
Contato pessoal ......................................................................................................................... 4
Relacionamento Interpessoal no Trabalho ................................................................................... 5
O Fator Humano nas Organizações ........................................................................................... 5
PERFIL PROFISSIONAL.................................................................................................................... 8
Atuais exigências do mercado de trabalho ................................................................................ 8
ÉTICA PROFISSIONAL ................................................................................................................... 12
ÉTICA PROFISSIONAL: os valores sociais de seu comportamento ........................................... 12
Departamento Pessoal ................................................................................................................ 13
Diversos Tipos de Documentos ................................................................................................... 15
Técnicas de Arquivo .................................................................................................................... 17
Conceitos Fundamentais da Área de Arquivologia .................................................................. 17
O Documento e o seu Processo de Entrada, Tramitação e Arquivamento na Empresa: ......... 19
Módulo: SECRETÁRIO EXECUTIVO ............................................................................................. 22
Introdução ................................................................................................................................... 22
QUAL O PAPEL QUE A SECRETÁRIA EXERCE? .............................................................................. 23
ALGUMAS NORMAS IMPORTANTES............................................................................................ 32
CARTA DE COBRANÇA ............................................................................................................. 38
REDAÇÃO TÉCNICA ...................................................................................................................... 39
A ORGANIZAÇÃO DA AGENDA .................................................................................................... 45
A ORGANIZAÇÃO DE REUNIÕES .................................................................................................. 46
TÉCNICAS COMERCIAIS ............................................................................................................... 47
Bibliografia/Links Recomendados ............................................................................................... 53
MÓDULO: ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Introdução
O que é empregabilidade?

O termo surgiu na última década e pode ser definido como a qualidade que
possui a pessoa que está adequada com as exigências do mercado de trabalho. Em outras
palavras, quanto mais suas habilidades se aproximarem do perfil profissional exigido
pelos novos tempos, maiores serão as chances no mercado de trabalho; ou seja, maior
será sua empregabilidade.
A tendência deste início de século não é ter mais um emprego para toda vida,
mas sim, se tornar empregável para toda vida. Toda pessoa deve concentrar-se no
constante desenvolvimento de suas habilidades, administrar sua carreira para tornar-se
empregável.
Baixar a guarda em empregabilidade é simplesmente ficar parado. Aliás, ficar
parado é o mesmo que andar para trás. Você abaixa a guarda em termos de
empregabilidade quando:
• Para de estudar;
• Para de se atualizar, isto é, não lê, não vê TV, não vai ao teatro, não navega na
Internet, não vai a associações de classe, não conversa com colegas;
• Acha que está bem instalado e se acomoda no lugar;
• Para de ler anúncios de emprego perdendo interesse por eles;
• Fecha-se deixando de conhecer novas pessoas, convivendo sempre com as
mesmas pessoas;
• Acha que salário, mesada do pai ou poupança vão durar para sempre;
• Você começa a se perceber repetindo sempre as mesmas coisas sentindo um
vazio existencial interno;
• Fica adiando para o ano seguinte projetos antigos.
Preparar-se para o mercado de trabalho não é tarefa fácil pois exige esforço no
sentido de manter uma organização, atualização e em especial, não se deixar abater.
Como já falamos não baixar a guarda!
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O Papel do Empreendedor
A tarefa de transformar potencial mercadológico e números em negócios é de
inteira responsabilidade do empreendedor. Uma empresa não nasce da geração
espontânea: é preciso um ato criador de alguém que é capaz de observar, analisar e
formular um organismo que dê conta de gerar bens que possam produzir sentimento de
satisfação, conforto e bem-estar nas pessoas ou em grupos de pessoas que venham a
consumir estes bens. Uma empresa é um organismo vivo, dinâmico e obrigatoriamente
adaptativo, para ser saudável do ponto de vista econômico, financeiro e social. Os
números de uma empresa são sempre a tradução de comportamentos de pessoas,
especialmente, daquelas que a criaram e/ou que estão à sua frente.
É preciso enfatizar que a técnica, por si só, não assegura o sucesso do
empreendimento. Ele é produto da competência com que o empreendedor a escolhe,
usa e ajusta em busca da concretização de sua meta e de seu projeto.
O comportamento empreendedor tem sido alvo de pesquisas sistemáticas que,
essencialmente, têm resultado em um conjunto de características que, de maneira
sintética, estão apresentadas abaixo:
• Busca de Oportunidades e Iniciativa - Ter a capacidade de criar novas
oportunidades de negócios, desenvolver novos produtos e serviços, propor
soluções inovadoras.
• Persistência - Enfrentar os obstáculos decididamente, buscando,
ininterruptamente, o sucesso, mantendo ou mudando as estratégias, de acordo
com as situações.
• Correr Riscos Calculados - Dispor-se a assumir desafios ou riscos moderados e
responder pessoalmente por eles.
• Exigência de Qualidade e Eficiência - Decidir que fará sempre mais e melhor,
buscando satisfazer ou superar as expectativas de prazos e padrões de qualidade.
• Comprometimento - Fazer sacrifícios pessoais, despender esforços extras para
completar uma tarefa; colaborar com os subordinados e, até mesmo, assumir o
lugar deles para terminar um trabalho; esmerar-se para manter os clientes
satisfeitos e colocar boa vontade a longo prazo acima de lucro a curto prazo.
• Busca de Informações - Interessar-se, pessoalmente, por obter informações sobre
clientes, fornecedores ou concorrentes; investigar, pessoalmente, como fabricar
um produto ou prestar um serviço; consultar especialistas para obter assessoria
técnica ou comercial.
• Estabelecimento de Metas - Assumir metas e objetivos que representem desafios
e tenham significado pessoal; definir com clareza, objetividade - de forma
específica e mensurável - as metas de curto prazo e longo prazo.
• Planejamento e Monitoramento. Sistemáticos - Planejar, dividindo tarefas de
grande porte em subtarefas com prazos definidos; revisar constantemente seus
planos, considerando resultados obtidos e mudanças circunstanciais; manter
registros financeiros e utilizá-los para tomar decisões.
• Persuasão e Rede de Contatos - Utilizar-se de estratégias para influenciar ou
persuadir os outros; utilizar pessoas chave como agentes para atingir seus
objetivos, desenvolver e manter relações comerciais.
• Independência e Autoconfiança - Buscar autonomia; manter seus pontos de vista,
mesmo diante da oposição ou de resultados desanimadores; expressar confiança
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na sua própria capacidade de complementar tarefa difícil ou de enfrentar

desafios.

O comportamento empreendedor estará presente em todas as nossas ações,

sejam elas pessoais, familiares e profissionais. Nossas características pessoais sempre
marcam o estilo com que realizamos as coisas em nossa vida.
Cabe, a cada um de nós, descobrir quais destas características são pontos fortes
nossos e, depois, utilizá-las em tudo o que fizermos. É importante também, reconhecer
e refletir a respeito de nossos pontos fracos e desenvolver características que não temos.
A relevância das características empreendedoras varia de acordo com as circunstâncias
e os problemas com as quais o empreendedor está envolvido.
Quatro são as características consideradas mobilizadoras:
• Estabelecimento de metas
• Planejamento e monitoramento sistemático
• Persistência / Comprometimento

ESTABELECIMENTO DE METAS

As metas funcionam como um potente motor; são capazes de impulsionar a

empresa e as pessoas que nela trabalham. Sem sua força orientadora, dificilmente nos
moveremos na direção certa.
Uma empresa que acredita ter, como única meta, o lucro, descobrirá, mais
adiante, que também possui responsabilidade em relação aos sócios, à comunidade, aos
funcionários, além de compromisso com o seu próprio desempenho. A busca de uma
meta desfocada, mal definida, pode ser frustrante para uma organização.
Ao definir as metas gerais da empresa, é desaconselhável que sejam muito
específicas. A limitação destas metas gerais pode desviar o foco de atenção da empresa,
tornando-a desatenta aos impedimentos e ameaças, bem como às oportunidades de
lucro.
Ao lado das metas gerais, porém, a empresa deve definir, também, metas
específicas. Quanto mais específica a meta, mais fácil fazê-la compreendida junto às
pessoas comprometidas com o sucesso da empresa. Da mesma forma, claros tornar-se-
ão os critérios de avaliação do desempenho organizacional.
Em resumo, a empresa deve trabalhar não apenas em função de metas globais,
que retratem o compromisso institucional da organização, mas também fazer-se orientar
por metas inerentes ao âmbito operacional. Ao contrário das metas gerais, as metas
operacionais têm, como características, a temporal idade, a revisão periódica, a
adaptabilidade às frenéticas contingências mercadológicas, a especificidade dos detalhes
como prazos, níveis de excelência, índices de produtividade e de qualidade, diminuição
de custos, crescimento de vendas etc.
Para estabelecimento de metas, pode ser utilizada uma lista de checagem.
As iniciais desta lista formam a palavra "ESPERTO".
• Específicas
A meta bem especificada, com clareza e concisão, permite que saibamos o que
exatamente desejamos, por exemplo, comprar um Gol 1.000, cor vermelha,
bancos da cor cinza, zero Km, com direção hidráulica.
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• Significado pessoal
A meta deve ser importante para quem a elabora, ou seja, ter significado pessoal.
• Provocante
A meta deve representar um desafio. Ela deve estimular a superação de limites e,
quando alcançada, gerar satisfação.
• Executável
A meta deve ser realizável. Deve-se fazer a análise prévia das possibilidades de
concretização.
• Realista
Ao elaborar uma meta, é necessário analisar os recursos disponíveis no momento
e prever as necessidades futuras. Avaliar a capacidade de mobilizar os meios
necessários é fundamental.
• Tempo final A meta precisa de ter prazo definido para sua realização.
• Observável
A meta deve ser formulada numericamente, para possibilitar a avaliação futura
dos resultados. Deve ser visível e mensurável.

Contato pessoal

Todo ser humano em qualquer lugar do mundo e em tudo que ele for fazer terá
que ter um contado pessoal. Mas para que este contato ocorra o ser humano deve estar
em comum arbítrio consigo mesmo e com o outro.
Para ocorrer este contato o ser humano necessita de certos cuidados consigo mesmo,
como a higiene e qualidade de vida.
1. Higiene significa; “sistema de princípios e regras para evitar doenças e conservar
a saúde.” Estes tipos de higiene podem ser classificados como:
a. Higiene Pessoal – compreende os cuidados de asseio corporal, do modo de se
vestir e de viver.
b. Higiene da sua casa e ambiente de trabalho – assim como no lar, a higiene no
ambiente de trabalho é de fundamental importância. A desordem nos materiais
pode desde obstruir a circulação até ocasionar uma queda. Já que a sujeira pode
expor o profissional aos agentes biológicos (bactérias, ácaros, fungos) que podem
provocar inúmeras doenças.
c. Higiene dos equipamentos – luvas sapatos e botas devem ter seu uso individual,
ferramentas devem ser mantidas limpas.

2. Qualidades de vida:
a. Qualidade de vida envolve a mobilização das pessoas, com relação a atitudes e
valores, com o objetivo de estimular o desenvolvimento de sua personalidade, de
seu corpo, de sua identidade social e de atitudes coerentes com estes valores.
Além disso, as reflexões sobre o sentido da existência, o significado dos nossos
atos.
b. Os papeis sociais e, em especial, os papeis profissionais constituem-se a partir das
interações sociais presentes no ambiente de trabalho, considerando-se os níveis
hierárquicos e os sistemas de comunicação que os influenciam.
c. Necessidades físicas: precisamos de comida, roupas, moradia, saúde e dinheiro.
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d. Necessidades sociais: precisamos amar e ser amado, sentir que fazemos parte de
um grupo maior e nos associar a outros.
e. Necessidades mentais: Precisamos desenvolver nossas habilidades e crescer.
f. Necessidades espirituais: precisamos sentir que temos uma meta na vida, que
existe um significado na vida e que estamos contribuindo de alguma forma para
isso.
g. Em suma: precisamos viver, amar, aprender, e deixar um legado.

Concilie sua vida profissional com a pessoal e familiar. O sucesso profissional não
é o único critério da felicidade humana. O profissional verdadeiramente bem sucedido
também é o nas esferas da vida. Não descuide da convivência com seus familiares.
Cultive seus verdadeiros amigos, que serão suas ancoras afetivas no momento de
sobreviver à solidão inerente ao poder organizacional. Invista na excelência de sua saúde
física e mental e emocional. Lembre-se, seu corpo é seu templo. Por último, não relegue
o segundo plano o exercício da sua cidadania.

Relacionamento Interpessoal no Trabalho

O Fator Humano nas Organizações

Relacionamento Interpessoal significa relacionamento entre pessoas, englobando

todos os tipos de relacionamento entre os seres humanos. Desde o seu nascimento, todo
ser humano passa a pertencer a uma família, já se envolve em seus primeiros
relacionamentos interpessoais.
Ao chegar à fase adulta, o indivíduo terá estabelecido milhares de vínculos nas
suas relações, participando de grupos sociais, relacionamentos afetivos e profissionais.
Todos esses relacionamentos apresentam uma característica em comum: a comunicação.
Podemos dizer que o homem não vive sozinho. O desenvolvimento da sociedade tornou
as pessoas cada dia mais dependentes de seu grupo. Isto também acontece no trabalho.
A dimensão do trabalho na vida do homem é muito extensa. Há autores que afirmam que
o homem vive:
a. No trabalho, pois tudo o que está a sua volta é fruto do trabalho, seu ou de outro
indivíduo;
b. Do trabalho, pois é dele que se conseguem os recursos necessários para a
sobrevivência;
c. Para o trabalho, pois nele pode realizar-se enquanto homem, sentindo-se útil,
responsável, produtivo e reconhecido.

A Natureza da Comunicação Interpessoal

a. Comunicação: É o processo que consiste em transmitir e receber mensagens com
finalidade de afetar o comportamento das pessoas.
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b. Processo de Comunicação: Se as pessoas descobrirem como agem e tentarem

descobrir maneiras para compensar tais comportamentos, isso os ajudará com
mais eficiência no relacionamento interpessoal.

Entendendo o Processo de Comunicação

a. Por meio de comunicação expressamos pensamentos, experiências e emoções;
b. A comunicação é o processo de transmitir e receber mensagens;
c. Para que a comunicação se realize, são necessários um emissor e um receptor;
d. A comunicação ocorre de duas maneiras: Verbal e não-verbal.

A comunicação Verbal

É fundamental nos relacionamentos interpessoais, além de ser a mais utilizada.

Ocorre por meio de conversas, livros, jornais, rádio, TV, cartas, relatórios, entre outros.
Exige cuidado e preparo, tanto da parte de quem a origina como a de quem a recebe. É
necessário passar ideias com clareza, mas a comunicação nem sempre consegue atingir
o objetivo de passar uma mensagem clara.

A Comunicação Não-Verbal
Nesse tipo de comunicação, o emissor está transmitindo mensagem com expressões
faciais ou corporais e ainda por meio de gestos. Sem que se perceba, frequentemente se
está transmitindo mensagens. O comportamento inadequado de um condutor no
trânsito gera “mensagens” negativas que permitem aos outros analisar o seu perfil.
Exemplos de comunicação não verbal no trânsito:
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Problemas de Comunicação

As causas principais das falhas de comunicação ou ainda pela própria mensagem.

a. Dificuldade de expressão
b. Escolha inadequada do receptor
c. Escolha inadequada do meio
d. Falhas na mensagem
e. Diferenças de percepção

Condições para uma BOA Comunicação

a. Falar com clareza e precisão
b. Ter objetividade
c. Tom de voz moderado
d. Saber ouvir
e. Respeitar
f. Ter boa vontade, ser receptivo.

Aprendendo a Administrar Relacionamentos

Além de uma comunicação eficiente, os indivíduos que possuem um bom relacionamento

interpessoal têm características especiais:

RESPEITO
FLEXIBILIDADE
BOM SENSO
HUMANIDADE
PACIÊNCIA
EQUILÍBRIO
EMPATIA
RECEPTIVIDADE
IGUALDADE
PERSISTÊNCIA
EDUCAÇÃO

Melhorando os Relacionamentos

Um aperto de mão, um sorriso ou um simples olhar de uma pessoa influencia

nossos pensamentos e sentimentos.
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Estamos nos relacionando com as outras pessoas todo o tempo. Uma das
principais características do ser humano é que ele interage com o seu meio e, ao mesmo
tempo, sofre influências dele.
O relacionamento interpessoal é uma troca, entre duas ou mais pessoas.
Podemos também, a partir da nossa observação sobre uma pessoa, transferir a ideia que
formamos para todo o grupo a que ela pertença. Vejamos um exemplo: se você tem uma
experiência desagradável com uma pessoa estrangeira, isso não significa que todos os
estrangeiros vão agir da mesma forma.
Isso acontece quando pessoas ou grupos são rotulados. Por exemplo: Todos os
adolescentes são preguiçosos. Essa afirmativa é um preconceito, porque nem todos os
adolescentes são preguiçosos.
Por isso esteja atento ao comportamento do outro como um todo, procurando
conhecer a pessoa como ela é. Assim, fica mais fácil o relacionamento com as pessoas.

RELAÇÕES HUMANAS

As seis palavras mais importantes:

ADMITO QUE O ERRO FOI MEU,
As Cinco Palavras Mais Importantes:
VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO
As quatro palavras mais importantes:
QUAL A SUA OPINIÃO;
As três palavras mais importante:
FAÇA O FAVOR;
As duas mais importantes:
MUITO OBRIGADO;
A palavra mais importante:
Nós;
A palavra menos importante:
EU.

PERFIL PROFISSIONAL
Atuais exigências do mercado de trabalho

Muito mais que habilidades técnicas, o mercado de trabalho atual exige das
pessoas habilidades relacionadas à personalidade e ao comportamento de cada um. Isso
significa que, além do trabalhador saber como desempenhar bem uma profissão, utilizar
corretamente os meios e ferramentas de seu trabalho, ele deve possuir algumas
habilidades que determinam sua conduta social. O trabalhador deve ter habilidades para
trabalhar em equipe, cooperar com o próximo, ter ideias criativas no desempenho das
atividades e soluções de problemas, saber resolver conflitos em seu ambiente de
trabalho, motivar sua equipe e ainda, ter vontade e curiosidade de pesquisar e querer
aprender mais e mais sobre seu trabalho e sobre o mundo em geral.
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ENTREVISTA DE SELEÇÃO: a um passo do emprego

Na busca por trabalho, não importa se você é candidato ao primeiro emprego ou

se tem 20 anos de experiência, terá de encarar um mercado exigente e competitivo. Para
aumentar suas chances de conseguir a vaga é necessário ter bom senso desde o primeiro
contato com a empresa a qual você irá se candidatar, a maneira de vestir, os gestos, além
de apresentar um currículo turbinado de acordo com as aptidões que você possui.
A entrevista de seleção não é o momento mais importante da seleção, mas tenha certeza,
na maioria das vezes é decisiva para a contratação. Esta é a sua grande chance.
Vamos então nos preparar para a entrevista? Apresentaremos alguns passos para
que você seja bem sucedido.

Primeiro Contato
Quando a empresa entrar em contato com você, provavelmente é porque já leu
seu currículo e considerou que suas habilidades são adequadas para preenchimento da
vaga. Este contato pode ser feito por telegrama, por telefone ou por outra forma adotada
pela empresa. A mais comum é por telefone, portanto alguns cuidados nesta hora são
importantes:
a. Seja simpático quando marcarem a entrevista e esteja disponível para qualquer
hora ou momento. Lembre-se que seu objetivo é conseguir a vaga, portanto neste
momento a prioridade é esta;
b. Não faça perguntas sobre a vaga, este assunto é para o momento da entrevista;
c. Não esqueça de agradecer e confirmar sua presença com voz firme e positiva.

DICAS PARA UM CURRÍCULO COMPETITIVO

Elaborando o Currículo

Qual o significado da palavra currículo?

Segundo o dicionário Aurélio, a palavra currículo vem do latim "Curriculum Vitae",
que quer dizer "Carreira da Vida".

Para que serve o currículo?

O currículo é um documento que resume a sua trajetória profissional, sua
formação escolar, as principais atividades e funções exercidas, cursos e estágios, além de
dados pessoais como endereço, telefone e data de nascimento.
Quem busca uma vaga no mercado de trabalho precisa preparar um currículo
eficiente, portanto, você deve ter todo o cuidado ao prepará-lo, pois um currículo mal
elaborado pode desqualificar um candidato. Já o currículo bem feito facilita o ingresso no
mercado de trabalho.

Objetividade
O currículo não deve ser longo, portanto, não ultrapasse duas páginas. Só faça
uma terceira página se sua experiência for realmente longa. Caso contrário, o profissional
responsável pela seleção de pessoal na empresa poderá considerá-lo pouco prático e
pode perder o interesse em lê-lo.
Dados como RG, CPF e Carteira de Trabalho não devem ser colocados.
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Posteriormente, se forem necessários, a empresa solicitará.

Efeitos Especiais
O currículo deve ser discreto e agradável para a leitura. Não enfeite com vários
tipos de letras e desenhos. Caso queira destacar alguma informação importante, use o
recurso "Negrito". Utilize uma letra padrão e imprima em uma impressora de qualidade
em papel branco.
Cursos
Não é preciso relacionar todos os cursos realizados. Lembre-se que o selecionador
tem muitos currículos para analisar. Relacione somente os mais importantes (iniciando
pelo mais recente) e que sejam afins ao cargo que você está pleiteando.

Experiência
Inicie pela experiência mais recente (último emprego). Se você tem uma lista
extensa de empregos anteriores selecione somente os 05 últimos. Especifique a empresa,
o cargo exercido, o tempo de trabalho e, resumidamente, as atividades desenvolvidas.

Primeiro Emprego

Se você ainda não tem experiência profissional, ressalte em seu currículo a sua
formação escolar e cursos realizados. Mencione também suas habilidades mais
relevantes.

Fotografia
Não anexe fotografia, a não ser que seja solicitado. Neste caso, utilize uma
fotografia recente e de boa qualidade.

MODELO DE APRESENTAÇÃO • DADOS PESSOAIS

• Nome
• Idade
• Endereço
• Telefone
• e-mail
• OBJETIVO - Área que pretende atuar
• ESCOLARIDADE - indicar o curso, instituição e período.
• CURSOS - indicar cursos diversos como: línguas, informática. Não esquecer de
indicar a carga horária do curso
• EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL - locais, tempo de trabalho, cargo exercido, e as
principais atividades desenvolvidas.

O CURRÍCULO NÃO DEVERÁ CONTER CAPA.

Todos os dados informados no seu currículo devem ser precisos e verdadeiros.

Ao procurar emprego você tem algumas opções como:

a. verificar anúncios em jornais;
b. verificar sites de recrutamento na internet;
c. contatar agências ou consultorias de recrutamento;
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d. contatar bolsas de empregos em sindicatos;

e. procurar bolsas de empregos em órgãos e Secretarias do Trabalho.
f. O seu currículo poderá ser enviado via internet, por e-mail (correio eletrônico),
pelo correio convencional, ou entregue pessoalmente.
g. É importante fazer uma revisão antes da entrega ou remessa do currículo.

Envio via Internet

Atualmente a internet é um meio de seleção de pessoal cada vez mais utilizado.
Para utilização da internet você deverá disponibilizar seu currículo em uma homepage ou
site/blog (página da internet).

Correio convencional
Envie somente original em envelope grande sem dobrar o currículo. Cópias
prejudicam a aparência do seu currículo, causando impressão de desorganização ao
selecionador de pessoal.

Pessoalmente
Oriente-se na recepção ou portaria da empresa sobre como proceder para a
entrega do currículo.
Caso você seja encaminhado a algum setor da empresa, lembre-se que neste
momento você já está sendo avaliado, portanto, atente-se para a boa educação e
imagem que irá transmitir.

Apresentação e Postura na Entrevista de Seleção.

O que é a entrevista de seleção?
A entrevista é um Instrumento de seleção de pessoal. Na entrevista o
selecionador busca obter fatos relacionados ao histórico profissional e confirmar as
informações citadas no currículo.
A entrevista também permite ao selecionador de pessoal avaliar a aparência,
postura, e a qualidade da fluência verbal do candidato. E possibilita ao candidato expor
suas qualificações pessoais e profissionais.
• Confirme data, horário, endereço e nome do entrevistador.
• Chegue no mínimo 10 minutos antes do horário marcado.
• Use roupas sóbrias e discretas. Exclua jeans, bermudas, roupas curtas e com
decotes.
• Não use tênis. Os sapatos deverão estar limpos e engraxados.
• Mãos e cabelos devem estar bem cuidados.
• Não exagere na maquiagem e no perfume.
• Não fume ou mastigue chiclete durante a entrevista.
• Quando for marcada a entrevista procure conhecer mais sobre a empresa.
• Desta forma você demonstrará interesse no cargo.
• Seja ético, não comentando fatos negativos de outra empresa ou pessoas.
• Se a entrevista for coletiva, aguarde a sua vez de falar.
• Fale com clareza e naturalidade. Tenha cuidado com a gramática, evite gírias e
vícios de linguagem.
• Caso você não tenha experiência profissional, fale das suas habilidades,
dedicação, disposição e comprometimento com o trabalho.
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• Evite assuntos polêmicos como política, futebol e religião. Seja objetivo, mas evite
respostas como "sim" e "não". Desenvolva um raciocínio completo, sem se
estender demais.
• Lembre-se de desligar o celular.
• Não minta em relação ao seu currículo, pois suas informações serão verificadas.
• No momento da entrevista, aposte na sinceridade, afinal é aí que começam suas
chances de aprovação.

EXCESSO DE TIMIDEZ PREJUDICA CARREIRA

Veja se você é acanhado:

Sintomas de timidez
Gagueira.
Tremedeira.
Sudorese.
Ansiedade.
Brancos.
Dificuldade de falar em público.
Dificuldade de ouvir.
Problemas de relacionamento com outras pessoas.
Quando conversa, não olha para os olhos do interlocutor.

Possíveis causas
1. Experiências mal sucedidas.
2. Educação excessivamente repressora ou liberal.
3. Falta de experiência na função ou no trabalho.
4. Desconhecimento das próprias qualidades e habilidades profissionais.

O que é ideal
1. Ter habilidade se fazer entender e ouvir as outras pessoas.
2. Saber falar em público, sem fugir do microfone.
3. Manter a tenção em uma apresentação, com bom humor e raciocínio.

ÉTICA PROFISSIONAL
ÉTICA PROFISSIONAL: os valores sociais de seu comportamento

Qual o significado da palavra ética?

A palavra ética se deriva do termo grego "ethos" que significa originalmente
"morada", lugar onde se sente acolhido e abrigado. O segundo sentido é costume, modo
ou estilo habitual de ser.

Como a ética deve ser entendida?

Deve ser entendida como um conjunto de princípios básicos que visam disciplinar
e regular os costumes, a moral e a conduta das pessoas.
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O que é ética profissional?

É o conjunto de princípios morais que se deve seguir no exercício de uma profissão.

Quais são os elementos da ética?

Sigilo
É a capacidade de guardar informações importantes, sejam pessoais e/ou profissionais.
Mantenha discrição sempre em relação a assuntos que não lhe dizem respeito, não
fazendo perguntas e comentários desnecessários.

Confidencialidade
É a capacidade de identificar informações sigilosas e mantê-las em segredo para o bem
comum do trabalho e da organização.

Honestidade
É a capacidade de mostrar a sinceridade, a confiança e a decência. É ter responsabilidade.
Por exemplo, não tomar posse de objetos que pertencem a outros colegas e/ou à
empresa e não se ausentar no horário de trabalho.

Departamento Pessoal
Há 58 anos, nenhum direito era assegurado ao trabalhador brasileiro.
O trabalho era considerado mercadoria, sujeito à lei da oferta e da procura, e
regulamentado apenas por 11 artigos do código civil sobre a locação de serviços.
A partir de 1.° de maio de 1943 o presidente Getúlio Vargas, através do decreto-
lei 5452 aprova a C.L.T. (Consolidação das Leis do Trabalho).
DIREITO: A ciência disciplinadora das relações dos homens entre si, dos homens e
as empresas, dos homens e o Estado e das Empresas e o Estado.
DIREITO TRABALHISTA: Um dos ramos dessa ciência, o conjunto de normas que
assegura a proteção do trabalhador e regulam as relações de trabalho e seus sujeitos:

EMPREGADO E EMPREGADOR.

EMPREGADOR: Segundo o artigo 2.° da C.L.T., a empresa individual ou coletiva que

assumindo os riscos de atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação
pessoal de serviços.
Segundo ainda o parágrafo 1.° do mesmo artigo, a eles são equiparados os
profissionais liberais, as instituições sem fins lucrativos, que admitirem trabalhadores
como empregados.

EMPREGADO: Artigo 3.° da C.L.T., a pessoa física que prestar Serviços de natureza não
eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário.

Como todos os ramos de Direito, o Direito Trabalhista nos concede DIREITOS e

cria OBRIGAÇÕES.
Quando trabalhamos para uma empresa qualquer, temos a obrigação de prestar
serviços e, contra partida, adquirimos respeito de receber um salário pela prestação de
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tal serviço. Assim o empregador, ao admiti-lo, tem o direito de dar-lhe a perfeita

execução de suas tarefas e obrigação de pagar-lhe o salário convencionado.
Este conjunto de direitos e obrigações origina uma relação de emprego, que se
denomina CONTRATO DE TRABALHO, que como todos os demais contratos, não pode ser
firmada por uma só parte, e sempre, no mínimo, as partes interessadas no caso do
contrato de trabalho, o EMPREGADO e EMPREGADOR.
O que regula os contratos de trabalho é a C.L.T., e nela estão as leis trabalhistas.

Documentos para Admissão

Segue abaixo relação de documentação exigida do candidato para que se proceda

corretamente com seu registro:
1. CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social)
2. RG (Cédula de Identidade)
3. Título de Eleitor
4. Certificado de Reservista
5. CPF (Cadastro de Pessoa Física)
6. Fotografias
7. Certidão de Casamento
8. Certidão de Nascimento
9. Certidão de Nascimento de filhos e filhas até 21 anos, se estudante até 24 anos
mediante declaração da escola que estiver cursando. E inválidos independentes
de idade.
10. Caderneta de Vacinação (dos filhos menores de 5 anos)
11. Antecedentes Criminais
12. Exame Médico
13. Comprovante de Residência
14. Declaração da Escola que confirme estar frequentando algum curso (quando
menor)
15. Se menor, estar acompanhado do Pai/Mãe ou Responsável Legal.
Os documentos de identificação pessoal, ainda que apresentados por cópias
autenticadas ou pública forma, como a CTPS, RG, Título de Eleitor, Certificado de
Reservista, CPF, Certidões de Nascimento e Casamento deverão ser devolvidos no prazo
de cinco dias ao empregado (lei no 5.553, de 06/12/68).

Ficha ou Livro de Registro de Empregado

Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos

respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistemas eletrônicos
conforme instruções expedidas pelo Ministério do Trabalho e da Previdência Social. Onde
serão anotados além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, todos os
dados relativos: sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias,
acidentes e demais circunstâncias que interessem a proteção do trabalhador conforme
artigo 41 da CLT. Os documentos de que trata o artigo 41 serão autenticados pelas
Delegacias do Trabalho, por outros órgãos autorizados ou pelo fiscal do trabalho. É
preenchido pelo funcionário do Departamento Pessoal no ato de sua admissão.
 15

Contratos de Trabalho

Há vários tipos de Contrato de Trabalho, como, por exemplo, o CONTRATO DE

EXPERIÊNCIA o qual não pode exceder a noventa dias, conforme o artigo 445 parágrafo
único da CLT. O contrato de experiência pode ser prorrogado apenas uma única vez
respeitando o limite máximo de 90 (noventa) dias conforme o artigo 451 da CLT e o
Enunciado 188 do TST. Deve-se levar em conta que 90 (noventa) dias não são três meses
que é extensão limite do Contrato. Quando se tratar de menor de 18 anos recomenda-se
assinatura do pai, mãe ou responsável legal.

Cartão de Ponto, Livro ou Sistema Eletrônico.

Para os estabelecimentos com mais de 10 trabalhadores será obrigatória a

anotação da hora de entrada e saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico,
conforme instrução do Ministério do Trabalho e da Previdência Social, devendo haverpré-
assinalação do período de repouso para descanso e refeição conforme o artigo 74
parágrafo 2° da CLT.

CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social

É um documento de suma importância para o trabalhador, pois nela está provado
que a pessoa tem direitos e obrigações para com o empregador. É expedida mediante
comparecimento pessoal do interessado ao Ministério do Trabalho e Emprego, munido
dos seguintes documentos:
• Fotografias, de Frente, modelo 3 x 4;
• Certidão de Nascimento / Casamento
Os empregados devem comunicar ao Departamento Pessoal qualquer alteração que
ocorrer por ocasião de:
• Nascimento de Filho, Mudança de Endereço, Horário de Trabalho, Férias,
Recolhimento da Contribuição Sindical, Inscrição no PIS, Reajustes Salariais,
Acidente de Trabalho, Estado Civil, Grau de Instrução, Número de Telefone e
Falecimento de qualquer dependente.

Para o registro do empregado serão necessárias as seguintes anotações na CTPS:

• Preencher a página de contrato com os dados da empresa. Em caso de candidato

procedente de outra empresa, verificar se deu baixa no registro anterior; caso
não houver ocorrido baixa informar ao candidato, observa-se, porém, que um
empregado pode trabalhar em outra empresa desde que em horários diferentes.

Diversos Tipos de Documentos

CONCEITO DE PROTOCOLO:
 16

O controle de entrada e saída dos documentos na empresa previne imprevistos

desagradáveis.
Suponhamos que um cliente tenha escrito, solicitando a remessa de determinada
mercadoria em um prazo preestabelecido. Por um motivo qualquer, a correspondência
somente chegou após ter expirado esse prazo.
Fazendo-se o controle da chegada de correspondência, pode-se justificar o não
atendimento da solicitação, mostrando- se o carimbo do protocolo, onde consta a data
em que recebeu a carta.
Pode ocorrer ainda que, em virtude de ter a carta demorado a chegar ao
destinatário, haja um grande período entre a resposta e a emissão da correspondência.
Data de entrada, anotada na carta, justificará o atraso na resposta. Este controle
a que nos referimos denomina-se protocolo e apresenta também a vantagem de
controlar a movimentação do papel dentro da própria organização, possibilitando a sua
localização rápida.
O protocolo é de tamanha importância que, nas grandes organizações, existe uma
seção denominada Seção de Protocolo, onde todos os documentos destinados à empresa
são entregues.

FUNCIONAMETO DO PROTOCOLO

Ao se receber uma documentação deve-se primeiro conferi-la, para verificar se

não faltam anexos mencionados, se o número está correto, se, realmente, ela deve ser
entregue naquele Departamento.
Após a verificação, providencia-se um recibo, para ser entregue ao remetente.
Os dados contidos neste recibo variam de lugar para lugar. Entretanto, sempre se
colocam a data, o nome de quem recebeu e o número do protocolo. Algumas
organizações acrescentam o assunto tratado na documentação.

Apresentamos abaixo alguns modelos de protocolo:

SECÃO DE ARQUIVO
Protocolo nº__________
Data:___/___/____
Assinatura____________

TINTAS RUBI
Protocolo
Assunto: Pedido de catálogo
Nome: Empresa Dois Irmãos
N 007
Data: 03/04/78
Recebido por:

Anota-se, no documento, a data de entrada, o número sequencial e o nome da

seção.
Normalmente, confecciona-se um carimbo com estes dados e ele é utilizado para
facilitar a anotação.
 17

Existem também cadernos de protocolo, que circulam de uma seção para outra.
Neles, registra-se a data de entrega do documento, o assunto de que trata e nome quem
recebeu. Substituem o recibo de protocolo, cuja desvantagem é ser feito em folha solta,
podendo-se perder facilmente.

CARGA
É o nome que se dá ao registro cumulativo das entradas e saídas do documento
de cada seção.
Este registro é feito na própria pasta ou envelope onde se coloca o documento.
Quando o funcionário recebe o documento, risca a anotação relativa à seção onde ele se
encontrava.

ARQUIVO
Além de ser um móvel de escritório onde são guardados documentos, é também
um conjunto de documentos recebidos ou produzidos oficialmente por uma pessoa física
ou jurídica no decorrer de suas atividades e conservadas por essa pessoa ou assessores,
para consultas futuras.

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
Deve ser determinado de acordo com o elemento mais importante e mais
frequentemente procurado pela empresa.
Podem ser classificados como:
a) em ordem alfabética, feito sempre dentro de uma rigorosa sequência alfabética, ou
seja, considerando letra por letra;
b) em ordem geográfica, prevalecendo a ordenação dos documentos dentro de uma
divisão geográfica, seja por países, estados, cidades, municípios, bairros etc.
c) em ordem numérica, dispondo os documentos em sequência numérica;
d) em ordem cronológica, é a arrumação dos documentos em ordem de data de emissão
ou de chegada;
e) em ordem de assunto, consiste em grupar os documentos de acordo com o assunto
neles tratados.

Toda empresa dispõe de um certo número de documentos que devem, com

vantagem, ser arquivados por assunto; os que se referem à direção geral dos negócios,
suas relações etc.

Técnicas de Arquivo
Conceitos Fundamentais da Área de Arquivologia

Antes de iniciar a apresentação sobre como organizar documentos e

correspondências, é preciso conhecer os conceitos básicos que envolvem esta atividade.
A seguir, serão apresentados os conceitos fundamentais da área de arquivologia, área
que estuda arquivo e organização de documentos e é também chamada de arquivística.
 18

ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,

instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física e jurídica, qualquer que seja o suporte
da informação ou a natureza dos documentos (Lei Federal nO 8.159/91, art. 2°).

ACERVO: totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.

ARQUIVAMENTO: sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos.

Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua
tramitação.

GESTÃO DE DOCUMENTOS: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes

à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente
e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei
Federal n° 8.159/91, art. 3°).

DOCUMENTO CORRENTE: aqueles documentos em curso ou que, mesmo sem

movimentação, constituam objetos de consulta frequente. São armazenados em
Arquivos Correntes.

DOCUMENTO INTERMEDIÁRIO: documento que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente. São armazenados em Arquivos Intermediários.

DOCUMENTO PERMANENTE: documento de valor histórico, probatório e informativo,

que deve ser definitivamente preservado. É armazenado no arquivo permanente.

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS: processo de análise e seleção de documentos de arquivo,

que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

ARQUIVO PRIVADO: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas

físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades (Lei Federal n° 8.159/91, art. 11).

ARQUIVO PÚBLICO: conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício de

suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, municipal, e do Distrito
Federal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
Arquivo integrante da administração pública.

TEORIA DAS TRÊS IDADES: teoria segundo a qual os arquivos são caracterizados como
correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a identificação dos valores
primário e secundário dos documentos, considerando-se sua gênese, tratamento e
utilização.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: sucessivas fases por que passam os documentos de um
arquivo, da sua produção até a sua eliminação ou guarda permanente.
 19

DESTINAÇÃO: em decorrência da avaliação, encaminhamento dos documentos à guarda

permanente, à eliminação e/ou reprodução.

ESPÉCIE DOCUMENTAL: Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por
suas características comuns de estruturação da informação, como ata, carta, decreto,
fotografia, memorando, ofício, plantas, relatório.

GÊNERO DOCUMENTAL: Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus

caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informação,
como documento filmográfico, sonoro, audiovisual, cartográfico, iconográfico,
informático, micrográfico, textual.

O Documento e o seu Processo de Entrada, Tramitação e Arquivamento na Empresa:

A informação necessita ser tratada e organizada da fonte geradora à

armazenadora, para que o produto seja repassado aos usuários satisfatoriamente. O
documento contém dados de grande importância para as decisões administrativas.
O registro de entrada do documento é efetuado no setor de protocolo, que tem
como atividade principal: executar as atividades de movimentação, controle e expedição
de requerimentos, processos e outros documentos, atendendo com presteza às
solicitações dos usuários sobre o andamento dos processos e papeis de seu interesse.
No setor de protocolo, a ausência de técnicas e métodos apropriados, bem como
usos inadequados, prejudicam o correto arquivamento do documento no seu destino,
após a tramitação. Consequentemente, os usuários e administradores serão penalizados
com a lentidão, a imprecisão e a inconfiabilidade quando solicitarem informações.

Tramitação do Documento

Após o registro no protocolo, o documento é encaminhado a setor ou autoridade

para as providências necessárias em função da conclusão do assunto.
Ele pode sair do setor de protocolo sob a forma original em que deu entrada, ou sob a
forma de processo, recebendo uma capa. Irá formar um dossiê, até chegar à conclusão,
passando por diversas autoridades, recebendo pareceres e até anexos.

Arquivamento

Após a tramitação e conclusão do assunto tratado no documento, ele é destinado

à sua etapa final - o arquivamento. Geralmente, o arquivamento inicial é feito no arquivo
setorial. Após cinco anos, o documento irá para o setor de avaliação de documentos, se
ainda apresentar validade, ou para o descarte.
A validade do documento é determinada pela Tabela de Temporalidade de
Documentos, que é um instrumento arquivístico resultante da avaliação que determina
os prazos de guarda e a destinação dos documentos de arquivo; é uma divisão de espécie
documental que reúne documentos por suas características comuns em termos de
fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas
precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos
 20

legislativos, fotografias temáticas, retratos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias,

xilogravuras.

O Processo de Arquivamento e Manutenção dos Documentos

O arquivamento de documentos consiste na colocação do documento no lugar a

ele destinado (estante, arquivo, prateleira ou pasta), e deve ser feito diariamente, pois,
quando os documentos se acumulam, acabam ocorrendo problemas (perda, extravio ou
dano). Se por acaso existirem documentos que necessitem ficar para arquivamento no
dia seguinte, recomenda-se a guarda dos mesmos em armários.
Antes de guardar qualquer documento, a empresa ou a área responsável pelo
arquivo da empresa deve elaborar um quadro de avaliação de documentos. O quadro de
avaliação de documentos consiste em orientações para o tratamento dos documentos,
por tipo de documento (corrente, permanente e intermediário). Neste quadro devem
constar os seguintes dados: a fase ou tipo do documento; a descrição do grupo de
classificação deste documento e o conteúdo ou assunto de cada documento.
Algumas medidas devem ser tomadas, antes do arquivamento, para assegurar a
conservação dos documentos:
a. perfurar os documentos uniforme e adequadamente;
b. retirar clipes e alfinetes, e utilizar o grampeador com grampos de alumínio; dobrar
os documentos adequadamente, se excederem os tamanhos padronizados, e
desdobrar caso seja necessário;
c. fitas adesivas não devem ser usadas, por perder a cola com o passar do tempo e
deixar manchas amareladas no documento, que são irremovíveis. As fitas
adesivas devem ser substituídas por cola que não afete o documento, e a colagem
deve ser feita com tiras de papel no verso do documento, para não prejudicar a
posterior leitura;
d. arquivamento de recortes. Devem ser arquivados em pastas, por assunto, e após
devem ser colocados em folhas soltas de papel tamanho ofício. Se for um artigo
que tenha continuação no verso, o recorte deve ser guardado em envelope que
também será colocado em folha de papel. No alto e à direita do recorte, deverá
ser anotada a data e fonte de onde ele foi extraído, como também o assunto da
pasta onde ele será arquivado.

Operações Essenciais para Guarda e Conservação dos Documentos

Os seguintes procedimentos devem ser seguidos para que haja a guarda e conservação
adequada dos documentos:
• fazer o arquivamento diário de pastas e papeis;
• no momento de arquivar um documento, confrontar o conteúdo e o número da
pasta para evitar engano;
• manter uma sequência estritamente cronológica - não grampear e não arquivar
juntas as correspondências recebidas e as expedidas;
• não sobrecarregar as caixas arquivo ou pastas;
• abrir uma segunda pasta, tão logo seja necessário; ou, se for o caso, uma caixa;
 21

• manter uma pasta miscelânea ou diversos, para onde irão os documentos cujos
assuntos não são rotineiros, até que cheguem ao número de seis, quando terão
uma pasta própria;
• não deixar assuntos indefinidos, classificá-los quando não houver definição clara
ou não existirem assuntos assemelhados em: Assuntos Administrativos diversos,
Assuntos de pessoal diversos e Assuntos Financeiros diversos, definindo-os em
uma área que tenha pertinência;
• jamais permitir que pessoas alheias ao serviço procedam ao arquivamento, salvo
sob supervisão, em fase de treinamento.
 22

Módulo: SECRETÁRIO EXECUTIVO

Introdução
Com a globalização e as informações chegando até nos de forma veloz e sem
precedentes, necessitamos de aprendizado e aperfeiçoamento contínuos.
Os requisitos valorizados pelas empresas para caracterizar o perfil de uma
secretária eficiente neste início de milênio compreendem desde a boa aparência,
elegância no falar e no vestir, conhecimento dos serviços administrativos, domínio de
equipamentos e programas com alta tecnologia (informática-internet, intranet), até o
domínio do idioma pátrio (às vezes de uma segunda língua), versatilidade funcional,
conhecimentos gerais e específicos da profissão e um grau satisfatório de capacidade e
adquirir e processar novas informações. Dessa maneira, alcançar o êxito pretendido
dependerá unicamente do trabalho e esforço despendido e dos conhecimentos
adquiridos para o desempenho da função.
Estas lições servirão como instrumento norteador para o alcance de seus
objetivos nas diversas áreas de atuação. O presente trabalho deverá ser útil no dia-a–dia,
e nas atividades de quem já trabalha como secretária ou que pretende percorrer novos
rumos no universo profissional.
A SECRETÁRIA DOS NOVOS TEMPOS
A secretária exerce hoje o papel de Assistente Executiva e como tal deve estar
alerta ao fenômeno causador de mudanças de pensamento e comportamento na
sociedade atua: a globalização. Este fenômeno desencadeou a Terceira Revolução
Industrial ou a Revolução Digital, baseada na tecnologia da informação, transformando
as relações de trabalho e tornando mais complexos os papeis destinados a cada um nas
organizações
A empresa moderna está no meio da Revolução Digital. Se ela não estiver
conectada com o mundo, estará fadada a desaparecer.
Do ponto de vista social, pode-se afirmar que impossível não se globalizar. O
mundo hoje está sintonizado e interligado via rádio, revista, jornal e Internet. A imagens,
sons, enfim, a comunicação estimula os questionamentos nos indivíduos, com relação
aos valores e crenças, quanto as mudanças de comportamento.
Assim como as empresas, as carreiras vêm e vão com as mudanças.
Do ponto de vista econômico, a globalização significa um mundo sem fronteiras.
As empresas compram matéria-prima em qualquer lugar do mundo, e fabricam seus
produtos onde a mão-de-obra seja mais barata, para vende-los onde os preços forem
mais competitivos, numa velocidade incrível, ou seja, com um ajuste de tempo,
tecnologia, qualidade e custo.
 23

Neste início de milênio a secretária passa a ter uma nova designação, a de

Assistente Executiva. Essa designação não é somente no nome, mas de fato. Ontem as
secretárias eram especializadas em datilografar cartas, tomar apontamentos em
caderninhos, servir cafezinhos e organizar agendas. Hoje, os executivos querem
secretárias que não levem problemas, mas que os resolvam, querem uma colaboradora
versátil, polivalente, que tenha uma visão global das empresas e dos negócios que ela
pertence.
Enquanto a empresa modifica aos poucos suas tendências administrativas, a
Secretária dos Novos Tempos deve apresentar, além da competência técnica,
competência social. Entende-se como competência social um conjunto de qualidades,
tais como:
Capacidade de auto motivar-se;
Empatia;
Capacidade de liderança;
Aptidão de relacionamentos;
Capacidade de motivar as pessoas;
Capacidade de resolver conflitos;
Capacidade de autodesenvolvimento;
Capacidade de assumir responsabilidades;
Pontualidade;
Capacidade de aprender continuamente;
Capacidade de ler os ruídos verbais e não verbais;
Aptidão para multiculturalismo;
Cooperativismo;
E outros.
Portanto, ser uma Secretária dos Novos Tempos ou uma Assistente Executiva, é
estar atenta as modificações do mercado de trabalho, à evolução da profissão ,às
necessidades das empresas, e ir além, ou seja , desenvolvendo-se através da atualização
contínua, ou mais ainda, é ter a competência técnica que o cargo exige, somada a sua
competência social.

QUAL O PAPEL QUE A SECRETÁRIA EXERCE?

Hoje a secretária tem como papel principal seu trabalho na organização como um
todo, assessorando diretamente um ou mais executivos em uma empresa pública ou
 24

privada, devendo planejar, organizar e dirigir os serviços das secretárias, redigir e

interpretar textos profissionais (inclusive em outros idiomas), verificar, avaliar e
despachar a correspondência; planejar, organizar e participar das visitas, reuniões e
eventos, recepcionar visitantes, realizar contatos externos; facilitar o relacionamento das
chefias com os subordinados, clientes internos e externos. Para tanto, a função exige
competência técnica: conhecimento de administração, planejamento, psicológica,
comunicação, liderança, marketing, informática e idiomas.
COMO EXERCE ESSE PAPEL?
A secretária é alguém que trabalha muito, porém, criando o seu próprio trabalho,
a sua rotina. Ela executa, não serve. Está sempre se atualizando, modificando, aceitando
opiniões, sugestões, crescendo. Toma iniciativas e assume responsabilidades por elas.
Elabora suas tarefas independente de receber valores.
Tem uma concepção de vida que lhe permite cumprir seus deveres. Defende seus
direitos. Age com segurança no meio sociocultural em que vive. É uma pessoa
interiormente satisfeita, portanto criativa e independente. É a colaboradora de primeira
linha do futuro. Tanto na sua existência quanto no seu trabalho busca mesclar verdades
e valores, e procura sempre destacar o talento de que é possuidora. Sente que seu
trabalho “tem significado” e através dele está contribuindo, de forma positiva, para o
bom trabalho da empresa e da sociedade. Com profissionalismo e competência garante
um caminho certo no terceiro milênio.
DESENVOLVENDO HABILIDADES PARA A FUNÇÃO
A secretária aprendeu que no desempenho de suas tarefas exerce quase todas as
funções previstas na área de comunicação. São elas:
Prever;
Organizar;
Comunicar;
Coordenar;
Controlar;
A secretária deve ter capacidade (habilidade, aptidão) e qualidade (atributo) para
executar suas tarefas. Entre suas habilidades (condição de aprender) que devem ser
desenvolvidas, para o bom desempenho de sua função, estão:
Técnicas funcionais;
De solução de problemas;
Interpessoais.
A secretária não trabalha isolada. Ela desenvolve seu trabalho levando em conta
que está vinculada a um time (a empresa e todos os colaboradores, inclusive ela) que
 25

necessita estar sempre em harmonia, porque seus componentes possuem habilidades

diversas complementares e consistentes com a missão da empresa.
Em um time verdadeiro não deve existir estrelas solitárias, ao redor dais quais
circulam todos os outros. Todos devem ser importantes e contribuir para o de sucesso
do trabalho que desempenham.
AS QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS PARA UMA SECRETÁRIA
Vontade e disposição para assessorar pessoas.
Ter seu trabalho como um fim para sua realização e não como meio para evitar
ficar restrita a uma rotina doméstica: mostrar que também sabe “fazer alguma coisa”,
ganhar “um dinheirinho” enquanto não engravidar ou terminar um curso de alguma
coisa. Ter uma atividade para gastar energia e, para assim, não engordar, conhecer
bastante gente etc. OBS.: “Se você por um acaso se identificar com uma dessas
“alternativas – meio”, por favor demita-se: sua empresa corre perigo!”.
Discrição: As suas atividades envolvem muitos aspectos confidenciais da empresa.
Bom Senso: Em muitos momentos você estará frente a situações que exigem muito bom
senso.
Objetividade: Você existe para facilitar o “caminho” das pessoas envolvidas com a
empresa e, para resolver problemas. Assim, é necessário que você seja objetiva, precisa,
prática, em tudo.
Criatividade: Cada dia, jornada de trabalho, exige de você várias soluções: um novo
método para arquivo ... várias “desculpas”, um novo sistema para agenda, como
conseguir colocar 20 pessoas numa sala de reuniões numa sala que só cabem 10, como
conseguir um cafezinho para a visita importante, depois que a copa fechou e etc. etc.
Portanto, desenvolver e manter sua criatividade é prioridade.
Lealdade: A partir do momento que você fez um contrato com sua empresa, seja leal a
ela, em tudo.
Respeito: Lembre-se do velho ditado “não faça aos outros o que não deseja que lhe
façam”. Respeite a estrutura da sua empresa, a personalidade e a forma de ser das
pessoas.
Iniciativa: Crie e seja capaz de executar. Tome iniciativas que facilitarão a rotina de todos,
desde que isso não ofenda ninguém.
Dinamismo: Já que você aceitou o desafio de ser secretária, execute-o com vivacidade,
alegria, disposição.
Paciência: Ela será a sua maior “aliada” no seu dia-a-dia.
Vontade de se relacionar: Você é um ponto de referência para a empresa e um eixo em
torno do qual muita coisa e pessoas giram. Você precisa se relacionar bem e com todos,
 26

independentemente da posição hierárquica, dos valores culturais, da situação econômica

etc.
Pontualidade/Assiduidade: Planejar, organizar e controlar o tempo da sua atuação é uma
das suas atividades. Você precisa saber planejar, organizar e controlar, primeiramente, o
seu tempo.
Atrasos e faltas somente para momentos emergenciais. Uma falta ou um atraso seu pode
trazer problemas para muitas pessoas e áreas que dependem das informações
transmitidas por seu intermédio.
Boa aparência: Você é imagem da sua área de atuação na empresa. Portanto, sua
aparência pessoal é fator importante.
Cultura: Atualização cultural permanente; fator imprescindível para a Secretária.
Conhecimento da empresa: Você precisa “dominar” sua empresa, conhecendo sua
RAZÃO DE SER, seus produtos e serviços, organogramas, nome e cargos das pessoas,
layout etc.

USO ADEQUADO DO TELEFONE

Seguem alguns procedimentos que garante a eficácia do uso do telefone:

Atenda após o primeiro toque. O barulho do telefone tocando irrita você e quem ligou.

Evite o “alô”. Diga o nome da empresa ou do seu departamento (se a ligação já passou
pela telefonista) e o seu. Você pode acrescentar um “bom dia” ou “boa tarde”. Soa simpático e
profissional.

Se a ligação não for para você, passe-a para outra pessoa desejada. Evite retornar a
ligação para a telefonista.

Ao sair do local de trabalho, informe à telefonista onde estará.

Ao telefonar, tenha à mão todos os dados necessários para a conversa.

Ao falar com a pessoa desejada, apresente-se e seja gentil. Lembre-se que ela pode estar
ocupada.

Se o telefone ou o ramal para o qual você ligou não atender, desista após o terceiro
toque e ligue mais tarde. Três toques são suficientes para provar que seu interlocutor não está
disponível.

Se a sua ligação não estiver hora marcada, opte por fazê-la de manhã. Nesse período os
telefones estão menos ocupados e as pessoas mais disponíveis.

Se o ramal da pessoa que você deseja falar estiver ocupado, não aguarde na linha. Deixe
recado ou peça para lhe chamar mais tarde.
 27

Durante o diálogo, evite deixar seu interlocutor esperando. Caso você esteja procurando
uma informação, retorne ao fone e avise-o do que está acontecendo. Ao telefone, três minutos
são uma eternidade. Se for levar mais do que isso, desligue e retorne o telefonema mais tarde.

Seja gentil, mas sem exageros. Use expressões do tipo “pois não” e “obrigado”. Evite
intimidades como “bem” e “querida”.

Demonstre conhecer sua empresa. Evite “tirar o corpo fora” com expressões do tipo
“isso não é comigo”. Dizer “vou consultar” tem um significado muito diferente de “não sei”.

Ao descrever objetos, use analogia, que facilitam a visualização.

Dê a devida importância à anotações e transmissão de recados. Repita os dados mais

importantes, passe-os assim que possível à pessoa certa e confirme se houver retorno.

O atendente deve:

• Ter um grupo de frases – chave, para o chefe agressivo: “Possivelmente me enganei” e “Vou
verificar”.
• Em dúvida : “Francamente não sei” e “Desculpe, poderia esclarecer?” .
• Para colegas e subordinados: “Preciso muito de sua ajuda”, acrescido de “por favor” e
“muito obrigado”.
• Em situações conflitantes: “Sei como o Sr. se sente”.
• No caso de problemas de relacionamento com o chefe e colegas: “Eu o admiro muito”,
“Gostaria de conversar com o Sr. ou Você, quando for possível”.
• Sobre planejamento: “Quais são minhas prioridades agora, hoje e amanhã?”.

EQUIPAMENTOS

Equipamento próprio para arquivo: é o móvel onde os documentos ficam arquivados.

Entre os mais usuais, temos:

a) Arquivo Vertical Frontal: armário de aço, no qual os documentos são dispostos uns atrás dos
outros, com a frente voltada para o arquivista.

b) Arquivo Vertical Lateral – armário, no qual os documentos são dispostos uns ao lado dos
outros, coma parte lateral voltada para o arquivista.

c) Arquivo Rotativo ou Giratório – armário de aço no qual os documentos são dispostos

lateralmente, colocados em bandejas com regulagem própria, em torno de um eixo.
 28

d) Fichário Portátil – é um arquivo próprio para fichas de informação índice, cheques, etc.

e) Fichário Horizontal ou Kardex – é um equipamento onde as fichas são arquivadas umas sobre
as outras.

f) Fichário Rotativo – é um equipamento no qual as fichas são arquivadas em bandejas

removíveis, permitindo que varias pessoas o consulte ao mesmo tempo.

g) Fichário Automático – é um equipamento dividido em varias bandejas, sendo o seu manuseio

automático.

ACESSÓRIOS

Acessório é o material suplementar, que completa o equipamento. Qualquer material

acessório deve ser escolhido em função dos documentos e do equipamento a ser utilizado.

Materiais acessórios comumente usados:

a) Pastas – destinam-se a proteger e colecionar documentos e são feitas de cartolina ou cartão.

b) Projeções – são visores formados por 3 peças: parte metálica, tira de inserção e plástico
protetor, onde vão as anotações referente aos documentos. Servem para separar os assuntos
ou documentos dentro do arquivo, nas pastas. Elas se encaixam nos braços das pastas em 5
posições, permitindo um ordenamento mais eficiente.

c) Guias – são fichas com saliência superior, onde se escreve a especificação correspondente ao
documento.

d) Caixa – Arquivo – é uma caixa de papelão ondulado e desmontável para guardar documentos
do arquivo inativo, de preferência.

Obs: Nas pastas e fichários, os documentos podem ser organizados, de duas maneiras ou
métodos:
 29

• Método Alfabético – seguindo a ordem das letras do alfabeto;

• Método Numérico – seguindo a ordem crescente dos números;

Com certeza, no seu dia a dia, você deverá prestar auxílio no trabalho de arquivamento
de documentos.

Para isso, são necessários alguns cuidados especiais:

• Retirar as pastas ou fichas das gavetas pelas lados, nunca pela projeção.
• Consertar, com fita mágica, os documentos rasgados ou estragados, antes de arquiva-
los.
• Carimbar os documentos, se necessário, na sua parte direita superior, na frente do
documento, ou no verso, na margem esquerda inferior.
• Umedecer os dedos em esponjas d’água, no manuseio dos papéis.
• Evitar acúmulo de documentos nas pastas; informar à secretária esse fato, para as
devidas providências.

• Abrir as gavetas uma por vez e fecha-las, tão logo terminem as buscas ou o
arquivamento.
• Não deixar documentos ou pastas sobre arquivos.
• Revestir as folhas soltas, com plásticos apropriados.
• Manter trancados os arquivos.

NORMAS PARA A REDAÇÃO DA CARTA COMERCIAL

A carta comercial não é só um instrumento de comunicação de que se valem as

empresas ou pessoas no relacionamento comercial, é também a imagem de quem ela
representa. Por isso, não basta que transmita um conteúdo, mas que o faça de maneira que
impressione bem. Para tanto é necessário haver boa apresentação que cause, ao primeiro
contato, uma impressão de ordem, organização e competência.

A simplicidade não deve tender ao genérico. Aquilatamos o conhecimento de alguém a

respeito de um assunto pela capacidade de empregar vocabulário específico que proporcione
maior precisão. Nas empresas tempo é dinheiro. Tempo de quem redige e de quem lê. A carta
tem de ser, portanto, bastante concisa, isto é, deve ter a informação completa com o menor
número de palavras, sem se alongar em introduções ou encerramentos já em desuso há muito
tempo

Como é um relacionamento meramente comercial, o texto tem que ser impessoal, mas
impessoalidade com cortesia. É um documento que não pode comprometer o conceito de que
goza a firma.
 30

CLASSIFICAÇÃO

Após receber a correspondência a secretária prepara-a (sublinha o assunto mais

importante), de tal forma que o seu executivo ou outra pessoa possa lê-la rapidamente, em geral
a classificação é feita separando-se cartas, publicidade e revistas e/ou jornais.

Cartas confidenciais, particulares ou pessoais devem ser entregues fechadas ao

destinatário. Quando o cabeçalho de uma carta consta o endereço do emitente, o endereço do
envelope deve ser datilografado na carta. Exige-se cuidados especiais quando a
correspondência deve ser lida por mais de uma pessoa. Ao arquivá-la verifique se foi rubricada
por todos que deveriam lê-la.

INTRODUÇÃO COMUM

As introduções devem ser criadas e sempre estimular o receptor a continuar a leitura da carta.
Quando se sentir ofuscada, é possível, desde que feitas as adaptações necessárias, usar uma das seguintes
fórmulas:

• Participamo-lhe que ...

• Desejamos cientifica-los de que ...
• Comunicamos a V. S.a. que ...
• Levamos ao conhecimento de V. S.a. que ...
• Estamos levando ao conhecimento de V. S.a. que ...
• Com relação aos termos de sua carta de ...
• Atendendo às solicitações constantes de sua carta ...
• Solicitamos a V. S.a. a especial fineza de ...
• Com referências à carta de V. S.a. de ...
• Em vista do anúncio publicado no ...

FECHOS DE CORTESIA

É constituído pelo último parágrafo da correspondência; os mais comuns são:

• Com elevada consideração, subscrevo-me.

• Com elevada estima, subscrevo-me.
• Cordiais saudações.
• Subscrevo-me, atenciosamente.
• Apreciaremos sua pronta resposta ao que nesta solicitamos.
• Antecipadamente gratos, subscrevemo-nos.
 31

• Cordialmente.

PRONOMES DE TRATAMENTO

Segundo a gramática, são denominados pronomes de tratamento certas palavras ou

expressões que valem por pronomes pessoais, como:

• Você Senhor Vossa Excelência Sua Senhoria

É necessário, para bem redigir uma correspondência, conhecer as seguintes formas de tratamento:

ABREVIATURA TRATAMENTO USADO PARA

V. A.. Vossa Alteza Arquiduques, cardeais,

Príncipes e Princesas.

V. Ema. Vossa Eminência Cardeais.

V. Ex.a. Vossa Excelência Altas autoridades do Governo e

das Forças Armadas.

V. Maga. Vossa Magnificência Reitores de Universidades,

Bispos e Arcebispos.

V. Rev.ma. Vossa Reverendíssima Sacerdotes em geral.

V. S. Vossa Santidade Papa.

V. S.a. Vossa Senhoria Funcionário Público, pessoas

de cerimônia.

V. M. Vossa Majestade Reis e Rainhas.

Vossa Senhoria é o tratamento adequado quando não se pode usar Vossa Excelência, ou seja, a
correspondência não é dirigida às pessoas citadas acima.
 32

ALGUMAS NORMAS IMPORTANTES

CABEÇALHO, CAIXA POSTAL e NÚMEROS TELEFÔNICOS

• O cabeçalho ou timbre são necessários e devem ser esteticamente elaborados. São os dizeres impressos
na folha ou datilografados logo no início de uma correspondência. Entende-se por cabeçalho o
conjunto: data, endereço e invocação.
• Não se deve escrever o nome da cidade abreviadamente. Evite: S. Paulo – R. de Janeiro- P. Alegre.
Prefira: São Paulo – Rio de Janeiro – Porto Alegre.
• Coloca-se sobre o nome de quem assina, o cargo ou função que ocupa na empresa ou repartição. Não
se usa fazer um traço para assinatura.
• Os números de Caixa Postal não levam ponto quando superior a 1000, e quando se faz uso da mesma,
não se deve colocar o endereço completo.
• Os números telefônicos têm o prefixo separado por um hífen (-), e coloca-se entre parênteses o
código DDD. Exemplo: Telefone: (011) 222-3344.

INVOCAÇÃO

A invocação deve corresponder a realidade. Recomenda-se evitar os “muito digníssimo,

prezadíssimo, respeitabilíssimo, caríssimo” e outros. A invocação deverá sempre ser seguida de dois pontos
(:).

A criatividade recomenda que em vez de “Prezado Senhor” se use alguma outra forma como: Senhor
Diretor: – Prezado Professor: - Prezado Cliente: - Senhores: - Caro Cliente: .

ALGARISMOS CARDINAIS

Usa-se o ponto (.) numa seqüência, numa divisão numerada. É antiestético usar hífen ou traços
depois de números cardinais.

Evite: 1- 1) 1-
Prefira: 1.

ALGARISMOS ORDINAIS

Usam-se parênteses de fechar numa divisão seqüencial em que são utilizados algarismos
ordinais.

1º) 2º) 3º)

ALGARISMOS ROMANOS

Numa divisão seqüencial em que são utilizados algarismos romanos, usam-se o traço ou hífen.

I- II - IV -

DATAS

• A data deve ser colocada três linhas abaixo do cabeçalho.

• Quanto ao ano, jamais serão usados dois algarismos: 04 para indicar 2.004.
• Coloca-se ponto final após o último algarismo da data.
• A data é de fundamental importância numa carta, pois nela constam o nome da cidade, dia, mês e
ano.
• Os dias do mês não são precedidos de zero: 3 de janeiro.
• O nome do mês é escrito por extenso e com inicial minúscula.
• Após a data coloca-se ponto.
 33

ENVELOPE

Coloca-se no envelope:

• Forma de tratamento: Ex.mo.; Il.mo.; Sr. (podem ser dispensadas).

• Nome do destinatário.
• Cargo ou função ou função do destinatário.
• Rua e número ou caixa postal.
• Cidade.
• Vila ou bairro.
• Estado ou território.
• CEP.
• Use espaço duplo na datilografia.
• A linha do CEP deve ser destacada do endereço, com espaço maior à linha anterior.

MODELO DE ENVELOPE

TÔ QUASE FALIDO LTDA

Rua Buraco do Porco, 171 – Saúde CEP 04333-001 – S.Paulo - SP

Sr.
Antonio Souza
Indústria de Roupas Bela Vista
Rua Perdizes, 380 – Centro
CEP. 03089-022 – S. Paulo - SP

COMO DOBRAR AS CARTAS

Há duas maneiras de dobrar cartas:

1ª) Cartas tamanho ofício em envelope compridos, dobre-as em três. Este método de dobrar
aplica-se a cartas tamanho ofício ou a outros formatos de papel, quando o comprimento for
maior que a largura, ou o tamanho do envelope não permitir outro tipo de dobra.

Dobragem de envelope comprido.

 34

Dobragem em ziguezague

2ª) Cartas em envelopes quadrados: dobre-as ao meio, duas vezes seguidas.

CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL

Correspondência Comercial é a circulação de papéis próprios ao comércio e à indústria,

para criar ou manter transações.

CABEÇALHO

Inicia-se a carta com a data, precedida do local de origem, escritos à esquerda do papel.
À direita, três ou cinco espaços abaixo, conforme o tamanho da carta, seguem o nome da firma
destinatária, antecedido dos tratamentos Il.mo., Sr., Ilmos., Srs. ou simplesmente A. Na linha
seguinte, coloca-se o endereço completo: rua, número, apartamento etc. Logo abaixo a cidade
e estado. A seguir, a saudação.
 35

São Paulo, 15 de fevereiro de 2005.

Il.mo Sr.

Elton John

DD. professor de português do I.E.C.S.

Rua Xavier de Toledo, 200 – 5º andar - CEP. 12345-001

CAPITAL

Prezados Senhores:

Aqui se inicia a carta com 10 espaços de parágrafos...

O fecho deverá ser bem simples, apenas

Cordialmente,

ESTILOS DE CARTAS COMERCIAIS

ESTILO SEMIBLOCO
Varia a estética, ou seja, a distribuição em torno do papel conforme a empresa. Algumas exigem
que se coloque à esquerda o destinatário, a saudação inicial (invocação), texto da carta, iniciais do redator
e datilógrafo, e estabelecem como colocar a data e a assinatura com término na margem direita ou quase
rente a ela. Recomendam ainda que os parágrafos iniciem a partir de dez toques do início da margem
esquerda. Este estilo é denominado semibloco.

Você, ao datilografar, deve tomar cuidado com o espacejamento, pois ela tem grande efeito sobre
o receptor e proporcionar boa aparência à carta. Se o texto for breve, aumente as margens da direita e
esquerda, de modo que o conteúdo sobressaia dentro da página. Se o conteúdo ultrapassar mais de uma
página, repita logo no início da Segunda folha o cabeçalho, e não se deve usar papel timbrado na Segunda
folha.

ESTILO BLOCO

Outra forma de dispor os elementos de uma carta é colocar a data e a assinatura a direita do papel, iniciando-
se parágrafos na margem esquerda, sem dar nenhum espaço. A margem direita não é rigorosamente exigida.
Para facilitar a leitura pode-se deixar um espaço maior entre um e outro parágrafo.

ESTILO BLOCO COMPACTO OU CHEIO

Seguindo um terceiro estilo, data, destinatário, invocação e assinatura, são colocados juntos à margem
esquerda, ou seja, todos os elementos começam na margem esquerda. A margem direita fica livre, mas
isto não significa datilografar até o fim do papel.

MODELO DE CARTAS

CARTA CANDIDATANDO-SE À VAGA

 36

São Paulo, 10 de janeiro de 1.998.

Depto. Pessoal

Elétrica Lampião Ltda.

Av. da Penha, 25

S.Paulo – SP - CEP.04333-010

Ref.: Preenchimento de vaga - Cargo de Secretária Executiva

Prezados Senhores:

Ofereço-me para preencher a vaga de secretária executiva anunciada pelos senhores. Possuo
todos os requisitos necessários ao cargo: experiência de cinco anos em empresa do ramo,
redação própria, conhecimento de língua inglesa, ótima datilografia e experiência em relações
públicas.

Envio em anexo meu curriculum vitae e uma carta de apresentação emitida pela empresa SOFT
SOFT Ltda, da qual fui funcionária durante quatro anos.

Agradeço a atenção e aguardo contato dos senhores para entrevista.

Atenciosamente,

Sílvia Montesuma

Rua dos Astecas, 300

Bela Vista – Cep 02408-000

Telefone: 577-2428
 37

CARTA DE REFERÊNCIAS PESSOAIS

SOFT SOFT LTDA. - Artigos Eletrodomésticos

C.G.C. 33.446.574/0001-22

Av.Ataliba Leonel, 391 – V.Madalena - CEP 04322-000 – S.Paulo-SP

Tel.: (011) 5555-5800

São Paulo, 10 de janeiro de 1.998.

Depto. de Pessoal

Elétrica Lampião Ltda

Ref.: Apresentação e Referências

Prezados Senhores:

Temos o prazer de apresentar-lhes a Srta. Silvia Montezuma, portadora da carteira profissional

nº 50.380, série 302 ª . A Srta. Silvia foi secretária de nossa diretoria durante quatro anos (de 25
de novembro de 1.991 a 12 de novembro de 1.995), deixando a empresa por sua livre e
espontânea vontade. Sempre desempenhou corretamente suas funções como profissional de
ótimo nível e pessoa de caráter irrepreensível.

Caso ela seja admitida em seu quadro de funcionários, gostaríamos de felicitá-los pela escolha
de mais uma profissional competente que, temos certeza, contribuirá para o progresso da
empresa.

Cordialmente,

Mário Picchu

Gerente
 38

CARTA DE COBRANÇA

SOFT SOFT LTDA. - Artigos Eletrodomésticos

C.G.C. 33.446.574/0001-22

Av.Ataliba Leonel, 391 - Vila Madalena - CEP 04322-000 - São Paulo-SP

Tel.: (011) 5555-5800

São Paulo, 10 de janeiro de 1.998.

Antônio Castro

Diretor do Depto. Financeiro

Aldalumi Cabos Elétricos Ltda.

Ref.: Segundo Aviso de Cobrança

Prezado Senhor:

Já nos comunicamos com o senhor, chamando a atenção para o não pagamento da duplicata nº
57233, no valor de R$ 874,00 (oitocentos e setenta e quatro reais), vencida em 10 de setembro
deste ano.

Como nenhuma providência foi tomada de sua parte, seremos obrigados a encaminhar o
documento ao 38º Cartório de Protesto de Títulos dentro de dez dias.

Esperamos que o problema seja resolvido ainda dentro desse prazo, para evitar maiores
transtornos.

Cordialmente,

Silvio Silvano

Gerente do Depto. de Cobrança

 39

REDAÇÃO TÉCNICA

ATA

É o registro do desenvolvimento de uma reunião , assembleia ou sessão. Os assuntos

são lançados em ordem cronológicas. É redigida no pretérito perfeito do indicativo. Os numerais
são escritos por extenso.

A ATA tem um só parágrafo, escrevendo-se tudo seguidamente, com inutilização por

barras dos espaços em branco nos finais de linhas. Não pode haver rasuras: qualquer emenda
na lavratura deve ser feita com uso de expressões como “digo”, “ou melhor”, “aliás”. Se o erro
for notado após a redação, a correção é precedida da fórmula “em tempo”. Se houver retificação
a ser feita após a discussão na reunião seguinte, deverá ser consignada na ATA da reunião em
que se discutiu na anterior.

A assinatura, conforme o caso, é feita só pelo presidente e secretário ou também pelos

demais participantes da reunião. As ATAS são lavradas em livros próprios, autenticados, com as
páginas rubricadas por quem redigiu os “termos de abertura e de encerramento”. As margens
são delineadas com clareza por limitarem com exatidão o texto. Se houver cópias em folhas
soltas, serão datilografadas em papel tamanho ofício, rubricadas e assinadas pelo presidente e
pelo secretário.

A ATA consta de:

• Título.
• Introdução: quando, onde, quem presidiu, secretariou e dela participou.
• Contexto: leitura e aprovação da ATA anterior, a ordem do dia, resoluções e outros
assuntos.
• Local e data.
• Assinaturas

MODELO DE ATA
 40

Aos dez dias do mês de janeiro do ano de mil novecentos e noventa e oito, às quinze horas, no Salão de Festas do Instituto
de Educação “João Caetano”, à Rua Tobias Barretos, número trezentos e quarenta e dois, realizou-se a sétima reunião
do Grêmio Estudantil “Rui Barbosa”, sob a presidência do aluno Francisco Ferreti, estando presentes os seguintes
associados: Mário Pires, João Bariloche, Jenilson Prado, Maria da Cunha, Alfredo Mariano, Pedro Pinto Parmênides,
Ziraldo Keller, Manuel Marcondes e Persival da Fonseca. Lida pelo Secretário a ATA da reunião anterior, foi ela
aprovada por unanimidade. O Presidente expôs o principal objetivo da reunião: socorrer os desabrigados das últimas
enchentes que no momento, estavam alojados nas dependências da Igreja Matriz, aguardando a transferência para um
local mais adequado. Vários alunos tomaram a palavra insistindo na necessidade de nossa participação. O terceiranista
Manuel Marcondes propôs que cada associado levasse, até às dezoito horas, um donativo em espécie, mormente
alimentados e agasalhados, à Igreja. Propôs também que conclamássemos todos os outros alunos a que fizessem o
mesmo. A proposta foi aprovada por aclamação. Encerrando a reunião, o Presidente pediu que passássemos
imediatamente à ação. Nada mais havendo a tratar, eu, Persival da Fonseca, Secretário, lavrei a presente ATA que, lida e
achada conforme, vai por todos os presentes assinada.

Persival da Fonseca -
João Bariloche –
Maria da Cunha –

PROCURAÇÃO

É um documento pelo qual alguém dá legalmente a outra pessoa poderes para tratar de negócios
ou agir em seu nome. É o instrumento do mandato.

Pode ser por instrumento particular (redigida de próprio punho pelo mandante, com
reconhecimento da firma e das letra ou datilografada com reconhecimento da firma), por instrumento
público (lavrada por tabelião em livro de notas e da qual se fornece translado). A procuração é passada
pelo mandante, constituinte ou outorgante para o mandatário, este transfere o mandato, diz que se
substabelece a outrem, isto é, ao substabelecido. O substabelecimento pode ser com ou sem reserva de
direitos parcial ou total. Com reserva, o procurador continua com iguais poderes.

Lavra-se a procuração em papel ofício. Inicia-se com a identificação do outorgante e depois do

outorgado. Em seguida, vem a especificação dos poderes. A localidade, a data e assinatura estarão abaixo
do texto.
 41

PROCURAÇÃO

Pelo presente instrumento particular de procuração, JOSÉ SILVA SANTOS, com Cédula de Identidade RG n.º
999.666 (SSP/SP), brasileiro, solteiro, estudante, residente e domiciliado em São Paulo, à Rua Direita, 545, aluno
da Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, sob o n.º 333.333, nomeia e constitui seu bastante procurador
o Sr. MANUEL ALVES, com Cédula de Identidade RG n.º 222.333. (SSP – SP), brasileiro, solteiro, estudante,
residente e domiciliado em São Paulo à Av. Liberdade, 43, para fim especial de realizar a matrícula do outorgante
na Escola Politécnica da Universidade de São Paulo no primeiro semestre letivo de 2.004, podendo o outorgado
assinar todos os atos que se tornem necessários ao bom e fiel cumprimento do presente mandato assim como
substabelecer.

São Paulo, 05 maio de 2004.

____________________________

José Silva Santos

RELATÓRIO

O relatório é a exposição pormenorizada sobre atividades, pesquisas, investigações,

serviços, fatos observados. Deve ser escrito em linguagem clara e precisa. Para ser possível um
bom relatório, é preciso que sejam anotadas as observações à medida que ocorrerem. O
relatório compreende os seguintes elementos:

• Identificação: de autores, título do trabalho, entidade para a qual se faz o relatório, data.
• Introdução: em que se indica o motivo, os objetivos, métodos utilizados, período de
realização.
• Corpo: apresentação dos fatos na ordem em que se sucederam.
• Encerramento: conclusões, sugestões, planos.
• Fecho: local, data, assinatura.

O relatório pode ter gráficos e tabelas em anexo. O relatório não deve deixar de
responder às perguntas: Quem? O quê? Onde? Quando? Por quê? Quanto tempo? Como?

Todos esclarecimentos que possam ser úteis devem ser prestados. Para interpretação
perfeita de um relatório, é necessário que sejam mencionados os fatos que interferiram, quer
auxiliando, quer prejudicando o desenvolvimento das atividades. As conclusões devem ser
logicamente decorrentes das observações feitas, e as sugestões precisam ser solidamente
justificadas.
 42

Se as informações forem indiretas, não deixe de citar as fontes para ressalvar sua
responsabilidade. Não é nem preciso insistir em que a linguagem empregada deve ser correta.

MEMORANDO

• Externo: a princípio era para lembrar assunto anteriormente tratado; hoje, serve para mensagens,
avisos, consultas, informações breves, é enfim, uma carta reduzida no tamanho do papel (meio ofício),
com pauta de um espaço e reduzida no conteúdo.
• Interno: é para comunicações internas das empresas, principalmente de caráter interdepartamental.

Poderá haver impressos com a seguinte disposição:

MEMORANDO N.º ....... / .......

De _________________________________
Para _______________________________
Assunto ____________________________

Pelo presente acusamos o não pagamento da duplicata n.º 341/03 de Mário Fonseca,
no valor de R$ 230,00 (duzentos e trinta reais), na compra de aparelhos ortopédicos.
Favor tomar as providências cabíveis, considerando que este é um cliente ativo.

(data)

(assinatura)

(função)

COMUNICAÇÃO INTERNA – (C.I.)

Também chamada de C.I., que é a sua abreviatura, a Comunicação Interna é um documento

emitido por funcionário de órgão público ou de empresa privada e endereçada a um superior,
subordinado ou de nível equivalente, contendo informações referente ao andamento do
trabalho.

O texto não obedece a fórmulas rígidas. Tende porém, a ser breve e preciso.
 43

De _______________________ C. I. N.º _____/_____

Para _____________________
Assunto __________________

Comunico que o funcionário Arthur de Azevedo deverá viajar a serviço na próxima

semana (de 21 a 25 de outubro) peço que sua ausência seja abonada.

(data)

(assinatura)

(função)

OFÍCIO

A comunicação dos órgãos de serviço público faz-se por meio do ofício (Ofício =
correspondência oficial). Pode ser de um órgão público para outro ou de um deles para uma
pessoa.

• O papel usado é de tamanho – ofício (33 x 22 cm).

• Os espaços entre as partes costumam ser de 3 espaços duplos, com exceção do espaço entre
o corpo e o fecho, que é de 2.
• A margem esquerda é de 15 espaços e a direita é de 7.
 44

MODELO DE OFÍCIO

SECRETARIA MUNICIPAL DA EDUCAÇÀO

FACULDADE PADRE VIEIRA

Rua Duque de Caxias, 156 – Tatuapé – SP – CEP. 04314-000 fone: 245.9099

São Paulo, 05 de junho de 2004.

Ofício n.º 45 / 98 – VD

Ref.: Presença de lanceiros

Senhor Comandante:

Servimo-nos do presente para solicitar a presença de lanceiros do Regimento de Polícia Montada “9 de Julho” , para a solenidade de colação de
grau da turma do Curso de Administração de Empresas, que será realizada no dia 12 do corrente sábado, às 19 horas, no salão Nobre das Faculdades Padre
Vieira.

Agradecemos a tenção que dispensar a este pedido, apresentamos a Vossa Senhoria os protestos de estima e consideração.

Atenciosamente,

Prof.. Hermes Pinotti

Vice-diretor

Ao Ilmo. Sr. Coronel

Torquato Tasso Netto

DD. Comandante do Regimento de Polícia Montada “9 de Julho”

Rua Jorge Miranda, 238 – CEP. 02344-001

São Paulo – SP
 45

ASSUNTOS PARA OFÍCIOS

1. Requisita material de secretaria.
2. Encaminha Boletim de Freqüência.
3. Convida Secretário da Educação para solenidade.
4. Comunica procedimento irregular de funcionário.
5. Comunica resultado de campanha.
6. Pede aprovação de programa de festividades.
7. Comunica escala de férias de funcionários da secretaria.
8. Comunica desvio de material escolar.
9. Comunica organização de curso de extensão cultural.
10. Solicita reforma de prédio escolar.

A ORGANIZAÇÃO DA AGENDA

A perfeição do trabalho do Auxiliar Administrativo depende, em grande parte, de uma

agenda organizada. De aspecto insignificante, ela assume vital importância no decorrer da rotina
diária.

COMO ORGANIZAR UMA AGENDA

Tenha duas agendas para compromissos, uma em sua mesa, outro na do seu chefe. Nas
duas, você anotará todos os compromissos dele: reuniões, entrevistas, telefonemas, etc. Isto
manterá os dois perfeitamente informados das atividades do dia, evitará que ele o chame a todo
momento para saber "o que vai Fazer agora", evitará que você precise entrar na sala a cada
momento para saber "o que ou quem vem agora”.

Na agenda de compromissos, anote as datas sociais que devem ser lembradas por você
e pelo seu chefe. Anote também os compromissos sociais dele de que você tem conhecimento.
Faça de sua agenda de compromisso o seu "centro de informações". Use as duas contracapas
internas para colar todos as informações de que você precisa para o seu dia-à-dia, em cópias
tipo xerox reduzidas.
 46

A ORGANIZAÇÃO DE REUNIÕES

As reuniões podem ser dos mais variados tipos: seminário, mesa redonda, painel,
simpósio e conferência. A Maior parte das horas do gerente são gastas em reuniões. Portanto,
elas devem ser preparadas com cuidado. Prepare a sala de reuniões:

• Não marque mais que três reuniões por dia, a não ser que seu chefe assim o deseje.
• Mantenha um intervalo de 30 minutos entre uma reunião e outra.
• Não marque reuniões no final do dia.
• Controle rigorosamente sua agenda com a dele para evitar "furos".
• Comunique com antecedência o dia e hora da reunião aos participantes. Se possível, faça por escrito,
para sua segurança.
• A sala deve ter uma temperatura agradável, deve estar arejada e ser clara.
• Cinzeiros em quantidade suficiente.
• Blocos de papel, lápis e caneta para todos os participantes.
• Equipamentos especiais necessários - retroprojetores, gravadores, etc.
• Estabeleça uma rotina para servir água, refrigerante, café, de tal modo que não prejudique o
andamento das conversações.
• Não interrompa para anunciar visitas, telefonemas, colher assinaturas.

COMO PREPARAR UMA REUNIÃO

Os resultados de uma reunião estão diretamente ligados ao seu planejamento. Quanto

melhor preparação receber, melhor fluirá o seu desenvolvimento. Antes, porém, analise se é
necessário e oportuno fazer esta reunião. Um dos elementos mais importantes de uma reunião
é a Pauta de Reunião. Constitui uma ferramenta básica para uma visão completa do tema e um
delineamento positivo da reunião.

A elaboração da Pauta de Reunião compete ao "dono" do objeto causador. Portanto, é

importante observar os seguintes critérios na elaboração da Pauta.

• Objetivo da Reunião: a necessidade de se fixar o objetivo da reunião decorre do fato de

evitar o desvirtuamento do assunto a ser tratado e inteirar os participantes a respeito.
• Material a Ser Utilizado: cópias de correspondências, de normas, da relatórios etc., servirão
de subsídios aos participantes, propiciando a estes a familiarização com o assunto.
• Previsão do Tempo: o fator tempo deve ser previsto por assunto ou participantes, para
evitar, dentre outros transtornos, decisões precipitadas e alongamento das discussões em
assuntos alheios ao objetivo da reunião (excesso de tempo).
• Local, Data e Hora: evita atrasos e desencontros.
 47

Após a montagem da Pauta de Reunião, esta deverá ser encaminhada aos participantes,
a fim de certificar o propósito do programa, possibilitando a estes uma melhor preparação para
a reunião.

COMO DIRIGIR UMA REUNIÃO

A condição de dirigir e/ou coordenar bem uma reunião é requisito básico para aquele que terá
essa atribuição. Ao dirigente de uma reunião compete:
• Preparar a Pauta de Reunião.
• Designar o secretário, ao qual caberá a elaboração da ata.
• Abrir a reunião, discorrendo sobre o objetivo da mesma.
• Convocar o participação de todos do grupo.
• Evitar que determinado participante monopolize o tempo e o assunto.
• Evitar conversas paralelas, não afetas ao assunto em discussão.
• Controlar a intensidade de sentimentos nas discussões.
• Controlar o tempo estabelecido em pauta.
• Encerrar a reunião, fazendo uma síntese dos assuntos tratados, estabelecendo itens de ação
(quem, o quê, quando).

TÉCNICAS COMERCIAIS

LIVRO CAIXA
Deve ser escriturado diariamente.

IMPORTANTE: Só deverão ser lançados no Livro Caixa os documentos de gastos realizados com
a empresa, mediante nota fiscal, contendo data, nome e endereço.

O que devemos lançar no livro caixa:

▪ Pagamento das compras a vista;

▪ Cheques emitidos;
▪ Pagamento de duplicatas;
▪ Água, luz, telefone, pró-labore, aluguel, pagamento de funcionários;
▪ Depósitos bancários;
▪ Impostos;
▪ Venda a vista.
 48

MODELO DE LIVRO CAIXA

Nome da Empresa: Folha nº:

Data:

Nº Qt. Histórico Entradas Saídas

Total

Saldo Anterior =========

Saldo a Transportar =========

 49

NOTA PROMISSÓRIA

A nota promissória é uma promessa de pagamento, para seu nascimento são necessárias duas partes, o
emitente ou subscritor, criador da promissória no mundo jurídico, e o beneficiário ou tomador que é o
credor do título.

Para exemplificar a constituição de uma nota promissória citamos a seguinte hipótese, Pedro empresta R$
1.000,00 (mil reais) ao seu amigo José, que por sua vez se compromete a efetuar o pagamento do
empréstimo em trinta dias, assim sendo, emite uma nota promissória no valor do empréstimo onde o
beneficiário é o Pedro, com vencimento para trinta dias da data.

Como nos demais títulos de crédito a nota promissória podem ser transferida a terceiro por endosso, bem
como nela é possível a garantia do aval.

Caso a nota promissória não seja paga em seu vencimento poderá ser protestada, como ainda será possível
ao beneficiário efetuar a cobrança judicial, a qual ocorre por meio da ação cambial que é executiva, no
entanto a parte só pode agir em juízo se estiver representada por advogado legalmente habilitado.

REQUISITOS DA NOTA PROMISSÓRIA

1. A denominação "nota promissória" lançada no texto do título.

2. A promessa de pagar uma quantia determinada.

3. A época do pagamento, caso não seja determinada, o vencimento será considerado à vista.

4. A indicação do lugar do pagamento, em sua falta será considerado o domicílio do subscritor (emitente).

5. O nome da pessoa a quem, ou a ordem de quem deve ser paga a promissória.

6. A indicação da data em que, e do lugar onde a promissória é passada, em caso de omissão do lugar será
considerado o designado ao lado do nome do subscritor.

7. A assinatura de quem passa a nota promissória (subscritor).

 50

CONTRATOS

Contrato é o acordo de vontades, ou negócio jurídico, entre duas ou mais pessoas (físicas ou jurídicas) com
finalidade de adquirir, resguardar, modificar ou extinguir direitos de natureza patrimonial. Todos os
contratos são atos jurídicos bilaterais, pois resultam de uma conjugação de duas ou mais vontades.

REQUISITOS DE VALIDADE DE UM CONTRATO

• agente capaz;
• objeto lícito e possível e economicamente apreciável;
• forma prescrita ou não vedada em Lei;
• acordo de vontades, que pode ser expresso ou tácito → o consentimento voluntário é o elemento
essencial do contrato;

CLASSIFICAÇÃO DOS CONTRATOS

a) Quanto à manifestação da vontade:

Unilaterais: nascem obrigações apenas para uma das partes; uma única vontade. Ex: testamento, mútuo,

Bilaterais: geram obrigações para ambas as partes; duas manifestações de vontade. Ex: contrato de
compra e venda, contrato de doação, etc.

Plurilaterais: várias manifestações de vontade. Ex.: contrato social de uma sociedade mercantil.
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b) Quanto à contraprestação:

Onerosos: são aqueles em que uma das partes assume o ônus e a outra assume as vantagens, ou ambos
assumem o ônus e as obrigações O direito de uma parte é o dever da outra parte. Ex.: contrato de compra
e venda; contrato de locação, etc;

Gratuitos: quando existe somente uma prestação. Ex.: contrato de doação sem encargos; testamento,
comodato; etc

c) Quanto à certeza das prestações:

Comutativos: as prestações de ambas as partes são certas, podendo seu montante ser avaliado já no ato da
conclusão do contrato. Ex. compra e venda;

Aleatórios: a prestação de uma ou de ambas as partes depende de um evento futuro e incerto. Ex: compra
de produção da próxima safra de laranja, com preço fixado.

d) Quanto à autonomia da vontade:

Contratos paritários: quando as partes são colocadas em pé de igualdade discutindo amplamente e fixando
todas as suas cláusulas.

Contratos de Adesão: quando uma das partes se limita aceitar as cláusulas e condições previamente
estipuladas pela outra.

e) Quanto à Forma:

Não Solenes (Não formais): a lei não exige uma forma preestabelecida para reger estes contratos.

Solenes: a forma especial deve estar expressa em lei. Exs.: Contrato de compra e venda de bem imóvel;
pacto antenupcial; Contrato de locação residencial; Doação de Imóvel; etc;

VÍCIOS REDIBITÓRIOS

São os vícios ocultos que aparecem na coisa principal e que diminuem, ou mesmo impedem, a
sua utilização. Ex.: compro um cavalo puro sangue portador de um vírus mortal. Poucos dias
depois o cavalo vem a morrer. Se eu soubesse do defeito oculto, NÃO teria realizado o negócio.

O alienante é responsável, mesmo que desconheça o defeito, exceto se o contrário previr o

contrato. Se o alienante sabia do defeito deverá restituir o que recebeu, mais perdas e danos e
se não sabia do defeito, deverá restituir o valor recebido, mais despesas do contrato.

Ocorrendo os vícios redibitórios, os contratantes poderão propor Ações Edilícias:

Ação redibitória: o adquirente pleitea a extinção do contrato e uma indenização por perdas e
danos.

Ação quanti minoris: o adquirente pode exigir um abatimento do preço contratado.

EVICÇÃO
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É a perda da propriedade de um bem para terceiro, em razão de ato jurídico anterior e de uma
sentença judicial. Ex.: “A” vende para “B” um carro que já foi de “C”. “C” entra com uma Ação
Reinvindicatória contra “B” para que o mesmo lhe devolva o carro. “B” denunciará à lide o “A”
para que o mesmo faça parte da ação judicial. Restará que a ação de “C” ficará contra “A” e
“B”.

FORMAS DE EXTINÇÃO DOS CONTRATOS

RESOLUÇÃO CONTRATUAL

Extinção do contrato toda vez que houver o não cumprimento de uma obrigação
(inadimplemento contratual). Ex.: Compra de uma mercadoria a prazo, em 6 parcelas. O
adquirente não pagou nenhuma das parcelas e fica com a posse do bem. O Alienante entra com
uma ação de Resolução Contratual contra o adquirente.

RESCISÃO CONTRATUAL

É a Extinção do contrato na hipótese de Lesão. Ex.: “A” empresta R$ 20.000 para “B” que
entrega a escritura de sua casa, no valor de R$ 100.000, como garantia. “B” não consegue pagar
o empréstimo e “A” exige a casa como quitação do empréstimo.

RESILIÇÃO

É a extinção do contrato onde, obrigatoriamente, está em jogo o requisito VONTADE de uma ou

de ambas as partes. Pode ocorrer através do Distrato ou da Denuncia.

• Distrato - é um acordo de vontade de ambas as partes de extinguir o contrato. Ex.: “A”

aluga um imóvel por 30 meses. Com 12 meses de vigência do contrato, resolve sair do
imóvel. Procura o locatário e propõe sair do imóvel sem pagar a multa ou pagando
somente 50 % da multa. Se o locatário aceitar a proposta, os contratantes assinarão um
Distrato, onde ambos colocarão fim ao contrato.

• Denuncia - é um ato unilateral que põe fim a um contrato; é a ação de uma única
vontade. Ex.: Denuncia Vazia.

CASO FORTUITO

Quando ocorrerem fatos imprevisíveis e incontroláveis (fenômenos da natureza). Toda vez que
o contrato se tornar excessivamente oneroso para uma das partes, este contrato poderá ser
revisto (teoria da imprevisão). Ex.: Em 1998 o dólar oscilava em torno de R$ 1.20. Na virada
do ano, houve uma maxi-desvalorização e o dólar passou a custar R$ 2.10. Quem tinha contratos
a pagar, vinculados ao dólar, viu-se, de uma hora para outra, impossibilitado de honrar seus
compromissos. O STJ resolveu a questão usando um meio termo: dólar a R$ 1.70.
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Bibliografia/Links Recomendados
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• http://pt.scribd.com/doc/55832880/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO
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• SCHAAF, Dick. (1991) A nova estratégia do marketing: atendimento ao cliente.
Harbra Editora, São Paulo –SP.
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