Circuito Documental

É o percurso que os documentos efetuam até chegarem ao seu

destino final. Resulta da comunicação entre organizações ou a nível
interno.
 

Aspetos Gerais
Também é evidente que o tratamento da
Correspondência muda imenso de
Empresa para empresa, conforme as
Suas dimensões, a sua estrutura
Organizativa, sem esquecer os serviços
Públicos que nomeadamente têm regras
Específicas, bastante formalizadas.

No desenvolvimento deste tema, vai-se procurar dar uma

panorâmica geral do tratamento da correspondência.
Antes de iniciar a primeira fase do circuito da correspondência –
abertura – torna-se necessário analisar devidamente a
correspondência a fazer uma separação prévia (pode ser feita em
simultâneo com a abertura).
Verificamos, então, que a correspondência que chega à empresa
pode ser comercial ou oficial e particular ou pessoal.

A comercia ou oficial pode ainda ter duas outras classificações:

Patente (faturas, recibos, cartas comerciais, etc. – a realidade diária

da empresa)
Confidencial ou secreta (assuntos de caráter sigiloso, o
sobrescrito tem, através de carimbo, essa indicação.)

A correspondência confidencial ou secreta nunca deve ser aberta,

mas sim conduzida diretamente à Direção. É conveniente, contudo,
registar a sua entrada, de preferência em livro próprio.
A correspondência particular, como é lógico, também não deve ser
aberta, mas sim dirigida aos respetivos destinatários.
A correspondência dita patente é a que vai entrar no circuito de
tratamento. Contudo, é bom referir que nas empresas pequenas e na
maioria das médias, o circuito da correspondência é extremamente
abreviado, dado o reduzido volume de correspondência recebida
e/ou expedida.
Nas grandes empresas o circuito da correspondência é,
normalmente, mais complexo.
A fase da distribuição, tem inúmeras formas de ser feita, mas
sempre com o controlo do Livro de Protocolo.
Há empresas que utilizam sobrescritos específicos para inserir a
correspondência que foi separada por destino.
Muitas vezes é utilizada uma guia de remessa de documentos que os
descreve e agrupa por destinos, acompanhando-os até á receção. Ai é
assinado um duplicado que comprova a entrega.

Na resposta ou arquivo, após a leitura da correspondência, o

destinatário dá-lhe o devido tratamento, esta segue diretamente
para o arquivo, caso contrário a correspondência requer uma
resposta. Devem ter resposta, caso seja necessário, ela deve ser de
novo lida e assinada pela direção da empresa ou pelo responsável
do serviço, dependendo dos casos.
A organização das grandes empresas implica que o correio a expedir
esteja pronto até determinada hora, de forma a ser levado a
despacho a horas certas.
Tal como na entrada da correspondência, também se regista a saída
desta, é esta a fase do registo de saída. O registo é feito no livro de
Protocolo, sendo o seu riscado idêntico ao das entradas, e as cópias
são separadas dos originais para seguirem o encaminhamento
devido.

Por último, temos a expedição e arquivo, onde é importante

verificar antes de a carta ser inserida no sobrescrito se está datada e
assinada, se contém o material necessário referido em anexo e se o
endereço corresponde ao do sobrescrito.
Os agrafos e os clips, por vezes utilizados com a finalidade de
prenderem os anexos à carta, devem ser evitados de forma a não
danificarem as máquinas de franquiar.
Em algumas empresas de grande dimensão, são utilizadas máquinas
que têm como objetivo dobrar, inserir, fechar e franquiar a
correspondência a uma velocidade que chega a atingir as 4000
(quatro mil) cartas/hora.
De toda a correspondência expedida, a empresa deve possuir em
arquivo a respetiva cópia.
Quando a correspondência for registada deve, juntamente com a
cópia, ser arquivado um exemplar do talão de aceitação.

Devolvido pelo destinatário com a sua assinatura, deve também ser

arquivado juntamente com a cópia da correspondência
Nome doValente
Lara Isabel destinatário
Filipe
João André
O registo das entradas tal como na
receção e na abertura deverá ser
realizado por um só departamento,
uma vez que se deve tirar sempre uma
cópia dos originais recebidos. Esta
deverá ser feita após colocar o respetivo
carimbo que contém a data e o número
da entrada, porém há empresas que
utilizam o Livro de Registo para a
correspondência. No livro, deve constar
o número de entrada, a data da
receção, a entidade que enviou, o
número do documento, o assunto ou
classificação que lhe foi atribuída de
acordo com um plano de classificação
da empresa e ainda o destino do documento.

Folha Interior
Circuito de correspondência
O circuito da correspondência não é mais do que as fases pela qual a
correspondência passa dentro e fora da empresa, desde o remetente
até ao destinatário.

Fases:
1. A receção/abertura
2. O registo das entradas
3. A distribuição
4. A resposta ou arquivo
5. A assinatura
6. O registo de saída
7. Expedição e Arquivo

Na fase de abertura, é importante ter atenção, ao modo como as

cartas são dobradas, de modo a não danificar o conteúdo da carta.
Muitas vezes as cartas são mal dobradas e, quando inseridas nos
sobrescritos, ficam por vezes coladas no interior.

Antes de abrir uma carta, deve deslocar-se o conteúdo para um

dos cantos dos sobrescritos. Seguidamente abre-se pelas arestas
opostas.

Também é necessário, antes de se inutilizar o sobrescrito,

verificar se a carta está datada e se contém o nome e o endereço
do remetente. Caso isso não se verifique, é importante agrafar o
sobrescrito à carta.
A abertura da correspondência pode ser manual de máquinas. Na
abertura manual recorre-se frequentemente a tesouras ou a corta-
papéis.
Ma abertura com recurso à máquina utilizam-se guilhotinas
(manuais e elétricas) que permitem uma maior rapidez de
execução do trabalho, o que se justifica para grandes empresas.