0693 - Gestao de Correio Eletronico Com Microsoft Outlook 365

Delegação Regional do Norte
Centro de Emprego e Formação Profissional do Porto
UFCD 0693
GESTÃO DE CORREIO ELETRÓNICO E PESQUISA DE
INFORMAÇÃO NA WEB
Gestão de Correio Eletrónico

Microsoft Outlook 365
FORMADOR: ALOIZIO SILVA
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Formador: Aloizio Silva
Índice
Introdução ............................................................................................................................................................... 5
Princípios básicos de uma boa administração do tempo ................................................................................... 5
Configuração Outlook: O layout ............................................................................................................................ 6
Pastas ....................................................................................................................................................................... 6
Pastas de pesquisa ................................................................................................................ 8
Favoritos (opcional)............................................................................................................... 8
Regras....................................................................................................................................................................... 8
Barra de Tarefas Pendentes................................................................................................................................... 9
Sinalizador padrão ............................................................................................................... 10
Notificações ...........................................................................................................................................................10
Categorias ..............................................................................................................................................................10
Passos Rápidos ......................................................................................................................................................13
Passos Rápidos opcionais .................................................................................................... 14
Como organizar sua Caixa de Entrada com quatro ações básicas...................................................................16
Exclua .................................................................................................................................. 16
Faça isso: A análise de dois minutos ................................................................................... 16
Delegue ............................................................................................................................... 17
Adie ..................................................................................................................................... 17
Revisão diária: administrar seu tempo e suas tarefas .......................................................................................19
A dizer não........................................................................................................................... 19
Gerenciamento de calendário ............................................................................................. 19
Maneiras de criar tarefas .................................................................................................... 19
Maneiras de administrar tarefas ......................................................................................... 20
Use seu calendário: crie compromissos para administre seu tempo ................................. 21
Tarefas: a fazer o seu trabalho.............................................................................................................................21
Revisão semanal .................................................................................................................. 21
Onde executar seu trabalho ................................................................................................ 22
Processe tarefas em massa ................................................................................................. 22
A Terminar suas tarefas....................................................................................................... 22
A Trabalhar offline............................................................................................................... 23
Localize essa mensagem: a pesquisar de forma eficaz .....................................................................................23
Como localizar uma mensagem de determinada pessoa ................................................... 23
Como localizar uma mensagem com um anexo ................................................................. 24
Para localizar mensagens em toda sua caixa de correio ..................................................... 24
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Para parar de Procurar ........................................................................................................ 25

Escreva excelentes Correios.................................................................................................................................26
Regras básicas para mensagens excelentes: o que fazer .................................................... 26
Acompanhamento: a sinalizar no envio .............................................................................. 27
Regras básicas para mensagens excelentes: o que não fazer ............................................. 27
Conselhos para Grupos de Contatos (antes chamados de Listas de Distribuição) ............. 28
Como usar comentários embutidos .................................................................................... 29
Quando usar Cco ................................................................................................................. 29
Calendário e reuniões...........................................................................................................................................30
Quando é apropriado convocar uma reunião? ................................................................... 30
Quem convidar .................................................................................................................... 30
Quando fazer reuniões presenciais e remotas.................................................................... 32
Como lidar com documentos relacionados......................................................................... 32
A preparar um cronograma: deixe as tarefas fazerem a sua parte .................................... 33
Durante a reunião: como colaborar .................................................................................... 33
Como terminar uma reunião recorrente ............................................................................ 34
Quando e como compartilhar seu calendário ..................................................................... 34
Contatos.................................................................................................................................................................34
Quando usar os Contatos do Outlook em um ambiente corporativo................................. 34
Quando criar um Grupo de Contatos no Outlook ............................................................... 35
Perguntas frequentes ...........................................................................................................................................35
O que são Passos Rápidos? ................................................................................................. 35
Por que mostrar o Painel de Leitura à direita e não na parte inferior (ou desativá-lo? ..... 35
O que devo fazer com as pastas de que não preciso mais? ................................................ 35
Como eu posso fazer todas as mensagens enviadas somente para mim aparecerem em
azul? .................................................................................................................................... 35
Quando eu devo usar o modo de exibição de conversações? ............................................ 36
Devo guardar as mensagens pessoais e profissionais juntas? ............................................ 37
Como os estados lido e não lido podem me ajudar? .......................................................... 37
Por que o estado lido/não lido não é suficiente? ............................................................... 37
Por que devo arquivar minhas mensagens? ....................................................................... 38
Por que devo ter apenas uma pasta de referência? ........................................................... 38
Por que eu preciso de diferentes pastas para os Grupos de Contatos? ............................. 38
Por que eu preciso de pastas separadas para Grupos de Contatos e RSS? ........................ 38
Quais Grupos de Contatos devem ir para uma pasta em vez de irem para a minha Caixa de
Entrada? .............................................................................................................................. 39
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Como eu configuro regras para RSS? .................................................................................. 39

E se eu tiver políticas de retenção ou um Ficheiro Morto Online do Exchange Server? .... 39
Por que devo usar regras?................................................................................................... 39
Que datas os sinalizadores definem? .................................................................................. 39
O que eu devo fazer com as tarefas e Correios sinalizados de anos atrás em minha Barra
de Tarefas Pendentes? ........................................................................................................ 40
O que eu devo fazer com as categorias não utilizadas? ..................................................... 40
Qual é a melhor maneira de escolher as cores? ................................................................. 40
Por que alocar tempo para mim mesmo?........................................................................... 40
Como eu lido com as 10.000 mensagens na minha Caixa de Entrada? .............................. 41
Por que recebo tantas mensagens? .................................................................................... 41
Disponho de 10 minutos: o que devo ler primeiro em minha Caixa de Entrada? .............. 41
Com que frequência devo ler minhas mensagens? ............................................................ 41
Como eu posso administrar tarefas complicadas? ............................................................. 41
Devo guardar as tarefas pessoais e profissionais juntas? ................................................... 41
Qual o problema de guardar as tarefas de cabeça? ........................................................... 42
Por que manter minhas tarefas no Outlook?...................................................................... 42
Avançado: como eu crio uma Pasta de Pesquisa para mensagens de Correio? ................. 42
Referências Bibliográfica ......................................................................................................................................42
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Introdução
O Outlook foi desenvolvido para ser usado por um público muito amplo, com muitos
estilos e necessidades de trabalho. Embora não haja uma "forma certa", há maneiras de
trabalhar no programa que sabemos ser mais fáceis do que outras. Espero que, ao
conhecer as práticas recomendadas, tenha a melhor experiência possível no uso do
Outlook.
O objetivo deste guia é fornecer conselhos sobre como extrair o máximo do Outlook.
Porém, não se trata de um guia exaustivo. Alguns cenários que criei são abordados para
ajudá-lo(a)s a utilizar o Outlook e o correio eletrónico para suas necessidades na gestão
das informações.
Este guia se destina a pessoas que:
• Trabalhem ou pretendam trabalhar com Outlook para gestão do correio

eletrónico.
• Pretendam aperfeiçoar e organizar o seu trabalho.
• Recebem muitas mensagens eletrónicas por dia.
• Passam muito tempo a usar o Outlook para enviar e receber mensagens,
organizar reuniões ou participar delas.
Independentemente, este documento será útil no seu dia a dia.
Princípios básicos de uma boa administração do tempo

O Outlook é uma ferramenta criada para gerenciar suas mensagens de correio,
calendário, contatos e tarefas. Como tal, é o centro não só das suas comunicações, mas
também do seu gerenciamento do tempo. Para extrair o máximo do Outlook, sugiro
alguns princípios básicos:
• Reduza o número de lugares onde lê mensagens eletrónicas. Se estiver a usar

uma nova versão do Microsoft Outlook 365, será possível usar a Caixa de Entrada
Destaques do Outlook para separar automaticamente os tipos de mensagens
que lerá antecipadamente de outras mensagens.
• Deixe algumas mensagens passarem. Use regras para enviar as mensagens que
não precisa ler imediatamente para suas próprias pastas. Como pastas para
projetos ou pastas do Grupo de Contatos. Você não precisa — e em situações de
grande volume provavelmente nem consegue — ler toda mensagem recebida.
• Reduza o número de lugares onde arquiva mensagens manualmente. Reduza o
ônus mental do arquivamento a contar com a pesquisa para localizar mensagens.
• Processe suas mensagens usando as quatro ações básicas abaixo. Ao ler as
mensagens, decida se deseja:
o Excluir.
o Agir (responder ou arquivar).
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o Delegar (encaminhar).
o Adiar (usando categorias e sinalizadores) para uma segunda análise em
sua lista de tarefas.
• Reduza sua lista de tarefas pendentes a uma lista só. Use uma única lista de
tarefas pendentes e um único calendário para administrar o que você precisa
fazer.
• Trabalhe em lotes. Use categorias para ajudá-lo(a) a agrupar tarefas
semelhantes.
• Use bom senso ao enviar mensagens. Siga algumas regras de etiqueta para
redigir boas mensagens.
• Examine seu calendário e suas tarefas regularmente.
Mesmo que não adote todas as práticas recomendadas, seguir algumas delas irá melhor
sua experiência no uso do Outlook.
Configuração Outlook: O layout

O primeiro passo para seguir estas práticas recomendadas é configurar um sistema para
otimizar a maneira como você usa o Outlook. Considera-se uma prática recomendada
ter:
• O Painel de Navegação aberto à esquerda.

• Suas mensagens no modo de exibição de Conversas, com as mensagens enviadas
diretamente a você formatadas automaticamente em azul.
• O Painel de Leitura à direita.
• A Barra de Tarefas Pendentes aberta no lado extremo direito. Se a resolução da
tela é inferior a 1024 x 768 pixels, a Barra de Tarefas Pendentes pode ser
minimizada nestes casos.
• Modo Cache do Exchange habilitado.
Para ver detalhes sobre como configurar o layout recomendo, consulte a seção
Perguntas frequentes ao final deste documento.
Pastas
Considera-se uma prática recomendada:
• Uma Caixa de Entrada para as mensagens que você precisa processar (tratar). A
sua Caixa de Entrada é para mensagens enviadas diretamente a você ou que
possam ser importantes e devam ser lidas por você.
Se recebe muitas mensagens trocadas entre várias pessoas diferentes, altere para o
modo de exibição Conversas. Caso contrário, use a organização de data (a organização
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padrão). Use as regras de formatação automática para exibir em azul todas as

mensagens enviadas apenas a você.
• Uma única pasta de referência, sob a Caixa de Entrada, para todo o material de
referência que queira consultar posteriormente. Nada é arquivado
automaticamente (ou seja, com uma regra) nessa pasta. Nomeie a pasta como
1-Referência. (O acréscimo do 1- na frente fará com que ela seja o primeiro item
sob a Caixa de Entrada). Essa pasta é criada sob a Caixa de Entrada, para que
possa recolher a Caixa de Entrada e removê-la de vista.
Configure esta pasta para arquivamento automático anualmente.
Observação: Se essa pasta ficar muito grande (com 10.000 itens ou mais), o
Outlook poderá ficar lento ao alternar para ela.
• Uma pasta para mensagens pessoais, particulares e relacionadas à sua carreira.

Ter uma pasta separada para informações pessoais e relacionadas à carreira dará
a liberdade de Procurar uma mensagem enquanto alguém está olhando por cima
do seu ombro, sem que você precise se preocupar se uma mensagem de cunho
pessoal irá aparecer. Nomeie essa pasta como 2-Pessoal. Os gerentes podem ter
uma única pasta para comentários sobre seus funcionários, chamada 3-Gerência.
Configure essas pastas para arquivamento automático anualmente.
• Um conjunto de pastas para mensagens de Grupos de Contatos. Todas as

mensagens enviadas para Grupos de Contatos (também conhecidos como
servidores de lista, listas de endereçamento ou listas de distribuição) não
precisam necessariamente ser lidas. Esse conjunto de pastas é o repositório para
todas as mensagens de Grupos de Contatos que não são entregues
automaticamente na sua Caixa de Entrada. Crie uma única pasta de nível
superior sob sua Caixa de Entrada chamada Grupos de Contatos e depois crie
uma subpasta para cada tópico dos Grupos de Contatos. Normalmente, uma
pasta por Grupo de Contatos é suficiente, mas se estiver em vários Grupos de
Contatos relacionados, considere a possibilidade de ter todas as mensagens
entregues na mesma pasta.
Recolha a pasta Grupos de Contatos de nível superior para que você não se distraia com
as mensagens não lidas das pastas sob ela.
Observação: Se precisar ler cada mensagem de um Grupo de Contatos, não crie uma
pasta para ele. Essas mensagens devem ir diretamente para a sua Caixa de Entrada.
Configure suas pastas de Grupos de Contatos para arquivamento automático a cada

seis meses ou com mais frequência se os assuntos vencerem rapidamente — por
exemplo, um Grupo de Contatos de boleia solidária deve ser arquivado diariamente.
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• Um conjunto de pastas para RSS feeds. De forma semelhante ao conjunto de

pastas para Grupos de Contatos, o RSS representa outro conjunto de dados que
pode ocasionalmente ter informações interessantes, mas que não precisa ser
lido consistentemente ou com a mesma urgência que as mensagens enviadas
diretamente. O Outlook cria essas pastas automaticamente.
Pastas de pesquisa
As pastas de pesquisa são úteis para reunir informações de diferentes pastas de Correio
e RSS. Elas podem ser especialmente úteis quando precise reunir informações salvas em
pastas diferentes — por exemplo, quando está a se preparar para uma reunião
trimestral.
Se recebe um grande volume de mensagens, as pastas de pesquisa podem ser uma boa
maneira de analisar Correios de diferentes destinatários.
Favoritos (opcional)
Os Favoritos dão visibilidade a pastas que de outra forma ficariam soterradas em sua
lista de pastas de Correio.
Os Favoritos, um subconjunto de suas pastas de Correio, aparecem na parte superior do

painel de navegação. O uso dos Favoritos não é uma exigência para que este sistema
funcione, mas se possui uma tela pequena, pode minimizar o Painel de Navegação e
ainda arquivar suas mensagens com êxito arrastando-as para a barra minimizada,
realizar pesquisas comuns e navegar para o Agenda, Contatos e Tarefas.
Considera-se uma prática recomendada ter as seguintes pastas nos seus Favoritos:
Caixa de Entrada, 1-Referência, Itens Enviados e Itens Excluídos.
Regras
O objetivo de organizar o seu Outlook é reduzir o volume de "ruído" desnecessário a sua
Caixa de Entrada e fazer com que os itens mais importantes fiquem no topo. As regras
ajudam nesse processo, movendo mensagens para pastas com base em critérios que a
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definir. As regras filtram as mensagens que chegam em sua Caixa de Entrada, deixando
apenas os itens cuja leitura seja imprescindível.
Considera-se uma prática recomendada ter as seguintes regras (veja detalhes sobre
como configurar essas regras nas Perguntas frequentes):
• Respostas Automáticas Mova todas as respostas a reuniões que não têm

conteúdo para os Itens Excluídos. Poderá ver quem aceitou na guia de
acompanhamento dentro da janela da reunião.
• Para: Mim Qualquer mensagem enviada diretamente a você ou tenha você na
linha Cc é enviada para a Caixa de Entrada e não é processada por outras regras,
mesmo que tenha sido enviada para um Grupo de Contato.
• Solicitações de Reunião Enviadas para a Caixa de Entrada Todas as solicitações
de reunião, mesmo se forem enviadas para um Grupo de Contato, devem ser
enviadas para a Caixa de Entrada.
• Adiar Itens Enviados Esta regra adia o envio de mensagens por um minuto ou
mais. Ao usá-la, verifique se suas mensagens foram enviadas antes de desligar o
computador.
Observação: Esta é uma regra apenas para aplicativos clientes; ela não funciona no
Outlook Web App (OWA).
• Grupos de Contatos Qualquer mensagem eletrónica enviada a um Grupo de

Contatos será imediatamente encaminhada para a pasta de Grupos de
Contatos — a menos que suas palavras-chave sugiram que ela seja importante;
nesse caso, a mensagem ficará em sua Caixa de Entrada. Vários Grupos de
Contatos que sejam similares devem usar a mesma regra e ser arquivados na
mesma pasta. Se você é membro de um Grupo de Contatos do qual precisa ler
todas as mensagens, não crie uma regra para este Grupo. Todas as mensagens
que precisa ler devem ir diretamente para a sua Caixa de Entrada.
Barra de Tarefas Pendentes

A Barra de Tarefas Pendentes é o painel no lado direito do Outlook. Ela mostra um
calendário, seus próximos compromissos e sua lista de tarefas unificada, contendo:
• Mensagens que você precisa responder (mensagens sinalizadas).

• Contatos que você precisa chamar (contatos sinalizados).
• Tarefas que surgem espontaneamente.
A prática recomendada para configurar a Barra de Tarefas Pendentes é:
• Mostrar um Navegador de Data (ativado por padrão).

• Mostrar as tarefas (ativado por padrão).
• Mostrar contatos favoritos.
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A organização padrão para as tarefas é por Data de Conclusão, mas você pode
considerar a possibilidade de mudar a organização para Data de Início, dependendo de
como usa os sinalizadores. Se quiser ver as tarefas que transferiu para a segunda-feira
da próxima semana, por exemplo, organize por Data de Início. Se quiser ver as tarefas
no dia em que devem ser concluídas, organize por Data de Conclusão.
Sinalizador padrão
Considera-se uma prática recomendada definir seu sinalizador de Clique Rápido para
Hoje (que é o padrão).
Notificações
Se recebe muitas mensagens ou se distrai facilmente com o som de notificação que é
tocado para as mensagens de entrada, recomenda-se desativar as seguintes opções:
• Os novos alertas de pop-up de Correio
• O ícone de envelope que aparece no ícone do Outlook na barra de tarefas do

Windows
• O cursor que muda brevemente para um envelope

• O som que acompanha todas as configurações acima
Para alterar essas configurações, selecione o botão Ficheiro, selecione Opções e, em

seguida, selecione Correio.
Em Chegada de mensagem, desmarque todas as caixas de seleção.
Categorias
As categorias no Outlook permitem lhe gerenciar os itens de muitas maneiras
diferentes. Há três tipos principais de categorias que recomendamos que a criar:
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• Projeto (pode incluir pessoas)

• Tópico
• Local ou atividade
As categorias não são um aspeto obrigatório do sistema, mas facilitam sua vida se for
meticuloso(a) ao usá-las. Por exemplo, elas podem ajudar a identificar com mais
facilidade o que tem a fazer agora e agrupar tarefas similares, para que possa realizá-las
todas de uma vez.
Para criar categorias, siga este procedimento:
• Em qualquer modo de exibição, na guia Base, no grupo Sinalizadores, selecione

Categorizar e selecione Todas as Categorias.
Considera-se uma prática recomendada ter uma categoria para:
• Cada um dos seus subordinados diretos e seu gerente para itens que queira
examinar na próxima vez que se encontrarem (por exemplo, uma categoria
chamada 1:1 Gerente).
• Cada um dos principais locais ou tipos de atividade que executar, para que possa
realizar ações em massa (uma parte útil da administração das suas tarefas); por
exemplo:
o @Volta_Casa para tarefas que pode fazer a caminho do trabalho para
casa.
o @Correio para tarefas que envolva mensagens de Correio, reuniões ou
qualquer outro aspeto do Outlook.
o @Casa para tarefas que só pode fazer em casa.
o @Reunião para itens dos quais precisa para se preparar para uma
reunião.
o @Offline para tarefas quando estiver ausente do computador, como tirar
uma cópia de um documento.
o @Online para tarefas que só pode realizar online ou através de um
navegador da Web.
o @Telefone para chamadas que precisar fazer ou receber.
o @Leitura para tarefas que envolvem apenas leitura — não resposta. Esta
categoria é útil para mensagens longas ou anexos que precisar ler, mas
que não pode abordar imediatamente.
o @Espera para mensagens ou tarefas para as quais está a aguardar uma
resposta, mas não há nenhuma próxima ação explícita para você.
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Observação: Usar o símbolo de @ faz as categorias se destacarem em sua lista de

categorias. A marcação com @ antes de determinadas categorias ajuda a mantê-las no
topo de sua lista de categorias e o lembra de onde deve estar ao realizar essa tarefa. Por
exemplo, @Telefone é "ao telefone". (N.T.: "@" em inglês significa "em", "no", "na".)
• Cada tópico ou projeto importante, para localizar facilmente as mensagens sobre

um determinado tópico — especialmente se não houver nenhuma palavra no
corpo ou no assunto da mensagem que a faça aparecer em uma pesquisa.
• Itens importantes que devem ser realizados hoje e não podem ser transferidos
para outro dia.
Poder aplicar várias categorias a um único item — ao contrário do arquivamento, no

qual os itens só podem ficar em uma pasta por vez. Por exemplo, uma mensagem
importante que precisar discutir com o seu gerente antes de responder, poderia ser
incluída nas categorias @Correio e 1:1 Gerente category.
A categoria Clique Rápido deve ser a que você aplica com mais frequência.
Para definir sua categoria Clique Rápido, siga este procedimento:
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• Em qualquer modo de exibição, na guia Base, no grupo Sinalizadores, selecione

Categorizar e selecione Definir Clique Rápido.
Como verá, as categorias ajudam a destacar mensagens e tarefas em sua Barra de

Tarefas Pendentes, tornam a pesquisa mais eficiente e ajudam a nos preparar para
reuniões.
Observação: Tome muito cuidado ao categorizar suas mensagens de saída — os

destinatários podem conseguir ver suas categorias.
Passos Rápidos
Os Passos Rápidos dão-nos a possibilidade de executar várias ações com um único

clique. São uma ferramenta útil para ajudar a manter sua caixa de entrada limpa e ser
mais eficiente de forma geral ao usar o Outlook. Toda vez que se vir executando as
mesmas etapas repetidamente no Outlook, experimente criar uma Etapa Rápida.
Observação: Os Passos Rápidos se aplicam apenas às mensagens.
Considera-se uma prática recomendada ter Os Passos Rápidos a seguir. Para obter mais
informações, consulte Automatizar tarefas comuns ou repetitivas com Passos Rápidos.
Etapa
O que ela faz Quando utilizar
Rápida
Marca a mensagem como lida.
Este é o seu botão de arquivamento com
Referência
Move-a para a sua pasta 1- um único clique.
Referência.
Pessoal* Para arquivar mensagens pessoais.
Move-a para a sua pasta 2-
Pessoal.
Para mensagens de referência que você
Concluído Marca a mensagem como
respondeu ou já resolveu.
concluída.
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Etapa
Rápida
Referência.
Sinaliza a mensagem como

Para mensagens que você quer abordar
Adiar* uma tarefa para Hoje
mais tarde.
Referência.
*Os Passos Rápidos Pessoal e Adiar não são padrão.
Passos Rápidos opcionais
Além dos Passos Rápidos listados acima, dependendo do seu trabalho e das suas
atividades gerais do dia a dia, convém criar os seguintes tipos de Passos Rápidos:
Etapa
Rápida
Marca a mensagem
como lida.
Você categoriza muitas das suas mensagens
Categorizar e antes de arquivá-las para ajudá-lo(a) a localizá-
Categoriza a mensagem.
Mover las depois. Crie uma por categoria usada com
frequência.
Move-a para a sua pasta
1-Referência.
Marca a mensagem
como lida.
Você sinaliza coisas para diferentes datas,
Sinalizar e
Sinaliza a mensagem. como Amanhã, Esta Semana etc. Crie uma por
Mover
sinalizador usado com frequência.
1-Referência.
Marca a mensagem
como lida.
Você usa algumas categorias para ajudá-lo(a)
Sinalizar, Sinaliza a mensagem.
a entender o contexto das suas tarefas.
Categorizar e
Exemplo: @Leitura: sinaliza para amanhã,
Mover Categoriza a mensagem.
inclui na categoria @Leitura.
1-Referência.
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Etapa
Rápida
Marca a mensagem
como lida.
Cria um
Para sua
encaminhamento como Você encaminha Correios para outras pessoas
Informação
uma mensagem para (artigos e outros) com frequência
e Mover
informar

1-Referência.
Marca a mensagem
como lida.
Cria um
Você recebe mensagens que agora são
Delegar encaminhamento para
destinadas a outras pessoas.
uma pessoa específica

1-Referência.
Criar uma tarefa com
anexo Você precisa de mais contexto para suas
Tarefa
mensagens sinalizadas.
Excluir mensagem
Você recebe algumas mensagens de Grupos
de Contatos em sua Caixa de Entrada devido
Marca a mensagem
às regras, inadvertidamente. Exemplo: Você
como lida.
tem uma regra para arquivar todas as
mensagens do Grupo de Contatos foo em uma
Grupo de Move-a para sua pasta
pasta, a menos que ela tenha a barra de
Contatos de Grupos de Contatos
palavras em qualquer lugar no corpo.
(ou para a pasta de um
Ocasionalmente, alguém envia uma
Grupo de Contato
mensagem para o Grupo de Contatos de
específico).
carona solidária com a palavra Lapa, mas não
é algo que se relaciona a você.
Abre uma janela de Você recebe frequentemente mensagens
resposta. breves que precisa responder, mas não precisa
Responder e
guardar a mensagem original depois. Por
Excluir
Exclui a mensagem exemplo: “Oi, vamos almoçar?” Sua resposta:
original “Com certeza!”
Depois que começar a criar Passos Rápidos, descobrirá outras maneiras de otimizar o
número de cliques necessários para fazer algo. Sempre que se vir a fazer as mesmas
coisas repetidamente, experimente criar uma Passo Rápido. E conforme os projetos
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forem mudando, atualize seus Passos Rápidos para que incluam apenas as coisas que
você realmente faz.
Como organizar sua Caixa de Entrada com quatro ações

básicas
Após configurar seu sistema, está pronto para começar a gerenciar as mensagens de
entrada. Tornando a sua Caixa de Entrada o local central para recebimento de
mensagens importantes, poderá entrar nela com a confiança de saber que cada item é
algo que realmente precisa de uma ação sua.
Para cada mensagem em sua Caixa de Entrada:
• Se não for importante, exclua imediatamente.

• Se puder ser feito em dois minutos ou menos, faça (responder, arquivar, chamar
etc.).
• Se não for para você ou se puder delegar (encaminhar), faça-o.
• Se precisar fazer, mas levar mais do que dois minutos (incluindo ler), adie.
Se precisar da mensagem como referência (mesmo que tenha decidido adiar), move-a
para a sua pasta de referência. O objetivo é reduzir o número de vezes que a acessar
cada mensagem.
Exclua
Exclua mensagens que não precisa ler. Se for lixo eletrônico, exclua.
Se não quiser mais receber outra mensagem como parte dessa conversa, ignore-a.
Faça isso: A análise de dois minutos
É incrível o que se pode fazer em dois minutos. Por exemplo, muitas mensagens podem
ser respondidas em até dois minutos. Mas se for demorar mais de dois minutos em uma
mensagem, adie-a. Para ter uma noção do tempo, experimente cronometrar dois
minutos.
Após lidar com a mensagem, siga um destes procedimentos:
• Exclua se for algo de consequência pouco relevante.
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• Arquive em uma de suas pastas de referência (por exemplo, 1-Referência)

usando uma Passo Rápido.
Para manter um registo do que fez, especialmente para fins de reflexão em torno do
tempo das revisões anuais ou para a preparação de relatórios, use o Passos Rápidos
Concluído, que também marca as mensagens como concluídas.
Delegue
Por vezes, recebemos uma mensagem com um assunto que, na verdade, é para outra
pessoa resolver. Nesses casos, responda e inclua a pessoa para a qual você está
delegando a mensagem na linha Para. Se achar que faz isso com frequência, considere
a possibilidade de criar um Passos Rápidos que responda e adicione o representante à
linha Para.
Se desejar acompanhar posteriormente, sinalize a mensagem para si mesmo antes de

enviar. Na Barra de Tarefas Pendentes, marque a tarefa com a categoria @Espera.
Adie
Quando adiar uma mensagem
Adiar uma mensagem significa que você a examinará mais tarde, quando tiver tempo.
Motivos para adiar uma mensagem:
• A questão não pode ser resolvida em menos de dois minutos.

• Vai demorar um tempo para ler.
• Exigirá uma resposta elaborada com cuidado.
• Requer ação adicional em outro programa (por exemplo, "Necessário adicionar
ao documento XPTO").
Como adiar uma mensagem: sinalize-a
Quando decidir que não temos tempo para lidar com uma mensagem imediatamente,
podemos sinalizá-la:
• Se precisar fazer hoje, sinalize para Hoje (basta clicar com o botão esquerdo do
rato no sinalizador).
• Se puder postergar por mais tempo, clique com o botão direito do rato na
mensagem e sinalize-a para uma data posterior.
• Se precisar consultar a mensagem mais de uma vez e quiser acessá-la facilmente,
arraste-a para o grupo Depois na Barra de Tarefas Pendentes. Se você não tiver
um grupo Depois, defina o sinalizador Data de Início na tarefa para 100 anos no
futuro. (Use esse sinalizador raramente para que ele não se transforme em um
ajuste de preenchimento comum).
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• Se for algo de que precise no curto prazo, sinalize com Sem Data, para que a
mensagem apareça no topo da Barra de Tarefas Pendentes. Use esse grupo com
moderação e limpe-o regularmente, porque ele fica no topo da sua lista de
tarefas.
Além de sinalizar uma mensagem, poderá:
• Adicionar categorias apropriadas.

• Selecione seu Passo Rápido Referência para marcar a mensagem como lida, se
ainda não estiver marcada, e arquivá-la em sua pasta de referência (1-
Referência).
Se achar que está a aplicar as mesmas categorias e sinalizadores repetidamente, crie

uma nova Etapa Rápida que sinalize, categorize e arquive.
Quando um item for sinalizado, ele aparecerá na Barra de Tarefas Pendentes.

Sinalizando-o e arquivando-o em sua pasta de referência, processou e agora pode tirá-
lo(a) de vista. Mas como ele está em sua lista de tarefas, poderá prosseguir à mensagem
seguinte, sabendo que retornará aos seus itens sinalizados mais tarde.
Se desejar adicionar mais informações aos seus itens sinalizados
Se a linha de Assunto de uma mensagem não fornece contexto suficiente, você pode
seguir um destes procedimentos, dependendo da quantidade de informações que
precisa adicionar:
• Mude o nome da tarefa selecionando-a na Barra de Tarefas Pendentes ou clicar

com o botão direito do rato sobre a tarefa e selecionar Renomear Tarefa. A
alteração no nome da tarefa não altera o assunto da mensagem, mas facilita para
entender qual é a sua próxima tarefa.
• Crie uma tarefa com a mensagem como anexo.
Podemos adicionar uma categoria para ajudar a ver num relance onde será sua próxima
ação. Uma rápida olhada na sua Barra de Tarefas Pendentes com tarefas categorizadas
e saberá o que permite ações imediatas (@Escritório), quais tarefas dependem de
outras pessoas (@Espera) e o que a para discutir em reunião (@Reunião).
Quando lidar com as tarefas que adiou?
Após processar suas mensagens, poderá atacar sua lista de tarefas. É nesse momento
que responderá as mensagens que adiou.
É só arquivar
Às vezes, receber uma mensagem sobre a qual não precisa fazer nada, mas de que pode
precisar futuramente. Um bom exemplo é uma mensagem com instruções. Arquive
essas mensagens na sua pasta de referência (1-Referência) selecionando seu Passo
Rápido de Referência. A adição de uma categoria tornará a mensagem mais fácil de ser
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localizada posteriormente, se precisar dela (por exemplo, @Projeto). Faça isso antes de
arquivar com seu Passo Rápido.
Após terminar de processar suas mensagens, sua Caixa de Entrada deverá estar limpa e
poderá voltar sua atenção para o calendário e as tarefas.
Revisão diária: administrar seu tempo e suas tarefas

Considera-se uma prática recomendada reservar um tempo todas as manhãs para
administrar sua lista de tarefas e seu calendário. Isso inclui:
• Examinar seus compromissos e reuniões do dia e da semana.

• Examinar suas tarefas e fazer ajustes.
• Acrescentar compromissos em seu calendário para alocar tempo para executar
seu trabalho.
A dizer não
Ao examinar seu calendário e sua lista de tarefas, seja realista sobre o que pode cumprir.
Às vezes, isso significa dizer não. Aqui estão algumas maneiras de recuperar o tempo
dizendo não:
• Recuse o convite para reuniões em que você não precisa estar presente. Sim,
você pode fazer isso.
• Exclua tarefas que não precisar executar ou sabe que não executará.
• Envie mensagens para avisar as pessoas que está a trabalhar em uma resposta
(e não deixe de sinalizá-la para si mesmo no envio). É melhor avisar que
responderá até uma data realista do que fazer a pessoa achar que esqueceu a
solicitação.
Gerenciamento de calendário
A realidade é que se tem um dia cheio de reuniões, terá menos tempo para concluir
tarefas e escrever mensagens; portanto, transfira as tarefas para outros dias.
Se uma tarefa vai demorar muito ou se é algo que precisa fazer (diferentemente das
tarefas que decidir que não precisa executar), arraste-a da Lista de Tarefas Diárias para
o calendário, a fim de reservar um horário para executá-la.
Maneiras de criar tarefas
Conforme for examinar seu calendário e suas tarefas, inevitavelmente começará a

pensar em mais coisas que precisa fazer. Aqui estão algumas maneiras de criar tarefas
no Outlook:
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• Sinalize a mensagem.
• Escreva na caixa Escreva uma nova tarefa no topo da lista de tarefas.
• Use o atalho do teclado Ctrl+Shift+K para criar uma nova tarefa.
• Se estiver dirigindo e puder fazer isso (tanto sob o aspeto da lei quanto de
segurança), use a função de memorando de voz do seu dispositivo móvel ou
telemóvel para gravar suas tarefas e transcrevê-las mais tarde para sua Lista de
Tarefas Pendentes.
• Se estiver em uma reunião, faça anotações no OneNote. Itens sinalizados no
OneNote aparecem na lista de tarefas do Outlook.
Maneiras de administrar tarefas
Aqui estão algumas maneiras de lidar melhor com suas tarefas:
• Acrescente as tarefas conforme forem chegando, digitando na caixa Escreva

uma nova tarefa na Barra de Tarefas Pendentes ou no topo da lista de Tarefas,
em um espaço em branco na Lista de Tarefas Diárias ou selecionando Nova
Tarefa na faixa de opções.
• Limpe as tarefas que não precisa executar. Sua lista de tarefas é um espaço
precioso — não deixe esse espaço ficar poluído ou sua utilidade se perderá. Para
as mensagens sinalizadas que quiser guardar, selecione Remover da Lista; caso
contrário, simplesmente clique em Excluir.
• Marque as tarefas finalizadas como concluídas para que sejam removidas da
Lista de Tarefas Pendentes.
• Facilite as ações em uma tarefa mudando o assunto da tarefa em uma
mensagem sinalizada. Por exemplo, uma mensagem sinalizada com a linha de
assunto Não consigo mudar a associação a um grupo por meio do teclado deve
ser renomeada, por exemplo, como Responder para Ryan, que é a próxima ação
para essa tarefa. Para mudar o assunto da tarefa, selecione o item na Barra de
Tarefas Pendentes e Escreva um novo assunto ou clique com o botão direito do
rato e depois selecione Renomear Tarefa. A alteração no assunto da tarefa não
altera o assunto da mensagem. Somente o assunto que você vê em sua lista de
tarefas é alterado.
• Crie e atribua categorias de cores para ajudá-lo(a) a identificar onde precisar ser
o próximo passo e fazer algumas tarefas se destacarem.
• Reorganize suas tarefas para agrupar tarefas similares, como as com a mesma
categoria. Para mover uma tarefa, selecione-a na lista de tarefas e arraste-a.
Dessa forma, poderá trabalhar em tarefas similares juntas.
• Arraste tarefas da Lista de Tarefas Diárias e da Barra de Tarefas Pendentes para
o dia que planei executar a tarefa. Arraste as tarefas que levarão algum tempo
para o calendário, a fim de reservar tempo para sua execução.
Embora seja bom ser organizado, não gaste muito tempo priorizando e administrando
sua lista de tarefas. Não se torne refém desse processo!
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Use seu calendário: crie compromissos para administre seu tempo
Lembre-se: sempre há mais coisas a fazer do que tempo para fazer as coisas.
Como parte de uma boa administração do tempo, você precisa de tempo para lidar com
suas mensagens, gerenciar seus compromissos e tarefas, e refletir sobre o que tem de
fazer.
Poder alocar esse tempo para si com compromissos regulares e reuniões em seu
calendário. O calendário deve ser tratado como um plano real para seu tempo — se
agendou, então é o que se compromete a fazer nesse horário.
Reserve um tempo para:
• Lidar com suas mensagens. Reservar um tempo para elas é especialmente

importante se recebe muitas mensagens. Mesmo se tiver regras configuradas de
forma que apenas as mensagens importantes apareçam em sua Caixa de
Entrada, ainda precisará de tempo para lidar com elas.
Dica: Ao processar e ler suas mensagens, deixe o visual mais limpo na tela minimizando
o Painel de Navegação e a Barra de Tarefas Pendentes selecionando o botão Leitura
na barra de status. Para voltar a ter tudo aberto, selecione Normal
(à esquerda de Leitura).
• Faça uma revisão diária e semanal de suas tarefas e compromissos. Consulte seu
calendário e suas tarefas, e avalie os compromissos e tarefas em relação às
prioridades. Se o calendário estiver ocupado, este é o momento de:
• Resolver conflitos entre compromissos, já que não pode estar em dois lugares ao
mesmo tempo.
• Alocar tempo para realizar o trabalho.
• Refletir sobre o que está a fazer, se o seu tempo está a ser bem aplicado e se
estão definidas as prioridades certas.
• Reunir-se regularmente com seu gerente. Reuniões regulares com o gerente
podem ajudar a explicar no que está a trabalhar e redefinir prioridades onde
necessário. Para configurar uma reunião regular ou recorrente, selecione
Recorrência .
Tarefas: a fazer o seu trabalho

Revisão semanal
Ver o panorama geral do seu tempo e de suas tarefas ajudará a priorizar um trabalho
importante em detrimento de tarefas menos urgentes. Ajudará a deixar claro para
outras pessoas o que pode e não pode se esperar que você cumpra sob uma ótica
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realista. Revisar sua semana passada e próxima também é uma maneira útil de ajudar a
se preparar para uma reunião semanal com seu gerente ou ajudar a preparar um Correio
de status.
Onde executar seu trabalho
Após processar suas mensagens, o melhor trabalho para executar no Outlook

(responder mensagens e assim por diante) é em Tarefas. Alternando para Tarefas, não
se distrairá com mensagens chegando em sua Caixa de Entrada.
Processe tarefas em massa
Ao examinar sua lista de tarefas e seu calendário, execute tarefas similares juntas. Por
exemplo, se tem apenas alguns minutos, faça todas as suas chamadas telefônicas (se
tiver apenas algumas). Ataque as tarefas que exigem mais da sua energia (para algumas
pessoas, pode ser responder mensagens) quando tiver mais energia. Lide com tarefas
que envolvam menos energia, como ler mensagens de status, mais para o final do dia
ou quando sua energia estiver mais baixa. Processando suas tarefas "em massa", terá
progresso em todos os seus projetos simultaneamente.
Uma maneira de processar tarefas em massa é alterar a organização de Organizado:

Data de Início para Organizado: Categorias. Para fazer isso, selecione o título
Organizado e clique em Categorias.
Observação: Se tiver tarefas que estejam impedindo outras pessoas de realizar seu
trabalho, execute essas tarefas primeiro.
A Terminar suas tarefas
Conforme for terminando suas tarefas, marque-as como concluídas. O Outlook guarda
a lista de tarefas concluídas automaticamente. Isso pode ser um resumo útil do que
realizou. Se não precisar manter um registo da tarefa ou da mensagem, exclua-a ou
retire o sinalizador.
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A Trabalhar offline
Se tem muito trabalho a fazer, considere a possibilidade de ficar offline, a fim de evitar
se distrair com as mensagens de entrada.
Quando alternar entre trabalhar online e offline, todas as contas de Correio no seu perfil
do Outlook são alteradas.
• Na guia Enviar/Receber, no grupo Preferências, selecione Trabalhar Offline.
O comando Work Offline fica realçado quando está a trabalhar offline.
Selecione a opção Trabalhar Offline realçada para retornar ao modo Online.
Localize essa mensagem: a pesquisar de forma eficaz

Como localizar uma mensagem de determinada pessoa
• Se você deseja localizar uma mensagem de uma pessoa em particular, marque a

caixa Procurar em qualquer pasta e, em seguida, na guia Procurar, selecione De.
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• Escreva o nome da pessoa.
Ou comece a escrever o nome na caixa Pesquisa e pressione a tecla de seta para baixo
para selecionar De e restringir os resultados.
Como localizar uma mensagem com um anexo
Para localizar uma mensagem com um anexo, selecione a caixa Procurar e, na guia
Procurar, selecione Tem Anexos.
Todos os termos de pesquisa são aditivos, portanto, se deseja localizar uma mensagem
de alguém e que tenha anexos, selecione os comandos da faixa de opções (De, Tem
Anexos) para montar sua pesquisa.
Para localizar mensagens em toda sua caixa de correio
Às vezes, não é possível localizar uma mensagem a pesquisar apenas na sua pasta de
referência; pode ser uma mensagem que enviou ou pode ter sido arquivada
incorretamente. Nesses casos, comece a pesquisar em qualquer pasta (Caixa de
entrada, 1-Referência, etc.). em seguida, selecione o menu suspenso na caixa de
pesquisa e, em seguida, selecione Caixa de correio atual.
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Você também pode selecionar Caixa de Correio Atual na guia Procurar.
Se suspeitar que o que está a procurar esteja em uma solicitação de reunião aceita (e,
portanto, no seu calendário), tente selecionar Todos os Itens do Outlook.
Se constatar que faz pesquisas frequentemente em toda a caixa de correio, pode definir
o escopo de pesquisa padrão para sempre Procurar em todas as pastas, indo para o
modo de exibição Backstage.
1. Selecione a guia Ficheiro e então Opções.

2. Selecione Procurar.
3. Em Resultados, selecione Caixa de correio atual.
Para parar de Procurar
Quando localizar o item que estava a procurar e estiver pronto para prosseguir à tarefa
seguinte, selecione o próximo item ao lado da caixa Pesquisa Instantânea ou, na guia
Procurar, no grupo Fechar, selecione Fechar Pesquisa.
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Escreva excelentes Correios

As regras a seguir o ajudará a transmitir sua mensagem com uma postura profissional.
Regras básicas para mensagens excelentes: o que fazer
• Leia a mensagem antes de enviá-la.

• O assunto deve ser descritivo e voltado à ação. Por exemplo: Equipe de Vendas:
Favor enviar datas sugeridas para a sessão de estratégia da diretoria, em que
Equipe de Vendas é o nome do grupo e favor enviar é a ação. Outras introduções
úteis são Para sua informação: e Ação necessária.
• Se uma ação for necessária, declare o que a quer na caixa Assunto.
• Altere o assunto da mensagem se o tópico da conversa mudar.
• Seja breve e direto em todas as mensagens.
• Organize o conteúdo da sua mensagem do mais para o menos importante.
• Considere a possibilidade de aplicar negrito à informação importante.
• Coloque itens de ação ou perguntas em linhas separadas, para que se destaquem
e sejam notados.
• Coloque nomes de pessoas em negrito ao fazer perguntas. Por exemplo: “João:
qual é o status do projeto?
• Limite o número de pessoas para quem envia a mensagem àquelas que
realmente precisam lê-la.
• Coloque as pessoas que precisam estar informadas na linha Cc.
• Coloque as pessoas que precisam responder ou agir na linha Para.
• Use uma assinatura quando apropriado, mas mantenha-a simples, breve,
profissional e, se possível, isenta de elementos gráficos.
• Se quiser uma resposta imediata, não envie uma mensagem. Telefone ou envie
uma mensagem instantânea.
• Se está em uma conversa de Correio com mais de dez mensagens e nenhuma
resolução, considere a possibilidade de marcar uma reunião para discutir o
problema. O Correio nem sempre é um meio eficiente para resolver problemas
complexos. Com a mensagem selecionada, na guia Página Inicial, no grupo
Responder, selecione Reunião.
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• Confirme mensagens que exigem uma resposta mais extensa. Se está ocupado
demais para responder de forma completa imediatamente, avise o remetente
que está a avaliar o problema e responderá até uma determinada hora ou dia.
Sinalize a mensagem para si mesmo para fazer isso mais tarde.
• Use Alta Prioridade moderadamente.
• Se está a fazer uma pergunta e há diversas pessoas que podem responder,

escolha apenas uma pessoa em vez de enviar a pergunta para um grupo.
Acompanhamento: a sinalizar no envio
Quando estiver a enviar uma mensagem para alguém de quem precisa de uma resposta,
siga este procedimento:
• Sinalize-a para si mesmo no envio.

• Altere o nome da tarefa da mensagem sinalizada na Barra de Tarefas Pendentes
para começar com Acompanhamento.
• Marque-a com a categoria @Espera.
• Quando adotar essas três etapas, sabe que sua próxima ação é enviar outra
mensagem ou ficar atento à resposta.
Dica: Lembrar a si mesmo de enviar outra mensagem é, muitas vezes, mais eficaz do que
sinalizar a mensagem para o seu destinatário. Da mesma forma, quando prometer fazer
algo em uma mensagem, sinalize-a para si mesmo para que tenha uma tarefa na Barra
de Tarefas Pendentes para lembrá-lo(a).
Regras básicas para mensagens excelentes: o que não fazer
• Não use papel de carta.

• Não inclua seu gerente/superior em todas as mensagens que enviar.
• Não envie uma mensagem quando estiver irritado. É melhor redigi-la, salvar em
sua pasta de rascunhos e voltar a ela mais tarde.
• Não espere uma resposta rápida quando estiver a enviar mensagens longas (mais
de dois parágrafos).
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• Não envie uma mensagem de acompanhamento menos de um dia após a

primeira mensagem. Se não receber uma resposta em tempo hábil, tente usar o
telefone ou um aplicativo de mensagens rápidas, como o Microsoft Teams ou
WhatsApp.
• Não use confirmações de leitura ou de entrega em toda mensagem que enviar.
Use apenas se não tiver certeza de que os destinatários receberão a mensagem.
• Não anexe sinalizadores ou alta prioridade a todas as mensagens que enviar.
Os destinatários passarão a ignorá-las.
• Não escreva TUDO EM MAIÚSCULAS.
• Não envie anexos — em vez disso, envie links. Esta regra aplica-se especialmente
a solicitações de reunião, nas quais anexos podem contribuir significativamente
para acabar com a cota de armazenamento do servidor.
• Não expanda as listas de distribuição. Expandir as listas de distribuição dificulta
a leitura das mensagens e faz com que elas sejam encaminhadas para pastas de
Correio incorretas, no caso das pessoas que usam regras.
• Não use de sarcasmo. Seu humor pode ser mal compreendido.
• Não escreva algo que não gostaria que todos na empresa lessem. Nunca se sabe
onde sua mensagem pode parar.
• Não use fontes cursivas ou "divertidas", que sejam difíceis de ler.
• Não use fontes vermelhas, pois dificultam a leitura e podem ser interpretadas
como críticas.
• Não use Responder a Todos para pedir para ser removido de um Grupo de
Contatos. Nunca.
Conselhos para Grupos de Contatos (antes chamados de Listas de

Distribuição)
Se estiver a responder a um Grupo de Contatos grande, siga todas as regras de etiqueta

nas mensagens.
Se precisar de mais informações ou estiver a investigar o problema separadamente,

responda ao Grupo de Contatos inteiro para que todos saibam e depois responda ao
indivíduo separadamente. Não deixe de responder ao Grupo de Contatos depois que o
problema for resolvido, a informar a resolução. Dessa forma, ela pode servir de
referência para outras pessoas no Grupo de Contatos.
Como redirecionar pessoas
Se alguém enviar uma mensagem para um Grupo de Contatos do qual você é membro
e a mensagem puder ser respondida mais adequadamente por outra pessoa ou outro
Grupo de Contatos, siga este procedimento:
• Responda com a pessoa ou Grupo de Contatos correto(a) na linha Para.

• Peça que as respostas sejam enviadas para a pessoa ou Grupo de Contatos
correto(a).
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• Não coloque o Grupo de Contatos original na linha Cco, pois sua mensagem não
será filtrada pelas regras das outras pessoas. Em vez disso, deixe o Grupo de
Contatos na linha Para ou Cc.
• Se estiver a fazer uma transição para uma nova função e constatar que está a
redirecionar pessoas regularmente, configure uma Etapa Rápida.
Como ser removido de um Grupo de Contatos
Se esta a receber correio de um Grupo de Contatos do qual não deseja participar, envie
uma mensagem ao administrador da rede ou ao proprietário do Grupo de Contatos e
peça para ser removido. Não responda para o Grupo de Contatos inteiro. Para localizar
o proprietário do Grupo de Contatos, clique duas vezes no nome do Grupo de Contatos,
na linha Para.
Como usar comentários embutidos
A adição de comentários embutidos a uma mensagem que você recebe é uma maneira
conveniente de responder perguntas e fornecer respostas diretas para problemas.
Considera-se uma prática recomendada seguir este procedimento:
1. Em sua mensagem, mencione que está a fazer comentários embutidos. Por

exemplo, inclua "Veja comentários adicionais abaixo".
2. Diferencie seu texto da mensagem original. Algumas sugestões:
o Alterar a cor da fonte.
o Incluir seu nome ou iniciais entre colchetes antes do comentário.
Exemplo: [Jordão Moreno]
o Alterar a fonte para itálico ou negrito, ou ambos.

3. Não excluir nada que não tenha escrito.
Se quiser apenas comentar sobre uma pequena parte de uma mensagem mais longa,
copie esse trecho da mensagem em sua resposta, usando uma cor diferente e colocando
a citação entre aspas, e então escreva sua resposta.
Quando usar Cco
Se você adicionar o nome de um destinatário à caixa Cco (Com cópia oculta) de um

Correio, uma cópia da mensagem será enviada ao destinatário, mas o nome dele não
ficará visível aos demais destinatários da mensagem.
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Use o recurso Cco para remover pessoas extras de uma conversa de correio quando você
considerar que elas não precisam mais do correio extra ou se o tópico da conversa tiver
sido alterado.
Por exemplo, se você é uma de cinco pessoas que recebem uma pergunta e você quer
responder, mova as quatro outras pessoas para a linha Cco e escreva algo como " Joe,
Jeff, James e Jennifer em cópia oculta. Aqui está a resposta..." Mensagens futuras serão
então apenas entre você e o remetente original.
Não use Cco para informar um terceiro (como o seu gerente) sobre uma mensagem
confidencial. O destinatário Cco pode não perceber que recebeu uma mensagem Cco e
responder a todos, expondo que recebeu uma mensagem Cco. Isso pode ser
interpretado como um comportamento dissimulado de sua parte.
Em vez de usar Cco para informar um terceiro sobre um problema, encaminhe a

mensagem após enviá-la.
Calendário e reuniões
Quando é apropriado convocar uma reunião?
Convoque uma reunião quando:
• Um novo grupo de pessoas está a trabalhar juntas pela primeira vez.

• Mais de 10 mensagens relativamente longas foram trocadas entre diversas
pessoas.
• Precisa haver discussão, debate ou colaboração.
• Convoque uma reunião quando ela for a maneira mais eficiente de seguir em
frente e seja claro sobre o objetivo da reunião antes de convocá-la.
Quem convidar
Convide apenas as pessoas que precisam estar envolvidas. Cada pessoa adicional que
convidar aumenta a complexidade da reunião, dificultando ainda mais o controle. Por
outro lado, se uma decisão precisar ser tomada, verifique se todos os principais
participantes estão presentes; caso contrário, a reunião será um desperdício de tempo
e recursos.
Como escolher um horário para a reunião
Escolha um horário em que todos possam comparecer, olhando as informações de

disponibilidade dos convidados no Calendário. Use o Assistente de Agendamento para
ver a disponibilidade de todos os participantes da reunião.
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A grade de disponibilidade mostra a disponibilidade dos participantes. Um par de linhas

e um realce mostram o início e o fim propostos da reunião.
Para exibir o Assistente de Agendamento ao redigir uma solicitação de reunião, na guia

Reunião, no grupo Exibir, marque Assistente de Agendamento.
O painel Localizador de Sala contém os horários sugeridos como melhor horário para a
sua reunião (o período em que a maioria dos participantes está disponível). Para
selecionar um horário para a reunião, selecione a sugestão de horário no painel
Localizador de Sala, na seção Horários sugeridos, ou selecione um horário na grade de
disponibilidade.
Observação: Se o painel Localizador de Sala não for exibido, na guia Reunião, no grupo
Opções, selecione Localizador de Sala.
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Se constatar que está a criar reuniões regularmente com o mesmo grupo de pessoas,
crie um grupo no Painel de Navegação, para que possa ver mais facilmente as
informações de disponibilidade das pessoas. Esses grupos também podem incluir salas,
torna-se mais fácil a tarefa de encontrar uma sala disponível para a reunião.
Para criar um Grupo de Calendários, siga este procedimento:
• No Calendário, no painel de navegação, role para baixo até a lista de calendários

e clique com o botão direito do rato em Meus Calendários.
• Escreva um nome para o novo grupo de calendário e escolha Inserir.
• Clique com o botão direito do rato no novo grupo de calendário e selecione
Adicionar calendário.
• Escolha a fonte e, em seguida, selecione os calendários dos participantes que
deseja adicionar.
Quando fazer reuniões presenciais e remotas
Faça uma reunião presencial se:
• For a primeira vez que este grupo irá trabalhar junto.

• Itens não eletrônicos serão apresentados ou repassados.
• For uma reunião de debate.
• For uma reunião que requer muita colaboração.
• Nem todos têm um telefone, um aplicativo de conferência online ou software e
equipamento apropriados para participar de reuniões eletrônicas.
Caso contrário, considere o uso de um aplicativo de reunião online, como Microsoft

Teams ou uma reunião por telefone.
Dica: Se for necessário viajar para o local da reunião, inclua o tempo de viagem em seu
calendário antes e depois da reunião.
Como lidar com documentos relacionados
No preparo para uma reunião, muitas vezes há documentos a serem compartilhados

antes ou durante a reunião.
Se todos os participantes estiverem conectados à sua rede corporativa, coloque os

documentos em um site do SharePoint ou em uma unidade de rede compartilhada.
Se algum dos participantes for de fora da empresa (por exemplo, um fornecedor que
não tem acesso à sua intranet), considere a possibilidade de usar o SharePoint
Workspace, Ondrive, Google Drive, entre outras aplicações de compartilhamento de
ficheiros.
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Não envie anexos em suas solicitações de reunião.
A preparar um cronograma: deixe as tarefas fazerem a sua parte
• @Reunião é o seu local central para itens do cronograma.
Crie uma única tarefa, marque-a com a categoria @Reunião e defina a Data de Início ou
a Data de Conclusão como a data da reunião. À medida que a data da reunião se
aproxima e surgir pontos de discussão, adicione comentários, marcadores e
pensamentos à tarefa conforme forem lhe ocorrendo. Essa tarefa se tornará o
cronograma da reunião.
Após a reunião, marque a tarefa como concluída e crie novas tarefas para seus itens de
ação.
• Se desejar discutir um conjunto de mensagens ou apenas uma mensagem…
Se houver uma mensagem sobre a qual deseja discutir em uma reunião, sinalize-a para
o dia da reunião e marque-a com a categoria @Reunião.
Se tiver mais de três mensagens a discutir, não sinalize cada uma delas, pois isso poluirá
sua lista de tarefas. Em vez disso, crie uma nova tarefa com o nome da reunião; clique
com o botão direito do rato e arraste as mensagens para a tarefa (a copiar enquanto faz
isso). Marque essa tarefa com a categoria @Reunião.
• Se quiser mais espaço para seus pensamentos...
Se estiver a colaborar com outras pessoas ou simplesmente precisar de mais espaço

para seus pensamentos, considere a possibilidade de usar um bloco de anotações do
OneNote, que pode ser compartilhado através de um site do SharePoint ou em um
servidor local. O OneNote proporciona uma experiência mais rica para fazer anotações
do que as tarefas do Outlook.
Durante a reunião: como colaborar
A ferramenta que utiliza para colaborar durante uma reunião depende da localização e
do acesso dos participantes.
Se estiver a colaborar em um documento e todos estiverem na mesma sala, use os

recursos Controlar Alterações e Comentários do Word.
Se estiver a fazer uma apresentação e algumas pessoas estiverem em local remoto,

use uma reunião online e os recursos de chat do Microsoft Teams ou, para reuniões
menos formais, reúna todos usando um chat de grupo do Microsoft Teams e
compartilhe sua área de trabalho ou um segundo monitor.
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Se desejar colaborar de maneira mais específica, poderá usar o OneNote para fazer
anotações em conjunto, em um único bloco de anotações. Se o bloco de anotações não
for compartilhado, envie as anotações em uma mensagem após a reunião.
Se estiver a fazer anotações ou redigindo a ata da reunião, poderá também usar o

OneNote para inserir detalhes da reunião do Outlook em suas anotações. Após a
reunião, poderá enviar as anotações aos participantes como uma mensagem.
Como terminar uma reunião recorrente
Quando uma série de reuniões tiver acabado, em vez de cancelar a reunião, o que
removerá todas as suas instâncias históricas, altere o padrão de recorrência para
terminar na última ocorrência da reunião. Para fazer isso, selecione o botão Recorrência
e altere a data de término.
Quando e como compartilhar seu calendário
Talvez não precise compartilhar seu calendário, pois todos da sua organização podem
ver quando está livre ou ocupado, sem necessariamente ver o conteúdo ou assunto das
reuniões e compromissos. Entretanto, pode facilmente compartilhar seu calendário com
sua equipe se quiser que eles possam ver todas as suas reuniões e compromissos.
Talvez você queira que outra pessoa administre seu calendário, como um assistente
para aceitar ou recusar reuniões para você, por exemplo. Nesse caso, pode delegar seu
calendário. Se fizer isso, escolha apenas uma pessoa: não transforme todas as pessoas
em representantes do seu calendário. Ter mais de um representante pode provocar
erros no seu calendário.
Crie um calendário do SharePoint para atividades de grupo às quais todos tenham

acesso, em vez de compartilhar seu calendário. Por exemplo, crie um calendário em um
site do SharePoint para manter um controle dos cronogramas de férias do grupo.
Envie seu calendário em uma mensagem quando marcar reuniões com pessoas que não
podem ver suas informações de disponibilidade, como pessoas de fora da empresa.
Contatos
Quando usar os Contatos do Outlook em um ambiente corporativo
Mesmo que esteja a trabalhar em uma empresa com uma Lista de Endereços Global,
haverá ocasiões em que você desejará manter um contato no Outlook. Crie contatos
para:
• Pessoas de fora da empresa.
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• Pessoas de quem queira lembrar algo ou a cujo contato queira acrescentar

informações, como a data de aniversário.
• Pessoas com quem queira sincronizar com seu telemóvel, especialmente se seu
telefone não estiver conectado ao catálogo de endereços corporativo ou para
situações em que não tiver conectividade.
Quando criar um Grupo de Contatos no Outlook
Crie Grupos de Contatos (antes conhecidos como listas de distribuição pessoal) no

Outlook quando quiser facilitar o envio de mensagens para um grupo de pessoas de fora
da corporação. Para todos os grupos de dentro da corporação, crie um Grupo de
Contatos público.
Perguntas frequentes
O que são Passos Rápidos?
Os Passos Rápidos dão-nos a possibilidade de executar várias ações com um único

clique. É uma ferramenta útil para ajudá-lo(a) a manter sua caixa de entrada limpa e ser
mais eficiente de forma geral ao usar o Outlook. Toda vez que se vir executando as
mesmas etapas repetidamente no Outlook, experimente criar uma Etapa Rápida.
Observação: Os Passos Rápidos aplicam-se apenas aos itens de Correio (por exemplo,
itens em sua Caixa de Entrada).
Por que mostrar o Painel de Leitura à direita e não na parte inferior (ou
desativá-lo?
Ler uma coluna mais longa de texto estreito é mais fácil do que ler uma seção mais curta
e mais larga de um texto. Isso ocorre porque é mais fácil mover os olhos para baixo do
que da esquerda para a direita por muito tempo, o que pode fazer você movimentar a
cabeça e o pescoço, provocando fadiga. É melhor ter o Painel de Leitura ativado, para
que você não tenha de abrir cada mensagem para ler seu conteúdo.
O que devo fazer com as pastas de que não preciso mais?
A lista de pastas do Painel de Navegação deve ser reservada para as pastas que você usa
com frequência. Se estiver cheia de pastas que você nem reconhece, mova todos os
Correios para a pasta de referência e exclua as pastas existentes.
Como eu posso fazer todas as mensagens enviadas somente para mim

aparecerem em azul?
1. Na guia Ver, no grupo Vista Atual, selecione Definições de Vista.
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2. Na caixa de diálogo Definições de Vista Avançadas, selecione Formatação

Condicional.
3. Na caixa de diálogo Formatação Condicional, selecione Adicionar.

4. Na caixa Nome, Escreva Mim e selecione Fonte.
5. Na caixa de diálogo Fonte, em Cor, selecione Azul e selecione OK.
6. Na caixa de diálogo Formatação Condicional, selecione Condição.
7. Na caixa de diálogo Filtrar, marque a caixa de seleção Onde estou ao lado de Na
linha 'Para' sem mais ninguém e selecione OK em cada caixa de diálogo aberta.
Observação: Use o menu suspenso para alterar a condição Onde estou.
Quando eu devo usar o modo de exibição de conversações?
O modo de exibição de conversação é útil quando:
• Verifica suas mensagens com menos frequência e, portanto, tem mais

mensagens para ver de uma vez.
• Tem muitos encadeamentos de mensagens com inúmeras discussões, com idas
e vindas.
• Precisa ver o contexto de quem respondeu a quem.
• Recebe muitas mensagens.
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Exibindo suas mensagens no modo de exibição de conversa, pode ver facilmente quais
conversas tiveram mais idas e vindas na discussão. Nesses casos, convém ler e responder
apenas a última mensagem da conversa. Também pode selecionar uma conversa inteira
e executar uma ação nela. Por exemplo, pode haver uma longa série de mensagens na
qual a última simplesmente afirma "Obrigado, isso responde a minha pergunta", então
você pode simplesmente excluir a conversa inteira.
Você também pode ver mensagens de outras pastas quando está no modo de exibição
de conversa, o que é muito útil quando recebe uma nova mensagem em uma longa
conversa — é possível ver o histórico inteiro, inclusive suas respostas.
Devo guardar as mensagens pessoais e profissionais juntas?
Reduzir o número de lugares onde lê mensagens não significa que deva misturar suas
mensagens pessoais e de trabalho. Uma prática recomendada é usar contas de Correio
separadas para comunicação pessoal e profissional. Você deve, entretanto, reduzir o
número de endereços de Correio com os quais tem de lidar. Felizmente, com o Outlook
poderá exibir várias contas simultaneamente. Além da sua conta de Correio de trabalho
(Exchange Server), pode adicionar outras contas, como Outlook.com ou Gmail, ao
mesmo perfil no Outlook.
Como os estados lido e não lido podem me ajudar?
Os estados lido e não lido no Outlook ajudam a mostrar rapidamente quais mensagens
foram lidas pelo menos uma vez e quais não foram. Entretanto, os estados lido e não
lido podem ser facilmente disparados clicando nas mensagens; portanto, eles não são
um registo perfeito — são apenas uma ferramenta.
Para marcar rapidamente uma mensagem como lida, pressione o atalho de teclado
Ctrl+Q. Para marcar como não lida, pressione Ctrl+U.
Por que o estado lido/não lido não é suficiente?
Algumas pessoas tentam usar os estados lido e não lido para indicar se uma mensagem
é nova ou se é um item de referência. Mas o estado não lido não é confiável, porque
assim que uma mensagem sai de foco (quando selecionar outra mensagem), ela é
automaticamente marcada como lida e, com muita frequência, outros dispositivos
(telemóveis, por exemplo) marcam as mensagens como lidas. Inevitavelmente, as
mensagens serão relidas, e terá de fazer um novo esforço para descobrir o que precisa
fazer. O uso do estado lido/não lido como a "linha divisória", entre os itens da sua Caixa
de Entrada, que são “tarefas” e aqueles que não foram processados tende a falhar
quando receber muitas mensagens, algumas das quais nunca lerá, porque pode
distinguir pela linha do assunto que elas não precisam ser lidas. Um plano muito mais
eficiente para a sua Caixa de Entrada é fazer uma triagem das suas mensagens e decidir
o que fazer com cada uma delas. Então, elas devem sair da sua Caixa de Entrada — e
não permanecer "não lidas".
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Por que devo arquivar minhas mensagens?
Constitui uma prática recomendada ter um repositório central para suas mensagens,
para que possa consultá-las depois de lidar com elas. Tendo um número limitado de
pastas onde Procurar (1-Referência e 2-Pessoal), não irá precisa se preocupar com a
possibilidade de arquivar uma mensagem incorretamente ou copiá-la para várias pastas
se aplicar a mais de um tópico ou projeto.
Isso não quer dizer que não haja necessidade de procurar nas mensagens que sejam
sobre um determinado tópico ou projeto. O Outlook fornece ferramentas melhores —
como categorias e pastas de pesquisa — para poder procurar de forma eficaz.
Por que devo ter apenas uma pasta de referência?
Tendo uma única pasta, não terá de pensar em que pasta guardou quais mensagens.
Além disso, saberá que tudo nessa pasta foi examinado antes de decidir guardar.
Se tiver várias pastas, cada vez que arquivar uma mensagem, terá de decidir qual pasta
usar. Isso se tornará ainda mais complicado se houver mais de uma pasta apropriada
para a mensagem. Como muitas pastas ficam sem uso quando há várias opções, isso cria
uma confusão.
Embora possa parecer cômodo deixar todas as mensagens em sua Caixa de Entrada, mas
não é! Toda vez que ver uma mensagem parada em sua caixa de entrada irá se pergunta
se é algo que precisa resolver ou se está ali apenas como referência.
Ganha mais tranquilidade tendo apenas coisas novas em sua Caixa de Entrada. Ela é um
lugar que pode ser manipulado por outras pessoas; o que você coloca na sua pasta de
referência diz respeito estritamente a você.
Por que eu preciso de diferentes pastas para os Grupos de Contatos?
• Arquivamento com diferentes frequências – você deve ter diferentes pastas

para diferentes Grupos de Contatos, com base no tópico e na frequência da
operação de Auto Arquivar. Por exemplo, se está em um Grupo de Contatos de
boleia solidária, as mensagens da pasta Boleia Solidária devem ser excluídas
diariamente. Um Grupo de Contato sobre um tópico relacionado ao trabalho
deve ser arquivado com menos frequência, como anualmente.
• Agrupamento eficiente das conversas - Quando temos pastas separadas para
Grupos de Contatos de tópicos, pode ver conversas inteiras agrupadas juntas.
Caso precise, você pode Procurar dentro de uma pasta com eficiência.
Por que eu preciso de pastas separadas para Grupos de Contatos e RSS?
Mensagens enviadas para grandes listas de distribuição e para RSS feeds podem inundar
facilmente a sua Caixa de Entrada. Use para esses fluxos de informações a mesma
estratégia que adotaria para ler um jornal grande — pode haver um artigo útil ou
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interessante, mas ler o jornal inteiro demoraria um tempo considerável. Deixe as regras
ajudarem a ler o que é mais interessante e pertinente.
Quais Grupos de Contatos devem ir para uma pasta em vez de irem para a
minha Caixa de Entrada?
Boas candidatas a uma regra de pasta de listas de distribuição são aquelas listas que:
• Recebem muitas mensagens.

• São dirigidas a muitas pessoas.
Mensagens de nível corporativo com notícias importantes (por exemplo, do CEO) e

mensagens do seu departamento de TIC sobre inatividade do servidor não devem ir para
uma pasta. Mensagens para um Grupo de Contatos que apenas ocasionalmente trazem
conteúdo útil ou interessante, independentemente da frequência, devem ter uma regra
e uma pasta.
Como eu configuro regras para RSS?
Se assina vários RSS feeds, trate-os como outra lista de distribuição. Mova os itens de
RSS interessantes (com base em palavras-chave) para a Caixa de Entrada; caso não sejam
interessantes, deixe que sejam arquivados automaticamente em pastas de RSS.
E se eu tiver políticas de retenção ou um Ficheiro Morto Online do Exchange

Server?
Use a solução da sua organização em vez da operação de Auto Arquivar e, como sempre,
siga a política da corporação. Se ela determinar que tenha várias pastas para cada tipo
de item, siga a política.
Por que devo usar regras?
Com o passar do tempo, é provável que receba cada vez mais mensagens. Você não
consegue ler toda mensagem que recebe — nem deve tentar. Em vez disso, leia apenas
as mensagens que sejam importantes. As regras ajudarão a priorizar mensagens
importantes e a minimizar distrações.
Dica: Só porque uma mensagem foi enviada a você (ou para uma lista de distribuição
que você assina), isso não significa que tenha de lê-la, nem se espera uma resposta.
Que datas os sinalizadores definem?
Etapa
Rápida
Hoje Hoje Hoje
Amanhã Amanhã Amanhã
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Etapa
Rápida
Dois dias da data de hoje ou o último dia da semana de
O último dia da
Esta trabalho, o que vier primeiro. (Com as configurações
semana de
Semana padrão, na segunda o prazo será quarta; na terça, o
trabalho
prazo será quinta.)
O último dia da
Próxima
O primeiro dia da próxima semana de trabalho próxima semana
Semana
de trabalho
O que eu devo fazer com as tarefas e Correios sinalizados de anos atrás em

minha Barra de Tarefas Pendentes?
Se não está a usar ativamente as tarefas ou sinalizadores para alguma finalidade,

selecione todos os itens, clique com o botão direito do rato e selecione Excluir. Essa ação
excluirá as tarefas antigas e removerá o sinalizador das mensagens e contatos sem
excluir os itens.
O que eu devo fazer com as categorias não utilizadas?
Exclua todas as categorias que não planeja usar. O mesmo conjunto de categorias aplica-
se a todos os itens, portanto, se usa uma categoria para os contatos, mantenha-a.
Qual é a melhor maneira de escolher as cores?
Ao criar categorias com cores, pense bem nas suas escolhas. Por exemplo, não escolha
a mesma cor para @telefone e @Correio, mas escolha cores similares (tons de verde,
por exemplo) para todas as suas categorias 1:1. Com o tempo, poderá olhar para a sua
lista de tarefas e determinar apenas pela cor se é possível executar alguma ação
imediata na tarefa. Por exemplo, se @Casa está em roxo e está no trabalho, não pode
executar nenhuma tarefa roxa.
Por que alocar tempo para mim mesmo?
Alocando tempo para si mesmo no calendário, suas informações de disponibilidade

serão atualizadas e as pessoas terão menor probabilidade de agendar algo com você
nesse horário. Se tem um calendário ocupado, essa pode ser a única maneira de
conseguir um tempo dedicado para realizar o seu trabalho.
Isso também ajuda a se comprometer a fazer um trabalho — se colocar no calendário,

deve se comprometer em fazer o trabalho nesse horário. Se alguém agendar algum
compromisso no seu horário alocado, não deixe de reorganizar seu cronograma. Não se
engane!
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Como eu lido com as 10.000 mensagens na minha Caixa de Entrada?
Se tem mais de 20 itens na sua Caixa de Entrada, processe as mensagens da última

semana e depois selecione as restantes e mova-as para a pasta 1-Referência. Sim, você
pode fazer isso, e terá uma ótima sensação.
Por que recebo tantas mensagens?
Se sente soterrado pelas mensagens, provavelmente está a receber mais do que

consegue dar conta e pode ser necessário configurar regras mais agressivas. Tente
analisar de onde as mensagens estão a vir, organizando-as pelo critério De e depois
recolha todos os cabeçalhos. Está a ler mensagens de Grupos de Contatos que não
precisa ler? Se estiver, crie uma regra. Se mudar seu modo de exibição, não se esqueça
de mudar de volta!
Disponho de 10 minutos: o que devo ler primeiro em minha Caixa de

Entrada?
Se o tempo é curto, por exemplo, em um intervalo entre reuniões, pode ler as

mensagens em azul, que são as enviadas diretamente a você. Frequentemente, essas
mensagens estão a aguardar você informar o próximo passo e são as mais importantes.
Com que frequência devo ler minhas mensagens?
Para muitos de nós, ler mensagens é quase um vício. Gaste 20 minutos de manhã a
examinar suas mensagens e depois volte sua atenção para uma revisão diária da sua
lista de tarefas. E aí comece a trabalhar nas atividades do dia. Limitar o tempo que gasta
a ler mensagens a uma vez de manhã e uma vez no final do dia pode melhorar sua
produtividade significativamente. Experimente fazer isso por uma semana e veja você
mesmo.
Como eu posso administrar tarefas complicadas?
Algumas tarefas exigem mais espaço para planejamento. Para essas, use o OneNote.
Por exemplo, se está planeando um projeto com várias etapas, tarefas aninhadas e
assim por diante, o OneNote é uma ferramenta mais apropriada. Caso não tenha o
OneNote, outras ferramentas podem ser pesquisadas na Web com esse intuito.
Se apenas quer lembrar algumas tarefas relacionadas, liste-as no corpo da tarefa. Se

houver mensagens relacionadas, arraste-as para a tarefa.
Devo guardar as tarefas pessoais e profissionais juntas?
Se possível, guarde suas tarefas pessoais e profissionais em um só lugar. Manter uma

lista só reduz o número de lugares onde precisa procurar o que precisa ser feito. Mesmo
se você já tiver uma única lista, use categorias para separar suas tarefas pessoais das
profissionais e gerenciar sua lista de forma eficaz.
Página 41
IMPORTANTE: Suas tarefas pessoais ficarão armazenadas no Exchange Server da

empresa e podem ficar visíveis ao departamento de TIC, portanto, coloque apenas
tarefas pessoais apropriadas na lista.
Qual o problema de guardar as tarefas de cabeça?
Guardar as tarefas de cabeça não funciona. É um alívio poder contar com o Outlook em
vez do cérebro sobrecarregado para controlar as tarefas. Você pode parar de ficar
gastando neurônios para se lembrar das tarefas ("OK, não posso esquecer, enviar uma
mensagem para John sobre os modelos, enviar uma mensagem para John sobre os
modelos…") e se concentrar na atividade a realizar.
Por que manter minhas tarefas no Outlook?
Por que uma lista de tarefas no Outlook funciona melhor do que uma lista em papel:
• Listas em papel não podem ser atualizadas automaticamente.

• Listas em papel não podem ser reorganizadas facilmente.
• Você pode usar o Outlook na Web para exibir sua lista de tarefas em qualquer
lugar.
• Outlook integra-se com o OneNote e o Microsoft SharePoint Server e seus
dispositivos móveis.
• Listas em papel podem ser facilmente perdidas.
Avançado: como eu crio uma Pasta de Pesquisa para mensagens de Correio?
Pode ter fácil acesso a um conjunto de mensagens sobre um determinado tópico para
uma reunião. Crie uma categoria para a sua reunião e depois crie uma Pasta de Pesquisa
com os seguintes critérios: categoria <nome>, não concluído e a partir de um
determinado período. Conforme for a receber mensagens sobre esse tópico, marque-as
com a categoria. Quando realizar a reunião, marque as mensagens que discutiu como
concluídas.
Referências Bibliográfica
Existem excelentes livros e filosofias de administração do tempo. Veja algumas fontes:
• Sistema GTD (Getting Things Done), disponibilizado (em inglês) por David Allen
& Company
• Controle total do seu dia de trabalho usando o Microsoft Outlook (em inglês),
por Michael Linenberger
• Lifehacker Dicas e downloads para executar suas tarefas (em inglês)
• Como Bill Gates trabalha (em inglês), revista Fortune 500 no CNNMoney.com
Página 42

0693 - Gestao de Correio Eletronico Com Microsoft Outlook 365

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Delegação Regional do Norte

Centro de Emprego e Formação Profissional do Porto

Gestão de Correio Eletrónico

FORMADOR: ALOIZIO SILVA

Para parar de Procurar ........................................................................................................ 25

Como eu configuro regras para RSS? .................................................................................. 39

Este guia se destina a pessoas que:

• Trabalhem ou pretendam trabalhar com Outlook para gestão do correio

Independentemente, este documento será útil no seu dia a dia.

Princípios básicos de uma boa administração do tempo

• Reduza o número de lugares onde lê mensagens eletrónicas. Se estiver a usar

Configuração Outlook: O layout

• O Painel de Navegação aberto à esquerda.

padrão). Use as regras de formatação automática para exibir em azul todas as

Configure esta pasta para arquivamento automático anualmente.

• Uma pasta para mensagens pessoais, particulares e relacionadas à sua carreira.

Configure essas pastas para arquivamento automático anualmente.

• Um conjunto de pastas para mensagens de Grupos de Contatos. Todas as

Configure suas pastas de Grupos de Contatos para arquivamento automático a cada

• Um conjunto de pastas para RSS feeds. De forma semelhante ao conjunto de

Os Favoritos, um subconjunto de suas pastas de Correio, aparecem na parte superior do

• Respostas Automáticas Mova todas as respostas a reuniões que não têm

• Grupos de Contatos Qualquer mensagem eletrónica enviada a um Grupo de

Barra de Tarefas Pendentes

• Mensagens que você precisa responder (mensagens sinalizadas).

A prática recomendada para configurar a Barra de Tarefas Pendentes é:

• Mostrar um Navegador de Data (ativado por padrão).

• Os novos alertas de pop-up de Correio

• O ícone de envelope que aparece no ícone do Outlook na barra de tarefas do

• O cursor que muda brevemente para um envelope

Para alterar essas configurações, selecione o botão Ficheiro, selecione Opções e, em

Em Chegada de mensagem, desmarque todas as caixas de seleção.

• Projeto (pode incluir pessoas)

Para criar categorias, siga este procedimento:

• Em qualquer modo de exibição, na guia Base, no grupo Sinalizadores, selecione

Considera-se uma prática recomendada ter uma categoria para:

Observação: Usar o símbolo de @ faz as categorias se destacarem em sua lista de

• Cada tópico ou projeto importante, para localizar facilmente as mensagens sobre

Poder aplicar várias categorias a um único item — ao contrário do arquivamento, no

Para definir sua categoria Clique Rápido, siga este procedimento:

• Em qualquer modo de exibição, na guia Base, no grupo Sinalizadores, selecione

Como verá, as categorias ajudam a destacar mensagens e tarefas em sua Barra de

Observação: Tome muito cuidado ao categorizar suas mensagens de saída — os

Os Passos Rápidos dão-nos a possibilidade de executar várias ações com um único

Observação: Os Passos Rápidos se aplicam apenas às mensagens.

Sinaliza a mensagem como

*Os Passos Rápidos Pessoal e Adiar não são padrão.

Passos Rápidos opcionais

Move-a para a sua pasta

Move-a para a sua pasta

Como organizar sua Caixa de Entrada com quatro ações

Para cada mensagem em sua Caixa de Entrada:

• Se não for importante, exclua imediatamente.

Faça isso: A análise de dois minutos

Após lidar com a mensagem, siga um destes procedimentos:

• Exclua se for algo de consequência pouco relevante.

• Arquive em uma de suas pastas de referência (por exemplo, 1-Referência)

Se desejar acompanhar posteriormente, sinalize a mensagem para si mesmo antes de

Quando adiar uma mensagem

Motivos para adiar uma mensagem:

• A questão não pode ser resolvida em menos de dois minutos.

Como adiar uma mensagem: sinalize-a

Além de sinalizar uma mensagem, poderá: