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EBOOK SOFTWARE PHC ©PHC
50 dicas PHC CS
eBook
Truques e sugestões úteis para utilizadores PHC
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AT SPEED
Introdução
Obrigado por ter adquirido o sistema PHC CS.
Queremos dar-lhe mais uma vez as boas-vindas a uma Comunidade onde a velocidade, a
inovação e a criatividade são os pontos fortes.
Agora está na altura de descobrir o seu Software PHC CS.

Como imagina, depois de anos de desenvolvimento e de registo de sugestões dos Clientes e
Parceiros, criámos todo um mundo de truques, ajudas e atalhos – dezenas de dicas úteis para
si e para a sua empresa.
Mas para que não demore a descobrir todas estas funcionalidades, compilámos aquelas que
consideramos as 50 mais importantes para si. Existem muitas mais, mas com as que sugeri-
mos neste livro vai descobrir como poupar tempo precioso no seu trabalho e como aumentar
a sua produtividade.
Esperamos que tire partido de tudo o que implementámos. O nosso objectivo ao fazê-lo foi
só um: dar velocidade no seu negócio.
Notas
Pode haver funcionalidades que só estão disponíveis em gamas específicas ou para quem tem determinadas
combinações de módulos.
O Software PHC CS é um universo em permanente evolução. Certas funcionalidades podem variar consoante a
versão que estiver a utilizar.
p. 2
Índice
p. 2
Agenda e Marcações
1 p. 5
2 p. 5
3 p. 6
4 p. 6
5 p. 7
Impressões
6 p. 7
7 p. 8
8 p. 8
9 p. 9
10 p. 9
11 p. 10
12 p. 10
13 p. 11
14 p. 11
15 p. 12
16 p. 12
Personalização
17 p. 13
18 p. 13
19 p. 14
20 p. 14
21 p. 15
22 p. 15
23 p. 16
24 p. 16
25 p. 17
26 p. 17
27 p. 18
28 p. 18
p. 3
Geral
29 p. 19
30 p. 19
31 p. 20
32 p. 20
33 p. 21
34 p. 21
35 p. 22
36 p. 22
37 p. 23
38 p. 23
39 p. 24
40 p. 24
41 p. 25
42 p. 25
43 p. 26
44 p. 26
45 p. 27
46 p. 27
47 p. 28
48 p. 28
49 p. 29
50 p. 29
p. 30
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Como…?
1. Fazer marcações na agenda para

vários utilizadores:
Não necessita de fazer tantas marcações quantos os utilizadores envolvidos.
No ecrã de marcação, vá à pasta “Utilizadores” e inclua de uma só vez quem pretende que es-
tejam presente. E se no mesmo ecrã utilizar o botão “Observar a ocupação dos utilizadores”,
vai poder ver a disponibilidade das pessoas envolvidas, assim como dos recursos, tais como
salas e equipamentos.
Pode assim escolher o dia e a hora mais indicado para todos, sem ter de consultar a disponibi-
lidade de cada um.
Se quiser consultar esta funcionalidade

em detalhe, clique aqui.
2. Marcar vários dias na agenda em simultâneo:

Tem apenas de seleccionar com o rato os dias pretendidos, fazer duplo clique com o botão
direito do rato e seleccionar a opção “Introduzir uma marcação”.
É-lhe apresentada uma janela com o ecrã de marcações no qual não é mostrado o campo
“Data”, uma vez que esse registo diz respeito ao conjunto de datas anteriormente seleccio-
nado. Ao gravar o registo dessas marcações, são assumidos os diversos dias escolhidos pelo
utilizador.
De notar que estas marcações são independentes, pelo que cada uma delas pode ser alterada
ou apagada sem influência nas restantes.

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3. Definir as diversas áreas da sua empresa para

utilização na Agenda de Marcações:
Se na sua agenda definir uma área dentro de uma marcação, o sistema vai verificar automati-
camente os conflitos existentes entre as várias marcações dessa área.
As áreas criam-se no ecrã “Áreas de Marcações”, onde deve inserir o nome e o tipo (por exem-
plo: sala, viatura, material audiovisual).
Pode ainda escolher a opção “Inactiva”, que torna a área indisponível para marcações e a op-
ção “Não confere conflitos de marcações”, que ignora eventuais sobreposições de marcações.

4. Efectuar marcações na agenda que não

podem ser consultadas nem alteradas por
outros utilizadores:
É tão simples como criar uma nova marcação e classificá-la como “Marcação privada”. Quem
aceder à agenda deste utilizador não vai poder ver o conteúdo da mesma. Apenas aparecerá
o texto “ocupado por” seguido do nome do utilizador da marcação.

p. 6
5. Gerar automaticamente notificações para

todos os utilizadores de uma marcação:
Ao efectuar uma marcação, pode optar por avisar os utilizadores por e-mail ou por mensa-
gem interna. Para isso, use os botões que estão do lado direito do ecrã de “Marcações”.
Caso opte pela notificação através de uma mensagem interna, será apresentado um ecrã
onde pode registar o texto que deseja incluir na mensagem. No caso das notificações por
e-mail, é primeiro efectuada a verificação do preenchimento do campo e-mail na ficha dos
utilizadores, e depois é aberto o ecrã de envio no respectivo programa, por exemplo Micro-
soft Outlook.

6. Definir os mapas que pretende com a imagem

que mais lhe agrada:
A funcionalidade “Mapas desenhados” existe no software há algum tempo, mas pode passar
despercebida a alguns utilizadores por estar num local menos visível.
Esta ferramenta permite construir de forma simples relatórios sofisticados e visualmente
agradáveis de ler.

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7. Definir e afinar a impressão dos seus

documentos:
É possível não só definir quantos duplicados determinada impressão tem, como também
escolher o nome para esses duplicados e as impressoras para cada um deles.
Estas definições fazem-se no ecrã de desenho da impressão. Para aceder deverá fazer clique
direito no botão de impressão do documento, ou então através do menu “Opções”, “Mapas e
Impressões”, “Desenho de Impressões Definidas”.

8. Fazer impressões encadeadas de

forma automática:
Quando imprime determinado documento, é possível definir que outros sejam impressos
automaticamente sem ser necessário dar novas ordens de impressão.
Esta funcionalidade chama-se “Ligações entre IDUs” e encontra-se no ecrã de configuração
de impressão, do lado direito do botão “Desenhar a impressão”.
De uma forma simples vai poder poupar tempo e evitar falhas de execução.

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9. Saber o que foi impresso e por quem:

Nas configurações de Impressões Definidas pelo Utilizador (IDU), no separador “Histórico”,
está a opção “Guarda o histórico das impressões efectuadas com este IDU”. Esta opção activa
o histórico de impressões, para o qual pode definir se “Guarda apenas a última impressão” ou
“Guarda um histórico de todas as impressões”.
Essa listagem encontra-se no “Menu de opções”, “Opções com o registo”, “Ver quem já impri-
miu este registo”, em todos os ecrãs principais.
É ainda possível configurar para cada IDU se “Controla reimpressão”. Para isso, ao activar esta
opção, a reimpressão de documentos fica condicionada aos acessos atribuídos por utilizador
ou à atribuição de uma palavra-passe também aqui definida.

10. Colocar gráficos numa impressão:

Depois de aceder ao ecrã de desenho da impressão, é possível inserir novos objectos e alterar
as suas características.
Assim, se inserir um objecto do tipo gráfico, vai poder definir todas as propriedades do mes-
mo. Esta funcionalidade é muito útil, pois permite-lhe mostrar no gráfico os dados que achar
mais importantes para o cliente ou para o contexto do documento que está a imprimir.

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11. Prever o resultado final de uma

Impressão Definida pelo Utilizador:
Através da funcionalidade “Prever as alterações”. Assim, sem sair da própria configuração do
IDU, vai observar como vai ficar na realidade o seu trabalho final de impressão.

12. Controlar a reimpressão de documentos:

O controlo de reimpressão em IDUs é possível não só para impressões, mas também para ex-
portações, envios por e-mail, criações de PDF, previsões e todas as operações do ecrã de IDUs.
Esta funcionalidade é activada no ecrã de “Desenho de IDU” e no separador “Histórico”,
opção, “Controla Reimpressão”. Aqui deve definir a respectiva palavra-passe e os utilizadores
que têm acesso.
Assim, após a primeira impressão, e independentemente da sua forma (e-mail ou outra), o
utilizador só pode reimprimir se usar a palavra-passe.

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13. Definir um filtro numa impressão:

Os filtros são uma opção existente na impressão dos documentos. Actuam sobre as tabelas
de linhas, de modo a permitir-lhe imprimir apenas a informação que deseja.
Podem ficar associados a determinado IDU na altura em que se desenha, o que implica que
de cada vez que imprimir esse IDU, o filtro é usado. Mas o utilizador também pode definir um
filtro para actuar só numa determinada impressão, sem eliminar a definição que o IDU traz
por defeito.

14. Aumentar o desempenho da impressão

de documentos:
Existe um parâmetro geral das Impressões Definidas pelo Utilizador com o nome “Os IDUs
usam cache para imprimir (Excepto os IDUs em modo de texto)”.
Quando este parâmetro se encontra activo, ao imprimir um IDU pela primeira vez são guarda-
dos em cache todos os cálculos sobre o seu aspecto gráfico. Deste modo, estes cálculos não
são necessários em todas as impressões seguintes, pelo que basta ao sistema inserir os dados
específicos de cada documento.
Vai notar a diferença na rapidez do processo de impressão.

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15. Poupar nos tinteiros e toners

sem deixar de imprimir:
No ecrã de impressão tem disponível a opção “Imprime a cores”, que ao estar inactiva permi-
te que a impressão das listagens seja realizada sem desperdício de tinta, isto porque as partes
com cores “a cheio” passam a ser impressas apenas com “rebordo”.
Assim, poderá reduzir desperdícios e custos, contribuindo de igual forma para a melhoria do
ambiente.

16. Personalizar um IDU:

As configurações de Impressão Definida pelo Utilizador (IDU) permitem ajustar as várias áreas,
aqui chamadas de separadores, e os seus respectivos objectos.
É possível por exemplo aumentar o espaço disponível para as linhas de dados, reduzindo o
espaço existente entre os cabeçalhos e entre os rodapés.
Por outro lado, pode ser definido se o cabeçalho aparece em todas ou apenas na primeira
página. Pode ainda, entre outras funcionalidades, esconder e repor os vários separadores,
para ter uma percepção mais directa de como está a ficar o seu trabalho final de elaboração
do IDU. Para isso use a conjunção das teclas Ctrl+H.

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17. Colocar o visual do software à sua escolha:

No menu “Sistema” do Software PHC, na opção “Manutenção Personalizada”, existe uma
pasta de nome “Visual”. Aqui, o utilizador pode escolher o visual geral da aplicação com que
pretende trabalhar.

18. Personalizar o software para não repetir as

mesmas perguntas e memorizar o valor das
respostas:
Por vezes, nos ecrãs de perguntas, existe a opção que permite guardar uma resposta para que
na próxima vez a questão não seja repetida.
Caso esteja activo o parâmetro “Guarda os valores das perguntas automáticas no servidor” na
pasta “Configuração geral”, os valores são sempre guardados na base de dados. Conseguirá
mais rapidez e facilidade na introdução de dados, evitando repetição de cliques.
Quando o utilizador quiser repor os valores de origem poderá efectuá-lo no menu “Sistema”,
na opção “Manutenção Personalizada”, na página “Opções diversas”. De notar que o acesso a
esta página depende dos privilégios do utilizador.

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19. Ter frases previamente criadas para campos

do tipo memo:
Se escreve as mesmas frases vezes e vezes sem conta, pode ter essas frases previamente
criadas na sua aplicação PHC bastando dois cliques para as introduzir de forma rápida em
campos do tipo memo.
Esta funcionalidade encontra-se em “Tabelas”, “Supervisor”, “Textos Rápidos”. Basta indicar o
título do texto, o grupo a que pertence e o texto propriamente dito.
Para activar os textos basta clicar o botão direito do rato no campo “Memo” e seleccionar o
texto que deseja inserir naquele campo.

20. Utilizar valores previamente introduzidos

em campos do tipo texto:
Através da funcionalidade “autocomplete”, que é activada no parâmetro “Usa «autocomplete»
em todos os campos texto”. Esta guarda os valores introduzidos em determinado campo de
texto de um ecrã, permitindo seleccionar um dos valores que já foram introduzidos anterior-
mente. Cada utilizador apenas acederá aos seus conteúdos, facilitando a selecção dos mesmos.
Sempre que desejar, é possível apagar todas as entradas de texto que foram guardadas
automaticamente pela aplicação, através da opção “apagar as definições de autocomplete”
no menu “Sistema”, opção “Manutenção Personalizada”. A partir daqui a aplicação elimina a
informação anterior e começa a guardar os novos valores introduzidos pelo utilizador.

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21. Colocar o seu logótipo no navegador

da aplicação:
Nos “Parâmetros Gerais da Aplicação”, no separador “Configuração Geral”, pode indicar que o
logótipo do navegador é gravado na base de dados, para que desta forma todos os utilizado-
res tenham acesso ao mesmo, sem que seja necessária configuração local.
Em seguida, basta indicar o local onde a aplicação deve ir buscar o logótipo, para o gravar
na própria base de dados. É necessário realizar esta parametrização apenas uma vez, ficará a
partir daí disponível para todos os utilizadores.

22. Definir qual o ecrã que deve ser apresentado

assim que o utilizador entra na aplicação:
Para proceder à colocação de um ecrã no arranque da aplicação basta aceder às “Opções
diversas” do respectivo ecrã, seleccionar “Opções do ecrã” e fazer clique esquerdo do rato em
“Colocar este ecrã no arranque”.
Desta forma o utilizador acede de imediato ao seu ecrã de trabalho assim que entra no softwa-
re. Para retirar um ecrã do arranque procede-se da mesma forma, com um clique esquerdo em
“Retirar este ecrã do arranque”.

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23. Colocar os ecrãs que mais utiliza no

separador Favoritos:
Na barra de navegador são visualizados os ecrãs Favoritos. Para definir um ecrã como favorito,
seleccione nas “Opções Diversas” desse ecrã, “Opções com o ecrã”, “Colocar este ecrã nos Favo-
ritos”. Para retirar um ecrã dos Favoritos deverá, no mesmo local, seleccionar a opção “Retirar
este ecrã dos Favoritos”. Nesta opção é possível também adicionar um tipo de documento
específico, como facturas, vendas a dinheiro, etc.
Assim, ao seleccionar um registo nos Favoritos, o software posiciona-se de imediato na opção
escolhida.

24. Agrupar numa barra de ferramentas as opções

que desejar dos diversos módulos:
A barra de ferramentas personalizada permite agregar as funcionalidades PHC com a ordem,
designação e imagem que quiser. Para o fazer, em cada ecrã que quiser adicionar seleccione
nas opções de menu “Colocar este ecrã na Barra de Ferramentas”.
Depois de constituída a nova barra de ferramentas pode alterar as imagens, as descrições
e as dicas (tooltips), através da grelha na opção existente para este efeito na “Manutenção
Personalizada”.

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25. Definir na sua aplicação um Painel Central

personalizado:
O Painel Central permite não só personalizar dados no próprio ambiente de trabalho do Sof-
tware PHC como também aceder a funcionalidades através de um único clique. Para utilizar
o Painel Central, deverá activar previamente o parâmetro “Usa painel central”. A partir daí, no
menu “Sistema” surge uma opção “Abrir/Fechar Painel Central”, para que se possa esconder e
voltar a chamar o Painel Central sempre que se desejar.
Para disponibilizar as opções no Painel Central pode aceder às “Opções de Navegação”, dispo-
níveis em “Supervisor”, “Framework PHC”. Podem também fazê-lo a partir de “Análises Avan-
çadas de Utilizador”, onde através da configuração de “Snapshots” se define a informação a
utilizar. Pode ainda, a partir do ecrã em que se esteja posicionado, colocar opções de consulta
ou criação de registos no Painel Central.
Para que toda a informação esteja sempre actualizada no Painel Central, existe também um
local na “Manutenção personalizada” que permite definir a velocidade de actualização (em
minutos) dos snapshots no Painel Central.

26. Verificar todas as acções executadas

por um utilizador:
Pode aceder ao ecrã de “Tracking de Acções de Utilizador” através do menu “Supervisor” em
“Framework PHC”.
Para registar o tempo de execução das acções de utilizador seleccione uma pasta, introduza
o nome do ficheiro para guardar o registo das acções e clique em “Iniciar Tracking”. Para fazer
uma pausa no registo das acções clique em “Parar Tracking”, mantendo o ecrã aberto. Se sair
do ecrã o tracking é terminado. Neste ecrã também pode consultar os registos que foram reco-
lhidos até então, através do botão ”Consultar Registos”.

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27. Configurar um texto para aparecer

numa janela própria quando se abre um
determinado ecrã:
Chama-se Instruções Internas e estão condicionadas pelo parâmetro “Usa instruções internas”,
nos “Parâmetros Gerais”, que por defeito está inactivo. Para criar uma instrução deverá ter
presente qual o nome do ecrã onde pretende criar a mesma, nome esse que poderá consultar
através da listagem rápida existente para o campo “Ecrã”.
Poderá definir se a mensagem aparece ao utilizador ao introduzir, alterar, apagar ou se aparece
apenas na primeira vez que o utilizador abre esse ecrã. Pode então definir um perfil de acesso
e quais os destinatários desta instrução.
Finalmente, deverá colocar no separador “Texto” a mensagem pretendida. É ainda possível
configurar uma “Condição”, onde pode definir se a mensagem aparece apenas em determina-
das circunstâncias.

28. Gerir os registos alterados ou apagados por um

determinado utilizador:
Em todos os ecrãs que tenham associado uma tabela, aparecerá no menu “Opções Diversas”, a
opção “Log de registos (Apagados/Alterados)”.
Ao escolher esta opção surgirá um ecrã de “Análises de Log de registos” que permite filtrar os
dados em relação aos registos existentes no “log”, podendo seleccionar qual o utilizador, colo-
car a data inicial e final dos registos que pretende consultar.
Ao avançar será mostrado uma listagem com os campos Data, Hora, Descrição, Tipo, Origem,
Registo, e Utilizador, sendo que o registo será constituído pelos campos da tabela e seus dados.

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29. Colocar sugestões para o Software PHC:

Esta opção encontra-se disponível no menu “Sistema”, “Informações da PHC na Internet”, “En-
viar sugestões para o software”.
Após a selecção, o utilizador é encaminhado para um formulário na Internet, local onde envia
à PHC a sua sugestão para o software.

30. Utilizar o painel situado do lado direito de

cada ecrã:
Esse painel tem o objectivo de aumentar a produtividade, a rapidez e a assertividade. Está
dividido em quatro grandes grupos.
Nas “Opções deste ecrã” pode visualizar os botões de opções do respectivo ecrã.
Em “Recentes” tem disponível uma listagem dos últimos 20 registos a que o utilizador acedeu
no ecrã. Na opção “Listagem” visualiza os registos que o utilizador pesquisou e obteve numa
procura. Finalmente, “Snapshots/Opções” mostra os snapshots e as opções de navegação con-
figuradas para aparecer no ecrã respectivo.

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31. Fazer backups das suas bases de dados:

Um utilizador do software PHC pode, a qualquer momento, efectuar um backup da base de
dados onde está posicionado. Esta opção encontra-se no menu “Supervisor”, “Tratamento
de Base de Dados” e intitula-se “Backup de Base de Dados”. No ecrã acima deverá indicar um
nome para o seu backup, colocar a directoria local e atribuir um nome ao seu ficheiro.

32. Saber o volume e a distribuição dos dados no

seu sistema de informação:
Para utilizar esta funcionalidade deve aceder ao menu “Supervisor”, “Tratamento de base de
dados”, “Análise Dimensional do Sistema”, onde pode escolher as datas entre as quais quer
fazer incidir a análise. Esta mostrar-lhe-á informação referente tanto ao número de registos nas
principais tabelas dos módulos base como ao tamanho da base de dados. Vai assim ficar mais
bem informado sobre o estado geral do seu sistema de bases de dados.

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33. Encontrar as funcionalidades que são

necessárias num dado momento:
No meio de tantas funcionalidades e opções como as que tem o Software PHC, é possível que
não se lembre onde se encontra a que necessita.
No Navegador, posicione-se na página “Menu” e escreva algo no campo “Procurar”. São-lhe
apresentadas todas as opções de menu que contêm o texto que digitou.
Pode também em qualquer local do software pressionar a combinação de teclas Ctrl+M, que
faz com que as janelas que estão abertas sejam minimizadas e o cursor seja posicionado no
campo de procura rápida. O mesmo efeito é obtido se escolher “Minimizar todas as janelas” na
barra de ferramentas “Janelas em aberto”.

34. Consultar os campos que existem nas diversas

tabelas das bases de dados:
O Dicionário de Dados possibilita a consulta da estrutura de qualquer tabela do software e as
relações de associação que existem entre elas. Assim, pode consultar facilmente que campos,
e respectivas características, existem em determinada tabela. O Dicionário de Dados pode ser
chamado praticamente de qualquer ecrã, através do menu de opções, que o posiciona ime-
diatamente na tabela associada ao ecrã onde o utilizador se encontra. Em alternativa, pode
aceder através do menu “Supervisor”, “Tratamento da base de dados”, “Dicionário de dados”.
A consulta é feita clicando na lupa de procura e inserindo o nome de uma tabela. Se fizer du-
plo clique sobre uma ligação também irá passar para a respectiva tabela.

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35. Saber quando e a que horas os utilizadores

entraram e saíram da aplicação:
Através da funcionalidade Histórico de Utilizadores.
Para a poder usar, antes de mais tem de confirmar que o parâmetro “Não utiliza histórico de
utilizadores” está inactivo.
Deste modo, na ficha do utilizador fica disponível o botão “Histórico”. Das várias opções dispo-
níveis, o “Histórico do utilizador” apresenta as datas e horas em que o utilizador acedeu e fe-
chou a aplicação. O “Histórico dos dias com presença”, para além das funcionalidades referen-
ciadas no ponto anterior, permite ainda excluir dias de feriados e fins-de-semana. O “Histórico
dos dias sem presença” apresenta as datas e dias da semana em que não acedeu à aplicação
no intervalo de datas definido. Finalmente, a “Análise do log de actividade” apresenta todas as
operações que o utilizador efectuou.

36. Enviar uma mensagem interna simultânea

para vários utilizadores:
No ecrã de “Mensagens Inter-utilizadores” basta seleccionar a opção “Múltiplos Destinatários”
e introduzir as iniciais dos utilizadores desejados separadas por vírgula ou, em alternativa,
clicar no botão “Escolher múltiplos destinatários”. Nessa listagem deve seleccionar os nomes
dos utilizadores para os quais deseja enviar a mensagem. Pode ainda procurar um utilizador
específico escrevendo o nome do mesmo no campo para esse efeito.
Caso deseje, pode depois verificar no “Monitor de mensagens” quais as mensagens enviadas
que foram visualizadas pelo respectivo destinatário.

p. 22
37. Conceder ou retirar os acessos a um utilizador,

grupo de utilizadores ou módulo:
Essa opção chama-se Acessos em Lista e apenas se encontra disponível aos utilizadores con-
figurados como Administradores de Sistema. Pode encontrá-la, para além do ecrã de utiliza-
dores e de grupos de utilizadores, também nos restantes ecrãs principais da aplicação, nas
“Opções diversas” em “Opções com a tabela”.
Aqui as opções são preenchidas através de caixas de escolha múltipla, onde deve seleccionar o
package, a tabela e, por fim, os utilizadores/grupos de utilizadores que pretende configurar.
Ao posicionar o cursor em cima de uma determinada linha, através do botão do lado direito do
rato, acede a várias opções onde pode, por exemplo, conceder ou retirar todos os acessos da
linha de uma única vez.

38. Limitar o acesso dos utilizadores

às suas bases de dados:
Através da criação de um login único.
Nos parâmetros de configuração geral, a que só os utilizadores com privilégio de administra-
dores têm acesso, escolha “Permitir configurar computadores com login único”.
Depois, no menu supervisor, no separador “Tratamento de Bases de dados”, na opção “Tipo
de login deste computador”, seleccione “Login único para todos os utilizadores” e defina a
palavra-passe. Já está. Esta palavra-passe apenas está acessível a si, e os outros utilizadores não
podem agora entrar nas bases de dados.

p. 23
39. Alterar um campo de data ou um campo

numérico sem necessidade de teclar ou clicar:
É tão simples como posicionar o cursor do rato em cima dos campos e rodar a roda central
do rato para aumentar ou diminuir os respectivos valores. Não precisa de usar o teclado, nem
sequer de clicar com o rato. Por cada posição da roda, varia uma unidade.

40. Classificar as linhas de um Dossier Interno:

Esta é uma forma de obter novos benefícios na introdução dos dossiers internos.
Para poder configurar a classificação de tipos nas linhas de um dossier interno, deve abrir o
ecrã “Configuração de Dossiers Internos”, na página “Campos das Linhas”. Do lado esquerdo
tem os campos denominados “Tabelas de Tipos nas Linhas”, que pode preencher com os valo-
res adequados. Esta funcionalidade revela-se extremamente vantajosa quando, por exemplo,
chega uma encomenda de um cliente cujas linhas é necessário classificar.

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41. Manter o Software PHC sempre actualizado:

Para garantir a rápida actualização dos executáveis em todos os postos de uma rede, bem
como dos manuais, a PHC disponibiliza um utilitário (denominado cexec.exe, aexec.exe ou
eexec.exe, consoante a gama). No servidor deverá haver uma pasta partilhada onde será sem-
pre colocada a ultima versão deste utilitário, bem como do executável, do manual da aplicação
e do ficheiro de licenciamento. Finalmente, nos postos de trabalho que têm o PHC instalado,
deve ser criado um atalho que passará a servir para entrar na aplicação, definido com um for-
mato específico que não deve ser alterado.

42. Optimizar o desempenho no

acesso à informação:
Existe uma opção em “Supervisor”, “Tratamento de bases de Dados”, designada por “Desfrag-
mentar Tabelas Principais”.
Esta opção permite desfragmentar as tabelas principais da base de dados, ou seja, reagrupar e
reorganizar os registos de forma a optimizar o acesso aos mesmos.
A desfragmentação é um processo que deve ser feito periodicamente. Esta opção deve ser
idealmente utilizada numa altura em que nenhum utilizador esteja a aceder à base de dados.

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43. Parametrizar facilmente quais os campos

obrigatórios de um ecrã:
Para utilizar esta funcionalidade deve aceder ao Menu de “Opções Diversas” de um ecrã da
aplicação, “Personalizações deste Ecrã”, “Modificar”. Depois deve seleccionar os campos pre-
tendidos e na opção “Campos Obrigatórios” colocar o seu valor a Sim.
Desta forma, os campos seleccionados passam a ter uma cor diferente de todos os outros. Essa
cor pode ser alterada em “Parâmetros Gerais”, “Sistema”, “Parâmetros”, “Configuração Geral”,
“Cor de fundo para campos de preenchimento obrigatório”. Para que esta alteração tenha
efeito deve reiniciar a aplicação.

44. Usar atalhos para simplificar o

lançamento de documentos:
No Software PHC é possível realizar a grande maioria das operações sem ter de recorrer ao
rato. Aqui deixamos um resumo de alguns atalhos que poderão ser úteis quando estiver a
trabalhar com documentos.
Alt+N, para introduzir um novo registo.
Alt+G, para gravar.
Setas Cima e Baixo, para navegar pelos vários registos.
Enter, para entrar num registo.
PgDn, para executar uma procura.
Esc, para cancelar uma procura ou a alteração de um registo (em alternativa, Alt+C).
Ctrl+PgUp, para redefinir as condições da procura.
Tab, para navegar pelos vários campos (Shift+Tab para andar para trás).
Espaço, para seleccionar/desseleccionar um artigo.
Ctrl+Ins, para criar uma linha de documento (Ctrl+Del para apagar).

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45. Localizar uma morada através de um browser:

Os campos de morada têm associado um botão para que as localize geograficamente.
Para isso deve definir, nos “Parâmetros gerais”, no parâmetro “Endereço de mapa” o browser a
utilizar pela aplicação, seguido da expressão #MORADA#. Poderá utilizar diferentes motores de
mapas, como o Bing® Maps, o Yahoo® Maps ou o Google® Maps.
Deve ainda definir, no parâmetro “Expressão de espaço no url de mapa”, o separador utilizado
pelo browser definido no parâmetro anterior. Assim, tendo uma ligação à internet, sempre que
estiver posicionado num registo com morada pode clicar no botão e visualizar a sua localiza-
ção num mapa.

46. Alterar vários registos de seguida:

Esta funcionalidade existe na opção “Opções com a Tabela”, acessível a partir do botão “Op-
ções Diversas” disponível em alguns ecrãs.
Para alterar registos de seguida, o utilizador tem duas opções. Se escolher “Alterar um a um”,
pode seleccionar os campos e inserir as alterações pretendidas na grelha que é então apresen-
tada – e que pode ser importada para Excel.
Se optar por “Alteração geral para todos”, depois de seleccionar os campos a alterar são apre-
sentadas duas grelhas, a superior para introduzir os valores nos campos a alterar, a inferior
para indicar quais os registos que vão reflectir as alterações. Todos os registos indicados nesta
listagem são alterados em todos os campos indicados para alterar.

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47. Enviar e-mails directamente

a partir da aplicação:
Para parametrizar a funcionalidade de envio de e-mails directos deverá aceder à “Manutenção
personalizada”, separador “Opções de Mail”.
Coloque o visto na opção “Envia emails directos”, indique o “Servidor de E-Mail (SMTP)”, o nú-
mero da “Porta” (para o GMail, por exemplo, é a 587), o “Tipo de Ligação Segura” (escolha TSL)
e por último o “Utilizador” e respectiva “Password”. O endereço de e-mail da ficha do respecti-
vo utilizador deverá estar preenchido.
Configurações idênticas estão disponíveis no menu “Sistema”, em “Parâmetros”, “E-Mail”. Caso
pretenda que estas últimas sejam ignoradas active a opção que diz “Sobrepõe Dados dos
Parâmetros”.

48. Preencher de forma rápida

os campos do tipo data:
Estando posicionado num campo de data, tem à sua disposição várias teclas que permitem
preencher rapidamente a data.
( H ) – Data de Hoje
( A ) – Data de Amanhã
( O ) – Data de Ontem
( + ) – Acrescenta um dia à data do campo
( – ) – Retira um dia à data do campo
( C ) – Chama o Calendário

p. 28
49. Consultar a Agenda Telefónica:

No Software PHC toda a informação sobre números de telefone, números de telemóvel,
endereços de e-mail ou números de fax está centralizada numa única aplicação, denominada
Agenda Telefónica.
Encontra-se no menu “Sistema”, “Chamadas Telefónicas”, “Procurar um nome/telefone”.
Neste ecrã pode efectuar procuras nas mais diversas áreas e executar as acções pretendidas no
imediato, como por exemplo chamadas telefónicas.

50. Aprender com a PHC através de webcasts:

A PHC criou um canal de webcasts de formação intitulado aprenderPHC.
São sessões de esclarecimento e formação realizadas via internet, que pretendem formar os
utilizadores PHC e o público em geral sobre várias temáticas relacionadas com o mercado, com
questões legais e com as soluções da PHC em particular.
Criámos estas sessões com o objectivo de divulgar o conhecimento em Software PHC e por
isso o seu preço tem um valor simbólico. No site da PHC são sempre divulgados os novos
webcasts, com os respectivos links para inscrição nas diferentes sessões.

p. 29
Os nossos contactos
Portugal Espanha
Lisboa Madrid
Lagoas Park, Edifício 3 Piso 2 Parque Empresarial San Fernando,
2740-266 Porto Salvo (Oeiras) Avda. de Castilla, 2
T. 21 472 43 40 Edificio Francia, Escalera B, Planta 1ª
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Coordenadas GPS:
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Morro Bento – Luanda 503/4 Maputo
T. (+244) 222 006 249 T. (+258) 21 312 744
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Nº AZUL PORTUGAL
808 200 631
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Agora está na altura de descobrir o seu Software PHC CS.

1. Fazer marcações na agenda para

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2. Marcar vários dias na agenda em simultâneo:

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3. Definir as diversas áreas da sua empresa para

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4. Efectuar marcações na agenda que não

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5. Gerar automaticamente notificações para

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6. Definir os mapas que pretende com a imagem

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7. Definir e afinar a impressão dos seus

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8. Fazer impressões encadeadas de

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9. Saber o que foi impresso e por quem:

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10. Colocar gráficos numa impressão:

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11. Prever o resultado final de uma

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12. Controlar a reimpressão de documentos:

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13. Definir um filtro numa impressão:

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14. Aumentar o desempenho da impressão

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15. Poupar nos tinteiros e toners

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16. Personalizar um IDU:

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17. Colocar o visual do software à sua escolha:

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18. Personalizar o software para não repetir as

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19. Ter frases previamente criadas para campos

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20. Utilizar valores previamente introduzidos

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21. Colocar o seu logótipo no navegador

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22. Definir qual o ecrã que deve ser apresentado

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23. Colocar os ecrãs que mais utiliza no

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24. Agrupar numa barra de ferramentas as opções

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25. Definir na sua aplicação um Painel Central

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26. Verificar todas as acções executadas

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27. Configurar um texto para aparecer

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28. Gerir os registos alterados ou apagados por um

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29. Colocar sugestões para o Software PHC:

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30. Utilizar o painel situado do lado direito de