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Reuniões Produtivas

A força de uma
decisão coletiva
PDG on-line
PROCESSO DECISÓRIO EM GRUPO
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PROCESSO DECISÓRIO EM GRUPO

O1
Preparando a Reunião
Dicas preciosas sobre como preparar boas reuniões:
organização do tempo, a construção da agenda,
a importância da interação de todos os participantes e sua
relação com a força de uma decisão coletiva.

O2
Fazendo Acontecer a reunião
O que fazer no momento da reunião, a importância de cuidar
do momento de chegada, de fazer acordos e definir papéis
específicos. Como conduzir um caminho para integrar a força
de uma decisão coletiva e obter o comprometimento de todos.

O3
Avaliação e Celebração
Como encerrar uma reunião, analisar os resultados
ÍNDICE

alcançados e os aprendizados do grupo após um processo

coletivo. A importância de se cuidar do momento de saída
dos participantes e da celebração do processo de
desenvolvimento do grupo.
O1
Preparando a Reunião
#DICA 1: QUEM PARTICIPA?
A primeira dica é sobre os convites
que fazemos para as reuniões e
tomadas de decisões em grupos.
Um desafio do planejamento pré-
reunião é definir e mobilizar as
pessoas conectadas de fato com o
assunto. Então fique atento na hora
de fazer os convites!
#DICA 2: PREPARANDO O
CONTEÚDO - TEMPO X AGENDA
O cuidado com tempo é chave
fundamental para que o planejamento
seja de fato cumprido.
As reuniões online exigem preparação
cuidadosa, minuto a minuto, com
objetividade nos pontos que estão
sendo trabalhados e flexibilidade nos
ajustes que podem acontecer ao longo
do processo.
Não fique escravo do tempo. O tempo
deve ser nosso amigo. Atente-se e
perceba o que está acontecendo na
reunião.
#DICA 3: PREPARANDO OS
PROCEDIMENTOS -
FERRAMENTAS/MATERIAIS
Para realizar as reuniões também são
necessárias ferramentas e materiais
para cada encontro.
Nas reuniões online o flip chart,
cartazes e outras ferramentas foram
substituídas por plataformas,
aplicativos, softwares e etc...
Exemplos:
zoom
Drive - google apresentação/ docs
Miro
Mentimeter
Storyboard
Uma ferramenta preciosa que otimiza o
uso do tempo, contribui para a
manutenção do foco e facilita a
participação de todos é o Storyboard,
inspirado no quadro a quadro do roteiro
dos filmes. No contexto da reunião, ele
permite um detalhamento da agenda
com temas, responsáveis,
procedimentos e tempos.
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STORYBOARD
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Preparando a Reunião

OBJETIVO DA REUNIÃO:
PARTICIPA?

PARTICIPANTES:
QUEM

_________________________________

_________________________________

AGENDA/ TEMPO
PREPARANDO O
CONTEÚDO

ABERTURA ( MIN)

TEMA: ( MIN)

ENCERRAMENTO: ( MIN)

FERRAMENTAS/MATERIAIS NECESSÁRIOS
PREPARANDO OS
PROCEDIMENTOS

___________________________________

___________________________________

___________________________________
O2
FAZENDO ACONTECER a Reunião
#DICA 1: CUIDAR DAS PESSOAS
Como agregar as forças individuais
em força coletiva?
Como gerar conexão, mesmo à
distância?
Passo 1: Check in, recepção ou
acolhimento.
Criar espaço de abertura e
compartilhamento dos sentimentos
Formar imagem do clima do grupo
Pergunta: Como estão chegando?
Passo 2: Informes gerais.
Diminuir tensões e esvaziar
internamente
Perguntas:
Alguém tem alguma informação
de relevância que precisa ser
dada?
Alguma notícia a ser
compartilhada?
Todos poderão estar até o final da
reunião?
Passo 3: Acordos de Convivência
Evitar tensões e permitir
intervenções, sem conflito, caso
ocorram.
Perguntas: O que precisa ser
combinado para que a reunião flua com
qualidade?
#DICA 2: CUIDAR DO CONTEÚDO
Passo 1: Checagem do objetivo
Ter clareza sobre seu
entendimento e assegurar que as
informações necessárias estarão
disponíveis.
Perguntas:
Todos têm clareza do objetivo?
As pessoas envolvidas com os
temas estão presentes?
Possuem as informações
necessárias?
Têm poder de decisão?
O2
FAZENDO ACONTECER a Reunião
Passo 2: Validação da Agenda
Confirmar e priorizar os itens de
pauta
Perguntas:
Os temas são os relevantes? Quais
os prioritários?
O tempo dedicado a cada item será
suficiente? Há necessidades de
ajuste?
Os responsáveis estão com as
informações necessárias para
apresentar o tema?
#DICA 3: CUIDAR DO
PROCEDIMENTO OU “JEITO DE
FAZER”
Passo 1: Definir papéis que cuidarão do
processo e da dinâmica da reunião
a) Facilitador:
Estimular e assegurar equivalência
na participação de todos e a
manutenção do foco da reunião
Harmonia das relações
b) Relator:
Registrar a reunião.
Relatório em tempo real, com
disponibilidade imediata dos pontos
abordados e das tomadas de
decisões.
c) Cronos:
Cuidar do tempo previsto para cada
item de pauta
Garantia de tempo para o
desenvolvimento de todos os temas
Passo 2: Conduzir ou facilitar a
abordagem dos temas
Criar percepções comuns sobre os
temas e espaço para participação
Perguntas:
Quais as perguntas de
esclarecimentos sobre o tema?
Quais as opiniões, ponderações e
sugestões que emergiram?
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fazendo acontecer a reunião

OBJETIVO DA REUNIÃO:
CUIDAR DAS
PESSOAS

CHECK IN

INFORMES GERAIS

ACORDOS DE CONVIVÊNCIA

OBJETIVO DA REUNIÃO:
CUIDANDO DO
CONTEÚDO

CHECAR OBJETIVO

VALIDAÇÃO DA AGENDA / TEMPO

DEFINIR PAPÉIS
PROCEDIMENTOS
CUIDAR DOS

FACILITADOR:________________________

RELATOR:____________________________

CRONOS:____________________________
O3
avaliação e celebração
#DICA 1: AVALIAÇÃO
PESSOAS:
Como foi a Interação do grupo?
As pessoas tiveram espaço de
fala?
Estavam à vontade para colocar
suas opiniões no grupo?
CONTEÚDO:
Os conteúdos que tínhamos como
objetivo da reunião foram todos
trabalhados?
Houve profundidade nas
abordagens aos temas?
Foram dados os
encaminhamentos adequados?
PROCEDIMENTO / JEITO DE FAZER:
A reunião fluiu bem?
O tempo da reunião foi suficiente
para o seu objetivo?
Como foi a execução dos papéis?
Quais foram os aprendizados?
#DICA 2: CELEBRAÇÃO!
O movimento de celebração nos
permite ampliar o nosso olhar para
o processo de desenvolvimento do
grupo, para além do que se
alcançou naquela reunião.
A força de um processo coletivo
está na própria oportunidade de
desenvolvimento de um grupo de
pessoas que se reúne para se
expor, para trocar, para se
posicionar e ouvir diferentes pontos
de vista, e então, encontrar juntas
os melhores caminhos a seguir,
tomando decisões que sejam boas
e seguras o suficiente para
continuarem a jornada. Um grupo
que se reúne e se propõe a tomar
decisões coletivas cresce junto, e
tende a sair mais coeso a cada
encontro, mesmo que as opiniões
individuais ainda sejam diversas.
Portanto, devemos celebrar os
aprendizados.
Cada encontro é uma nova
oportunidade de interação,
aprendizados, e desenvolvimento
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PROCESSO DECISÓRIO EM GRUPO

aVALIAÇÃO E CELEBRAÇÃO

REALIZAR UMA RODADA COM AS PERGUNTAS:

AVALIAR AS
PESSOAS

COMO FOI A INTERAÇÃO DO GRUPO?

AS PESSOAS TIVERAM ESPAÇO DE FALA?

ESTAVAM À VONTADE PARA COLOCAR

SUAS OPINIÕES NO GRUPO?

OBJETIVO DA REUNIÃO:
CONTEÚDOS
AVALIAR OS

OS CONTEÚDOS QUE TÍNHAMOS COMO

OBJETIVO FORAM TODOS TRABALHADOS?

HOUVE PROFUNDIDADE NAS ABORDAGENS

AOS TEMAS?

FORAM DADOS OS ENCAMINHAMENTOS

ADEQUADOS?

COMO FOI A EXECUÇÃO DOS PAPÉIS?

PROCEDIMENTOS

FACILITADOR:________________________
AVALIAR OS

RELATOR:____________________________

CRONOS:____________________________

O TEMPO DA REUNIÃO FOI SUFICIENTE

PARA O SEU OBJETIVO?
QUAIS FORAM OS APRENDIZADOS?
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PROCESSO DECISÓRIO EM GRUPO

qUEM SOMOS NÓS?

Elisa Alkmim
Facilitadora e consultora de desenvolvimento humano e organizacional,
Coach e Consultora financeira de base antroposófica.
Atua como facilitadora do PDG on-line e da Rede Economia Viva,
experiência com facilitação on-line, consultoria de processos e
autogestão. Co-fundadora da ComViver.
@elisa_alkmim

Luiza Paterno
Facilitadora e consultora de desenvolvimento humano e organizacional.
Co-fundadora da ComViver.
Atua como facilitadora do PDG on-line. Faz consultoria em facilitação
on-line e atualmente está cursando a Formação em Aconselhamento
Biográfico.
@luizapaterno

Lucas Borelli
Consultor de processos, mestre em tecnologia para o desenvolvimento
social, design de processos de aprendizagem e coach. Trabalha com
facilitação online , governança e desenvolvimento de grupos. Co-fundador
do PDG on-line e membro da ComViver.
@lucas.borelli_

Marlene Salomé
Graduação e mestrado em Serviço Social, facilitadora do PDG on-line,
Aconselhadora Biográfica, Coach e Consultora de Devolvimento com
base ntroposófica e facilitadora de biodanza. Co-fundadora da
ComViver.
@salome_marlene