ESTHER SAMIRA COSTA TELES

RELATÓRIO MINI EVENTO

EXPO COPA

LONDRINA

2022
ESTHER SAMIRA COSTA TELES

RELATÓRIO MINI EVENTO:

EXPO COPA

Relatório de Evento apresentado à disciplina

de Assessoria e Gestão de Eventos do curso
de Secretariado Executivo da Universidade
Estadual de Londrina como requisito parcial
para aprovação na disciplina.
Prof(a) Juliane Regina Bettin Santana

LONDRINA
2022
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SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO 2

2. PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E EXECUÇÃO DO EVENTO 2

2.1 Planejamento: 2
2.2 Organização: 2
2.2 Execução do evento: 3

2.4 Avaliação 4
Avaliação Geral 4
2.4.2 Avaliação da comissão 4
2.4.3 Auto Avaliação (Avaliação Individual) 4

3. CONSIDERAÇÕES FINAIS 5

4. ANEXOS E APÊNDICES 5
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1. 1. INTRODUÇÃO
O mini evento com a temática escolhida foi: Expo Copa. Buscando promover um evento sobre
a copa do mundo, a fim de apresentar ao público alvo (servidores e estudantes da
Universidade Estadual de Londrina) a influência histórica e cultural deste evento esportivo no
mundo. Apresentamos a história da copa do mundo, envolvemos o público alvo em dinâmicas
que desenvolveram os 5 sentidos acerca do tema, que realizou-se no dia 15/09 às 19:30 no
Anfiteatro do CESA da universidade.

2. PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E EXECUÇÃO DO EVENTO

2.1 Planejamento:
Em primeiro momento, no dia 17/08 reunimos as ideias sobre o que seria o tema geral do
evento, e em formulário disponibilizado pela professora, cada um deu sua ideia, e por meios
de votação em sala de aula, o tema escolhido foi falar sobre copa do mundo. Então, no dia
seguinte foi definido por meio do formulário o nome relacionado ao evento copa do mundo,
tema então escolhido foi: expo copa. Neste mesmo dia, foi definido as comissões, onde cada
aluno participante por meio de formulário preencheu a sua 1ª e 2ª opção de escolha de
comissão, para assim então, criar o grupo no whatsapp para escolha do local e horário para
realizar o evento, que foi definido por meio de formulário o anfiteatro do CESA e horário de
início as 19:30 do dia 15/09. Em grupo geral do evento de whatsapp, as áreas deram palpites
sobre as temáticas das dinâmicas utilizadas para entretenimento do público no dia do evento.

2.2 Organização:
A comissão de marketing do evento, foi composta por: Bruna Miura, Cintia Berci, Esther
Samira, Dafne Henschel, Maria Vitória Diamantes, Maria Vitória e Maria Luiza. A comissão
ficou responsável pela execução das artes dos brindes, postagens de post na mídia social,
confecção de artigos para o evento como crachás, rifa, desenvolver a arte da logo temática do
evento, elaboração de cartaz, convite, designer da caneca bem como, a divulgação de
algumas artes elaboradas presencialmente. Definimos então:
Esther, Dafne e Cintia para publicação dos posts como artes para o feed, stories e reels.
Montagem das atrações, dinâmicas, nome do evento etc conforme imagem 1 em anexo.
Maria Diamantes, Maria Luiza e Bruna para criação de artes dos brindes como crachás, rifa,
logo do evento, cartaz, convite, designer da caneca conforme imagem 2 em anexo. No dia
26/08 iniciamos a montagem do cronograma e distribuição de tarefas, executamos no dia 31
de agosto a distribuição dos cartazes, colados em média de 2 a 3 cartazes em centros
aproximados ao CESA, colamos no CEFE, Departamento de Designer, CECA, CCH e CESA,
assim então, produzindo um vídeo para ser publicado no reels do instagram.
Minhas responsabilidades e tarefas desenvolvidas foram (maioria não está no cronograma
apresentado):
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● Criação do layout geral do evento para instagram (cores, definir quantidade de posts,
ordem de postagens e dias para postagem com cronograma, escolha do
desenvolvedor de artes *Canva*, criação de fundo para implementar logo
desenvolvida) conforme imagem 3 em anexo.

Para Feed:
● Save the date
● Elaborar Reels para colocação de cartazes nos centros
● Vem Aí … 3° ano de Secretariado Executivo
● É hoje ..
Para Story:
● Repost do Save the Date + Caixa de perguntas
● Reels colocando os folhetos informativos nos campus
● Repost Atrações do evento
● Repost É hoje
Suporte Infraestrutura:
● Recorte de bolas para brinde lápis
● Recorte de letras para os painéis das dinâmicas
● Recorte de folheto para brindes de agradecimento ao evento

2.2 Execução do evento:

O evento então começou as 19:30, onde já haviam pessoas fora aguardando para entrar, os
estandes já estavam organizados com suas dinâmicas, forma de exposição para que os
frequentadores possam andar livremente pelo espaço, às 20:00 aproximadamente tivemos a
apresentação das cheerleaders Felinas, que dançaram no gramado em frente ao anfiteatro,
às 21:00 tivemos a apresentação da bateria Tubatuque, que tocou 2 musicas neste intervalo
de tempo para que o público pudesse prestigiar, o horário disponível dos estandes até as
21:30, cada estande possuía seu entretenimento que por participação arcaria com um brinde
fornecido para o participante. Por volta de 21:40 começamos a desmontar o cenário,
decoração, e organizar o espaço para finalização do evento.
No dia, fui escalada para entregar folhetos do evento para chamar o público a participar.
Portanto, nem muitos demonstravam interesse por conta das cores principais (verde e
amarelo) e relacionar a campanha política e etc. Mas, ao entregar folhetos no horário do
intervalo, horário em que a tubatuque apresentava-se, o público ia diretamente ao anfiteatro,
movidos pela curiosidade da música.
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2.4 Avaliação

2.4.1 Avaliação Geral

De forma geral, o evento foi um sucesso, muitos elogios positivos sobre a execução do
mesmo. Para quem estava de fora, era bem pequena a chance de se perceber atraso, falta
de comunicação e nervosismo por parte dos integrantes do evento.
A turma em si, às vezes não sabia ter cordialidade adequada para se comunicar com os
demais colegas, conflitos em grupos de whatsapp, assuntos não pertinentes sendo tratados, e
o principal: a falta da verdadeira comunicação. Acho que 60% dos alunos estavam
sobrecarregados e estressados para desenvolver as atividades, o que não colabora para que
as coisas andassem na linha. Algumas pessoas não faziam a sua atividade, o que
sobrecarregava outras pessoas da comissão, com zero comprometimento e zelo com os
colegas. A questão de imprevisto que não foram levantados durante o planejamento,
principalmente a questão da palavra: TEMPO. Achar que tal tempo é suficiente para terminar
ou começar uma tarefa, foi o que causou o acúmulo de coisas para serem executadas
próximo ao evento. Algumas comissões, não tinham a organização adequada, como
orçamentos diversos para pesquisa do melhor preço custo benefício das despesas, podendo
economizar num valor que poderia ser investido em outras áreas.
Acho que como melhoria, a comunicação entre as comissões deveriam ser mais abertas,
como reuniões presenciais onde o que é discutido é mais produtivo do que é discutido por
whatsapp. Os objetivos gerais e específicos foram entregues, mas não como poderiam ter
sido entregues.

2.4.2 Avaliação da comissão

A comissão de Marketing, em partes, entregou as atividades a serem desenvolvidas e
realizadas. Em suma, a delegação de alguns participantes da comissão faz com que outros
participantes sejam intimidados com a imposição com que as condições são impostas, o
mesmo de não responder mensagens no privado do whatsapp, dificultando a comunicação
para que tal parte da comissão não consiga desenvolver as suas atividades.
Alguns prazos não foram cumpridos, não cumpridos porque dependiam de alguma outra
coisa que não era resolvida/respondida. Assim como senti que, parte da comissão já havia
cumprido seus afazeres e ali acabou, mesmo que a outra parte necessitasse de ajuda, não
era estendido a mão, o que causava TOTAL desmotivação na execução das atividades.

2.4.3 Auto Avaliação (Avaliação Individual)

Minha avaliação individual pode ser pontuada em 7.0, por conta de pessoas da comissão que
me senti limitada para desenvolver minhas atividades. Afirmo que 80% das minhas atividades
foram desenvolvidas, 20% não desenvolvi pela exaustão emocional que senti nos momento
finais para realizar o evento, acredito que o problema maior que me desmotivou foram 2
pessoas do grupo que se sentem superior as outras pessoas e que dificultavam o máximo
para que as coisas acontecessem, a questão não trata-se apenas de puxar saco de professor,
mas de saber lidar/tratar com os colegas.
Notas:
a) comprometimento; 5
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b) motivação; 5
c) responsabilidade 5
d) desempenho; 5
Justificativa: notas atribuídas pelo excesso de exaustão.

3. CONSIDERAÇÕES FINAIS
O evento internamente, foi um pouco desorganizado mas com tudo, o objetivo principal foi
alcançado. Sobre meu aprendizado, prefiro não opinar, espero mudar minha concepção sobre
as pessoas durante o próximo evento.

4. ANEXOS E APÊNDICES

Imagem 1:

Imagem 2:
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Imagem 3: