Como organizar e

ministrar eventos
 SUMÁRIO

Introdução............................................................................. 03

1. Planejamento do evento.................................................... 04

2. Avaliação da viabilidade do evento....................................... 04

3. Planejamento.................................................................. 04

4. Infra Estrutura................................................................. 05

5. Como conduzir o treinamento.............................................. 05

6. Dinâmica de Grupos........................................................... 05

6.1 Para que servem........................................................... 06

6.2 Os elementos de uma dinâmica......................................... 06

7. Check List....................................................................... 07

8. Como fazer uma agenda do Evento........................................ 08

9. O Instrutor deve ser........................................................... 10

10. Teste para se avaliar como facilitador.................................... 10

Bibliografia.......................................................................... 14

2
 Caro colaborador,

A EMBELLEZE acredita na vida e sabe que nesta todo ser humano encontra-se em
contínua transformação e para que esta ocorra acreditamos que a educação é um poderoso
instrumento no desenvolvimento de valores como respeito, generosidade, responsabilidade e
honestidade. Nesta apostila queremos compartilhar o conhecimento de como organizar
eventos e ministrar treinamentos de produtos Embelleze. Desejamos que esta contribua para
a excelência nos relacionamentos, assim como, em seu sucesso profissional.

“ Para que uma empresa se desenvolva

é necessário que seus colaboradores
aprendam e se desenvolvam continuamente”.

Itamar Serpa

3
1. Planejamento do evento

Para obter os resultados desejados no evento e alcançar o sucesso, todo e qualquer evento,
deve ser muito bem organizado, para que isso aconteça é fundamental que haja
planejamento. A seguir veremos regras básicas que são necessárias para fazer o
planejamento, organização e execução do evento.

Coletando dados e informações:

Na hora de planejar o evento, vários tópicos devem ser avaliados criteriosamente:

Avaliação da viabilidade do evento:
O que fazer?
Quem solicitou?
Por que fazer?
Para quem?
Qual o custo operacional deste evento?
E o mais importante quem aprovou a solicitação?

Planejamento:
Quem vai fazer o que?
Quando vai fazer?
Onde vai fazer?
Como vai fazer?

Veremos ver com mais detalhes alguns destes tópicos:

1. Avaliação da Viabilidade do evento

Sempre que alguém solicitar um evento é importantíssimo verificar os detalhes destas

informações
• O que? O que é este evento? Qual produto a ser apresentado.
• Por quê? Qual o objetivo do requisitante do evento e da empresa?
• O resultado que se deseja alcançar com este evento e de interesse de ambos (Cliente
e Empresa / Custo benefício)?
• Para quem? Qual o público alvo, quantas pessoas irão participar, qual o nível de
conhecimento dessas pessoas? Essas informações são importantes para saber o
conteúdo da informação e didática que você vai aplicar.

Essas informações devem ser compartilhadas com o gestor do CA-PDV e para que o
evento aconteça necessita da aprovação do mesmo.

2. Planejamento

• Quando? Qual dia, mês, ano

• Qual a duração do evento? Hora de iniciar e terminar a programação?

4
 • A data e horário esta disponível na agenda das pessoas envolvidas na execução evento
• Onde? Qual o local onde acontecerá o evento?
• Quem irá ministrar o evento? (palestrante).
• Que materiais e recursos serão necessários? (Apostilas, certificados, adesivos,
banners, folhetearia, transparência, Data Show, Flip Shart, piloto, canetas, toalhas,
secador, escovas, etc.

3. Infra-estrutura

• É imprescindível verificar com antecedência o local onde será realizado o evento.

• Quantas pessoas comportam o local? É confortável? Possui banheiro femenino e
masculino? É limpo e arejado? È seguro? Tem estacionamento próprio ou próximo? È
de fácil acesso para quem vai de transporte público? Tem restaurante próximo?

• Quem ficará responsável pela limpeza e arrumação do local antes e depois do evento?

• Quanto tempo de antecedência será necessário solicitar cada material que será
utilizado no evento e a quem solicitar?

• Definir papéis e responsabilidade de cada pessoa envolvida na organização do evento

• Fazer um Check List e deixar todos informados das ações conforme vão sendo
realizadas, e fazer as cobranças conforme prazo de execução.

“Enfim Chegou o grande dia!!!”

4. Como conduzir o treinamento

Para tornar o evento mais dinâmico e interagir com o público, seguem algumas
sugestões:

• Apresentação: a pessoa responsável pelo treinamento se apresenta com nome,

sobrenome e função que exerce na empresa. Apresentar a seguir a sua equipe com os
mesmos detalhes acima.

• Objetivo: neste momento deve ser detalhado ao público alvo o objetivo do evento e a
agenda do dia.

• Se o público for pequeno, deixe que cada pessoa se apresente de forma breve (nome,
cidade, função...). Se for um grupo maior pode-se fazer uma dinâmica. Porém, se o
grupo for muito grande fica inviável a apresentação.

• Expectativa: Deixar que cada pessoa fale sobre as suas expectativa em relação ao
treinamento e anote em uma folha de Flip Shart, cole na parede. No final do

5
 treinamento resgatar a expectativa inicial e deixe que cada um fale sobre o que vai
levar naquele dia.

• Se o treinamento for mais de um dia, fazer o resgate do dia anterior levando-os a

recordar tudo que aconteceu.

• Siga a agenda de programação que você fez, respeitando os horários.

• Encerramento: Deixe a agenda dos próximos eventos e treinamento que houver disponível
para este público. Agradecer a presença de todos, com uma mensagem ou vídeo de
incentivo.

5. Dinâmicas de Grupo:
As dinâmicas são instrumentos, ferramentas que estão dentro de um processo de
formação e organização, que possibilitam a criação e recriação do conhecimento.

6.1 Para que servem:

Para levantar a prática: o que pensam as pessoas, o que sentem, o que vivem e sofrem.
Para desenvolver um caminho de teorização sobre esta prática como processo sistemático,
ordenado e progressivo.
Para retornar à prática, transformá-la, redimensioná-la.
Para incluir novos elementos que permitem explicar e entender os processos vividos.

As técnicas participativas geram um processo de aprendizagem libertador porque

permitem:

1. Desenvolver um processo coletivo de discussão e reflexão.

2. Ampliar o conhecimento individual, coletivo, enriquecendo seu potencial e conhecimento.
3. Possibilita criação, formação, transformação e conhecimento, onde os participantes são
sujeitos de sua elaboração e execução.

Uma técnica por si mesma não é formativa, nem tem um caráter pedagógico. Para que
uma técnica sirva como ferramenta educativa libertadora deve ser utilizada em função de
temas específicos, com objetivos concretos e aplicados de acordo com os participantes com
os quais esteja trabalhando.

6.2 Os elementos de uma dinâmica

Objetivos: Quem vai aplicar a dinâmica deve ter claro o que se quer alcançar.

Materiais-recursos: Que ajudem na execução e na aplicação da dinâmica (TV, vídeo, som,

papel, tinta, mapas...). Outros recursos que podem ser utilizados em grupos grandes são o
retroprojetor, exposições dialogadas, além de técnicas de teatro, tarjetas e cartazes.

6
Ambiente-clima: O local deve ser preparado de acordo, para que possibilite a aplicação da
dinâmica (amplo, fechado, escuro, claro, forrado, coberto...), onde as pessoas consigam
entrar no que está sendo proposto.

Tempo determinado: Deve ter um tempo aproximado, com início, meio e fim.

Passos: Deve-se ter clareza dos momentos necessários, para o seu desenvolvimento, que
permitam chegar ao final de maneira gradual e clara.

Número de participantes: Ajudará a ter uma previsão do material e do tempo para o

desenvolvimento da dinâmica.

Perguntas e conclusões: Que permita resgatar a experiência, avaliando: o que foi visto; os
sentimentos; o que aprendeu. O momento da síntese final, dos encaminhamentos, permite
atitudes avaliativas e de encaminhamentos.
Fonte: Site http://www.casadajuventude.org.br/

6. Check List:

É o ato de fazer anotações sobre todas informações e materiais necessários para o vento,
onde anotamos as responsabilidades de cada um envolvido na organização e execução do
evento, com prazos estipulados de ação. O responsável geral do evento, deve fazer as
anotações e verificar diariamente o desenvolvimento, compartilhando com todos os
envolvidos e fazendo as cobranças necessárias para que o prazo seja respeitado. O Check
List é essencial para garantir que tudo funcionará corretamente conforme o planejado.

Exemplo de Check List:

Treinamento Balconista Rede Farma – Coloração Maxton (Teoria)

Data: 12/11/2009 - Horário: 9:00 às 18:00

Endereço:
_______________________________________________________________
Contatos:Nome :_________________Tel_____________E-mail:____________

Material Responsável Desenvolvimento Data Limite Resultado

Produtos João Já cadastrou 10/11/2009
pedido em 01/11
Vai acompanhar
faturamento
Apostilas Maria Já esta em mãos 11/11/2009 Ok
Material João Já solicitou ao 11/11/2009
promocional Trade, chegará
dia 09/11/2009

7
Flip Shart, Joana da Rede Maria: ligar 2 dias 11/11/2009
piloto, papel Farma antes do evento
ofício, canetas para lembrar.
Almoço Joana da Rede 12/11/2009
OK
Farma
Lanche João Vai fazer 12/11/2009
encomenda 3 dias
antes do evento
para entregar no
dia 12/11
Materail para Maria 11/11/2009
dinâmica
DVD Maria Já esta em mãos 11/11/2009 OK

Todo material necessário para uso no dia do evento deverá constar no check List.
Ex.: sala alugada, transporte, data show, note book, contratar algum profissional, etc.

8. Como fazer a agenda (plano de aula) do evento:

Para desenvolver uma agenda é necessário planejamento e organização.

As informações abaixo são extremamente importante para que possamos fazer a
programação.

Carga Horária: Quantas horas temos disponíveis para realizar o evento.

Será necessário distribuir as ações á serem executadas de acordo com tempo disponível:

Abertura:
Dinâmicas
Vídeos motivacionais
Intervalos: para café, almoço, lanche.
Palestras:
Quais os temas da palestra.
Quanto tempo dura cada tema (assunto).
Quem são os palestrantes.

Importante:
Verificar recurso (material) que o palestrante irá usar – vídeo, DVD, Data Show, Flip Shart. O
tempo de cada recurso utilizado deve estar inserido no horário de cada tema.

Metodologia: Qual método será utilizado para apresentar a palestra:

Oral: O palestrantre usa apenas a fala, para explicar sobre o assunto.
Expositiva: O palestrante demonstra através de recursos escrito ou visual
Dinâmica: O palestrante utiliza vivencias, trabalho de grupos, teatro, de acordo com
o conteúdo da palestra.

8
Exemplo de agenda:
Treinamento Ser Embelleze – 4 horas
Horário Conteúdo Tempo Metodologia Recurso
Apresentação
Pessoal/Empresa
9:00 (Nasce a 20min Oral e
Embelleze, Expositiva
Quem Somos.)
Movimento de
9:20 20min Vivencial
integração
9:40 Ser Embelleze 20min Oral Expositiva
10:00 Intervalo 15min -
Conceito de
Oral e
10:15 Visão Futuro 20 min
Expositiva
Embelleze Apostila, Data Show,
apresentação em
Conceito de Oral e Power Point
10:35 20min
Missão e Valores Expositiva
Papel e caneta. Flip
Embelleze
Pontes: Indivíduo Oral e
Shart, piloto, CD,
10:55 10 min DVD
- Empresa Expositiva
Unidades de
negócios Oral e
11:05 1 hora
Ações Sociais da Expositiva
Embelleze.
Expositiva e
12:15 Mídia Embelleze 30 min
Vivência
12:45 Avaliação 15 hora -
Avaliação dos
13:00 5 min Vivencial
participantes
Resgate do
13:05 10min Oral
dia/encerramento

“ Um excelente educador não é um ser humano perfeito,

mas alguém que tem serenidade para se esvaziar
e sensibilidade para aprender”
Augusto Cury

9
9. O INSTRUTOR DEVE SER:

O instrutor deve ser esforçado e dedicado a sua profissão, procurar sempre se atualizar e
buscar constantemente conhecimento de cultura geral. Fique atento também nas qualidades
abaixo:

Seja sempre honesto;

Mantenha a boa postura;
Confie sempre em você;
Seja sempre responsável;
Seja entusiasta;
Seja pró-ativo;
Seja espirituoso e simpático;
Mantenha as suas boas condições físicas e mentais;
Tenha espírito de cooperação;
Seja um grande artista, criando entusiasmo e motivação nas aulas;
Não grite, fale claro e pausadamente, procure o tom ideal;
Seja assíduo e pontual;
Cumpra à risca as normas e regulamentos da empresa, procurando sempre difundi-los
entre os alunos;
Cuide sempre de sua aparência pessoal.
F
Fonte: Programa de Orientação Pedagógica – Instituto Embelleze

“Ninguém educa ninguém... Ninguém se educa sozinho...

nós nos educamos em comunhão”.

Paulo Freire

10. TESTE PARA SE AVALIAR COMO FACILITADOR (PROCESSO DE AUTO-AVALIAÇÃO)

Este teste compõe-se de doze perguntas. Cada uma delas enfoca uma situação precisa e
propõe respostas. Cabe a você enquadrar-se na resposta que melhor corresponder ao seu
comportamento natural. As situações reais são, em geral, mais complicadas do que as aqui
sugeridas. No entanto, o que esperamos é que este teste indicativo possa ajudá-lo a
melhorar seu desempenho do papel de facilitador de grupo. Vamos, então, às questões:

1. Antes de uma reunião (encontro grupal), tenho tendência a:

a) Preparar e prever tudo nos mínimos detalhes.
b) Preparar um quadro geral do encontro.
c) Contar, antes de tudo, com o grupo.

2. No começo da reunião, tenho tendência a:

a) Indicar ao grupo o caminho que seria bom seguir.
b) Propor vários caminhos para discussão e para escolha do grupo.

10
c) Confiar no grupo para que ele próprio encontre seu caminho.

3. Diante de idéias firmemente opostas às minhas, tenho tendência a:

a) Manter-me em minhas idéias, de maneira firme e, às vezes, agressiva ou apaixonada.
b) Continuar a discutir para aprofundar os pontos de vista de cada um.
c) Deixar a cada um sua liberdade.

4. Quando alguém critica diretamente o que eu digo ou faço, tenho tendência a:

a) Tentar persuadi-lo de que tenho razão.
b) Fazer-lhe perguntas ou remeter a pergunta a todo o grupo, para precisá-la melhor.
c) Deixá-lo falar, mudando, depois, de assunto.

5. Quando o grupo toma uma direção diferente daquela decidida pelo conjunto do
grupo no início, tenho tendência a:
a) Fazer o grupo voltar, rápida e firmemente, ao caminho previsto, sem discussão a respeito.
b) Relembrar ao grupo suas primeiras opções, para que ele volte a se situar.
c) Confiar no grupo sem intervir.

6. Em um grupo, tenho, habitualmente, tendência a:

a) Dizer o que penso logo de início, independentemente do que pensam os outros.
b) Aguardar o momento mais favorável para o caminhar do grupo, levando em conta minhas
idéias
e aquelas expressadas pelos outros.
c) Exprimir-me conforme vai me ocorrendo, dependendo do que sinto no momento.
29

7. Em uma reunião, tenho tendência a considerar um conflito como:

a) Um momento difícil, a ser resolvido o quanto antes, disciplinando firmemente o grupo.
b) Uma reação normal do grupo, que é preciso viver sem escamotear, mesmo que
efetivamente isso seja duro.
c) Algo que se regulamentará.

8. Diante de alguém que não abre a boca no grupo, tenho tendência a:

a) Dirigir a palavra diretamente para que ele fale e que o grupo possa saber, enfim, o que
pensa.
b) Ficar atento para lhe dirigir uma pergunta no momento oportuno, mas sem forçar.
c) Respeitar seu silêncio, sem lhe conceder atenção especial.

9. Para conhecer a opinião do grupo sobre um assunto, tenho tendência a:

a) Dar freqüentemente a volta ao grupo, para que cada um possa e deva se expressar.
b) Recolocar o problema de diversas maneiras, para os diversos membros do grupo.
c) Deixar a palavra àqueles que falam mais, considerando que todos poderão falar, se assim o
desejarem.

10. Na busca dos objetivos propostos, tenho em mira em primeiro lugar:

a) O sentido das minhas responsabilidades, enquanto facilitador, pois eu sou o principal
responsável

11
pelo grupo.
b) O sentido das responsabilidades de cada membro, mesmo que isso leve tempo, antes que
cada
um se sinta responsável pelo grupo.
c) O sentido das responsabilidades dos líderes naturais do grupo, que os outros acabam
sempre por seguir.

11. Sinto a avaliação como:

a) Um momento difícil, que não deve ser prolongado, devendo se referir unicamente aos
resultados
e aos objetivos atingidos pelo grupo.
b) Um momento difícil, às vezes enriquecedor, que se deve referir, ao mesmo tempo, aos
resultados
atingidos e ao funcionamento interno do grupo.
c) Um momento cuja utilidade não é tão clara assim para mim .

12. Se a expectativa do grupo chega a resultados diferentes daqueles que havia

previsto, tenho tendência a me dizer:
a) “Foi um fracasso!”.
b) “Quem sabe, isso corresponde melhor às verdadeiras necessidades do grupo”.
c) “Foi pena, mas... que remédio!?”

INTERPRETAÇÃO DOS RESULTADOS

Nas respostas onde foi assinalada a letra “a”, você:
• Tende a facilitar de modo arbitrário.
• Prevê tudo antecipadamente e não trata nada com o grupo.
• É absoluto, autoritário, impõe seu ponto de vista.
Para as alíneas “a”, se você assinalou:
• De 10 a 12 respostas: Cuidado, autoritarismo perigoso!
• De 6 a 9 respostas: Esteja atento às suas tendências a querer dirigir tudo.
• De 1 a 5 respostas: Algumas tendências autoritárias precisam ser vigiadas.

Nas respostas onde foi assinalada a letra “b”, você:

• Tende a facilitar de modo democrático.
• Prevê algumas coisas antecipadamente.
• Discute com o grupo para aperfeiçoamentos ou mudanças, conforme os desejos
manifestados.
• Observa o grupo decidir e, apenas, promove participação.
Para as alíneas “b”, se você assinalou:
• De 10 a 12 respostas: Você é um facilitador democrático ideal.
• De 6 a 9 respostas: Você tem em mãos ótimos trunfos para conduzir democraticamente um
grupo.
• De 1 a 5 respostas: Você ainda tem bom caminho a percorrer, até facilitar
democraticamente.

Nas respostas em que foi assinalada a letra “c”, você:

• Tende a facilitar de modo liberal.

12
• Não prevê praticamente nada, excetuando-se o local de encontro.
• Deixa o grupo caminhar à vontade.
• Os assuntos são postos de modo generalizado e, com isso, o grupo é absorvido por
elementos
monopolizadores.
Para as alíneas “c”, se você assinalou:
• De 10 a 12 respostas: Você está deixando o barco correr e não exerce seu papel de
facilitador
• De 6 a 9 respostas: Você tem fortes tendências a deixar o barco correr conforme a corrente,
o que prejudica o grupo.
• De 1 a 5 respostas: Você tem algumas tendências autoritárias a serem vigiadas.
Fonte: Jogos Dinâmicas & Vivências Grupais - Autores: Albigenor & Rose Militão - Qualitymark.

“Se o teu sol é verdadeiro, não tenha medo das

nuvens que encobrem, pois um dia elas se
dissiparão e o brilho do sol voltará”.
Augusto Cury

13
 Bibliografia

Albigenor & Militao Rose – Jogos Dinâmicas & Vivências Grupais – Ed.Qualitymark.

Instituto Embelleze: Programa de Orientação Pedagógica

Site http://www.casadajuventude.org.br/

14