Planejamento e Gesto de

Eventos
Prof Nadezhda Bezerra

Aula 4
O Planejamento e o Projeto do
Evento

Planejamento de eventos
Planejamento espinha dorsal do
evento. D o norte, define o rumo;
Organizao:
Organizao Pulmo e corao do
evento.

Planejamento de Eventos
Para oferecer um servio mais
eficiente e elaborar um produto mais
adequado para o seu cliente na rea
de eventos, preciso compreender
como a rea trabalha em toda a sua
extenso, qual a relao dos
objetivos propostos para o evento
com a execuo dele, como e quando
so escolhidos os fornecedores.

Planejamento de eventos
Clientes no compram produtos, mas
expectativas, ou seja, ateno,
afetividade, simpatia,
reconhecimento, sinceridade.
O que induz um cliente a comprar
um evento a perspectiva de
satisfao de suas expectativas.
expectativas
Isso tambm vale para quem deseja
participar do evento.

Por que importante

planejar?

Ganha-se agilidade;
H menos esforo;
Evita-se desperdcios;
Evitam-se falhas;
Minimizam-se os riscos;
Atingem-se os objetivos

Fases de um evento
Pr-evento:
Fase essencial do evento.
evento Definio
do projeto e planejamento de todas as
atividades: detalhamento de receitas e
despesas esperadas, fornecedores,
controles administrativos e financeiros;

Fases do evento
Evento
Sucesso depende de um pr-evento
bem realizado.
Montagem do evento;
Operacionalizao;
Realizao em si;

Fases do evento
Ps-evento
Desmontagem da estrutura;
Pagamentos e acertos financeiros
(fornecedores);
Acerto de contas com o cliente;
Devoluo de material;
Relatrios (finanas, avaliao de
resultados)

Participantes do evento Expectativa

Cliente promotor deseja o sucesos
do evento, excelente organizao e
produo tcnica, alm de custos
financeiros e econmicos baixos;
Pblico participante - busca
atualizao, novos conhecimentos,
confraternizao, bons negcios;

Participantes do evento Expectativa

Ncleo receptor sediante espera
que o evento tenha uma ao
positiva sobre seu mercado
turstico;
Patrocinador investe verba visando
associao de sua imagem com o
pblico do evento

Passos

Objetivo;
Oramento;
Estratgias;
Tema;
Pblico-alvo;
Data, Horrio, local

Passos
Comercializar*

(aqui necessrio montar um

outro projeto s para captao de patrocnio);

Reunio de equipe;
Contratao de terceirizados;
Elaborar programa;
Enviar convites (divulgar);
Elaborar mecnica de inscrio;
Elaborar metodologia de avaliao

O Projeto
O projeto resume o que se pretende
realizar no evento e a base para que
haja sucesso;
preciso coerncia e cumprir com os
objetivos propostos;
Deve ser de fcil compreenso;
importante que o projeto seja baseado
em pesquisas de mercado ou pelo menos
em dados concretos;

Projeto
Revisar exaustivamente o projeto
imprescindvel para evitar erros que
comprometem os resultados do evento;
Quanto mais detalhado for o oramento,
melhor;
A aparncia do projeto muito importante;
Sempre entregar aos patrocinadores o
retorno de mdia e outros fatores
relevantes;

Projeto
Faa resumo ou roteiro ao apresentar
o projeto;
Evite pargrafos longos;
Revise o portugus;
Defina bem o conceito (mote) do
evento, isso facilitar todas as
decises;

Roteiro
Ttulo nome do evento
Introduo um resumo da proposta do evento;
Dados essenciais Ficha de fcil leitura com
dados do evento: local, perodo, hora...
Objetivos Definio clara do que pretende
com a execuo do evento (usar verbo no
infinitivo);
Justificativa o porqu, para quem e o que se
pretende atingir. Aqui deve-se indicar os motivos
(sociais, culturais, econmicos...) que
demonstram a importncia do evento.

Roteiro
Pblico-alvo perfil e nmero de
participantes em potencial. Este perfil
deve ser analisado com base nos temas,
custos e programao. O nmero estimado
deve ser da mdia mnima e nunca da
mxima;
Programao - o contedo do evento;
Participaes (provveis) patrocnios,
apoios, transportadora oficial, agncia de
turismo oficial, hotel oficial...

Roteiro
Recursos necessrios tudo o que ser
necessrio para o evento;
Recursos humanos (todos o pessoal
necessrio);
Recursos materiais (expediente,
audiovisual, sonorizao...)
Divulgao Informao sobre os meios de
divulgao que sero utilizados;
Avaliao metodologia de avaliao que
ser utilizada

Roteiro
Oramento Preliminar Clculo
dos gastos para realizao do
evento:
Despesas: estimativa dos gastos (usar a
mdia dos preos mais altos);
Receitas: quantia apurada com
inscries, permutas e patrocnios
(estima-se pelas menores mdias
encontradas)

Roteiro
Cronograma atividades,
responsveis e prazos

Cronograma para Evento

Apresentao