PLANEAMENTO E

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Conceitos e objetivos

São ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing,

aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais,
objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços.

Eventos especiais
São apresentações, rituais ou celebrações específicas, planeadas e criadas
para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos
de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma
atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a
autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In
Allen, Johnny et allii, Organização e gestão de eventos, 2003).
Questões importantes para o processo de desenvolvimento da
organização de um evento.
•Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a
viabilidade de se produzir um evento.
•Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos.
•Quando o evento será realizado?
•Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha
para a platéia e para o promotor do evento.
•Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos,
expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.
AS FASES DE UM EVENTO
O desenvolvimento de um evento

Os eventos independentemente do tipo, tamanho e objetivo, são constituídos de

três fases distintas:
a. Pré-evento – Fase essencial onde haverá a definição do projeto e do
planeamento de todas as atividades, receitas e despesas, escolha de fornecedores
e profissionais e controles administrativos e financeiros. Tudo isto em função dos
objetivos gerais do evento e da previsão de receitas.
b. Evento – Nesta fase há a montagem no local escolhido e a operacionalização do
atendimento ao público-alvo. Atuam, também, fornecedores e profissionais.
c. Pós-evento – Caracteriza-se por desmontagem de estruturas montadas, acertos
financeiros, devolução de materiais utilizados ou não, arquivos, relatórios
financeiros e de desempenho.
• Todos os eventos são concebidos por:
1. Oportunidade – Novo nicho de mercado, ou ocasião propícia ao evento.
2. Especialização – Para o desenvolvimento de profissionais especializados.
 O desenvolvimento de um evento

a. Pré-evento
Contratação do organizador de eventos:
• Definição de critérios de avaliação e seleção.
1. Idoneidade, tradição no mercado e área de atuação;
2. Estrutura administrativa e recursos técnicos;
3. Espaço físico;
4. Situação económica;
5. Recursos auxiliares;
• Responsabilidades e atividades da organizadora de eventos:
1. Coordenação e planeamento das atividades;
2. Elaboração, aprovação e controle de execução do orçamento;
3. Contratação,coordenação e controle dos fornecedores;
4. Elaboração da logística e infra-estruturas necessárias;
5. Seleção, treinamento, e contratação de mão-de-obra;
6. Definição e contratação de palestrantes, apoios e patrocinadores;
O desenvolvimento de um evento

7. Confirmação de convidados;
8. Banco de dados;
9. Documentação oficial;
10. Inscrições e adesões,entre outros.

• Processo de escolha por licitação ou indicação.

Contratos
1. Parceria ou risco:
Neste tipo de contrato organizadores e clientes são parceiros, uma vez que a
remuneração dos organizadores será por percentual, definido previamente entre as
partes, incidindo sobre despesa ou receita total do evento. O organizador propõe
contrato para eventos considerados seguros.
2. Remuneração fixa:
Aqui o organizador propõe valor fixo para cobrir suas atividades no evento. É usado
em eventos de curta e média duração.
O desenvolvimento de um evento

• Misto:
Constitui-se cobrança de honorários fixos e variáveis, num mesmo contrato, utilizados
em eventos mais complexos e de longa duração. O pagamento fixo dedica-se à
remuneração de despesas fixas, e o variável oferece incentivo à participação de
resultados financeiros alcançados no evento.

Comissão organizadora:
É quem define o evento. São as pessoas provenientes da entidade contratante.
1. Composição básica da comissão organizadora: Marketing, finanças, vendas,
técnica, protocolo e segurança.
O desenvolvimento de um evento

O pré-projeto:
Definição do bem ideal para um evento. Coleta de informações para construção de
cenário:
1. Históricos de eventos realizados;
2. Quem é o seu cliente?;
3. Que se espera do evento?

O projeto:
Objetivos e justificativas: os objetivos deverão ser claros, precisos, amplos e
específicos. Devem definir resultados, expectativas e propostas que se desejem
alcançar, além das justificativas que permitam viabilizar-se a execução do evento e
indicar como serão avaliados seus resultados.
O desenvolvimento de um evento

Para que sejam elaborados, cada objetivo, devem ser respondidos os pontos:
1. O que?
2. Como?
3. Quando?
4. Quanto?

A partir dos objetivos é definido o local mais adequado para realização do evento.
Os objetivos também definem o motivo porque acontecerá o evento. A definição
dos serviços a serem oferecidos, a cobrança ou não de taxas de acesso, o nível de
qualidade esperado, fornecedores oficiais, entre outros.

Tipologia e título do evento:

O título do evento ou nome deve facilitar sua divulgação e memorização. A estrutura,
o formato escolhido e o programa definem a tipologia do evento.
O desenvolvimento de um evento

Deve ser escolhida com critérios que facilitem e estimulem a participação do público-
alvo, são eles:
a. Infra-estrutura: alojamento, alimentação, entretenimento,entre outros;
b. Local:capacidade, custos, qualidade das instalações, equipamentos;
c. Acessibilidade:à cidade escolhida e ao local do evento, transportes disponíveis;
d. Eventos paralelos e serviços auxiliares;
e. Atrações turísticas;
f. Conveniências dos patrocinadores;
g. Proximidade da região de maior concentração de público-alvo;
h. Órgão públicos: apoios pertinentes.
O desenvolvimento de um evento
O local:
Deve haver capacidade e infra-estrutura adequada para o evento proposto: salas, salões,
estacionamentos, espaços para eventos paralelos, áreas de circulação, luz, sanitários,
telecomunicações, ar condicionado, entre outros. Deve haver compatibilidade entre a
capacidade total de participantes prevista, o conforto e a realização de todas
as atividades propostas. Além de acesso à infra-estrutura turística local: alojamento,
aeroportos, rodoviárias, entretenimento, entre outros.
Tipos de estruturas mais significativas
• Hotel – Flat :43,7%,
• Teatro – Auditório:25,5%
• Clube- Estádio:8,1%
• Centro de convenções:5,4%
• Buffet – Restaurantes:4,3%
• Hotel de lazer:4,8%
• Pavilhão de exposições: 2,8%
• Business Center: 2,1%
• Casa noturna:1,4%
• Outros:1,9%
O desenvolvimento de um evento

Data e duração do evento

Deve-se estar atento à proximidade de eventos de qualquer natureza: desportivos,

religiosos,cívicos, entre outros, ou de alcance:local, municipal, nacional ou
internacional que possam comprometer a adesão do público-alvo. Cada tipologia tem
sua duração pré-determinada.

Público-alvo

Entende-se por público-alvo toda pessoa física ou jurídica que se pretende atingir.

(Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).

O desenvolvimento de um evento

Tipos de usuários finais

1. Convidado:pessoa física que recebe gratuitidade, inscrição, transporte, alojamento,

entre outros, para comparecer ao evento;
2. Palestrante:convidado para realizar palestra ou uma apresentação durante o
evento;
3. Expositor:quem expõe numa feira de negócios, 31% da renda de eventos é
proveniente da comercialização de stands;
4. Participante:quem paga pela participação. A ele dirige-se toda a divulgação e os
esforços de venda;
5. Acompanhante:usuário final que não participa de todo o evento. Tem
potencialidade para adquirir vários produtos opcionais enquanto o evento
acontece.
O desenvolvimento de um evento

Tipos de acesso ao evento

O credenciamento oferece diferentes tipos de acesso. Os participantes podem ser:

1. Convidados oficiais: possuem conotação política, envolvendo representantes do
governo, entidades de classe, Câmaras de Comércio, imprensa, entre outros;
2. Operacional: destinados a funcionários da empresa, da montadora e fornecedores;
3. VIP: destinam-se a autoridades e personalidades importantes para o sucesso do
evento;
4. Passaportes ou credenciais simples: são entregues a todos os demais visitantes.
O desenvolvimento de um evento

Justificativa

Descrever a identificação e credenciais do promotor do evento que o qualificam para

o desempenho de suas funções. É indispensável o detalhamento dos motivos e a
importância do evento que justifiquem sua realização.

Temário, programação e formato

Juntos definem a realização do evento.

1. Temário – para defini-lo deve-se partir de um tema central, no qual serão
definidos os demais assuntos a serem abordados. Deve ser claro, atual e de
interesse do público-alvo.
2. Programação – descrição organizada, seqüencial das atividades que acontecerão
no evento. A programação é definida para facilitar a compreensão do temário
escolhido.
O desenvolvimento de um evento

3. Formato – a escolha da programação indicará o formato, o tipo de evento

necessário para cumprir a programação desejada.

Estudo de viabilidade económica

Os eventos devem ser lucrativos ou pelo menos empatar receitas e despesas, como
os filantrópicos ou os de finalidade institucional.
Os estudos de viabilidade económica devem permitir:
1. Conhecer a origem dos recursos e seu destino;
2. Identificar qual percentagem de recursos derivados e de que áreas;
3. Analisar onde a organização está gastando e onde as despesas estão altas;
4. Determinar onde pode haver flexibilidade para aumentar os recursos.
FASES DE UM EVENTO

• Receitas – deve-se identificar a origem financeira para viabilizar e realizar o

evento, são elas:
1. Caixa inicial ou saldo anterior – refere-se ao saldo remanescente da edição
anterior ou aporte inicial feito pela comissão organizadora, ou pelo dono do
evento para cobrir despesas iniciais.
2. Inscrições – critério de adesão ou admissão (taxa de inscrição ou ingresso), com
valores estipulados baseados em: categorias, valores das taxas, prazos e formas
de pagamentos.
3. Comercialização do evento – podem ser obtidas como parte de cota de patrocínio
ou apoio, comercialização de itens separados, como: credenciamento, material do
participante, stands, wellcome coffee, coffee break, eventos sociais, culturais,
paralelos turísticos, salas especiais ou de hospitalidade, brainstorming, zepelim
promocional, banners, uniformes, entre outros.
FASES DE UM EVENTO

4. Doações- fornecimento de produtos e/ou serviços gratuitos;

5. Auxílios governamentais – podem vir da esfera local, estadual ou federal, como
forma de incentivos fiscais ou na cessão de infra-estrutura, anais do evento, entre
outros;
6. Merchandising – gerado da comercialização de qualquer objeto relacionado ao
evento;
7. Anúncios – receita advinda de anúncios e/ou marcas de produtos de empresas
durante o evento ou do material promocional e/ou institucional do evento;
8. Cotas de patrocínio, apoio ou permuta – apoio: cessão da força e credibilidade da
marca, infra-estrutura; permuta: troca de produtos e/ou serviços de interesse do
evento, os objetos de troca são baseados em valores de mercado; patrocínio:valor
pago à Comissão Organizadora por pessoa física ou jurídica na forma de verbas
ou cotas.
FASES DE UM EVENTO

As cotas podem ser divididas em tipos, como: Prata, Ouro, Diamante, cada uma
delas oferece aos futuros patrocinadores diferentes opções, formatando diferente
tipos de ganhos.
• Despesas – referências obtidas em eventos anteriores similares, ou edições
passadas. Devem-se observar proporções percentuais e absolutas entre as
despesas.

1. Estratégia de comunicação e marketing – definição da estratégia de comunicação

e marketing são orientadas por briefing dado pelo promotor do evento. Definição
e formato das mensagens, mídias, entre outros, com a motivação de alcançar o
público-alvo.
FASES DE UM EVENTO

2. Recursos Materiais – garantem a operacionalização do evento, devem ser

padronizados nas suas cores e visualização. Eles são agrupados em:

 Audiovisuais - equipamentos que permitem a comunicação durante o evento, são

eles: microfone, gravador, filmadora,som, data show, painéis, quadro negro ou
branco, entre outros;
 Expediente – todo o tipo de papéis e instrumentos usados pela secretaria e
Comissão Organizadora:material de papelaria e escritório;
 Participante – reúne tudo o que será usado pelo participante, desde crachá a
refeições e estacionamento;
 Divulgação - todo o material utilizado na divulgação e promoção do evento;
 Equipamentos – todo e qualquer equipamento eletro eletrônico usado no pré-
evento, durante o evento e no pós evento, como computadores, fax, telefones,
impressora, microfones, entre outros.
FASES DE UM EVENTO

 Diversos – inclui várias despesas como: correios, comunicações, jornais, troféus,

entre outros.

3. Recursos Humanos – relaciona os profissionais necessários para desenvolver o

evento, como programação, atividades, infra-estrutura, entre outros. São eles:
profissionais, uniformes, palestrantes, alimentação,treinamento.

4. Serviços e fornecedores oficiais – devem estar cientes dos objetivos do evento,

metas, padrão de qualidade e atendimento.

FASES DE UM EVENTO

5. Infra-estrutura interna – refere-se a toda infra-estrutura logística e operacional

necessária:
 Infra-estrutura física:inclui todos os locais para realização do evento, como: salas,
salões, auditórios, ar condicionado, bares, área de armazenagem de material,
horários disponíveis para o serviço, entre outros;
 Equipamentos e mobiliários – devem estar dispostos corretamente para a
realização do evento: cadeiras, púlpitos, palcos, etc;
 Material de secretaria - deve abranger o que é necessário para o funcionamento
da secretaria, durante todo o processo de feitura do evento;
 Programação social, cultural e artística – considerar os serviços de reservas para o
cumprimento da programação sugerida;
 Alimentos e bebidas – inclui todas as opções de refeições oferecidas durante o
evento;
 Comunicação visual – sistema de sinalização adotado durante o evento:
localização,identificação e circulação;
 Limpeza e segurança.
FASES DE UM EVENTO

6. Infra-estrutura externa – abrange os serviços ou equipamentos necessários para o

funcionamento do evento fora dos limites físicos de onde será realizado.
 Infra-estrutura física, wellcome desk (composto de recepcionistas e coordenador
uniformizados com crachás de identificação, usado para recepcionar pessoas no
aeroporto);
 Posto de atendimento em hotéis;
 Transporte local.
7. Eventos paralelos.
8. Avaliação do evento por parte dos : clientes, participantes, expositores,
convidados, fornecedores, patrocinadores, entre outros.
9. Tributos, impostos e taxas.
10. Comissões – Pagamento devido a pessoas físicas e jurídicas.
11. Administrativo e logístico.

(Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).

O uso do checking list

• Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas,

materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.
a. Checking list de atividades

Atividades Responsável Data de entrega Status

Apresentação da Diretoria Jul/2007
proposta ao cliente
Aprovação da Cliente Ago/2007
proposta
Preparação da Marketing Set/2007
campanha
Contrato com Operações Set/2007
fornecedores
Contratação de Operações Out/2007
palestrantes
O uso do checking list

Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas,

materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.
b. Checking list de alimentos e bebidas

A&B Quant Descrição Status

Tamanho do grupo Nº de pessoas

Dia e horário

Cidade

Local

Decoração Tema

Elementos da
decoração
O uso do checking list

Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas,

materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.
b. Checking list de alimentos e bebidas

A&B Quant Descrição Status

Cardápio Pratos

Serviço

Equipamentos Microfone

Sonorização

Púlpito

Palco
O uso do checking list

Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas,

materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.
b. Checking list de alimentos e bebidas

A&B Quant Descrição Status

Mesas Tamanhos

Formatos

Localização

Recursos Humanos Garçons

Maître

Recepcionistas
O uso do cronograma

Cronograma: é a representação gráfica da previsão e realização de um trabalho,onde

são indicados os prazos de execução.
• Cronograma
a. Temporal
b. Responsabilidade
c. Atividade
Estratégias de Comunicação e Marketing

Marketing
“Uma organização deve empenhar seus esforço em satisfazer seus consumidores”.
McCarthy & Perault.
“... é o processo total do negócio, sendo formado de esforço firmemente integrado, no
sentido de descobrir, criar, estimular e satisfazer as necessidades dos consumidores.”
Theodore Levitt.
• Na gestão de marketing de eventos devem-se :
a. Analisar as necessidades do mercado–alvo, para definir os componentes
apropriados ao evento;
b. Estabelecer padrões exclusivos;
c. Prever o público que o assistirá;
d. Calcular o valor que o público está disposto a pagar;
e. Determinar as atividades promocionais usadas para comunicar ao mercado-alvo
sobre o evento;
f. Definir a venda de ingressos.
Estratégias de Comunicação e Marketing

• Satisfazer as expectativas do consumidor, originadas por:

a. Boca a boca;
b. Experiência prévia de outros eventos;
c. Combinação de mensagens de marketing do organizador;
d. Imagem da marca do evento.
Mix de Marketing
“As variáveis controláveis que a companhia reúne para satisfazer o grupo-alvo.”
McCarthy & Perault
Os 4 Ps de Marketing Produto - Características: localização, produção,
mix de entretenimento, A&B, filas, capacidade de assentos, decoração, temática e
iluminação. Componentes do serviço: número de funcionários em ação, treinamentos,
qualidade apresentada e uniformes. Marca: importância do nome do evento e seu
significado para o público.
Reputação / posicionamento: onde se posiciona o evento em termos de demanda do
consumidor.
Estratégias de Comunicação e Marketing

b. Preço - Tempo de consumo:descontos em épocas de baixa demanda, preços

especiais para determinados mercados-alvo;
c. Promoção - anúncios, promoção de vendas, merchandising, RP, folhetos,brochuras,
vendas pessoais;
d. Ponto - canais de distribuição.
• Os 7 Ps de Marketing
a. Produto
b. Preço
c. Promoção
d. Ponto
e. Pessoas
f. Padrão Visual (decoração do local, som, entre outros)
g. Processo (envolvimento do consumidor com os serviços)
Estratégias de Comunicação e Marketing

• Os 8 Ps de Marketing
Por Getz
a. Produto
b. Preço
c. Promoção
d. Ponto
e. Pessoas
f. Programação
g. Pacote apresentado (venda e distribuição de ingressos)
h. Participações (parceiros na produção do evento)

(Conf. in ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp. 110-115.)

Estratégias de Comunicação e Marketing

Processo de decisão do consumidor e as implicações para o marketing

ETAPAS NO PROCESSO DE IMPLICAÇÕES PARA AS DECISÕES DE MARKETING

TOMADA DE DECISÃO DO ESTRATÉGIAS DE MARKETING
CONSUMIDOR

Reconhecimento da necessidade Seleção do mercado-alvo Qual o mercado? De massa ou

apropriado específico?

Busca de informação Variáveis do mix promocional Mala direta, publicidade,

anúncios, entre outros.

Avaliação das alternativas Desenho dos componentes do Mudar o produto ou o mix

evento. Mensagem promocional promocional?

Escolha do ponto de venda De fácil acesso Qual serão os incentivos para os

vendedores?

Avaliação da atividade de lazer Qualidade do serviço Que tipo de pesquisa pós-evento

será proposta? Como será
monitorada satisfação do
consumidor?

(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 118)

Estratégias de Comunicação e Marketing
Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos

NECESSIDADES E MOTIVOS BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES

OFERECIDOS PELOS EVENTOS

Físicos – necessidades fisiológicas motivam a

•Comer e beber itens diferentes,
necessidade de:
•Participar de atividades esportivas;
•Comer e beber; •Entretenimento relaxante;
•Exercitar-se; •Diversão em ambiente seguro;
•Relaxar; •Conhecer pessoas
•Segurança;
•Satisfação sexual

Socias/interpessoais – necessidades de •Compartilhar ambiente novo;

inclusão, amizade e amor motivam:
•Socialização;
•Romance;
•Ligações com raízes culturais e étnicas;
•Expressões da comunidade e de nacionalismo;
•Busca de reconhecimento por ações notáveis
•Conhecer pessoas;
•Renovar laços com grupos étnicos e culturais;
•Compartilhar o uso de símbolos e rituais
específicos;
•Obter prestígio através do evento.
Estratégias de Comunicação e Marketing
Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos

NECESSIDADES E MOTIVOS BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES

Pessoais – necessidade da compreensão,
julgamento estético,crescimento e auto
aperfeiçoamento motivam:
•Busca do conhecimento;
•Criatividade;
•Procura de novas atividades;
•Realização de aspiração
CORRESPONDENTES OFERECIDOS
PELOS EVENTOS
•Aprendizado formal / informal;
•Programas exclusivos;
•Participação em projetos artísticos;
•Participação em ações exclusivas e pessoais

(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 120)

Fatores sociais de influência no comportamento de lazer:
a. Influências familiares, grupos de referência e formadores de opinião;
b. Personalidade;
c. Cultura
Estratégias de Comunicação e Marketing

Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos

CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS TIPOS DE EVENTOS

OCUPACIONAIS QUE O GRUPO TEM
PROBABILIDADE DE
ASSISTIR

A Classe média alta Profissionais de alto Eventos beneficentes,

B Classe média
C Classe média baixa
nível de gerência, culturais e esportivos de
advogados, médicos, alto nível
altos funcionários
públicos, etc
Profissionais de médio Eventos beneficente,
nível de gerência, entre culturais e esportivo
outros
Profissionais de níveis Eventos culturais mais
juniores, entre outros populares, festivais
comunitários e
esportivos
Estratégias de Comunicação e Marketing
Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos

CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS TIPOS DE EVENTOS

OCUPACIONAIS QUE O GRUPO TEM
PROBABILIDADE DE
ASSISTIR

D Classe trabalhadora Trabalhadores Festivais comunitários,

especializada especializados: eventos esportivos,etc
construtores,
encanadores,
policiais,etc

E Classe trabalhadora Trabalhadores não Festivais comunitários,

especializados: eventos esportivos,etc
trabalhadores da
construção
civil,faxineiros,etc

F Previdência Social Trabalhadores com nível Eventos com entrada

baixo de subsistência franca

(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp 124 - 125.)

Estratégias de Comunicação e Marketing

Promoção de Eventos
A promoção cria conscientização do evento, desejo por participação e sentimento de
que todo o investimento de tempo e dinheiro vale os benefícios oferecidos.
a. Exemplos de premiações:homenagens, premiações,sorteios,exibições de vídeos,
competições, concursos, entre outros.
b. Questões para desenvolvimento das estratégias promocionais:
1. Por quê?
2. Quem?
3. Quando?
4. Onde?
5. O quê?
Estratégias de Comunicação e Marketing

c. Ferramentas promocionais:cartas, flyers, livretos, malas diretas,

propaganda,cartazes,demonstrações,comerciais de rádio e tv, comércio eletrônico,
serviços de listas, busdoor, entre outros.
d. Propaganda:uso de mídia de comunicação de massa como, rádio, tv, Internet,
banners, entre outros. Devem ser considerados dados demográficos e
psicográficos.
e. Relações públicas:capta o que sua audiência pensa da sua empresa, produto ou
serviço. Promove a participação da empresa, analisa tendências, desenvolvem
estratégias, estabelecem metas de participação de mercado, entre outros.
f. Materiais impressos:press releases, kit para imprensa.

(Conf In HOYLE Jr.,Leonard H.; Marketing de eventos:como promover com sucesso eventos,
festivais, convenções e exposições. São Paulo: Editora Atlas, 2003.)
Orçamento

• Conceito: é uma declaração quantificada de planos, e inclui custos,

receita e alocação de recursos financeiros.
a. Fluxo de caixa
b. Custos
c. Receitas:

1. Recursos próprios do promotor

2. Inscrição dos participantes
3. Apoios, patrocínios e permutas
4. Venda de espaço para divulgação de produtos de terceiros
5. Atividades paralelas
6. Venda de produtos próprios
Orçamento genérico
RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA
Dotações Administração

Doações Publicidade

Patrocínio Custos do local

Vendas de ingresso Equipamento

Cachês Salários

Programas especiais Seguro

Descontos Autorizações

Segurança

Contabilidade

Limpeza
Orçamento genérico
RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA
Viagem

Acomodação

Documentação

Hospitalidade

Grupos comunitários

Voluntários

Contingências

Total Total
Custos projetados
ADMINISTRAÇÃO QUANTIA MARKETING QUANTIA

Aluguel do escritório Arte

Fax/Fotocópia Impressão

Computadores Panfletagens

Impressoras Kit da imprensa

Telefones Preparação da
campanha
Papelaria Pesquisa

Recursos Humanos Lançamento do evento

Tarifas postais Recursos Humanos

Subtotal Total
Custos projetados
ADMINISTRAÇÃO QUANTIA LICENÇAS QUANTIA

Comunicação Bebidas alcoólicas

Primeiros socorros Alimentos

Tendas Recreação infantil

Mesas e cadeiras Estacionamento

Geradores Outros

Uniformes

Estacionamento

Outros

Total Total
Custos projetados
LOCAL QUANTIA SEGURO QUANTIA
Aluguel Incêndio

Ambientação Indenização dos

trabalhadores
Infra-estrutura Outros

SALÁRIOS QUANTIA SALÁRIOS QUANTIA

Coordenador Consultores

Artistas Equipe de produção

Trabalhadores Outros

Subtotal Total
Custos projetados
SEGURANÇA QUANTIA CONTABILIDADE QUANTIA
Checagem de segurança Formas de pagamento

Equipamento Auditoria

Recursos Humanos Outros

Total Total

LIMPEZA QUANTIA VIAGEM QUANTIA

Antes Staff

Durante Convidados

Depois Carga

Total Total
Custos projetados
ACOMODAÇÃO QUANTIA DOCUMENTAÇÃO QUANTIA
Meios de hospedagem Documentação
necessária para
realização do evento
Total Total
Custos projetados
RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA

Total
 COORDENAÇÃO E
DESENVOLVIMENTO
Coordenação e desenvolvimento

• Logística: é o planejamento, implementação, controle de fluxo,

armazenamento de produtos, e as informações desde a produção até e
consumo.
a. Suprimentos
b. Transporte
c. Operação
d. Controle de fluxo
e. Rede de informações.
Elaboração de estratégias

• Planejamento Estratégico:
a. Missão
b. Visão
c. Valores
d. Metas
e. Objetivos
f. Análise da situação
g. Parceiros no evento
h. Identificação de estratégias alternativas
i. Avaliação e seleção de estratégia
j. Desenvolvimento de planos operacionais e controles
k. Avaliação do evento e feedback
Recursos Humanos

Estratégias e objetivos dos recursos humanos:

a. Melhoria da qualidade
b. Eficácia organizacional
c. Melhoria do desempenho - responsabilidades sociais e legais
d. Formação de pessoal:
1. Análise da função
2. Descrições da função
3. Especificações de função
4. Políticas e procedimentos
5. Recrutamento e seleção
6. Entrevistas
7. Treinamento e aperfeiçoamento profissional
8. Supervisão e avaliação
 ORGANIZAÇÃO:
MOMENTO DE VERIFICAÇÃO
E CHECAGEM
Verificação e checagem

• É fundamental que haja a verificação e checagem de todos os elementos

da montagem, como:
a. Local
b. Audiência e convidados
c. Palco
d. Energia elétrica
e. Luzes
f. Som
g. Audiovisuais e efeitos especiais
h. Objetos cenográficos
i. Decoração
Verificação e checagem

a. Serviço de A&B
b. Artistas
c. Equipe
d. Hospitalidade
e. Cronograma da produção
Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes

• Disposição de mesas e cadeiras: é importante a disposição ou

distribuição adequada das mesas e cadeiras de acordo com a
característica do evento. São e elas:
a. Mesa em I
1. Imperial ou francesa
2. Inglesa:
b. Mesa em T
c. Mesa em U
d. Mesa em E
e. Mesa em V
f. Mesa em leque ou espinha de peixe
g. Outras formações de disposição das mesas
h. Mesa redonda
Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes

• Disposição das cadeiras

• Decoração da mesa principal
• Enxoval de mesa:
a. Toalhas
b. Guardanapos
c. Plissês para carrinho ou balcão;
d. Saias de mesa;
e. Cobre-manchas;
a. Tecidos de proteção
 PÓS-EVENTO:
O QUE REALIZAR?
Pós-Evento

• Pós-evento:
a. Pontualidade do evento
b. Local
c. Ingresso e entrada
d. Montagem
e. Padrão de atuação
f. Número de pessoal e desempenho de tarefas
g. Segurança
h. Comunicações
i. Informação e sinalização
j. Transporte
k. Estacionamento
l. A&B
Pós-Evento

• Toaletes
• Atendimento médico
• Presença do patrocinador ou apoiador
• Decoração
• Divulgação
• Agradecimentos
• Envio de material de registro do evento, book, entre outros.
MESTRE DE CERIMÔNIAS
Mestre de cerimônias

• Função
• postura
• preparação Anterior
• Exercícios de relaxamento
 Bibliografia
• ALLEN, Johnny. Organização e gestão de
eventos. Rio de Janeiro:Editora
Campus,2003.
• Cesca, Cleuza G. Gimenes, Organização de
eventos, 1997.
• MARTIN, Vanessa. Manual prático de
eventos. São Paulo:Atlas,2003.