Eventos – AP2

Aula 8: Planejamento estratégico de eventos I

Planejamento de eventos: noções iniciais
Os eventos contemporâneos têm exigido de seus organizadores uma série de ações no sentido
de torná-los cada vez mais identificados com seus públicos sem que haja uma perda dos
objetivos traçados inicialmente na fase de planejamento. Os eventos da atualidade, mais que
em qualquer outro momento da história, envolvem variáveis culturais, sociais e ambientais,
uma centena de stakeholders. Dependendo de sua amplitude, podem ter cifras astronômicas e
uma série de ações previamente pensadas visando a atingir a objetivos específicos pessoais, de
grupos ou grandes corporações. Neste sentido, os eventos emergem como uma das principais
estratégias para apresentação e divulgação de pessoas e produtos, meio de promoção de ideias,
ambiente para troca de informações e construção do conhecimento.
Devido à importância que os eventos exercem no universo cotidiano das pessoas, torna-se
relevante a inserção de estratégias que contemplem o respeito aos princípios propostos pelo
promotor do evento e a definição de um planejamento que envolva de forma sinérgica os vários
atores envolvidos com a proposta do mesmo, entre eles empresas terceirizadas, autoridades
públicas e privadas, staffs, voluntários, patrocinadores e a comunidade local.
Para que um evento seja organizado de forma correta é fundamental que haja um gestor. O
EMBOK (Events Management Body of Knowlodge) define gerenciamento de eventos como o
processo pelo qual o evento é planejado, preparado e produzido. Como em outras áreas que se
utilizam de técnicas de gerenciamento, os eventos englobam atividades como avaliação,
definição, aquisição, locação, direção, controle e análise de tempo, finanças, pessoas, produtos,
serviços e outros recursos para atingir seus objetivos. O trabalho do gerenciador de eventos é
supervisionar e organizar todos os aspectos relacionados à estrutura do evento, incluindo,
pesquisa, planejamento, organização, implementação, controle e avaliação do design,
atividades e produção.
Você pode perceber que gerenciar um evento não é uma tarefa tão simples. Você, como bom
profissional de turismo, deve planejar os eventos, e assim construir redes de relacionamentos,
traçando objetivos claros e analisando os resultados, promovendo adaptações e modificações para
eventos futuros.
O Roskilde Festival é um bom exemplo da prática de desenvolvimento e construção de um evento,
visto as adaptações realizadas sucessivamente a cada temporada do evento.
No caso de um novo evento, caberá ao planejador a execução de uma série de medidas iniciais a
fim de gerar viabilidade econômica para o evento. Assim, se esse estudo garantir que o evento
tem a possibilidade de atender a certos critérios decisivos como captação de patrocinadores,
lucratividade, divulgação de imagem, ele então caminha para a fase de desenvolvimento e
operacionalização.
Por outro lado, um evento que já possui certa periodicidade, como congressos anuais de
cardiologia, festivais de cinema ou de música tradicionais, ou até mesmo festas com um padrão
formatado, realizadas por algumas casas de recepção, já detém um modelo de organização
preexistente, um referencial que auxilia na construção de novas edições bem como, em
adaptações necessárias para a melhora integral do evento e seus resultados.
I Estágio – Levantamento de informações
- Natureza do evento
Esta etapa do processo de planejamento sintetiza todo o conceito do evento, buscando atingir
objetivos bem definidos junto a todos os atores envolvidos, ser impactante, atual, bem como
viável. Nesta etapa, a utilização da técnica do brainstorming é fundamental para tomada de
decisões como: que tipo de evento será organizado e qual o seu público-alvo, em termos de
mercado e tamanho; qual será a ideia principal desenvolvida; o porquê do evento; onde e
quando ele deverá acontecer.
• Objetivos econômicos:
Porcentagem de retorno através da renda investida; aumento do número de patrocinadores ou
recursos investidos por eles, em comparação a edição anterior; aumento da renda bruta à partir
de ações estratégicas como, chás beneficentes, bingos, rifas, bazar.
• Assistência – participação:
Total de inscrições, em termos do público global ou em termos de grupos específicos (pessoas de
outras áreas do conhecimento, participação de empresários, diretores, acionistas, formadores de
opinião).
• Qualidade:
Percentual de contentamento ou reclamações do público geral, fornecedores, empresas
terceirizadas, patrocinadores e voluntários em relação ao resultado do evento; personalidades de
nível internacional e referências na área.
• Consciência – conhecimento – atitudes:
Modificação de conhecimento sobre determinada temática, alteração de consciência, postura e
atitudes proporcionadas aos participantes, devido a assuntos apresentados e debatidos no evento.
• Gestão de pessoas:
Nível de rotatividade de funcionários e voluntários; ampliação das contratações, percentual de
voluntários que assumiram vagas remuneradas junto à organização do evento.
- Levantamento de Informações
Durante o levantamento de informações, é fundamental uma pesquisa de mercado visando
verificar os principais desafios que serão encontrados pela organização do evento, tais como:
• questões relacionadas à capacidade da cidade sede ou da comunidade anfitriã em receber
o evento;
• impactos;
• identificação de elementos decisivos de propostas anteriores bem sucedidas;
• verificação de potenciais patrocinadores suas necessidades e desejos;
• análise da concorrência e sensibilização junto a comunidade local.
Para melhor retratar o tópico “Natureza do evento”, pensaremos em um evento técnico-científico
chamado “I Mostra de trabalhos – UFRRJ” (evento fictício). A comissão organizadora, sem divisões
de comissões de trabalho, aponta a necessidade de organizar um evento com este temário, devido
à necessidade da instituição de ensino em divulgar os trabalhos de extensão, junto a comunidade
acadêmica e moradores do entorno.
A opção por trabalhos relacionados à extensão universitária remete aos benefícios sociais,
econômicos e culturais, que estes proporcionam junto a comunidade do entorno da Universidade
e demonstram a contrapartida desta aos investimentos feitos pelos contribuintes, como exemplo,
os impostos pagos. Através disto, podemos detectar o nosso público-alvo, que poderá ser dividido
em principal (comunidade acadêmica da UFRRJ) e secundário (moradores do entorno do Campus
Nova Iguaçu – UFRRJ); objetivo geral e a justificativa do evento.
Bem, iniciaremos o planejamento, fazendo um levantamento de informações. Para isso devemos
fazer perguntas como:
 O evento será organizado no espaço físico da universidade?
 Qual a capacidade física do auditório?
 Possuímos equipamentos de som e imagem?
 Temos banheiros suficientes para receber os participantes?
 Possuímos as adaptações necessárias para deficientes físicos e visuais?
 Temos uma cantina que atenda as necessidades dos organizadores e seus convidados?
 Os moradores do entorno, realmente possuem interesse neste tipo de evento?
 A comunidade acadêmica está sensibilizada quanto à importância desta ação?
 Haverá patrocinadores interessados em investir neste evento?
 Que tipo de benefícios atrairiam estes possíveis patrocinadores?
Depois de respondida estas questões, faremos a análise situacional do evento. Nesta etapa
serão destacados os pontos fracos e fortes, ameaças e oportunidades, bem como os fatores
condicionantes particulares para a construção de um evento.
Veja, a seguir, os pontos que devem ser estudados em uma análise situacional:
 Questões político – legais
É preciso verificar a legislação para a realização de um determinado evento como as leis
relacionadas ao consumo de bebidas alcoólicas e aos patrocínios, por exemplo.
 Fatores econômicos
É importante verificar como é a distribuição de renda junto ao mercado consumidor do evento
para saber se o público-alvo poderá participar no caso de um evento pago, por exemplo.
 Fatores socioculturais e demográficos
Com o passar das gerações, novos clientes têm buscado diferentes tipos de eventos que tenham
maior proximidade com a sua realidade, vontades e desejos. Isso tem proporcionado uma
modificação no padrão de eventos sociais, festivais de música, eventos de lazer e entretenimento
em geral, procurando adaptar-se a esse novo perfil de consumidor.
 Fatores tecnológicos
Equipamentos são muito importantes durante a realização de um evento, podendo variar de um
data/show para uma palestra até equipamentos que potencializem os elementos de criatividade
em eventos de grande porte.

 Fatores físicos
Nos dias de hoje os grandes patrocinadores exigem que os eventos que levam adiante sua marca,
estabeleçam de forma clara e precisa os impactos que suas ações podem gerar junto ao ambiente
físico do evento. Tais preocupações podem envolver desde produção de resíduos, poluição, até
questões relacionadas a utilização da água e energia.
 Questões Competitivas
É fundamental avaliar a concorrência em diversos nichos do mercado de eventos. A realização
de um evento pode ser comprometida por haver outro evento do mesmo tipo ocorrendo no
mesmo momento. É importante que não haja competição.
- Estudo de viabilidade
Após concluída as atribuições, junto a natureza do evento e suas respectivas respostas, o próximo
ponto é o estudo de viabilidade. Este assegurará riscos calculáveis com relação à capacidade da
empresa organizadora ou da entidade promotora em executar o evento.
Neste momento, é necessário apontar todas as receitas necessárias e despesas previstas para que
o evento aconteça. No caso da “I Mostra de Trabalhos – UFRRJ”, pontuaremos os seguintes itens
subdivididos em previsão de receitas e previsão de despesas, alcançando assim, o orçamento
geral.
Uma estratégia utilizada para prover receita ao evento é a captação de recursos. Este item varia
conforme formato e classificação do evento. Silva cita várias opções para captação de recursos em
eventos. São elas:
 Caixa inicial ou saldo anterior
Caso haja um histórico de eventos anteriores da empresa ou do grupo promotor.
 Verba do setor de Relações Públicas e Marketing
A maioria das grandes empresas possui verbas específicas para investimentos em eventos, visto a
importância dos mesmos na estratégia de relacionamento e vendas.
 Inscrições
Meio muito utilizado em eventos associativos, em que os participantes pagam taxas previamente
definidas, que garantem sua presença.
 Comercialização do evento
Muito comum nos eventos técnico-científicos, é a venda de espaços promocionais, stands,
negociação de mailing dos participantes (a comissão organizadora do evento, em troca de
parcerias ou patrocínio, oferece os dados dos inscritos no evento, para uma prospecção de
vendas).
 Doações
Recurso geralmente obtido para eventos do terceiro setor, como leilões, bingos, chás
beneficentes.
 Auxílio governamental
Captação de recursos através de leis de incentivos federais, estaduais e municipais ou verbas
públicas destinadas especificamente para eventos.
 Mídia
Utilização de anúncios em redes sociais, rádios, televisão.
 Patrocínio
Necessário para a viabilidade financeira do evento em que o custo total é muito elevado,
dificultando sua operação sem a existência de empresas ou entidades integradas.
Quanto à previsão de despesas, para atender às demandas do evento “I Mostra de trabalhos –
UFRRJ”, devemos observar, os seguintes itens:
 Equipe de produção;  Transporte e alimentação de voluntários;  Segurança; 
Serviços gerais / custos operacionais;  Infra - estrutura / som / luz / projeção;  Comunicação
visual (material gráfico, brindes, credenciamento, banners, tótens, etc.);  Uniformes;  Taxas
/ legalizações (ECAD);  Material de escritório (canetas, papéis, fitas adesivas, etc.) 
Montagem de stands ;  Imposto sobre serviços – ISS.
Depois de discriminadas todas as previsões de receitas e despesas, o gestor do evento deverá
analisar se em seu balanço final, o evento proposto poderá se concretizar como viável ou não.
Para tanto, o profissional responsável pelo evento deverá avaliar a viabilidade não apenas pelo
viés econômico, mas também, através de questões mais amplas relacionadas ao objetivo do
evento.
- Decisão de prosseguir
Após o resultado do estudo da viabilidade do evento, o organizador decide prosseguir em seu
planejamento. A partir daí, é necessário criar um cronograma geral das atividades a serem
desenvolvidas junto às atribuições de cada comissão, que deverá ser distribuída conforme as
habilidades de cada staff. Neste momento, o organograma do evento é fundamental para a
divisão equitativa das atribuições e posterior controle das atividades dos mesmos.

Aula 9: Planejamento estratégico de eventos II

II Estágio – Planejamento e organização
Definir, avaliar e escolher as estratégias
Esta etapa do processo de planejamento apresenta as estratégias estabelecidas pelo organizador
do evento, para alcançar os objetivos definidos no I Estágio – Levantamento de Informações,
expostos na aula anterior.
Tipologia
A definição da tipologia do evento deve ser impactante, inovadora e criativa. É necessário que
ela retrate e operacionalize o objetivo proposto no evento, dialogando com o público-alvo. Deve
ser de fácil compreensão, dinâmica e atrativa.
O processo de definição da tipologia deve estar diretamente relacionado à estrutura proposta
(tamanho e porte), à sua classificação (público e atividade desenvolvida – funcionalidade), ao
formato e estrutura desejados pelos envolvidos (patrocinadores e promotores).
A concepção da proposta da “I Mostra de Trabalhos – UFRRJ” surgiu com o intuito de divulgar os
trabalhos de extensão, junto à comunidade acadêmica, moradores do entorno e cidades da
Baixada Fluminense, cujos projetos estão envolvidos. A partir dessas informações, foi construída
a proposta de classificação do evento, escolhendo a mostra, como sua tipologia.

Local
A escolha do local deve ser determinada, levando em consideração a imagem que os
participantes assimilarão com relação ao evento e a respeito dos seus promotores. Se você for
organizar um casamento para alta sociedade carioca, obviamente deverá optar por uma locação
que seja do mesmo padrão das pessoas que participarão do evento, pois, subentende-se que o
contratante dos seus serviços possui recursos financeiros para realização do casamento em
locais glamorosos, como: Copacabana Palace, Fasano, Museu Histórico Nacional ou Parque Lage.
Da mesma forma, se você organizar um evento com a temática de acessibilidade, é necessário
escolher um local que possui uma infraestrutura de adequações aos participantes envolvidos.
Cabe ressaltar que a organização de um evento com este tema é um desafio, pois, poucos são os
locais no Brasil que possuem tais adaptações.
Atualmente, existe uma forte opção pela realização de eventos diferenciados que conjuguem
atividades interativas em espaços que muitas vezes são mais um elemento de destaque em sua
produção. Alguns espaços convencionais, entretanto, possuem mais visibilidade junto ao universo
dos eventos de associativos e de negócios.
- Pavilhões ou centro de convenções - Espaços mixed (hotel + flat + escritórios + centro de
eventos) - Meios de hospedagem - Clubes - Buffets - Casas noturnas – Museus – Restaurantes -
Lojas e livrarias - Teatros e cinemas - Shopping centers - Universidade e escolas
Algumas características são essenciais na hora da escolha do local. É necessário verificar a
localização do espaço e sua acessibilidade. Se o público-alvo do seu evento for estudantes, como
na “I Mostra de Trabalhos – UFRRJ”, é importante a preocupação com locais, onde há circulação
de transportes urbanos, junto a uma sinalização de trânsito de segurança. Se o público do
evento for executivos, o espaço deverá ter um estacionamento de qualidade, visto que os
mesmos geralmente se deslocam em seus veículos particulares.
Antes de fechar o espaço, aconselha-se fazer pelo menos três orçamentos, para melhor escolha
do mesmo, bem como consultar seus fornecedores sobre a operacionalização no local. Este
precisa ter no mínimo, uma infraestrutura básica e adequada, como: banheiros, bebedouros,
salas, sinalização, corredores, conforme normas de segurança, como as da ABNT, água, luz,
estacionamento. Para o sucesso do evento, a organização depende de uma infraestrutura
externa apropriada, pois, seus participantes poderão precisar de farmácias, banco 24 horas,
meios de hospedagem, transportes de qualidade, sinalização para chegar até o local, segurança,
restaurantes e lanchonetes.
Data e duração
A escolha da data e duração do evento é essencial para a participação do público- alvo. Estas
deverão ser definidas, levando em consideração alguns fatores, como: a tipologia do evento, a
necessidade de seus promotores, os recursos liberados para tal investimento e questões
climáticas.
De uma forma geral, aconselha-se que os eventos de grande porte técnico-científicos, aconteçam
fora de alta temporada (janeiro, fevereiro, julho e dezembro), pois, neste período, devido às férias
escolares, muitas pessoas viajam a lazer, impossibilitando a participação dos congressistas no
mesmo.
SILVA - um organizador de eventos profissional, deverá levar em consideração os seguintes
aspectos:
- Datas que coincidam com outros eventos, cujo público-alvo é muito próximo.
- Se há a existência de feriados prolongados;
- Crises políticas, religiosas, cívicas ou socioeconômicas;
- Datas em que os participantes potenciais já possuam outros tipos de despesas como: IPVA,
matrículas e material escolar, IPTU, pagamento de seguro de automóveis, entre outros.
Programação e formato
É a sequência das atividades desenvolvidas no planejamento do evento, simplificadas conforme
o temário, data, local e horário de realização; de forma a facilitar a compreensão do participante
do evento. Esta deverá ser cumprida, criteriosamente, honrando o horário pré-estabelecido e
layout, que, é essencial para reafirmar a tipologia escolhida. Durante a definição da
programação e do formato, é fundamental que o organizador do evento materialize alguns
elementos de criatividade que darão o toque diferenciado à proposta do evento. Esses
elementos podem estar relacionados a sons, imagens, cores, cheiros, sensações.
Cerimonial e protocolo no evento
Todos os eventos não importando o formato, o público-alvo ou a localidade em que acontecem
possuem elementos diretamente relacionados ao cerimonial. Desde um almoço de família até
uma recepção de um diretor internacional de uma multinacional, necessitam da compreensão
dessa ferramenta, a fim de gerar comodidades e destaques às autoridades e convidados
especiais, posicionar o público, facilitando assim, o andamento do evento. Desta forma, a
organização do evento deve preparar com antecedência o discurso do mestre de cerimônias,
o acerto das precedências, bem como o posicionamento das bandeiras. Devido à importância do
cerimonial e protocolo para os eventos, teremos uma aula específica sobre este tema, no
andamento da disciplina.
Vale ressaltar, que, geralmente, as médias e grandes empresas organizadoras de eventos
terceirizam empresas ou serviços de cerimonial, devido à complexidade do assunto. Destaca-se
que o cerimonial e protocolo no Brasil são regidos pelo Decreto Federal nº 70.274, documento
oficial que regula as normas do cerimonial público no país. Sendo este parâmetro para
cerimônias formais em empresas privadas e associações de uma forma geral.
Recursos materiais
Para organizar o evento, o gestor precisa fazer uma relação de recursos materiais, para viabilizar
a operacionalização do mesmo. Este item é importante para facilitar o checklist que será
desenvolvido, posteriormente. Através deste mailing, o organizador do evento terá condições
de controlar e conferir toda a estrutura necessária, para o dia do evento. Assim, terá condições
de definir todos os fornecedores ou serviços de terceiros necessários para contratação.
Recursos humanos
Da mesma forma que os recursos materiais, no item “recursos humanos”, o gestor do evento
fará uma relação de profissionais necessários para trabalhar na execução do evento. No
checklist, os recursos materiais e humanos, estarão presentes, para conferência das atividades.
Conforme necessidade, a comissão responsável, contratará serviços de terceiros ou
fornecedores para gerência de determinadas, como é o caso do cerimonial, explicado no item
acima.
Vale ressaltar, que cada evento, conforme formato, programação, classificação e tipologia, possui
uma estrutura distinta, que deverá ser planejada conforme necessidades da organização. Devido a
isto, estes exemplos citados neste trabalho, não necessariamente, deverão ser utilizados em
outros modelos de eventos.
Contratação de serviços de terceiros
Ao organizar um evento, a empresa ou comissão organizadora deverá ter um mailing de
fornecedores idôneos e confiáveis, para auxiliá-los na organização do mesmo. Afinal, a
responsabilidade da organização é sempre do gestor de eventos ou empresa de eventos,
independente da falha de serviços dos fornecedores.
O ideal, é que haja uma sinergia e histórico de trabalhos entre as duas equipes (fornecedor e
organizador de eventos). Vários são os serviços de terceiros ou fornecedores responsáveis pela
viabilidade do evento. Abaixo, segue alguns exemplos para facilitar a compreensão: - Buffet; -
Recepcionistas; - Segurança; - Serviço de manobrista; - Foto e filmagem; - Decoração; - Música; -
Serviços de audiovisual; - Transportes; - Cerimonial.
Ao contratar os serviços de terceiros ou fornecedores, é necessário um contrato jurídico,
registrando todos os deveres e direitos de todas as partes envolvidas na organização do evento,
evitando, assim, futuros problemas. O ideal, é que toda empresa ou comissão organizadora de
eventos, possua um setor jurídico para auxiliá-la nas questões formais e burocráticas.
Infraestrutura interna e externa Infraestrutura interna
Trata-se de toda infraestrutura logística e operacional do espaço onde o evento acontecerá. Ao
escolher o espaço adequado para que o evento aconteça, com todos os itens pontuados acima,
conforme tipologia escolhida, o gestor precisa descrever sua infraestrutura interna, para
adequá-las às necessidades de seus participantes, junto à capacidade do local e objetivos
propostos.
Infraestrutura externa
A infraestrutura externa trata-se dos serviços ou equipamentos necessários para o sucesso do
evento, fora do local (físico), onde o evento acontecerá. Por exemplo: para que a “I Mostra de
Trabalhos – UFRRJ” aconteça, a comissão organizadora do evento inseriu no site do evento, o
mapa de localização, junto a todas as linhas de ônibus, metrô e os principais acessos para os
participantes que escolherem ir de veículo próprio. Além disto, é necessário verificar se a
sinalização das proximidades está correta ou se há necessidade de incluir placas ou faixas
complementares para os convidados localizarem-se. Porém, vale a pena ressaltar que o atraso
do público, devido a falhas de localização prejudica a execução do evento, depreciando
diretamente a excelência da atividade planejada. Vale ressaltar, que é necessária autorização do
órgão público competente, a inserção nas ruas, de placas de sinalização.
Quando o evento organizado é nacional ou internacional, como um Congresso Internacional de
Ortopedia, por exemplo, é nesta fase, que a comissão organizadora busca parcerias com hotéis,
pousadas, restaurantes, lanchonetes e opções de lazer e entretenimento, divulgando-os em seus
meios de comunicação do evento (site); para que o público consiga fazer as reservas e conhecer
melhor a destinação visitada, podendo, inclusive, fazer passeios turísticos opcionais e aumentar a
estada no local.
Mecanismos de divulgação
Esta é a fase da escolha de como será feita a divulgação do evento; os meios de comunicação e
materiais promocionais que deverão ser confeccionados. Estes deverão passar ao público do
evento, a ideia do mesmo, por isto devem ser objetivos, claros, diretos, bonitos e inovadores,
despertando uma curiosidade aos leitores de forma marcante. Mas para isto ocorrer, o material
precisa ser criativo, ser de fácil memorização e conseguir passar a mensagem para o público-
alvo.
A marca do evento (nome) ou o símbolo (logotipo) deve ser criada e utilizada em todos os meios
de comunicação do mesmo. Exemplo: site, blog, envelope, carta convite, crachá, pasta, bloco de
anotações, caneta, lápis, ficha de inscrição, regulamento, pauta, press-kit, certificados, adesivos
para carro, folder, flyer, cartazes, outdoor, anúncio, bus-door, placa sinalizadora, placa indicativa
de locais, mapas de acesso, brindes, painéis, programação, dentre outros, conforme tipologia e
formato do evento.
Esta etapa é fundamental para que o público-alvo tenha conhecimento do evento e sinta
interesse em participar do mesmo. É necessário que a comissão organizadora faça uma pesquisa
de seu público, antes de decidir os meios de divulgação utilizados.
Caso a comissão de divulgação erre na escolha das ferramentas, o público-alvo do evento não terá
acesso à divulgação do mesmo e este tende ao esvaziamento.
Devido a todos estes detalhes, esta fase deve ocorrer com muita antecedência e atender ao
cronograma, definido anteriormente, pois, outras etapas dependem deste item. Os orçamentos
devem ser detalhados, especificando preços, prazos, formas de pagamento, material utilizado,
tamanho, cores e quantidade. Depois do material impresso, este deve ser conferido pela
organização do evento antes da distribuição nos pontos pré-estabelecidos.
Promoções e atrações
Dependendo da tipologia e formato do evento, torna-se necessário criar eventos paralelos com
o intuito de socialização dos participantes. Esta etapa do planejamento é o momento
apropriado para a comissão organizadora pensar, conforme bom senso e criatividade, quais
serão as atividades de intervenções desenvolvidas, durante o evento. Estas podem ser sociais,
culturais, turísticas, esportivas, competitivas, como uma gincana ou torneios.
Um coquetel é interessante para a abertura ou encerramento, pois esta ocasião é adequada para
o network dos participantes. Os organizadores do evento podem abrir um espaço na Mostra para
apresentação cultural dos próprios alunos. Por exemplo: os alunos da UFRRJ durante um período
determinado no cronograma já citado acima, fariam a inscrição para mostrar um trabalho cultural
durante o evento. Este poderia ser canto, banda, instrumentos, dança etc. Esta escolha é
interessante, pois a tipologia escolhida é adequada para esta intervenção. Caso o evento seja uma
feira ou exposição, é interessante uma apresentação cultural que retrate a identidade social local.
Cabe ressaltar que para esta etapa, é necessária uma comissão de trabalho específica, pois as
promoções e atrações, muitas vezes, são eventos, necessitando de um planejamento adequado,
conforme especificidade e classificação.
Elaboração de todas as atividades a serem desenvolvidas e definição de responsabilidades
Esta é a etapa do detalhamento de todas as atividades executadas no planejamento do evento,
desde a elaboração do projeto até a finalização do mesmo, que de acordo com o modelo de
SILVA está explicitado no IV estágio. Junto às atividades listadas, coloca-se o nome da comissão
ou / e da pessoa responsável pela execução das mesmas.
Definida a responsabilidade, os profissionais sabem de suas funções e correm atrás de soluções
para eventuais problemas, evitando futuros imprevistos e descontroles por parte da gestão do
evento.
Elaboração de cronograma para cada estágio
O cronograma deve ser representado por um esquema gráfico, para facilitar a visualização das
atividades e pendências, dentro de um determinado tempo. De acordo com MARTIN, esta
representação pode ser feita através de três critérios:
a) Temporal: na ordem em que devem ser executadas;
b) Por responsabilidade: na ordem em que devem ser executadas por pessoas ou grupos;
c) Por atividade: na ordem de execução de uma única atividade, porém, envolvendo todos os
responsáveis.
Não existe padrão de cronograma, cada evento possui suas peculiaridades e necessidades, cabe ao
gestor verificar o melhor formato, para atender às suas demandas.
Elaboração de checklist
O checklist é essencial na fase de operacionalização do evento. Quanto maior o evento, maior a
importância do mesmo. Trata-se de uma relação de todas as providências, atitudes, recursos
materiais e humanos, tarefas ou necessidades do evento, em uma mesma relação, para o dia do
evento. Ele deve ser muito detalhado e complexo, nenhuma informação é irrelevante. Da
mesma forma que o cronograma, não existe padrão de checklist. Cada gestor organiza-o,
conforme necessidades do evento e formato. Afinal, cada tipologia de evento possui uma
estrutura específica em relação à logística e estrutura. Interessante é melhorá-lo a cada edição,
conforme feedback, no Estágio IV.
É conveniente colocar os nomes das empresas e o contato de um profissional responsável, com os
respectivos telefones (fixo e celulares – mínimo de dois números, caso haja imprevistos), pois, se
houver atrasos ou eventualidades, por parte dos serviços terceirizados, a equipe organizadora terá
o checklist com os dados de suporte.
Elaboração de formas de controle e instrumento de avaliação para todos os estágios
Em todo evento, é necessário criar uma comissão de avaliação e monitoramento de todas as
atividades traçadas. Por exemplo: quem conferirá se as tarefas colocadas no cronograma foram
concluídas dentro do prazo estipulado? E o checklist? Quem será responsável pela verificação
das atividades concluídas, junto aos horários e responsabilidades? Quem fará os relatórios
mensais, bimestrais ou trimestrais com os patrocinadores? Estas questões são controladas
através de métodos, criados por esta comissão. O controle e avaliação certificam que todos os
acontecimentos na organização do evento estejam de acordo com o planejado. Cada empresa
ou grupos possuem estratégias de controles, conforme necessidades e demandas institucionais.
Não há padrão. Estas podem acontecer através reuniões e relatórios, podendo ser financeiros,
pessoais, administrativos, contábeis, orçamentários, dentre outros. A comissão organizadora do
evento saberá se este atingiu o resultado esperado, junto ao cronograma inicial, somente com
este controle. Caso contrário, o resultado de todos os esforços poderão ser paliativos.

Aula 10: Planejamento estratégico de eventos III

O controle das ações sucessivas e específicas que fazem parte dos eventos é fator essencial para
que o mesmo aconteça e atinja seus objetivos. Contudo, para gerenciar os eventos, bons
profissionais necessitam de ferramentas adequadas para balizar a tomada de decisão,
coordenando sua equipe de funcionários, terceirizados, fornecedores e voluntários.
III Estágio – Execução
Implementação das ações planejadas
O III Estágio é o dia do evento. Neste momento, trata-se do pressuposto de que todas as ações
de planejamento já foram realizadas com sucesso. A execução é a operacionalização de tudo o
que foi planejado, conforme o Estágio I e II, referente às aulas 08 e 09. Tudo foi planejado para
este momento. Por isso, é necessária muita cautela e eficiência para que nada seja paliativo. A
gestão das atividades é o maior desafio do organizador ou coordenador do evento. Todos
devem trabalhar em equipe, com apenas um objetivo: o sucesso do evento, evitando atrasos,
conflitos interpessoais e imprevistos. Tudo o que foi negociado com os fornecedores, como, por
exemplo, cores e tipos de flores; tamanho de mesas e arranjos; repertório de músicas; menu de
alimentos e bebidas; estratégia de segurança; logística do espaço de recepção; cronograma de
atividades; dentre outros, deve sair conforme o planejado, sem atrasos e falhas. O profissional
responsável pelo evento deve acompanhar e monitorar todo o serviço e montagem dos
fornecedores previamente contratados. O dia do evento é esperado pelo cliente com muita
ansiedade e expectativa. Nesse sentido, é importante perceber que o evento é um momento
único em que várias ações acontecem ao mesmo tempo, dificultando a correção de imperfeições
não previstas anteriormente. Por isso, é necessário muito profissionalismo para conduzir as
atividades e conseguir gerenciar todo o processo, com eficácia e paciência, conforme as
especificidades de cada evento.
Efetivação de contratos
Ao escolher os fornecedores para trabalhar no evento, alguns procedimentos são necessários,
para evitar futuros problemas e desgastes.
I – Evite contratar empresas com as quais nunca trabalhou. O ideal é indicar para o cliente
serviços já referenciados, pois assim você evita surpresas desagradáveis.
II – A empresa de eventos precisa ter um mailing de fornecedores para cada segmento (buffet,
decoração, segurança, bandas, entretenimento, espaço, dentre outros).
Mailing é um banco de dados onde se armazenam dados de consumidores, como nome,
endereços, características do consumidor etc.
III – Por meio do mailing de fornecedores, o organizador do evento solicita orçamentos (no
mínimo três, para comparação de valores e serviços oferecidos) para cada segmento e negocia
com as empresas facilidades de pagamento e um atendimento diferenciado, surpreendendo o
seu cliente. Lembre-se de que esses orçamentos devem ser solicitados em empresas
oficialmente cadastradas e, de preferência, que já possuam certa experiência no mercado. O
gestor de eventos precisa passar ao cliente segurança no serviço que está contratando e, para
isso, o profissional intermediador do processo precisa saber como o fornecedor trabalha, qual a
sua avaliação perante o mercado, bem como entender se o preço praticado é condizente com o
serviço e a realidade de mercado.
IV – Todos os serviços ou produtos requisitados devem estar amparados em um contrato com
firma reconhecida. É necessário que o departamento jurídico da empresa de eventos avalie o
documento, verificando se o mesmo é justo para ambas as partes (cliente e fornecedor). O
contrato precisa ter validade jurídica. Deve-se ressaltar que os eventos lidam com uma série de
detalhes e burocracias, por isso, o ideal é que todas as questões negociadas e o cronograma das
atividades constem em contrato, para evitar contratempos futuros.
Exemplo:
• A quantidade de mesas e cadeiras;
• A duração e o intervalo da banda;
• A quantidade de bebidas e comidas, com especificação das marcas;
Nada deve ser negociado informalmente. Qualquer negociação deve ser feita por escrito, no
mínimo por e-mail, para registro de informações.
V – O organizador do evento precisa ter credibilidade com seus fornecedores e vice-versa, pois,
assim, ele provavelmente conseguirá flexibilidade em prazos e benefícios extras respaldados em
um relacionamento de confiança mútua, essencial para quem trabalha na área. O organizador
de eventos tem grande dependência de seus fornecedores, e esse bom relacionamento pode ser
um grande diferencial no competitivo mercado de eventos.
No Estágio II, pontuamos alguns exemplos de fornecedores que devem ser contratados para o
evento. Depois que o cliente escolheu o fornecedor que mais o atendeu, conforme seus interesses
e necessidades, fecha-se o contrato, e a empresa de eventos passa a articular a comunicação entre
os diferentes fornecedores e a ideia do evento.
No dia e durante o evento, na fase de “execução”, o gestor deve monitorar todas as atividades
previamente planejadas. Ele define formas de controle e avaliação para cada item do checklist e
fica atento, conferindo se as tarefas estão sendo realizadas conforme contratos e reunião
pré/evento. É necessário que o responsável pelo monitoramento do evento (coordenador geral)
tenha em mãos um checklist detalhado e acompanhe, juntamente com seus supervisores, a
montagem dos serviços terceirizados, conforme solicitação e interesse do contratante.
Podemos convergir as atribuições do gestor de eventos na execução do seu trabalho em cinco
pontos essenciais: - Infraestrutura interna; - Infraestrutura externa; - Recursos humanos; -
Recursos materiais; - Serviços e fornecedores oficiais ou serviços de terceiros.
O coordenador deverá ter controle e domínio de toda essa relação, porém, para facilitar o
trabalho do profissional, incluem-se no checklist, já definido anteriormente, informações de
monitoramento, com detalhes de cada fornecedor contratado. Vale ressaltar que no dia do evento
todos os contratos fechados deverão ser levados para o local, pois, caso haja algum tipo de
divergência ou falhas, esses serão os únicos documentos que provarão oficialmente os acordos
firmados, respaldando as partes.
O checklist serve para facilitar a vistoria de todos os serviços contratados para o evento. Sendo
assim, não há necessidade de pegar todos os contratos para verificar cores, horários,
quantidade, recursos humanos e materiais contidos em cada acordo. O checklist é uma
ferramenta fundamental nas mãos do gerente de eventos, facilitando a operacionalização e o
controle das tarefas.
Avaliação das atividades implementadas
A avaliação do evento é fundamental para verificar se os objetivos propostos foram alcançados
e deve acontecer desde o planejamento até o pós-evento. No entanto, o mais comum é que
ocorra após a realização do mesmo. Na execução do evento, a avaliação pode acontecer a partir
da observação do gerente, dos supervisores e das empresas terceirizadas, bem como pela
percepção da satisfação dos atores envolvidos e participantes do evento. É comum que haja
aplicação de questionários para o público participante de eventos científicos, visando verificar o
nível de satisfação. Após coletados os dados, estes passam por uma análise crítica, faz-se um
feedback e entrega-se o relatório final para os patrocinadores, apoiadores, parceiros, entre
outros. O site do evento também pode ser utilizado para divulgar dados relevantes de interesse
dos organizadores. Vale ressaltar que essa estratégia é fundamental para construção ou
fortalecimento do relacionamento da empresa organizadora de eventos e seus patrocinadores,
e pode ser um diferencial para obtenção de recursos para as próximas edições do mesmo
evento, caso aconteça.

Aula 11: Planejamento estratégico de eventos IV

IV Estágio – Avaliação e providências finais
Finalização do evento
O estágio IV é a finalização do evento.
Desmontagem física da infraestrutura
Depois de cumprida toda a programação, a equipe de desmontagem do evento começa as
atividades. Tudo o que foi montado precisa ser retirado do local onde aconteceu o evento. Se o
evento utilizou infraestrutura, como banheiros, cozinha, vestuário, estacionamento, palco, altar,
camarins, som e telão etc. para execução do mesmo, esta precisa ser retirada e conferida,
conforme contrato fechado com os fornecedores. Devido a isto, sempre na desmontagem de
alguma parte da infraestrutura, é necessário presença da equipe da empresa contratada e
equipe da organização do evento. Assim, evitam-se falhas de comunicação e possíveis
desentendimentos, gerados pelo dano de algum tipo de equipamento, situação que pode
promover multas contratuais e ações jurídicas. A duração da desmontagem do evento varia de
acordo com o porte e tipo do mesmo.
Em um baile de formatura, por exemplo, esta não passa de dois dias, visto que a maioria dos
espaços alugados para tal finalidade disponibiliza apenas o dia da locação para montagem e um
dia após o evento, para desmontagem. Devido a isto, é necessária a contratação de empresas
confiáveis e que preferencialmente possuam experiência na área de atuação. Em relação à
equipe de trabalho, esta deverá acompanhar toda desmontagem e esclarecer dúvidas em
relação à gestão das atividades. Pois, algumas vezes, as empresas contratadas (fornecedores)
pagam freelancers, para operacionalizar a desmontagem dos produtos, sem saber das
especificidades contratuais e exigências do cliente. Nada deve ser esquecido no local do evento,
é necessário conferência de todos os itens, em relação à quantidade, quebras, estado de
conservação das peças, itens esquecidos no local, dentre outros. O ideal é que a equipe da
desmontagem seja diferente da equipe de montagem e execução das atividades, pois estas
possivelmente estarão cansadas, comprometendo o resultado do serviço.
Indicações das providências finais
Com a finalização do evento, a comissão organizadora do mesmo, buscará dados para
elaboração de um relatório final. O relatório final neste momento se constitui em uma
importante ferramenta para analisar erros e acertos durante o planejamento e a
operacionalização do evento. O mesmo será fundamental para respaldar futuras decisões com
relação à viabilidade da realização de novas edições do mesmo evento. Cabe ressaltar que a
grande maioria dos eventos precisa de patrocinadores e estes somente formalizam suas
propostas de apoio, quando vislumbram boas oportunidades de negócios. Ou seja, é relevante
demonstrar aos patrocinadores o retorno que o evento tem proporcionado junto aos seus
negócios. Isto só é possível, após detalhamento das atividades, verificando o nível de satisfação
dos atores envolvidos, conforme o planejamento. Com isto, torna-se necessário, um trabalho
pontual e dinâmico da equipe organizadora, que retrate de forma ética os verdadeiros resultados
obtidos. Para isso acontecer, é necessário que seja feita uma avaliação integral do evento.
Avaliando eventos
A avaliação de um evento caracteriza-se como um processo de observação, mensuração e
monitoramento crítico de todas as etapas de implementação do mesmo, a fim de avaliar seus
resultados de forma precisa. A avaliação também proporciona a confecção de um modelo
padrão com características básicas deste evento. Trata-se de dados e informações que serão de
grande importância para novas edições do evento.
Getz propõe três períodos decisivos nos quais a avaliação se justifica.
Avaliação pré/evento
Parte da avaliação dos elementos que determinam o sucesso ou não dos eventos deve acontecer
já na etapa de pesquisa e planejamento. Algumas vezes, a avaliação nesta etapa é denominada
“estudo de viabilidade”, sendo usada para delinear as bases financeiras que o evento
provavelmente irá requerer. Tal indicativo é tão importante que pode, inclusive, respaldar a
decisão da organização sobre parar ou prosseguir com a proposta do evento. Esse estudo poderá
resultar em uma pesquisa de mercado, quanto à possível resposta da audiência ao evento e um
certo grau de pesquisa, e previsão de números de espectadores, custos e benefícios.
Monitoramento do evento
O monitoramento do evento é definido como o progressivo processo de acompanhamento de um
evento através dos vários estágios de implementação programados no cronograma. O
monitoramento do orçamento, por exemplo, poderá resultar no corte ou ajuste de gastos, e até
mesmo na liberação de somas de outras áreas do evento, como: vendas antecipadas,
patrocinadores, novos investidores. O processo de monitoramento é essencial para o controle de
qualidade do evento, durante a sua operacionalização.
Avaliação pós-evento
Geralmente, é a forma mais comum de feedback. Seu resultado pode se traduzir pela compilação
de dados estatísticos e informações, devendo seus resultados estarem integrados a uma análise
com relação à missão e aos objetivos traçados. Em outras palavras, se um evento do mercado da
moda tem como missão gerar novos negócios para empresas que expõem seus produtos em
desfiles, a compilação de dados estatísticos com relação a novos clientes de uma destas empresas
demonstrará o resultado do evento para a mesma. Resultados positivos podem gerar novos
contratos para edições seguintes do evento. Resultados negativos promoverão ajustes na
programação do evento ou até mesmo perda do cliente.
Conclusão dos custos
Este item é responsável por verificar o valor do evento e se este é viável ou não, conforme
objetivos propostos. A partir daí, verifica-se toda a dinâmica em viabilizar as atividades,
podendo ser através de patrocinadores, caixa inicial, ajuda do governo, peças promocionais,
vendas de espaços para divulgação, rifas etc. Contudo, com a aprovação das atividades e
execução do evento, o gestor ainda não tem a total dimensão dos resultados do evento.
Elaboração do relatório final
Relatórios e perfis da avaliação do evento
Terminado o exame criterioso de todos os dados resultantes de entrevistas, da observação, das
reuniões de feedback e de estudos, deve-se elaborar um relatório simplificado de avaliação do
evento. A informação deve fornecer um perfil do evento, que pode ser incluído no resumo
executivo do relatório.
Convém mencionar que uma das formas de prestação de contas ao contratante é a elaboração de
um relatório final do evento. Neste documento, deve conter as seguintes informações:
- Identificação dos pontos fortes e fracos do evento: com este resultado, o gestor poderá
potencializar os pontos positivos do evento, justificando, inclusive, o fechamento de novo
patrocínio e aumento de investimentos para a próxima edição e através dos pontos negativos,
melhorar a deficiência das atividades.
- Avaliação do conteúdo técnico e científico do evento: este item vale para eventos de cunho
técnico-cientifico, onde os palestrantes, conferencistas, expositores, são essenciais para o sucesso
do evento.
- Identificação dos públicos: contribui para verificar se o objetivo proposto com relação ao tipo de
participação no evento foi atingido. Se o evento não conseguir atingir o público-alvo, houve
alguma distorção na estratégia de marketing e, possivelmente, os patrocinadores irão refletir
sobre a validade do aporte de recursos junto a essa estratégia em outra oportunidade.
- Qualidade dos serviços e infraestrutura interna e externa: os fornecedores atenderam às
necessidades do evento? Algum deles não honrou o contrato? Houve algum problema
interpessoal entre o fornecedor e o cliente ou comissão organizadora do evento? A infraestrutura
estabelecida e montada foram suficientes para o evento?
- Avaliação do checklist e cronogramas: esta avaliação é válida no sentido de identificar
deficiências na execução de alguma tarefa, dentro do planejamento. Será que o tempo foi
suficiente para uma execução correta das atividades previstas? Qual seria o prazo ideal? O
resultado ficou comprometido devido a esta eventualidade? Até o prejuízo deve ser identificado e
pontuado no relatório final.
- Análise de orçamentos, investimentos e custos realizados: a grande pergunta para este item é –
“O(s) objetivo(s) foram atingidos? Houve lucro ou prejuízo? De quanto? O que a gestão do evento
poderá fazer para aumentar o lucro ou evitar futuros gastos desnecessários? Este é o momento
para tal avaliação.
Vale ressaltar, que o IV Estágio é tão importante quanto os anteriores, porém, infelizmente, as
empresas e os organizadores de eventos autônomos, muitas vezes, não dão o valor necessário a
este procedimento. Geralmente, após o sucesso do evento, começam a trabalhar em outra
atividade e não priorizam as últimas considerações da organização, como relatórios, feedback,
melhorias, dentre outros, deixando o cliente sem informações precisas, referentes ao evento. O
relatório precisa ser exato e muito bem elaborado, com gráficos, tabelas, figuras. O ideal é que
haja contratação de uma equipe de trabalho específica para esta etapa, descentralizando
funções e potencializando os benefícios que esta fase possui: como fechamento de
patrocinadores da próxima edição do evento.
Feedback
O feedback é fundamental para verificar os avanços que o evento precisa ter para a próxima
edição, identificando quais são as mudanças que devem ocorrer e de que forma. Neste momento,
o gestor descreve as ações realizadas no evento e se estas aconteceram conforme o planejado e
pré-estabelecido com a equipe.

Aula 12: Cerimonial e protocolo I

Introdução: a formalidade e o rigor
O entendimento do conceito e das práticas de cerimonial e protocolo é de fundamental
importância para o desenvolvimento de eventos que prezem pela formalidade, pelo rigor em
sua construção, e na ênfase em detalhes muitas vezes imperceptíveis de sua execução. Questões
relacionadas à precedência de governantes, da hierarquia, da indumentária, da linguagem de
saudação e do formato do discurso demonstram o profissionalismo do organizador de eventos
em cerimônias como casamentos, condecorações, visitas oficiais, festas de formatura, sessões
públicas dos poderes executivo, legislativo ou judiciário.
Com o decorrer do tempo o cerimonial ampliou seu espaço de atuação e se faz presente nas
diferentes instituições como a igreja, a universidade, grandes corporações, em eventos culturais e
até mesmo nos de caráter esportivo.
Conhecendo o Cerimonial
Os eventos são feitos de pequenos e grandes detalhes. São esses preciosismos que fazem a
diferença e marcam, de forma inegável, a imagem e a personalidade das pessoas contribuindo
na construção de imagens públicas, posturas sociais, políticas de personagens e organizações em
suas relações representativas, sejam elas agências governamentais ou corporações privadas.
Sendo assim, é fundamental perceber a importância de uma perfeita elaboração de rituais e
cerimoniais logísticos numa sociedade em que a imagem pública constitui um fator preponderante
de prestígio, credibilidade e liderança.
Cesca - existem falhas no entendimento do significado das palavras “cerimonial” e “protocolo”,
em que muitas vezes elas são utilizadas como sinônimos. Ou seja, o cerimonial trata do conjunto
das formalidades que são colocadas em prática durante a operacionalização de todas as etapas
de um evento, seja no envio de um convite ou na recepção dos convidados de um casamento. Já
o protocolo se refere às leis, normas ou regulamentos previamente estabelecidos que devem ser
respeitados pelo gestor do evento a fim de garantir a formalidade, o glamour e o refinamento
que determinada cerimônia exige.
A importância de um cerimonial
Speers - o cerimonialista é o profissional responsável por planejar soluções e executar ações que
convirjam para aspirações políticas que contribuam na consolidação de cenários institucionais
favoráveis e trocas favoráveis de informações e ideias. Nesse sentido, o cerimonial passa a ser
um elemento estratégico a serviço da construção e consolidação de imagens públicas, apoiadas
na credibilidade e aceitação social das ações e realizações desenvolvidas.
O cerimonial contribui para ordenar precedências entre autoridades, de acordo com suas relações
de importância em solenidades oficiais. Serve também para regular intercâmbios entre diferentes
agências governamentais e organizações privadas.
Relação com valores sociais e hierarquia
Gramático - afirma que o rito cerimonial evolui a partir da incorporação de regras de etiqueta a
um procedimento de conduta social. As regras de etiqueta, portanto, constituem a base para
estudo e formatação dos cerimoniais. Cabe ressaltar segundo o mesmo autor que nenhum grupo
social organizado vive sem estar alicerçado num rito cerimonial.
Gramático - o cerimonial assume um papel de extrema relevância ao traduzir glamour e agregar
distinção, prestígio e poder às nossas relações com agentes de governo e com os segmentos
organizados da sociedade. A partir da precedência, se informa a todos que naquele acontecimento
encontram-se autoridades e personalidades mais importantes que são distinguidas através da
hierarquia do rito do cerimonial.
Um bom planejamento e uma boa imagem
Outros cuidados importantes no planejamento de uma solenidade residem na disposição de uma
mesa de honra ou na organização de uma sessão de trabalho em um congresso, seminário ou
grupo de trabalho interno.
Assim, apresentar-se bem em público, com distinção e discrição, faz parte de um extenso cardápio
de procedimentos, que demonstra educação esmerada, bom nível cultural e amplo domínio de
regras de etiqueta. O cenário de cerimonialismo é rico em circunstâncias e detalhes, que fazem de
um acontecimento um sucesso ou um desastre.
O rito do cerimonial, é portanto, imprescindível numa sociedade de imagens públicas, onde o
prestígio e o poder são elementos fundamentais na competição por espaços e oportunidades
nas economias globais para se ter credibilidade e liderança.
Waldir Ferreira - aponta que o cerimonial é uma forma objetiva de comunicação dirigida, onde a
intenção constitui um elemento chave na elaboração de estratégias ajustadas aos objetivos
institucionais e corporativos.
Um planejamento criterioso e objetivo de um acontecimento, portanto, pode significar reverter
uma tendência desfavorável e incomoda à credibilidade pessoal ou institucional, agregando-lhe
valor e prestígio responsivo às atitudes publicas ou particulares.
No Brasil, as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência estão definidas pelo
decreto presidencial 70.274 de março de 1972, que regula todas as presenças de autoridades
federais em solenidades públicas ou particulares. A partir dessa norma federal todas as demais
manifestações solenes realizadas em território brasileiro devem observar as interpretações nela
contidas e promover seus ajustes, bem como executar pelo princípio da isonomia suas próprias
regras normalizadoras. Isto é válido tanto para agentes de poderes distintos ou níveis estruturais
de Governos – federal, estadual e municipal, como em aplicações em outras esferas privadas,
onde se venha a estabelecer um formato próprio de cerimonial público.
Cerimonial, Protocolo e Etiqueta
O Cerimonial foi criado com objetivo de dar status ao evento, organizado de acordo com um
conjunto de normas preestabelecidas. É ele quem dita a ordem hierárquica para determinar as
regras de conduta em eventos oficiais ou particulares. É a prática da sociabilidade. Uma
cerimônia bem-sucedida irá refletir a organização do governo, da prefeitura, da empresa ou da
instituição onde ela acontece. De acordo com o tipo de evento e local, o cerimonial é baseado
nas regras de protocolo do Palácio do Itamaraty.
Mas o que é o protocolo? Ele codifica as regras que regem o cerimonial. O seu objetivo principal
é estabelecer onde fica e quando entra cada um dos participantes hierarquicamente.
Cerimonial, protocolo e etiqueta são instrumentos importantes e essenciais para a realização do
evento, pois este segue um programa constituído por um conjunto de formalidades, mesmo
sendo uma solenidade não-oficial.
A etiqueta possui um conjunto de formalidades adotado na sociedade, que estabelece as regras
de tratamento entre as pessoas. Sua forma, uso, costumes e maneira de se portar são
observados em festas, cerimônias e alguns atos solenes. Convém mencionar que etiqueta se
traduz através de regras cerimoniosas de trato estabelecidas durante a evolução do ser humano.
Hoje, no cerimonial, foram estabelecidos decretos, regras, normas e leis para que os itens de
protocolo fossem sempre estabelecidos à risca. Certas regras foram adaptadas ao cerimonial
privado para que existisse um parâmetro e fosse estabelecida uma sequência lógica do cerimonial,
empresarial ou universitário.
As classificações corretas são:
1- Etiqueta: a etiqueta é um conjunto de regras cerimoniosas de trato de pessoas. Não devemos
nos esquecer que em eventos como um jantar comercial noções de etiqueta empregadas de
forma correta podem favorecer novos negócios. Definitivamente excesso de bebida
acompanhado de palavras de baixo calão não estão de acordo com normas de etiquetas.
2- Protocolo: a assinatura de termos de cooperação internacional, como esse formulado por
Brasil e França, exige o cumprimento de regras, normas e leis internacionais previamente
estabelecidas a fim de oficializar tratados entre nações. Essa formalização baseada em leis deve
ser caracterizada como protocolo.
3- Cerimonial: para organização de uma cerimônia de casamento é fundamental a preparação de
uma série de formalidades que se constituem a principal característica desta cerimônia católica,
por exemplo, a entrada da noiva à direita do seu pai, a troca das alianças, entre outros.
Normas de Cerimonial
A operacionalização de um cerimonial acontece em qualquer evento. É um erro imaginarmos que
certas ações de um evento mais simples não estejam relacionadas ao cerimonial do mesmo. Ou
seja, quando realizamos uma festa de aniversário em nossa casa, é de praxes de um bom anfitrião
receber seus convidados na porta e apresentar a residência. Isso caracteriza-se como um
cerimonial. Contudo, alguns eventos exigem uma maior atenção devido a amplitude de
formalidades envolvidas, como é o caso de eventos públicos.
As normas de Cerimonial Público da República Federativa do Brasil e Ordem Geral de Precedência,
imposta pelo Decreto n.º 70.274, de 9 março de 1972, consagraram os usos e costumes
internacionalmente vigentes e aceitos sobre o assunto.
A precedência e a forma de apresentação dos símbolos nacionais, hino, armas e o selo nacional
assumem grande importância na área do cerimonial.
Por exemplo, quando temos uma visita estrangeira ou uma personalidade, cabe ao profissional
responsável pelo cerimonial “encaixá-los” entre as altas autoridades nacionais.
Símbolos Nacionais
São símbolos nacionais de acordo com a Lei 5700 de 1° de setembro de 1971:
Brasão de Armas Nacionais
O uso do brasão é obrigatório pelos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário e pelas Forças
Armadas. Também estão presentes em todos os prédios públicos.
Bandeira Nacional
Após a proclamação da República, em 1889, uma nova bandeira foi criada para representar as
conquistas e o momento histórico para o país. Projetada por Raimundo Teixeira Mendes e Miguel
Lemos, foi inspirada na Bandeira do Império, desenhada pelo pintor francês Jean Baptiste Debret.
As estrelas, que fazem parte da esfera, representam a constelação Cruzeiro do Sul. A única estrela
acima na inscrição “Ordem e Progresso” é chamada Spica e representa o Estado do Pará.
Selo Nacional
O Selo Nacional do Brasil é baseado na esfera da bandeira nacional. Nele há um círculo com os
dizeres “República Federativa do Brasil”. É usado para autenticar os atos de governo como
emendas e projetos públicos, os diplomas e certificados expedidos por escolas oficiais
(universidades públicas como a UFRJ, UFF e UERJ, por exemplo) ou reconhecidas.
SEÇÃO II
Do Hino Nacional
Art. 24. A execução do Hino Nacional obedecerá às seguintes prescrições:
I - Será sempre executado em andamento metronômico de uma semínima igual a 120 (cento e
vinte);
II - É obrigatória a tonalidade de si bemol para a execução instrumental simples;
III - Far-se-á o canto sempre em uníssono;
IV - Nos casos de simples execução instrumental tocar-se-á a música integralmente, mas sem
repetição; nos casos de execução vocal, serão sempre cantadas as duas partes do poema;
V - Nas continências ao Presidente da República, para fins exclusivos do Cerimonial Militar, serão
executados apenas a introdução e os acordes finais, conforme a regulamentação específica.
Uso da Bandeira Nacional
O uso da Bandeira Nacional está regulamentado pela lei nº 5.700. de 1 de setembro de1971,
contida no 3º capítulo da apresentação dos símbolos nacionais. Ela pode aparecer em todos os
eventos oficiais e privados, sendo hasteada e arriada a qualquer hora do dia ou da noite.
Normalmente ocorre às 8h e às 18h. Sendo que, para que ela fique hasteada à noite, ela deve
estar devidamente iluminada.
Em território nacional, ela ocupa lugar de honra, sendo colocada no centro ou à direita deste
quando alinhada com outras bandeiras ou estandartes e à direita de tribunas, púlpitos, mesas de
reuniões ou de trabalho. O lugar que lhe é destinado deve ser destacado e de fácil visualização.
É importante salientar que a Bandeira Nacional não é objeto de decoração. É um dos símbolos da
pátria brasileira e, por esta razão, merece respeito, não podendo ser apresentada suja ou rasgada.
SEÇÃO I
Da Bandeira Nacional
Art. 10. A Bandeira Nacional pode ser usada em todas as manifestações do sentimento patriótico
dos brasileiros, de caráter oficial ou particular.
Art. 11. A Bandeira Nacional pode ser apresentada:
I - Hasteada em mastro ou adriças, nos edifícios públicos ou particulares, templos, campos de
esporte, escritórios, salas de aula, auditórios, embarcações, ruas e praças, e em qualquer lugar em
que lhe seja assegurado o devido respeito;
II - Distendida e sem mastro, conduzida por aeronaves ou balões, aplicada sobre parede ou presa a
um cabo horizontal ligando edifícios, árvores, postes ou mastro;
III - Reproduzida sobre paredes, tetos, vidraças, veículos e aeronaves; etc.
Precedência das Bandeiras
Para o entendimento correto a respeito do uso da precedência das bandeiras é fundamental que o
organizador do evento defina o referencial de posicionamento correto. Ou seja, para saber se
estamos falando do lado direito do palco ou do lado esquerdo do anfiteatro, precisamos
realmente estabelecer um critério.
Cabe destacar que a Bandeira Nacional Brasileira em território sob a soberania do Brasil ocupará
sempre a posição de maior destaque. O mesmo procedimento é utilizado ao redor de todo o
mundo.
Destaca-se que em eventos que acontecem no Brasil, a precedência de bandeiras de países
estrangeiros é definida levando em consideração a ordem alfabética da língua portuguesa.
A colocação incorreta das bandeiras ou o seu esquecimento pode causar sérios atritos entre
estados, municípios, empresas e até mesmos entre países.
O que fazer, como fazer
Falaremos sobre a as formas de precedência entre as bandeiras estrangeiras. São duas as formas:
• ordem alfabética (a mais usada);
• ordem de chegada dos chefes de missão.
Para o posicionamento correto de bandeiras nacionais também é fundamental observar se elas
compõem uma formação par ou uma formação ímpar. Na formação par não existe um centro
métrico. Isso implica que a bandeira que possui maior influência com relação ao evento deverá
estar posicionada no centro à direita.
Como não existe um centro métrico para posicionamento das bandeiras, a bandeira do Brasil, que
tem a precedência, fica no centro à direita.
Precedência das Bandeiras Estaduais
Outro ponto importante para a perfeita execução de cerimoniais públicos é o entendimento da
precedência do Estado da Federação sobre o município. Ou seja, em eventos de caráter federal,
estadual ou municipal, as bandeiras devem ser expostas respeitando a ordem de precedência
respectivamente Federal, Estadual e Municipal.
Com a existência do centro métrico e respeitando a hierarquia dos poderes (Federal, Estadual e
Municipal), a ordem de precedência correta é Brasil centralizado, bandeira do Estado do Rio de
Janeiro à direita e do Município do Rio de Janeiro à esquerda.
Contudo, em um evento de caráter federal ou estadual ou municipal que estejam representados
oficialmente mais de um Estado, devemos recorrer à Lei 5700 que define a ordem de precedência
dos Estados da Federação a partir da data de criação dos mesmos. Não devemos esquecer que o
Estado que cedia o evento tem precedência sobre os demais, ou seja, sua bandeira deve ter
posição de destaque perante as bandeiras dos outros Estados participantes.
Precedência das bandeiras em eventos com empresas e corporações
O mesmo procedimento pode ser adaptado em cerimoniais que envolvem corporações.
Com a existência do centro métrico e respeitando a ordem de precedência do Símbolo Nacional, a
ordem correta é Brasil centralizado, Estado direita e Empresa à esquerda.

Aula 14: Eventos na hotelaria

Os eventos na hotelaria um mercado em expansão
No mercado mundial da hotelaria, ter um empreendimento voltado para negócios e eventos, sem
salas modulares, espaços específicos para eventos ou um setor de vendas treinado para oferecer
tal produto poderia ser considerado como algo no mínimo obsoleto.
Nos dias atuais, a utilização dos eventos como catalisadores de clientes e hóspedes para os meios
de hospedagem tem proporcionado um ótimo retorno econômico no balanço final de hotéis,
promovendo movimentação de recursos em outros setores do empreendimento como as áreas de
alimentos e bebidas e hospedagem.
Convém mencionar que o setor de eventos tem ganhado cada vez mais destaque nos grandes e
médios centros de negócios visto o potencial de fomentar novos negócios, criar novas demandas,
fortalecer parcerias e relacionamentos pessoais seja em empresas privadas, ou em organizações
públicas.
A mola mestra dos empreendimentos hoteleiros é caracterizada principalmente pela oferta de
hospedagem. Contudo, devemos levar em consideração que a área de eventos nos hotéis tem
recebido grandes investimentos por parte dos empresários a fim de prover as necessidades cada
vez maiores de clientes, gerando um atendimento e operação de serviços eficiente.
Inclusive as ações estratégicas e promocionais tomadas pelos departamentos de vendas e
marketing das grandes cadeias hoteleiras têm incluído constantemente os espaços para eventos
de vários formatos e tamanhos como elemento central no poder de vendas visando a conquista
e manutenção de clientes.
Outro tópico que merece a atenção do futuro profissional de eventos é a relação do turismo de
negócios e eventos com a taxa de ocupação de meios de hospedagem de lazer. N.C: Pelo visto,
há uma diferenciação entre hospedagens de lazer e outros tipos de hospedagem. Pode ser
interessante fazer um boxe sobre essa diferenciação
Muitos hotéis cujo produto principal é o lazer, localizados em áreas próximas aos grandes centros
de negócios, tem criado oportunidades para clientes ávidos por realizar eventos diferenciados
juntos aos seus funcionários, fornecedores, ou outros públicos de interesse. Essa demanda tem
permitido a maximização da taxa de ocupação destes hotéis mesmo em períodos de baixa
temporada, proporcionando aos seus proprietários projetarem investimentos na área de eventos
e na readequação de áreas pouco utilizadas da estrutura física dos hotéis. Tais ações vêm
diminuindo, em muitos casos, os efeitos da sazonalidade em hotéis de lazer, bem como criando
empregos diretos e indiretos junto a cidade em que está localizado.
Reuniões, empresas e negócios em hotéis
As empresas atualmente reconhecem os eventos como peça importante no processo global de
comunicação da marca e assim, os promovem levando em consideração que sua mensagem será
transmitida a partir da proposição correta da missão e dos objetivos do evento, bem como da
definição da estratégia adequada junto aos seus públicos de interesse.
Em meio a vários objetivos que no âmbito comercial visam inicialmente resultados econômicos,
empresas de grande porte têm percebido que a descentralização de seus eventos e a realização
dos mesmos em espaços diferenciados do ambiente corporativo geram bons resultados e um
retorno que é sentido no balanço da empresas. Isso tem estimulado as empresas a promoverem
um número maior de eventos. Observe os dados da Meeting Professionals International (MPI) do
Brasil que comprovam tal realidade:
* 71% das empresas do país já mantém um calendário formal de eventos.
* Cada uma das mil maiores empresas brasileiras realiza em torno de 270 eventos por ano e gasta
cerca de R$ 1 bilhão por ano em eventos.
* 53% dos eventos têm o objetivo de ampliar seu relacionamento com clientes externos à
empresa.
E qual o papel dos hotéis nesse cenário?
Os hotéis concorrem com centros de convenções e, algumas vezes, com espaços dentro das
próprias empresas. Logo, a hospitalidade, o ambiente diferenciado e aconchegante, a
praticidade na operacionalização e tecnologia de informação associada podem ser apontados
como diferenciais no sistema hoteleiro. Obviamente, partindo do pressuposto de que o objetivo
da hotelaria é o bem receber, o que empresários ou o setor de marketing das grandes empresas
esperam é que o hotel hoje em dia, consiga proporcionar privacidade e velocidade, aliando bom
atendimento ao suporte tecnológico e logístico necessário para que a mensagem da empresa
seja assimilada da melhor maneira possível pelos participantes do evento.
Parceiras com empresas que oferecem ambientação e soluções tecnológicas para eventos são
cada vez mais frequentes criando condições para reuniões que envolvam mais de uma locação
em tempo real. Nesse sentido, a palavra do momento é interatividade, que auxilia muito a
transmissão dos eventos em ambiente virtual.
O desenvolvimento tecnológico é apenas um item na revolução digital que está ajudando
profissionais a trabalharem mais rápido, melhor e de forma mais barata. É um caminho sem volta
no mundo dos eventos corporativos e os hotéis sabem disso.
Apesar das reuniões presenciais continuarem vitais como meio de educação, networking e
construção de relacionamento, as reuniões virtuais assumem um papel cada vez mais importante.
Os hotéis têm a oportunidade única de tornarem-se locais estratégicos para esse novo mundo.
Analisando o retorno dos eventos para os hotéis
Os eventos transformaram-se em um elemento fundamental para o aumento da taxa de
ocupação de hotéis em todo o mundo. Não importa se a característica principal do hotel em
questão é lazer ou negócios, os eventos têm proporcionado impacto direto no aumento da
ocupação na hotelaria.
Os eventos também colaboram para uma melhor preparação para o acolhimento de hóspedes,
visto que o hotel tem de maneira prévia a informação do número de pessoas que irão utilizar-se
de suas dependências. Automaticamente, um bom gerente de hotel pode se preparar com a
devida antecedência para receber um grande número de visitantes, ordenando a escala de seus
funcionários, contratando profissionais extras, acelerando a revisão e manutenção de quartos e
áreas extras que serão utilizadas, organizando a recepção e o serviço de alimentação, bem como
promovendo a integração entre os diversos setores que compõem o empreendimento.
Tais ações podem ser fundamentais para consolidar a imagem do hotel junto ao público de
negócios e eventos bem como fidelizar clientes que podem retornar ao hotel com outros
objetivos, por exemplo, viajem de lazer com amigos ou família.
Principais vantagens que os hotéis adquirem com a realização de eventos em seu ambiente;
• Taxa de ocupação relacionada ao evento em questão;
• Auxílio financeiro para baixa temporada equilibrando oferta e demanda;
• Planejamento especial para recepção de Hóspedes;
• Fidelização do cliente seja pessoas física ou jurídica;
• Divulgação do nome do hotel e sua estrutura junto ao mercado de eventos e negócios;
• Promove uma maior integração entre departamentos, recepção, hospedagem, alimentos e
bebidas, manutenção, eventos, vendas, marketing dependendo da estrutura do ho Quais os tipos
de eventos mais organizados em hotéis e como preparar o hotel para eles?
Entender quais tipos de eventos são os mais realizados no ambiente dos meios de hospedagem
merece uma reflexão sobre dois pontos fundamentais: quem são os promotores destes eventos?
Onde esses hotéis estão localizados geograficamente? A resposta sobre estes dois
questionamentos aponta para pontos fundamentais como: o evento é promovido por uma
associação ou por uma empresa? Trata-se de um hotel de lazer ou um hotel voltado para o público
de negócios?
Conhecer o perfil dos promotores de eventos e suas necessidades no processo de planejamento e
organização é sem dúvida um diferencial para a venda de espaços e hospedagem nos hotéis que
os sediam. Desta forma, devemos diferenciar inicialmente os eventos na hotelaria em quatro
grandes perfis:
Eventos de associação
Os eventos associativos são geralmente promovidos por associações de classe, sociedades,
conselhos, federações e pela academia (Universidades, faculdades, cursos). Trata-se de
seminários, congressos, palestras, simpósios técnicos ou científicos cujas características
principais são possuir participação voluntária, um grande número de membros presentes,
eventos anuais com recursos iniciais escassos.
Eventos corporativos
Os eventos corporativos possuem como característica a participação obrigatória de funcionários,
supervisores e diretores, gerência e acionistas em reuniões, workshops, almoços e jantares de
negócios, showcases, entrevistas coletivas entre outras tipologias de eventos. Geralmente esses
eventos acontecem com maior periodicidade visto que a empresa utiliza recursos próprios para
sua operacionalização.
Eventos governamentais
São eventos oficiais realizados pelos três poderes (Legislativo, Executivo e Judiciário) no âmbito
das prefeituras, câmaras municipais, governos estaduais, partidos políticos, que podem ter
como objetivo reforçar determinada data comemorativa de um município, homenagear uma
personalidade de destaque, ampliar a esfera política, debater determinados assuntos
relevantes, promover acordos políticos, inaugurar obras públicas, dar posse oficialmente aos
novos representantes públicos, marketing pessoal de determinados políticos.
Eventos não/rotativos
Devemos pensar também na indústria dos eventos não rotativos que são os casamentos,
aniversários, recepções, churrascos, coquetéis que cada vez mais invadem o espaço dos hotéis
brasileiros gerando recursos extras nas áreas de hospedagem e A&B (alimentos e bebidas).
Convém mencionar que até pouco tempo atrás os brasileiros não tinham o costume de realizar
eventos em hotéis, muitas vezes devido ao preço excessivo cobrado.
Formatos de salas para eventos em hotéis
Um bom profissional de eventos deve conhecer a estrutura física do seu hotel para receber
eventos de diferentes características. Os hotéis mais modernos possuem salas modulares,
equipamentos tecnológicos de ponta e equipe especializada para bem atender as demandas de
um mercado cada vez mais exigente.
Formato Auditório: A utilização do formato auditório atende a eventos que geralmente reúnem
um maior número de pessoas e necessitam de um melhor aproveitamento do espaço.
Dependendo do auditório, as cadeiras podem vir acompanhadas de braços que facilitam as
anotações por parte dos participantes bem como de uma numeração indicativa da cadeira e fila.
Formato Espinha de Peixe: neste formato de sala os participantes possuem um maior conforto
devido à mesa que dá suporte as anotações, e a melhor visualização da mesa diretora facilitando o
acompanhamento das ações e programação do evento. A grande limitação deste formato é a
perda de espaço físico.
Formato Escolar: o formato escolar, assim como a espinha de peixe, é muito utilizado para
eventos corporativos em que os participantes necessitam fazer anotações, elaborar relatórios ou
qualquer outro tipo de trabalho manual. A formação pode estar composta por carteiras e cadeiras
integradas ou por pranchetas que permitem a alocação de mais participantes.
Formato em U: Esta formação é muito utilizada em reuniões de negócios em que é necessário
colocar em evidência pessoas de destaque da corporação como presidente ou diretores. Os outros
convidados são disposto em formato cuja ordem pode ser previamente estabelecida ou não. Esse
tipo de formato facilita a comunicação entre o grupo visto que os participantes estão com uma
boa visualização entre si.
Formato Linear: o formato linear é muito utilizado para reuniões de negócios em que o número de
participantes não ultrapassa 8 pessoas. O mesmo formato é muito utilizado para almoços e
jantares, sociais ou de negócios. Neles a mesa pode abrigar um maior número de pessoas.
Formato Coquetel: Formato muito utilizado para eventos sociais como recepções de casamento,
bodas, entre outros. Geralmente reúnem um grande número de pessoas com o intuito de troca de
informações, bate-papo, homenagens sempre num clima mais descontraído e regado a comidas e
bebidas.
Técnicas hoteleiras
A seguir veremos algumas delas:
• Pacote Pensão Completa: espaço para eventos de curta duração alguns hotéis determinam
que a venda do (final de semana) em alta temporada sejam casadas à pacotes de pensão
completa, ou seja, os participantes do evento deverão consumir as três refeições do dia no hotel.
• Redução dos Intervalos: alguns hotéis negociam com as empresas organizadoras de eventos
a diminuição do intervalo entre as atividades da manhã e da tarde a fim de evitar que os
participantes tenham tempo de se alimentar em um ambiente externo ao hotel.
• Terceirização de Serviços: devido a um aumento excepcional do número de hóspedes no
hotel e do volume de eventos no mesmo, alguns gestores têm optado por terceirizar serviços
como buffet, aluguel de equipamentos eletrônicos, serviços de fotografia e lavanderia.
• Programação Interna Extra: muitos hotéis de lazer criam juntamente com o gestor
responsável pelo evento uma programação interna extra que seja adequada ao perfil dos
hóspedes do evento.
• Sinalização: em hotéis de grande porte é fundamental o investimento em sinalização, visto
que vários eventos acontecem ao mesmo tempo, o que pode gerar dúvidas entre os participantes
que estão hospedados no hotel sobre o local correto de suas atividades.
• Separação por Evento: muitos hotéis costumam agrupar participantes de um mesmo evento
em um mesmo andar ou bloco do empreendimento, facilitando assim, o deslocamento e o
controle dos hóspedes.

Aula 15: Trajes e tipos de serviços

Os eventos da atualidade têm exigido muitas vezes de seus participantes atenção no sentido de
um perfeito enquadramento entre a indumentária a ser utilizada e o tipo de acontecimento que
será realizado. Nesse sentido, cabe não somente ao participante ou convidado de congressos,
assembleias, jantares, recepções, se organizar visualmente de forma adequada, mas também, ao
planejador do evento posicionar suas ações estratégicas no sentido de construir uma proposta que
traduza de forma correta os objetivos do evento. Obviamente, isso inclui adequar de forma
convergente o público alvo do evento, o local e o horário em que ele será realizado, a tipologia do
evento, bem como os tipos de serviços de alimentação e os trajes dos participantes.
Traje Esporte
Este é o traje usado em eventos informais como almoços, batizados, exposições, festas de
crianças. Este é o famoso “visual arrumadinho”, em que as mulheres podem usar saias, calças ou
vestidos em tecidos sem brilhos e leves, estampas, saltos baixos, terninhos mais simples, calças
sociais, etc. Nesse caso, o jeans até pode ser usado, desde que tenha uma lavagem mais escura e
que seja um modelo básico.
Sapatos fechados ou de salto altos não são obrigatórios, mas use o bom senso para escolher um
modelo que deixe a produção harmônica. Sapatilhas são ótimas opções para todas as idades e
tipos de corpo. Além disso, se bem escolhidas, não machucam e nem cansam o pé. Sandálias estão
liberadas também. Quanto às bolsas, escolha as de tamanho médio ou pequeno.
Em relação aos acessórios, quanto mais discretos, mais charmosos.
A maquiagem deve valorizar seus pontos fortes. Como nesse caso o evento é no período da
manhã, a maquiagem deve ser suave, não pode ser carregada, muito forte.
Os homens podem usar camisas de manga comprida nas suas diversas cores ou estampadas,
descartando as florais no estilo havaianas, uma calça de sarja ou jeans mais refinado, sem
manchas e cor escura. Sapatos ou sapatênis são suficientes para calçar.
Traje Passeio
É o traje exigido para alguns almoços, conferências, coquetéis, restaurantes e outros eventos um
pouquinho mais formais. É caracterizado como traje informal, porém, mais chique que o traje
esporte, conhecido também como esporte fino.
Para as mulheres, vestidos de cores neutras e em tecido discreto e elegante, pantalonas de tecido
social, terninhos, tailleurs. Enfim, opte por peças mais arrumadas e tecidos sofisticados, mais finos.
Texturas diferenciadas também são bem vindas.
Evite sandálias rasteiras. Eleja as de salta, mas se for impossível, sapatilhas mais elegantes são
adequadas.
Para eles, um paletó de tecido mais despojado e uma camisa em tons claros acompanhando uma
calça de sarja ou jeans escuro e sapatos esportivos. Não é necessário o uso da gravata. Nesses
parâmetros, entende-se que o traje passeio é o “clássico-moderninho, despojado e nada
engomadinho”.
Traje Passeio Completo
Também chamado de social, é usado em jantares, coquetéis, casamentos e concertos.
Para as mulheres é ideal o uso de saias, blusas e vestidos de tecidos sofisticados, acetinados ou
com um leve brilho, dos mais variados comprimentos: longo, longuete ou até mesmo curtos, mas
com bom senso.
São indispensáveis o sapato ou a sandália de salto alto em materiais nobres como verniz ou couro
e a bolsa pequena.
Nessas ocasiões a maquiagem precisa ser mais elaborada.
Os homens devem optar pelo terno completo, incluindo a gravata, e sapato social. Eventos
noturnos pedem cores escuras. Eventos sob a luz do dia permitem cores mais claras, mas esqueça
o branco.
Traje Black Tie
Conhecido como Rigor, é indicado para bailes em geral, bailes de formatura, grandes
premiações, casamentos noturnos, festas de debutantes, recepções ou em qualquer evento
glamouroso.
As mulheres usam vestidos longos elegantes ou mesmo curtos como muitas vezes observado em
cerimônias do Oscar; sapatos ou sandálias de salto e bolsas pequenas do tipo carteira.
Para os homens, smoking: camisa branca, gravata borboleta preta e sapatos pretos ultrafinos
daqueles que brilham de tão novos e limpos.
ESTUDAR A PÁGINA 106 E 107.
Convite
O convite é uma maneira formal de convidar alguém para um evento. Além de conter nele todas
as informações necessárias como a data, o local, o traje que é exigido e em alguns casos, telefone
para confirmar presença (R.S.V.P) entre outras informações.
Cada evento possui uma característica e personalidade diferente, devendo ter convites impressos
que combinem com todas as características do evento. Há ainda a possibilidade de fazer o convite
digital juntamente com os convites impressos, dando um diferencial especial ao seu evento.
É necessário ressaltar, que a redação de determinados tipos de convites necessita obedecer regras
de etiqueta complexas, o que torna imprescindível a consulta a um cerimonialista experiente e
conceituado ou o conhecimento do próprio gestor de eventos.
A lista de convidados é uma das providências muito importantes no planejamento de um evento
para o qual se deseja um comparecimento de um grupo seleto de pessoas. O número dos que
comparecerão é um elemento fundamental para que sejam feitos os cálculos dos custos, do
espaço e, sobretudo, a quantidade de convites que precisará encomendar.
Poderá ser necessário que, dentro do envelope externo, o convite seja acompanhado de um mapa
indicador do trajeto para o local do evento, e também de uma listagem com opções de
hospedagem.
Tipos de Serviços
Nos eventos de hoje, os tipos de serviços de alimentação podem ser considerados como um
diferencial para o sucesso do evento. Sendo assim, projetar o evento adequando o número de
convidados, o espaço físico, o alimento servido e a harmonização da bebida demonstram o
rebuscamento de um bom organizador de eventos.
-Serviço à Francesa
Em matéria de etiqueta à mesa, o serviço à francesa é o mais requintado. Deve ser realizado em
eventos especiais formais como casamento, bodas, jantares com presidentes, diretores,
hóspedes estrangeiros, etc. Neste serviço, deve- se tomar precauções redobradas: o
garçom, por exemplo, deve estar impecável, com o uniforme completo incluindo as luvas e ter
domínio das técnicas de serviço, a decoração é refinada e o número de garçons, copeiras e
auxiliares deve ser compatível com a quantidade de convidados. Nesse estilo, deve-se ter um
garçom para a comida e outro responsável em servir as bebidas e a comida é apresentada em
baixelas e o próprio convidado se serve.
No serviço à francesa apresentam-se as seguintes características:
• Deve-se usar sousplat - suporte para prato que poderá ser de prata, acrílico, inox, não
deixando os participantes com o local do prato vazio;
• Copeiras ou garçons trocam os pratos na sequência, servindo pela esquerda e retirando-os
pela direita;
• Pratos à frente de cada convidado, sendo o primeiro correspondente à primeira refeição;
• Talheres à esquerda, de fora para dentro: garfo para entrada/garfo para primeiro
prato/garfo para segundo prato; à direita, de fora para dentro: colher de sopa/faca para
entrada/faca para primeiro prato/faca para segundo prato.
• Os talheres de sobremesa poderão ser colocados no momento em que esta for servida ou já
estarem arrumados sobre a mesa. Neste caso, estarão à frente do prato na seguinte ordem: faca
de sobremesa, com lâmina posicionada para o prato e cabo para a direita; garfo, com o cabo
virado para a esquerda; colher, com o cabo posto para a direita. Os talheres deverão estar
colocados para cima;
• Os copos deverão estar virados para cima, nunca emborcados, do lado direito dos pratos e
acima das facas, na ordem: água/vinho tinto/vinho branco;
• O pratinho de pão, a manteiga e a faca ficam à esquerda e acima dos garfos;
• Guardanapos, sempre de tecido, dobrados sobre o prato ou à esquerda deste.
- Serviço à Inglesa
É semelhante ao serviço à francesa e exige que todos os convidados estejam sentado à mesa.
Contudo, o prato já vem arrumado da cozinha, geralmente bem desenhado, colocado na frente
do convidado pela direita. É conveniente que o garçom mostre a baixela para o convidado e,
somente depois disso, servir o prato em um aparador. Este é um serviço muito utilizado em
eventos empresariais, nos quais o tempo e a agilidade são fatores determinantes. Quanto à
sequência e requinte, segue o mesmo que no serviço à francesa.
- Serviço à Americana
Atualmente, é muito utilizado em buffets e hotéis devido à praticidade. Neste serviço é
montado um balcão com uma variedade de pratos e os convidados tem a liberdade de se servir.
Em seguida, dirigem-se às suas mesas ou, em alguns casos, ficam em pé. Neste caso, o
- Serviço à Brasileira
É o tradicional serviço familiar que realizamos em nossas casas. A mesa deve ser arrumada,
elegante e hamônica, pois mesmo sendo pessoas mais íntimas, deve-se ter o cuidado de
distribuir tudo da melhor forma possível. Neste serviço, não utilizamos garçom, pois as travessas
podem estar à mesa. Os anfitriões têm três opções: servir todos os convidados, repetir travessas
ou usar o aparador e deixar os convidados se servirem à vontade.

Aula 16: Associações e organizações relacionadas ao mercado de eventos

Associações Nacionais de Destaque no Setor de Eventos
- ABEOC
A Associação Brasileira de Empresas de Eventos é uma entidade de classe, com jurisdição em todo
o território nacional, fundada em 1977. Caracteriza-se como uma organização civil, sem fins
lucrativos e sem caráter político- partidário.
A ABEOC, como entidade associativa, congrega empresas organizadoras de eventos e
prestadoras de serviços relacionadas ao setor. Suas associadas são representadas pelas
entidades Estaduais, cujas atividades e ações estão vinculadas aos objetivos propostos pela
nacional.
A função da ABEOC é defender os interesses de suas empresas associadas tornando o setor de
eventos valorizado e respeitado perante o mercado. Para tal, a entidade orienta as associadas
interessadas em como proceder legalmente na área de eventos, como também, incentiva o
intercâmbio técnico e comercial entre suas empresas através da promoção, realização e apoio a
congressos, encontros, reuniões, etc.
Entre os principais benefícios de estar associado à ABEOC destacamos:
• Representação institucional e política;
• Capacitação e intercâmbio profissional;
• Oportunidades de negócios com o mercado institucional e corporativo;
• Referência de qualidade e representatividade da empresa no mercado;
• Descontos e promoções através de parcerias comerciais.
- ABRACCEF
A Associação Brasileira de Centros de Convenções e Feiras é uma organização sem fins
lucrativos, sem caráter religioso ou político- partidário. Foi fundada em 1985 com o intuito de
integrar, desenvolver e representar o setor de Centros de eventos.
Seus associados são pessoas jurídicas, empreendimentos fixos e permanentes, públicos ou
privados, regulares e legalmente constituídos. Dentre seus objetivos sociais estão a oferta de
espaços para a realização de eventos de qualquer natureza sob forma de locação. Veja a seguir
alguns dos principais membros associados:
• Centros de Convenções;
• Centros de Convenções e Exposições;
• Pavilhões de Exposições;
• Hotéis com Centro de Convenções;
• Arenas, Teatros, Casas de Espetáculos e similares;
• Empresas ou Instituições com Centro de Convenções;
• Outros espaços similares.
Convém destacar que a ABRACCEF promove a integração e a troca de informações relativas às
áreas de operações, finanças, tecnologia, gerenciamento, marketing, comercial, relações com
clientes e desenvolvimento de negócios
- Confederação Brasileira Convention & Visitors Bureaux
A Confederação Brasileira Convention & Visitors Bureaux (CBC & VB) é uma organização civil,
exclusivamente composta pelos Conventions & Visitors Bureaux, sediada em Brasília e constituída
pelas Federações Estaduais Conventions & Visitors Bureaux.
Seu objetivo é gerar o inter-relacionamento entre as associadas, a troca de informações e
experiências entre elas, bem como fomentar o turismo de eventos no Brasil. É dever da
Confederação, representar as Federações Estaduais C & VB apoiando ações que apontem o
alinhamento estratégico da rede e contribuir para o aperfeiçoamento das entidades associadas,
visando a qualificação no desempenho de sua principal atividade: a captação de eventos.
- UBRAFE
A União Brasileira dos Promotores de Feiras é a entidade que representa o setor de feiras de
negócios, exposições e eventos de todos os segmentos econômicos no Brasil. Dentre os seus
associados estão empresas que oferecem infraestrutura, montagem, logística e serviços em geral
aos eventos, como também pavilhões e Centros e Exposições.
A UBRAFE possui 26 anos de atuação e é uma entidade privada que congrega e representa as
empresas responsáveis pela realização das principais feiras de negócios brasileiras, que totalizam
número superior a 200.
- SINDIPROM
O Sindicato de Empresas de Promoção, Organização e Montagem de Feiras, Congressos e Eventos
do Estado de São Paulo foi fundado em 1992 para assessorar as empresas e os profissionais
autônomos do setor, como os promotores de eventos, montadoras, locadoras de equipamentos,
prestadoras de serviços e profissionais com atividades afins.
Seu objetivo é elaborar estudos, coordenar, orientar e representar os interesses de sua
categoria, bem como oferecer consultoria técnica em assuntos jurídicos, realizar encontros e
reuniões, treinamento e aperfeiçoamento profissional para as suas 140 empresas associadas.
- Associações Internacionais
- ICCA
A International Congress e Convention Association é atualmente uma das mais importantes
organizações do mundo de encontros internacionais. Seu objetivo é desenvolver em âmbito
mundial o mercado de eventos. Desta forma, oferece aos seus associados consultoria técnica,
assistência no planejamento de eventos entre outros benefícios que tornam seus membros os
principais destinos do mundo e experientes no setor.
A ICCA agora é uma das organizações mais importantes do mundo de reuniões internacionais.
Possui mais de 900 fornecedores e tem se espalhado pelo mundo, com membros em 86 países.
- MPI
A Meeting Professionals International, entidade sem fins lucrativos, foi criada durante a década
de 70 com o intuito de oferecer suporte estratégico para os profissionais do setor através de
eventos institucionais, como conferências educativas, viabilizando o desenvolvimento e a
qualificação do mercado de eventos. Em outras palavras, a MPI procura agregar representantes
de toda a cadeia produtiva envolvida na preparação de um evento e, principalmente, ser um
pólo disseminador de conhecimento e boas práticas no mercado.
- Destination Marketing Association International (DMAI)
Como recurso maior e mais confiável do mundo para as organizações oficiais de marketing de
destino (DMOs), fundada há quase 100 anos, a Destination Marketing Association Internacional
se dedica a melhorar a eficácia de mais de 3.500 profissionais de 600 organizações de marketing
de destino em mais de 20 países e é a maior associação mundial de organizações de marketing
de destino (DMOs).
Defende o profissionalismo, a eficácia e a importância das organizações de marketing de destino
em todo o mundo e está comprometida com os seguintes valores fundamentais:
• Inovação • Transparência • Responsabilidade • Inclusão

Aula 17: Convention & Visitors Bureaux

Os Convention Visitors Bureaux possuem posição relevante no processo de articulação municipal,
visando a captação de visitantes. Num contexto em que cada vez mais cidades de médio e grande
porte se posicionam no sentido de projetar uma imagem positiva junto ao mercado de turismo e
eventos, os Convention Bureaux se transformaram nos grandes aglutinadores da cadeia de
turismo.
Gartrell – “de certa forma, os C & B transformaram-se em um componente imprescindível na
composição do cenário das instituições civis nas cidades norte americanas tal sua capacidade e
influência na vida das localidades e seu grau de engajamento e participação em diversos
momentos, como os festivos, os cívicos e os culturais”.
Um pouco sobre a história do Convention Visitors Bureaux
Os Convention Bureaux iniciaram suas atividades em meados 1986 na cidade de Detroit nos
Estados Unidos, quando empreendedores locais contrataram um profissional de comunicação com
dedicação quase exclusiva à captação de eventos para a cidade.
Convém mencionar, que Detroit no estado de Michigan havia se estabelecido como um dos
principais destinos para convenções e reuniões de negócios.
Este fluxo de visitantes promovia a lotação de hotéis, bares e restaurantes, gerando renda a partir
do turismo na cidade e, concomitantemente, interesse de grandes empresários de outros
segmentos econômicos, que perceberam uma grande oportunidade para a expansão de seus
domínios. É neste momento, que nasce a Liga de Convenções e Homens de Negócio de Detroit
que, em 1907, passou a se chamar Detroit Convention & Tourists Bureaux.
Destaca-se que a ideia da fundação de uma organização nos moldes dos Conventions & Visitors
Bureaux (C&VB) se desenvolveu a partir da percepção dos homens de negócios da cidade de
Detroit, a qual tornava- se um polo industrial, possuindo um centro urbano com grande
concentração de associações de classe das mais diversas categorias profissionais.
Um paralelo entre o passado e o presente
Segundo a Revista Expo Magazine (www.expoweb.com), no artigo “The Evolution of CVBx”, a
história destas organizações remonta a 1895, em Detroit, Estados Unidos, quando um jornalista,
Milton Carmichel, sugeriu em um artigo do Detroit Journal, que os empresários locais se unissem
para fins de representação e promoção da cidade como um destino ideal para convenções,
candidatando-a pró-ativamente como sede de eventos. Duas semanas após a publicação do artigo,
foi formada a Detroit Convention and Businessmen League (Liga de Convenções e de Homens de
Negócio de Detroit) sob a liderança do jornalista e que mais tarde evolui para o Detroit Metro
Convention & Visitors Bureaux.
Paralelamente, o mesmo processo, ocorreu na Europa, tendo, este continente contado com a
iniciativa de Londres, que em 1905 formou seu Convention Bureaux. Ásia e América Latina
organizaram-se mais tarde, por volta dos anos 80, com raras exceções, mas tendo seus ápices de
criação e desenvolvimento de Bureaux ao redor do ano 2000.
Importante salientar que originalmente os Convention Bureaux foram criados com o fim de
atrair eventos (convenções e feiras profissionais) e homens de negócios. Só mais tarde, houve
ampliação do foco para os turistas de lazer e portanto, a inclusão da palavra “visitors”
(visitantes) ao nome principal. A própria Associação Internacional dos Convention Bureaux
nasceu como IACB, tendo somente incorporado a terminologia “visitors” em 1974, ou 60 anos
após sua criação.
Vale ressaltar que a inclusão dessa terminologia e a adoção de estratégias focadas na atração de
visitantes fica a critério dos gestores de cada Bureaux e de seu foco de trabalho, o que deve ser
baseado em pesquisas de mercado consistentes que possam efetivamente mensurar seu potencial
de atratividade em relação ao público alvo e decisão por este posicionamento.
A ampliação do foco, com a inclusão dos visitantes, fez com que as atividades desenvolvidas pelos
Convention & Visitors Bureaux se tornassem mais completas, em termos de venda do destino,
visto que passaram a incluir estratégias para todos os perfis de usuários: intermediários e
consumidores finais em sua totalidade e não só profissionais.
Atualmente, os modernos bureaux guardam poucas semelhanças com o pequeno e pioneiro
bureaux de Detroit, seja em sua conformação, número de ações e funcionários, assim como nas
ferramentas utilizadas, devido à diversificação de sua atuação e complexidade assumidas frente à
própria evolução das ferramentas de que lançam mão.
As principais diferenças entre os antigos bureaux e os de hoje encontram-se no fato de que, em
um século de existência, há um novo modo de operação, uma vez que, surgem gradativamente
organismos de funções e características totalmente novas. A formatação inicial, com alguns
funcionários, sem qualquer atribuição definida, também se modifica para uma organização
estruturada em organogramas funcionais, com a contratação de profissionais especializados para
funções específicas, tais como profissionais de marketing, vendas, relações públicas, turismo,
entre outras. Além disso, os C&VBx incorporaram novas teorias e práticas de marketing, tornando
as ações cada vez mais eficientes.
A motivação para a criação de um C&VB vem, geralmente, da constatação de empresários sobre a
vocação de uma localidade para desenvolver o turismo de eventos e negócios. Tal vocação pode
estar associada a um fluxo turístico já existente pautado em qualquer motivação (ecológico,
religioso, histórico), mas não somente neste caso. Desta forma, havendo a possibilidade de se
desenvolver tais potencialidades, o próximo passo é a busca por planejamento, organização e
articulação, estimulando o surgimento do C&VB e a sinergia entre os diversos segmentos
envolvidos, o emprego de recursos e da agilidade da iniciativa privada para se atingirem
determinados objetivos em comum.
Convention Visitors Bureaux: Aspectos Conceituais no Brasil
O Convention Visitors Bureaux é uma organização sem fins lucrativos que representa a cidade
perante aos compradores de produtos turísticos e a promove enquanto destino para a
realização de eventos. A missão de um C&VBx está pautada na premissa de que o turismo é um
agente indutor de ofertas de produtos e serviços turísticos, tais como hospedagem,
alimentação, entretenimento, transporte, etc.
A principal função dos CVBx é ampliar o volume de negócios e consumo na cidade responsável
por meio da atividade turística, incentivando a qualificação dos serviços e atendimentos
prestados aos visitantes. Em outras palavras, dedica-se exclusivamente ao marketing do destino
turístico. A entidade é mantida por empresas associadas pertencentes ao trade turístico através
da colaboração de uma taxa mensal e, tratando-se de hotéis, o repasse do pagamento
facultativo do room tax.
Os C&VBx são, juridicamente, organizações privadas, não profissionais e sem fins lucrativos. A
maior parte deles está constituído como uma associação, fundação ou instituto.
No entanto, a Federação Brasileira dos Conventions and Visitors Bureaux, conforme seu estatuto,
somente reconhece como sendo um C&VB os organismos constituídos em um daqueles três
formatos.
No Brasil, os Convention Bureaux surgiram apenas em 1983, na cidade de São Paulo, seguida, no
ano seguinte, pelo Rio de Janeiro. Em 1999, os CVBx existentes no país, organizam-se sob um
fórum de discussões, denominado de Fórum Brasileiro dos CVBX.
Os CVBx atuantes no Brasil geralmente dedicam—se à prospecção de eventos de negócios com
destaque para aqueles promovidos pelo mercado associativo itinerantes e regulares. Os eventos
corporativos e os eventos de incentivo estão gradativamente ganhando maior atenção mas
ainda recebem menores investimentos. A existência de Secretarias de Turismo (exclusivas ou
associadas ao Esporte e Cultura, o que é mais frequente) em praticamente todas as cidades
onde há Convention Bureaux fez com que alguns destes optassem por não trabalhar com a
prospecção de visitantes. Este fato pode ser questionável, visto que em alguns casos, estes
órgãos governamentais podem unicamente exercer atividades institucionais e não comerciais e
que às vezes, não há o devido alinhamento das estratégias utilizadas pelos dois órgãos na
atração de visitantes, prejudicando a obtenção de resultados mais favoráveis e a otimização de
recursos financeiros. Há, ainda, uma disparidade bastante grande entre a percepção do turismo
como força econômica entre os distintos governos dos estados e cidades brasileiras, fato que
agrava ainda mais esta situação, permitindo que existam destinos completamente sem
assistência em termos de desenvolvimento turístico fortalecido e integrado.
Convention Visitors Bureaux: arrecadação e room tax
Assim como nos EUA, a viabilização financeira dos Bureaux brasileiros está apoiada na arrecadação
do room tax - no caso brasileiro opcional - recolhida dos hóspedes de equipamentos hoteleiros
associados e repassada ao Bureaux por meio da celebração de acordos de cooperação entre
ambos. Entretanto, esta taxa – que nasceu nos EUA - lá configura efetivamente um imposto,
medido em percentuais incidentes sobre o valor total dos gastos do turistas em hotéis, recolhida
pelo governo e repassada ao CVB em percentuais variáveis. Na Europa há versões de room tax
(nestes casos também um imposto) cobrada por dia e por apartamento.
O room tax opcional brasileiro, também é recolhido por dia e por hóspede ou por apartamento -
variando de Bureaux para Bureaux - e tem os seus valores entre R$1,00 e R$2,00 o que foi
verificado em 75% dos CVBx pesquisados - segundo o referido Censo da CBCVB - mas possui o
grande diferencial de não ser um imposto e sim uma contribuição voluntária.
-Some-se ainda como fonte de receita dos Bureaux, nacionais e internacionais, o recebimento de
mensalidades dos sócios - cujo montante usualmente atinge pouca expressividade sobre o total.
No Brasil esta situação ainda é piorada em função dos valores serem baixos, e por nem todos os
sócios contribuírem com mensalidades fixas e regulares, a exemplo da hotelaria que unicamente
repassa os valores arrecadados dos hóspedes, situação verificada em 65% dos CVBx nacionais
pesquisados segundo o Censo 2008.
-Outra boa fonte de receitas dos Bureaux são os patrocínios privados, amplamente explorados no
cenário internacional e verificado em apenas 35% dos CVBx brasileiros. Particularidades do Brasil
para obtenção de receita são as emendas parlamentares - em menor escala e utilizado por poucos
CVBx – e a arrecadação da event tax, uma taxa opcional cobrada do participante de evento, nos
eventos nos quais houve apoio do CVB na captação ou promoção, hoje aplicada por 19% dos CVBx
pesquisados no Censo CBCVB 2008.
Esse estudo internacional revela também que o percentual de cobrança de room tax é de 7,4%,
quando cobrado por apartamento, mas quando há cobrança sobre o total da nota fiscal este valor
atinge 12.2%. Há outras taxas incidentes em alguns destinos: restaurant ta, cobrado sobre
consumo em restaurantes (em 18% dos pesquisados) e car rental tax, cobrado sobre locações de
carros (em 13% dos destinos), com médias percentuais de 2,9% e 11,3% respectivamente. O
montante arrecadado com estes impostos não é canalizado na sua íntegra para o DMO (ou CVB),
apenas 53% em média, o saldo é aplicado em construção de centros de eventos ou infra-estrutura
para os destinos e benefícios para comunidade, tal como construção de escolas.
Os principais serviços usualmente oferecidos, em uma escala de prioridade observada pelos
Bureaux nacionais são:
>> Apoio à captação de eventos:
>> Produção de livro de candidatura e material promocional,
>> Fornecimento ou intermediação de contato com secretarias de turismo para obtenção de
material promocional,
>> Intermediação de contato com órgãos públicos para obtenção de cartas de apoio,
>> Apoio na realização de visitas de inspeção,
>> Acompanhamento do proponente da candidatura para explanação da infraestrutura da cidade
>> Apoio à promoção de eventos:
>> Fornecimento ou intermediação de contato com secretarias de turismo para obtenção de
material promocional,
>> Intermediação de contato com órgãos públicos para obtenção de cartas de boas vindas,
>> Apoio na realização de visitas de inspeção pós-captação,
>> Acompanhamento do proponente da candidatura para promoção do destino na edição anterior
ao evento captado,
>> Intermediação de contato de clientes com fornecedores locais.
>> Apoio à realização de eventos.
A ação promocional mais utilizada pelos CVBx brasileiros é a participação em feiras de turismo,
mas esta participação habitualmente não é baseada em pesquisas de mercado e poucos CVBx
realizam a mensuração do retorno sobre o investimento.
Visitas de inspeção e familiarização são realizadas, muito frequentemente em parceria com
Secretarias de Turismo.
Os CVBx nacionais tem como meta de material promocional a produção de um Guia de
Organizadores de Eventos, o Showcase. Sobre este material recai grande parte de seus esforços.
Dentre seus aspectos essenciais destacam-se:
>> A representação do destino como um todo e não apenas de algumas atividades ou empresas
turísticas a ele relacionadas;
>> Desempenho de atividades ligadas à atração, à maior permanência dos turistas no destino e à
plena satisfação dos mesmos com os produtos adquiridos e serviços usufruídos durante a sua
estada;
>> Prestação de serviços de assessoria para entidades, empresas e profissionais intermediários na
venda do destino (tais como organizadores de eventos e/ou operadores de turismo), imprensa e
consumidores finais;
>> Foco na geração de negócios para as empresas locais e desenvolvimento turístico do destino
como objetivo principal; etc.
Os Convention Visitors Bureaux possuem um papel fundamental para algumas cidades e regiões
no sentido de posicionar estrategicamente esses núcleos junto ao mercado de eventos nacional
e internacional. Em alguns casos a atuação dos Convention Visitors Bureaux extravasa as ações
relacionadas à captação de eventos, eles neste caso, trabalham como os grandes articuladores e
divulgadores do trade turístico municipal, promovendo o destino também para visitantes com
perfis de negócios e lazer. É fundamental para bons profissionais de eventos o constante
entendimento das estratégias de competitividade utilizadas pelos principais Conventions
Visitors Bureaux ao redor do mundo.