XIII SIMPÓSIO INTERNACIONAL DE CIÊNCIAS INTEGRADAS

DA UNAERP CAMPUS GUARUJÁ

Prevenção e Remediação de Catástrofes Ambientais

Planejamento estratégico aplicado à organização de eventos sociais

Flavia Oliveira Santos

Discente Curso Administração de Empresas
Universidade de Ribeirão Preto – UNAERP – Campus Guarujá

Camilla Paiva Laguna

Discente Curso Administração de Empresas
Assistente de Pesquisa - Núcleo de Pesquisas NUP
Universidade de Ribeirão Preto – UNAERP – Campus Guarujá
camilla.laguna@gmail.com

Rubens Carneiro Ulbanere

Coordenador do Núcleo de Pesquisas Fernando Eduardo Lee
Universidade de Ribeirão Preto – UNAERP – Campus Guarujá
rulbanere@gmail.com

Este simpósio tem o apoio da Fundação Fernando Eduardo Lee

Resumo

Esse estudo tem como temática geral a importância de planejar eventos,

pois pequenas falhas podem influenciar no resultado final e como promover
que isso seja efetivamente feito. Levando em consideração as atividades
organizacionais, os eventos lidam principalmente com o conhecimento
mercadológico e ambiente dos clientes, com a distribuição (acesso dos clientes
ao produto), com a comunicação (informação e persuasão quanto às utilidades
de determinado produto ou serviço) e com o marketing de relacionamento de
acordo com a modalidade de evento escolhida. As dificuldades vivenciadas por
noivos para a contratação de serviços para o evento do casamento é que
motivaram a realização desta pesquisa a qual procurará contemplar dois
objetivos: a) Apresentar um roteiro baseado em planejamento estratégico para
instalação de eventos sociais; aplicação em cerimônia de casamento; b)
Realizar entrevistas com noivas recém-casadas, obtendo a analise da
qualidade do atendimento em eventos planejados e não planejados. A
metodologia é baseada em pesquisa bibliográfica, conforme as orientações de
Lakatos e Marconi (2007, p. 47), as principais conclusões mostram que o
roteiro para a montagem de um evento atende as necessidades técnicas e de
planejamento e que as noivas atendidas pelo sistema de organização de
casamentos mostram satisfação pelo serviço oferecido.

Palavras-chave: Administração estratégica; Planejamento; Eventos.

Summary

This study has as its general theme the importance of planning events,
for small failures may influence the final result, and to certify that this is
effectively done. Taking into consideration the organizational activities, the
events deal mainly with the market knowledge and the clients environment, the
distribution (clients' access to the product), communication (information and
persuasion regarding the utility of a certain product or service) and the
relationship marketing according to the type of the chosen event. The difficulties
fiances have to cope with to contract services for the wedding were the
motivation for this research wich seeks two objectives: a) Presenting a guide
based on strategic planning for setting up social events, and weddings; b)
Interviewing newlyweds, getting their opinion on the quality of the planned and
non-planned events.
The methodology is based on bibliographical research, according to orientation
Lakatos e Marconi (2007, p. 47), we have interviewed the brides with the
propose of comparing the satisfaction of the brides who were attended or not by
a service specialized in events. The main conclusions show that the guide for
the setting up of an event meets the technical and planning necessities by the
system of wedding organization are satisfied with the service offered.

Keywords: Planning, event, organization, ceremony, marriage.

Seção 4. Monografias, artigos científicos e Trabalhos de Conclusão de Curso

(TCC), sobre outros temas e relacionados a qualquer curso.

Apresentação: Oral

1. INTRODUÇÃO

A gestão de eventos deixou de ser uma área de atuação de amadores

dedicados e habilidosos para se tornar um campo de profissionais treinados e
qualificados. Existem diversas razões para essa mudança; sendo uma delas é
que a gestão de eventos surgiu como uma profissão que abrangia uma série de
atividades diversas antes vistas como áreas distintas, tais atividades incluem
festivais, eventos esportivos, conferências, eventos turísticos e corporativos.
Essa mudança levou à necessidade de uma metodologia que fosse ampla o
suficiente para atender a essa grande variedade de tipos de eventos, mas que
também fosse flexível o suficiente para abranger as necessidades e diferenças
individuais, os ambientes em que os eventos operam e as expectativas dos
participantes se tornaram muito mais complexos e exigentes. Essa mudança
levou à necessidade de uma metodologia consistente que responda bem às
mudanças, além de ser capaz de considerar e gerenciar riscos. (MCDONNELL,
at. al 2007, p. 34).
Com toda essa evolução, os profissionais de eventos, tiveram que
aprimorar seus conhecimentos, e mostrar para seus clientes seu diferencial,
detalhar e montar planejamentos e administrar sua organização mostrando ser
eficiente e eficaz. Segundo Chiavenato (2007 p.3) “A Administração é o veiculo
pelo qual as organizações são alinhadas e conduzidas para alcançar
excelência em suas ações e operações para chegar ao êxito no alcance dos
resultados”. A Administração significa um processo para a tomada de decisões
que devem resultar em ações que promovam a melhoria nas empresas.
 Esse processo, segundo Maximiano (2004, p. 41), compreende cinco
processos principais interligados: planejamento, organização, liderança,
execução e controle.
O planejamento estratégico é um dos primeiros grandes passos para a
produção de um evento. (SYMPLA, 2014). O nível estratégico é definido como
uma visão desafiadora para o mundo exterior e também ínsita como aplicar um
conjunto de técnicas para definir e resolver problemas, tático com o objetivo
aperfeiçoar determinada área de resultado e operacional é a formalização.

2. OBJETIVOS
O objetivo geral apresenta a importância do mercado de organização de
eventos. As necessidades e expectativas dos usuários foi o que motivaram a
realização dessa pesquisa, a qual contém dois objetivos específicos:
a) Apresentar um roteiro baseado em planejamento estratégico para
instalação de eventos sociais; aplicação em cerimônia de casamento.
b) Realizar entrevistas com noivas recém-casadas, obtendo a analise da
qualidade do atendimento em eventos planejados e não planejados.

3. MATERIAIS E MÉTODOS

3.1 Materiais
Foram utilizados bibliografias, artigos de revistas, matérias de jornais e
pesquisas documentais provenientes de assessoria de casamentos, relatos de
pessoas que passaram pela experiência de organizar eventos, sites de
informação e revistas eletrônicas.

3.2 Métodos
Foram realizadas entrevistas com noivas atendidas ou não por
organização de eventos de casamentos, através de método direto, intencional.
De acordo com Lakatos e Marconi (2007, p. 47) o método hipotético-dedutivo
analisa a percepção de uma lacuna nos conhecimentos, acerca da qual formula
hipóteses e, pelo processo de inferência dedutiva, testa a predição da
ocorrência de fenômenos abrangidos pela hipótese.
 4. JUSTIFICATIVA
Os aspectos abordados têm como temática geral a importância de planejar e
administrar o evento de forma permanente para que não haja um desastre no
momento de sua execução a vantagem de planejar previamente fará com que
as organizações prestem um serviço de qualidade e sobreviva no mercado de
casamentos.

5. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

Planejamento é uma das funções básicas da administração, junto com

organização, direção e controle. “Elaboração por etapas de planos e programas
com objetivos definidos decorrentes da necessidade de criar ou modificar
realidades.” (ALLEN, 2012, p. 51)
Segundo Chiavenato (2007 p. 17), o ambiente externo envolve os
serviços; os canais de distribuição do serviço; os clientes atuais e potenciais;
os problemas e necessidades do cliente; as tecnologias; os competidores e
parceiros; os fornecedores; o cenário econômico. O ambiente interno:
produtividade; controle de custos; uso de ativos; receitas e novas
oportunidades; possibilidade de aumentar o valor de venda para cliente.

5.1 Conceitos de negócio.

É o ramo, o âmbito de atuação da empresa, é necessário definir
claramente o negócio da organização para direcionar adequadamente o
esforço de todos.
Abaixo a figura 3 expressa que o colaborador não sabe absolutamente
nada sobre o ramo que atua há 30 anos.
Conforme Drucker (1962, p. 28) a questão é que tão raramente
perguntamos de forma clara e direta e tão raramente dedicamos tempo a uma
reflexão sobre o assunto, que talvez seja a mais importante causa de fracasso
das empresas.

5.2 Conceito de eventos.

Para Britto e Fontes (2002, p. 62) o evento é muito mais que um
acontecimento de sucesso, uma festa uma linguagem de comunicação, uma
atividade de relações públicas ou mesmo uma estratégia de marketing, o
evento é a soma de esforços e ações planejadas com objetivo de alcançar
resultados definidos junto ao seu público-alvo.
 Cesca (2008 p. 42) mostra que organização de eventos é trabalhosa e
exige grande responsabilidade, acontece “ao vivo”, e qualquer falha
comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado e do
seu organizador. Para ter os objetivos plenamente atingidos, é fundamental
que se faça um criterioso planejamento, que envolve: objetivos, públicos,
estratégias, recursos, implantação, fatores condicionantes, acompanhamento,
controle, avaliação e orçamento.

5.3 Processos de planejamento do evento.

As fases básicas do processo de planejamento de qualquer evento
podem ser relacionadas conforme segue:

 Pesquisa de mercado;
 Objetivos;
 Definição de Estratégias;
 Elaboração do projeto dos eventos;

Para ter sucesso ao planejar eventos é necessário investir em

levantamento de dados e análises que servirão de guia para gerar um plano de
ação. O plano de ação é um conjunto de atividades a serem efetivadas, cada
qual com prazo, pessoas responsáveis recursos disponíveis.
Para Britto e Fontes (2002, p. 62) em relação a eventos não poderia ser
diferente, pois se baseia em uma importante estratégia de marketing. A
pesquisa de Marketing irá viabilizar elementos decisórios para o início de
determinado tipo de evento, em uma ocasião especifica.

5.3.1 Objetivos de eventos.

Os objetivos muitas vezes são traçados e esperado pelo empreendedor.
Para Britto e Fontes (2002, p. 62) existem alguns objetivos comuns os quais
podem ser relacionados a seguir.

 Torna o produto ou serviço acessível e disponível a um número

maior de compradores;
 Oferecer maior satisfação às necessidades dos clientes;
 Expandir ou criar novos mercados;
 Explorar novas tendências;
 Criar a fidelização de clientes;
  Promover a qualidade do produto ou serviço;
 Obter nova penetração no mercado;
 Celebrar convênios com novos parceiros e patrocinadores;
 Aumentar o volume de vendas, entre outros.

Fica evidente que um profissional de eventos precisa definir um objetivo

geral, e traçar objetivos específicos a fim de realizar um planejamento
organizado, com marketing e promoção de evento satisfatório, descrito no
mesmo projeto.

5.4 Definição de estratégia no que tange um evento.

A definição das estratégias é a indicação das ferramentas que serão
usados para se alcançar os objetivos traçados. É a disposição dessas
ferramentas que determina a eficiência dos programas de ação. Pois qualquer
plano sólido devera se observa os meios para se alcançar os objetivos do
empreendedor e as necessidades do cliente, atraindo e satisfazendo seus
desejos. (BRITTO e FONTES; 2002, p. 62). Na definição estratégia de um
evento: analise das variáveis socioambientais, alocação de recursos
financeiros, definição do local, definição da data e hora e programa de
marketing.

5.4.1 Elaboração de um projeto sobre evento

CESCA, (2008, p. 45) define que estratégia de eventos deverá ser
iniciada com estudos de viabilidade para análise das condições e capacidade
da entidade promotora para sua realização, fazendo pesquisas e pegando
opiniões do público-alvo sobre, objetivos, sistemática, locais, datas, horários,
participantes, convidados.
Com essas bases será definida a estratégia de marketing para promover o
evento, e usar os veículos de comunicação adequando e divulgação. O evento
é um conjunto de atividades que precisa ter planejamento, coordenação,
operação e controle de esforços humanos e a aplicação de recursos materiais
voltados para objetivos e orçamentos definidos, dentro de um prazo delimitado
e qualidade especificada e Britto e Fontes (2002, p. 62).
5.4.2 Desmontagem do evento
Nichols (1993) destaca que no geral, é muito fácil perder o controle ao
termino de um evento, porque todo mundo quer empacotar rápido e tirar os
objetos do local, especialmente a equipe da limpeza do local onde foi feito o
evento, pois eles devem preparar o espaço para o próximo evento. É
importante preparar uma lista de inventário para utilizar na checagem dos
equipamentos alugados quando esses forem entregues.

5.4.3 Riscos.
Observa-se que os organizadores de eventos têm que ter amplo
conhecimento para eventos em geral, classificados em quatro categorias de
risco descritas a seguir: humanos, técnicos, naturais e biológicos.

5.4.3.1 Riscos humanos:

São decorrentes de ações intencionais e não intencionais, diretas ou indiretas
de pessoas.

5.4.3.2 Riscos técnicos:

São os riscos ligados ao mau uso ou deficiência na manutenção de instalações
ou equipamentos.

5.4.3.3 Riscos naturais:

São provocados por fenômenos da natureza como tempestades, raios,
enchentes, deslizamentos de terra e terremotos.

5.4.3.4 Riscos biológicos:

São aqueles que expõem as pessoas à intoxicação ou contaminação por
microrganismos, exemplos: Alimentos e bebidas; Água; Ar-condicionado;
Cozinha; Lixeiras; Sistema de esgoto; Banheiros. (PIPOLO, 2013, p. 23)

5.5 Evento de casamento.

Para Paloni e Zanuto (2014, p. 33) destaca que a cerimônia de
casamento envolve o sonho de muitas pessoas desde os noivos até os
familiares. Todos estão intimamente ligados com aquele dia especial e tudo o
que se espera é que seja perfeito sem imprevistos. Mas, infelizmente, a vida e
incluímos a cerimônia de casamento, é feita de imprevistos. Nos milhares de
eventos que já realizamos.
 Presenciamos diversos desses imprevistos que, com planejamento
adequado, podem ser superadas.
Através de um vídeo da conceituada Andréia Saladini, verifica-se um
making-off de um casamento, e trata de que é muito importante conhecer os
noivos antes, o que eles gostam e tentar tirar o maior o número de informações
possível para sim deixar o evento com a cara dos clientes, muitos eventos o
planejamento e feito com um ano ou mais de antecedência e nisso terão muitas
conversas, sobre cores, comidas, tecidos, flores e muito mais.

5.5.1 Crescimento da área de evento de casamento.

Cesca (2008 p. 64) identifica que a organização de eventos empresarial
ou social cresceu tanto nesses últimos anos, que está atraindo profissionais
formados das mais diversas áreas. De acordo com bibliografias, vídeos e
pesquisas web, foi analisado como se deve planejar uma cerimônia de
casamento, assim como citado por Simão (2009, p. 30) em sua bibliografia, o
casamento é um momento esperado por muitos casais que decidem
compartilhar a vida e que envolve muitas sensações, sentimentos e sonhos.
CESCA, (2008, p. 45) mostra que existem diversos tipos de cerimoniais
para casamento, mais cita os mais comuns:
Comemoração do casamento após a cerimônia religiosa, com a
participação exclusiva dos familiares dos noivos e padrinhos, recepção ou
coquetel no salão da igreja ou no local do casamento e festa de casamento
com característica de evento de expressão social e afetiva. Todas essas
atividades deverão ser descritas em cronogramas, indicando-se os
responsáveis pelas providencias e data da execução, com isso fica definido
que o planejamento faz parte de cada detalhe desse evento especifico.

6. RESULTADOS E DISCUSSÃO

6.1 Resultados obtidos com a apresentação do roteiro baseado em

planejamento estratégico para instalação de eventos sociais, aplicado em
cerimonia de casamento. A Empresa Tarsila Palma Assessoria de casamentos
mostra como um evento tem que ser planejado e marcado passo a passo de
tudo que é feito para um evento de casamento termina bem-sucedido.
Antes do casamento:
 Identificação de perfil e dimensionamento do evento:
 Cronograma dos Noivos:
 Planilha de previsão de custos:
 Casamento Civil
 Indicação e acompanhamento nas negociações com os fornecedores
 Elaboração de Cronograma do Casamento:
 Layout do evento

No dia do casamento:
 Acompanhamento na montagem do evento
 Resolução de emergências e imprevistos:
 Higiene e limpeza:
 Recepção dos convidados:
 Execução do cronograma do evento

Fonte: Site Lesdivas http://lesdivas.com.br (2015)

Após o casamento envio de relatórios contendo:

 Contagem de bebidas recebidas, consumidas e sobras;
 Nosso feedback com relação a montagem do evento e a atuação
dos profissionais contratados pelos noivos;
 Número de convidados presentes, listagem de convidados que
estiveram presentes (dependendo do critério de recepção escolhido pelos
noivos.);
 Número de carros contados, junto ao serviço de valet;
 Feedback de eventuais quebras ou perdas de itens de decoração.
 Devolução dos trajes da noiva e do noivo:
6.2 Criatividades e inovação: viagens personalizadas de casamento.
De acordo com o Jornal A Tribuna (10/11/2015), a empresa Stella Barros
oferece serviços para realizar casamentos no Brasil e no exterior. Uma
empresa de renome no turismo brasileiro expande seus serviços em parceria
com o “Aonde Casar” para tornar real sonho de noivos em viagens
personalizadas

6.2.1 Mini casamento

De acordo com a matéria abordada no jornal A Tribuna (19/05/2015),
traz uma opção de cerimônia tendência do nosso cotidiano chamada “Mini
Wedding” é opção charmosa e intimista, este tipo de festa é conhecido por
eternizar o momento especial do casamento com as pessoas mais próximas,
entre elas, a família e os melhores amigos. No Civil, na praia, no campo ou no
salão. Não importa o local: casamento sempre está em alta. Antigamente,
quase todas as festas eram parecidas. Dava-se a impressão de que havia uma
regra para se fazer uma festa de casamento.
Hoje em dia, há um novo formato. O mercado percebeu isso, e, cada vez
mais, é possível encontrar assessorias para o tão sonhado dia. Para quem não
vê o casamento como um megaevento ou não pode gastar o valor que uma
comemoração para centenas de convidados demanda, há um tipo de cerimônia
que vem se tornando tendência: o "mini wedding".

7. CONCLUSÕES
Conforme a metodologia e os critérios adotados para a realização desta
pesquisa, foi possível alcançar os objetivos. O roteiro para a elaboração de um
evento contou com inúmeras contribuições de especialistas, desdobrando as
ações em inúmeros segmentos, tornando-os viáveis.
Empresas especializadas mostram o planejamento das atividades de
forma detalhada, desde o cronograma inicial até o encerramento das
atividades. São consideradas as atividades “Antes do casamento”; como:
Identificação de perfil e dimensionamento do evento – com a definição de um
orçamento realista para o evento; e nos comprometemos a não ultrapassar os
valores propostos. Outro elemento é o “Cronograma dos Noivos”, com o qual é
montada a agenda dos noivos e de acordo com as prioridades estabelecidas. É
montada a “Planilha de previsão”, sendo atualizada a cada momento do
evento.
 Em seguida é apresentado o planejamento do “Casamento no Civil”;
alinhando centenas de itens, como: Espaço; Buffet; Bebidas; Gerador; Valet
Service; Seguranças; Igreja; Celebrante; Coral; Banda; DJ; Bartender; Foto e
vídeo; Locação de telões; Retrospectiva; Decoração da cerimônia; Decoração
da recepção; Iluminação cenográfica; Locação de mobiliário (lounges, mesas,
cadeiras, louças entre outros); etc.
Outros itens de planejamento e controle são considerados, como:
Elaboração de Cronograma do Casamento; Layout do evento; Planejamento da
Cerimônia, etc.
Recomenda-se a continuidade dessa pesquisa com o objetivo de
aperfeiçoamento dos processos de planejamento e redução dos custos
operacionais.

8. REFERÊNCIAS
ALLEN, Kevin. A agenda oculta; como identificar as necessidades dos
tomadores de decisão e criar grandes parcerias, 144 p., São Paulo: Campus
2012.

BRITTO, Janaina; FONTES, Nena. Estratégia para eventos: uma ótica de

marketing e do turismo, 142 p., São Paulo. Aleph, 2002.

CESCA, Cleuza. Organização de eventos: Manual para planejamento e

execução; Summos Editorial, 9ª ed., 130p., São Paulo, 2008.

CHIAVENATO, Idalberto. Administração. 4 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2007.

DRUCKER, Peter F. Prática de administração de empresa., 98 p., Rio de

Janeiro, Fundo de Cultura, 1962.

LAKATOS, E. M.; MARCONI, M. de A. Fundamentos de metodologia

científica. 6ª. Ed., 120 p., São Paulo. Atlas, 2007

LESDIVAS Blog de eventos, In: lesdivas.com.br/home/, acessado em: 11 de

novembro de 2015 às 21h10min
MAXIMIANO, Antônio César Amaro. Introdução à Administração. 6 ed, 128
p., São Paulo: Atlas 2004.

MCDONNELL, Ian, O’TOOLE, William, ALLEN, Johnny, HARRIS, Robert

Organização e Gestão de Eventos; Campus, 3ª ed., 2007, São Paulo, 143 p.

PALONI, Cris; ZANUTO, Renato. Imprevistos que podem acontecer no

casamento: Disponível em: www.dynamicproducoes.com.br/5-imprevistos-que-
podem-acontecer-no-casamento. Acesso em: 12 de novembro de 2015 às
03h30min

PIPOLO, Igor. Cartilha evento seguro: Orientações sobre segurança

em eventos Disponível em blogdaflavia.com.br/. Acesso em: 11 de
novembro de 2015 às 02h00min.

SIMAO, Vera, Planeje seu casamento sem estresse. Ed.1ª, 100 p., Rio de
Janeiro: Ediouro, 2009, 100 p.

SYMPLA, A plataforma online de eventos, In: www.sympla.com.br, acessado

em: 11 de novembro de 2015 às 22h10min