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ORGANIZAO DE EVENTOS

CURSO: ORGANIZAO DE EVENTOS Palestrante: Joo Geraldo Cardoso Campos Currculo Resumido:

Mestre em Administrao Gesto Estratgica pela UNISUL Universidade do Sul de Santa Catarina, Especialista em Gesto de Eventos Culturais pela Scuola Internacionale di Ravello na Itlia, Bacharel em Educao Fsica e Esportes pela UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina. Atualmente Coordenador de Eventos da UNISUL da Grande Florianpolis, Scio-consultor do Studio Sapienza e docente dos Cursos de Graduao em Educao Fsica e Esportes, Turismo da UNISUL e nos Cursos de Psgraduao em Administrao, Moda, Turismo e Eventos da UNISUL e da

IEDUCORP/FURB. Desenvolve tambm palestras, cursos e consultorias em parceria com diversas empresas e instituies pblicas e privadas. Tem se dedicado aos estudos da Gesto Estratgica de Eventos por meio de pesquisas, consultoria e na Coordenao da Escola de Eventos do Studio Sapienza. Com experincias em eventos locais, regionais, nacionais e internacionais, no Brasil, Portugal e Itlia.

Contato: geraldo.campos@unisul.br

PROMOO

APOIO

EXECUO

ESCOLA DE GESTO PBLICA MUNICIPAL - EGEM A estrutura de organizao de cursos, capacitaes e eventos promovid os pela FECAM e pelas associaes microrregionais esto sob a responsabilidade da Escola de Gesto Pblica Municipal EGEM. Como a presente proposta trata da realizao de capacitao de tcnicos municipais, entende-se que, por isso, a operacionalizao das etapas de responsabilidade da EGEM. A entidade realiza o que trabalho direto uma junto s associaes uniforme, de com municpios, oportuniza execuo

reduo de custos e acesso mais gil ao pblico-alvo.

FEDERAO CATARINENSE DE MUNICPIOS FECAM ASSOCIAES DE MUNICPIOS DE SANTA CATARINA A Federao Catarinense de Municpios FECAM trabalha h 30 anos em prol do fortalecimento das administraes pblicas municipais. Juntamente com as associaes de municpios de Santa Catarina, promove, periodicamente, aes que visem fomentar o desenvolvimento dos municpios. As duas entidades esto presentes na organizao de mobilizaes e eventos que visem atender s reivindicaes municipais.

CONTATOS DA EGEM: Telefone: (48) 3221.8800 E-mail: egem@egem.org.br Acesse a programao de cursos e eventos: www.egem.org.br

PROGRAMAO DO CURSO ORGANIZAO DE EVENTOS


Dia 25 de outubro (tera-feira) 8h30 s 12h Eventos, Fases, Fluxos e Processos: Conceitos e tipos de eventos; pr-evento, execuo e ps-evento; desenhando fluxos e processos para setores de eventos e empresas organizadoras. Processos de trabalho. Concepo e Dimensionamento de Eventos: Eventos no nascem de uma ideia; identificao das necessidade e desejos; criao de mapas de recursos; definio do target; ferramentas de gesto (briefings, mapas, brainstorming etc.). Elaborao de Projetos: Desenvolvendo projetos textuais, apresentaes comerciais e resumos executivos; ferramentas para elaborao de planilhas financeiras com base em briefings e mapas de recursos. Definindo Planos de Aes e Mapas de Produo: Desenhando planos de aes de acordo com as fases de desenvolvimento da gesto de eventos; definio de papis e criao de organogramas de trabalho; criao de mapas de produo por reas de ao; gesto de vrios eventos ao mesmo tempo. 13h30 s 17h30 Captao de Recursos, Patrocnios e Apoios: Diferenciao entre patrocnios, apoios e outras formas de captar recursos; possibilidades de captao de recursos pblicos e privados; tcnicas de negociao e mapas de prospects. Comunicao e Marketing de Eventos: Possibildiades de comunicao e promoo de eventos nos modelos adove the line e bellow the line; definindo conceitos e ferramentas de comunicao e marketing para eventos; eventos como ferramenta de marketing institucional; B2B e B2C; utilizao das redes sociais e mdia digital. Pr-produo: Utilizando mapas de produo e recursos; anlise de recursos internos e contrataes externas; controle de tempo de execuo e recebimento de materiais, equipamentos e contrataes de equipes de trabalho; saindo do escritrio para a sede do evento. Execuo de Eventos: Montagem dos espaos de trabalho na sede do evento; superviso de montagens e equipes terceirizadas; fidelidade da produo ao projeto; metodologias de ativao e aplicao do plano de ao; estratgias de comunicao entre a equipe de trabalho; 5,4,3,2,1 comeou. Desproduo Dia 26 de outubro (Quarta-feira) 8h30 s 12h Ps-evento: avaliaes e relatrios: Qual o papel da avaliao? Gneros de avalies; retorno sobre o investimento ROI; elaborao de relatrios. Cerimonial e Protocolo: Conceitos bsicos, ordem de precedncia; posicionamento de bandeiras; montagem de mesas diretivas; mestre de cerimnias; cerimoniais de aberturas e encerramentos. Postura do Profissional de Eventos: Postura e perfil profissional; servio de receptivo e secretaria; competncias necessrias; prestao de servios de eventos.

INDCE
1 1.1 1.2 2 3 4 5 6 7 8 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 8.1.7 8.1.8 8.1.9 9 GESTO DE EVENTOS ......................................................................................... 8 Objetivo do Curso ............................................................................................... 8 Metodologia......................................................................................................... 8 CONCEITOS E VARIVEIS DE GESTO ............................................................. 9 EVENTOS COMO NEGCIOS ............................................................................. 12 IMPACTO DOS EVENTOS ................................................................................... 14 CLASSIFICAO DE EVENTOS ......................................................................... 15 ESPAOS E LOCAIS PARA EVENTOS .............................................................. 24 MOTAGENS DE ESPAOS DE EVENTOS ......................................................... 25 FASES, FLUXOS E PROCESSOS DA GESTO DE EVENTOS ........................ 26 Fase de Concepo e Dimensionamento ......................................................... 27 Fase de Criao do Produto Evento ................................................................. 28 Fase de Comercializao.................................................................................. 30 Fase de Adeso ................................................................................................ 32 Fase de Pr-produo ...................................................................................... 36 Fase de Produo Infra estrutura .................................................................. 39 Fase de Produo Servios Profissionais...................................................... 40 Fase de Produo Superviso e Controle ..................................................... 42 Fase de Produo Desmontagem ................................................................. 42 Fase de Ps-evento .......................................................................................... 43

CONSIDERAES FINAIS .................................................................................. 44

10 REFERNCIAS ..................................................................................................... 45

GESTO DE EVENTOS

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Objetivo do Curso O Curso tem por objetivo formar e capacitar profissionais qualificados para

conceber, administrar e realizar operaes nas diferentes reas que compem a produo de eventos, visando contribuir para a qualificao do mercado em sintonia com suas demandas de profissionalizao, bem como produzir e disseminar o conhecimento acadmico em eventos. 1.2 Metodologia O Curso de Gesto de Eventos tem uma metodologia focada em contedos e unidades de aprendizagem convergentes ao desenvolvimento de competncias tcnico-cientficias, scio-tcnicas e scio-culturais, por meio de atividades

expositivas, interativas, estudos de casos, anlises de vdeos e fotos de eventos, trabalhos em equipes, com base em ferramentas de gesto delineando fases, fluxos, processos, anlises de cenrios e viabilidades, bem como na gesto e formao de equipes de trabalho.

CONCEITOS E VARIVEIS DE GESTO

A palavra evento possui diversos significados e sentidos principalmente porque esta mesma pode exprimir em cada rea de conhecimento ou profissional, significados diferentes quanto sua utilizao. Se iniciarmos a definio pela origem da palavra esta tem seu radical em eventum de e-evenire, sendo o resultado de retorno, um movimento, uma dinmica na qual exprime a manifestao de algum tipo de acontecimento pblico ou privado, que para Argano et al (2005) esta manifestao requer uma integrao entre sujeito e objeto, ou seja, o target (pblico-alvo, patrocinadores, apoiadores, fornecedores e outros) os sujeitos, sendo o evento o objeto de ao. Desta forma um evento como uma manifestao ou acontecimento possibilita a aproximao entre sujeito e objeto com base em um objetivo previamente estabelecido, planificado, mensurado e avaliado. No tocante aos objetivos estabelecidos, os eventos podem ser um meio ou um fim, ou seja, como um meio os eventos podem se apresentar como uma ferramenta de transformao, de apresentao, de relacionamento, de lanamento, de gerao de valor, possibilitando resultados posteriores ao evento; possibilitando assim o inicio de uma nova etapa de aes por intermdio dos resultados obtidos. Se o evento for compreendido como um fim, este por sua vez ser um acontecimento de encerramento, finalizando um ciclo de aes. Sempre um evento realizar-se- em funo de algo ou algum, na busca da exteriorizao aberta ou fechada de uma determinada ao: mercadolgica, social, cultural, esportiva, informativa, religiosa e poltica. A gerao de um conceito tcnico que possa exprimir de forma fiel o que realmente um evento representa pode ser algo que venha a restringir suas potencialidades. Dentre os conceitos apresentados pelas literaturas brasileiras especializadas, Matias (2002) pode ser o mais adequado para o que este livro prope, na qual a autora conceitua eventos como: Ao do profissional mediante pesquisa, planejamento,

organizao, coordenao, controle e implantao de um projeto, visando atingir seu pblico-alvo com medidas concretas e resultados projetados... O conceito acima contempla os processos que devem ser pensados pelos profissionais no momento da gesto de um evento, focando ao profissional a 9

incumbncia da gesto. Alm das aes previstas e desenvolvidas pelos profissionais que o gerencia, o evento por si s aps sua concepo se veste de uma alma, ou seja, cria no imaginrio comum uma determinada expectativa. Esta alma deve ser compreendida pela equipe gestora, na qual esta varivel por hora subjetiva deve ser incorporada por toda a equipe de trabalho, j que todas as etapas de gesto estaro envoltas deste esprito. A produo do esprito do evento composta por seus objetivos, mas principalmente pelos aspectos intangveis daqueles que o promovem, ou seja, se for proposto por uma empresa, os organizadores devem estar atentos a misso, viso, valores e cultura organizacional da empresa, aos seus desejos e suas necessidades, suas peculiaridades regionais ou globais, possibilitando desta forma a transposio para o evento dos valores, da cultura organizacional, do seu portflio de produtos e servios e das variveis que agregam valor ao negcio. Pensar em eventos pensar em: estratgias, pessoas, servios, comunicao, logstica, cultura, conhecimento, alimentao, custos, impactos, resultados e sucesso; e, estas macro-variveis esto ligadas diretamente ao formato na qual o evento ser desenvolvido, pois este determinar seu dimensionamento, recursos e targets a serem desenvolvidos e resultados almejados. Considerando estas variveis se faz necessrio compreender e analisar o ambiente interno e externo da organizao na qual o evento ou programa de eventos ser desenvolvido, visto que uma reflexo sobre seu posicionamento estratgico, bem como as foras de mercado, os fatores crticos de sucesso e anlises de feedback fazem parte de um conceito de evento maximizando-o no apenas como um acontecimento, ou uma ao pontual, mas sim, com uma relao estratgica relacionada ao negcio principal da organizao agregando valor a produtos, servios e competncias essenciais, possibilitando uma maior vantagem competitiva. Quando Phillips, Myhill e Donough (2008) descrevem evento quanto um item estratgico nas organizaes se faz necessrio identificar e analisar o ambiente, entender ou definir qual o propsito do evento e como ser mensurado o sucesso do mesmo, bem como, estes ainda entendem que o processo bsico se apresenta em cinco macro-etapas, que esto vinculadas a identificao dos stakeholders, o estabelecimento de objetivos mensurveis, o desenho de ferramentas de mensurao relacionadas aos objetivos definidos, o desenho, desenvolvimento e entrega de contedo e uma experincia de eventos que suporte os objetivos, como tambm, demonstrar o ROI retorno sobre o investimento pela anlise dos dados e pela demonstrao dos resultados. 10

Na busca de uma maior amplitude no desenvolvimento no somente do conceito de evento, mas principalmente em sua potencialidade quanto gerador de valor a figura abaixo traz contribuies de diversos autores, como Kotler (2000), Serra et al (2003), Watt (2004) e Paiva e Neves (2008). Relaes de Anlise para a composio e gesto de eventos.

Fonte: o autor adaptadode Kotler (2002), Ferreira e Wada (2010) A figura busca apresentar as dimenses que o gestor de evento deve analisar quando visa transformar sua ao em uma proposio estratgica e que tenha como foco o desenvolvimento do negcio na qual o evento estar vinculado. Desta forma Kotler (2000) apresenta que uma seqncia determinando os procedimentos estratgicos e seus possveis passos, na qual se origina na misso e finaliza na implementao. Este olhar independe se o evento ser realizado por uma empresa ou por uma pessoa fsica, j que independentemente destas variveis estarem explicitadas em um documento formalizado, estas existem mesmo que seja em um pensamento, manifestando ento um desejo, uma necessidade, e/ou expectativa.

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EVENTOS COMO NEGCIOS

O mercado de eventos e a percepo de gestores quanto utilizao de eventos vm crescendo significativamente nos ltimos anos, principalmente por que os eventos possibilitam uma maior aproximao e comunicao entre as empresas e o pblico consumidor. Neste sentido, o desenvolvimento do mercado brasileiro nestes ltimos 10 anos tem crescido substancialmente segundo dados da ICCA Associao Internacional de Congressos e Convenes. Muitos so as contribuies institucionais para que o setor venha crescendo e ganhando fora. Entidades com os Visitors and Convetion Bureau das diversas regies brasileiras, juntamente com organizaes especficas do setor de eventos como a ABEOC Associao Brasileira de Eventos, bem como, com entidades do trade turstico e os governos locais, estaduais e nacionais, tem possibilitado o desenvolvimento da rea de eventos no pas. Entendendo a importncia destes agentes contribuintes o mercado de eventos busca a cada dia a segmentao do mercado, buscando a personalizao das suas aes para que desta forma possa atender de maneira mais fidedigna as necessidades e desejos de seus clientes. Com base nisto, empresas de eventos esto estabelecidas e se estabelecem no mercado buscando identificar o segmentos/nichos de mercado que possam agregar valor por meio dos eventos. Neste cenrio muitas empresas de eventos nasceram de setores de empresas de comunicao, bem como nascem as organizadoras de eventos que visam atuar apenas com a gesto do evento. Prestadoras de servios so implementadas na inteno de atuar com reas de especificidade tcnica pontuais. Estruturas como centros de eventos so idealizadas com o objetivo de atender as demandas de clientes e buscar agregar valor a negcios, satisfazer desejos e potencializar destinos tursticos ou infra-estruturas existentes que recebem turistas de eventos ou a negcios. Algumas empresas e instituies entenderam que a rea de eventos poderia ser um setor ou departamento, criando desta forma uma ao um pouco mais personalizada, visto que os colaboradores especializados neste segmento possuem um conhecimento maior do negcio, das realidades, dos clientes e do segmento na qual a empresa atua no mercado.

Watt afirma (2007) que embora os eventos possam variar, a maioria deles segue as mesmas etapas fundamentais em sua organizao, as quais so progressivas. importante que esteja claro, pois qualquer deficincia na definio da natureza da empresa poder acarretar problemas mais tarde, na identificao do que ser feito e onde deve ser desenvolvido. As ameaas para o setor de eventos so: falta de apoio comercial, concorrncia de promoes semelhantes, tendncias econmicas e mudanas nas prioridades de financiamento. J as oportunidades para o setor de eventos so: 12

aumento da divulgao entre o pblico, desenvolvimento de parcerias, retorno financeiro, mudana de atitude e oferta de novas possibilidades de eventos. Para minimizar as ameaas e potencializar as oportunidades Ferreira e Wada (2010) afirma que importante procurar profissionais que tenham conhecimento em viagens e cultura corporativa; e, essa possibilidade existe em gesto de eventos empresariais, visto que eventos tm grande valor em investimentos de recursos e precisam ser compreendidos e trabalhados como um setor estratgico que alavanca negcios. Em algumas empresas a gesto estratgica de eventos uma nova abordagem, mas em outras organizaes j so utilizados a mais de 10 anos. Segundo a MPI Meeting Professionals International (2005, p.10) afirma que programas de gesto estratgica de eventos facilitam a transio de encontros que seriam simples commodities para solues com valor agregado. O desenvolvimento de um Programa de Gesto Estratgica de Eventos, assim como outro projeto, deve conter a elaborao de um plano estratgico e de implantao. Etapas a cumprir e designar responsveis so bases para se iniciar. Os passos que devem ser seguidos so: definir, mensurar, analisar, construir e implantar. (FERREIRA e WADA, 2010) Uma vez que a empresa j esteja familiarizada com os conceitos de um programa de gesto de eventos, algumas fases se tornam importantes para que se possa organizar um planejamento de gesto de eventos. Fases essas que so: . Registro de eventos: tem o propsito de conhecer detalhadamente um evento programado, o principal componente dessa etapa o oramento detalhado; . Contratao e aquisio: que nada mais que a contratao de fornecedores necessrios. Esse componente prev 3 etapas: identificao e seleo do fornecedor, negociao, contratao e gesto de risco; . Planejamento e execuo: essa etapa de planejamento deve estar presente em todo o processo. Essa funo de planejar pode ser delegada a um gerente ou a uma pessoa que no esteja exclusivamente ligada ao evento; . Pagamento e conciliao: dados precisos e fornecidos de forma automtica, com rapidez so vitais para que no aconteam erros em valores; . Relatrios: a anlise de dados e a formao de um histrico depende de relatrios compreensveis e precisos. Itens importantes que devem conter em relatrios so: os servios, finanas, volumes e recursos; 13

. Tecnologia e poltica: esses so fatores que unem os demais citados. Eles permitem que se automatizem processos, reduzindo o trabalho burocrtico e gerando eficincia. Algumas das funcionalidades so: captura de dados do evento, fluxo automtico, base de dados dos fornecedores, gesto de comunicao e registro dos participantes, gesto do oramento do evento. Com relao poltica podemos citar como principais tpicos: critrios ou princpios para registro e aprovao de eventos, acomodaes, passagens areas, processos e meios de pagamento, tica relacionada a eventos (programa de fidelidades, viagens de inspeo e de familiarizao, mimos de fornecedores), normas de envio e segurana. O mais importante, quando se fala de poltica de eventos ter em mente a cultura da empresa e o uso prudente de itens mandatrios ou absolutos. 4 IMPACTO DOS EVENTOS

Segundo S e S (2009) os impactos que os eventos exercem sobre o meio independe da sua dimenso, mas seguro afirmar que a dimenso poder interferir na proporo do impacto, principalmente ao nvel social, cultural, ambiental, poltico e econmico.

Impacto dos eventos

Impactos Positivos

Impactos Negativos

- Vivncia compartilhada - Revitalizao das tradies -Fortalecimento do orgulho comunitrio - Legitimao de grupos - Aumento da participao da comunidade - Apresentao de idias novas e desafiadoras -Expanso de perspectivas culturais -Exposio do meio ambiente -Fortalecimento de exemplos para melhores hbitos Fsico e Ambiental -Aumento da conscincia ambiental -Legado de Infra - estrutura - Melhoria de Transporte e comunicao -Transformao e renovao

- Alienao da comunidade -Manipulao da comunidade - Imagem negativa da comunidade -Comportamento destrutivo -Abuso de drogas e alcool -Deslocamento social -Perda do conforto

Social e Cultural

-Danos ao meio ambiente -Poluio -Destruio do patrimnio -Perturbao acstica -Engarrafamentos

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urbana -Prestgio internacional -Melhora do perfil Poltico -Promoo de investimentos -Coeso social -Desenvolvimento de capacidades administrativas -Promoo do destino e incremento do turismo -Aumento do tempo de permanncia -Maior lucratividade Turstico e Econmico -Aumento da renda de impostos -Oportunidades de negcios -Atividade comercial -Gerao de empregos Fonte: Allen (2008) -Riscos de insucesso do evento -Desvio de fundos -Falta de responsabilidade -Propaganda enganosa -Perda do controle comunitrio -Legitimao de Ideologia -Resistncia da comunidade ao turismo -Perda de autenticidade -Danos a reputao -Explorao -Preos inflacionados -Custos de oportunidade -Ma gesto financeira -Perda Financeira

CLASSIFICAO DE EVENTOS

As diversas transformaes dos eventos durante os perodos histricos, civilizaes e culturas possibilitaram o desenvolvimento de diversas formas de execuo. Formatos que ao longo do estudo cientfico de eventos foram classificadas de acordo com as sua abrangncia, dimensionamento e formatos, complexidade e pblicos. Quanto a ABRANGNCIA dos eventos estes podem relacionar-se ao espao geogrfico, sendo definidos, como: . Eventos internacionais com sede fixa: eventos que acontecem em uma determinada cidade, mas que abrange um pblico participante de vrios lugares do mundo, ou mesmo que tenham atraes de outros pases; . Eventos internacionais itinerante: evento que no possui uma sede fixa; e, que dependendo da sua periodicidade, este se realiza em cidades de pases diferentes a cada edio, reunindo pblicos de diversos pases; . Eventos nacionais com sede fixa: eventos que acontecem geograficamente em apenas um pas, com pblico participante de vrias regies e estados; 15

. Eventos nacionais itinerante: evento que no possui uma sede fixa, e que dependendo da sua periodicidade, este se realiza em cidades do mesmo pas, reunindo pblicos e atraes de diversas regies e estados; . Eventos regionais: eventos que acontecem em determinada regio do pas ou estado. Geralmente o pblico freqentador oriundo da regio onde o evento acontece; . Eventos locais: so eventos que acontecem em uma cidade de forma localizada e que abrange geograficamente um pblico restrito geograficamente; . Eventos virtuais: eventos desenvolvidos tendo como ambiente a internet, na qual a possibilidade de abrangncia amplia-se a todos que possuem o acesso a esta ferramenta. Com base na DATA sua classificao pode ser pensada na tica de Brito e Fontes (2002) na qual apresentam, como: . Evento com data fixa: data invarivel, na qual pode estar relacionada as datas temticas, cvicas, religiosas, sendo realizados independente de calendrios ou intervenes; . Eventos com datas variveis: evento realizado de acordo com o desejo, necessidade ou demanda daqueles que promovem o evento, na qual sua periodicidade e freqncia podem variar de acordo com as estratgias estabelecidas; . Eventos com datas nicas: so aes desenvolvidas com base em um fenmeno que pode ser temporrio, uma tendncia, um lanamento, uma turn artstica, uma manifestao ou outra causa que sua data seja determinada e no repetida; Neste foco se faz necessrio pensarmos na PERIODICIDADE como uma forma de classificao, como: . Eventos anuais: eventos que acontecem uma vez a cada ano; . Eventos Poli-anuais: eventos que acontecem a cada dois, trs ou quatro anos ou mais; . Eventos Semestrais: aes desenvolvidas semestralmente com datas e locais prestabelecidas ou no; . Eventos Trimestrais: desenvolvidos a cada trs meses, como reunies empresariais e outras manifestaes;

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. Eventos Mensais: realizados mensalmente, na qual suas datas, perodos e locais geralmente so pr-estabelecidos e publicados nas agendas dos envolvidos. Os eventos podem ser classificados tambm pela FORMA DE ADESO na qual o publico participante, sendo: . Eventos Pblicos: eventos aberto ao publico sem nenhuma forma de pagamento para a participao, podendo ser realizado em espaos pblicos, como: ruas, praas, parques, praias, estdios e outras instalaes; . Eventos Privados: oferecidos ao publico interessado requerendo o pagamento para o acesso ao evento. Geralmente so desenvolvidos em espaos fechados e privados, como: clubes, estdios, casas de espetculos, teatros, centros de

eventos/convenes, e outros espaos; . Eventos Fechados: eventos na qual o publico participante convidado, havendo uma listagem prvia de pessoas a serem convidadas para a participao; Alm de pensar nos eventos se faz necessrio pensar na adeso em si, visto que outras formas de adeso podem ser utilizadas para a participao em determinado evento, como: convites, cortesias, subsdios pblicos ou privados, mobilizadores e celebridades e outras formas de aceite ao evento. O PORTE do evento tambm pode ser uma forma de classificao, na qual esta se relaciona ao tamanho de publico esperado. Esta classificao esta muito centralizada no universo e nas realidades do organizador de evento, pois um evento pequeno para determinadas organizaes ou regies podem ser um grande evento para outras. De forma genrica quanto ao porte pode-se classificar como: . Mega eventos: eventos que congregam diversas variveis de grande porte, como: pblico de massa, aes miditicas nacionais e internacionais; diversos nmeros de locais de realizao do mesmo evento; vrios dias de realizao. Os Jogos Olmpicos, Copas Mundiais Esportivas e outros; Para Hall (19921) megaeventos so eventos especialmente direcionados para o mercado de turismo internacional, visto a sua grandiosidade de pblico, mercadoalvo, nvel de envolvimento financeiro do setor pblico, extenso de cobertura televisiva, construo de instalaes e impacto sobre o sistema econmico e social da comunidade anfitri. Podem-se classificar os eventos como: grande, mdio e pequeno porte.
HALL,C.M.Hallmarktouristeventsimpactsmanagementandplanning.BelhavenPress:Londres, 1992.
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O TARGET E PBLICO ALVO tambm deve ser uma forma de classificao com base no perfil dos participantes. Neste caso pode ser: . Pblico em Geral: organizado para atender a qualquer tipo de pblico independente do gnero, faixa etria, classe social, regio; . Pblico Dirigido: evento desenvolvido especificamente a um determinado perfil e especificidade, na qual a especialidade e o interesse definiro a participao. Pode relacionar-se nichos de mercado, tipologias e gneros musicais e outros formas de manifestao; . Publico Especfico: evento com foco em determinada rea de atuao profissional, pesquisa, formao na qual os contedos so restritos as temticas e programaes que sero desenvolvidas; Os GNEROS tambm podem definir a classificao, na qual esta forma de definio no se torna excludente na grande parte dos eventos, neste caso os eventos possuem uma maior predominncia ao gnero masculino (eventos esportivos); ao gnero feminino e ao pblico GLBT (paradas gays). Para o organizador este tipo de classificao se torna extremamente importante visto a necessidade de atendimento das necessidades e desejos, que so diferentes para cada gnero, bem como as caractersticas dos servios a serem prestados. Tipos de Eventos por INTERESSES: . Sociais: os eventos sociais buscam satisfazer os desejos e necessidades dos encontros interpessoais, das celebraes, dos acontecimentos familiares, nas comemoraes de datas temticas, festivas ou representativas; . Culturais: tm por foco o desenvolvimento de aes que envolvam os sentimentos, as sensaes, as emoes, na qual grande parte das suas manifestaes est vinculada as manifestaes artsticas. Envolvem dana, literatura, msica, folclore, gastronomia, cinema, teatro, artes visuais e outras manifestaes que compem o universo da cultura; . Profissionais: so eventos destinados ao desenvolvimento de competncias tcnicas e comportamentais voltadas no que se refere capacitao e formao de pessoas em uma organizao ou fora dela. Mas podem ser desenvolvidos tambm com foco no mercado, gerando visibilidade a empresas ou a produtos, network, negcios, parcerias, vendas, feiras, convenes e outras possibilidades que possam gerar resultados tangveis e intangveis as organizaes;

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. Esportivos: so acontecimentos que envolvem competies esportivas no mbito do rendimento esportivo, em nveis regionais, nacionais e internacionais. Podem vincularse tambm a eventos voltados ao esporte de participao como uma ao de lazer e recreao; . Gastronomia: eventos que possibilitam o desenvolvimento do mercado de alimentos e bebidas, bem como capacitao de mo-de-obra especializada, ou mesmo para interessados nos prazeres da boa mesa, na degustao de novos sabores, texturas, aromas, gostos, bebidas e harmonizaes. Ainda conta com possibilidades de eventos voltados a equipamentos e utenslios para aqueles que gostam da prtica da gastronomia; . Religioso: eventos que acontecem por intermdio da f, das crenas e da religiosidade, podendo estar relacionado a datas religiosas especficas, peregrinaes, retiros espirituais, canonizaes, conclios, romarias, eventos musicais de louvores e outras manifestaes que movem as pessoas para os locais de cultos; . Educacional: so eventos destinados a pblicos estudantis, na qual seus objetivos esto na capacitao e formao profissional futura, sendo gerador de informaes tcnicas-cientficas e mercadolgicas, humanas e filosficas visando o

desenvolvimento integral do educando; . Promocional: eventos que buscam apresentar um produto, servio ou empresa a sociedade em geral ou a determinados segmentos de pblicos, na qual a preocupao esta na disseminao de informaes, captao de dados dos futuros clientes, na gerao de receita por intermdio de vendas, no posicionamento de mercado possibilitando o conhecimento da marca, do modelo, da qualidade, das especificaes tcnicas e da usabilidade daquilo que esta sendo promovido. . Poltico: so aes que se realizam no foco das ideologias polticas partidrias por intermdios de comcios, passeatas, carreatas, visitas a empreendimentos,

pronunciamentos. Podem estar relacionamentos tambm a eventos governamentais na qual o carter institucional gera cerimnias, condecoraes, premiaes, comendas, honras, visitas, protocolos. . Network: eventos sociais de relacionamento que se desenvolvem em mbito empresarial, na qual coqueteis, rodadas de negcios, brunchs, roadshows gerando uma rede de contatos. . Entretenimento: possuem o foco do divertimento, da satisfao, do bem-estar, da recreao.

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Tipos de Eventos com definidos por seu FORMATO: . Assemblia reunio da qual participam delegaes representantes de grupos, estados, pases etc. Sua principal caracterstica debater assuntos de grande interesse de classes profissionais, pases, regies ou estados; . Brainstorming ou Tempestade de Idias reunio desenvolvida para estimular a produo de idias. uma reunio dividida em 2 etapas: criativa e avaliativa. Na primeira etapa uma pessoa do grupo fica responsvel pela anotao das idias que so expostas sem censuras e preconceitos. Na segunda parte, o grupo discute as idias que foram coletadas, avaliando o que pode contribuir para o objetivo final do encontro. Este tipo de evento bastante utilizado pelas agncias de publicidade para a criao de campanhas e organizadoras de eventos para caracterizao dos mesmos; . Brunch evento recentemente importado dos EUA, onde o nome mesmo j caracteriza a juno de breakfast (caf da manh) com lunch (almoo). Bastante utilizado em hotis, seu sucesso est ligado a forma equilibrada como so servidos doces, salgados, sucos e bebidas alcolicas leves; . Colquio reunio fechada que busca esclarecer determinado tema ou alguma tomada de deciso. Geralmente h um moderador que estabelece subtemas para o tema central, ao mesmo tempo em que conduz as discusses; . Conclio reunies catlicas, na qual so tratados assuntos dogmticos, doutrinrios; . Conclave evento de carter religioso em que so discutidos temas de ordem tica e moral. Os expositores so, na sua maioria, religiosos e a organizao semelhante a dos congressos; . Concurso sua principal caracterstica a competio, podendo ser aplicado a diversas reas e coordenado por uma comisso que estabelece o regulamento, a premiao e o jri; . Conferncia caracteriza-se pela apresentao de um tema informativo (geral, tcnico ou cientfico) por autoridade em determinado assunto para um grande nmero de pessoas. uma reunio bastante formal, exigindo a presena de um presidente de mesa que coordena os trabalhos. No so permitidas interrupes e as perguntas so feitas por escrito no final da apresentao; 20

. Congresso - reunies promovidas por entidades associativas que visam debater assuntos de interesse de determinado ramo profissional, como por exemplo; mdicos, engenheiros, professores, economistas etc. As sesses de trabalho dos congressos so divididas em vrios outros tipos de evento: mesa-redonda, conferncia, palestras. Um documento conhecido como Anais do Congresso registra as concluses dos trabalhos apresentados; . Conveno uma reunio promovida por empresas, setores industriais, e partidos polticos; que busca a integrao de pessoas pertencentes a uma determinada empresa ou partido poltico, sendo oferecidos certos estmulos coletivos a fim de que essas pessoas possam agir em defesa dos interesses da referida empresa ou partido; . Coquetel reunio de pessoas cujo objetivo a comemorao de alguma data ou acontecimento. um evento de curta durao, no deve ultrapassar uma hora e meia; . Debate discusso entre dois ou mais oradores, cada um defendendo um ponto de vista, com a presena de um moderador para coordenao. Pode ser aberto ao pblico ou transmitido por veculo de mdia, entretanto, a platia nunca participa com perguntas; . Desfile evento que se classifica na categoria promocional e geralmente promovido por confeces para apresentao de seus produtos; . Encontro reunio de pessoas de uma categoria para debater sobre temas antagnicos, apresentados por representantes de grupos participantes, necessitando de um coordenador para resumir e apresentar as concluses aos diversos grupos; . Entrevista Coletiva tipo de evento no qual um representante de empresa, entidade ou governo se coloca disposio para responder sobre determinado assunto de seu conhecimento, sendo os questionadores a imprensa; . Exposio exibio pblica de produo artstica, industrial, tcnica ou cientfica. Pode haver ou no vendas dos produtos expostos; . Feiras exibio pblica com o objetivo de venda direta ou indireta, constituda de vrios estandes, montados em lugares especiais, na qual se colocam produtos ou servios;

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. Frum reunio que visa conseguir efetiva participao de um pblico numeroso, a fim de obter mais informaes sobre determinado tema proposto. Os temas, previamente definidos so expostos por oradores indicados pelos grupos participantes geralmente entidades representativas de segmentos da sociedade e apresentados mesa de trabalhos, constituda por autoridades ou especialistas convidados. Para tanto, deve contar com regras de apresentao definidas por um orador; . Happy Hour reunio de fim de tarde promovida com a finalidade de confraternizar pessoas ou promover algum produto; . Jornada encontros promovidos por entidades de classes (grupos profissionais), de mbito regional com o intuito de discutir assuntos de interesse comum, na qual as concluses podem servir de diretrizes para o segmento; . Megaevento - eventos de lazer e turismo em larga escala, como os Jogos Olmpicos ou as Feiras Mundiais. Geralmente de curta durao, mas seus resultados permanecem por bastante tempo nas cidades-sede; .Mesa-Redonda reunio questionadora de um grupo de quatro a oito pessoas, sentadas em semicrculo, as quais debatem um assunto controvertido de interesse pblico. Um moderador coordena os trabalhos, e o plenrio pode ou no participar por meio de perguntas; . Mostra exposio itinerante; . Oficina / Workshop reunio de especialistas para apresentao de novas tcnicas, desenvolvimento de novos temas. Oficina est ligada rea educacional, uma vez que proporciona a construo do conhecimento, enquanto Workshop destina-se mais rea empresarial, visando a demonstrao de produtos; . Painel reunio derivada da mesa redonda, que tem por objetivo reproduzir as informaes de um pequeno grupo para um grande grupo assistente. formado por quatro painelistas e um moderador, que podem apresentar um ou vrios temas e a participao do grande grupo assistente ocorre por meio de perguntas, no final das apresentaes; . Palestra menos formal que a conferncia, caracteriza-se pela apresentao de um tema pr-determinado por uma autoridade no assunto a um grupo pequeno, que j possui noes sobre o assunto. coordenada por um moderador e permite a interveno dos participantes durante a exposio; 22

.Rodada de negcios reunio que tem por objetivo aproximar empresas para realizar parcerias e negociar seus produtos e servios, ou concluir uma negociao polticoeconmica; . Roadshow consiste na demonstrao itinerante, com o objetivo de informar e mostrar o potencial de uma organizao, governo ou entidade; visando conquistar novos clientes, associados ou parceiros; . Salo destinado a promover e divulgar produtos e informar sobre eles, com o intuito de criar para os consumidores uma imagem positiva da instituio promotora; . Semana reunio de pessoas pertencentes a uma categorial profissional que visam discutir temas de interesse comum. Segue o mesmo esquema do congresso, com palestras, conferncias e painis. necessrio uma comisso organizadora e a produo de anais para distribuir aos participantes; Seminrio consiste em uma exposio verbal feita para pessoas colocadas no mesmo plano, cujos participantes possuem conhecimento prvio do assunto a ser exposto. Seu propsito fornecer e somar informaes de temas j pesquisados; . Showcasing evento lanado recentemente no Brasil, como uma alternativa para feiras. Insere um conceito de vitrine interativa. A comunicao feita atravs de telefones instalados nas cabines; . Simpsio reunio derivada da mesa-redonda cuja diferena funcional que os expositores no debatem entre si. As perguntas so efetuadas pelo pblico-assistente, que participa ativamente dos trabalhos; . Vdeo conferncia ou Teleconferncia - novo meio de organizar um evento por uma linha de satlites e um espao fsico adequado, que permitem a interao entre os

participantes, que esto em locais diferentes e distantes; . Visita ou Open Day visita de um dia utilizada pelas empresas para demonstrar sistemas, mtodos e/ou produtos para um pblico segmentado; . Outros eventos inauguraes, shows, lanamentos, sorteios, rodeios, leiles, comcios, jantares, etc.

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ESPAOS E LOCAIS PARA EVENTOS

Para Nichols (1989), os locais para eventos apresentam-se nas seguintes configuraes: . Centro de Conferncia: pode ser definido como um espao especialmente construdo para eventos. Fornece um espao dedicado 24 horas por dia para o organizador de evento utilizar se necessrio; . Centro de Convenes: projetado para a utilizao de grupos e propsitos mltiplos. Eles podem acomodar eventos de grande porte, que no cabem num hotel ou centro de conferncia; . Hotis de Aeroporto: oferecem um excelente espao para rpidas reunies de comit e sesses de um dia. A maioria dessas propriedades so bastante novas e possuem locais de servios de convenes para eventos curtos; . Hotis Suburbanos: muitas reas suburbanas so novas e da moda. Tem aparecido boutiques chiques, hotis de luxo e restaurantes badalados. Os grandes hotis suburbanos so raros, limitando o espao disponvel para exposies e outras facetas de eventos; . Hotis Urbanos: zonas centrais geralmente oferecem uma alta concentrao de hotis de qualidade, com grandes espaos para congressos e jantares; . Hotis Resorts: oferece uma atmosfera de relaxamento, no qual o participante sentese liberto da presso do dia-a-dia. J para Martin (2003, p. 88), apresentam outros espaos para eventos: . Buffet e Restaurantes: as caractersticas de suas instalaes fazem desse espao o local ideal para os eventos sociais. Existe uma infinidade de espaos diferenciados, para inmeras opes de entretenimento especializadas em nichos de mercado cada vez mais especficos; . Clube, Estdio e Ginsio: so vrios os formatos de locao disponveis: apenas o local, ficando a cargo do locatrio a responsabilidade pelos servios e equipamentos necessrios, ou tudo por conta do clube. Entre as tipologias mais utilizadas nesses locais destacam-se os eventos sociais e os esportivos. Nos clubes ainda acontecem banquetes, festas, formaturas, comemoraes, etc.; . Espaos Culturais: so espaos que podem ser locados para eventos temporrios. Dentro desta categoria se encaixam os teatros e auditrios, cujas locaes incluem tambm a infra-estrutura de som e iluminao e algumas funes;

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. Espaos Empresariais: so espaos direcionados a atender a demanda executiva, oferecendo uma infra-estrutura de eventos similares a dos meios de hospedagem, porm em menos escala; . Pavilho de Exposio: pela elevada demanda que as feiras e exposies recebem, esta estrutura gera grande atividade econmica para a cidade onde se instala. So espaos que interessam sobremaneira para os poderes pblicos locais. Conforme Zanella (2003) os espaos para eventos devem oferecer instalaes que possibilitem a realizao de atividades diversificadas, espaos amplos, facilidade de acesso e locomoo das pessoas e dos veculos, meios de comunicao, reas com segurana e muitos outros tpicos que devem ser considerados em relao aos espaos para eventos.

MOTAGENS DE ESPAOS DE EVENTOS

Brito e Fontes (2002) apresentam diversos tipos de montagens para eventos tcnicos cientficos na qual estes possibilitam uma melhor adequao do espao a determinado tipo de formato na qual o evento ser realizado.

Montagem em Auditrio

Montagem Escolar

Montagem em Espinha de Peixe

Montagem em Mesa

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Montagem em Banquete

Montagem em U

Montagem em Anfiteatro

Montagem em Arena

FASES, FLUXOS E PROCESSOS DA GESTO DE EVENTOS Grande parte das literaturas abordam o planejamento em 3 fases: Pr-evento,

Trans/execuo; Ps-evento. Estende-se que um estudo mais aprofundado deve ser desenvolvido, visto que grande parte das aes contidas nos processos de gesto devem ser explicitadas para uma melhor compreenso da execuo. Neste sentido para Campos (2010) as fases dos eventos so definidas com o seguinte formato:

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8.1

Fase de Concepo e Dimensionamento Na fase de concepo e dimensionamento, a identificao das necessidades e

desejos, por meio de aes de brainstorming junto aos proponentes gera como resultado a tipologia do evento. J o mapa de recursos utilizando-se de check list ou de brienfings de recursos fornece ao gestor a dimenso ou escopo do evento. Estes dados criam o conceito do evento possibilitando os seus

desdobramentos nos demais nveis de aes e fluxos de trabalhos. Em mega-eventos estes dados juntamente com marcos regulatrios e cadernos de exigncias definem os Master Plan, ou o planejamento estratgico que ser o balizador das demais aes. A definio de target deve mensurar e dimensionar o pblico-alvo a ser atingido, bem como os fornecedores, os parceiros de negcio, os patrocinadores e apoiadores, a comunidade do entorno, suas caractersticas, necessidades,

especificaes e formas de relaes. Isto define muito mais que o pblico alvo a ser atingido com o evento, mas principalmente os players que se relacionaro antes, durante e depois do evento. A criao de ambientes que possibilitem a integrao entre sujeito e atividade, ao mesmo tempo em que possibilite uma imerso em uma nova atmosfera faz com que os aspectos subjetivos e racionais sejam aflorados, gerando novas experincias. Para tal, necessita-se pensar qual o conceito que se deseja ao evento e como chegar at isto. Uma das formas definir valores com base em palavras-chaves. Esta definio possibilita de forma clara os direcionadores das aes, bem com o perfil do target, dos espaos, as atraes e outras variveis que compe o evento. Cada gestor em cada empresa ou em cada projeto necessita criar uma metodologia de trabalho ou adotar metodologias existentes, utilizando-se de sistemas de informaes e formulrios para registros das aes que devero ser desenvolvidas. Mapas arquitetnicos, fotos e visitas aos locais do evento facilitam a visualizao e o planejamento das aes que sero desenvolvidas nas prximas fases da gesto, bem como referencias de eventos ou projetos j realizados, pois isto possibilita o start da concepo ou mesmo a convergncia dos elementos de referencia para a criao do conceito. Todas estas variveis so importantes, pois subsidiam o desenvolvimento dos projetos, as previses oramentrias, o mapa de target e as aes posteriores. Conceber, identificar, planejar e desenvolver conceitos so as principais atuaes do profissional nesta etapa, sempre focado nos objetivos estratgicos e no mercado. 27

Fase

Macro Aes Identificao das Necessidades e Desejos Mapa de Recursos Definio de Target

Ferramentas

Resultados Esperados

Concepo e Dimensiona mento

Brainstorming

Tipologia do Evento

Briefing Mapa de Target

Dimenso Foco de Atuao.

8.1.1 Fase de Criao do Produto Evento

Pensar em projeto refletir sobre o passado, presente e futuro principalmente por que os projetos auxiliam organizadores e clientes na compreenso das variveis e etapas que o evento ter, bem como suas especificaes. Quando se pensa em projetos de eventos deve-se pensar na utilizao dos dados obtidos pela concepo e dimensionamento, visto que estes daro as condies basilares para o desenvolvimento de propostas, projetos e programas. Os mapeamentos das necessidades, desejos, expectativas, recursos e target so fundamentais para a composio textual e para o desenvolvimento oramentrio e financeiro do projeto do evento. o projeto apresentado ao cliente que especificar tudo aquilo que ser realizado no evento, bem como nos aspectos de custos e investimentos. Um gestor de eventos deve refletir que grande parte do sucesso do evento est no projeto e como as aes so detalhadas, visto que isto possibilita pensar e aproximar o futuro no presente. Outra necessidade de entendimento por parte do organizador de evento que para cada projeto se faz necessrio o desenvolvimento de uma anlise de ambiente, que pode ser desenvolvida por meio de uma SWOT (foras, fraquezas, oportunidades e ameaas) ou de outras ferramentas de maior complexidade, bem como de pesquisas de mercado. Isto determinar quais as condies necessrias para o desenvolvimento do evento por seus gestores, ao mesmo tempo que sinaliza oportunidades e ameaas que devem ser monitoradas diminuindo os riscos. Pensar em projeto requer um pensamento holstico na questo de seu escopo, ou seja, requer pensar em funo de sua dimenso e categorias, na qual: tempo, custo e qualidade, juntamente com a comunicao, integrao e riscos; aliado aos 28

recursos humanos e aquisies so constantes no processo de reflexo e de elaborao de projetos. Projetar alm de prever mapear e informar, tanto as necessidades e desejos dos clientes, como as etapas de realizao que sero necessrias; e, ainda as possibilidades cnicas, audiovisuais, decorativas, de figurinos e outras manifestaes expressas no briefing de recursos. A composio de 2 ou 3 cenrios se faz importante para que o cliente possa refletir sobre as possibilidades existentes, visto que nem tudo que possvel pode ser vivel. As anlises dos cenrios e apresentao destas possibilitam escolhas ao invs de apresentar apenas uma opo e uma possvel obteno de uma resposta sim ou no por parte do cliente. Desta forma, os projetos em eventos so as ferramentas que possibilitam tornar tangvel ao cliente as possibilidades e ideias que so intangveis e conceituais, bem como centraliza as possibilidades minimizando erros e riscos na execuo e a variabilidade de ideias, muito comum durante o perodo do pr-evento. Projetos devem ser flexveis at assinatura final de seu aceite, j que o aceite faz o acordo entre as partes e deflagra o inicio da fase de efetivao das contrataes e aquisies junto a fornecedores e mo-de-obra especializada. Diminua os riscos fazendo um projeto detalhado, j que a subjetividade um dos maiores problemas enfrentados por organizadores e por seus clientes, pergunte se houver dvidas, informe das possibilidades e em casos extremos interfira nas

ideias variveis para que a tomada de deciso seja de acordo com aquilo que necessrio, vivel e eficaz. Fase Macro Aes Desenvolvimento do Projeto Criao do Produto Evento Levantamento de Custos Proposta Comercial Ferramentas Resultado da Fase Anterior Planilha de Custos Apresentao Executiva Resultados Esperados Projeto

Investimento

Produto Comercial

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8.1.2 Fase de Comercializao A fase de comercializao do evento um passo anterior a disseminao do evento, visto que este momento determina a viabilidade necessria para a execuo do evento, ou mesmo suas aes de pr-produo e produo, visto que grande parte dos eventos necessita de financiamentos para que estes possam acontecer, pois poucos so os tipos de eventos que so totalmente viabilizados pela adeso daqueles que participaro na condio de pblico alvo. Desta forma, antes de comunicar o evento e gerar demanda se faz necessrio a captao de recursos, pois estes determinaro inclusive uma possvel alterao no dimensionamento do evento, podendo aumentar ou diminuir o escopo, alterar o conceito ou mesmo encerrar as atividades antes mesmo de inici-las. Para que o evento possa ser alavancado os gestores em sua grande maioria necessitam captar recursos para o seu desenvolvimento, podendo estes serem pblicos, privados, mistos ou assumirem o risco da adeso ou de investimentos prprios. Uma das formas de captao de recursos se d por intermdio de patrocnios sendo uma contribuio (em dinheiro e/ou servios) de instituio ou entidade para determinado projeto, geralmente com contrapartidas publicitrias. Os apoios tambm so muito conhecidos no mercado de eventos e podem ser oriundos de instituio ou personalidades que colaboram com o evento cedendo recursos (pessoas, instalaes, equipamentos, materiais). Ento, a captao de recursos um processo na qual os organizadores de eventos buscam por intermdio de projetos elaborados e adequados as polticas institucionais de marketing e promocionais das empresas de empresas de diversas reas de atuao, bem como subvenes governamentais fomentar e dar viabilidade as suas aes. Desta forma o gestor deve ter em mente uma trade importante no momento do desenho de seu projeto e das contrapartidas a serem oferecidas aos patrocinadores e apoiadores, como mostra a figura abaixo.

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A relao evento patrocinador target fundamental, visto que o evento se transforma no veculo para a exposio institucional ou de produto do patrocinador ao target, bem como o patrocinador e o target so fundamental para a realizao do evento. Desta forma, esta relao de negcio deve ser desenvolvida com base em questes comuns e convergentes, na busca dos objetivos de ambos os envolvidos. Estes objetivos esto focados na busca pela notoriedade, imagem da marca, valorizao do produto, globalizao, networking e na gerao de novos negcios. Para que estes objetivos possam ser alcanados juntamente com os objetivos do evento e daqueles que iro participar das aes o planejador deve possuir um fluxo de trabalho que possa mensurar metodologicamente as empresas que possivelmente sero parceiras e ao mesmo tempo suas necessidades para a execuo das aes. Desta forma a figura abaixo apresenta um modelo de fluxo de aes para a captao de recursos.

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Este passo-a-passo auxilia no processo de captao de recursos, visto que suas etapas seqenciadas possibilitam um melhor esclarecimento das atividades a serem desenvolvidas. Fase Macro Aes Ferramentas Aproximao Comercializao Captao de Recursos Apresentao Negociao 8.1.3 Fase de Adeso A fase de adeso foi dividida em duas etapas distintas visto que o mercado de eventos nos ltimos anos est em constante transformao, principalmente nas formas de relacionamentos entre o evento e seu target, j que a ampliao do mercado como um negcio fez com que houvesse um grande aumento no nmero de eventos e de destinos sedes, criando uma maior oferta ao consumidor. Esta oferta ampliada por vezes requer um maior planejamento e habilidade do gestor quanto forma de comunicar o evento, visto que para atrair os participantes se faz necessrio a utilizao de instrumentos que possibilitem a deciso da compra e da participao. Sendo assim, o papel do marketing na diferenciao das propostas de eventos ao mercado consumidor de fundamental importncia, visto a necessidade da captao de participantes, patrocinadores, apoiadores e parceiros de negcios. Pensando o evento como uma varivel que agrega valor a negcios e que geram negcios, os eventos podem ser um fim, mas tambm podem ser um meio, assumindo um papel fundamental na obteno dos objetivos de empresas proponentes. Neste vis o marketing necessita ser pensado como um dos pilares da gesto do evento, sendo analisado e gerido durante todas as fases. Na fase de concepo e dimensionamento do evento, a definio do conceito do evento possibilita os briefings necessrios para o desenvolvimento da criao do conceito de marketing; e, isto ajudar a determinar o perfil que ser proposto em fases posteriores. Se houver o entendimento que um evento nasce de um composto entre desejos, necessidades, recursos e target, pensar no marketing apenas quando o projeto do evento estiver formatado, pode gerar um desalinhamento entre quem prope e quem produz. A criao do conceito possibilita para a equipe de concepo o Resultados Esperados Contato Conhecimento do Produto Alinhamento

desenvolvimento da identidade visual do evento, como: a criao de logomarcas, cones de identidade, determinao de cores, fontes, layouts e outras. Alm disto, estar presente na fase de concepo e dimensionamento do evento possibilita a 32

gerao de dados para o desenvolvimento do plano de marketing e comunicao do evento, na qual estes alm de determinar as estratgias que sero utilizadas definiro as ferramentas necessrias para alcanar o target que proposto pelo proponente. Na fase de Criao do Evento como Produto, na qual o gestor far a quantificao e qualificao das necessidades para a composio do projeto, das planilhas de recursos e das propostas comerciais, na qual dar viabilidade e tangibilidade ao evento que foi concebido na fase anterior, o marketing de eventos ir auxiliar na construo de bonecos (peas modelos), juntamente com o plano de marketing para apresentar ao proponente do evento. No momento da construo deste plano o gestor deve pensar nas diversas possibilidades existentes e suas aplicabilidades e eficcias para o perfil de target e evento na qual est inserido. Tendo uma viso estratgica e inovadora ao mesmo tempo o CMO Chief Marketing Officer segundo Rossister e Danaher (1998), tem como maior desafio determinar as formas e ferramentas de marketing e comunicao e adequ-las as diversas tipologias de eventos requerendo uma determinada habilidade, um conhecimento refinado das especificidades e necessidades daqueles que sero envolvidos no evento, de forma direta ou indireta. A figura abaixo mostra de forma segmentada a complexidade das ferramentas de marketing desde o CMO at as ferramentas que geram o mecanismo de ao para que as informaes cheguem a quem o evento se destina.

Complexidade do Marketing

Fonte: Jhon R. Rossiter and Peter J. Danaher. Advanced Media Planning. Kluwer Academic Plublishers, 1998, BCG analysis. 33

Se fizermos uma leitura de dentro para fora, ou seja, do CMO para as ferramentas poderemos constatar que a deciso de utilizao deste ou de outro instrumento esta na tomada de deciso da equipe gestora ou mesmo apenas no CMO. No foco de fora para dentro poderemos ter uma viso baseada nos resultados ou nas aplicaes que determinadas ferramentas podem ter tido em determinados eventos por histrico, criando um determinado padro a determinado tipo de target. O conhecimento deste composto de marketing e comunicao se faz importante, pois auxiliar no desenvolvimento das proposies que sero

apresentadas ao proponente do evento. A utilizao das ferramentas tambm est vinculada aos tipos de recursos disponveis, sendo os recursos um limitador das possibilidades definidas anteriormente. Na fase de comercializao do evento o momento que a marketing de evento ativado de forma que possa atender ao target, visto que at ento suas aes encontravam-se em nvel de planejamento e aprovaes do proponente. Agora inicia o processo que definir o sucesso ou o fracasso da ao, j que ser posto a prova e ao pblico consumidor ou convidado o contedo do evento e seu poder de atratividade. Neste momento a adeso seja por inscries, convites, RSVPs, compra direta, pacotes, promoes relmpagos, cortesias e outras formas de adeso fazem com que tenhamos o reflexo das aes de marketing que possibilitaram a relao comercial entre o proponente e seu target. Mas, apenas as aes que visam adeso no so suficientes para que o evento seja conhecido por todos e comprado por aqueles que se interessa por seu contedo. Uma ao institucional tambm se faz necessria, pois pode gerar uma maior possibilidade de aes espontneas ampliando os meios de veiculao. na fase de comercializao que se intensifica as reunies de status, j que so elas que indicaro os nmeros de adeso e aes emergentes de marketing que possam melhorar o nmeros. Nmeros, grficos, pesquisas de expectativa pr-evento, visualizaes da marca, quantidade de acessos, ligaes e e-mails fazem com que tenhamos um retrato dos resultados das aes de marketing realizadas. As comunicaes junto queles que j aderiram ao evento se fazem extremamente importantes, pois estes devem receber informaes atualizadas dos contedos, fazendo com que o interesse e as expectativas aumentem at a chegada do dia do evento. No perodo de pr-produo do evento quando o evento esta saindo do escritrio para sua sede, chega o momento de preparar para a viagem todos os materiais de participantes, quando houver; os materiais de comunicao visual; e, de veicular as ltimas aes, pois geralmente restam poucos dias para a execuo. 34

Na fase de produo do evento acontecem as montagens necessrias para a realizao, sendo a comunicao visual do evento uma das ltimas etapas a ser montada. Isto se refere a sinalizadores, banners, displays, faixas, totens, telas de apresentaes, vdeos institucionais, stands no caso de feiras, brindes, materiais de participantes, at chegarmos ao detalhe do detalhe, como uma carta de boas vindas, ou uma mensagem SMS agradecendo a presena no evento. Ento, as montagens destes materiais que daro visibilidade a todos aqueles que investiram no evento, ao mesmo tempo que comunica de forma esttica ou dinmica as relaes entre os stakeholders do evento e seu target, seja no foco institucional, de produto ou servio. Na execuo do evento tudo gera marketing, ou seja, a relao entre sujeito e evento se d desde quando ele se dirige ao evento materializando suas expectativas e saciando suas ansiedades. Os recepcionistas comunicam, o material comunica, o lugar, a decorao, a entonao de voz dos palestrantes; e, principalmente a atmosfera que o evento gera faz com que as pessoas se sintam acolhidas, seguras e bem recebidas. Quando as luzes diminuem e o evento comea o alinhamento de todas as esferas anteriores e todas as entradas e sadas devem estar extremamente sincronizadas, pois o expectador estar atento a tudo e a todas as marcas, merchandisings, vdeos e contedos que aparecerem. O entendimento que o evento termina quando sua ao de execuo finalizada um entendimento amador e que no compreende a importncia das relaes de marketing e comunicao no contexto do retorno sobre o investimento daqueles que investiram para o evento se realizar. Desta forma, o ps-evento requer um cuidado e refinamento aos dados obtidos nos perodos que antecederam e na execuo do evento, pois relatrios de marketing e comunicao so de extrema importncia para o desenvolvimento de novas relaes e negcios por aquelas organizaes investidoras e o target, bem como de quanto foi o resultado de intangvel que se torna tangvel quando se calcula as veiculaes que o evento proporcionou. Estes dados apresentados ao target, alm das avaliaes respondidas pelos participantes, pelos expositores compem juntamente com os relatrios financeiros e de network os resultados finais do evento. Marketing de eventos gera resultados extraordinrios para empresas e para organizadores de eventos se bem trabalho em todas as suas fases, visto que quanto mais prximo estivermos daqueles que aderem aos eventos, aos produtos e servios dos patrocinadores e apoiadores investidores, tendo como principio o face-to-face , a gerao de novas experincias e a degustao daquilo que cada player propem, certamente os eventos se transformaro em uma valiosa ferramenta de marketing, ou o marketing agregando valor aos eventos. 35

J a adeso efetivada por intermdio de inscries, convites, cortesias ou pela compra direta de ingressos por parte do target gera a adeso efetiva do pblico alvo a proposta concebida convergindo aos objetivos propostos no planejamento do evento. Fase Macro Aes Ferramentas Aproximao Comunicao Promoo Venda Direta Adeso Inscries Venda Pacote Induo de Preo Convites Pr-feedback Resultados Esperados Contato Conhecimento do Produto Maior Lucro Maior Volume Antecipao de Receita Mobilizadores Expectativas

8.1.4 Fase de Pr-produo A pr-produo uma fase anterior a produo ou execuo do evento propriamente dito, sendo o momento onde os planos de aes, recursos so ativados. Cada evento deve possuir um plano de ao detalhado e com aes e responsabilidades definidas, prazos onde este ser o balizador das atividades desenvolvidas por cada integrante da equipe ou fornecedores e prestadores de servios. Ainda devem conter informaes referentes a contratos, logsticas e representantes das empresas prestadoras de servios, fornecedores, local do evento, bem como informaes teis da cidade onde o evento estar sendo realizado, servindo como dados de orientaes a equipe de trabalho. A utilizao de software ou ferramentas on line de gesto de projetos facilitam o desenvolvimento dos planos de aes, porm em determinados momentos no permite a visualizao de cada tarefa e do seu status de andamento. A criao de painis de visualizao com as fases e planos de aes, possibilitando em apenas um local a observao das tarefas que foram superadas e daquelas que ainda esto por vir uma prtica desenvolvida em algumas empresas de organizao de eventos. Os mapas de recursos e planilhas oramentrias so ativados tambm neste perodo, pois neste momento as contrataes so efetivadas com base nos oramentos apresentados nas fases de planificao. Esta ativao deve considerar 36

inclusive o fluxo de caixa da empresa e o cronograma de desembolso dos planos e cotas de patrocnios, pois faro a composio financeira do evento e o plano de desembolso da empresa organizadora de eventos junto aos seus fornecedores. A etapa de montagem de materiais em sua grande maioria se manifesta nos materiais de comunicao e marketing do evento, tanto em seu processo de promoo como de manuteno de imagem, possibilitando o desenvolvimento da imagem do evento tangibilizando seus conceitos propostos, alm dos materiais necessrios para a fase de comercializao e adeso, ou mesmo para o target especfico, visto que os materiais daqueles que participaro de forma efetiva do evento so montados antecipadamente. Equipes e materiais de sade, segurana, entorno e equipes de trabalho alm dos demais itens de montagem devem ser preparados antes de montar o espao de trabalho no local onde o evento ser realizado. Estas aes em sua grande maioria so desenvolvidas no escritrio da empresa organizadora ou em seus fornecedores, pois em muitos momentos o local onde ser realizado o evento no possui uma disponibilidade de espao antes da data de execuo.

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Fase

Macro Aes

Ferramentas Mapa Logstico Mapa Funcional

Resultados Esperados Utilizao dos Recursos Internos Utilizao das Pessoas Fluxo de Caixa

Plano de aes

Cronograma de Desembolso Painel SujeitoAo Locao Aquisio

PrProduo Montagem de Planos

Visualizao da Tarefa Produto/Servio Investimento Aquisio de know how Infra estrutura de Suporte Agilidade Identidade Resposta Segurana

Plano de Recursos

Contratao de RH Indicao Kit Comercial Kit de Comunicao Kit Target Kit Sade

PrProduo

Montagem de Materiais

Estas fases so conhecida como pr-evento, na qual organizar um evento executar todas as providncias preparatrias necessrias para assegurar as melhores condies sua realizao, sem problemas administrativos, disciplinares e estruturais. Para que isto ocorra, trabalhar com antecedncia uma das principais atitudes que devemos tomar. (POIT, 2006) A figura abaixo apresenta os fluxos e processos do perodo de produo ou execuo do evento ao ps-evento.

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8.1.5 Fase de Produo Infra estrutura


Nesta fase as aes comeam a ser desenvolvidas no sentido da execuo do evento e no local onde este ser realizado. Uma exceo aos mega eventos na qual suas estruturas so produzidas e montadas com um tempo maior de antecedncia, visto que estes impactam nos destinos onde sero realizados. A construo de toda a infra estrutura necessria neste momento que inicia sua alocao ou montagem, que pode ser dividida em infra estrutura do evento e infra estrutura de suporte. A primeira se relaciona ao espao, local, entorno da realizao, ambientao, audiovisual, som e luz e outras necessidades que geram impacto nas questes estruturais do evento. J a infra estrutura de suporte se relaciona na grande parte das vezes aos servios e espaos do destino que recebe o evento, como: transporte, segurana, alimentos e bebidas, hospedagem, taxi, servios de sade, bem como o fornecimento ao evento por intermdio de prestadores de servios previamente contratados.

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Fase

Macro Aes

Ferramentas Transporte

Resultados Esperados Acesso Acolhida Tranqilidade Conforto Espao Fsico

Infra estrutura de Suporte

Hospedagem Segurana Alimentao Montagem de Estrutura

Produo

Montagem do Entorno Infra estrutura do Evento Montagem Decorativa Montagem Audiovisual Montagem de Som e Luz

Segurana

Humanizao/ Esttica

Acesso a Informao

Amplificao/ Destaque

8.1.6 Fase de Produo Servios Profissionais Diversas so os servios necessrios para o desenvolvimento de um evento na qual cada tipologia ir necessitar de um ou outro tipo de servio especfico. Independente do ramo de atuao todos os servios e fornecedores devem estar alinhados aos objetivos, esprito e aes do evento, pois mesmo sendo terceiros estes compem o evento e desta forma fazem parte da equipe que desenvolver todas as aes. Reunies de alinhamentos, cronogramas de tarefas, visita tcnicas e identificao entre prestadores de servios e coordenadores de reas so fundamentais para o bom andamento do evento e para a obteno das necessidades, desejos, expectativas do target, bem como dos objetivos de patrocinadores, promotores e parceiros de negcios. Foto, filmagem, alimentao, segurana, transportes, tecnologia da informao, engenharia, servios gerais, cerimonial, equipamentos e outros so alguns exemplos. . Fase de Produo Atividades Artsticas e Tcnico-cientficias Dentre as diversas especificaes de contedos que podem incluir as tipologias de eventos e suas formataes as atividades artsticas possuem 40

caractersticas diferenciadas quanto a sua produo, visto que grande parte das aes necessitam de uma infra estrutura especifica sendo singular. Os riders que determinam as necessidades tcnicas e de estrutura de palco, back stage, equipamentos e necessidades pessoais dos artistas so instrumentos valiosos para o organizador de eventos. Com o delineamento das tarefas a serem desenvolvidas a produo deve se ocupar das montagens necessrias quanto cenrios, iluminao e sonorizao, ajuste de estruturas leves como: instrumentos musicais, estantes, retornos sem fio, TPs, etc. Outra preocupao est na estrutura de back stage como, camarins, banheiros, espaos de imprensa autorizadas, ambientes de alimentao, relaxamento, que possibilitam um maior conforto aos artistas. O roteiro artstico e a programao, juntamente com os testes e passagens de som e luz devem ser entregues e ajustados de acordo com a produo das atividades e com o artista em momentos anteriores do inicio do evento. Uma rigorosa superviso e controle das aes devem ser desenvolvida pela coordenao de produo junto as demais reas para que o evento possa iniciar e para que todas as suas interfaces possam ser executadas com sucesso. Fase Macro Aes Ferramentas Ajuste Estrutura Leve Roteiro Artstico Passagem de Som e Luz Produo Eventos Artsticos Preparao Back stage Preparao do Stage Abertura Execuo e Superviso Resultados Esperados Acomodao Programa Alinhamento

Condies ao Artista

Local da Ao Inicio Controle

J os eventos tcnico-cientficos possuem de maneira geral uma menor complexibilidade, j que o nmero de variveis menor. No mbito da execuo a equipe de produo deve estar atenta as necessidades dos palestrantes, visto que a infra estrutura tende a ser a mesma para todas as apresentaes. A ateno est nos cerimoniais de abertura e encerramentos, no cumprimento fiel do programa e dos 41

horrios pr estabelecidos e aderidos pelos participantes, ao mesmo tempo que devem criar um ambiente de segurana e conforto tanto aos palestrantes como aos participantes. Supervisionar mesas diretivas, servios de alimentos e bebidas, tradues e interpretes, cerimonial e mestre de cerimnias, equipes de udio-visual, som e iluminao, imprensa so fundamentais para aqueles que organizam eventos desta natureza. Fase Macro Aes Ferramentas Receptivo Passagem de audiovisual Produo Eventos TcnicoCientficos Ajuste de Cerimonial Apresentao Execuo e Superviso 8.1.7 Fase de Produo Superviso e Controle O processo de execuo passa por uma rigorosa atividade de superviso e controle, pois o momento da execuo no h espao para erros, atrasos ou falta de informaes. A comunicao entre as equipes e setores do evento deve ser sinrgica e alinhada aos objetivos, tarefas e prazos a serem cumpridos. 8.1.8 Fase de Produo Desmontagem A desmontagem o processo final da produo ou execuo do evento onde todas as reas envolvidas so responsveis pelas desmontagens, sendo Resultados Esperados Acolhida Alinhamento Alinhamento do Programa Anncio Pblico Controle

supervisionada pela equipe de produo, visto que deve seguir o plano de desmontagem detalhado no plano de aes. Grande parte dos equipamentos e materiais na grande maioria das vezes oriunda de prestadores de servios, porm outros podem ser da empresa organizadora do evento, por este motivo deve ser criado um procedimento de desmontagem. Grande parte dos prestadores de servios encaminha notas fiscais, boletos bancrios ou outros tipos de documentos no final de seus servios no local do evento. 42

Para que estes documentos no sejam extraviados se faz necessrio destinar um colaborador da equipe para sejas responsvel pelo recebimento e agrupamento destes documentos, portando-os para que ao chegar ao escritrio da empresa organizadora todos possam ser encaminhados ao setor financeiro e

encaminhamentos. 8.1.9 Fase de Ps-evento Grande parte dos organizadores profissionais de eventos entende o ps-evento com uma das fases mais importantes, pois devem ser efetuadas medidas finais e necessrias, que auxiliaro nos processos administrativos finais do evento, bem como serviro de base para relatrios, avaliaes e benchmark para outras edies do evento. Neste sentido uma das aes importantes e que deve ser desenvolvida durante todas as fases dos eventos, j que o ps-evento inicia na concepo e dimensionamento, pois apresenta contedos que sero utilizados na fase final. Os processos de feedbacks so muito importantes e um destes pode ser realizado ao final de cada evento, ou em cada dia de eventos. Uma reunio de status e avaliao deve ser realizada com os membros da equipe e com os coordenadores de setores ou reas, pois muitos dos problemas que possam ter ocorridos necessitam uma ao imediata. Ao mesmo tempo em que o momento de feedback no dia do evento pode fazer ajustes, este auxilia na manunteo das informaes, visto que uma reunio de avaliao pode acontecer dias aps o evento e neste nterim dados podem ser esquecidos ou perdidos. De volta ao espao da empresa a desmontagem dos materiais que foram levados ao local do evento retornam e sero novamente organizados na empresa ou em seu local de armazenagem. nesta fase que aqueles vencimentos que no foram realizados

antecipadamente ao evento so realizados pelo financeiro da empresa. Os pagamentos so registrados no histrico do evento, uma etapa importante do psevento, que alm de armazenar os dados financeiros, agrupa todo o processo do evento, bem como, o registro dos participantes, os arquivos miditicos, e os relatrios. A etapa da avaliao um momento onde converge o feedback do dia do evento realizado pela equipe que trabalhou no evento, as avaliaes de participantes, da equipe de trabalho posteriormente ao evento, anlise das expectativas pr-eventos, do target envolvido e do intangvel. 43

Desta forma os dados obtidos so suficientes para o desenvolvimento dos relatrios de avaliao qualitativa e quantitativa, do ROI retorno sobre o investimento, dos clippings, dos relatrios de imagens institucionais, de redes sociais e acessos de internet e dos recursos utilizados durante o evento. 9 CONSIDERAES FINAIS Muito mais que fazer um evento o gestor deve pensar que atua com pessoas para pessoas, que cada objetivo, necessidade, expectativa ou desejo deve ser uma realizao tanto de seu trabalho, quando de sua existncia e que fazer para algum fazer para si mesmo. Muito mais que planejar projetos, analisar cenrios e projetar com base em fluxos, processos e ferramentas o gestor de eventos devem possuir um modelo mental inspirador, inovador e empreendedor, podendo transcender a gesto como conhecimento e aplic-la para resolver problemas sociais, econmicos, ambientais e de comunicao entre aqueles que desejam e aqueles que executam. Ao mesmo tempo em que deve estimular seus colaboradores a busca constante da excelncia em todas as variveis da vida, conduzindo-os no entendimento que a vida precisa ser plena e que a cada instante a mudana e a transformao a nica certeza que nos resta e ao mesmo tempo em que aquele de deixou de aprender comeou a morrer. Que a paixo pelos eventos oriunda do radical Pathos que significa sentir possa transformar-se em amor do latin a-mor, que significa algo eterno e que a vossa animao que oriunda de anima, que significa alma possa a cada dia e-venir, ou seja voltar, radical da palavra evento. Que a paixo e o amor por aquilo que fazemos nos tragam a cada evento uma animao de retornar aos eventos e buscar a satisfao das pessoas que esto conosco. Que os Deuses estejam com voc e desejo sade e boa sorte.

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