Tema – Organização e Planejamento I

Projeto Pós-graduação
Curso Assessoria Executiva
Disciplina Gestão de Eventos
Tema Organização e Planejamento I
Professor Grazielle Ueno Macoppi

Introdução
Neste tema discutiremos sobre a criatividade e a inovação como
ferramentas de trabalho e suas efetivas contribuições no planejamento de um
evento. Teremos a oportunidade de visualizar as principais fases do
planejamento dentro do setor de eventos, enfatizando neste momento o pré-
evento. Assim, ao final deste tema, você terá condições de perceber a
relevância de um bom planejamento para o sucesso do evento. Bons estudos!

Antes de iniciar seus estudos, assista no material on-line o vídeo de

introdução.

Problematização
As empresas sempre estão envolvidas em vários eventos, seja uma
breve reunião para iniciar os trabalhos da semana, reunião para discutir um
problema específico, lançamento de um produto ou serviço, mudanças
estratégicas, encontros, comemorações, eventos sociais, entre outros. Neste
sentido, as empresas estão, cada vez mais, se especializando na organização
de eventos, criando e adaptando setores exclusivos para atender a esta rotina.
O que significa que esta complexidade exige mais preparação profissional.
Agora, imagine a seguinte situação: você e a sua equipe possuem um
grande desafio pela frente, promover um evento comemorativo pelo sucesso de
um novo produto, porém vocês têm apenas 15 dias para organizar tudo. Sendo

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uma estratégia sugerida pelo setor de marketing e comunicação com incentivo
da diretoria, o tempo é curto e exigirá envolvimento imparcial de todos. São
muitos detalhes e vocês estão com medo de não vencerem todas as etapas
para alcançarem o sucesso.
Onde deverão estar centradas as ações de planejamento e organização
do evento? O que é primordial considerar nestas condições?
Não responda agora. Vamos voltar ao conteúdo teórico do nosso tema
e, ao final, retomaremos a nossa história e apresentaremos as possibilidades
de solução para o problema.

Criatividade em Eventos
No planejamento de eventos, além de focar em seu objetivo e sua
estrutura organizacional, precisamos contar com um fator indispensável para o
sucesso, isto é, faz-se necessário que tenhamos criatividade, a qual, segundo
Melo Neto (2004), significa ter a capacidade de dar origem a coisas novas e
valiosas e, além disso, de encontrar novos e melhores modos para fazer as
coisas. Herculano-Hoezes (2013), ainda, discute que a criatividade é a
habilidade de recombinar informações já existentes para resolver problemas de
maneiras novas.
No âmbito dos eventos, predomina-se a criatividade de fuga que se
pauta no conhecimento das regras, procedimentos e processos (Melo Neto,
2004). Esse predomínio ocorre devido ao objetivo maior dos eventos que se
relaciona à quebra de barreiras, à revisão de padrões e ao não limite na
criação de algo inovador.
Além da criatividade de fuga, os eventos são conhecidos pela sua
criatividade artística, pois são vistos como uma forma de entretenimento. O
promotor e o organizador devem ser considerados artistas, criando seu evento
com imaginação e comprometimento.

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 De acordo com Britto e Fontes (2002) ser criativo é ter a capacidade de
criar, de produzir algo com as ferramentas que se encontram ao seu alcance,
pois quem cria não copia, e sim transforma. Schultz (2013) salienta que a
criatividade não pode ser considerada um dom especial, pois a mesma
consegue ser desenvolvida, caso a pessoa busque de maneira contínua
informações sobre tudo que o cerca, tendo a sensibilidade para os
acontecimentos ao seu redor, bem como a curiosidade para descobrir o que se
esconde atrás dos verdadeiros fatos.
Cabe destacar que um dos principais “combustíveis” para a criatividade
é a imaginação, pois se trata de um aspecto intrínseco ao ser humano que lhe
possibilita trabalhar e combinar ideias e fatos conhecidos a fim de gerar novos
conceitos, logo a imaginação permite ao indivíduo formar ideias abstratas e
está intimamente associada à capacidade de criação (Filho, 2005).
Para saber mais sobre como organizar um evento empresarial criativo,
clique no link a seguir:
http://www.acordecultural.com.br/artigos/como-organizar-um-evento-
empresarial-com-criatividade

Gomes (2013) adiciona que a criatividade em eventos é um processo de

pensar a partir de novas perspectivas de diversão para o público, ou seja,
pautando-se na oferta de diversão, como princípio básico, a criatividade em
eventos principia como uma reflexão sobre as áreas de atenção. Assim, a
criatividade em eventos se relaciona com a “definição” de transformá-los em
verdadeiros espetáculos para aqueles que o prestigiam. Primeiramente, eles
devem proporcionar prazer aos espectadores, sendo conduzidos de uma
maneira que não se tornem cansativos (Heck e Pompermeier, 2009).

Criatividade x Eventos
Zobaran (2004) salienta o fato de se manter os convidados entretidos e,
por consequência, satisfeitos ao participar de um evento, não significa levar em

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consideração apenas os pontos fundamentais (o motivo, o lugar e seu conforto
e beleza), isto é, deve-se pensar criativamente essas questões para que
mudanças satisfatórias ocorram.
Assim, dentro desse contexto, surge a criatividade da descoberta, que
ocorre quando alguém descobre novas formas de trabalhar, por exemplo,
inventa novos produtos ou ainda os aperfeiçoa. Nesse sentido, a fonte criativa
se relaciona, de maneira direta com a inovação e a iniciativa, consideradas dois
pontos importantes dentro das empresas. Faz-se necessário, então, ter em
perspectiva o tema do evento, bem como, o público-alvo esperado e o objetivo
que se pretende atingir, levando-se em conta alguns pontos de reflexão:

Nesse sentido, o mercado está em busca constante de profissionais que

constroem relacionamentos gentis e produtivos com sua equipe e seus
clientes, pois se pode afirmar que a criatividade vem do conceito de “vestir a
camisa da empresa” (SCHULTZ, 2013). Segundo Britto e Fontes (2002) o
processo criativo dentro do contexto dos eventos implica, especialmente, na
originalidade da idealização, concepção e execução. Por conseguinte, todo
evento deve ser criado para ser único, envolver o seu público-alvo, sensibilizar
os patrocinadores e os apoios, bem como, trazer resultados positivos aos
empreendedores que buscam nos eventos uma forma de alavancar sua
empresa.
Nessa perspectiva, pode-se salientar que a organização dos eventos
não se limita apenas ao conhecimento ou à análise prévia das etapas do

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procedimento, mas também envolve o conhecimento das novas tendências,
gostos e necessidades da sociedade.
O bom organizador de eventos não é aquele profissional que cumpre fiel
e detalhadamente o checklist, mas sim, o profissional preparado que vai além
da realidade imediata, que percebe as sutis relações entre as coisas, que
admira desafios e propõe soluções inéditas e adequadas, ou seja, é um
profissional que domina de maneira abrangente os vieses da criatividade (Britto
e Fontes, 2002).
Clique no link a seguir e saiba mais sobre: Erros que não devem ser
cometidos ao se organizar um evento.
http://www.bheventos.com.br/utilidades/dica/3-erros-que-nao-deve-
cometer-ao-organizar-seu-evento#.U58AEpRdVCg

Acompanhe o vídeo no material on-line, no qual a professora Grazielle

irá explicar um pouco mais a relação entre a criatividade e os eventos.

Responsabilidade Social em Eventos

De acordo com Sevieri (2005), a organização de um evento ativa,
basicamente, 54 setores diferentes da economia, mostrando, assim, a
importância destes dentro da perspectiva da responsabilidade social.
Por conseguinte, antes de iniciarmos a discussão sobre a temática, cabe
destacarmos o que é a responsabilidade social, a qual se caracteriza dentro do
seguinte contexto: primeiramente pelo ato responsável, conceituado como
aquele em que realizamos dentro das regras, e o ato social, isto é, o de viver
em sociedade dentro das regras aprovadas pela maioria. Nesta conjuntura, a
responsabilidade social é um misto em criar oportunidades, que possam
extrapolar sua consciência de direitos e ampliar o seu manto de realização.
Assim, cabe salientar que os eventos distribuem empregos em gráficas,
fábricas de tintas, móveis, táxis, companhias aéreas, alimentação, logística e
tantos outros que mostram claramente os benefícios que o setor traz a

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sociedade, pois se nenhum negócio for realizado em uma feira, de qualquer
forma a cadeia de empregos foi impactada positivamente.
Nesta conjuntura, os eventos possuem um papel relevante dentro do
terceiro setor, pois o crescimento das organizações é naturalmente
acompanhado por um aumento de despesas, que acabam por dificultar a
sustentação das mesmas. Consequentemente, faz-se necessário investir em
atividades que tragam resultados em curto prazo e a organização de eventos é
uma alternativa que vem sendo empregada. Os eventos, assim propostos,
envolvem socialmente os seus participantes, mesmo porque não se pode falar
de desenvolvimento individual sem falar em social, ou seja, como parte de um
grupo social.
A realização de um evento gera impactos tanto positivos quanto
negativos, sendo que estes variam de acordo com o tamanho, o tipo e a
duração do evento.
Os impactos socioculturais, por exemplo, sempre estão presentes tanto
nos participantes quanto na comunidade onde os eventos estão sendo
realizados. Impactos físicos, ambientais, econômicos e políticos devem ser
pensados e analisados dentro da conjuntura da organização e execução do
evento. Logo, para Allen (2005) todos os impactos positivos devem ser
encorajados e maximizados, já os impactos negativos devem ser corrigidos e
contrabalanceados.
A organização dos eventos pode ser considerada uma atividade
trabalhosa, mas os resultados podem ser positivos, pois uma organização que
consiga montar um cronograma anual de eventos conseguirá, provavelmente,
arrecadar os recursos necessários para conseguir manter sua estrutura
administrativa. Nesse sentido, deve-se salientar que o processo da
organização de um evento é demorado, pois precisa ser realimentado
continuamente, envolvendo assim, um grande número de colaboradores.
Entretanto, os eventos devem ser vistos pelas organizações como uma
maneira simples de captar os recursos suficientes para que os gestores

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possam parar de se preocuparem tanto com as contas e começarem a pensar
no desenvolvimento de sua organização a partir de uma perspectiva mais
estratégica (Casa dos Eventos, 2013).
Clique no link a seguir e saiba mais sobre: Responsabilidade Social em
Eventos.
http://www.pautasocial.com.br/artigo.asp?idArtigo=232

O Pré-Evento
Segundo Nakane (2000) após todo o planejamento global, cuja principal
característica é o fato de gerar uma documentação definitiva que colocará o
evento no mercado, passamos à etapa do pré-evento, a mais longa fase, na
qual iremos dar forma às nossas ideias e estratégias.
O pré-evento pode ser caracterizado como o momento em que tudo vai
ser pensado e controlado de maneira minuciosa, logo, deve-se possuir um
cronograma, bem como um Plano B em caso de erros e problemas durante a
execução do evento. Veja como organizar o pré-evento, clicando no link a
seguir:
http://brubrazao.wordpress.com/2009/10/27/organizacao-de-eventos-o-
pre-evento/
Barreto (2012) discorre sobre os principais pontos a serem levados em
consideração dentro do planejamento e da organização do pré-evento:
O que, para quem, como, onde, por que e quando fazer?

Para se organizar um evento de sucesso é necessário que se definam

os objetivos do mesmo, nesse sentido, algumas questões prioritárias devem
ser respondidas, sendo as quais:
O que fazer? Quem serão os clientes convidados pela empresa?
Como será feito? Qual a verba? Quem da empresa vai se deslocar
no dia do evento? Porque precisamos participar deste evento?
Essas questões devem ser discutidas previamente com a equipe de

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trabalho que organizará e executará o evento.
No vídeo no material on-line, a professora Grazielle irá explicar mais
detalhadamente como deverá funcionar a definição do local para o evento. Não
deixe de conferir!

Checklist
Após realizarmos a reunião inicial com as equipes, o próximo passo é
elaborar o checklist com as questões levantadas preliminarmente, para que
desse modo, possamos datar e repassar as responsabilidades corretamente.
Logo, o checklist precisa encontrar-se sempre atualizado e deve ser enviado e
discutido de maneira periódica por todos os envolvidos. Assim, todos os
assuntos referentes ao planejamento e a organização do evento devem estar
citados no checklist.

Definindo o Cronograma
Para a formatação e estruturação do cronograma, devemos empregar
aquele que será disponibilizado pela empresa que contrata o evento, pois a
partir das datas limites podemos basear o planejamento para que tenhamos
conhecimento sobre as datas nas quais as ações devem ser realizadas.

Conduzindo e Comunicando
Com o cronograma definido, devemos conduzir as pessoas
responsáveis a cumprirem as datas definidas previamente, utilizando sempre o
checklist para não esquecermos nenhum detalhe referente à execução do
evento. É essencial que haja uma conversa constante entre o “chefe” e o
restante da equipe para que o andamento do evento seja o mais tranquilo
possível, facilitando a execução, bem como o sucesso do mesmo. Outra
questão a ser considerada dentro da organização e do planejamento do
evento, é ouvir aqueles que participaram, para que seja possível conhecer as
falhas apresentadas, melhorando-as nos eventos posteriores.
Assista ao vídeo no material on-line e saiba quais são os principais

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erros ao se organizar um evento.

Revendo a problematização
Muito bem! Acredito que já tenhamos tido tempo suficiente para refletir
sobre o caso apresentado no início dos estudos deste tema. Caso queira ver o
caso novamente antes de responder, assista ao vídeo de problematização no
material on-line. Caso contrário, escolha uma das “alternativas”.
Analise as opções a seguir e sinalize qual é a resposta mais viável para
o caso.
a. Ignoram a etapa do pré-evento, já que o tempo é curto demais e sabem
que tudo o que a diretoria deseja é impressionar. Assim, não há
necessidade de discutir os objetivos do evento.

b. Apesar do tempo curto, você e sua equipe desprendem até 20% do

tempo total, elaborando o pré-evento. Desenham neste momento todas
as expectativas, necessidade e desejos que cercam a diretoria e os
demais setores envolvidos nesta ação. Aproveitam para discutir e definir
as estratégias e dimensionar o público-alvo, a fim de minimizar as
eventualidades e impressionar na organização e sintonia.

c. Como o evento está próximo, o trabalho fica centrado para o dia do

evento e principalmente nas estratégias de divulgação. O melhor neste
sentido é justamente ampliar os horizontes de propaganda do evento,
utilizando amplamente as redes sociais para maximizar a imagem da
empresa.

Para consultar o feedback de cada uma das alternativas, acesse o material

on-line.

Síntese
Acompanhe no material on-line as considerações finais da professora
em relação ao tema discutido.

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Referências

ALLEN, J. et al. Organização e Gestão de Evento. Rio de Janeiro: Elsevier,

2003.

ARGANO, L. et al. Gli Eventi Culturali: ideazione, progetazione, marketing,

cominicazione. Milano: FrancoAngeli, 2005.

BARRETO, A. Aprenda a Organizar um Show. São Paulo: Imagina Conteúdo

Criativo, 2012.

BRITTO, J; FONTES, N. Estratégia para Eventos. São Paulo: Aleph, 2002.

CAMPOS, J.G. C. Organização de Eventos. Santa Catarina, 2013. Disponível

em:
(http://eventos.fecam.org.br/arquivosbd/paginas/1/0.013251001320347349_apo
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criativas. Revista Espaço Acadêmico, n. 53, 2005.

GOMES, E.C. Criatividade em Eventos. São Paulo: Anhembi Moroumbi,

2013. Disponível em:
(http://www2.anhembi.br/html/ead01/tec_criatividade_eventos/pdf/tec_criativida
de_eventos_lu02.pdf) Acesso em: 16/06/2013.

HECK, P.P. POMPERMEYER, T.P. Formatura Curso de Comunicação

Social Publicidade e Propaganda da Unochapecó: Projeto Experimental.

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Chapecó, 2009.

INVITEBOX. 05 Erros Mais Comuns Cometidos na Organização de uma

Festa. Disponível em: (http://invitebox.com.br/landing/ebook-
5errosmaiscomuns/), 2013. Acesso em 17/06/2014.

MELO NETO, F.P. Criatividade em Eventos. São Paulo: Contexto, 2004.

MORAIS, D. Gestão de Recursos Humanos: fatores de motivação de rh’s na

gestão de eventos desportivos de outdoor. Monografia de Licenciatura em
Educação Física e Desporto apresentada à Universidade Técnica de Lisboa,
1995.

NAKANE, A. Técnicas de Organização de Eventos. Rio De Janeiro: Infobook,

2000.

SEVIERI, J.R. Responsabilidade Social em Eventos. 2005. Disponível em:

(http://www.pautasocial.com.br/artigo.asp?idArtigo=232). Acesse em:
16/06/2014.

SCHULTZ, W.N. 20 Maneiras de Ser Criativo. 2013. Disponível em:

(http://www.pontodainformacao.com/dicas39.html) . Acesso em: 16/06/2014.

VELOSO, R. Gestor de Eventos: estudo de caso com dois gestores de sucesso

em Portugal. Dissertação apresentada para a obtenção de grau de Mestre
em Ciências do Desporto na Universidade do Porto, Porto, 2007.

ZOBARAN, Sergio. Evento é Assim Mesmo! Do conceito ao brinde. 3º ed. Rio

de Janeiro: Ed. Senac Rio, 2004.

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Atividades
O pré-evento é caracterizado como o momento em que tudo vai ser
pensado e controlado de maneira minuciosa, logo, deve-se possuir um
cronograma, bem como um Plano B em caso de erros e problemas
durante a execução do evento. Marque a alternativa que melhor se
relaciona com o conceito checklist.

a. Deve encontrar-se sempre atualizado, porém é dispensado o envio e

discussão a todos os envolvidos, ficando restrito ao gerente de eventos.

b. É elaborado ao final do evento, ou seja, é o último passo no processo da

organização de eventos.

c. Deve ser enviado e discutido de maneira periódica por todos os

envolvidos, mas é o último passo no processo da organização de
eventos.

d. Devem constar todos os assuntos referentes ao planejamento e a

organização do evento, discutidos numa reunião previamente realizada
durante o pré-evento.

A organização de um evento ativa, basicamente, 54 setores diferentes

da economia, mostrando, assim, a importância destes dentro da
perspectiva da responsabilidade social. Nesta conjuntura, os eventos
possuem um papel relevante dentro do terceiro setor, pois há
crescimento das organizações. Marque a alternativa correta que se
relaciona com a importância dos eventos dentro da perspectiva da
responsabilidade social.

a. O evento é uma estratégia de comunicação, que permite aproximar os

diversos públicos por meio de relações pessoais diretas.

b. Os eventos possibilitam a distribuição de emprego em diversos setores.

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c. O evento é uma estratégia utilizada pela iniciativa pública por meio de
relações pessoais diretas.

d. Os eventos possibilitam a distribuição da comunicação direta à iniciativa

pública.

A criatividade dos eventos é um elemento considerado essencial dentro

do contexto das empresas. Analise as sentenças sobre a criatividade em
eventos e, na sequência, assinale a alternativa correta.

I. Para os empreendimentos ganharem destaque os eventos precisam

buscar, permanentemente, inovar e ‘chamar a atenção’ dos
consumidores.

II. A criatividade não contribui para que o consumidor reconheça os

produtos e serviços ofertados em uma organização.

III. Considera-se criatividade a capacidade de recombinar informações já

existentes para resolver problemas de maneira nova.

a. As alternativas I e II estão corretas.

b. As alternativas II e III estão corretas.

c. As alternativas I e III estão corretas.

d. Todas as alternativas estão corretas.

Para consultar o gabarito das questões, acesse o material on-line.

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