PLANEJAMENTO E ORGANIZACAO DE EVENTOS

Planejamento E Organizacao De Eventos

A organização de eventos requer, também, o domínio de uma série de técnicas, para que se obtenha
sucesso e lucro

Evento pode ser definido como qualquer acontecimento que desperta interesse especial, como espe-
táculo, exposição, competição etc, capaz de atrair público e de mobilizar meios de comunicação.

Assim, a realização de um evento depende prioritariamente do planejamento, e para planejar é es-

sencial reunir todas as informações necessárias.

Segundo Antônio Máximo Borba, Coordenador do curso de Tecnologia em Eventos da HOTEC e

Professor do curso Planejamento e Organização de Eventosdo CPT – Centro de Produções Técni-
cas, o organizador de eventos, não precisa, em princípio, ter uma formação específica. Pode ser um
profissional de qualquer área, desde que devidamente preparado, adquirindo informações e prática
na área de eventos.

E acrescenta, o produtor de eventos deve buscar sempre rapidez na divulgação, promoção e publici-
dade, de forma que a data e o tema do evento sejam conhecidos com bastante antecedência.

A realização de um evento pode ser dividida em fases: pré-evento, evento e pós-evento.

Na fase de pré-evento, é feito o planejamento, que inclui uma série de atividades relacionadas com a
preparação do evento.

Assim, ao fazer o planejamento de um evento é preciso ter em mente as expectativas dos participan-
tes do evento, de forma a desenvolver atividades que permitam atendê-las.

O curso Planejamento e Organização de Eventos, desenvolvido pelo Centro de Produções Técnicas,

tem o objetivo de apresentar um conjunto de informações que são a base para a atuação do profissi-
onal de eventos. Nele são abordados os seguintes assuntos:

Eventos: definição e importância

Classificação e tipologia dos eventos

Como montar uma empresa de eventos

Captação de eventos

Planejamento e organização de eventos

Cerimonial e protocolo

Montagem do evento

Eventos no setor hoteleiro

A excelência dos serviços em eventos

Nesta matéria, abordaremos um, dos vários aspectos que constituem o Planejamento e a Organiza-
ção de Eventos. Isto é, mostraremos, detalhadamente, como elaborar o projeto do evento.

Elaboração Do Projeto

Feito o planejamento, passa-se à elaboração de um projeto para o evento, seguindo-se um roteiro

composto pelos itens descritos a seguir:

Título

Nome do evento, com identificação numérica, tipo e assunto do evento. Exemplo: Seminário Mineiro
de Hotelaria.

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Memorial

Síntese descritiva de todas as atividades (técnicas, sociais, culturais, turísticas etc.) que fazem parte
do evento.

Objetivos Gerais

O que se espera alcançar de mais amplo com o evento.

Objetivos Específicos

O que se espera alcançar de forma mais exclusiva e específica com o evento em questão.

Identificação

Nome do promotor e do organizador do evento; local e data de realização do evento.

Justificativa

Indicação dos motivos (científicos, econômicos, políticos, sociais, culturais etc.), que mostram a im-
portância do evento.

Público-Alvo

Perfil e número de participantes potenciais. O número de participantes deve ser calculado com base
no número de participantes em eventos anteriores, sempre considerando a média mínima, nunca a
média máxima.

Conteúdo Do Evento

Indicação dos assuntos-chave que serão tratados e a programação preliminar do evento, ou seja,
uma proposta do cronograma do evento, incluindo todas as atividades que serão desenvolvidas.

Participações Prováveis

Indicação dos interessados na realização do evento, incluindo:

Patrocinadores e apoio;

Agência de turismo oficial escolhida para fazer os serviços de recepção e tours;

Agência aérea para transporte dos participantes.

Recursos Necessários

Descrição de recursos humanos e materiais, com informações sobre quantidade e a qualidade.

Divulgação

Meios de divulgação que serão utilizados como circulares, correspondência, fichas de inscrição, ma-
terial gráfico, chamadas em rádio, TV e revistas especializadas.

Orçamento Preliminar

Cálculo dos gastos para realização do evento, incluindo despesas e receitas. Ao calcular as despe-
sas, deve-se considerar os preços mais altos encontrados no levantamento de custos. As receitas
são os valores apurados com as inscrições, permutas e patrocínios estimados com as menores mé-
dias encontradas.

Cronograma Financeiro Básico

Previsão de desembolso e das entradas de recursos financeiros para cumprir os compromissos, des-
de o período de planejamento e execução até o fim do evento. É preciso ter extremo cuidado para
que os prazos de saída dos recursos sejam compatíveis com os de entrada.

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As atividades relacionadas à realização de um evento requerem profissionalismo e a atuação de pes-

soal bem treinado e motivado. Nesse tipo de serviço, não há espaço para improviso.

Quem trabalha com eventos sabe quanto tempo e quantas pessoas estão envolvidos na sua organi-
zação. Por isso, saber o que planejar é essencial para que tudo dê certo na hora “H”.

Embora existam bons livros sobre eventos – indico aqui o Organização de Eventos – Manual para
Planejamento e Execução, da Cleuza Cesca – a prática ensina muitas coisas que nem sempre
aprendemos na teoria. Mas claro que aliar as duas coisas é o ideal, e faz a diferença.

No post de hoje, coloquei algumas dicas pessoais aprendidas após atuar na área.

1 – Definir o que precisa ser comunicado: a primeira coisa que deve ser definida antes de se organi-
zar qualquer evento é o que e para quem ele precisa ser comunicado. Só então podemos começar a
pensar nele.

Planejar e organizar eventos não é simplesmente sair contratando fornecedores e fazer divulgação.
Quando um profissional de Comunicação assume a coordenação de um evento, ou participa de seu
planejamento (o que acho fundamental para que ele entenda como devem acontecer os processos de
comunicação), o principal diferencial está na estratégia que permeará toda a realização e a interface
com os participantes. A estratégia pode ser definida como sendo de propaganda, promoção de ven-
das, marketing, publicidade e relacionamento (em alguns casos, se utilizam dois ou mais tipos jun-
tos). Veja mais sobre os tipos de evento clicando aqui.

2 – Fazer uma lista com fornecedores: quem nunca teve problemas com eles? Muita gente não en-
tende a importância de se trabalhar com bons fornecedores até a hora que algum deles te deixa na
mão. Ter na agenda os contatos daqueles que você sabe que pode contar e que são comprometidos
faz muita diferença para que tudo dê certo.

3 – Repassar o checklist: não se faz um evento sozinho. Embora você coordene ele, as pessoas que
estão trabalhando para que tudo aconteça – que vão desde o cara que aperta o parafuso de alguma
coisa até a atração principal – precisam estar por dentro da ordem em que os acontecimentos irão
ocorrer, de quais são suas responsabilidades e os prazos que precisam cumprir. A minha dica é que
sejam feitas, pelo menos, duas reuniões de checklist com as pessoas (uma delas um dia antes do
evento, de preferência), e que cada uma receba uma cópia impressa do checklist e da programação.

4 – Demonstrar motivação: além da pessoa que coordena o evento, as demais também precisam
demonstrar motivação e satisfação em estarem trabalhando. Uma vez ouvi dizer que nem sempre é
possível fazer o que se gosta, mas sempre é possível gostar daquilo que se faz. E acredito muito
nisso! Nada pior do que ser servido por um garçom que aparente ter má vontade, ou ser recepciona-
do por pessoas que, além de não estarem sorrindo, são grossas. Pior ainda é escutar um mestre de
cerimônias ou palestrante falando sem motivação. (Sim, já vi isso em eventos, e digo que esses pe-
quenos detalhes influenciam na experiência que os convidados terão).

5 – Oferecer experiências: falando nisso, nada mais importante do que a experiência que as pessoas
têm ao participar de algo. Oferecer uma boa ou ótima experiência só é possível se tudo estiver em
harmonia. E aqui não me refiro a estar tudo calmo. Quero dizer que a decoração, a limpeza, a quali-
dade da comida, a significância do conteúdo transmitido, as entonações de voz, os sorrisos, a tempe-
ratura do ambiente, … Enfim, as coisas precisam estar alinhadas para que uma coisa não estrague a
outra. Ou seja, não adianta a comida estar ótima se o banheiro estiver sujo e bagunçado.

6 – Saber o que é preciso melhorar: fazer uma avaliação do evento é uma das últimas etapas do pla-
nejamento, e indispensável se você quiser saber o que deu certo e errado. Existem várias maneiras
de se avaliar. A mais conhecida é a pesquisa de satisfação, que pode ser entregue para os partici-
pantes preencherem. (Não faça pesquisas muito longas. Ninguém gosta de preenchê-las!)
Observar e conversar com participantes, sutilmente, também ajuda a descobrir a opinião deles. E,
muito importante: fazer uma reunião com a equipe que trabalhou e levantar o que deu certo e errado.
Uma espécie de lições aprendidas, sabe. Aproveite a ocasião para agradecer a equipe e elogiar
quem merece. Afinal de contas, nada melhor do que ter seu trabalho reconhecido e saber que ele fez
a diferença!

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Passos De Um Planejamento

1. Defina Objetivos

Um evento bem-sucedido é aquele que alcança os objetivos traçados pelos organizadores. Portanto,
esse é o primeiro item a ser analisado no planejamento, já que ele definirá diversos outros aspectos:
o tipo de evento, sua área de alcance e a quantidade prevista de participantes ditarão outras deci-
sões, como o local escolhido, melhores meios de comunicação para divulgar etc.

Separe um tempo para analisar quais são os objetivos, mas não faça pressuposições! Somente de-
pois de estabelecidos os objetivos é que será possível avançar no planejamento.

2. Faça Um Check-List

Esse deve ser o fiel companheiro de todas as pessoas envolvidas na organização. Como o próprio
nome em inglês diz, o check-list é uma lista de checagem. Nele devem constar todos os itens relati-
vos à contratação de serviços e materiais para o evento.

Junte ao check-list uma lista com os telefones de todos os envolvidos, desde fornecedores até a
equipe que participa da organização.

O check-list é um instrumento valioso que detalha tudo o que o profissional e a equipe devem ficar
atentos. É uma garantia de que nenhum detalhe será esquecido.

3. Crie Meios Para Facilitar As Informações Ao Público

O acesso às informações e inscrições do seu evento devem ser simplificados. Para isso, pense em
vários meios para facilitar todo o processo.

Primeiro, crie um site com o maior número de informações possíveis. Inclua dicas de acesso ao local,
meios de transporte, valores dos ingressos e formas de pagamento, notícias e programação comple-
ta. Para facilitar a vida dos participantes, você pode disponibilizar a venda dos ingressos no site.

Crie também um aplicativo para celulares com todas as informações citadas acima. Além de ser uma
forma de reduzir custos com a impressão de muitos panfletos, o app criará um canal direto de relaci-
onamento com o público.

4. Contrate Serviços De Segurança E Limpeza Terceirizados

A segurança dos participantes deve ser uma das principais preocupações durante o planejamento. A
melhor forma de ter certeza de que seus convidados estarão protegidos é contratar uma equipe es-
pecializada, que tem todo o preparo e recursos necessários para agir em situações diversas.

Outro item que não pode ser negligenciado é a limpeza, já que ela garantirá uma melhor experiência
aos participantes e evitará problemas com o fornecedor do local e vigilância sanitária, por exemplo.
Como é um fator que envolve também vários passos, a contratação de uma empresa especializada
para prestar o serviço é fundamental para que você use sua energia em outras áreas da organização
do evento.

5. Se Prepare Para Imprevistos

Por mais eficiente que o planejamento seja, imprevistos de última hora podem acontecer. Então, tente
pensar em soluções para possíveis problemas.

Faça reuniões com prestadores de serviços, fornecedores e equipe para tentar descobrir o que pode
dar errado. A partir das informações colhidas, tenha sempre um plano B.

A realização de eventos é considerada, em todo o mundo, importantíssima para o desenvolvimento

do fluxo turístico. Eventos como feiras e congressos têm sido, cada vez mais, alvos de disputas, tor-
nando-se necessário planejamento e preparação cada vez mais detalhados e cuidadosos, para que
os eventos e a empresa de eventos se consolidem no mercado. Para montar uma empresa, além de
definir o ramo em que vai atuar, é preciso que o empresário reúna uma série de informações funda-

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mentais, como conhecer o mercado, definir os objetivos que quer atingir e planejar o que vai ser colo-
cado em prática, dentre outros.

A realização de um evento depende do planejamento já que ele é essencial para reunir todas as in-
formações necessárias

“O produtor de eventos, por sua vez, deve-se buscar sempre rapidez na divulgação, promoção e pu-
blicidade, de forma que a data e o tema do produtor de eventos, por sua vez, deve-se buscar sempre
rapidez na divulgação, promoção e publicidade, de forma que a data e o tema do evento sejam co-
nhecidos com bastante antecedência”, afirma o professor Antônio Máximo Borba, do cur-
so Planejamento e Organização de Eventos, elaborado pelo CPT – Centro de Produções Técnicas.

No entanto, para que um empreendimento desse porte obtenha sucesso no mercado, é necessário
que haja excelência dos serviços prestados e tudo começa com o uso eficaz dos recursos humanos.
Sendo assim, é preciso haver uma seleção minuciosa de pessoal, adequada às condições do traba-
lho, e treinamentos específicos para cada evento a ser realizado, de maneira a reduzir ao máximo a
possibilidade de erros e omissões.

A área de eventos passou, nos dias atuais, a constituir um dos principais multiplicadores de negócios
na área de serviços, que tem como característica uma dependência essencial dos recursos humanos
disponíveis.

Para montar uma empresa é preciso de uma série de informações, como conhecer o mercado, definir
os objetivos e planejar o que vai ser colocado em prática.

As atividades relacionadas à realização de um evento requerem, portanto, profissionalismo e a atua-

ção de pessoal bem treinado e motivado. Nesse tipo de serviço, não há espaço para o improviso. É
preciso fazer o planejamento, definir a infraestrutura necessária, os meios de hospedagem e os servi-
ços a serem realizados, escolher um tema apropriado e verificar a viabilidade do mercado.

O surgimento de especialistas em organização de eventos ocorreu com o aumento do interesse e da

demanda por eventos como forma de divulgação cultural ou comercial. A necessidade de contratar
especialistas veio com a constatação da inviabilidade para os participantes de planejarem e organiza-
rem seu próprio evento, uma vez que estavam envolvidos em suas próprias atividades (pesquisa,
produção artística, criação, dentre outros).

Acompanhando a demanda, surgiram, também, as empresas de produção de eventos. A escolha do

local, o planejamento da estrutura, a determinação de regras, a divulgação, a montagem e as tarefas
durante acontecimento são algumas das atividades essenciais de uma empresa de eventos.

A realização de um evento depende prioritariamente do planejamento, e para planejar é essencial

reunir todas as informações necessárias. A organização requer, também, o domínio de uma série de
técnicas, para que se obtenha sucesso e lucro.

Para tal, o organizador, não precisa, em princípio, ter uma formação específica. Pode ser um profissi-
onal de qualquer área, desde que devidamente preparado, adquirindo informações e prática na área
de eventos.

A área de eventos passou, nos dias atuais, a constituir um dos principais multiplicadores de negócios
na área de serviços

O planejamento é essencial para garantir o sucesso do evento, pois permite ganhar tempo nas outras
etapas da realização do mesmo, evita o desperdício, permite diminuir os imprevistos e facilita sua
resolução quando aparecem, reduz a quantidade de esforço necessário nas outras etapas e permite
atingir os objetivos propostos.

Para começar a planejar é necessário responder às seguintes perguntas:

- O quê? - Que tipo de evento deve ser feito para alcançar seu objetivo?
- Para quem? - A quem interessará o evento? Como atingir o público alvo?

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- Por quê? - Qual o objetivo a ser alcançado?

- Quem? - Quem vai realizar o evento? Quem serão os parceiros? Quem serão os patrocinadores?

- Quem serão os concorrentes? Quem dará apoio ao evento?

- Como? - Como será feito o evento? Como será feita a divulgação?

- Como será feita a negociação com os parceiros?

- Quando? - Qual a melhor data? Qual o tempo de duração?

- Quando se iniciarão as inscrições ou a venda de ingressos?

- Onde? - Qual o melhor local para a realização do evento?

- Quanto? - Quanto custará o evento? Qual a estimativa de patrocínio?

- Qual será a arrecadação com as inscrições ou bilheteria?

- Qual é a estimativa de lucro?

As atividades relacionadas à realização de um evento requerem, portanto, profissionalismo e a atua-

ção de pessoal bem treinado e motivado

É importante esclarecer que a organização de um evento é, sobretudo, um trabalho de parceria, onde

várias pessoas e, ou empresas trabalham juntas para atingir seus objetivos. Deve-se considerar os
seguintes participantes dos eventos:

- O organizador;

- O cliente promotor – espera custos financeiros e econômicos baixos, deseja a melhor produção e a
melhor técnica possíveis e racionalização do tempo;

- O público participante – tem expectativa de adquirir novos conhecimentos e se atualizar, realizar

bons negócios, confraternizar e fazer amizades, obter conforto, bem-estar, a preços razoáveis;

- O núcleo receptor sediante: espera uma ação positiva dos eventos sobre seu mercado turístico;

- O patrocinador – espera como retorno do seu investimento com a divulgação de sua ima-
gem/empresa junto a seus clientes potenciais.

Assim, ao fazer o planejamento de um evento é preciso ter em mente as expectativas dos participan-
tes, de forma a desenvolver atividades que permitam atendê-las.

Conteúdo Do Planejamento

O planejamento deve conter informações completas e detalhadas sobre os objetivos, tipo de evento,
local do evento, data, público, estratégias de comunicação, recursos, orçamento previsto, vendas,
transporte de participantes, recepção e serviços prestados aos participantes, hospedagem, atividades
socioculturais e de lazer e cronograma de atividades.

A seguir, um detalhamento desses aspectos.

A necessidade de contratar especialistas veio com a constatação da inviabilidade para os participan-

tes de planejarem e organizarem seu próprio evento

- Objetivos

Deve-se indicar o que se pretende alcançar com o evento, de forma clara e precisa, em determinado
tempo e como será feita a avaliação dos resultados. Na realização de um evento, há objetivos gerais
e específicos. Os objetivos são definidos a partir da escolha do tema do evento.

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- Tipo De Evento

Deve-se escolher dentre os diversos tipos de eventos o mais adequado para que sejam atingidos os
objetivos, atendendo aos anseios dos participantes.

- Local

Refere-se tanto à localização em termos de região e cidade, quanto ao espaço onde será realizado o
evento. Na escolha da região e cidade, devem ser consideradas a facilidade de acesso, as atrações
turísticas, as condições de hospedagem, a existência de patrocinadores e os custos.

- Espaço

Com relação ao espaço, devem ser consideradas a adequação ao tipo de evento, a capacidade, as
condições de acomodação dos participantes, as possibilidades de instalação de serviços auxiliares e
de apoio e a realização de eventos paralelos.

- Data

É preciso considerar as condições da região, no que se refere a clima, sazonalidade etc., e também a
programação de eventos em nível regional, nacional ou internacional (dependendo da abrangência do
evento), para evitar que a data escolhida coincida com a ocorrência de outros eventos da mesma
natureza.

- Programa

É a elaboração de material escrito contendo horários, datas, temas e informações sobre as atividades
que serão desenvolvidas durante o evento. É necessário fazer uma previsão precisa dos horários e
do tempo de duração das atividades.

- Público

São as pessoas a quem se destina o evento. Pode ser classificado como externo, interno ou misto. É
importante caracterizar o público, identificando aspectos como escolaridade, situação socioeconômi-
ca, faixa etária, sexo etc.

- Realização Do Evento

Dependendo do tamanho do evento, é necessário que o organizador trabalhe com uma equipe de
coordenadores, que atuarão no momento da execução do projeto. Esse pessoal é dividido em equi-
pes de trabalho, responsáveis por tarefas específicas que fazem parte da realização do mesmo.

Num evento, são vários os detalhes que devem ser levados em consideração e que fazem toda a
diferença para que seja um sucesso, dentre eles: os tipos de mesa que podem ser montados; os vá-
rios arranjos e composição de mesas, dependendo do evento e dos convidados, e a colocação de
bandeiras.

A organização requer, também, o domínio de uma série de técnicas, para que se obtenha sucesso e
lucro.

Para eventos sociais, como recepção de casamento, baile de formatura, aniversários, bodas, festas
de debutantes, dentre outros, é preciso contar com a ajuda de profissionais especializados para fazer
o planejamento da montagem e da decoração do local. O profissional deve visitar o local de realiza-
ção da festa, conhecer suas dimensões e detalhes construtivos, para elaborar o planejamento.

8 Processos Que Vão Ajudar Na Organização De Eventos!

Há muitos aspectos a serem gerenciados em conferências, eventos de marketing e produções simila-

res. Felizmente, há plataformas e aplicativos para controlar os processos para a organização de
eventos.

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Usar uma única solução de software para o seu evento o beneficia de muitas maneiras. Com tudo em
um só lugar, não é necessário transferir manualmente informações de uma plataforma para outra.
Tudo o que você precisa do início ao fim estará ao seu alcance. Quando chegar a hora de analisar
seus dados, você pode fazê-lo rapidamente e sem dores de cabeça.

Claro, as ferramentas só são eficazes quando também há um planejamento cuidadoso. Veja aqui
algumas soluções tecnológicas e práticas recomendadas para ajudá-lo no próximo evento.

1.Fornecedores Técnicos E Objetivos Do Evento

Ao escolher um fornecedor para sua tecnologia de gerenciamento de eventos, é importante se manter

conectado aos objetivos do seu evento. Certifique-se de que você e seu fornecedor entendem o que
é importante. O fornecedor pode atender a todos os seus objetivos? Por exemplo, você pode precisar
de registros, de rastreamento de participantes no local e de e-mail marketing.

Defina o que deseja que a tecnologia faça e compreenda as restrições de qualquer dispositivo ou
software que esteja considerando.

2. Cadastro

As ferramentas de registro são um dos processos para a organização de eventos em que os planeja-
dores podem fazer mais do que apenas reunir as inscrições. Considere se o seu evento se beneficia-
ria de opções de registro específicas, como levantamentos pré-evento, sistemas de pagamento, re-
servas de hotel, viagens e agendamento de sessão. Quando você obtém o máximo de informação no
registro, você economizará tempo mais tarde.

3. Educação Para Os Participantes

Se você estiver usando um aplicativo, um crachá inteligente ou outra tecnologia especializada, seus
participantes podem precisar de algum suporte. Comunicar-se com os participantes com antecedên-
cia pode prepará-los para aproveitar ao máximo sua experiência com o evento. Lembre-se de que
qualquer frustração que o usuário tiver poderá refletir no evento, então tenha um plano para fornecer
suporte antecipado e também no local (in loco).

4. Comunicação No Dia Do Evento

Quanto mais envolvidos estarem os participantes do evento, melhor. Se o seu software de eventos
permitir que você envie notificações push e mensagens diretas, você aumentará a satisfação do par-
ticipante. As mensagens instantâneas também podem fazer com que um evento funcione mais sua-
vemente ajudando todos a manterem o horário e evitar eventuais ruídos de comunicação.

5. Suporte Audiovisual E Treinamento

É sempre inteligente aprender sobre o equipamento audiovisual de um local antes de precisar usá-lo.
Descubra se haverá apoio na hora. Caso contrário, peça ao gerente do local para ajudá-lo a entender
o funcionamento adequado de qualquer equipamento que você irá utilizar.

6. Teste o WiFi no Local

Imagine planejar um evento que confia no WiFi e, na hora, a rede falhar. Verifique a largura de banda
com antecedência para garantir que a rede possa lidar com seu tráfego, especialmente se seus parti-
cipantes também usarem a rede. Considere se a rede está acessível em qualquer lugar que você
precisar. Além disso, realize um teste de velocidade. Muitas vezes, é necessário contratar um serviço
externo para fornecer a cobertura de rede necessária.

7. Funções De Retaguarda

Mesmo se você não estiver executando as funções de retaguarda, como o serviço de alimentação,
como gerente de eventos, você precisa saber como tudo funciona. Se o local do evento não fornecer
a alimentação juntamente com o espaço, contrate um serviço de buffet. Quando você está selecio-
nando vendedores e contratando trabalhadores, isso ajuda a ter uma compreensão profunda de tudo
o que acontece nos bastidores. É sempre benéfico falar com seus contatos sobre como as coisas

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funcionam no final. Seu evento funcionará mais facilmente quando todos estiverem alinhados e um
relacionamento de trabalho sólido é bom para todos.

8. Escolha O Melhor Software De Gerenciamento De Eventos

No planejamento de eventos, não há um tamanho único para todos. Você precisará escolher o melhor
software de gerenciamento de eventos para suas necessidades. Aqui estão alguns dos principais
fatores a serem considerados quando você explorar as opções.

Se você estiver procurando por software de planejamento de eventos para um evento específico,
considere o tamanho do evento e os recursos que você precisa. Se você quiser usar o mesmo sof-
tware para vários eventos, procure um que se transfira bem os dados e que permita que você analise
os dados em todos os eventos. Algumas soluções, por exemplo, oferecem uma variedade de módu-
los e pacotes que podem ser adaptados às suas necessidades.

Tudo o que você precisa saber sobre as etapas de um evento

Pré-evento

Vai desde o momento em que começamos a levar em consideração a primeira ideia, tendo início com
o planejamento – essencial em qualquer tipo de evento. O planejamento apenas termina quando fe-
chamos o local e começamos a prepará-lo.

As atividades fundamentais durante esta etapa estão ligadas ao estabelecimento de objetivos e de-
pois a realização de cada um deles, levando em conta que,precisamos finalizar todos eles.

Uma atividade fundamental em nosso evento é a promoção e divulgação, já que isso nos permitirá
conseguir participantes e mensurar o grau de interesse do público potencial.

A agenda pré-evento é outro assunto que precisamos dar muita atenção, pois é muito importante nos
organizarmos, são tantos detalhes que não podemos nos perder!

Uma relação de possíveis locais e sedes para o evento, para que se possa escolher aquela que se
adapte melhor às suas necessidades, também é fundamental nesta etapa.

E as parcerias?

É o momento de apresentar nosso futuro evento aos patrocinadores e apoiadores, que auxiliarão no
financiamento e outras ações no evento.

A busca e seleção de fornecedores também é realizada nessa etapa. À medida que vamos nos apro-
ximando da data do evento é necessária uma maior quantidade de recursos, já que as atividades a
serem realizadas ou controladas vão se intensificando.

Durante o evento

Essa parte começa quando se move a organização para o local do evento e tem início a montagem
das instalações temporárias do mesmo.

Essa etapa é a mais intensa, e a que requer maior nível de coordenação e supervisão, já que nesse
momento tudo tem de estar funcionando, com funções e tarefas delegadas a cada um dos responsá-
veis, com a logística bem planejada e com uma agenda a ser seguida.

• Montagem

• Credenciamento de participantes

• Agenda de atividades do evento

• Desmontagem

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Pós-evento

Essa etapa é tão importante quanto as anteriores, uma vez concluído o evento, torna-se importante
avaliar e analisar seus resultados e metas alcançadas.

O tempo ideal para realização de uma avaliação é durante a primeira semana pós-evento.

Além da avaliação interna, é importante agradecer por escrito aos participantes e colaboradores de
todas as diferentes atividades.

Objetivos do evento

Para que o evento atenda as expectativas dos participantes ele deve ter o objetivo definido.

Podendo conter mais de um objetivo, o evento deve apresentar esses objetivos durante toda a divul-
gação.

Sendo assim, os participantes já saberão o que esperar e os feedbacks do evento serão excelentes,
pois você com certeza atingirá o público-alvo correto.

Data, hora e local

Tão importante quanto definir o objetivo, a data, horário e local devem ser pensados durante a etapa
do planejamento.

Essas decisões afetam a todos os envolvidos, sejam eles palestrantes ou participantes.

Por exemplo, se você busca um local para realização do seu evento preste atenção aos hotéis próxi-
mos e a mobilidade do local.

Assim também você deve atentar aos transportes privados e linhas próximas de transporte público.

Antes de definir uma data e divulgar verifique se os palestrantes que você deseja convidar estão dis-
poníveis.

Visto que são convidados também para diversos outros eventos e podem ter uma agenda mais con-
corrida.

Orçamento

O orçamento é uma etapa indispensável para o seu evento.

Diversos itens de divulgação dependem da boa administração do orçamento.

Independente se os seus gastos serão repassados aos participantes através das inscrições ou se a
comissão organizadora contará com patrocínios de instituições de fomento à pesquisa e ensino.

Caso o seu evento seja corporativo o orçamento não deixa de ser uma fase muito importante, há
gastos como coffee break, panfletos e materiais de divulgação.

Divulgação

Não se esqueça da divulgação do seu evento, a propaganda é alma do negócio, certo?

Comece cedo a divulgação do seu evento.

Dessa forma ele terá mais visibilidade atraindo assim os participantes.

Procure rádios locais e emissoras de TV da região.

Utilize a internet como aliada, crie um site para o seu evento com as principais informações.

Tenha também presença em redes sociais, são elas que irão colocar o seu evento em evidência.

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Lembre-se: é muito importante nesta etapa focar em divulgar também a imagem do seu evento. Ou
seja, pensar em estratégias para reforçar o branding do seu evento.

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