GUIA COMPLETO:

APRENDA JÁ COMO ORGANIZAR

UM EVENTO DE SUCESSO
03  Introdução
06  
Comece pelo planejamento: veja o
que levar em conta nessa etapa
16  
Como garantir o sucesso do
evento na hora de realizá-lo
23  
Para fechar com chave de ouro,
capriche nas ações de pós-evento
29  Conclusão
31  Sobre a Ampère
INTRODUÇÃO
 INTRODUÇÃO

Para início de conversa, sabemos que é inevitável o

frio na barriga de qualquer organizador de eventos.
Isso acontece porque são meses (às vezes, anos) de
planejamento e há a constante preocupação para que
tudo saia conforme o esperado. Sendo assim, organizar
um evento é sempre desafiador.

São muitos os aspectos que precisam ser levados em

consideração: desde o planejamento dos objetivos
até a avaliação de resultados finais. Para isso, o
organizador precisa de muito comprometimento,
organização, criatividade e “jogo de cintura” para lidar
com os imprevistos (que, infelizmente, acontecem)!

Os eventos são essenciais em qualquer estratégia de

marketing, pois promovem a sua marca no mercado,
conquistam os clientes e ainda proporcionam um
excelente networking. Assim, os indicadores comerciais
aumentam e a sua empresa ganha espaço no cenário
competitivo atual.

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 INTRODUÇÃO

Dessa maneira, é fundamental que as estratégias

estejam bem desenvolvidas para que a sua empresa
não realize “apenas mais um evento”, mas sim,
“O EVENTO”. Deu para compreender aonde
queremos chegar?

Vamos aprender mais sobre como criar um evento

único e surpreender o público? Acompanhe o nosso
guia completo para organizar um evento de sucesso!

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COMECE PELO
PLANEJAMENTO: VEJA O
QUE LEVAR EM CONTA
NESSA ETAPA
 COMECE PELO PLANEJAMENTO: VEJA O
QUE LEVAR EM CONTA NESSA ETAPA

O planejamento é a etapa fundamental para o

alcance dos seus objetivos. Essa costuma ser a
parte mais demorada e trabalhosa na organização
e, por isso, merece a sua total atenção. Vamos lá?

DEFINA O TEMA

O tema é o que norteará todo o seu evento,

sendo o principal responsável por atrair (ou
afastar) o público. Ele deve ser baseado nos
objetivos da sua organização.

A temática do seu evento deve ser diferente,

divertida, criativa e relevante para a persona.
Temas muito comuns ou que tenham diversas
palestras e congressos sobre o assunto
relacionado não atraem o público.

Por isso, é essencial encontrar um tema

relacionado ao seu negócio e no qual as pessoas
realmente tenham interesse em se especializar
— do contrário, você só investe tempo e dinheiro
sem nenhum retorno.

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 COMECE PELO PLANEJAMENTO: VEJA O
QUE LEVAR EM CONTA NESSA ETAPA

CONHEÇA MUITO BEM

O SEU PÚBLICO

Mais do que conhecer dados demográficos sobre o

seu público, é importante conhecer as personas do
seu negócio. Elas são personagens semifictícios que
representam o comprador ideal.

Isso porque, ao mapear a persona, você cria insights

fundamentais para nortear todas as estratégias do
seu evento. Isso acontece porque você conhece o dia
a dia e a realidade do seu público — assim, explora as
ferramentas ideais de atração, conversão e vendas.

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 COMECE PELO PLANEJAMENTO: VEJA O
QUE LEVAR EM CONTA NESSA ETAPA

ESCOLHA A DATA,
HORÁRIO E LOCAL

Ficar de olho nas datas comemorativas, feriados e

eventos locais também é fundamental para o sucesso
do seu evento. Já imaginou criar um congresso bem no
final de semana em que há um feriadão? As chances
de as pessoas viajarem e utilizarem esses momentos
com a família em vez de comparecerem em um evento
empresarial são muito grandes.

O local do evento é outro aspecto que precisa ser

muito bem pensado. Ele precisa ser de fácil acesso,
confortável e seguro. Além disso, precisa oferecer
toda a estrutura de que você precisa em termos de
iluminação, sonorização, decoração e acessibilidade.

Vale ressaltar que o local precisa ter alvará e estar com

as suas obrigações legais em dia — isso evita uma
série de dores de cabeça e também a interdição do
seu evento em caso de denúncia ou fiscalização. Não é
bacana nem pensar nisso, certo?

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 COMECE PELO PLANEJAMENTO: VEJA O
QUE LEVAR EM CONTA NESSA ETAPA

CONTRATE UMA EQUIPE

ESPECIALIZADA

Não pense duas vezes antes de investir em uma equipe

especializada para ajudar no planejamento e condução
do evento. Saiba que fornecedores experientes e de
confiança devem sempre ser priorizados.

Lembre-se de que, por mais que você seja o

encarregado do evento, jamais deve realizar todas as
atividades sozinho. Ao delegar tarefas burocráticas,
você fica com muito mais tempo livre para pensar nos
mínimos detalhes, que tornarão o momento único
aos participantes.

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 COMECE PELO PLANEJAMENTO: VEJA O
QUE LEVAR EM CONTA NESSA ETAPA

ESTABELEÇA UM ORÇAMENTO

Para que a empresa não saia no vermelho, logo

nos primeiros momentos, já tenha uma planilha
orçamentária bem definida. Insira todas as receitas e
despesas, avaliando o saldo final (que deve sempre
ser positivo para garantir a lucratividade da ação).

Não pense duas vezes na hora de pedir redução

do preço, negociar e propor parcerias com os seus
fornecedores. Você pode propor que ele seja um
patrocinador do evento, por exemplo. Assim, você
divulga a sua marca e ele consegue um desconto
especial. Afinal, não vai adiantar o público amar o
evento e a sua empresa se endividar, você concorda?

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 COMECE PELO PLANEJAMENTO: VEJA O
QUE LEVAR EM CONTA NESSA ETAPA

FAÇA UM CHECKLIST COM O

MATERIAL NECESSÁRIO

Faça uma listagem completa, contendo todas as

tarefas que você precisa cumprir. Para facilitar, crie
uma planilha no Excel ou no Google Docs, com as
seguintes colunas:

• tarefa;

• responsável;

• prazo.

Monitore essas tarefas do checklist diariamente para

ter a certeza de que todos os itens foram cumpridos.
Assim, há a certeza de que você não se esqueceu de
nenhum detalhe importante.

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 COMECE PELO PLANEJAMENTO: VEJA O
QUE LEVAR EM CONTA NESSA ETAPA

SELECIONE OS FORNECEDORES
CONFIÁVEIS

Faça pelo menos três orçamentos com cada

item necessário para o evento e selecione os que
apresentam o melhor custo-benefício. Lembre-se de
que o mais importante não é ter o melhor preço, e sim
ser um fornecedor de confiança.

Além disso, é essencial assinar contrato com todos

eles, porque isso é a garantia de que tudo sairá
conforme o combinado.

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 COMECE PELO PLANEJAMENTO: VEJA O
QUE LEVAR EM CONTA NESSA ETAPA

ELABORE UM PLANEJAMENTO
DE DIVULGAÇÃO

O plano de divulgação é uma das etapas mais

importantes no planejamento do seu evento. Comece
contratando um designer para criar a identidade visual.
Com isso, todos os materiais mantêm a mesma
linguagem — isso é muito importante para repassar
confiança e credibilidade da sua marca.

Confira algumas ideias de divulgação:

• contrate uma assessoria de imprensa;

• envie release para jornais, revistas e blogueiros;

• invista nas mídias sociais;

• invista em links patrocinados;

• crie um planejamento de fluxo de nutrição de e-mails.

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 COMECE PELO PLANEJAMENTO: VEJA O
QUE LEVAR EM CONTA NESSA ETAPA

CONVIDE OS PALESTRANTES

Invista em bons palestrantes, convidando experts no

assunto, personalidades e influenciadores de opinião
que agreguem valor ao conteúdo do seu evento. Para
acertar na escolha, faça uma boa pesquisa e avalie a
presença on-line do palestrante. Verifique ainda como
ele se deslocará até o evento e deixe tudo alinhado:
hospedagem, alimentação e logística.

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COMO GARANTIR O
SUCESSO DO EVENTO NA
HORA DE REALIZÁ-LO
 COMO GARANTIR O SUCESSO DO
EVENTO NA HORA DE REALIZÁ-LO

TESTE TODOS OS EQUIPAMENTOS

UM DIA ANTES

Equipamentos de som, luz e eletrônicos são sempre

imprevisíveis. Por isso, tenha a certeza de que todos os
cabos estão funcionando corretamente e teste todos
os aparelhos um dia antes.

Além do mais, esses equipamentos costumam ser os

mais trabalhosos na montagem, portanto, antecipar-se
é a melhor maneira para garantir que dará tempo de
realizar a montagem completa.

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 COMO GARANTIR O SUCESSO DO
EVENTO NA HORA DE REALIZÁ-LO

MONITORE A PROGRAMAÇÃO

Tenha um cronograma detalhado de toda a

programação (de hora em hora). Entregue essa
programação para o palestrante e toda a equipe de
trabalho. Isso garante que todos estejam sintonizados.

Outro cuidado essencial é contratar um bom mestre

de cerimônias, porque ele ajuda a conduzir o evento
com maestria e sabe trabalhar com imprevistos. Além
disso, ele conduz melhor os conflitos e divergências de
opinião do público nos debates.

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 COMO GARANTIR O SUCESSO DO
EVENTO NA HORA DE REALIZÁ-LO

DISTRIBUA OS BRINDES
DIVERTIDOS

Brindes são sempre bem-vindos: as pessoas adoram.

Porém, saia da zona de conforto e pense em brindes
personalizados e criativos. E claro, tenha em mente
que eles precisam ter total relação com o seu evento.

Os brindes tecnológicos são uma ideia diferente,

tais como: desconto em lojas virtuais, cursos online,
webinars ou até mesmo a assinatura de uma revista
digital relacionada ao tema do seu evento.

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 COMO GARANTIR O SUCESSO DO
EVENTO NA HORA DE REALIZÁ-LO

ORIENTE A EQUIPE DE TRABALHO

Faça uma reunião com a equipe e os fornecedores na

semana do evento para alinhar todas as informações e
tirar as dúvidas. Isso porque os participantes chegam
no evento com dúvidas, e a equipe precisa ser ágil
nas respostas.

Além disso, conte com um bom serviço de

credenciamento para evitar as temidas filas. Se o seu
evento tiver numeração de mesas para o jantar, tenha
a certeza de que a equipe decorou o espaço para evitar
tumultos na entrada.

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 COMO GARANTIR O SUCESSO DO
EVENTO NA HORA DE REALIZÁ-LO

INVISTA (E MUITO) NA
EXPERIÊNCIA DO CLIENTE

Saiba que existem muitos eventos por aí. Por

isso, se você quer criar um encontro de sucesso,
precisa “pensar fora da caixa”. Isso significa que
é preciso criar experiências inovadoras para o
seu cliente.

Para isso, conte com a tecnologia para propor

atividades diferenciadas, como é o caso da
gamificação. Totens eletrônicos, aplicativos,
realidade virtual e aumentada, hologramas, vídeo
mapping e drones são algumas ideias que você
pode pensar em inserir no seu evento.

Lembre-se de que ele precisa ser memorável. Isso

significa que os participantes precisam sentir que
aquele momento foi pensado exclusivamente
para garantir uma boa experiência, diferenciando
dos eventos da concorrência.

21
 COMO GARANTIR O SUCESSO DO
EVENTO NA HORA DE REALIZÁ-LO

TENHA UM PLANO B

Normalmente, quem trabalha com eventos já

tem uma espécie de “feeling” com as situações
que podem acontecer de maneira diferente em
relação ao planejado. Sendo assim, tenha sempre
um plano B para as situações que você considera
que podem dar errado.

Com isso em mente, tenha sempre salvo o

contato de todos os fornecedores do seu evento.
Assim, você consegue ligar para eles rapidamente
caso surja algum imprevisto.

22
PARA FECHAR COM
CHAVE DE OURO,
CAPRICHE NAS AÇÕES DE
PÓS-EVENTO
 PARA FECHAR COM CHAVE DE OURO,
CAPRICHE NAS AÇÕES DE PÓS-EVENTO

MANTENHA OS PARTICIPANTES
ENGAJADOS NAS MÍDIAS SOCIAIS

Crie uma hashtag exclusiva para o evento e um bom

planejamento de mídias sociais. É recomendado
contratar um social media para criar um cronograma
de conteúdo voltado ao engajamento dos usuários.

Ademais, é fundamental fazer transmissões ao

vivo e convidar os participantes para fazerem
crowd streaming (quando os participantes fazem as
próprias transmissões e promovem o evento).

PEÇA FEEDBACKS

Ao final do evento, peça feedback aos

fornecedores e equipe de trabalho sobre o evento.
Com base na visão deles, entenda em quais
aspectos a sua empresa se destacou e em quais
pontos precisa melhorar para a próxima edição.
A opinião das partes que se envolveram no evento
é importante para ter um mapeamento completo
sobre o seu sucesso.

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 PARA FECHAR COM CHAVE DE OURO,
CAPRICHE NAS AÇÕES DE PÓS-EVENTO

REVISE O ORÇAMENTO E
O BRIEFING INICIAL

Faça um relatório completo do evento, avaliando o briefing

inicial. Deixe tudo documentado para que você tenha mais
facilidade na organização das próximas edições. Além disso,
é essencial revisar o orçamento e conferir se todos os
pagamentos para os fornecedores foram efetuados.

Nesse cenário, você avalia se os objetivos foram alcançados

e promove uma gestão pós-evento que garanta uma análise
detalhada. Assim, é possível avaliar se as expectativas foram
cumpridas, reconhecer as falhas e identificar as oportunidades
de crescimento.

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 PARA FECHAR COM CHAVE DE OURO,
CAPRICHE NAS AÇÕES DE PÓS-EVENTO

AVALIE O DESEMPENHO DOS

SEUS FORNECEDORES

Imagine que você criou um evento e faltou comida. Por mais que
a culpa não seja sua (afinal, você orientou a cozinha e fornecedor
sobre a quantidade de convidados), as pessoas sairão falando
mal do seu evento, você concorda?

Por isso, é essencial avaliar o desempenho dos seus

fornecedores. Desse modo, você não contrata mais aqueles que
deixaram a desejar. Já quanto aos que se destacaram, você pode
propor parcerias duradouras.

26
 PARA FECHAR COM CHAVE DE OURO,
CAPRICHE NAS AÇÕES DE PÓS-EVENTO

DIVULGUE NOTÍCIAS
DO EVENTO NO SITE
DA EMPRESA

Não pense que o evento finaliza quando “as

cortinas se fecham”. Há muito trabalho depois
disso. Outra ideia interessante é alimentar o
site da empresa com notícias sobre o evento:
publique entrevistas, depoimentos, fotos e a
filmagem. Faça uma matéria exclusiva sobre
o tema do evento, marcando o palestrante e
inserindo algumas de suas falas.

Essa atitude promove um bom engajamento

nas mídias sociais. Inclusive, lembra que
falamos para você criar uma hashtag
exclusiva? Então: agora é o momento de
selecionar as melhores fotos e fazer uma
boa divulgação com elas.

27
 PARA FECHAR COM CHAVE DE OURO,
CAPRICHE NAS AÇÕES DE PÓS-EVENTO

APLIQUE PESQUISA DE SATISFAÇÃO

Para fechar com chave de ouro, envie uma pesquisa de satisfação

ao seu público. A opinião dos seus convidados é essencial para
avaliar se o evento atingiu os objetivos propostos.

Afinal, sem os seus convidados, não há evento, certo? Por isso,

ouvir a opinião do público é essencial para criar boas ferramentas
para a edição seguinte e também para justificar o investimento
na empresa.

28
CONCLUSÃO
 CONCLUSÃO

Organizar um evento de sucesso não é uma tarefa complicada.

Como vimos aqui, basta ter muito planejamento estratégico.
Aliás, um dos principais segredos que isso aconteça é ter tudo
esquematizado anteriormente, desde o que você precisa fazer
antes até o pós-evento.

O primeiro passo é ter um tema bem definido de acordo com

os objetivos do seu evento. Lembre-se de que cada detalhe é
importante: a data, o local, o orçamento e a equipe.

Neste e-book, você conferiu um guia completo sobre como

organizar um evento de sucesso. Você gostou do nosso conteúdo?
Então, agora saiba um pouco mais sobre a nossa empresa!

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