Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

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 CC oo mm oo rr ee dd uu zz ii rr dd rr aa ss tt ii cc aa mm ee nn tt ee oo nn oo -- ss hh oo ww dd ee vv ee nn dd aa ss

índice

[4] [30]
Deu No-Show, virando o jogo:
como transformar
e agora? o no-show
em Leads
engajados

[17] [41]
estratégias
que sua equipe
Conclusão
pode usar para
reduzir o
no-show

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INTRODUÇÃO
Um dos principais objetivos aqui na
Growth Machine é educar o mercado e
levar empresas a elevarem sua receita de
forma escalável e previsível para outro nível.
Investimos tempo e energia produzindo
conteúdos nas redes sociais como
LinkedIn, Facebook, Instagram e YouTube
todos os dias.
Disponibilizamos muito conteúdo gratuito
e acessível para nossa audiência a fim de
ajudar negócios a crescerem em todo
o seu potencial.
Desde templates, planilhas, vídeos, blog
posts a materiais ricos - como esse que você
está lendo agora em parceria com a Ramper,
empresa desenvolvedora da plataforma
de prospecção digital que automatiza
o processo de prospecção e gera leads
qualificados para o mercado B2B.
Como reduzir drasticamente o no-show de vendas
Pensando nisso, unimos forças e aliamos
toda a nossa expertise em vendas para
tocar num assunto que incomoda a muitos
vendedores. Conhecemos a trincheira de
objeções em vendas e todos os obstáculos
que nos impedem de chegar ao decisor e
fechar um contrato.
No entanto, elegemos um assunto que pode
quebrar a sua expectativa ao se empenhar
para fechar uma oportunidade: o no-show
em reuniões.
Este guia é um passo a passo para ajudá-
lo a evitar o no-show por meio de dicas
e ferramentas e, assim, manter essa
“assombração” bem longe do seu dia a dia.
Se você quer saber como fazer isso, vem
com a gente nessa leitura.
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Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

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Você definiu seu ICP,
estruturou uma cadência de prospecção,
acompanhou a jornada de compra daquele potencial cliente e,
por fim, ele aceitou agendar uma reunião com você.
TUDO PARECIA IR BEM, MAS...
Apesar de todo o planejamento
minucioso, cerca de 20% das reuniões
reservadas nunca vão acontecer, porque
o cliente em potencial cancelou no
último minuto ou não apareceu.
Além de ser uma situação chata, fica
aquela sensação de perda de tempo. A
situação se agrava quando a operação
é field sales, isto é, quando a reunião é
agendada fora da empresa e envolve o
deslocamento do vendedor ao
encontro do lead.
Como reduzir drasticamente o no-show de vendas
Mas, ao chegar no local, descobre que
não haverá a tal reunião. Imagine agora
o quanto isso pode custar à empresa?
Não estamos aqui para julgar se isso ou
aquilo é o correto, todos sabemos que
imprevistos acontecem e ninguém está
imune a essas situações. No entanto, é
possível diminuí-las através de algumas
técnicas e aprendendo a exercitar o
feeling para não ficar entregue ao lead
que não costuma comparecer
nas reuniões.
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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

• Será que não gerei valor suficiente?

Nessas horas, • Será que ocorreu falha na qualificação da oportunidade?
é comum • Será que não quebrei todas as objeções?
surgir dúvidas
como:
• Eu não soube como gerar urgência o suficiente?

• Meu produto ou serviço é realmente a melhor solução para o cliente?

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Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Olhe, ANTES DE
há muitas reuniões que não queremos
que aconteçam, mas as reuniões com
os seus clientes em potencial são
COMEÇAR A
CONTORNAR
importantes para alinhamento e avanço
na jornada de compra.

No entanto, de alguma forma, um em

cada cinco clientes potenciais que
concordarem em se encontrar com sua
A SITUAÇÃO,
equipe, acabam te dando um bolo ou te
trocando por um evento de última hora. PRECISAMOS
Por mais desagradável
que o no-show seja, quem
ENTENDER
trabalha com vendas sabe
que uma reunião de vendas PORQUE ELA
normalmente é a última
prioridade para o lead. ACONTECE.
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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Por que os leads não aparecem?

Isso já aconteceu
com todos nós:
Alguém concordou em se encontrar com
você ou sua equipe, mas não apareceu.
Parece rude, mas acontece. E sua equipe
precisa estar preparada para lidar com
esse problema de agendamento e
remarcar a conversa o mais
rápido possível.

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Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Essa razão principal para o não comparecimento é
extremamente óbvia, mas subestimada.
O cliente em potencial esqueceu completamente
de marcar o horário programado na sua agenda, ou
o lembrete da reunião não tocou ou tinha uma outra
reunião no mesmo horário.
Isso geralmente é causado por uma falha de processo
(falta de agendamento ou de lembretes) por parte do
executivo de vendas.
envia um e-mail formalizando a data e o horário da
call, além do link da call.
É possível marcar e personalizar e-mails de
confirmação com notificações e lembretes, inclusão
de notas dos clientes ao fazer o agendamento,
envio de e-mails de acompanhamento após a
reunião para agradecer aos clientes ou descrever as
próximas etapas.

Uma forma de diminuir drasticamente o no-show

para vendedores, é usar o YouCanBook.me (inclusive a
Ramper utiliza a ferramenta em seu processo
de vendas).

O lead tem acesso a agenda do vendedor pelo

YouCanBook.me e, assim, consegue ver e bloquear
o horário para uma reunião. Em seguida, o vendedor

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

A ferramenta permite gerenciar sua disponibilidade

garantindo o controle total do seu tempo. É possível
detectar os fusos horários automaticamente, caso
você ou seu cliente estejam em países diferentes.

Outra vantagem é a possibilidade de compartilhar

a disponibilidade de toda a equipe em um só lugar.
Assim, o cliente pode estar a par de quem está
disponível e quando poderá ter uma reunião atendida.

Para potencializar o processo, no dia da call, logo

cedo, o vendedor deve enviar um e-mail para o lead
confirmando a call junto com o link. É uma prática
simples e rápida de evitar atrasos ou da reunião cair
no esquecimento.

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

O lead pode não ter percebido o valor da reunião, basicamente, pelo fato do SDR
não ter conseguido mapear o momento do lead e qualificá-lo. Há cinco razões
por trás desse motivo de no-show.

O SDR não conseguiu fazer com que o lead visse
valor na solução proposta;
O SDR não entendeu que o lead não estava
maduro o suficiente para avançar no funil;
O SDR avançou demais na sua etapa e
criou objeções na cabeça do lead (por isso,
recomendamos que o SDR não fale sobre preço,
por exemplo. Por entender que “preço” pode criar
uma objeção, então isso só deve ser mencionado
por alguém capaz de quebrar essa objeção);

O SDR não conseguiu gerar rapport e não

A passagem de bastão demorou pra acontecer transmitiu confiança;
e o interesse despertado pelo SDR no lead
simplesmente esfriou.

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Seus vendedores precisam ter convicção em sua

empresa, produto e, mais importante, em si mesmos.

Se seus pré-vendedores não tiverem certeza de que

um possível cliente em potencial deve se encontrar
com eles, o cliente em potencial não terá certeza de
que deseja se encontrar com um deles.

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Assim como você não precisa limpar a sua casa

hoje porque ela não está tão suja assim, e tem
mais tempo no próximo fim de semana para fazer
essa tarefa, um cliente em potencial pode adiar
indefinidamente as reuniões se não houver um bom
motivo para a reunião acontecer.

Mesmo que ele veja valor no que você está

vendendo, o cliente em potencial certamente terá
outras responsabilidades maiores que podem tomar
esse período de tempo da reunião - a menos que o
pré-vendedor tenha causado urgência.

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

São raras às vezes e não há muito o que os seus vendedores

possam fazer a respeito disso. Exceto entender que, se isso
acontecer, devem tornar o processo mais rápido e fácil possível para
reagendar a reunião.

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Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Com as ferramentas e estratégias

certas, qualquer gestor de vendas pode
capacitar sua equipe para realizar mais
reuniões, reduzir no-shows e, finalmente,
converter mais clientes potenciais em
clientes satisfeitos e recorrentes.

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

No momento em que um cliente em potencial concordar

com uma reunião por telefone, peça aos vendedores que
enviem imediatamente um convite, enquanto o cliente em
potencial ainda estiver na linha.

O executivo pode casualmente pedir o aceite da reunião,

enquanto eles ainda estão envolvidos, dizendo algo como:

Isso torna a reunião uma prioridade e é marcada no

calendário de ambos enquanto sua equipe ainda tem o
controle da situação.

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Os vendedores nem sempre podem marcar
reuniões com clientes em potencial em tempo real,
mas felizmente ainda há uma solução que torna
rápido e fácil chegar a um acordo sobre o horário
apropriado para ambas as pontas.
Peça aos seus vendedores que enviem um link de
calendário público com horários possíveis. Uma
solução possível que já comentamos é usar a
ferramenta YouCanBook.me que possui esse recurso.
Ao permitir que os clientes em potencial
vejam toda a disponibilidade do seu executivo,
instantaneamente, você elimina a troca de
mensagens que geralmente resulta em reuniões
que nunca são agendadas.
Como reduzir drasticamente o no-show de vendas
Você agendou a reunião (que maravilha!), mas seus
clientes em potencial vão esquecer de você até lá,
principalmente, se essa reunião foi agendada para
daqui um mês.
Algo que fazemos aqui na Growth Machine é nos
certificarmos de agendar reuniões o mais rápido possível
após a ligação. Descobrimos que é mais provável que as
reuniões aconteçam quando marcadas com até sete dias
após a conversa inicial.
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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Reforce o valor da reunião: depois de agendar uma reunião com seus possíveis clientes, peça aos seus vendedo-
res que enviem um e-mail de confirmação recapitulando os detalhes da reunião e o propósito (aqui é onde você
os lembra sobre os pontos problemáticos que a sua solução pode resolver).

Em seguida, aumente o valor compartilhando conteúdo que os mantenha envolvidos até a reunião.

Você também pode compartilhar estudos de caso relevantes ou um e-book que aborde os pontos problemáticos
que foram discutidos. O grande hack aqui é gerar valor e curiosidade antes da reunião.

Faça a passagem de bastão: seus pré-vendedores também devem copiar o vendedor que estará liderando a reu-
nião e fazer com que ele envie uma breve resposta do tipo:
“Estou ansioso para conversar com você!”.

Isso torna o processo mais fluido e não dá a sensação que o lead está sendo abandonado pelo pré-vendedor.
Além de gerar empatia entre o vendedor e o lead.

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

É mais provável que isso ocorra porque o seu Compatível com reuniões particulares e coletivas que
executivo não enviou lembretes! possuem dependência de outras pessoas.

Solicite que os vendedores enviem lembretes por

e-mail em horários específicos para garantir que os
clientes em potencial não se esqueçam da reunião.

Uma boa maneira de se certificar de que isso

aconteça, é automatizar o envio desses lembretes.

Existe uma outra ferramenta que utilizamos que

facilita muito a atividade de agendamento de
reuniões com envio de lembretes. Fazemos isso com
o Calendly. Ele configura as suas preferências de
disponibilidade, onde é possível fazer integrações com
agendas do Google, Outlook, Office 365 ou iCloud.

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Nunca permita que uma reunião permaneça sem

confirmação. Todas as manhãs, os gerentes de
vendas precisam revisar a programação do dia
e certificar-se de que todos os possíveis clientes
confirmaram as reuniões.

Afinal, você não quer ter um horário fechado na

agenda e descobrir logo depois que perdeu um
tempo precioso que poderia ser investido em
outra oportunidade.

Caso contrário, seus vendedores precisam

se ligar - não por força de expressão, mas,
literalmente!

Coloque seus vendedores no telefone para fazer

contato direto com clientes em potencial que
ainda não confirmaram a reunião.

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Imprevistos acontecem: todos nós recebemos pedidos

urgentes do CEO, emergências familiares, casos de saúde
Dica profissional:
e imprevistos em geral.
Se você não tem uma ferramenta
Reagendar uma reunião não é o ideal, mas é melhor
do que cancelar.
específica para ajudar no
agendamento, pode simplesmente usar
Torne isso o mais fácil possível para o seu lead manter a o e-mail para confirmar a reunião.
reunião agendada. Inclua um link de reagendamento de
um clique nos detalhes da reunião.

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 Assunto: Nossa reunião de amanhã
Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

A técnica que usamos para garantir

que os leads apareçam nas nossas
reuniões agendadas e que, além disso,
não interrompam qualquer script que
estivermos seguindo é a da “Pauta
Compartilhada”.

No dia anterior à reunião agendada

com um cliente (independente do tipo
de reunião, seja ela de qualificação,
acompanhamento, demonstração,
negociação ou fechamento), o Thiago
Reis envia uma agenda compartilhada
por volta das 12h, com uma mensagem
semelhante a essa:

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Usando esse modelo de mensagem houve
uma taxa de resposta de apenas 25% com
os clientes preenchendo os pontos em
branco com o que eles querem falar na
reunião, mas essas reuniões são sempre
muito melhores do que as reuniões com
quem não preencheu.
Então, independentemente
de responderem ou não,
atualizamos o convite da reunião
de vendas na manhã da reunião
com a pauta inserida.
Não é preciso colocar a pauta no
primeiro convite da reunião porque as
pessoas não costumam olhar convites
de reunião. Mas, quando atualizamos o
convite no dia da reunião e o horário não
muda, o cliente é quase forçado a abri-lo
e olhar para a pauta.
Como reduzir drasticamente o no-show de vendas
Quando a reunião começa, usamos a Com certeza se você iniciar essa prática o
pauta para preparar o terreno da reunião quanto antes, suas reuniões serão mais
de vendas e guiar a conversa. produtivas e direcionadas à vendas.
Já aconteceu de você entrar em uma
reunião com uma pauta mental, com
tudo o que você deseja abordar listado
e depois de 5 minutos de conversa a
pessoa faz uma pergunta aleatória
que desfoca você pelos próximos 45
minutos?
E restam apenas os últimos 5 minutos
do seu tempo para falar sobre o
que realmente quer falar? Com uma
pauta na mesa, esse tipo de situação
dificilmente aconteceria.
Sem uma pauta é o cliente que está no
controle e não você. Com uma agenda,
você pelo menos tem a chance de
manter a conversa focada, sem desvios,
nem perguntas fora de contexto.
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Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

• Esse lead tem fit?

• Ele está no momento certo de compra?

• Os fluxos de cadência estão definidos?

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Os clientes sem fit não fecham
negócios, além de fazer o pré-vendedor
perder tempo e não encaminhar a
negociação. Outro ponto é o aumento
da taxa de churn. O cliente até fecha o
negócio mas logo adiante percebe que
não precisava da solução.
Portanto, é essencial ter certeza se o
cliente tem fit. Para isso é necessário
definir o ICP (perfil de cliente ideal)
e segui-lo fielmente, além de entender
bem as dores, desejos e expectativas. É
fundamental alinhar esse conhecimento
Como reduzir drasticamente o no-show de vendas
adquirido ao script de abordagem e aos
critérios de qualificação e lead scoring.
Com isso, seu time de pré-vendas
poderá trabalhar com oportunidades
que de fato precisam da sua solução, e
consequentemente, vai otimizar o funil
de vendas e todo o trabalho dessa etapa.
Estar atento aos processos de venda
podem ajudar o fluxo de trabalho do
time. Será possível criar automações de
nutrição de leads e estabelecer os leads
scoring para segmentação de MQLs,
isso vai agilizar o trabalho e deixar os
profissionais de vendas voltados às
oportunidades que de fato valem a pena,
gastando menos tempo verificando e
selecionando leads qualificados.
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Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

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No entanto, mesmo se você fizer tudo
com perfeição, ainda terá que enfrentar
no-shows ocasionalmente.
O que os vendedores fazem depois,
determina o sucesso com esse
lead. Uma sequência de follow-up
perfeitamente trabalhada pode ser
sua arma secreta para engajar novamente
reuniões perdidas.
Imagine que acabou a etapa de diagnóstico,
você ultrapassou a muralha de objeções,
rebateu uma a uma e por fim entrou na fase
de demonstração do produto ou serviço.
Como reduzir drasticamente o no-show de vendas
Você sugere uma reunião on-line, olha
sua agenda de trabalho e encontra um
espaço disponível para encaixar (uma
demo) com seu cliente, no entanto,
seu cliente abre a agenda dele e se
depara com uma agenda lotada de
compromissos. Como proceder?
Aqui na Growth Machine nossos
vendedores têm obtido sucesso no
comparecimento das reuniões com
clientes ao enviar convites indicando a
duração de 20 a 30 minutos.
O no-show diminuiu consideravelmente
com essa duração de tempo para os
convites de reunião.
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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Por conta disso, entendemos que se Então, o ideal é agendar com

queremos atendê-los o quanto antes,
precisamos oferecer a reunião com um um prazo relativamente curto,
prazo de agendamento menor entre o se as agendas permitirem.
primeiro contato e o próximo, e também,
se atentar na duração dessa reunião.
As taxas de no-show aumentam quanto
mais dias se passam entre o convite e a
Outro fator que levamos em
data da reunião. O no-show também está
consideração é que a taxa de no-show é
relacionado aos resultados negativos das
afetada pela distância do agendamento
operações em vendas.
de uma reunião combinada ao
desinteresse do lead.

Por experiência, vimos que o

desinteresse do lead aumenta de forma
considerável quando as reuniões são
agendadas com muito tempo após um
primeiro contato.

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Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Ancore aut0ridade

reunião, mas também, falar com o decisor

e progredir em direção à venda.

Se sim, é hora de focar numa abordagem

estratégica, não apenas direcionada ao
que você oferece, mas no insumo das
informações que você recolheu dele.
Isso vai garantir que o vendedor seja
assertivo para pontuar cada dor e fazer
com que o lead perceba valor na reunião
que está agendada e compareça.

Ancore autoridade, mostre que você é

especialista no assunto e dimensione em
números o problema dele. Provavelmente
a call será uma prioridade na agenda do
lead. E certamente o vendedor conseguirá
avançar não apenas com as datas da

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Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Ligação (Etapa 1)

Certamente seu executivo tentou ligar para o

cliente em potencial durante o horário da reunião
agendada, mas se ele não conseguiu contato, ele
vai precisar ligar novamente para o cliente.

Com sorte, eles conseguiram se falar e a sequência

termina aqui - seu executivo pode reprogramar sua
reunião para um novo horário em tempo real.

Caso contrário, peça a ele que deixe uma breve

mensagem de voz com o nome e as informações de
contato para o cliente e diga que está ligando para
reprogramar a reunião perdida.

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Seu executivo deve enviar um e-mail de follow- Ao dar ao cliente dias específicos para escolher, em
up após fazer a ligação, lembrando-o da reunião vez de deixar a data da reunião no ar, o vendedor
agendada e dando a ele algumas opções ajuda o lead a tomar a decisão mais rapidamente.
para reagendar.
Além disso, o vendedor deve recapitular o
propósito da reunião para que o lead se lembre o
porquê eles queriam se encontrar logo, e assim,
entender melhor o valor desse reagendamento.
Inclua um link de reagendamento se
a reunião foi reservada com uma das
aplicações que mencionamos. O link de
reprogramação do seu executivo permite
que seu cliente em potencial veja sua
disponibilidade e remarque a hora
desejada em um clique.

Se você não tiver uma aplicação específica

para fazer isso, seu executivo deve incluir
datas futuras.

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Seus vendedores devem continuar alternando

entre uma ligação ou um e-mail por dia durante
os próximos 5 dias úteis.

Em cada ponto de comunicação, eles devem

reiterar o objetivo da reunião e fornecer
opções para reagendar.

Não existe uma fórmula sofisticada aqui -

apenas seja humano, amigável e direto.

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

No dia 7 da sequência, o vendedor deve tentar

descobrir o porquê do lead ter desaparecido.

Cabe aqui efetuar uma ligação direta para o lead e

tentar um contato para descobrir o real motivo. Caso
ele não atenda a ligação, o vendedor pode entender
como um fechamento de porta ou deal breaker.

O vendedor pode enviar um e-mail para finalizar o

contato. Veja um modelo que sua equipe pode usar:

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Primeiro, descubra a razão do no-show e se ainda

há o interesse do lead em resolver a dor com a sua
solução. Se ele responder que ainda há interesse,
remarque. Se por algum motivo, o problema que ele
possui ou a sua solução deixaram de ser prioridade
no momento para ele, responda educadamente e
não feche uma porta. Hoje pode não ser o momento
ideal, mas não sabemos o dia de amanhã. Nesse
contexto, faça follow-up daqui um mês.

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Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Growth Machine

Apaixonado por inovação, marketing, vendas e metodologias de crescimento. Atua há mais de

10 anos a frente de times de marketing e vendas sendo responsável por grandes resultados
ligados a aumento na geração de leads, crescimento em vendas e recordes históricos de
faturamento.

É CEO da Growth Machine e fundou a empresa movido pelo seu propósito. Acredita que existe
um grande potencial de crescimento não explorado em 80% das empresas e a sua missão é
ajudá-las a despertar todo esse potencial.

Nós da Growth Machine, acreditamos que as empresas precisam descobrir suas alavancas
para se tornarem tudo o que podem ser.
/in/thiago-reis-/
Ao longo do tempo as organizações criam travas para o próprio crescimento e o meu trabalho
/thiago.reis.gm é retirar todas elas.

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 Como reduzir drasticamente o no-show de vendas

Ramper

Profissional de marketing e vendas B2B com mais de 12 anos de atuação no mercado

tecnologia e 7 anos como empreendedor na área.

Ingressou na indústria de software quando o modelo ainda era o tradicional (produto físico,
on-premises). Participou de toda a transição do modelo de venda tradicional de software para
o modelo “as a Service” (SaaS) e da digitalização do modelo de vendas.

De 2006 a 2012, estruturou e liderou áreas de marketing de empresas de software como

Strattus e Aurum, onde implantou processos de inbound e outbound marketing, inside sales
e customer success. De 2012 a 2016, através da Siteina, atendeu mais de uma centena de
empresas B2B com consultoria de marketing e vendas.
/in/rlcorrea
Desde 2016 é CEO co-fundador a Ramper, plataforma de prospecção digital que ajuda
/ricardolcorrea empresas B2B a gerarem mais leads e a venderem mais através do outbound. Em poucos
meses de operação, a Ramper já ajudou milhares de clientes através da metodologia de
Receita Previsível e é uma das startups que mais cresce no Brasil.

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/in/diogo-hernandes /in/jocilene-abreu /in/larissaflorindo /in/victorrossi

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