5 Boas práticas para uma gestão de projetos

eficaz
Por Wembley Oliveira

Ao liderar nossos projetos, gostamos de nos certificar de que estamos fazendo isso com o
melhor de nossas habilidades, ajudando nossa equipe de projetos a ganhar responsabilidade e
experiência e mantendo nossos clientes engajados. Seguir as boas práticas de gerenciamento de
projetos é o que buscamos - ou pelo menos deveríamos estar buscando - em todos os projetos.

Dessa forma, enquanto você avança nos seus compromissos de projeto, vamos considerar
alguns testes decisivos de "boas práticas" a serem executados (mesmo que sejam apenas em sua
mente) para ter certeza de que você está entregando os resultados. Se você não fizer isso, na
minha opinião, pode se tornar muito fácil cair na armadilha de seguir em frente e "apenas
executar o projeto". E com a expressão "apenas executar o projeto", me refiro a fazer o que você
"deve fazer", porém sem a clara visão do que o projeto ou o cliente realmente precisa ou até
mesmo desperdiçar a oportunidade de causar aquele fator UAU! extra que os clientes tanto
gostam de ver... e cá entre nós, é o que eles sempre procuram, não é mesmo?

Há muitas coisas que você pode fazer que atendem a esses critérios, e o que são essas coisas e
como você as faz depende do cliente, do projeto, da indústria, etc. No entanto, existem algumas
boas práticas recomendadas que você pode introduzir consistentemente em seus projetos para
fazer a diferença. Aqui estão cinco delas:

1.   Inicie formalmente o projeto – Kick-off

Faça do lançamento do projeto uma ocasião formal e certifique-se de que todas as pessoas-
chave estejam presentes. Não importa se é um projeto de R$100.000 ou um projeto de R$100
milhões. Apenas faça isso. A reunião de kick-off do projeto de R$100 mil pode começar pelo
telefone se o orçamento não permitir uma reunião presencial, mas a faça mesmo assim. Você
não está limitado pela tecnologia nesta questão, então faça acontecer e a formalize. Isso irá
definir uma expectativa positiva ao projeto, e seu cliente irá apreciar a atitude de liderança -
confie em mim.
2.   Documente bem o projeto
Esse tópico é bastante amplo, eu sei. Mas seja detalhista e objetivo com a sua documentação.
Crie alguns planos formais que signifiquem algo - planos de comunicação sobre como as
discussões do projeto acontecerão, documentos de requisitos colocando o escopo do projeto em
perspectiva para cada parte interessada e documentos de design que ajudem os desenvolvedores
a avançar com as codificações e testes da solução em que estão trabalhando. Além disso, peça
ao cliente que assine: torne-os oficiais. Não exagere no projeto de R$100.000, e - da mesma
forma - não fale apenas sobre o projeto de R$100 milhões. Deixe que a formalidade e o esforço
correspondam ao orçamento e à visibilidade/ importância do projeto. Dito isso, a documentação
é importante, então a faça corretamente. Revise minuciosamente toda a documentação antes de
entregá-la ao cliente. A pior coisa que você pode fazer para garantir a confiança do cliente é
entregar a documentação e os planos repletos de erros. Meu Deus! Eu já passei por isso e,
acreditem, é uma situação embaraçosa – no melhor emprego do eufemismo.

3.   Conduza reuniões regulares de status com o cliente

Permita que a importância do contrato e os desejos e necessidades do cliente ditem como isso
vai acontecer - e com contatos frequentes via e-mail, Skype e ligações, todas as pautas do
contrato estarão bem cobertas e reportadas. Mas com projetos, a história é bem diferente.
Manter o cliente feliz e informado é importante para o sucesso do seu projeto. Garantir que sua
equipe esteja no caminho certo e que não deixe de cumprir as entregas é igualmente importante.
Faça sempre ligações semanais regulares com sua equipe e com seu cliente. Sempre!

4.   Ajude o seu cliente com os testes – até certo ponto

É sempre recomendável a seguinte prática: não execute os teste para o seus clientes... e também
não os ajude muito durante a execução destes. Basicamente, ajude-os a estar bem preparados
para isso. Ajude-os com os planos de teste e esteja disponível para dar suporte quando eles
tiverem problemas (e eles irão ter). Essa fase de testes é a última oportunidade para que o seu
cliente se certifique de que os resultados do projeto atendem às suas expectativas. Ao término
dessa fase, a equipe deve aguardar a aprovação formal do cliente.

5.   Monte um checklist sólido de encerramento

Por fim, faça um trabalho bastante pormenorizado com o encerramento do projeto. Não apenas
improvise ao certificar-se de que tudo está absolutamente em ordem para a implantação ou
distribuição - ou seja qual for a expressão desejada para entregar a solução final. Certifique-se
de que todas as entregas sejam feitas e aprovadas, todas as tarefas sejam concluídas, todo o
treinamento esteja devidamente aplicado, todos os testes tenham sido executados, etc. Um bom
checklist montado no início do projeto e revisado conforme necessário sempre o auxiliará a
encerrar o projeto com chave de ouro.

Resumo
O ponto-chave aqui é agregar e mostrar valor. Você está gerenciando projetos importantes e
precisa mostrar que eles são importantes. Você precisa se esforçar para garantir que as coisas
sejam feitas da maneira certa. E você pode fazer isso exercendo mais do que o esforço mínimo
necessário no projeto. Busque maneiras de deixar seu cliente feliz, de ter sua equipe totalmente
envolvida e assumir a responsabilidade pelas tarefas e entregas, e de garantir que o que você
deve entregar é o que você está realmente entregando. E, ao seguir essas e outras boas práticas
recomendadas, a longo prazo, você realmente tornará seu trabalho como gerente de projeto mais
fácil. Trabalhe com mais inteligência, não com mais esforço. Essa, sem dúvida, é uma prática
saudável.

Agradeço se desejar contribuir com essa discussão. De que forma você agrega valor e quais
pontos você considera serem áreas-chave nas quais você deve focar ao entregar os projetos de
seus clientes?

Ótima semana a todos!