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5 PORQUE PARTICIPAR DE UM EVENTO PA-

TROCINADO É TÃO IMPORTANTE?

6 DICA 1 - ESCOLHA EVENTOS QUE

DÃO MATCH COM A SUA MARCA

7 DICA 2 - PRÉ EVENTO: FAÇA UM

PLANEJAMENTO DETALHADO

9 DICA 3 - POSICIONE SEU STAND EM

UM LOCAL ESTRATÉGICO

11 DICA 4 - VÁ PREPARADO PARA

A VISITA TÉCNICA

13 DICA 5 - CRIE CONTEÚDO SOBRE

A SUA PARTICIPAÇÃO NO EVENTO

15 DICA 6 - SEJA ESTRATÉGICO

COM BRINDES 2
18 DICA 7 - GERENCIE AS DEMANDAS
E INTERVALOS DO SEU TIME

20 DICA 8 - FIQUE ATENTO A CLIENTES

E POSSÍVEIS PARCERIAS

21 DICA 9 - CRIE UMA ATIVAÇÃO

MEMORÁVEL

23 DICA 10 - JUNTE TUDO E CONTE

UMA BOA HISTÓRIA

24 TOP BRINDES PARA

O SEU EVENTO

3
Participar e expor a sua marca entre os melhores e maiores
eventos que acontecem ao longo do ano é um baita desafio!

Para participar de um evento como patrocinador, é necessário

planejamento, organização e muita disposição para encarar
uma feira de negócios repleta de participantes e junto de
diversas outras empresas.

Afinal, você pagou - e caro - para personalizar e ocupar aqueles

metros quadrados no qual será sua vitrine de exposição da
marca durante alguns dias. Você está disputando atenção com
outras empresas, conteúdo e ativações, então você precisa
de um plano para se destacar em um ambiente repleto de
informações.

Por isso, acompanhe as dicas que separamos com cuidado e

experiências próprias para participar de um evento patrocinado
e alcançar os resultados esperados.

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Participar de um evento oferece uma oportunidade única
para a sua empresa interagir diretamente com o público,
além de fortalecer relacionamentos comerciais estratégicos e
aumentar a visibilidade da sua empresa.

Portanto, eles fornecem um ambiente propício para o

networking, onde é possível estabelecer parcerias e identificar
novas oportunidades para o negócio. Sua marca pode se
posicionar como líder de mercado , gerar interesse e impulsionar
o seu crescimento.

Como tornar o primeiro evento patrocinado da sua

empresa inesquecível? Confira 10 dicas!

Tornar o primeiro evento da sua empresa inesquecível é uma

oportunidade única para estabelecer uma imagem positiva
e construir um bom relacionamento com o seu público.

Confira nossas 10 dicas para ajudar você a se destacar em

um evento patrocinado!

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01 ESCOLHA EVENTOS QUE DÃO
MATCH COM A SUA MARCA

O primeiro passo para patrocinar um evento é fazer uma lista de

quais eventos existentes há sintonia e match com a sua marca.
É importante levantar informações relevantes, como:

Verificar o histórico do evento; Público estimado;

Quem são os organizadores; Local e data;

Qualificação da audiência.

Cada tipo oferece oportunidades únicas de aprendizado,

networking e exposição da marca. Avalie cuidadosamente esses
aspectos para selecionar o evento que esteja bem alinhado aos
objetivos da sua empresa.

Nossa dica é:
Faça calls com a equipe de produção dos eventos e entenda se
o propósito do evento condiz com os objetivos que sua marca
busca em um evento patrocinado. Faça negociações que vão além
dos itens da cota oferecida, como por exemplo, peça exposições
extras em formato de vídeo, material gráfico incluso nos kits de
boas-vindas ou em algum espaço do evento.

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02 PRÉ EVENTO: FAÇA UM
PLANEJAMENTO DETALHADO

Após escolher quais eventos você e a sua marca estarão

presentes ao longo do ano, o próximo passo é definir o
orçamento de cada uma delas. Dar um check nesse passo
é muito importante para o planejamento ser executado
com sucesso e sem surpresas no final.

Nossa dica é:
Faça uma planilha com todos os custos que sua participação no
evento terá e o teto de investimento estimado. Visite essa planilha
com frequência para entender as prioridades e monitorar se os
custos estão próximos do limite estipulado. Lembre-se, deixe
uma gordura de 10% do budget para imprevistos que possam ser
necessários ao longo do evento.

Considere incluir na sua planilha custos com:

Divulgação de Marketing; Uniforme do time;

Alimentação, hospedagem Produção de Brindes;

e transporte da equipe;
Logística; Ativações no Stand;

Materiais gráficos; Decoração do Stand.

Além disso, leve em conta a quantidade de participantes, preços

de fornecedores e todos os serviços que serão necessários.
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Priorize sempre os elementos que são essenciais para o
evento e ajuste o orçamento de acordo com isso.

Ter um orçamento bem planejado permitirá uma gestão

financeira eficiente, evitando gastos excessivos e garantindo
que tudo ocorra como esperado!

Nossa dica é:
O pré-evento é importantíssimo para que a sua passagem pelo
evento seja organizada e bem aproveitada. Portanto, cumpra
os prazos estipulados pelos organizadores na hora de entregar
os materiais como artes do stand e vídeo da plenária. Planeje
antecipadamente todas as ações que irão conter em seu stand
para que na véspera do evento você tenha a preocupação apenas
de fazer o checklist das entregas e itens do seu espaço.

No planejamento já pense estrategicamente quem será seu

time de atuação. Entenda que, quanto maior o número de
participantes, maior terá que ser seu time para não deixar
passar nenhuma oportunidade.

Aqui na Lobby definimos em média 8 pessoas do time

para um evento de até 10 mil participantes. Já para mega
eventos de 20 mil participantes, escalamos um time de
aproximadamente 25 pessoas.

Defina antecipadamente a equipe certa para o evento,

composta por profissionais que sejam comunicativos,
engajados e alinhados com a cultura da empresa. Ter a
equipe certa é fundamental, pois eles serão responsáveis
por representar a marca, interagir com os participantes e
transmitir os valores e objetivos da empresa!

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03 POSICIONE SEU STAND EM
UM LOCAL ESTRATÉGICO

Posicionar seu stand em um local estratégico é essencial para

aumentar a visibilidade do público para a marca, além de
aumentar o fluxo de visitantes.

Para escolher a localização, considere estar próximo de

grandes marcas, pois isso ajudará a atrair mais público.
Para isso, analise o mapa do evento, identifique os pontos com
ativações e palestras, e compreenda as principais passagens e
fluxo de pessoas.

Não hesite em perguntar ao vendedor do patrocínio para obter

informações valiosas sobre a melhor posição para o seu stand!

Nossa dica é:
Considere fechar o patrocínio de um evento o quanto antes. Com
isso aumenta a possibilidade de conseguir escolher a posição
estrategicamente do seu stand.

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Em dúvida de qual posição do estande escolher?
detalhes que achamos importantes:

As posições do stand que estão em “esquinas” são sempre as

melhores opções. Pois possuem menos paredes e mais área
aberta, que facilita a visibilidade e fluxo de pessoas dentro do
seu stand.

Dica extra:
Ao desenvolver a estrutura do seu stand, é crucial maximizar o
uso de armários na decoração. Dado o espaço limitado, a inclusão
de armários é essencial para evitar desorganização e armazenar
brindes, panfletos e mochilas da equipe. Isso contribui para que
o stand tenha uma apresentação mais organizada e profissional.

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04 VÁ PREPARADO PARA A
VISITA TÉCNICA

Um ou dois dias antes do evento, é importante realizar um

check com o organizador sobre a qualidade dos entregáveis
do stand. Verifique cada detalhe do que foi instalado no seu
stand esteja em boas condições. Vá para a VT (visita técnica),
com um olhar apurado verificar:

Observe cada detalhe do stand, certifique-se que a arte

enviada está exatamente conforme solicitado no pré-
evento. Este é o momento para corrigir pequenos erros
que passaram despercebidos pela produção;

Olhe os cantos, as colagens, o material usado para revestir,

se há imperfeições no chão, na impressão, se faltou alguma
plotagem de móvel;

Leve consigo impresso a arte aprovada para comparar com

o físico;

Teste todas as tomadas, as telas e displays;

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 Confirme se a posição do stand está exatamente no lugar
combinado na negociação;

Certifique-se que toda a decoração foi montada conforme

o combinado: cadeiras, mesas bistrôs e armários;

Nossa dica é:
Aproveite que foi para a VT e faça um check-list de tudo que
precisa levar para o evento da sua parte: brindes, materiais
gráficos, uniformes, cartões, canetas, tablets… faça esse checklist
e confirme que tudo já está pronto e separado para não haver
esquecimento durante a ida ao primeiro dia de evento.

O primeiro horário do primeiro dia de evento é sempre uma

correria, então chegue cedo para preparar o stand para
receber os participantes e o que puder antecipar e já levar na
VT, antecipe! ;)

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05 CRIE CONTEÚDO SOBRE A
PARTICIPAÇÃO NO EVENTO

Mais do que divulgar a sua participação em um evento, aproveite

o potencial dos conteúdos nos diversos canais digitais para
levar informação e despertar o interesse nos participantes do
evento.

Aproveite as três etapas do evento (pré, durante e pós) para

criar conteúdos estratégicos. Por exemplo:

NO PRÉ-EVENTO

Negocie para produzir conteúdo colaborativo junto com o time

de conteúdo do evento, assim quem acompanha o evento vai
ter contato com a sua marca antes mesmo do primeiro dia do
evento. Destaque os benefícios de visitar seu estande, apresente
as atividades ou palestras que você irá oferecer e incentive a
interação.

DURANTE O EVENTO

Explore ao máximo o potencial do seu estande e da feira como

um todo: faça conteúdo visuais, mostre o estande, os brindes, as
ativações, entreviste os clientes, a equipe, aproveite as trends do
momento das redes sociais para reproduzir durante o evento,
assista algumas palestras e faça um resumão das principais
palestras que aconteceram no dia, explore o máximo de conteúdo
possível.

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PÓS-EVENTO

O evento acabou e ficou uma saudade duradoura. Quando a

experiência é marcante todos os participantes sentem a falta do
que viveram no evento. Portanto, aproveite os conteúdos gerados
durante o evento e produza #TBT, vlogs, melhores momentos e
até os aprendizados compartilhados durante esse período.

Dica extra:
Faça um anúncio de geolocalização nas redes sociais durante
o evento, convidando os participantes a irem no seu stand.
Essa estratégia ajudará a alcançar os participantes que estão
hospedados na região do evento, gerando uma lembrança da
marca e indo conferir as ativações do seu stand.

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06 SEJA ESTRATÉGICO
COM BRINDES

Todos nós já sabemos que ter tempo hábil para produzir os

brindes para sua marca é garantia de qualidade e preço baixo.
Portanto, assim que fechar os eventos que irá patrocinar
durante o ano, já deixe definido quais serão os brindes, calcule
a quantidade para cada evento e produza tudo de uma só vez.

E não se esqueça: não faça brinde por fazer, prezar pela

qualidade dos itens é um diferencial para que seu brinde
seja estratégico e não caia no esquecimento em poucos
meses (ou no mesmo dia vá para o lixo)!

Nossa dica é:
Tenha definido 3 tipos de brindes para seu stand: produza brindes
para o público em geral, como por exemplo: bottons, adesivos,
tatuagens, caneta. Esses são os brindes para os participantes que
apenas querem pegar brindes em stands. Tenha um segundo tipo
de brindes para leads mais qualificados, trabalhe com brindes
do tipo: meia, caneta de qualidade, caderno… Esse brinde será
ótimo para o lead que ficou interessado na sua empresa e que
possivelmente irá se tornar cliente no futuro. E a terceira sugestão
é: crie um brinde Mega estratégico, esse é para o lead SUPER
qualificado, que praticamente gerou venda no stand. Para esse
lead, dê uma garrafa térmica ou uma caneca de qualidade.

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Qual a proporção de brindes por participantes?

Na dúvida de quantos brindes produzir para cada evento?

Calcule uma média de 50% do número de participantes para
brindes gerais (adesivos, bottons, tatuagens...), 10% para
participantes mais estratégicos e 5% para possível leads super
qualificados.

Invista em brindes úteis que servirão para o dia a dia do lead.

Isso é uma ótima estratégia para que sua marca esteja sempre
em contato com o participante do evento mesmo após ele
acabar.

Dica extra:
Organize a distribuição dos brindes ao longo de todos os dias,
garantindo que não faltem! Divida a quantidade de brindes
reservados pelo número de dias do evento. Assim, você evitará a
falta de brindes no último dia e assegurará que todos os visitantes
do seu estande levarão sua marca para casa.

Sobre a organização dos brindes em seu stand, atente-se:

Estabeleça um espaço do stand dedicada à distribuição dos

brindes, com uma equipe selecionada para gerenciá-la;

Se necessário, crie uma escala de horários para garantir

uma distribuição equilibrada ao longo do evento;

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 Utilize sistemas de controle, como um carimbo no
crachá para sinalizar que a entrega foi feita para aquele
participante;

Organize o volume das pessoas que querem brindes em

filas, com a ajuda de unifilas para deixar organizado;

Comunique as instruções de retirada de forma clara e

antecipada aos participantes;

Organizar a liberação dos brindes com eficiência garantirá uma

experiência satisfatória para todos.

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07 GERENCIE DEMANDAS E
INTERVALOS DO SEU TIME

Durante a participação em um evento como patrocinador,

é importante ter um responsável no time para que não
falte nada! Esse responsável cuidará de toda a organização
do stand e do time também, para que todos consigam
se organizar e entregar resultados durante o evento.
Esse responsável terá como desafio:

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• Manter a organização e limpeza do estande, evitando
que mochilas e caixas fiquem à mostras no meio do
estande e recolher papel, plásticos e outros lixos que
vão sendo deixados no estande;
• Fiscalizar se a mesa do café está limpo, com água,
copinhos, colherezinhas, açúcares e com o lixinho vazio
(caso optem por ter café no estande);

• Cuidar da reposição dos brindes;

• Escalar horário de almoço e lembrar o horário de cada

dupla ou trio que sairá para lanchar e descansar;

• Distribuir as tarefas de forma equilibrada para que o

time reveze quem ficará com o atendimento e quem
cuidará dos brindes;

• Certificar-se de levar um kit imprevisto para o evento,

como fita adesiva, silvertape, tesoura, cola, alfinete,
estilete, linha e agulha, além de remédios para dor de
cabeça, garantindo que voçê esteja preparado para
qualquer imprevisto que possa ocorrer;

• Verificar se o evento possui água o suficiente para

manter o time hidratado. Se necessário, levar petiscos
e barrinhas de cereais para lanches da tarde/noite;

• Monitorar e incentivar a equipe a alcançar as metas

estabelecidas previamente. Entender e registrar quais
ações estão dando certo, erros e acertos que ocorrem
durante a realização, visando implementar melhorias
em eventos futuros.

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Nossa dica é:
Capriche no uniforme do time durante o evento. Um uniforme
diferenciado faz toda a diferença e chama a atenção de todos
os participantes na feira de negócios. Saia do básico e produza:
vestidos, macacões e jaquetas. Se o evento for mais de um dia,
crie uma camiseta diferente para cada dia do evento, garantimos
que isso gera destaque e chama a atenção do público participante!

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08 FIQUE ATENTO A CLIENTES
E POSSÍVEIS PARCERIAS

Que o evento é uma ótima oportunidade para aumentar o

awareness¹ da sua marca, nós já sabemos. Seja estratégico e
aproveite o espaço também para se comunicar com os clientes
presentes e com outras marcas que podem se transformar
excelentes parceiros estratégicos.

Portanto, não hesite em conversar com os clientes, mapear suas

dores, entender a visão dele para com sua marca, conversar
sobre pontos positivos, negativos, melhorias, validar protótipos
e estreitar as relações!

O mesmo para outras marcas presentes: deixe uma pessoa do

seu time estratégico para visitar os outros estandes e mapear
empresas que estejam abertas a criarem parcerias para
melhorar os negócios.

Nossa dica é:
Organize um jantar ou um Happy Hour exclusivo para clientes
selecionados e parceiros após o evento. Reserve um bar ou
restaurante próximo ao local do evento e convide alguns
participantes para desfrutar de algumas horas descontraídas
e de celebração. Essa iniciativa fortalece os relacionamentos e
proporciona momentos memoráveis associados à sua marca.

¹ Reconhecimento/lembrança da marca.

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09 CRIE UMA ATIVAÇÃO
MEMORÁVEL

Uma ativação é uma ação estratégica durante o evento que

envolve os participantes de forma interativa.

Ter uma ativação pode engajar o seu público e ter tudo bem
planejado e executado de maneira correta pode despertar
curiosidade e aumentar a visibilidade da marca. Ela pode ser
uma atividade, como um jogo, demonstração ou qualquer
outra ação que envolva os participantes.

Certifique-se de que a ativação esteja alinhada aos objetivos

da empresa e ao tema do evento. Ela deve ser relevante e
oferecer algum benefício ou entretenimento aos participantes

Nossa dica é:
Busque criar ativações memoráveis e únicas através dos 5
sentidos (visão, audição, paladar, olfato, tato), claro, explorando
adequadamente de acordo com que o momento permitir. Por
exemplo, você pode materializar os valores da empresa em forma
de presente. Por exemplo: Aqui na Lobby já colocamos uma
máquina de algodão doce em nosso estande e divulgamos como
“Fazer brindes com a Lobby é fácil e doce”. Busque conectar a marca
com algo que seja emocional para o participante.

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Dica extra:
Crie uma LP para cadastros e convide os leads a participar de algum
sorteio exclusivo, raspadinhas, roletas de prêmios e jogos com
brincadeiras que marcaram os anos 90, como o programa “passa
ou repassa”, despertam a curiosidade e incentiva o engajamento
dos participantes.

E última dica e não menos importante: tenha sempre um

responsável para cuidar da ativação, principalmente se for
máquinas de bichinhos ou outro tipo de maquinários que precise
da supervisão de um profissional.

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10 JUNTE TUDO E CONTE
UMA BOA HISTÓRIA

Desde a criação da identidade visual do seu estande, pense em

um TEMA PRINCIPAL, e a partir dele conte uma história que
vá conectar a sua marca com tudo que tiver no estande. Esse
tema definido precisa estar alinhado à decoração, até o material
gráfico impresso, os brindes e os uniformes. Ter uma boa
história para contar destacará a sua marca entre tantas outras
que estarão disputando espaço com você na feira de negócios
e te ajudará a transmitir a mensagem de forma eficiente!

Afinal, como escolher os melhores brindes?

Ao escolher os melhores brindes, é importante considerar o

valor percebido pelos destinatários e a adequação aos objetivos
da sua empresa.
Confira dicas de brindes de custos variados para agregar
ao seu evento!

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A LOBBY PODE AJUDAR SUA
EMPRESA A ARRASAR NOS
EVENTOS!

Com a nossa expertise, te ajudamos a selecionar

brindes criativos e que reflitam a sua marca. Além de
cuidarmos de todos os detalhes, incluindo transporte
e armazenamento, e recolher itens excedentes ao final
do evento para você não precisar se preocupar.

Descubra como a Lobby pode ajudar sua empresa a

se destacar nos eventos e garantir uma experiência
positiva para todos da sua empresa!
Equipe Lobby

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lobby.tech

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