2024

PLANO DE AVALIAÇÃO E
DIVULGAÇÃO
PLANEAMENTO E
IMPLEMENTAÇÃO DA
RECOLHA DE DADOS
SAMSYS 2024

Fátima Pires, Cristina Costa, Márcia

Alves
TOE/UFCD- O529
02

PLANO DE AVALIAÇÃO E DIVULGAÇÃO

PLANEAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DA RECOLHA
DE DADOS
SAMSYS 2024

1.Definição de critérios de sucesso (critérios mensuráveis, observáveis,

precisos e claro, acordar critérios de sucesso com as partes interessadas
no evento).
2.Planeamento e implementação da recolha de dados.
(método de recolha de dados, documentos dos dados).
3.Analise de dados e avaliação do desempenho
(métodos de analise e interpretação dos dados, confrontar os dados com
os critérios).
4.Divulgação de resultados (o que divulgar, como divulgar).

Planeamento
·Enviar convites por mail para inscrição no evento com antecedência de 120
dias, não esquecendo de mencionar:
Local
Data
Horário
Telefone
Roteiro online
Confirmar registos.

PLANO DE AVALIAÇÃO
03

Métodos de coleta
qualitativa de dados:

Pesquisas online.
Sondagens.
Entrevistas.
Questionário.

Divulgação de
resultados
Escolher o público-alvo
Escolher canais e formatos
Facebook
Instagram
Google

PLANO DE AVALIAÇÃO
03

Critérios de sucesso do
evento Samsys

Satisfação dos organizadores/patrocinadores

Marketing do evento
Satisfação dos oradores
Número de participantes
Interação com os participantes/oradores
Número de vendas de produtos associados ao evento

PLANO DE AVALIAÇÃO
05
Estratégias;
Satisfação dos
Organizadores/Patrocinadores;
Para garantir a satisfação dos
organizadores e patrocinadores, é
essencial estabelecer uma
comunicação clara e regular desde o
início do planeamento até o pós-
evento. Isso inclui definir
expectativas realistas, manter os
interessados atualizados sobre o
progresso e fornecer relatórios
detalhados sobre o desempenho do
evento.
Além disso, é importante criar um
ambiente favorável para os
organizadores e patrocinadores
durante o evento, oferecendo
comodidades, como áreas
exclusivas, networking facilitado e
reconhecimento público.
Marketing do Evento;
Uma estratégia de marketing sólida é
crucial para atrair participantes e
aumentar a visibilidade do evento.
Isso inclui a utilização de uma
variedade de canais de comunicação,
como médias sociais, e-mail
marketing, anúncios pagos, parcerias
estratégicas e relações com a
imprensa.
O conteúdo do marketing deve ser
envolvente, relevante e direcionado
ao público-alvo do evento. Também é
importante monitorizar continuamente
o desempenho das campanhas de
marketing e ajustar a estratégia
conforme necessário para maximizar
o alcance e o impacto.
PLANO DE AVALIAÇÃO
05
Estratégias;
Satisfação dos Oradores;
Os oradores desempenham um papel
fundamental no sucesso do evento,
portanto, é essencial garantir sua
satisfação e o compromisso. Isso pode
ser feito fornecendo informações claras
sobre as expectativas, oferecendo
suporte logístico adequado (como
transporte, hospedagem e
equipamentos), e garantindo que suas
necessidades e preferências sejam
atendidas.
Durante o evento, é importante
fornecer um ambiente acolhedor e
profissional para os oradores, facilitar a
interação com o público e garantir que
eles se sintam valorizados e respeitados.
Número de Participantes;
A quantidade de participantes é um
indicador-chave do sucesso do
evento, pois reflete o interesse e o
alcance do público. Para aumentar o
número de participantes, é
importante implementar uma
estratégia de marketing eficaz,
oferecer um programa atrativo e
relevante, e facilitar o processo de
inscrição e registo.
Além disso, é crucial monitorizar de
perto as taxas de conversão de
inscrições e fazer ajustes conforme
necessário para maximizar a
comparência.
PLANO DE AVALIAÇÃO
05
Estratégias;
Interação com os
Participantes/Oradores;
Promover a interação entre
participantes e oradores é essencial
para criar uma experiência envolvente
e memorável. Isso pode ser feito
através de sessões de perguntas e
respostas, painéis de discussão,
workshops interativos, networking e
atividades online.
É importante criar oportunidades para
que os participantes se envolvam
ativamente no evento, compartilhem
suas ideias e experiências, e construam
relacionamentos significativos com
outros participantes e oradores.
Número de Vendas de Produtos
Associados ao Evento;
Se o evento incluir a venda de
produtos associados, como livros,
mercadorias ou serviços, o número de
vendas é um indicador importante do
sucesso financeiro do evento. Para
aumentar as vendas, é fundamental
criar uma experiência de compra fácil
e conveniente, destacar os benefícios
e o valor dos produtos, e oferecer
descontos ou promoções especiais
para os participantes do evento.
Além disso, é importante garantir que
os produtos estejam disponíveis em
quantidades adequadas, que os
processos de pagamento sejam
eficientes e seguros, e que o
atendimento ao cliente seja
excecional para garantir a satisfação
dos compradores.
PLANO DE AVALIAÇÃO
05
Plataformas e
Ferramentas;
Pesquisa de satisfação:
Plataformas como Surveymonkey,
Typeforme, Google Forms
Permitem criar questionários
personalizados para recolher o
feedback dos organizadores ou
patrocinadores e ajudar a definir os
seus objetivos para o evento.
Analise de dados:
Ferramentas como o Google
Analiytics pode ser utilizada para
acompanhamento e analise dos dados
relevantes que permitem definir
critérios para desenvolver o plano
organizacional do evento
Página oficial do evento:
Wix, Wordpress, Squarespace são
plataformas de design, com templates
e ferramentas integradas de
marketing que oferecem várias
opções para a criação do design
digital de um evento
PLANO DE AVALIAÇÃO
05
Plataformas e
Ferramentas;
Feedback em tempo real;
Aplicativos como Slido e Mentimer
permitem que os organizadores
recolham feedback em tempo real
durante o evento, possibilitando
ajustes imediatos, resolver
emergências que podem acontecer
com o público ou com as instalações
do evento
Também permitem uma interação
com os oradores em tempo real com
comentários, perguntas sobre os
temas abordados no momento.
Número de participantes
presenciais e online;
Para inscrições em eventos pode ser
utilizada várias ferramentas como por
ex. Eventbrite, Sympla, Meetup ou
Formulários do Google para inscrição.
Cada uma oferece diferentes
funcionalidades para os
organizadores receberem as
inscrições do evento todas elas
usando as redes sociais com meio de
comunicação com os participantes do
evento.
PLANO DE AVALIAÇÃO
05
Plataformas e
Ferramentas;
Número de vendas de produtos
e serviços associados ao
evento;
Software de Gestão empresarial ERP
é uma ferramenta interna de
acompanhamento e gestão de
vendas para monitorização de
vendas de produtos e serviços do
evento.
E-commerce, Magento, Shopify
oferecem relatórios detalhados
sobre vendas,
Google Analytics é uma ferramenta
para avaliar o desempenho das
vendas online e o comportamento
dos participantes.
Ferramenta de Gestão de
Projetos:
Tais como Asana, Trello ou
Monday.com para coordenar
tarefas, atribuir responsabilidades
e acompanhar o progresso do
planeamento do evento.
Software de Comunicação: Como
Slack, Microsoft Teams ou Discord
para facilitar a comunicação entre os
membros da equipe, compartilhar
atualizações e documentos
importantes.
PLANO DE AVALIAÇÃO
05
Plataformas e
Ferramentas;
Plataforma de Relatórios e
Análise:
Por exemplo, Google Analytics para
monitorizarr o tráfego do site do
evento, o desempenho das
campanhas de marketing e outros
dados relevantes.
Marketing do Evento;
Ferramentas de Mídia Social: Como
Hootsuite, Buffer ou Sprout Social
para agendar postagens, monitorizar
menções, e analisar o desempenho
das campanhas em diferentes
plataformas de mídia social.
Plataforma de E-mail
Marketing:
Como Mailchimp, Sendinblue ou
Constant Contact para criar e
enviar campanhas de e-mail
personalizadas, gerenciar listas de
contatos e rastrear métricas de
comprometimento.
Software de Design Gráfico:
Por exemplo, Canva, Adobe Spark ou
Adobe Illustrator para criar gráficos,
imagens e materiais visuais atrativos
para uso nas campanhas de
marketing.
Satisfação dos Oradores;
Plataforma de Gerir Eventos: Como
Eventbrite, Eventzilla ou Meetup para
facilitar o registo de oradores, gerir
convites, e fornecer informações
importantes sobre logística e agenda
do evento.
Ferramentas de Comunicação
Remota:
Tais como Zoom, Microsoft Teams ou
Google Meet para conduzir reuniões
virtuais com oradores, esclarecer
dúvidas e fornecer suporte técnico,
se necessário.
PLANO DE AVALIAÇÃO
05
Plataformas e
Ferramentas;
Número de Participantes;
Plataforma de Registro de Eventos:
Como Eventbrite, Cvent ou Evenium
para criar páginas de registo
personalizadas, coletar informações
dos participantes e monitorar as
taxas de inscrição.
Ferramentas de Análise de
Dados:
Por exemplo, Google Analytics ou
Hotjar para rastrear o
comportamento dos visitantes no site
do evento, identificar pontos de
entrada e saída, e otimizar o
processo de inscrição.
Interação com os
Participantes/Oradores;
Plataforma de Webinar/Conferência
Virtual: Tais como Zoom, Webex ou
Microsoft Teams para hospedar
sessões de perguntas e respostas ao
vivo, painéis de discussão e outras
atividades interativas durante o
evento.
Software de Inquéritos e
Pesquisas:
Como Mentimeter, Slido ou Google
Forms para coletar feedback em
tempo real dos participantes e avaliar
o envolvimento com as atividades do
evento.
Número de Vendas de Produtos
Associados ao Evento;
Plataforma de E-commerce: Como
Shopify, WooCommerce ou Magento
para configurar uma loja online
dedicada ao evento, gerenciar
inventário, processar pedidos e
acompanhar as vendas.
Ferramentas de Marketing de
Conteúdo:
Tais como HubSpot, SEMrush ou
Ahrefs para criar e promover
conteúdo relevante relacionado aos
produtos associados ao evento, atrair
tráfego qualificado e impulsionar as
vendas.
PLANO DE AVALIAÇÃO
05
Plataformas e
Ferramentas;
Definição de Critérios de
Sucesso:
Ferramentas Não Informáticas:
Flipcharts e Marcadores: Para
registar ideias durante as discussões
com as partes interessadas.
Quadro Branco ou Painel de Cortiça:
Para organizar e visualizar os
critérios de sucesso.
Ferramentas Informáticas:
Documentos Colaborativos Online:
Como Google Docs ou Microsoft
Word Online, para registar e editar
os critérios de sucesso em tempo real
durante as reuniões.
Ferramentas de Votação
Online:
Como SurveyMonkey ou Google
Forms, para coletar opiniões e
preferências das partes interessadas
de forma anônima.
Software de Inquéritos e
Pesquisas:
Como Mentimeter, Slido ou Google
Forms para coletar feedback em
tempo real dos participantes e avaliar
o envolvimento com as atividades do
evento.
Número de Vendas de Produtos
Associados ao Evento;
Plataforma de E-commerce: Como
Shopify, WooCommerce ou Magento
para configurar uma loja online
dedicada ao evento, gerenciar
inventário, processar pedidos e
acompanhar as vendas.
Ferramentas de Marketing de
Conteúdo:
Tais como HubSpot, SEMrush ou
Ahrefs para criar e promover
conteúdo relevante relacionado aos
produtos associados ao evento, atrair
tráfego qualificado e impulsionar as
vendas.
PLANO DE AVALIAÇÃO
05

Planeamento e
Implementação da
Recolha de Dados;

Ferramentas Não Informáticas:

Questionários em Papel: Para coletar
feedback dos participantes durante
o evento.
Fichas de Inscrição em Papel: Para
registar informações dos
participantes.

Ferramentas Informáticas;
Plataformas de Registo de Eventos
Online: Como Eventbrite ou
Eventzilla, para gerir inscrições e
coletar dados dos participantes.

Aplicativos de Pesquisa:
Como SurveyMonkey, Typeform ou
Google Forms, para criar
questionários online e recolher
feedback pós-evento de forma
digital.

PLANO DE AVALIAÇÃO
05
Análise de Dados e
Avaliação do
Desempenho;
Ferramentas Não Informáticas:
Planilhas Eletrônicas:
Como Microsoft Excel ou Google
Sheets, para organizar e analisar
dados coletados.
Gráficos e Diagramas: Para
visualizar e interpretar os resultados
da análise de dados.
Ferramentas Informáticas:
Software de Análise Estatística:
Como SPSS, ou Excel (para análises
mais básicas), para realizar análises
estatísticas mais avançadas.
Ferramentas de Visualização de
Dados:
Como Tableau, Power BI ou Google
Data Studio, para criar visualizações
de dados interativas e informativas.
Divulgação de Resultados;
Ferramentas Não Informáticas:
Relatórios Impressos:
Para distribuir cópias físicas do
relatório de resultados para as partes
interessadas.
Reuniões Presenciais ou
Virtuais:
Para apresentar os resultados e
responder a perguntas das partes
interessadas.
Ferramentas Informáticas:
E-mails: Para enviar relatórios digitais
e comunicados de imprensa para as
partes interessadas.
Mídias Sociais: Para compartilhar os
principais resultados do evento de
forma pública e interativa.
Páginas Web: Para publicar o
relatório de resultados e outras
informações relevantes sobre o
evento
PLANO DE AVALIAÇÃO