Plano Estratgico, Cron

An

12 - 6 Meses Antes do Evento

Aes

O Essencial:

X
X

6 - 3 Meses Antes do Evento

Aes

Administrativo, Financeiro e Comercial

Contedo:

Operaes e Logstica:

Marketing, Publicidade e Promoo:

X

3 - 1 Ms Antes do Evento
Aes

X
X

4 - 1 Semana Antes do Evento

Aes

1 Dia Antes do Evento

Aes

X
 Plano Estratgico, Cronograma e Ch

Antes do evento

12 - 6 Meses Antes do Evento

Aes

O Essencial:

Definir o tema

Identificar o pblico

Definir os objetivos

Definir equipe de trabalho

Definir datas

Estabelecer custos estimados (aluguel de espao, catering, palestrantes etc.)

Definir o preo das inscries ou ingressos (gerar receita)

Definir pela criao ou no de pacotes VIPs

Listar possveis patrocinadores e definir valores de cotas (aumentar receita)

 Estabelecer oramento com base nas previses de receitas e custos

Encontrar e definir o lugar

Criar plano de marketing, publicidade e divulgao

Identificar atraes (oradores, palestrantes, apresentadores etc.)

6 - 3 Meses Antes do Evento

Aes

Administrativo, Financeiro e Comercial

Definir uma plataforma como a Eventbrite para promover, vender e gerenciar o evento

Priorizar a plataforma que possibilite a venda de tickets via crdito parcelado e boleto bancrio

Gerenciar a venda dos ingressos e inscries (at o fim do evento) a partir do smartphone

Estimar o nmero de solicitao de repasses dos valores da venda de ingressos junto a plataforma

Contedo:

Definir temas das palestras e grade tentativa

Coletar informaes biogrficas dos participantes (LinkedIn pode ajudar)

Definir hospedagem, alimentao, traslados etc. de palestrantes e convidados

Firmar contratos (agncia de viagem, hotel, traslado etc)

Operaes e Logstica:

Firmar contratos com fornecedores

Pesquisar necessidade de licenas, seguros, autorizaes etc.

Resolver parcerias e detalhes com estacionamentos, translados etc.

Marketing, Publicidade e Promoo:

 Criar programa geral do evento

Criar artes promocionais impressas e digitais

Levantar mailling para contatar imprensa e blogueiros

Criar e personalizar hotsite do evento na www.eventbrite.com.br

Integrar redes sociais com hotsite (Eventbrite) do evento para ampliar alcance da comunicao

Estipular a # (hashtag) oficial do evento e ativar a funo Stream Social da Eventbrite

Enviar convites online a partir da plataforma Eventbrite

Criar cdigos promocionais e Urls para divulgar descontos e promoes

Integrar website oficial com o hotsite do evento (Eventbrite) para vender diretamente do site

Incorporar o hotsite do evento (Eventbrite) com a fanpage do evento para vender direto do Facebook

Gerar links de rastreamento para acompanhar a performance das campanhas de marketing digital

Gerar links de rastreamento para cada promotor/parceiro para monitorar vendas de cada um

Identificar personalidades influentes para ajudar na divulgao

3 - 1 Ms Antes do Evento
Aes

Usar a Eventbrite para enviar mensagens para sua base de dados contendo o link para inscries

Confirmar logstica de palestrantes: hospedagem, viagens etc.

Confirmar acordos de patrocnio

Ampliar relacionamento com imprensa e reforar divulgao do evento

Otimizar o hotsite do evento (Eventbrite) para divulgar palestrantes, atraes, temas, parcerias etc.

Acompanhar processos de confirmaes e pagamentos na Eventbrite at o fechamento das vendas

 Baixar grtis o app Eventbrite Organizador para acessar relatrios instantneos aonde voc estiver

Contratar servios necessrios para o evento: Wi-Fi, vdeo udio, luz etc.

4 - 1 Semana Antes do Evento

Aes

Checar concluso de tarefas anteriores e desenvolver plano para mitigar riscos

Traar plano com as equipes que trabalharo no evento e suas responsabilidades

Fazer cpias do material que ser utilizado como vdeos, apresentaes, udios etc.

Checar nmero de inscritos, cancelados, pagamentos realizados e pendentes

Coordenar atendimento imprensa de palestrantes e keynote speakers

Baixar grtis o app Eventbrite Organizador para ter uma bilheteria integrada e vender na porta do evento

Baixar grtis o app Eventbrite Organizador para fazer o check-in (credenciamento) pelo smatphone

1 Dia Antes do Evento

Aes

Confirmar presena da imprensa

Confirmar logstica de palestrantes externos

Checar instalaes do lugar e de servio de catering

Carregar bateria de smartphones que sero usados no check-in (credenciamento)

Confirmar disponibilidade de conexo de internet na porta do evento

ama e Check-list para Eventos

Evento:

Data:

Descrio:

do evento

Responsvel Observaes Concluso

 Responsvel Observaes Concluso

ataforma
Facebook

Responsvel Observaes Concluso

 Responsvel Observaes Concluso

orta do evento

Responsvel Observaes Concluso

 Plano Estratgico, Cronograma e

Dia do Even

Aes

O objetivo desta etapa certificar-se da entrega dos servios, gerar contedo nas rede
 Plano Estratgico, Cronograma e Check-

Dia do Evento

Aes

Certificar que todo o material do evento est organizado e a disposio

Checar Wi-Fi

Checar sistema de som

Imprimir lista de inscritos (para casos de emergncia e segunda prova)

Criar agenda com os contatos de todos os fornecedores

Controlar o translado dos palestrantes entre o hotel e lugar do evento

Supervisionar o coffee-break

Atualizar as redes sociais com as novidades do evento

O objetivo desta etapa certificar-se da entrega dos servios, gerar contedo nas redes sociais so
nograma e Check-list para Eventos

Dia do Evento

Responsvel Observaes Concluso

ntedo nas redes sociais sobre o evento e interagir com os participantes em tempo real.
 Plano Estratgico, Cronograma

Aps o even

Aes

Em seus seus e-mails de agradecimento, relate a cada patrocinador ou

Aes

Aes

X
Obter o feedback dos participantes importante para identificar os acertos e ponto
 Plano Estratgico, Cronograma e Chec

Aps o evento

Aes

Fazer o balano financeiro

Enviar agradecimentos personalizados a patrocinadores, participantes, voluntrios,

parceiros etc.

Em seus seus e-mails de agradecimento, relate a cada patrocinador ou parceiro co

Aes

Publicar no site do evento e nas redes sociais todas as notcias geradas

Fazer um relatrio utilizando as mensagens publicadas com a #hashtag do evento

Enviar uma pesquisa para receber o feedback dos participantes

Aes

Agradecer ao espao e falar sobre a possibilidade de realizao de eventos futuros

Obter o feedback dos participantes importante para identificar os acertos e pontos onde o s
ronograma e Check-list para Eventos

Aps o evento

Responsvel Observaes Concluso

patrocinador ou parceiro como ele colaborou para o sucesso do evento.

Responsvel Observaes Concluso

Responsvel Observaes Concluso

s acertos e pontos onde o seu evento precisa ser melhorado nas prximas edies.