MODELO DE CHECK-LIST PARA PARTICIPAÇÃO EM FEIRAS

NOME DO EVENTO:
DATA: HORÁRIO:
LOCAL:
PÚBLICO-ALVO:
OBJETIVO DO SENAC:

ATIVIDADES PRAZO RESPONSÁVEL STATUS OBSERVAÇÃO

ANTES DO EVENTO
que público atingir, número de
Reunião de Planejamento do Evento e definição de atendimentos, produtos/serviços
objetivos adequados a esse público.
Ler/Analisar manual de expositor
Definição da equipe de trabalho
Definir a programação e atividade
Inserir na agenda de eventos
Orçamentos / Contratações
Contratação de Espaço
Negociação de apoio
Solicitar materiais para pastas e stand
Solicitar Projetos de stand
Cupons para sorteios
Criação/solicitação de e-mails marketing
Aprovar projeto do stand
Internet
Locação de computadores/equipamentos
volante / folder
Produzir material para o evento cupons
programação
Segurança local
Hospedagem equipe
Transporte equipe

Transporte dos materiais para montagem/desmontagem

biscoito / amantegados
Alimentação (biscoitos, salgados, coquetel) salgados
coquetel
água
café (térmica ou máquina?)
Bebida refrigerante
vinho/champagne
suco
copos/taças
açúcar
Insumos (copos, açúcar, mexedores, guardanapos)
mexedores
guardanapos
Garçons

contratar uma pessao? Negociar com

Limpeza recepcionista e providenciar kit?

Ações
Solicitar plano de assessoria de imprensa e enviar
informações de participação e projeto do stand
Contratações - Pessoal
Informar dados sobre o evento e
objetivos da participação. Sugerir o
número de pessoas para não ter uma
Convidar funcionário/parceiros para trabalhar no stand equipe muito grande na feira
Montar escalas de trabalho
Enviar para os envolvidos a escala de trabalho e projeto
do stand e informações sobre o uniforme, objetivos e
estratégias da feira.
Enviar nomes para as credenciais
Envio de e-mail marketing convidando para o stand

Envio de e-mail marketing com a programação do stand

Envio de e-mail marketing para divulgar alguma promoção
no stand
Envio de e-mail marketing para marcar visita no stand
material para pastas, vídeos, outros
Enviar contrapartidas de apoio para a feira (caso seja apoiador)
Divulgar ações nas mídias sociais
Controle de atendimento com e-mail
Informações sobre o evento,
Preparar material para equipe de atendimento programação do stand
objetivos do Senac
manual de recepcionista
NO DIA DO EVENTO - estar tudo pronto 2h antes do evento iniciar
Montagem
Organizar os materiais promocionais
Analisar se o projeto está ok com o stand entregue
Solicitar reparos do stand
Passar informações para equipe de recepção

Durante a feira
Ter contatos da equipe e fornecedores (nº do telefone
celular)
Recepcionar os participantes, convidados e imprensa
Controle de presença dos visitantes
Entregar material de apoio ou material de divulgação
Fotografar todas as ações

PÓS-EVENTO
Realizar a avaliação do evento
Fazer o fechamento de valores investidos e encaminhar
pagamentos pendentes
Enviar e-mail marketing de agradecimento para os
visitantes
Nº de atendimento
Valores
Observações
Realizar um relatório do evento
fotos
descrição de atividades
Assessoria de imprensa