Instrumentos Utilizados

para Planejamentos em
Eventos
Cronograma
Seqncia cronolgica das aes a
serem desenvolvidas para
determinado evento ou atividade
Exemplo 1: Livro Organizao de Eventos - Cleuza G.
Gimenes Cesca - Pg. 47
Cronograma Geral Para Grandes Eventos
Evento:
Data
Local
Responsvel
Pr Evento Transevento Ps-evento
Check List At dia Resp. Sit. At dia Resp. Sit. Dia Resp. At dia Resp.
Exemplo 1 continuao:
Cronograma de Subcomisses de Grandes Eventos
Evento:
Data
Local
Sub-Comisso Responsvel
Pr Evento Transevento Ps-evento
Check List At dia Resp. Sit. At dia Resp. Sit. Dia Resp. At dia Resp.
Exemplo 2: Livro Organizao de Eventos - Cleuza G.
Gimenes Cesca - Pg. 48
Cronograma Geral Para Eventos de Pequeno e Mdio Porte
Evento:
Responsvel Equipe:
Pr-Evento
Check List At o dia __/__/__ Resp. Situao At o dia __/__/__ Resp. Situao
Exemplo 2 continuao:
Data da Aprovao __/__/__ Local:
Data da Realizao
Trans-Evento Ps-Evento
Check List At o dia __/__/__ Resp. Situao Dia __/__/__ At o dia __/__/__ Resp.
Exemplo 3: Livro Organizao de Eventos - Marlene Matias -
Pg. 132
Modelo de Cronograma
Evento:
Cliente:
Local:
Data: __/__/__ Horrio:
Profissional Responsvel:
Atividades Data Data Data Responsvel Observao
Incio Limite Final
1. Planejamento
2. Programao Visual
3. Divulgao
4. Mailing list
5. Organizao
6. Instalaes fsicas
7. Recursos Humanos
8. Recursos Materiais
9. Recursos audiovisuais
e equipamentos
10. Avaliao
Exemplo 4: Livro Organizao de Eventos Teoria e Prtica -
Maria Ceclia Giacaglia Pg. 87
Formulrio para Elaborao de Cronograma
Nmero Atividade Responsvel Responsveis Data Prevista Status
Direto Secundrios para Trmino
1
2
3
4
5
6
Check-list
Relao das atividades relacionadas a
determinada ao ou atividade (de
marketing) que devem ser arroladas
com antecedncia sua execuo
para que no sejam esquecidas e para
que se verifique se esto sendo
desenvolvidas da forma programada.
Exemplo:
Modelo de Check List
Evento:
Local:
Data: __/__/__ Horrio:
Responsvel:
Discriminao Unidade/Setor Responsvel Situao
Roteiro
Utilizado para planejamento e
operacionalizao de um evento,
primordial elaborar um projeto com
informaes bsicas que direcionam o
desenvolvimento das atividades
necessrias a sua efetivao
Exemplo : Livro Organizao de Eventos - Marlene Matias -
Pg. 132 e 133
Modelo de Roteiro de Projeto de Eventos
1. Ttulo
2. Entidade e/ou empresa promotora
3. Entidade e/ou empresa organizadora
4. Cidade-sede
5. Local do evento
6. Tema do Evento
7. Objetivos
8. Justificativa
9. Pblico-alvo e nmero previsto de participantes
10. Descrio do evento
11. Perodo de realizao do evento e horrio
12. Inscries e informaes
13. Taxa de inscrio e/ou ingresso
Exemplo continuao :
14. Recursos necessrios
14.1 - Recursos Humanos
14.2 - Recursos materiais (administrativos)
14.3 - Materiais de divulgao
14.4 - Recursos audiovisuais e equipamentos
14.5 - Diversos
15. Instalaes
16. Servios (transporte, hospedagem, alimentao, sonorizao,
decorao e outros)
17. Previso oramentria
17.1 - Receitas
17.2 - Despesas
18. Cronograma
19. Consideraes gerais
Relatrio
Exposio minuciosa e
circunstanciada de todos os fatos
ocorridos no evento.
Exemplo:
Relatrio de Eventos Agosto/2007
Aniversrio da Fundema e Certificao Ambiental
01 de agosto de 2007 - Hotel Slaviero - 19h
Pesquisa e oramento de locais para o Evento
Criao de layout de peas Grficas (convites, banner,
adesivos, certificados etc)
Aprovao do Cliente (reunies)
Encaminhamento do material grfico para grfica
03 Oramentos de cada despesa necessria para o evento
Criao do roteiro do Cerimonial
Contratao dos servios de terceiros: Mestre de Cerimnia,
arranjo floral, auditrio, sonorizao, projeo etc
Organizao e preparao do local
Equipe de 3 pessoas para recepo do evento
Assessoria de Imprensa (conforme relatrio anexo)
Exemplo continuao:
10 Anos SOS Nascente
02 de Agosto de 2007
Sociedade Rio da Prata - 10h 30
Visita no local do evento
Criao e layouts de peas grficas (convite, folder, ticket de almoo
etc)
Reunies com o Cliente para aprovao de materiais grfico,
formatao do evento etc
Encaminhamento material grfico para grfica
03 Oramentos de cada despesa necessria para o evento
Criao do Roteiro do Cerimonial
A Criacom ficou responsvel pelo mestre de cerimnia
Contratao dos servios de terceiro: Arranjo floral, sonorizao, som
abiente etc
Organizao e preparao do local
02 Coordenadoras no evento para organizao da recepo, auditrio,
palco etc
Assessoria de Imprensa (conforme relatrio anexo)
Exemplo continuao:
Ecofest 2007
05 09 Agosto de 2007
Expocentro Edmundo Doubrawa
Planejamento da Ecofest
Registro da Marca na Internet Site
Acompanhamento na criao de apresentao da feira em
Flash
Preparao para Lanamento Ecofest em Setembro ou Outubro
de 2007
Agendamento de reunies com Empresas Privadas e rgos
Pblicos
A Criacom participou de todas as reunies agendadas at o
momento
Nas reunies so levadas um DVD com apresentao em flash,
uma proposta impressa e encadernada, folder do balano da
Fundema, licenciamento ambiental municipal e programa adote
uma arvore.
Relao de Empresas para Captao de Patrocnios
Referncias Bibliogrficas
MATIAS, Marlene; Organizao de
Eventos: procedimentos e tcnicas. 4.ed.
rev. e ampl. Barueri: Manole, 2007.
GIACAGLIA, Maria Ceclia; Eventos: como
criar, estruturar e captar recursos. So Paulo:
Thomson, 2007.
GIACAGLIA, Maria Ceclia; Eventos: teoria e
prtica. So Paulo: Thomson, 2004.
CESCA, Cleuza Gertrudes Gimenes;
Organizao de Eventos: manual para
planejamento e execuo.So Paulo:
Summus, 1997.
BRITTO, Janaina; FONTES, Nena.
Estratgia Para Eventos: uma tica do
marketing e do turismo. So Paulo: Aleph:
2002.
ANDRADE, Renato Brenol. Manual de
Eventos. 2. ed. Ampl. Caxias do Sul: Educs,
2002