PLANEJAMENTO DE UM EVENTO

Por sua complexidade, amplitude e importância, a promoção de um evento exige

alta especialização técnica, experiência e especialização no tipo de evento que será
realizado. Sua operacionalização fundamenta-se em um eficiente sistema de
planejamento, abrangendo alguns aspectos básicos:
▪ Definir de forma clara e precisa os objetivos, bem como a amplitude do evento.
Isso significa ter o domínio absoluto e integral dos ambientes, dos limites de
atuação e de todas as etapas de sua execução;
▪ Estruturar o roteiro de planejamento e o respectivo cronograma de execução
com bastante antecedência da data prevista para o seu início;
▪ Prever recursos materiais, financeiros e de apoio para atender as exigências
operacionais;
▪ Dispor de pessoas, grupos ou comissões para assumir a responsabilidade pela
coordenação e execução dos trabalhos;
▪ Estabelecer sistemas de integração e relacionamento permanente com
patrocinadores, empresas vinculadas, autoridades, especialistas, imprensa,
agentes de viagem, fornecedores, participantes e colaboradores, colhendo
subsídios e sugestões;
▪ Instituir canais de comunicação ágeis e eficientes entre todas as áreas de
operação e serviços, a fim de prevenir e corrigir, prontamente, eventuais
deficiências ou falhas no decorrer do evento;
▪ Assegurar a quantidade e qualidade dos materiais, produtos e equipamentos
necessários para a operacionalização dos eventos;
▪ Estabelecer normas e procedimentos a serem observados pelos participantes
dos eventos;
▪ Implantar sistema de controle e acompanhamento das providências e decisões
tomadas no curso do evento.

1. ETAPAS DE PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

1.1 CONCEPÇÃO DE EVENTOS

Você já deve estar se perguntando: “de que maneira devo iniciar a organização de
um evento?” A resposta para esse questionamento é: por meio da concepção do evento.
Mas, o que significa conceber? Conceber é gerar, criar, formar. Portanto, a concepção
é justamente a formação de um evento, desde o primeiro contato com o cliente, criando
soluções para atender suas demandas e objetivo.
 A concepção e planejamento de um evento deverão ser precedidas de estudo de
viabilidade para análise das condições e capacidade da entidade promotora para a sua
realização. Além disso, há necessidade de realizar previamente ampla pesquisa técnica
para conhecer a opinião do público-alvo sobre objetivos, locais, datas, horários,
participantes, convidados, etc.
Com base nessa verificação, será definida a estratégia de marketing, os veículos de
comunicação e divulgação, bem como as atividades e responsabilidades relacionadas
com a promoção do evento.
Esta etapa é destinada a geração de ideias, ou seja, pensar, pesquisar e analisar para,
de fato, conceber um evento. Para isso, você pode utilizar, como base, a tipologia de
eventos. Além disso, é possível realizar um processo de brainstorm, também conhecido
como tempestade de ideias, em que todos os envolvidos no evento podem sugerir,
livremente, diversas soluções e chegarem a uma conclusão juntos.
Você, enquanto profissional de eventos, precisa ter organização na realização das
tarefas e extrema atenção aos detalhes. Para isso, deve contar com diversas ferramentas,
que irão lhe auxiliar no planejamento dos eventos, garantindo que todos os detalhes
sejam lembrados e executados adequadamente.

1.2 Ferramenta de planejamento: Briefing com o cliente

Briefing é um conjunto de informações ou coleta de dados sobre determinado

tema. Você sabia que esse termo também é bastante utilizado na área de marketing e
publicidade?
Na área de eventos, o briefing pode ser realizado em diversos momentos,
principalmente na etapa de concepção. Briefing com o cliente é o momento em que o
organizador de eventos encontra o cliente e ouve todas as suas solicitações, entendendo
o objetivo e as necessidades para a realização do evento. Nesse momento, é possível
conhecer as expectativas e o perfil do cliente, que são informações importantes para o
planejamento e execução de um evento de sucesso.
Para garantir um briefing eficaz: Leve algumas perguntas-chave, como “qual a
real motivação para a realização desse evento?” e “o que é essencial para esse
evento?”.
 Anote todas as respostas e impressões que surgirem durante a conversa e
comunique-se de maneira assertiva.
Lembre-se: cada detalhe será importante para a elaboração do evento.

No encontro com o cliente, aproveite para perguntar qual é a melhor forma para
contatá-lo, afinal, cada pessoa tem sua preferência. Alguns clientes podem preferir que
esse contato seja por WhatsApp, outros, que seja através de telefonema ou e-mail, por
exemplo. Saber essa informação será essencial para uma comunicação eficaz com o
cliente durante todo o planejamento e execução do evento.

Imagem 2: Modelo de Brienfing

1.3 Ferramenta de planejamento: Projeto do Evento

O projeto de evento é o documento que apresenta como o evento irá ocorrer,

incluindo conceito, objetivo, público-alvo e todos os demais detalhes da ideia de um
acontecimento, sendo ele o primeiro documento elaborado, normalmente, na etapa de
concepção do evento e se estende na etapa do pré-evento.
Ele é utilizado para apresentar, claramente ao cliente, os objetivos e os benefícios
do evento.
Você sabia que nesse projeto é importante acrescentar uma sugestão de
cronograma, os custos e o lucro que poderá ser arrecadado?

Agora, conheça os principais elementos que fazem parte da estrutura do projeto

de evento
❖ Introdução: Apresenta a ideia do projeto de maneira geral, indicando
como a concepção do evento ocorreu.
❖ Justificativa: Identifica a razão para a realização do evento. Por exemplo,
a justificativa do evento de Lançamento do Tablet X é que ele é uma
importante ação para apresentar o produto aos profissionais de
tecnologia e influenciadores digitais.
❖ Metas: Especifica quais são os objetivos gerais e específicos para a
realização do evento. Observe o exemplo.
❖ Conceito\Proposta do evento: Apresenta os detalhes de como o evento
ocorrerá, considerando a sugestão de data, local, atrações e outras
informações relevantes. Nesse tópico, o leitor do projeto deverá
conseguir imaginar o evento.
❖ Público-alvo: Específica quem será o público-alvo do evento,
considerando sexo, idade, faixa etária, interesses etc.
❖ Data: É necessário definir a data exata, com dia(s) e mês em que deverá
ocorrer o evento, pois sem essa informação não será possível agendar os
demais itens.
❖ Local: A escolha do local do evento também merece muita atenção, pois
é preciso atender a todas as necessidades do cliente, começando pelo
número de pessoas presentes, localização, estacionamento e
infraestrutura em geral.
❖ Recursos: Apresenta a forma de captação de recursos financeiros, como
venda de ingressos, ou recursos próprios, além de recursos humanos e
materiais\equipamentos.
❖ Orçamento: Informa uma prévia dos custos para a realização do evento,
considerando locação de espaço, A&B, equipe, equipamentos e todos os
demais detalhes. Observe um exemplo de previsão orçamentária
❖ Cronograma: Apresenta sugestões de atividades e datas para o
planejamento e execução do evento.
❖ Outros: podem contemplar no projeto outras informações, de acordo
com as peculiaridades do evento

Abaixo modelo de planilha de custos:

 Imagem 3: Modelo de planilha de custos

2. PRÉ-EVENTO: ASPECTOS IMPORTANTES PARA O PLANEJAMENTO DO EVENTO

Agora que a concepção do evento está

criada, a etapa seguinte é chamada de pré-
evento, que significa dar forma, ou seja,
planejar e organizar o evento, a partir das
informações coletadas com o cliente.
É importante avaliar as ações e aspectos
definidos no projeto para as providências e
replanejamento das atividades propostas.
É fundamental, a elaboração de algumas
ferramentas de planejamento como: checklist,
mailing, cronograma das atividades, cronograma
de operação, Layout ou planta baixa e controle
dos orçamentos.
Abaixo, destacamos alguns aspectos que
precisam ser reavaliados nesta etapa:

TEMA E PÚBLICO-ALVO DE UM EVENTO

O tema ou a mensagem que se pretende transmitir pelo evento deverá ser
estabelecido ou inspirado de forma a motivar o interesse e a participação do público-
alvo. Entende-se como público-alvo de eventos as empresas e pessoas, principalmente
as que atuam como consumidoras e decidem sobre produtos e serviços em áreas
específicas e com características definidas (clientes atuais e potenciais, empresários,
fornecedores, estudantes, público em geral, etc).
Assim, o tema deverá identificar-se com o perfil das pessoas e dos grupos que
constituem o universo do evento planejado, ou seja, origem, nível cultural e social, poder
aquisitivo, faixa etária, sexo, estado civil, nacionalidade etc. Além disso, deverão ser
considerados os fluxos turísticos de outras regiões e ainda interesses que poderão ser
criados ou estimulados por meio da promoção do evento. Deverão ser evitados títulos,
denominações ou temas que possam gerar interpretações inadequadas ou que não
traduzam com fidelidade e clareza as características do evento, ou não se identifiquem
imediatamente com o público-alvo.
Os produtores de eventos, principalmente das áreas de interesse comercial e
promocional (feiras e workshops), deverão ter pleno conhecimento do mercado-alvo da
iniciativa para direcionar e orientar as estratégias de marketing. Assim, deverão realizar
pesquisas e consultas e obter informações precisas sobre as condições atuais e
tendências do mercado em relação aos produtos, serviços e outras atividades
relacionadas com o evento. Simultaneamente à escolha do tema e do público-alvo,
deverá ser feita a seleção preliminar das pessoas, entidades e empresas ou instituições
que participarão do evento.
A seguir, são apresentados alguns temas de eventos realizados em diversos locais e
épocas:
Eventos culturais: Eventos religiosos:

▪ Mostra de Danças Arte-educação;

▪ Exposição de Arte e Pintura; ▪ Festa de Orixás, Iansâ e Oxum;
▪ Show artístico de Talentos jovens; ▪ Festa de Nossa Senhora do Bom
▪ Festival de Teatro Popular; Socorro (padroeiros locais)
▪ Mostra Internacional de Cinema; ▪ Procissão Fluvial de São Pedro
▪ Sarau Literário Infantil;
▪ Amazonas Green Jazz Festival;
▪ Festival de Artes Integradas da
Amazônia “Passo a Paço”;
▪ Festival Amazonas de Ópera
Eventos esportivos e recreativos: Eventos gastronômicos:

▪ Olímpiada Estudantil; ▪ Feira Internacional de Gastronomia

▪ Copa de futebol feminino; Amazônica
▪ Corrida Rústica de São João; ▪ Feira da alimentação saudável;
▪ Campeonato de canoagem ▪ Jantar Dançante Noite Mexicana;
ribeirinha; ▪ Feira gastronômica do Norte;
▪ Gincana Recreativa Solidária. ▪ Oktoberfest – Festival de chope
▪ Festival Amazonas de Ópera ▪ Festa da uva e do vinho.
Eventos comerciais: Eventos técnico-científicos:

▪ Salão de moda jovem; ▪ Jornada de Atualização Tecnológica

▪ Feira de produtos Asiáticos;
▪ Bazar Natalino
▪ Feira de negócios e tecnologias
rurais;
▪ Feira agropecuária do Amazonas
▪ Feira de artesanato Indígena
▪ Seminário de Marketing;
▪ Congresso Panamericano de
Arquitetos;
▪ Jornada ginecológica;
▪ Encontro de Prefeitos e Vereadores;
▪ Encontro Nacional de Jornalistas.
▪ Semana do Meio Ambiente.
LOCAL\SEDE DE UM EVENTO

Os eventos poderão ser

realizados em centros de
convenções, hotéis, clubes
sociais, auditórios, quadras
esportivas, salões de
empresas e instituições
religiosos, ruas estruturadas e
outros locais, dependendo do
tipo do evento, número de
participantes e ainda dos
interesses dos patrocinadores
e colaboradores.
Para a escolha do local, deverão ser considerados principalmente os aspectos
relacionados com a estrutura dos serviços oferecida pelo estabelecimento-sede e pela
localidade onde será realizado o evento, tais como:
Instalações físicas disponíveis;
Infraestrutura de apoio administrativo (montagem de secretaria) e de serviços;
Segurança;
Meios de comunicação;
Transporte, locomoção e acesso a pontos de ônibus, taxi, aeroporto, portos, etc.;
Proximidade de estabelecimentos de serviços, tais como hospitais, restaurantes,
etc.
Em virtude da diversificação dos tipos de eventos, há carência ou dificuldades de se
ajustarem as características dos eventos aos recursos locais disponíveis. A deficiência de
uma infraestrutura de serviços no local poderá prejudicar os projetos e as soluções
alternativas tornam onerosas ou inadequadas.
Os locais de eventos devem oferecer características específicas e funcionalidade para
viabilizar os empreendimentos, e abranger:
Instalações que possibilitem a realização de atividades diversificadas, tais
como reuniões, coquetéis, palestras, jantares e feiras de maior expressão e,
ainda os eventos paralelos;
Espaços amplos, modulados, permitindo a instalação de equipamentos
especiais;
Capacidade para a montagem de múltiplos cenários, pontos de iluminação,
sonorização, instalações de equipamentos informatizados e outros
instrumentos;
Áreas interligadas que proporcionem plena integração das atividades dos
participantes;
Facilidade de acesso e circulação de pessoas e veículos;
Facilidade para carga e descarga de materiais, equipamentos, materiais,
móveis, etc, no horário normal e em horários especiais;
 Facilidade e estrutura de acesso para deslocamento de pessoas e
participantes;
Disponibilidade de equipamentos próprios ou locados de terceiros;
Área de depósito e armazenagem adequados (almoxarifado);
Flexibilidade para transformação de ambientes e instalações;
Áreas disponíveis e com segurança para o estacionamento de veículos;
Disponibilidade de recursos humanos qualificados.

LAYOUT\PLANTA BAIXA DO LOCAL

Finalmente, um fator de maior relevância
na operacionalização de ume evento é o
layout do local, ou seja, a distribuição e
fluxo dos serviços no espaço físico
disponível ou área de ocupação e
movimentação de todas as atividades. O
estudo do layout fundamenta-se
basicamente na planta baixa do local, e
deve-se efetuar uma simulação das
operações e circulação no ambiente,
incluindo o uso dos equipamentos. Pela
simulação de tempos e movimentos
serão estabelecidos os fluxos
operacionais adequados e eficientes
(cronograma de operação), evitando-se
pontos de estrangulamento,
sobreposição de tarefas e movimentação desnecessárias do pessoal e, ainda, correções
no curso dos trabalhos, prejudicando seu andamento ou funcionamento.
Para a decisão quanto ao local do evento, deverá ser feita uma visita de inspeção
detalhada e rigorosa das instalações e ambientes, com o objetivo de assegurar o máximo
conforto aos participantes e melhores condições de atendimento dos serviços exigidos.
A planta baixa ou layout do evento é fundamental para que o profissional de
eventos visualize previamente a organização do espaço em que o evento será realizado
e, também, para anexar nas ARTs (Anotações de Responsabilidade Técnica), por
exemplo. Essa ferramenta deve apresentar todos os ambientes necessários para a
realização do evento, como estacionamento, salão, banheiros, foyer, cozinha, área de
funcionários, depósitos etc., considerando decoração, mobília e circulação de pessoas.
Além disso, a planta baixa também serve como um teste de ambientação e
poderá passar por aprovação e reformulação
.

Mas, você sabe quem deve elaborar essa ferramenta?

 A planta baixa deve ser elaborada pelo responsável pela organização do evento
em parceria com o cliente e o arquiteto(a) ou decorador(a), quando necessário.

Imagem 4: Layout\Planta baixa da recepção de casamento coletivo\Local: Área externa

do Centro Cultural Palácio Rio Negro

Funcionalidade e condições de operação das instalações:

A operacionalização de um evento de forma eficiente poderá exigir o atendimento
de vários requisitos em relação às instalações e, especialmente:
❖ Capacidade de multiuso, e flexibilidade das instalações para a mudanças internas
e principalmente colocação de divisórias móveis;
❖ Temperatura, ventilação e luminosidade dos ambientes;
❖ Disponibilidade de espaços para a colocação de palcos, móveis, estrados,
pergolados, estandes, tendas, etc.;
❖ Condições de convivência e relacionamento com as áreas e locais vizinhos ou
limítrofes do local do evento;
❖ Proximidade e integração das dependências onde serão instalados os setores e
serviço do evento (secretaria, copa, cozinha, instalações sanitárias,
estacionamento, etc, a fim de assegurar rapidez e facilidade de comunicação dos
serviços;
❖ Condições e facilidades para a instalação de equipamentos e aparelhos
audiovisuais, telas de projeção, vídeos, projetores, microfones, etc;
❖ Possibilidade de instalação de unidades de apoio tais como: postos bancários,
correio, agência de câmbio, ambulatório médico, etc;
 ❖ Acesso, estacionamento e segurança dos veículos, incluindo manobristas
exclusivos (Serviço de vallet);
❖ Dispositivos para controle e isolamento termoacústico;
❖ Existência de cortina ou protetores de luz natural nas dependências;
❖ Capacidade de elevadores ou portas para carga e transporte de objetos e
equipamentos de maior volume e peso;
❖ Existência de saída de emergência, em casos sinistros, com sinalizações e
dispositivos especiais de segurança, acessibilidade e proteção.

DURAÇÃO DO EVENTO: PERÍODO, DATA E HORÁRIO

Um evento com períodos de duração muito longa poderá provocar o afastamento
ou desmotivação dos participantes, pelo seu custo e exaustão dos responsáveis pelos
trabalhos. É necessário, conhecer o tipo de evento a ser realizado para adequar a sua
duração e horários em conformidade com as características gerais do mesmo e
atividades a serem desenvolvidas.
Data: conhecendo o público-alvo, o planejamento deve seguir com a definição
de uma informação imprescindível: a data do evento. É necessário definir a data exata,
com dia(s) e mês em que deverá ocorrer o evento, pois sem essa informação não será
possível agendar os demais itens. Para essa escolha, é necessário ter em mãos um
calendário anual para verificar os feriados e a disponibilidade de agenda, de modo que
não haja choque de data entre profissional de eventos, cliente e participantes.

DIMENSIONAMENTO DOS RECURSOS NECESSÁRIO PARA UM EVENTO

Recursos audiovisuais e sonorização

Adota-se como referência que nas salas ou locais de reuniões com lotação
superior a 20 pessoas é recomendável a instalação de equipamentos de som para a
melhoria das condições de audição. Deverá ser feito um teste para verificar a ocorrência
de eco e se o som é audível em todos os locais do ambiente.
➢ Recursos audiovisuais: quadro branco, retroprojetor multimídia, projetor
de slides ou filmes e vídeos, flip chart e outros.
➢ Equipamentos de sonorização: microfone de mesa, microfone sem fio,
fones para tradução, música ambiente e gravações, caixas e aparelhagem
de som, outros.
Nas requisições e ordem de serviços, devem ser especificadas as datas e horários
de instalação, uso e retirada dos equipamentos. É aconselhável, a reserva um dia antes
do evento para a instalação e teste dos equipamentos. É necessário prever o tempo de
estimado para a montagem e desmontagem do evento, bem como verificar se estão
agendados outros eventos na mesma data, ainda que em horários distintos envolvendo
montagem de estruturas paralelas. Devem ser observadas as condições de rede elétrica,
se comporta as luzes cênicas, a banda ou DJ e toda a aparelhagem de som, telão e
filmagem.
 É importante observar, também, a estação do ano em que será realizado o
evento, pois durante o inverno é considerada a calefação e no verão o ar-condicionado.

Recursos Humanos \Pessoal especializado:

Pessoal especializado
▪ Tradutor\intérprete; ▪ Segurança\vigilante;
▪ Recepcionistas ▪ Médico;
▪ Garçons; ▪ Enfermeiro;
▪ Fotógrafo; ▪ Brigadista;
▪ Manobrista; ▪ Porteiros;
▪ Operador de som\luz; ▪ Eletricista;
▪ Guia de turismo; ▪ Encanador\hidráulico;
▪ Secretária; ▪ Decorador;
▪ Secretária bilingue; ▪ Recreacionista;
▪ Instrutor; ▪ Músico;
▪ Cinegrafista; ▪ Conjunto musical
▪ Copeira ▪ Mestre de Cerimônia
▪ Monitor; ▪ Cerimonialista;
▪ Motoboy ▪ Auxiliar de limpeza
▪ Outros.

Equipamentos, instrumentos e utensílios de uso:

Descrição
▪ Retroprojetor com tela;
▪ Microfone (comum, lapela,
headset e pedestal, com fio e sem
fio);
▪ Gerador e aplicativo de check-in
▪ Amplificador e mesa de som;
▪ Aparelhos de som;
▪ Mesas de áudio e caixas de som;
▪ Alto-falante para chamadas e
avisos;
▪ TV's e Smart TV's modernas;
▪ Painéis de LED de Alta Definição;
▪ Computador ou notebook;
▪ Tablet e Celular;
▪ Cabos e extensões;
▪ Canhões seguidores, laser;
▪ Backdrop;
▪ Tótens interativos;
▪ Projetor multimídia (Datashow);
▪ Estabilizador;
▪ Projetor de slides;
▪ Telas e telões de projeção fixos ou
móveis;
▪ Equipamentos com acesso à
internet;
▪ Flip chart;
▪ Câmera fotográfica;
▪ Equipamento de filmagem;
▪ Lâmpadas de reposição;
▪ Sistema de videoconferência;
▪ Leitor de código de barras;
▪ Impressoras
▪ Vídeo Wall (parede digital)
▪ Outros
Móveis e instalações:
Descrição
▪ Passadeira\palco; ▪ Bandeiras, mastros, panóplias;
▪ Divisórias; ▪ Sinalização interna (placas e
▪ Estandes; quadros de aviso);
▪ Pódio\tablado\ ▪ Posto bancário;
estrado\plataforma; ▪ Posto agência de viagem;
▪ Púlpito; ▪ Posto de agência de câmbio;
▪ Tribuna\púlpito com luz e ▪ Frigobar;
microfone; ▪ Bebedouros;
▪ Placas, faixas, cartazes; ▪ Mesas e cadeiras;
▪ Outdoors; ▪ Instalações para saídas de
▪ Expositores\painéis; emergência;
▪ Sistema de sonorização ambiental e ▪ Berços e cadeiras para crianças;
cabine; ▪ Fogos de artifício
▪ Sistema de ar-condicionado central; ▪ Outros.
▪ Sistema de segurança contra
incêndios;

Materiais de apoio:
Materiais de escritório e impressos;
Prêmios e troféus;
Material publicitário
Material de segurança e proteção;
Material de higiene e limpeza;
Material de apoio aos participantes;
Material para decoração;
Material para sanitários e banheiros;

2.5 MONTAGEM DO ORÇAMENTO DE UM EVENTO

O orçamento é uma estimativa dos custos de um evento. Dessa forma, nele

devem constar todas as informações referentes aos serviços que um evento demanda
ou o cliente pretende contratar para realizar um evento.
Mas, você sabe como elaborar um orçamento? Para elaborá-lo, uma dica é você
utilizar planilhas de cálculos, como Microsoft Office Word e Excel, pois eles facilitam a
elaboração, a atualização e os cálculos orçamentários.
A elaboração do orçamento é essencial para a tomada de decisão do cliente, ou
seja, para ele escolher qual organizador irá planejar e executar o seu projeto com o
melhor custo-benefício.
O orçamento deve responder claramente à pergunta: Quanto custa esse evento?
Para responder esse questionamento, é importante que você compreenda a pesquisa de
preços, os tipos de cálculos, os pagamentos, os impostos e as taxas que devem estar
presentes no orçamento de um evento.
2.5.1 Previsão e pesquisa

É necessário que o orçamento que será enviado ao cliente esteja claro, objetivo
e completo. Você deve acrescentar nesse documento cada detalhe do que foi
conversado durante o briefing com o cliente, apresentando valores unitários e totais,
para que seja possível entender o evento de forma integral.
Conforme os recursos disponíveis para a realização do evento, posteriormente,
poderão ser adicionados ou retirados itens do orçamento. Um orçamento claro e de
simples entendimento pelo cliente, garante o início de uma relação de confiança, o que
irá melhorar a comunicação entre vocês durante todas as etapas do evento.
Você sabia que é importante pesquisar em pelo menos 3 fornecedores antes de
acrescentar o valor de determinado serviço ao orçamento? Essa pesquisa é fundamental
para garantir o melhor custo-benefício para o cliente.

Lembre-se de que em um orçamento devem constar:

1) dados completos do organizador do evento;

2) dados completos do cliente;
3) previsão de data, local e horário do evento;
4) lista de todos os serviços com preços unitários e totais como aluguel do
espaço, A&B, contratação da equipe, atrativos, entre outros;
5) valor do serviço de organização e execução do evento;
6) valor total do evento;
7) validade do orçamento;
8) formas de pagamento.
 Imagem 5: Modelo de orçamento de evento\Proposta Comercial

2.6 Elaboração do cronograma de execução de um evento

Com base no planejamento global e após definidas as atividades relacionadas
com o evento, deverá ser estruturado o cronograma de trabalho, que é o principal
instrumento da fase de operacionalização do projeto e o responsável pelo controle de
sua execução.
 O cronograma compreende a descrição detalhada das atividades do evento,
indicação dos responsáveis pela execução e a data estimada de início e término de cada
tarefa, que é um fator importante principalmente em relação a tarefas que dependem
de serviços de terceiros.
Pode ser elaborado, utilizando tabelas ou planilhas, com datas previstas de
execução das atividades mensalmente, semanalmente, outro.

3. TRANSEVENTO

O transevento é a etapa live, ou seja, ao vivo. Muitos profissionais da área

consideram esse o momento de “entrar no palco”, já que é quando tudo deve acontecer.

No transevento, o profissional deve

garantir que todos os envolvidos estejam
cumprindo suas tarefas conforme o
planejamento. Para isso, você deve ter em
mãos a ordem de serviço e o cronograma de
operação, de modo que cada detalhe possa
ser controlado e administrado, garantindo o
sucesso do evento.

Ferramentas de operacionalização: A operacionalização do evento ocorre no

transevento. Lembre-se de que nessa etapa são realizados, de fato, todos os serviços aos
participantes/convidados. Para realizar o transevento, você poderá utilizar ferramentas como a
ordem de serviço e o cronograma, as quais irão auxiliá-lo no acompanhamento das atividades e,
consequentemente, permitirão atingir o sucesso do evento.

A principal ação do transevento é o acompanhamento do andamento do evento.

Nesse acompanhamento, você deve verificar:
 Horários dos serviços;
Limpeza dos ambientes;
Posicionamento da equipe;
Retorno dos participantes;
Solução de problemas etc.

Imagine uma reunião em que há um coffee-break para ser servido às 15h. O

profissional deverá entrar em contato com a equipe de cozinha em torno das 14h para
saber se está tudo organizado e quase pronto. Não se pode esperar até 15h10min para
verificar o que possa ter acontecido para o serviço ainda não estar pronto.
Lembre-se de que é preciso antecipar ações, a fim de evitar problemas. Nessa
etapa, também é fundamental que você mantenha uma postura flexível, pois diversas
situações podem sair do planejamento e necessitar de novas soluções, como solicitações
de alteração nos horários dos serviços, alterações nos cardápios de A&B e mudanças no
layout do evento.

Imagem 6: Modelo de Ordem de Serviço

Imagem 7 – Modelo de cronograma de Operação

Como você pôde observar, esse cronograma inclui os horários das atividades,
assim como o responsável por acompanhar cada uma delas. Perceba que também há
um espaço para registrar possíveis observações sobre cada atividade.

Já a programação do
evento, é o cronograma do
evento com um visual mais
atrativo, sendo que ela pode
estar disponível no site do
evento e também de forma
impressa.

Imagem 8- exemplos de programações de eventos

 4. PÓS-EVENTOS
Após a adrenalina do transevento e a sensação de realização que essa etapa traz,
o trabalho ainda deve continuar, mas, nesse momento, apenas para a equipe envolvida
e os fornecedores.
Você sabia que nessa etapa ainda há muito a ser feito?
As ações imediatas do pós-evento são limpeza do local e desmontagem de
estandes, decoração, cenografia, mobília e equipamentos. Estas ações ocorrem logo ao
término do evento, no mesmo dia, podendo se estender durante alguns dias, no caso
dos megaeventos. Após encerrar a desmontagem e limpeza do local do evento, a etapa
do pós-evento segue na parte administrativa. Nesse momento, são realizadas as
seguintes ações:
Pagamentos à equipe e fornecedores;
Recebimento do pagamento do cliente;
Inventário de materiais e mobília;
Avaliação dos serviços pelo cliente e pelos participantes;
Relatórios
Feedback para a equipe e clientes.

Após realizar todas estas ações, o evento pode ser considerado efetivamente
encerrado.
 REFERÊNCIAS

BRASIL. Ministério da Educação. Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica. Rede

Guia de eventos, cerimonial e protocolo para a Rede Federal de Educação Profissional,
Científica e Tecnológica. Brasília: IFB, 2017. Disponível em: http://senac.sc/5qzA59.
Acesso em: 17 abr. 2019
REIS, Joel. Sou produtor de eventos: diário de bordo para o aperfeiçoamento
profissional. São Paulo: Ed. Senac São Paulo, 2013.
SENAC. Apostila Planejamento e Organização de Eventos Corporativos. DN\SC, 2020.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização de Evento: planejamento e
operacionalização – 5α edição. São Paulo. Editora Atlas, 2012.
ZITTA, Carmem. Organização de eventos: da ideia à realidade. Brasília, DF: Ed. Senac
Distrito Federal, 2013.
ZOBARAN, S. Evento é assim mesmo. Do conceito ao brinde. Rio de Janeiro: Senac, 2004.