PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO (TAKE OVER PLAN)

Resp. Adm
Assuntos estratégicos Resp.
+ síndico
Feb-20 Mar-20 Apr-20 May-20 Jun-20 Aug-20 Sep-20 Oct-20 Nov-20 Dec-20 Jan-21 Feb-21

Kick Off meeting - Revisão dos objetivos e prioridades - X X

Discussão de assuntos importantes, urgentes (apontamentos em DDs técnicas, ambientais etc.) X X
COMPLIANCE - Apresentação do procedimento de auditoria de documentação, contratos e sindicância X
Treinamento ABC ao staff para as operações / Entendimento do fluxo de compras e DDs X X
AUDITORIAS - Reuniões de acompanhamento da implantação X Adequação 1a. Auditoria
Apresentação dos Procedimentos Operacionais - (envio do POs) X
Aditamento dos contratos dos prestadores de serviço e administração predial X
Minutas de contrato padrão - X
Aditamento dos contratos dos prestadores de serviço e administração predial X
Implantação dos SLAs para a gerenciadora, sindicância, principais contratos dos prestadores de serviço X X
DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA E LEGAL
Planilhas de controle de documentos / contratos X
Instituição da Associação / Convenção de condomínio / AGOs e AGEs de 2018 em diante X
Regulamento Interno / Manual de proprietário e Manual de Obras X Revisão
Apólices Seguro (envio da apólice) X X
AVCB - Projeto aprovado no Corpo de Bombeiros X
TACs - Termos de ajustes de conduta, ações em andamento e status X
Entrega de exemplo do RGM X
IPTU - pagamentos / pendências de regularização X
Implantação de Políticas de Segurança Patrimonial X
Reunião com a empresa de segurança e apresentação do Plano de segurança vigente X X
Plano de crise / emergência X
Análise de risco de segurança Patrimonial X
Apresentação da estratégia de Segurança e formato de comunicação X
Implantação de Políticas de Higiene e Segurança do Trabalho X X
Apresentação da estratégia de Heath & Safety - Definição do X
Análise de documentos financeiros
Orçamento das despesas operacionais - Budget 2020 X
Quadro de áreas utilizado no cálculo dos custos / m² - CMQ X
Entendimento dos custos de ocupação além do aluguel (cond + IPTU ) X
Envio mensal da planilha de acompanhamento do orçamento - X
Plano de investimentos (CAPEX) aprovado em AGO/AGE e lista de não aprovados X
Elaboração de Plano de manutenção e limpeza de áreas desocupadas X

Resp. Resp. Adm

Assuntos internos - Comitê de Transição Brookfield + síndico
Mar-19 Apr-19 May-19 Jun-19 Mar-19 Apr-19 May-19 Jun-19 Mar-19 Apr-19 May-19 Jun-19

Visita técnica - Conhecimento do imóvel em campo, áreas técnicas, andares privativos, diferenciais X X
Conhecimento da equipe da administradora, sua diretoria / suporte X X
Apresentação do Take Over Plan, sessão "Estratégia ao Gerente Operacional e equipe X
Utilidades - Conhecimento da operação dos sistemas , contratação e respectivos consumos X
Cadastro dos equipamentos de área comum de todos os sites X
Análise dos contratos dos terceiros - seu controle de vigências - relatórios , planos de trabalho e seu desempenho X
Recomendações sobre os atuais planos de trabalho e de SLAs X
Manual de utilização de áreas privativas para novos usuários X
Manual de obras das áreas privativas X
Apresentação/Definição das metas operacionais e financeiras para os próximos 6 meses X
Plano de Economias - Saving Plan X
Pesquisa de satisfação - Entrevista com investidores, definição de aplicação, resultados e plano de ação X TBD
Conhecimento do Plano de manutenção preventiva dos equipamentos / sistemas X X
Revisão dos contratos existentes, examinando escopo, especificações, planos de trabalho e preço X
Avaliação da qualidade e desempenho -performance- dos serviços prestados X
Serviços Gerais (Limpeza, coleta de lixo) - Recomendações ao plano de trabalho p / concorrência X
Serviços Gerais (paisagismo a.comuns e APPs) - Recomendações ao plano de trabalho p / concorrência X
Serviços Gerais (expedição, desinsetização) - Recomendações ao plano de trabalho p / concorrência X
Manutenção (Elétrica, Hidráulica, Civil etc.) - Recomendações ao plano de trabalho p / concorrência X
Condições inseguras ( relatório com a(s) irregularidade(s) encontrada(s), grau de risco e solução) X
Implantação dos SLAs para as terceirizadas (de acordo com a planilha específica SLA deste RFP) X
Conhecimento do acervo de plantas e seu status (As built. Projeto executivo etc.) X
Entendimento da forma de integração entre as áreas de segurança e operações X