Gerenciamento Pelas Diretrizes

A P

C D

Gerência de Planejamento e Gestão

Junho 2010
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Objetivos: Habilidades e Competências

 Capacitar os participantes para o estabelecimento e

desdobramento das metas anuais da organização.

 Capacitar os participantes a comunicação das

metas em todos os níveis da organização.

 Capacitar os participantes a inovação dos

processos organizacionais, obtendo ganhos
expressivos relativos à Qualidade, Produtividade,
Custos e Entrega, Segurança e Meio Ambiente.

 Apresentar a metodologia do Gerenciamento Pelas

Diretrizes

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Conteúdo Programático

1. Análise da Pesquisa Interna

2. Nivelamento de entendimento

3. Gerenciamento Pelas Diretrizes

4. Introduzindo o GPD

5. Planejamento do GPD

6. Execução, Controle e Ação Corretiva

7. Exercícios

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Estratégia de Ensino

 Aulas Expositivo-Dialogadas;
 Exercícios em Equipe (Atividades práticas);
 50% de Teoria e 50% de Prática;
 Apresentação das atividades;
 Discussões;
 Filmes.

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Referências

Pesquisa Interna

Regulamento do Gerenciamento Pelas Diretrizes

CAMPOS, V. Falconi. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia. 8. ed. Belo

Horizonte: INDG Tecnologia e Serviços Ltda, 2004.

___. Gerenciamento pelas diretrizes. 4. ed. Belo Horizonte: INDG Tecnologia e Serviços
Ltda, 2004 Belo Horizonte: INDG Tecnologia e Serviços Ltda, 2004

___. TQC: controle da qualidade total (no estilo japonês). 8. ed. Belo Horizonte: INDG
Tecnologia e Serviços Ltda, 2004.

CARVALHO, Marly M. e PALADINI, Edson P. (Coord.) Gestão da qualidade: teoria e

casos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.

PESSOA, Gerisval A. PDCA: ferramentas para excelência organizacional. (Apostila). São

Luís: FAMA, 2007.

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 FORÇA
1. Pesquisa Interna

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Visão Geral da Pesquisa

 Participantes: 19 unidades

 Entrevistados: chefes das unidades

 Estrutura da pesquisa:
– Conhecimento
– Aderência
– Propostas

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 Resultados

Conhecimento
8 de 91
Você fez alguma capacitação em GPD?

SIM NÃO
10 9

Você conhece o manual do GPD?

SIM NÃO
9 10

9 de 91
 Resultados

Aderência

10 de 91
Você acha a metodologia útil
pra o dia-a-dia da sua área?

Sim
Não
Não Usa

Sim Não Não Usa

10 6 3
53% 32% 16%

11 de 91
Você conseguiria apontar a maior
dificuldade da metologia?

Desconexão com
a prática e a rotina
Falha na aplicação

Cultura Organizacional

Desconexão com
a prática e a rotina Falha na aplicação Cultura Organizacional
7 8 4
37% 42% 21%
12 de 91
A maior dificuldade é cultural. Para superar precisamos de capacitação permanente e persistência.

Capacitação das lideranças / Cultura organizacional.

Acredito que a maior dificuldade da metodologia é que existem coisas que não dependem só do nosso esforço e que mesmo assim há cobranças neste Cultura
sentido.

Quanto a metodologia não tem dificuldade. O Confea não se pauta administrativamente para dar consecussão ao GPD / No dia-a-dia as relações levam a
outras prioridades que acabam virando uma demanda mais importante do que o GPD.

A rotina da Unidade é pesada / Dificuldade em desmembrar as metas em medidas, fica muito longo e trabalhoso / Precisa de todo entendimento da equipe /
A rotina não deixa.

A maior dificuldade é separar a rotina das metas de melhoria e os indicadores de avaliação de resultados.

Complexidade da metodologia. Sinto uma sincera dificuldade em enxergar a utilidade prática no dia-a-dia.
Desconexão com
Afasta a realidade. Existe novas melhorias que não são medidas pelo GPD. Existe lacunas entre as metas previstas e a rotina. Existe descompaço entre o a prática e a rotina
planejado e a rotina.

As metas estipuladas estão distantes da rotina / realidade.

Conciliar rotina com planejamento. Utilização da ferramenta. Mudanças constantes das metas. Não aceitação das metas escolhidas pela área e falta de
retorno. A mensuração não retrata a realidade de execução e causa frustração.

Prejudicado por não ter colocado em prática, pelo menos de forma constante.

Muito subjetiva / Sem assossiação do esforço para atingir as metas / Falta acompanhamento da gerência responsável pela gestão da ferramenta / Falta
suporte.

Não é possível visualizar os resultados / As atividades não aparecem nos resultados das atividades dos planos de ação.

Ferramenta burocrática / Dificuldade de acesso a ferramenta / Muitas páginas / Complexa / Muitas mudanças de versões / Muitas mudanças no lay out da
ferramenta.
Falha na aplicação.
Linguagem complexa e prolixa.

O GPD não é prioridade. Existem coisas/atividades da Unidade que são prioritárias. A metodologia não foi bem implantada. Não vingou.

Nivelamento de conhecimento de todos os envolvidos no processo.

Ferramenta não é eficaz para as metas do dia-a-dia. Não funciona no estratégico e nem no operacional.

Falta o cruzamento/interações dos planejamentos impactando nas atividades prioritárias das áreas e sua execução de acordo com as diretrizes
estabelecidas. Para atender uma diretriz do Confea, cada Unidade faz seu planejamento individual, quando ele deveria ser em conjunto entre todas.

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 Aponte até 5 vantagens do GPD:

Oferece Diretriz
Acompanhamento

Oferece Diretriz Acompanhamento

75% 25%

14 de 91
Aponte até 5 desvantagens do GPD:

Complexidade
Não contempla rotina
Inadequada a organização

Complexidade Não contempla rotina Inadequada a organização

47% 53% 33%

15 de 91
 Por que sua unidade não usa?

Realidade da rotina
Falta de conhecimento

Realidade da rotina Falta de conhecimento

65% 35%

16 de 91
Propostas

17 de 91
 Propostas de melhoria
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0

Capacitação S1
Acompanhamento
Domínio da
ferramenta Definição das
metas

Capacitação 85%

Acompanhamento 65%

Domínio da ferramenta 60%

Definição das metas 50%

18 de 91
19 de 91
 Conclusão 01:

Percepção dominante

A metodologia não é aderente a

realidade do dia a dia e a
ferramenta de apoio usada é
muito complexa.

20 de 91
 Conclusão 02:

Causas Presumidas

Falhas na aplicação:
capacitação e
acompanhamento
21 de 91
É só no Confea?!?

22 de 91
Antídotos

23 de 91
 Ações GPG

 Capacitação mais freqüente

 Instrumentalização prática
 Coaching

24 de 91
Nivelando entendimentos

25 de 91
 FORÇA
2. Gerenciamento

26 de 91
Funções da Pessoas na Empresa

• As pessoas que trabalham em uma empresa exercem funções dentro

de uma estrutura hierárquica.
• Essas funções são divididas em dois grupos: operacionais e
gerenciais.

Direção
Gerenciais
Gerenciamento
Funções
Supervisão
Operacionais
Operação

27 de 91
Responsabilidade de Cada Função

28 de 91
Qual a “rotina” de uma
função gerencial?

29 de 91
Quais as faces da
função gerencial?

Líder Chefe

Gerente
30 de 91
 Gerente

Gerenciamento de recursos – pessoas,

dinheiro, tempo, espaço, etc.
Foco na ação planejada

31 de 91
 Líder

•Liderança de pessoas – motivação, trabalho em

equipe, desenvolvimento de talentos.
•Foco na persuasão

32 de 91
 Chefe
Chefia de posição – tomar decisão, delegar,
autoridade, disciplinamento
Foco no cargo

33 de 91
O segredo é o equilíbrio

Nenhuma das faces é

inadequada!!
34 de 91
Como ter uma visão do equilíbrio?

Caneta e papel!!
35 de 91
 Teste de Liderança:

 Sua equipe está motivada? Como você sabe?

36 de 91
 Teste de gerenciamento
 Qual a finalidade, as competências e as metas de sua
unidade?
 Você sabe o porquê de cada um deles?
 Você conhece as habilidades e conhecimento de todos os
empregados de sua área?
 Você saberia responder o que cada um de seus empregados
fará essa semana? E semana que vem?
 Você sabe com está a execução orçamentária de sua
unidade?
 Você orienta com clareza como cada um de seus
empregados irá realizar sua demanda?
 Você sabe os prazos necessários e os disponíveis para que
sua unidade atenda seus resultados?

37 de 91
 Teste de chefia
 Penso que meu papel é coordenar as pessoas para
que façam o que tem que ser feito?
 Após receber uma diretriz discuto com a equipe ou
delego as tarefas para serem cumpridas?
 Vejo os empregados como pessoas ou como
recursos para atingir o resultado?
 Busco me afirmar com líder pelo que faço ou pelo
que as pessoas pensam que faço?
 O que mais me preocupa: os resultados do ponto
de vista da organização ou da alta administração?

38 de 91
Qual a “rotina” de uma
função gerencial?

39 de 91
Rotina!?

Gerenciar recursos(GERENTE) e
liderar pessoas(LÍDER) para o fiel
cumprimento(CHEFE) de
ações(METAS E ROTINAS)
planejadas!

40 de 91
 Para o travesseiro..

Pra você a rotina das

funções gerenciais é
padronizável ou
gerenciável?

41 de 91
Gerenciamento Pelas Diretrizes

A P

C D

Gerência de Planejamento e Gestão

Junho 2010
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 FORÇA
2. Conceitos Básicos

43 de 91
Sistema de Gestão - Conceito

Conjunto de elementos inter-

relacionados ou interativos para
estabelecer política e objetivos e para
atingir estes objetivos.

44 de 91
 FORMULAÇÃO ESTRATÉGICA

5 anos

FES
Políticas
Ações
Objetivos
Sistema de Gestão

Plano de Trabalho
Gerenciamento Gerenciamento
pelas Diretrizes de Projetos
Metas anuais
1 ano

Gerenciamento Gerenciamento
das Melhorias das Inovações

SIX SIGMA

Sistema de Padronização

Operação
1 dia

Orçamento

Gerenciamento da Rotina do Dia-a-Dia

RESULTADOS
45 de 91
Definição de Meta
É um objetivo a ser alcançado. Determinando-
se um valor e um prazo para se chegar a esse
objetivo

Componentes de uma meta:

• Objetivo gerencial
• Valor
• Prazo
• Exemplo:
Reduzir o índice de ocorrências ferroviárias na Estrada de
Ferro Horizonte em 30% até dezembro de 2009.

46 de 91
Meta - Exemplos

É um alvo a ser atingido. Uma meta deve ser clara,

concisa, estar definida no tempo, ser mensurável e,
preferencialmente, ser numérica.

Exemplos:
Aumentar a produtividade da empresa em 12%
até o final de 2009”
Aumentar a venda da empresa em 20% no ano
de 2009.

47 de 91
Medidas

São as ações estabelecidas para atingir as

METAS.

Exemplo:
Meta - “ Aumentar a produtividade da empresa em
12% até o final de 2009”

Medidas
1 - Reduzir o custo fixo.
2 - Reduzir o custo variável.
3 - Aumentar a disponibilidade dos equipamentos.
4 - Aumentar as vendas.

48 de 91
Definição de Método

Método: Palavra de origem grega

Método = Meta + Hodos (Caminho)

Meta
MELHOR

Método
É o caminho
que leva a
uma meta

Situação
atual

49 de 91
Método PDCA

O PDCA é um método de gestão

A P

C D

Meta
DO
Situação MÉTO
atual
50 de 91
 Como?

1. P - Planeje – tendo um problema ou uma meta conhecida, estude,

analise, decida o que fazer, e faça um Plano de Ação.

2. D - Execute – conforme o planejado. Total ou parcialmente.

3. C - Verifique – confronte os resultados reais com os
resultados esperados.

4. A - Reaja – aja onde necessário. Faça ajustes onde preciso.

Assegure o bom resultado.

5. Recomece o ciclo.

51 de 91
Gerenciando para Melhorar – Meta de Melhoria

1
PROBLEMA:
Identificação do Problema
OBSERVAÇÃO:
2 Reconhecimento das características do

P
problema
3
ANÁLISE:
Descoberta das causas principais
PLANO DE AÇÃO:
4 Contramedidas ás causas
principais

D
EXECUÇÃO:
5
Atuação de acordo com o "Plano de Ação"
6
VERIFICAÇÃO:

C
Confirmação da efetividade da ação
MELHOR
NÚMERO
EFETIVO DE
RECLAMAÇÕES

NÃO ?

SIM META

PADRONIZAÇÃO:
00 01 J D
2002

7
Eliminação definitiva das causas

A 8
CONCLUSÃO:
Revisão das atividades e planejamento
para trabalho futuro
52 de 91
Gerenciando para Manter – Meta Padrão
1 META PADRÃO:

S
Qualidade Padrão, Custo Padrão, etc.

2 PADRÃO:
Estabelecido para atingir as metas padrão

D 3 EXECUÇÃO:
• Treinamento OJT
• Supervisão
Cumprir o PADRÃO
• Diagnóstico
VERIFICAÇÃO:
4
Confirmação da efetividade do PADRÃO

C NÃO
EFETIVO
SIM ?
RELATO (Verbal ou Escrito)

A 5
AÇÃO CORRETIVA:
Remoção do Sintoma
Ação na causa (ANÁLISE)

53 de 91
PDCA Aplicado com os Objetivos de Manter e Melhorar

DIRETRIZES ANUAIS DA ALTA ADMINISTRAÇÃO

PROBLEMAS
CRÔNICOS METAS ANUAIS
PRIORITÁRIOS

MELHORIA
REVISÃO
PERIÓDICA A P
DOS
PROBLEMAS
CRÔNICOS C D
AÇÃO
PADRONIZAÇÃO
CORRETIVA

A S MANTÉM

C D PRODUTOS

54 de 91
Ações Gerenciais na Busca da Excelência

A P Plano Plano
A P
C D
C D

PROCESSO
PROCESSO NOVO
EXISTENTE
Definir novos padrões
Alterar padrões para ( produto novo )
atingir novas metas para
atingir metas

PROCESSO
Padrão EXISTENTE
A P Cumprir os padrões estabelecidos
C D
verificando os resultados e
corrigindo as anomalias

55 de 91
Melhoramento Contínuo

A S
C D
NÍVEL
INOVAÇÃO A P
DO (breakthrough) C D
“PROCESSO EXISTENTE”
RESULTADO
“NOVO
PROCESSO”

A P
C D “PROCESSO EXISTENTE”

TEMPO

56 de 91
PDCA no Gerenciamento
Fluxograma

Manutenção
S Manter
Padrão Executar OK ? como está
N
Resultado
Ações sobre o Acompanha
sintoma r

Ideiasnovas
Ações sobre
causas imediatas
(bloqueio)
Melhorar
Melhoria

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Item de Controle - Meta

São indicadores estabelecidos, a partir dos

resultados do trabalho realizado, que deverão ser
acompanhados, gerenciados.

Exemplos: Índice de Reclamações, Taxa de

Frequência de Acidentes com Afastamento, Ações
no prazo, Volume de produção, etc.

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Item de Verificação - Medidas

São indicadores estabelecidos, entre os fatores

causais que mais afetam os resultados do trabalho
realizado, que deverão ser acompanhados,
gerenciados.

Exemplo: Se o volume de produção for um item

de controle, a disponibilidade de equipamentos
será um item de verificação.

59 de 91
Gráfico Sequencial para Item de Controle
Modelo Conceitual

VALOR
20 MÉDIO
(16) MELHOR
NÚMERO DE ACIDENTES

META
10 LINHA DE (8)
META

(4)

BENCHMARK

0
VALOR VALOR J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M
MÉDIO MÉDIO
2008 2009 2010
2006 2007
Elementos importantes do gráfico:
1. Indicador escolhido
2. Histórico (valor médio) dos 3 últimos anos
3. Benchmark atual
4. Valores das metas
5. Linha de meta

60 de 91
PDCA

Gráfico de Controle de Processos Processo-Causas

100

75

50 Resultado

25

J F M A M J J A S O N D
Problema Ações Imediatas
Ações tomadas sobre resultado
A meta no final de março não foi
(efeito) e as causas imediatas
alcançada
Importante
Qualquer anomalia deve ser relatada pelo executante.
Após ações sobre o sintoma e causas imediatas deve-se
emitir um relatório , iniciando-se assim o PDCA”

61 de 91
PDCA

100
Gráfico de Controle de Processos Processo-Causas

75

50 Resultado

25

J F M A M J J A S O N D
Reavaliação Ações complementares

Ao reavaliar, por exemplo,no meio do Simultaneamente a reavaliação, ações

mês de abril nota-se a tendência de complementares decorrentes de estudo e
cumprimento da meta. analises estão sendo adotadas para
eliminar a reincidência

Eliminação de Reincidência
Uma falha/defeito repetitivo deve ser vergonhosa para um empregado, assim
toda anomalia deve ser priorizada para ser estudada e analisada para se
descobrir suas causas fundamentais

62 de 91
PDCA

100
Gráfico de Controle de Procesos Processo-Causas

75

50 Resultado

25

J F M A M J J A S O N D
Expectativa Futura Ações para o futuro

Em função das ações até aqui tomadas, Conhecer e analisar as soluções que os
pode-se ter a expectativa de que no final interessados deram para o mesmo
de abril a meta seja alcançada. Contudo, problema . Adota-las se forem indicadas
deve-se analisar o que os interessados para o nosso processo
fizeram relativo a este mesmo problema.
Lembrete
Evite apreciar uma história ou Relatório com final feliz

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Plano de Ação Gerencial

• Os planos de ação gerencial devem conter as

anomalias selecionadas para um estudo mais
acurado.

• O planos de ação devem conter também as

ações ou medidas definidas pelo nível hierárquico
superior.

64 de 91
 FORÇA
3. Gerenciamento Pelas Diretrizes

65 de 91
Gerenciamento Pelas Diretrizes - GPD

Significado e definição

HO = Método, forma SHIN = Bússola, Direção

HOSHIN = Metodologia para estabelecimento do rumo estratégico

KANRI = Gerenciamento, Controle

HOSHIN
HOSHINKANRI
KANRI ==Gerenciamento
Gerenciamentopelas
pelasDiretrizes
Diretrizes

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Gerenciamento Pelas Diretrizes - GPD

 Sistema de Gerenciamento no qual a Alta Administração

determina diretrizes e lidera sua implantação, promovendo
desdobramento de metas e medidas a serem, respectivamente,
atingidas e executadas por todos níveis gerenciais.

 É um método projetado para captar e concretizar os objetivos

estratégicos, as perspectivas futuras e também desenvolver os
meios para transformá-los em realidade.

Ou seja,

 É um processo que fornece, através de fatos e dados, uma

estrutura para mover toda a organização na direção desejada.

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Gerenciamento Pelas Diretrizes - Conceito

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Diretriz: Conceito

 São temas importantes para a gestão dos negócios,

cujas metas a serem atingidas estão determinadas
pela Alta Administração.

Exemplos:
– Aumentar a produtividade da Empresa
– Aumentar o Retorno sobre o Capital Empregado
(ROCE)
– Aumentar o Valor Econômico Agregado (EVA)
– Aumentar o EBITDA
– Aumentar o CFROGI
– Reduzir os índices de Acidentes

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Diretriz: Conceito

EFEITO
RESULTADO

PRODUTO B

PROCESSOS - MEIOS

META MEDIDA
OBJETIVO MÉTODO
VALOR CAMINHO
PRAZO MEIOS

DIRETRIZ

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Diretriz: Conceito

• Uma Diretriz consiste de uma META e das

MEDIDAS prioritárias e suficientes para se
atingir esta meta.

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Diretriz: Método de Gerenciamento

EFEITO
CONHECER A META RESULTADO

PRODUTO B

PROCESSOS - MEIOS
CONHECER O
PROBLEMA E SUAS ANALISAR O
CARACTERISTICAS PLANO CAUSA
IMPORTANTES MEDIDAS PLANOS
ANALISAR O
PROCESSO, CAUSAS
MAIS IMPORTANTES

DIRETRIZ = META + PLANO

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 GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES (HOSHIN)

GERENCIAMENTO GERENCIAMENTO
DA ROTINA DA ROTINA
A S2
C D

MELHORIA
A P
C D

A H
INOVAÇÃO. ATINGIR O
C D ALVO DO NOVO RUMO

PARA MANTER O NÍVEL

A S1
MÍNIMO EXIGIDO S: STANDARD (PADRÃO)
C D
P: PLAN: (PLANO)
H: HOSHIN (DIRETRIZ)

73 de 91
 FORÇA
4. Introduzindo o GPD

74 de 91
Premissas para o GPD

FIRME
COMPROMETIMENTO BOA COMPETÊNCIA
DA ALTA EM SOLUÇÃO DE
ADMINISTRAÇÃO PROBLEMAS

GERENCIAMENTO
PELAS DIRETRIZES

BOM BOM SISTEMA DE

GERENCIAMENTO DA COLETA E ANÁLISE DE
ROTINA INFORMAÇÕES

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Sistema de Informações Gerenciais

• Estabeleça um Sistema de Informação da

Organização.

• O Sistema deve ser tal que os itens de verificação

do nível hierárquico superior, na medida do
possível, tornem-se itens de controle do nível
inferior.
• Ex: SIC, TAG, Implanta, Contex

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Domínio das Informações

UNIVERSO DAS INFORMAÇÕES

FATOS = Informações Qualitativas Dados = Informações Numéricas

COLETA
Várias Estatística e
Ferramentas da PROCESSAMENTO Ferramentas da
Administração e Estatística
do Planejamento
DISPOSIÇÃO

CONHECIMENTOS DOS FATORES CONHECIMENTO TÉCNICO

ATUAIS DO PROBLEMA ACUMULADO
. O QUE? . QUEM? . COMO? . PSICOLOGIA
. ONDE . QUANTOS . QUANDO? . ADMINISTRAÇÃO
. ENGENHARIA, ETC.

ANÁLISE ANÁLISE PLANOS

META ATINGIR A
DO DO DE
PROBLEMA META
FENÔMENO PROCESSO AÇÃO

77 de 91
Qual é o problema?!?!?

78 de 91