CHECKLIST E CRONOGRAMA PARA CONGRES

STATUS PRIORIDADE PRAZO

1/27/2017
ALTA
X 1/28/2017
MDIA
X BAIXA 1/29/2017

X
X

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NOGRAMA PARA CONGRESSOS

PR

TAREFAS E SUBTAREFAS

SELECIONAR A EQUIPE DE APOIO

Selecionar equipe de apoio ou agncia

Dividir as tarefas para cada um deles

Agendar e coordenar reunies peridicas com o time

DEFINIR O TEMA DO CONGRESSO E PALESTRANTES

Fazer pesquisas sobre potenciais temas

Definir qual ser o tema e subtema

Escolher a data do congresso (verificar feriados nacionais, locais e religiosos)

Definir e convIdar palestrantes que possam agregar valor ao tema escolhido

Confirmar a presena dos palestrantes

SECRETARIA E TESOURARIA
Elaborar e administrar oramento

Definir a programao

Contratar a hospedagem e voos dos convidados especiais e dos palestrantes

PATROCNIO

Selecionar potenciais patrocinadores

Personalizar propostas diferenciadas para cada um deles no formato de apresentao (ppt)

Entrar em contato com parceiros em potencial e enviar a apresentao por e-mail

Fazer follow up com os que receberam a apresentao

Fazer a lista final dos patrocinadores

Solicitar apoios institucionais. Ex: 'rgos governamentais, fundaes etc

ESCOLHA DA SEDE

Escolher uma cidade estratgica com estrutura de hotis, aeroportos, atraes tursticas suficientes p

Selecionar um local com capacidade adequada, salas e poltronas conforteis, espao para coffee bre

Negociar aluguel do espao e fechar o contrato

SELECIONE UMA PLATAFORMA PARA VENDER INSCRIES ONLINE COMO A EVENTBRITE,

Pagamentos de todos os tipos, incluindo boleto bancrio, carto de crdito parcelado e internacional

Antecipao do repasse da venda das incries antes do nicio do evento, para que voc possa inves

Ferramentas de e-mail marketing integradas para fazer o envio de e-mails sem precisar utilizar o seu

Integrao com redes sociais para facilitar a promoo do evento

Criao de diferentes inscries como lotes variados e cortesias para patrocinadores e VIPs

Hotsite do evento personalizvel

Bilheteria integrada com a platafoma para que possa vender inscries na porta e obter relatrios na p

Acompanhamento das vendas em tempo real por meio de smartphone

Aplicativo de credenciamento e check-in

Pagamento parcelado no carto

Impresso de etiquetas para crachs

ESTRATGIAS DE COMUNICAO E PROMOO

Crie seu evento com os vrios tipos de inscries e personalize o hotsite com a logo do congresso

Elabore e inclua uma descrio completa, com local, restaurantes e atraes ao redor da sede, alm

Com o link em mos faa um post nas redes sociais e direcione os clicks para o seu hotsite

Faa anncios pagos nas redes sociais para alcanar um pblico alm dos seguidores da sua fanpag

Contrate uma assessoria de imprensa para ajudar na divulgao do seu evento

Envie convites por e-mail para a sua base de participantes

Monitorar quais canais de mdia esto trazendo mais inscries e focar o investimento neste canal

Gerenciar as inscries online e investir mais em promoo, caso no tenha atingido a meta

ATIVIDADES PARALELAS

Contratar servios adicionais (translados, buffet, udio e vdeo, recepcionistas)

Criar material grfico (incluir logo e sinalizao do evento)

Escolher e encomendar os brindes para participantes e palestrantes

Confirmar novamente a presenna e solicitar a apresentaes dos palestrantes

Preparar cronograma de tarefas e horrios para a equipe de apoio

Confirmar a presena dos convidados especiais

Ligar para todos os fornecedores um dia antes do evento para confirmar o horrio de chegada e inform

CONFIRA O CHECKLIST PARA O DIA DO EVENTO E PS-EVENTO NAS ABAS ADICIONAIS

Estratgia de crescimento para Congressos

E-BOOK Grtis: Baixe 3 contedos de
NOME DO EVENTO:

DATA:

DESCRIO:

RESPONSVEL

Karina e Fernanda
nao apropriados
Acesse www.eventbrite.com.br/blog para mais dicas e torne-se um especialista e
 ENTREGA

DESCRIO ENTREGA

Reunir com os responsveis para tomar a deciso 1/27/2017

brite.com.br/blog para mais dicas e torne-se um especialista em eventos!
ENTREGA

%CONCLUDA

60%
 Dia

TAREFAS

E-book Grtis: Gerando valor para patrocinadores de

 Dia do Event

TAREFAS

Preparar um balco onde ser realizado o SAC na hora do evento

Preparar smatphones com o aplicativo de credenciamento para escanear o QR code das inscries

Faa uma breve reunio com toda equipe para alinhar os pontos antes de comear o evento

Verificar udio, vdeo, projetor e conexo wi-fi

Realizar inspeo completa do local

Preparar e equipar todas as salas de conferncias e reas comuns

Sinalizar espaos (credenciamento, SAC, banheiros, salas)

Coordenar a chegada dos palestrantes

Imprimir lista de participantes para fazer o check-in dos que no imprimiram ou tiraram foto do QR code

Entregar certificados, diplomas e declaraes de presena

E-book Grtis: Gerando valor para patrocinadores de evento

Evento

RESPONSVEL OBSERVAES CONCLUSO

ventos !
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specialista em eventos!
 AGRADEC

TAREFAS

BA

TAREFAS
X

X
 PS-E

AGRADECIMENTOS E P

TAREFAS

Envie um e-mail de agradecimento, aos que fizeram check-in (compareceram) no dia do evento, incluind
satisfao para que voc possa se aperfeioar a cada apresentao
Envie tambm agradecimentos personalizados aos patrocinadores, parceiros etc. (lista segmentada na p
gerenciamento de eventos utilizada)

Publique nas redes sociais fotos, vdeos e todas as notcias a respeito do congresso

Mantenha contato com a base de participantes que acabou de criar enviando novidades e convites para

Revisar notas fiscais, faturas e pagamentos

Para os que se inscreveram mas no compareceram, envie um e-mail dizendo: Sentimos sua falta, te ag
edio.

Enviar os certificados que no foram entregues

Compartilhar relatrios contendo dados importantes do congresso com patrocinadores

BALANO FINAN

TAREFAS
Fazer o balano financeiro de custos vs receita (confira o exemplo de planilha de oramento aqui)

Fazer o Border, caso necessrio (confira o exemplo de Border para eventos abaixo)

Panilha Grtis: Modelo Border para Eventos

E SATISFAO

RESPONSVEL OBSERVAES CONCLUSO

dio do congresso

ORDER

RESPONSVEL OBSERVAES CONCLUSO

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specialista em eventos!