BRIEFING DE PRÉ – EVENTO

Nome do Evento: .
Data Início: . Data Final:
Local:. Tema do Evento:.
Ministério responsável: . Líder/ Responsável:
Objetivo do Evento:.
Expectativa de Público:.
O Evento está incluso no Planejamento Orçamentário da Igreja? . SIM NÃO
Será cobrado taxa, inscrição, matrícula...? . SIM NÃO
Qual a previsão de custo total? R$. Previsão de arrecadação total? R$
Preciso para o Evento: Auditório Principal Banda e Som . Apenas Som
Sala (Quantas: ) Locar Mesas/ Toalhas Locar Ornamentação . Projetores
Produção de Produtos: Camisas Canecas .
Divulgação: Cartaz A3 Vídeos . Crachás
. Banner / Lona . Adesivos . Placas, Letreiros
Estrutura Extra: . Tenda Banheiro . Brinquedos

Equipe (Definir Responsável)

Financeiro Lounge/ Sala Vip . Apoio com Crianças . Comunicação
Recepção Ornamentação . Compras . Estacionamento
Limpeza Alimentação/ Cozinha . Abertura/ Palco . Apoio Extra
. .

8juINFORMAÇÕES IMPORTANTES
Auditório Principal com equipamentos de áudio e vídeo, (instrumentos por conta de cada músico);
Salas com Ar Cond., Ventilador, Quadro Branco e TV 32”, capacidade média de 20 cadeiras: 3/5 salas
A igreja dispõe de 11 mesas e 300 cadeiras; 3 Tampões; 1 Mesa Plástica de Jantar 1,80 x 1m para auxiliar;
A igreja dispõe de P.A. básico para evento externo (2 CX’s, 2 Retornos, Mesa e Microfones com Fio);

A secretaria da igreja, funcionários e equipamentos estarão à disposição, MAS É NECESSÁRIO CONVERSAR

ENTECIPADAMENTE em função das demais demandas.
 Confira o checklist para evento religioso
1. Comece o planejamento
O primeiro passo para organizar um evento é fazer uma reunião com o contratante. Conhecida como briefing,
essa estratégia permitirá que você saiba quais são as principais características e singularidades do evento,
como dia, hora, tipo de ação, para quantas pessoas, que tipo de alimentação vai ser servida, entre outras.
Procure fazer o máximo de perguntas possíveis sobre a atividade e expectativas do cliente para que você
possa satisfazê-lo. Lembre-se: você precisa ser capaz de atendê-lo no que ele precisar, mas sem interferir em
suas crenças ou dogmas. Proporcionar exatamente aquilo que o cliente pede vai ajudá-lo ainda aumentar
a interação entre os membros de sua igreja, fortalecendo o grupo.
2. Defina o local e a estrutura
Agora que você já tem um briefing completo sobre o evento que vai organizar, é hora de escolher um local de
acordo com as características dessa ação. Veja abaixo algumas opções:
2.1. Retiro espiritual
Se o seu evento for um retiro espiritual, procure uma casa adequada à ocasião, que comporte o número
estimado de pessoas e que ofereça estrutura (quartos para as pessoas dormirem, banheiro, cozinha etc).
Sempre que possível, escolha um local que também tenha uma área ao ar livre, pois o contato com a natureza
permite momentos de paz e reflexão. Aproveite para ver aqui uma lista de filmes com ensinamentos
religiosos que podem inspirá-lo na organização do seu evento.
2.2. Evento de música gospel
Vai organizar um evento de música gospel? Então procure um espaço que possibilite a estrutura de um
show de acordo com a quantidade de pessoas esperadas. O local pode ser ao ar livre ou coberto, mas lembre-
se de conferir a previsão do tempo para que haja proteção em caso de chuva e garantir que tudo esteja em
consonância com as normas de segurança e o número de pessoas no espaço.
Não se esqueça também que será necessário montar um palco, viabilizar mesas, caixas de som, microfones,
instrumentos e iluminação adequadas.
2.3. Almoços beneficentes
Muitos templos e igrejas promovem almoços beneficentes para arrecadar fundos. Se esta for a sua missão,
estude a possibilidade de organizar o almoço no espaço da própria Igreja ou da instituição beneficiada. Em
geral, esses lugares dispõem de cozinha, utensílios e grandes quantidades de mesas e cadeiras. Caso o local
não comporte o evento, procure um espaço com essas características (de preferência coberto, para que não
precise ser adiado em caso de chuva).
É importante conferir com o contratante quem ficará responsável pelos comes e bebes, definindo se será a
equipe da igreja ou um buffet contratado. Em ambos os casos, considere a opção de ter garçons disponíveis
para servir o público.
2.4. Vigílias
Caso seu evento seja uma vigília, confira se ela pode ser realizada na igreja/templo que o demandam. Caso
não possa, procure uma casa tranquila, que leve a um momento de reflexão à noite. Lembre-se que, nesse
caso, é preciso oferecer estrutura para as pessoas fazerem sua higiene pessoal ao final da vigília e tomar um
café da manhã como encerramento do evento.
Caso a vigília seja em outro estado ou localização distante, cuide ainda de disponibilizar transporte.
É importante ainda contar com seguranças, equipes de limpeza e equipes médicas para garantir a
movimentação dos participantes e evitar qualquer surpresa.
3. Faça a inscrição e a divulgação
Agora que você já tem data, horário e local do evento definidos, é hora de fazer a divulgação do mesmo e
partir para as inscrições.
Essa parte é fundamental para o sucesso da ação. Comece divulgando no mural da instituição que promove o
evento, utilize redes sociais da mesma e das empresas envolvidas na organização. Se possível, faça um blog e
um site com todas as informações que cercam o acontecimento.
Dependendo do tamanho do evento e do orçamento destinado a ele, pode ser necessário recorrer também à
divulgação em veículos de comunicação (rádios especializadas, jornais e revistas) e à confecção de flyers.
Essas ações devem ser colocadas em prática simultaneamente ao período das inscrições, uma vez que pessoas
interessadas no evento surgirão rapidamente.
Para isso, recorra a sites especializados que oferecem esse tipo de estrutura, inclusive com isenção para
eventos gratuitos. Essas plataformas permitem controlar o número de inscritos, cobrar a inscrição (quando
necessário) com múltiplas formas de pagamento e até disponibilizam questionários de avaliação para você
saber o que deu certo e o que precisa melhorar no próximo.
4. Ofereça alimentação adequada
Como vimos, cada tipo de evento tem uma demanda, estrutura e locais adequados. No caso dos eventos
religiosos, pode ser que haja certas restrições de alimentos e bebidas que podem ou não ser servidos.
Para o retiro espiritual, organize uma alimentação balanceada e leve. Reserve ainda espaço para cafés e
pequenos lanches entre uma atividade e outra e, se for permitido, um pequeno coquetel para encerramento
das atividades. Já em uma vigília, disponibilize água e café à vontade e, no encerramento, ofereça
um pequeno café da manhã aos participantes.
No caso de almoço beneficente e eventos de música gospel, além do cardápio, que tal oferecer opções
de coquetéis saudáveis e sem álcool? Além de combinarem com a temática, eles darão um charme todo
especial à ação.
5. Oriente sobre as vestimentas
Pode parecer óbvio que em eventos religiosos a vestimenta deve ser a mais comportada possível. No entanto,
além de um dress code (ou seja, um código de vestimenta que esteja de acordo com a proposta da
igreja/templo), é preciso observar ainda se o evento limita ou pede:
 certas cores para roupa;
 cobertura de certas partes do corpo (como a cabeça, por exemplo);
 execução de gincanas ou atividades esportivas (em caso positivo, é importante sugerir o uso
de roupas leves e tênis);
 uso de algum tipo específico de peça de roupa ou acessório, como bonés ou lenços.
Lembre-se que é seu dever informar os participantes sobre esses detalhes e zelar para que todos se sintam
confortáveis com essas solicitações.
Use o checklist para evento religioso e tenha sucesso
São muitos detalhes, etapas e encaminhamentos necessários para organizar uma ação como essa, não é? Por
isso, por mais experiente que seja a sua equipe de produção, contar com a ajuda desse checklist para evento
religioso é a melhor forma de garantir que nada fique para trás. O mais importante nesse tipo de ação é
passar a mensagem que o evento se propõe, então analise cada detalhe e mãos à obra!