ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

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 ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
De acordo com Cleuza Gimenes (autora do livro: organização de eventos), evento
é a execução do projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de
manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organização junto ao seu público de
interesse.
O evento pode ser empregado com sucesso em
campanhas institucionais e de mercado. Seu objetivo,
acima de tudo, é criar conceitos e reforçar a imagem de
produtos, serviços, pessoas, entidades e organizações,
por meio da aproximação dos participantes,
possibilitando uma comunicação/exposição qualificada
da instituição promotora.
Constituem pretexto para essas ocasiões,
acontecimentos dos mais variados tipos e finalidades,
que ocorrem esporadicamente na vida das pessoas,
como nascimentos (batizados), entrada na puberdade
(15 anos), noivados e casamentos. Há também
eventos de âmbito maior, pois dizem respeito à vida em
comunidade, como os previstos para celebrar, em diferentes culturas, dias dedicados a
Deus, aos santos ou a entidades pagãs, ligados ou não ao final das colheitas e a
estações do ano.
No âmbito das nações ocorrem eventos para comemorar ou homenagear datas
importantes ou heróis nacionais. Competições desportivas esporádicas ou periódicas,
como rodeios, campeonatos, torneios e, em maior escala, como copa e olimpíadas,
também se constituem em eventos. No setor cultural, exposições de arte, como a Bienal,
e shows musicais são também exemplos de eventos. Tão antigas quanto difundidas, as
feiras livres semanais, hoje pontos de reunião e de troca ou venda de produtos,
assumiram tal importância que, na língua portuguesa, entraram na designação da maior
parte dos dias da semana.
Eventos é uma área em constante crescimento e muito valorizada no mercado
atual principalmente em grandes hotéis, pois graças
a eles os hotéis evitam a sua sazonalidade, pois
quando eles acontecem ocorre um grande
movimento em todo o hotel gerando mais agitação
no setor A e B (Alimentos e Bebidas), e
consequentemente o setor de hospedagem, pois
esses eventos geralmente atraem muitos hospedes
que vem com um único intuito, que é participar
desses acontecimentos e com isso acabam se
hospedando no hotel onde o evento acontecerá.

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 EVENTOS PARA O TURISMO
Para o turismo, os eventos vêm a ser um
mecanismo utilizado para quebrar a sazonalidade,
além de incrementar a atratividade da localidade, os
benefícios dos eventos para o turismo são
demonstrados abaixo:
 Os eventos ajudam a equilibrar e/ou diminuir
a sazonalidade;
 Privilegia o turismo brando, em oposição ao
turismo de massa;
 Devido a sua organização com antecedência pode os prestadores de serviços
turísticos se preparar melhor para recebê-los;
 Os investimentos são menores que no turismo não baseado em eventos;
 Enriquece a vida cultural da localidade-sede;
 O turista de eventos permanece e gasta mais que o turista tradicional;
 Dos vários segmentos turísticos, o de eventos é o que gera maior retorno
financeiro, geração de empregos e impostos, pelo efeito multiplicador;
 O turismo de eventos esta em franco crescimento.
Assim pode-se aferir que os eventos possuem sim uma potencialidade para serem
encarados como mecanismos promotores de desenvolvimento.

CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS

Existem vários tipos de eventos, uns com fins lucrativos e outros não, sendo que
existe sempre uma grande preocupação com a organização deles, pois a equipe que está
organizando sempre quer deixar o evento mais perfeito possível. As principais
modalidades de eventos são:

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Ciclo de palestras
Série de palestras que tanto podem ser um assunto desdobrado em várias apresentações
como vários assuntos que se complementam. Igualmente, pode ser ministrado por um ou
vários palestrantes, especialistas no assunto.

Conferência
Reunião formal, em que um especialista desenvolve determinado tema sobre o qual tem
amplo domínio. Ao final de sua exposição, responde perguntas.

Congresso
São sempre eventos de grande porte e de organização complexa, que reúne elevado
número de participantes com objetivo de assistir a apresentações feitas por especialistas
a respeito de um ou mais temas. Suas programações são variadas e podendo ocorrer
diversos eventos menores dentro deles.

Debate
Discussão pública entre dois ou mais oradores que devem apresentar e defender seus
pontos de vista. No debate sempre há um mediador com atribuição de coordenar as falas.
Normalmente, em debates, o público é apenas ouvinte. É um método bastante eficaz para
expor temas que apresentam posições conflitantes.

Evento esportivo
Campeonato, torneio, apresentação esportiva, copa do mundo e olimpíadas.

Festival
Série de ações/eventos culturais ou esportivos, realizados em determinado período.

Fórum
Reunião de discussão caracterizada pelo livre debate de ideias, com participação do
público.

Mesa-redonda
Reunião de especialistas ou técnicos que discutem ou deliberam, em pé de igualdade,
sobre determinado assunto. É coordenada por um moderador que disciplina a reunião e
admite a participação do público, mediante perguntas.

Reunião
Termo utilizado para definir pequenos ou grandes agrupamentos com fins específicos.

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Seminário
Congresso científico ou cultural cujo objetivo é a atualização e o debate de
conhecimentos técnicos. Grupo de estudos em que os participantes reunidos debatem
cada matéria em questão. Nos seminários, cada pessoa pesquisa e relata o tema que lhe
foi atribuído.

Simpósio
Reunião de técnicos e especialistas destinados a apresentar comunicações sobre temas
de grande interesse de um público selecionado, bem como objetiva realizar intercâmbio
de ideias e informações. Não tem como foco o debate. Tem a figura do moderador e o
público participa ao final.

Workshop
Reunião de trabalho, ou de treinamento, em que os participantes discutem e/ou exercita
determinadas técnicas numa área específica (Ex.: workshop de modelo, fotografias,
maquiagem).

Oficina
É semelhante ao workshop, sendo que a oficina é mais utilizada para prática de técnicas.

ETAPAS DO PLANEJAMENTO DE EVENTOS

1ª Objetivos e Público-alvo

 Identificar e selecionar o público de interesse;

 Identificar os segmentos e áreas geográficas de onde provêm;
 Perceber as suas necessidades, interesses e expectativas;
 Definir o número de pessoas a atingir;
A identificação e conhecimento do público-alvo tornam todas as decisões de
planejamento do evento mais claras.

2ª Orçamento disponível

 Verificar e analisar o orçamento disponível;

 Estabelecer um orçamento básico e definir o grau de flexibilidade;
 Esta etapa deve anteceder todas as opções e ações estratégicas;
A verificação do orçamento permite distribuir as verbas pelas atividades a incluir no
evento.

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3ª Definição do tema

 Definir, explicitar e divulgar é importante e deve ser feito de forma mais rápida
possível;
 A definição do tema implica escolha dos meios de divulgação do evento, escolha
do local, público-alvo, potenciais patrocinadores, convites;
 O tema principal deverá ser curto, objetivo, claro, com impacto. Deve resumir todos
os fins que se espera alcançar com o evento.A definição do tema ajuda a orientar
todas as decisões seguintes.

4ª Data e Horário

 Verificar aspectos como feriados, eventos concorrentes, épocas altas e baixas,

datas comemorativas;
 Identificar dias da semana mais adequados;
 A par da data, a escolha dos melhor horários é fundamental. Deve-se já prever
eventuais atrasos (Normalmente/ a atividade inicia 30min após). A escolha de uma
má data/hora para a realização do evento pode causar o INSUCESSO do mesmo.

5ª Local

A definição do local deve atender aos seguintes elementos:

 Gerais: objetivo do evento; formato, interesses e expectativas do público-alvo;

disponibilidade do espaço; o local tem que ser compatível com o orçamento
disponível (avaliar custo/benefício; ter no mínimo 3 opções em carteira).

 Específicos: (condições do espaço) o local tem a “cara do evento”? Tem

estacionamento com segurança? Recepção eficiente, agradável, com sinalização
adequada? Equipamento audiovisual? É necessário recorrer aos serviços de
fornecedores externos? Existem hotéis, restaurantes, bares no local ou perto dele?
Localização, decoração dos espaços. Esta etapa implica sempre uma visita de
“inspeção” ao local para avaliar todos estes elementos “in loco”.

6ª Programação

 Definição da programação provisória vs definitiva;

 Definição da programação geral: horários, interrupções, refeições, duração,
conteúdo, espetáculos/animação;
 Qualquer programação deve constar:

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  Dias; hora de início e fim; tema principal
 Oradores e pequeno histórico profissional
 Resumo de cada intervenção
 Sala onde terá lugar à atividade
 Horários e local de refeições
 Informação clara sobre transporte dos participantes
 Valor e condições de pagamento
 Programa social

Deve-se ter em conta que o programa é o “mapa” que orientará o participante ao

longo de todo o evento. Se esse mapa não existe ou está mal construído as dúvidas
serão maiores e serão defraudadas as expectativas dos participantes.

7ª Recursos

Recursos financeiros
 Capital disponível;
 Despesas a efetuar;
 Fontes de financiamento: subsídios públicos, doações de entidades privadas,
contribuições particulares, programas especiais, venda de bilhetes, patrocínio.

Recursos Humanos
 Determinar necessidade do pessoal;
 Analisar e descrever funções;
 Definir políticas e procedimentos;
 Elaborar orçamento;
 Efetuar recrutamento e seleção;
 Formar equipe;
 Supervisionar e avaliar desempenho.

Recursos físicos, materiais e serviços

 Infraestrutura;
 Equipamentos diversos;
 Serviços diversos: cadeiras, recursos audiovisuais, decoração, etc.;
 Serviços de apoio: abastecimento, limpeza.

Recursos legais e de risco

 Contratos;
 Registro de marcas;
 Segurança;

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  Serviços de emergência;

Um levantamento exaustivo dos recursos a necessitar para cada evento, revela-se

uma etapa fundamental no processo de planejamento.

8ª Reunir os envolvidos

 Necessidade de transmitir a informação sobre o evento aos colaboradores

envolvidos no planejamento, execução e controle;
 Envolvidos: colaboradores da empresa, hospedeiros de eventos, fornecedores de
serviços.

9ª Contratação de serviços

Esta fase envolve a contratação de todos os serviços necessários à realização do evento

 Catering: escolher a empresa, definir tipos de refeições (almoço, banquete,

breakfast, café da manhã, chá da tarde, churrasco, cocktail, coffee-break, happy-
hour, jantar, picnic, vinho de honra, welcome drink), formatos de serviço (sentado,
volante, Buffet) menus, horários, nº de pessoas para o serviço;
 Animação: artistas circenses (bandas, malabaristas, mimos, palhaços, trapézio);
 Decoração: escolha de local (quente/fresco; aberto/fechado; localização/história);
tipode evento (oficial, formal, informal), duração do evento (tipo de materiais a
utilizar);
 Filmagem e fotografia.

10 ª Estratégia de Comunicação

 Variável do marketing utilizada para divulgar/promover o evento: Imagem a criar,

mensagem a transmitir, posicionamento do evento;
 Identificar os meios de comunicação em função do público-alvo: publicidade no
exterior (outdoors, cartazes, banners em fachadas, viaturas, wc públicos, etc.),
fyers, desdobráveis, cartas e convites, comunicação de imprensa/kit de imprensa,
merchandising);
 Apostar num bom levantamento de meios nacionais, regionais e locais;
 Utilizar instrumentos de divulgação como o press-release e o convite;
 Preparar sempre um Kit de Imprensa que forneça todas as informações
necessárias sobre o evento;
 A mensagem do evento deve sempre ser clara, concisa, correto, completa;
 A escolha da estratégia de comunicação ditará o sucesso ou insucesso do evento.

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11ª Planejamento Logístico

 Classificar e ordenar de forma lógica as atividades a desempenhar;

 Atribuir responsabilidades e tarefas;
 Fixar alternativas possíveis no caso de sucederem falhas;
 Preparar sistema de registro de visitantes, elaborar cronograma geral do evento,
checklists, diário de gestão de espaço.

12ª Novo orçamento

 Verificar o indicar o investimento total previsto para o evento;

 Após definição clara de todas as atividades deve-se elaborar novo orçamento mais
preciso e real comparando-o com o preestabelecido e proceder a ajustes;
 O orçamento deve indicar todos os serviços a prestar, assim como custos;
 Fazer ainda referência a condições do orçamento: modalidades de pagamento,
condições de cancelamento, validade.

13ª Avaliação

 Fase fundamental do planejamento, muitas vezes esquecida;

 Fase essencial que permite fazer um balanço construtivo do evento;
 Permite identificar erros cometidos e aspectos positivos;
 Informação fundamental para a realização dos próximos eventos;

Em suma, o planejamento do evento deve responder um questionamento chamado de

5w 2h:

What – O que será feito (etapas)?

Why – Por que será feito (justificativa)?
Where – Onde será feito (local)?
When – Quando será feito (tempo)?
Who – Por quem será feito (responsabilidade)?
How – Como será feito (método)?
How much – Quanto custará fazer (custo)?

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 CERIMONIAL E PROTOCOLO
A Equipe de Apoio do cerimonial é um grupo de profissionais
qualificados na área, com conhecimentos e habilidades que facilitarão a
fluidez da cerimônia e auxiliarão para que todas as etapas da cerimônia
sejam realizadas com sucesso. Os atores dessa equipe precisam estar
atentos a tudo e a todos, sempre mantendo um contato visual com a
equipe e com o Cerimonialista, desta forma, alguns imprevistos podem ser
evitados.
Um ponto muito importante a ser considerado é a aparência da
equipe, aconselha-se que todos estejam trajados com o mesmo modelo de
roupa e tonalidade, além de tomarem os seguintes cuidados:

MULHER: manter os cabelos arrumados, unhas curtas e esmaltes com

tonalidades claras, acessórios discretos, decote comportado para evitar constrangimento,
maquiagem discreta.

HOMEM: barba feita, unhas curtas e arrumadas, cabelo penteado, roupas bem passadas.

E uma dica importante para todos, nada de usar perfume extravagante e muito
forte, você já imaginou se cada um usasse um perfume muito marcante, geraria uma
disputa de fragrâncias.

COMPOSIÇÃO DA MESA DE HONRA

Ao organizar uma cerimônia, mais precisamente na hora de elaborar o roteiro,
precisamos saber o lugar à mesa de cada convidado considerando a precedência do
cargo. Alguns autores que abordam este assunto aconselham compor a mesa principal
com até sete pessoas, pois dessa forma distingue-se o centro, que no caso é ocupado
pelo anfitrião, colocando-se a sua direita o convidado de honra ou cargo mais importante
e à sua esquerda o convidado de cargo inferior aquele. No caso de número par, traçamos
uma linha imaginária na vertical, a sua direita ou ao centro mais próximo dela ficará o
anfitrião e a esquerda da linha o convidado de cargo inferior aquele, sempre seguindo
esse ordenamento de direita e esquerda sucessivamente.

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 NUNCA ABANDONE SEUS SONHOS

A pequena Jean, na terceira série, era muito aplicada em seus estudos. Filha de um
piloto, ela sonhava voar. Um dia, em uma redação, ela abriu seu coração e revelou seus
sonhos:

– Quero ser piloto de avião, ver as nuvens, e saltar de paraquedas!

A sua nota foi zero, porque, segundo sua professora, todas as profissões que ela listara
não eram para mulheres. Eram meados do século XX.Nos anos seguintes, Jean foi
massacrada pela negatividade de muitos adultos:

– Garotas não podem ser pilotos de avião. Não são suficientemente inteligentes para isso!
E ela desistiu.

No último ano do ensino médio, a professora de inglês pediu que os alunos escrevessem
sobre o que estariam fazendo dentro de 10 anos. Ela apenas escreveu que seria
garçonete. Afinal pensou:

– Isso eu seria capaz de fazer!

Duas semanas depois, a professora colocou a folha com a resposta de cada um dos
alunos, virada para baixo, na frente de cada um deles, e agora pediu que escrevessem o
que cada um deles faria se tivessem acesso às melhores escolas, a dinheiro ilimitado, e
habilidades ilimitadas. Quando terminaram, ela disse:

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– Tenho um segredo para todos vocês. Vocês podem conseguir tudo isso, se o desejarem
de todo coração! Se não correrem atrás da concretização dos seus sonhos, ninguém o
fará por vocês. Vocês têm muito potencial. Não deixem de utilizá-lo.

Jean ficou animada e ao mesmo tempo amedrontada. Depois da aula, foi falar com a
professora e lhe contou sobre seu desejo de ser piloto.

– Então, seja! – foi o que ouviu.

E naquele momento Jean decidiu concretizar o seu sonho. Foram 10 anos de trabalho
duro, encarando oposições, hostilidades, rejeição e até humilhação. Tornou-se piloto
particular. Conseguiu graduação para transportar carga e pilotar aviões de passageiros,
mas não recebia promoção porque era mulher. Mas ela não desistiu.

Foi em frente. Fez tudo o que sua professora da terceira série disse que era impossível.
Ela pulverizou plantações, pulou de paraquedas centenas de vezes, e em 1978, Jean
Harper foi uma das três primeiras mulheres a serem aceitas como piloto pela United
Airlines. Por fim, tornou-se piloto de Boeing 737 na mesma empresa aérea.Tudo, graças
às palavras de encorajamento de sua professora de inglês, e de sua determinação em
alcançar e concretizar seus sonhos.

Quando éramos crianças não havia limites para sonhar. Talvez encontrem muitos adultos
desencantados que as façam acreditar que não podem perseguir e concretizar os seus
sonhos.Se você abandonou os seus sonhos, é tempo de retomá-los. Não diga que é
tarde, que você está velho demais, que não consegue mais. Decida-se e parta para a luta!
Estude, persevere, conquiste. Utilize a força da sua fé. Acredite e invista no seu potencial.
Acredite no sucesso!

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