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Introduo
Diferenas entre
Seminrio e Conferncia
(Pg. 3)
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Inscrio do
pblico (Pg. 25)
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Contratao de servios
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Organizao do espao
1 - Introduo
(Pg. 4)
Formando a equipe
Conceituando o
evento (Pg. 8)
(Pg. 7)
(Pg. 28)
(Pg. 33)
Encontrando o espao
correto (Pg. 12)
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Controle de entrada
(Pg. 35)
Quantidade de
participantes (Pg. 13)
15 Durante o evento
(Pg. 37)
Selecionando os
palestrantes e
apresentadores (Pg. 14)
16 Finalizao do evento
(Pg. 39)
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Comercializando os
patrocnios e definindo
valores (Pg. 16)
Definindo a
programao
17 Concluso
(Pg. 42)
18 Sobre a Sympla
(Pg. 20)
(Pg. 43)
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2 - Diferenas entre
Seminrio e Conferncia
2.2 Conferncia
A palavra conferncia vem do latim com + ferre, que significa reunir. Neste
evento, o conferencista atua como um veculo. Trata-se de uma modalidade
de reunio basicamente informativa onde no existe espao para discusso
aberta como no Seminrio. palco para uma demonstrao ou apresentao de
2.1 Seminrio
Podemos dizer que ele assim nomeado porque funciona como uma espcie
assunto ou no.
A sequncia da apresentao
composta de atividades com
finalidade
de
desenvolver
conhecimento e capacidades.
A
ideia
fundamental
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Importante!
Vale ressaltar que, embora o seminrio e a conferncia sejam modalidades
com caractersticas individuais e definidas, elas podem variar ligeiramente
conforme o meio em que esto sendo empregadas. Esse ajustamento serve
3 - Formando a equipe
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4 - Conceituando o evento
claro possvel. Nada de lanar uma temtica abrangente esperando alcanar mais
pessoas por isso, ela deve ser bem clara e especfica.
Vamos exemplificar: o mercado de moda, por exemplo, o nicho e uma empresa
desse ramo quer organizar uma conferncia. Sabemos que existem vrias atividades que podem ser desenvolvidas e inmeras linhas de pesquisas. Portanto, o
na pr-produo que o bom produtor comea a pensar nos detalhes do seu evento,
e nesta etapa que devem ser estabelecidas as caractersticas e as peculiaridades
do seu projeto, bem como uma estimativa de custo com o desenvolvimento de um
tema do evento no pode ser lanado como moda apenas, pode ser algo como
a influncia da moda na personalidade, os principais materiais txteis no Brasil,
o futuro da indstria da moda, dentre outros mais.
Nesta etapa, o organizador prev tudo o que ser necessrio para que o evento
A produo ser uma conferncia ou seminrio? Qual o tema e quem sero os palestrantes? Quantos comparecero? Perguntas como essa norteiam a criao do
conceito do evento, ou seja, seu tema e seus objetivos.
to, que faz parte de um determinado nicho. O tema pode estar ligado a um interesse
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Caso uma empresa de softwares queira atrair empresrios que procuram ERPs,
o foco deve realmente interess-los. Uma conferncia sobre as inovaes da
cloud computing para pequenos negcios ser mais interessante do que falar
sobre o que vem sendo desenvolvido na rea, mas em realidades distantes do
empreendedor brasileiro.
essencial que
este comeo
seja bem organizado, com
planilhas especiais para cada
mini-projeto
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5 - Encontrando o espao
correto
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6 - Quantidade de participantes
O local deve levar em conta no somente o perfil do projeto, como tambm o nmero de pessoas que iro participar, sejam convidados ou colaboradores, e tambm
o oramento (baixar planilha) disponvel para a realizao. Na hora de pesquisar,
nal, pode sair mais caro do que um ambiente parecido em uma universidade ou
segmento mais popular, por exemplo. Alm disso, sempre existe o fator ora-
- Perfil do nicho
- Tamanho do local
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Caso voc no tenha tempo ou no possa fazer esse trabalho por algum motivo, considere contratar uma empresa especializada em oferecer servios de palestrantes,
por exemplo. Elas comumente possuem um cadastro amplo de profissionais, dividi-
7 - Selecionando os palestrantes
e apresentadores
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8 - Comercializando os
patrocnios e definindo valores
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Cada tipo de parceria precisa ser calculada em funo dos custos gerais. A
Aqui, cabe ao produtor inferir que tipo de patrocnio pode interessar a qual
empresa e porqu. A ligao da marca com o tema da conferncia ou do
seminrio ajudar muito na hora de angariar parcerias. Procure levantar
uma lista de possveis patrocinadores cuja marca dialogue com o assunto
do evento.
Para facilitar a conversa com as empresas potencialmente interessadas,
o produtor pode montar um book de captao que contenha os dados e
argumentos que podem interessar quela marca especificamente. Se o
seminrio ou a conferncia tem como tema uma especialidade mdica, por
exemplo, ser conveniente a um laboratrio farmacutico que fabrique medicamentos receitados pelos mdicos da rea inserir sua marca no evento.
Caso o assunto seja literatura e um dos autores convidados for de outro
pas, a editora dele no Brasil certamente ter interesse na cota das despesas de viagem e hospedagem. O produtor precisar do felling ao oferecer o
tipo certo de patrocnio para a empresa adequada, reunindo os argumentos
e as razes pelas quais aquela parceria conveniente para tal marca.
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Vale pedir aos convidados que enviem a apresentao para a produo antes do
evento. Isso facilita a organizao do roteiro e o produtor pode garantir a relevn-
9 - Definindo a programao
cisam saber se haver e quanto tempo ir durar a interao com o pblico. Para
9.1- Abertura
Comece definindo como se dar a abertura. Ela ser em grande estilo com um
do evento para que as perguntas sejam escritas pelos participantes, possam ser
9.4- Encerramento
9.2- Apresentao dos palestrantes
Por fim, estabelea como se dar o encerramento do evento. Algumas das possibi-
estabelecer a ordem das falas dos palestrantes, definindo uma durao ideal
para cada uma delas de acordo com os assuntos abordados e o tipo de exposio
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10 - Divulgao
9.5- Cronograma geral
Uma conferncia ou um seminrio podem ter a durao de um perodo, como
a manh, ou podem ser programados para dias. Para eventos mais longos,
co que tem interesse no assunto abordado. Seja pelos lugares limitados ou por
uma estratgia mais certeira, o produtor precisa selecionar com muito cuidado
essencial fazer este cronograma (baixar planilha) de antemo para cada um dos
dias.
Comece retomando qual ser o pblico-alvo: mdicos, professores de determinada rea, comerciantes de determinado produto. Com esse filtro, possvel
pensar qual a maneira mais adequada de chegar at eles. Mas existem algumas
tribuir as informaes para todos os envolvidos, fazendo que cada um deles saiba
o que foi delineado para o bom funcionamento da ocasio e a otimizao do tempo de todos.
Atualmente, no existe evento sem divulgao online! Esta tem sido uma das
alternativas mais eficientes para se chegar ao pblico alvo com eficcia, basta
escolher os canais corretos, como blogs e sites da rea, e claro, nas redes sociais! A abrangncia cada vez maior. Existem plataformas online de gesto de
inscries e participantes que voc pode, alm de vender as inscries antecipadas, voc pode ainda utilizar as ferramentas disponveis para amplificar a divulgao, linkando pgina do evento ao facebook, enviando convites por email,
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11 - Inscrio do pblico
dentre outras.
A divulgao offline tambm pode ser usada. Espalhe cartazes anunciando o
evento e descrevendo a programao, destacando os principais convidados
e afixe-os em locais estratgicos pensados a partir da definio do pblico. O
importante que toda a programao esteja muito bem definida antes dessa
A partir das inscries antecipadas, possvel calcular a demanda para a sua con-
os outros servios, como buffet, brindes e kits, e conhecer mais sobre o pblico
que estar presente nas atividades. Por isso, para obter sucesso no processo de
pecial ou chame a ateno para uma discusso sobre um tema em voga nos
eles.
#DicaSympla: 4 erros que voc no deve cometer na divulgao do seu evento
Baixar o E-book
Independentemente do carter das inscries, se elas sero feitas presencialmente ou distncia, ou at mesmo, das duas formas, importante que voc
oferea as melhores condies e um bom suporte para que o pblico possa
declarar a participao em seu evento. Por isso, no hesite em lanar mo de
recursos que vo facilitar a ida de seus colaboradores.
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seu pblico e planejar, para as prximas conferncias ou seminrios organizados, em quais locais, para qual faixa etria e grupos profissionais voc dever
algumas medidas para que possa obter o maior nmero de participantes e garantir o sucesso de seu evento. A primeira coisa a pensar so os locais onde se
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todos estes dados j no momento da inscrio pois dessa maneira ficar muito
mais fcil para voc utiliz-los e realizar a confeco de seus crachs. Utilizar uma
12 - Contratao de servios
com a empresa que ir elabora estas peas e analise as suas opes. Dessa forma,
voc conseguir obter um melhor servio e garantir uma maior satisfao dos
tudo isso deve ser bem pensado para que os seus participantes tenham uma tima experincia durante o evento. Lembre-se de que muito importante ter um
check-list (baixar planilha) com a relao de todos os fornecedores e responsveis
12.2- Buffet
para que voc tenha sempre a mo os dados para quando precisar e no correr o
interagir entre eles e discutir ideias e projetos. Por isso, para que o seu evento no
deixe nada a desejar, muito importante oferecer o melhor tambm na hora da
Para uma melhor organizao do seu evento e para que haja um controle maior dos
participantes, os crachs e as fichas de identificao so peas imprescindveis
em sua conferncia ou seminrio. Para produzi-los importante que voc saiba
exatamente quais informaes sero inseridas naquela identificao.
ponveis na internet para definir a quantidade exata. Mas lembre-se que o buffet
contratado pode fazer isso. Porm, importante ter noo sobre os nmeros para
no ser levado a pedir comes e bebes muito alm da conta. Aqui tambm entra a
importncia da venda online antecipada, que permite que voc veja de antemo
Por isso, o organizador deve ter em mente que dever requerer todas as infor-
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Outra dica muito importante para a contratao destes servios adequar o tipo
de buffet ao evento. Se ele ocorrer durante as manhs, melhor contratar pratos
e receitas mais leves. Caso a pausa para o coffee-break ocorra no comeo da noite, a dica oferecer alimentos mais apropriados para o horrio. Alm disso, a poca do ano e a dinmica do evento tambm influenciam no cardpio, dando prioridade para pratos quentes ou frios, por exemplo, e lanches prontos ou montveis.
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Mas, lembre-se que importante pensar no pblico de seu evento e tentar confeccionar itens que agradaro os participantes. Squeezes e garrafas trmicas, por
exemplo, se encaixam perfeitamente em eventos que ocorrem durante dias mais
quentes. Cadernos, blocos de nota e agendas so indicadas para pessoas que utilizam bastante estas ferramentas em seu trabalho. Alm disso, a empresa parceira
pode oferecer um brinde que lembra o servio: uma empresa de solues eltricas
pode fornecer um chaveiro com luzinha.
#DicaSympla: Saiba porque distribuir brindes um boa ideia
12.4- Equipamentos
Para dar andamento s atividades de sua conferncia ou seminrio, muito importante que voc conte com os melhores equipamentos e tenha tudo o que for
necessrio mo. Aparelhos de udio e vdeo so imprescindveis para que os participantes possam acompanhar melhor as palestras e os debates durante o evento.
Defina o nmero mnimo de microfones, caixas de som, aparelhos de udio, projetores, notebooks e data shows, e sempre pea uma quantia maior para ter reser-
12.3- Brindes
Brindes so essenciais para este tipo de evento. Apesar da ideia favorecer principalmente aqueles que se inscreveram no evento, a empresa ou organizao que
promoveu a atividade tambm pode ser beneficiada com a entrega de produtos
que levaro a sua marca e a sua mensagem. Portanto, ao captar patrocnio, proponha a algumas empresas auxili-lo no fornecimento de brindes.
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vas em caso de falhas. Teste junto ao fornecedor todo o material antes do evento
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13 - Organizao do espao
Guias, panfletos, programao, anais e compilaes: todos estes materiais tambm so imprescindveis organizao de uma conferncia ou seminrio. Para
situar os participantes, divulgar as empresas participantes, ou demonstrar a programao e as atividades que faro parte daquele evento, as publicaes grficas
devem ser produzidas para todos os presentes em sua iniciativa.
volver os produtos que sero veiculados durante o seu evento. A distribuio pode
ser feita durante a entrega dos kits e das fichas de indetificao. Dessa forma,
permitido para o local. E se for o caso, conte com uma equipe de segurana efici-
ente.
online! Para cada site e rede social diferente necessrio desenvolver peas dife-
acontecer
rentes. A capa do facebook um exemplo. Deve ser feita do tamanho exato para
mostrar profissionalismo e deve ter a cara do seu evento.
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Para que o seu espao seja bem aproveitado pelos participantes interessante
apresentar placas de sinalizao e indicar corretamente os locais onde ocorrer
a programao da conferncia ou seminrio. Para isso, necessrio implantar
painis que indiquem onde a entrada, onde esto os banheiros, as sadas, onde
14 - Controle de entrada
O controle de entrada uma etapa essencial, pois garante a segurana dos participantes e a boa gesto dos mesmos pelos organizadores. H vrias maneiras
13.2 - Limpeza
Antes de tudo, necessrio que voc tenha um local bem arejado e limpo. Ve-
rea onde circularo os participantes e confirme se todos esto aptos para uso e
permanncia do pblico presente. Uma boa dica no deixar esta inspeo para
momentos antes de iniciar o seu evento. Dessa forma, caso necessite de trocar
ou limpar melhor alguma coisa, ter tempo para isso.
Se o seminrio ou conferncia for de grande porte, as melhores opes para controle de entrada so o check-in online ou via smartphone. Para fazer o check-in
online, voc precisa de computadores e conexo de internet rpida e garantida.
Contratar uma boa equipe de limpeza para atuar durante todo o evento impres-
Essas listagens devem ser impressas aps o encerramento das vendas de ingres-
sos e permitem que voc associe os dados do participante que est chegando com
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15 - Durante o evento
Por mais bem planejado que seu evento tenha sido, na prtica muitas coisas
meu evento
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16 - Finalizao do evento
forma detalhada, ser possvel saber quantas pessoas, do total esperado, foram
ao evento e em qual horrio a maioria dos inscritos chegou. Alm disso, durante
mesmo com muitos testes, possvel que algum equipamento apresente pro-
blema justamente no momento da atividade. E, nesse caso, voc precisa ter equipamentos reservas e profissionais prontos para agirem, resolvendo o problema
rapidamente.
Mas para saber a opinio dos participantes sobre as atividades, o que eles acha-
tante. Porm, no h como prever todos os problemas que podem surgir. Ento,
ram dos temas abordados e dos palestrantes, o mtodo mais utilizado e com ti-
ideal manter a calma e ser flexvel. Ficar tranquilo durante o evento o ajudar a
gue aos inscritos nas atividades finais, para que no tenham tempo de esquecer
No faa uma pesquisa muito longa, mas no deixe de ser o mais especfico possvel. Pergunte sobre cada palestra, afinal o participante pode ter gostado de uma,
mas no de outra, e isso precisa ficar claro. Outros dados que pode questionar no
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tambm deixar espaos livres para que o participante possa se manifestar sobre
algo que no est perguntado no formulrio de pesquisa. E, por fim, lembre-se de
manter o anonimato das respostas, pois isso incentiva que as pessoas se expres-
Outra maneira de fazer a pesquisa de satisfao via e-mail. Esta uma boa opo
para os participantes mais conectados. Apenas lembre-se que ela no pode ser
obrigatria.
O produtor do seminrio ou conferncia tambm precisa do feedback dos patrocinadores, equipes de limpeza, de seguranas e demais colaboradores para
melhorar constantemente suas organizaes.
A etapa ps-evento to
importante quanto as
anteriores, pois nesse
momento que voc vai
avaliar como tudo ocorreu e verificar o que pode
ser melhorado em uma
prxima organizao.
dos, verificar se alguma meta no foi atingida e o porqu disso. Ento, saber
claramente os pontos fortes do seu planejamento e os pontos que precisam
ser revisados, garantindo mais chances de sucesso na prxima organizao.
#DicaSympla: O que um border
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17 - Concluso
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18 - Sobre a Sympla