O que é um Por isso, os congressos costumam durar mais de um dia,

chegando em até cinco dias, com o máximo de oito horas diárias.

Congresso? Em relação a programação, estas são divididas em várias sessões

de trabalhos.

Essas sessões dos congressos agregam vários outros tipos de

evento, como: mesas-redondas, debates, palestras, painéis, cursos
Um congresso é uma reunião de pessoas com um determinado
interesse em comum, onde um tema central é discutido. Ele tem e temas livres.
o objetivo de apresentar temas específicos, debater e extrair Os congressos podem ser:
conclusões.
Locais;
Ainda, podem ser específicos de diferentes áreas. Por exemplo, Estaduais;
existem vários congressos de Administração e de Engenharia que
são referências no Brasil e no mundo. Regionais;
Nacionais;
Normalmente, um congresso tem um grande cronograma de
atividades e, comumente, é realizado de forma periódica. Internacionais.

Alguns organizadores optam até por realizar o evento de Assim, eles podem também ser divididos por regiões, como
forma recorrente, de dois em dois anos, para possibilitar uma congressos latino-americanos, europeus, etc.
divulgação mais ampla e eficiente, além de fidelização com o
evento.

EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS 3

Como surgiram Logo, surgiram os primeiros “centros de convenções”. Já
em 1970, celebraram-se 4.000 congressos internacionais,

os Congressos?
com a participação de mais de 2,5 milhões de pessoas, entre
congressistas e acompanhantes.

Com esse boom de eventos, o setor tornou-se um dos mais

importantes do turismo, gerando divisas e forçando a abertura de
No século XIX, um inglês chamado Thomas Cook vivia em uma agências especializadas no mundo todo.
pequena vila. Ele pertencia a uma organização cujos membros
realizavam reuniões com diversos povoados.

Em uma dessas viagens, Cook percebeu que a ferrovia por onde

andavam transportava poucos passageiros.

Propôs, então, ao dono da ferrovia que reduzisse a tarifa e, em

troca, ele colocaria 500 passageiros nos seus trens.

Assim, em 1841, Thomas Cook levou 500 pessoas para viajar com
a finalidade de participar de um evento.

A partir daí, a prática das pessoas se deslocarem de um lugar

para outro para participar em congressos e reuniões começou a
se tornar mais comum.

EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS 4

Os formatos de
um Congresso
Porém, nem só de deslocamentos e reuniões se faz um congresso
nos dias de hoje, principalmente quando falamos sobre os
avanços tecnológicos ao longo dos anos.

Com a chegada de ferramentas como o streaming de vídeo e

áudio, os eventos puderam se reinventar, resultando na criação
dos congressos online e híbridos, além, é claro, dos presenciais.

Agora, conheça um pouco sobre os 3 formatos:

EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS 5

A mudança durante a pandemia

A crise sanitária da covid-19 levou o mundo todo a adotar o

distanciamento social ao mesmo tempo que busca novas formas
de relacionamento, encontrando na tecnologia uma saída eficaz
para garantir o nosso desenvolvimento.

Nesse contexto, o mercado de eventos passa por uma enorme

e impactante mudança e exige que organizadores, empresas e
participantes se adaptem para extrair o melhor dessa nova fase.

Assim, mesmo que os eventos presenciais ainda representem

grande força no nosso mercado e no turismo, futuramente, a sua
união com o virtual pode gerar ainda mais oportunidades.

Por isso, é importante que o planejamento de um congresso

atenda às inovações tecnológicas a fim de trazer experiências
otimizadas e proporcionar a reinvenção da área. Vou te ensinar
como fazer isso!

EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS 6

Planejamento: É preciso saber quais são suas necessidades.

Pesquisar sobre os debates acerca do assunto-foco do congresso

Primeiros Passos é essencial, pois interfere diretamente no interesse do público.

Fazer entrevistas com profissionais e estudantes do ramo pode

ajudar com insights!

Criando uma identidade

O evento é como uma marca, precisa de identidade para ser

reconhecido pelo público. Para ser mais facilmente notado, o
congresso deve ter um tema e um lema.

Enquanto o tema é o assunto foco que será discutido, o lema é

uma frase de impacto que caracteriza o evento.

É preciso também desenvolver um logotipo. Esses fatores

ajudarão a formar a identidade do congresso.

Conhecendo o seu público

O propósito do evento é sempre o seu público. É para ele que

todos os esforços têm que estar direcionados.

EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS 7

Definindo Analisando patrocínios

Objetivos
Com essa cotação, é possível avaliar se o evento precisará de
patrocinadores externos ou de outros tipos de investimentos.

Caso seja, necessário, você pode criar um plano de patrocínio,

estabelecendo valores de cota e de participação.
É preciso traçar com antecedência os objetivos do congresso.
Afinal, todo bom congresso possui metas e deseja causar impacto

Estruturar previamente a parte financeira do congresso é

indispensável. Apesar de uma boa parte dos eventos terem sua
verba originada das inscrições, é necessário estimar cada custo É bem comum os eventos buscarem uma ou mais empresas que
com antecedência. Por isso, crie uma planilha de finanças. possam se tornar potenciais patrocinadores.

O nome de cada patrocinador deve estar presente em todos os

materiais de divulgação, como folders, pastas, canetas, vinhetas,
camisetas, peças gráficas nas redes sociais etc.

Assim, você terá controle de todos os gastos que irá envolver o

evento. É preciso cotar o local, estimar quanto custa contratar
uma equipe, a eletricidade e outros fatores que demandem algum
gasto.

EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS 8

Formato, Data No entanto, no caso dos congressos online, você não precisará
se preocupar com o local, mas sim em qual plataforma ele será

e Local
realizado, assim como quais equipamentos serão utilizados para
a transmissão.

Já no híbrido, você terá que definir o local, palestrantes, a

O local e a data são itens importantes para um congresso,
principalmente se ele for presencial. Porém, como já falamos
anteriormente, os eventos lidaram com mutações em seus
funcionamentos por conta da tecnologia.
plataforma e meios de transmissão para os participantes
online, lembrando que tudo isso precisa gerar uma experiência
compartilhada entre online e presencial.
Programação e cronograma

Por isso, hoje em dia se torna necessário que antes do local, o Aqui, é preciso definir algumas datas-chave, como:
organizador defina se o evento será presencial, online ou híbrido, Início das divulgações;
para que, assim, ele consiga definir outras prioridades. Abertura das inscrições;
Para congressos presenciais, é necessário que você faça Início do evento;
o agendamento prévio do local, assim como o convite aos Encerramento do evento;
palestrantes com antecedência, para que tudo corra da melhor
forma possível. Datas para as submissões de trabalho;
Entre outras.
Além disso, você vai precisar escolher um lugar amplo, já que um
congresso promove diversos tipos de atividades.

EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS 9

Tendo um calendário em mãos, você pode ter maior noção do que Por exemplo, plataformas de eventos, como a Even3, fazem isso
precisa ser feito em cada época. de forma automática, otimizando o tempo do organizador.

As atividades que serão oferecidas devem ser originais e criativas

para despertar o interesse dos participantes.

Uma boa sugestão para ter insights de atividades para seu

congresso é estudar os grupos de interesse dos congressistas.

É interessante deixar alguma noite livre para que o participante
tenha liberdade para realizar alguma programação a sua escolha.
Palestras, cursos, apresentações de trabalhos e demais atividades
precisam ser previamente definidas. É necessário entrar
em contato com antecedência com os palestrantes e outros
profissionais que irão ministrá-las.
Ao montar o cronograma, muitos organizadores enfrentam
problemas com choques de horário, principalmente com a
programação das apresentações dos trabalhos online.
Dentro da programação, é importante colocar atividades mais
livres para os participantes, que ocorram fora do horário previsto
para os trabalhos. Momentos de confraternização são ideais para
aproximar os participantes e estabelecer networking.
Alguns exemplos de atividades livres são: coffee-breaks, jantares,
almoços de adesão e exposições. Afinal, a sua intenção é
proporcionar a melhor experiência aos participantes, não é?

EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS 10

Exposições online e patrocínios
No entanto, é bem comum que alguns organizadores tenham
dúvidas e certa dificuldade na hora de realizarem essas
atividades no modelo virtual.
Por exemplo, como expor patrocinadores online e garantir uma boa
experiência para todos?
Embora essa seja uma dúvida comum, eu preciso te contar que
a resposta tem mudado graças à tecnologia. Agora, é comum ver
estandes virtuais e interativos em eventos online, diversificando
a experiência do usuário.
Esse é um grande diferencial na hora de conquistar o patrocínio
para o seu evento. Afinal, entrega para os patrocinadores os
valores de:
Uma área privilegiada com total destaque na transmissão do
evento;
A possibilidade de customizá-la com as melhores
informações sobre o produto ou serviço que oferece, inclusive
oferecendo demonstrações.

Dentro deles você encontra fotos, vídeos e outros conteúdos

multimídia que o expositor tem a oferecer, criando novas
possibilidades de patrocínio e interação com o público.

Pensando nisso, a Even3 lançou uma solução gratuita para o

patrocínio online na área de transmissão do evento.

Assim, ao assistir a programação, o participante pode também

acessar uma sessão exclusiva com as informações sobre os
patrocinadores.

EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS 11

Criando um checklist
É muito importante também a elaboração do regulamento do
evento e do regimento das sessões de atividades.
Depois de entender o que é um congresso, é importante encontrar
estratégias que vão facilitar a sua execução. O checklist se torna,
então, uma das mais poderosas ferramentas para a organização
de eventos.
Por exemplo, o checklist de eventos da Even3 facilita a vida do
organizador por meio de uma trilha de tarefas básicas que devem
ser cumpridas para um evento de sucesso.
Com ele, a organização consegue visualizar o evento de forma
mais ampla, fazendo com que cada etapa ocorra da melhor forma
possível.
EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS
Isso auxiliará muito o andamento do evento! Alguns tópicos,
entretanto, não podem faltar no seu checklist.
Por exemplo, o credenciamento dos participantes é fundamental,
assim como as boas-vindas e a entrega do material do congresso.
Geralmente, uma solenidade marca o início do congresso. Esse
momento conta com a presença das principais autoridades e
nomes que irão participar do evento.
Após a abertura, iniciam-se os trabalhos propostos com as
palestras, debates e mesas-redondas, entre outros.
O final do congresso é marcado por solenidade de encerramento
dos trabalhos. Nela, são apresentadas as principais conclusões
que foram obtidas com o evento.
12

Equipe
Você deve ter em mente que um grande evento não é organizado
apenas por uma pessoa. Para auxiliar na organização, é
necessário uma equipe qualificada e de confiança.
A comissão organizadora é essencial, mas não é só ela que faz
o evento científico acontecer. A equipe de credenciamento, de
apoio aos palestrantes, de divulgação, de serviços gerais e a de
infraestrutura online também fazem parte do congresso.
É preciso que todas as pessoas que irão trabalhar no evento
estejam em sintonia.
É difícil colocar um grande grupo para trabalhar em conjunto.
Mas, fazer uma boa divisão da equipe e saber geri-la da maneira
correta faz toda a diferença.
EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS
Escolha sua equipe com cautela, pois ela irá desenvolver todo o
evento.
Ela definirá data, horário, conteúdo, fará os convites aos
palestrantes, montará formulários de avaliação, planejará a
divulgação e demais atividades.
Não se esqueça que o trabalho de uma boa equipe é que faz um
bom evento.
Conseguir fazer com que as pessoas trabalhem em equipe, às
vezes, é um verdadeiro desafio. Para isto, metas e objetivos
compartilhados podem ser úteis para que todos trabalhem em
conjunto.
Por isso, é preciso ter o máximo de controle possível sob as
pessoas que trabalharão em seu evento.
E, para possibilitar isso, é preciso dividir o grupo em equipes
menores, com funções e responsabilidades específicas.
13

Divulgação
Por fim, a divulgação de um evento é muito importante. Pois, assim
como as grandes corporações, os eventos conseguem atrair seu
público com publicidade e propaganda.
A comunicação de eventos deve ser direcionada a um público
específico. É preciso pensar em uma estratégia bem definida para
atingir este público da maneira certa.
Hoje, a internet é um dos melhores meios que eventos científicos
possuem para conseguir chegar aos seus participantes.
Assim, canais como e-mail marketing e redes sociais têm se
mostrado bastante eficazes.
EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS
Redes sociais
As redes sociais são a grande vitrine do século 21, servindo como
ótimas ferramentas para a divulgação de diversos produtos e
serviços, assim como os congressos. Por isso, aprenda a como
divulgar o seu evento nas maiores redes sociais:
Instagram
O instagram é uma rede social voltada para a divulgação de fotos
e vídeos, dividindo as suas publicações entre postagens no Feed,
Stories e Reels.
Então, comece criando um perfil para o seu evento e utilize essas
três ferramentas, postando conteúdo diariamente sobre o que
elas podem esperar do seu evento, qual é a programação e quais
serão os palestrantes.
Redes sociais para eventos: por que são tão importantes?
Estes três tipos de postagem alcançam milhares de pessoas
diariamente, mesmo aquelas que ainda não seguem o seu perfil,
então continue criando conteúdo constantemente para alcançar
o maior número de pessoas.
14
Facebook
O facebook é uma rede social com um forte senso de comunidade
e você pode usá-lo ao seu favor. Para isso, crie um grupo com os
participantes do seu evento e divulgue informações como a sua
programação, palestrantes e atividades.
Ainda, também é possível criar uma página para o seu evento,
com a possibilidade de postagens diárias para os seus seguidores
e participantes.
LinkedIn
No LinkedIn, assim como nas redes sociais anteriores, também
existe um feed de notícias, onde você pode falar sobre:
Quem você é;
O que o seu evento tem a oferecer;
Quem são as pessoas por trás do seu evento;
Quais são os valores que a sua marca tem a oferecer para o
mercado.
EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS
Lembre-se: o LinkedIn é uma rede social voltada para o mercado
de trabalho, então utilize uma linguagem adequada para exibir a
sua marca e trazer autoridade para o seu evento.
Site para eventos
Em um site você disponibiliza todas as informações básicas
do seu evento, desde a descrição até os requisitos para as
submissões.
Além disso, ele facilita que as pessoas encontrem o seu
congresso nos mecanismos de busca como o google e bing, que
reúnem milhões de acessos todos os dias.
Conheça as vantagens de ter um site para eventos.
E-mail Marketing
Por meio do E-mail Marketing você pode disparar centenas,
milhares ou até mesmo milhões de e-mails ao mesmo tempo.
Assim, você pode conversar com a sua base de participantes de
forma rápida e direta.
15
Logo, fica muito mais fácil divulgar o seu evento, apresentar
inovações e atrair novos participantes, assim como a recuperação
daqueles que não finalizaram uma compra de ingressos no
carrinho.

Anúncios pagos online

Este tipo de anúncio requer uma verba reservada para que o

seu conteúdo seja entregue diretamente aos seus participantes,
tornando a sua divulgação mais consistente e livre de
interrupções.

Por meio de ferramentas como Facebook Ads, Google Ads e

LinkedIn Ads, você pode entregar a sua foto, vídeo ou página
diretamente ao usuário que tem o perfil de compra ideal para o
seu congresso.

Anúncios pagos: conheça a estratégia e divulgue o seu evento

EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS 16

Como a tecnologia pode Também, por meio de um dispositivo móvel, qualquer pessoa do
seu evento pode obter informações sobre a programação ou sobre

automatizar a organização o local.

de congressos
Além do lado ecológico, a tecnologia é utilizada para obter
melhores soluções, como:
Acessibilidade para portadores de deficiência;
A tecnologia é a principal tendência na área de organização
de eventos. Streaming de vídeo, áudio e chats on-line são Experiências compartilhadas entre presencial e virtual;
ferramentas que têm dominado os congressos atuais. Incentivo à inovação das programações;

Além disso, eventos sustentáveis costumam utilizar muito bem Automatização de processos (inscrições e submissões).
a tecnologia a seu favor. Eles dispensam, por exemplo, o uso de
papel.

Mas não precisa achar que há dependência da tecnologia ou

internet! Com aplicativos de credenciamento, por exemplo, é
possível gravar uma lista offline e continuar credenciando os
participantes até retomar a conexão.

Essas tendências refletem nas mudanças de hábitos, até mesmo

entre os participantes. Afinal, eles também são encorajados a
deixar de imprimir entradas ou inscrições.

EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS 17

O novo mercado
de eventos
Como eu já falei, o impacto da covid-19 gerou mudanças drásticas
entre os eventos presenciais, gerando cancelamentos ou
adiamentos de até um ano.
Por outro lado, outros organizadores procuraram se adaptar ao
momento, aliando-se à tecnologia e colocando o formato de um
evento online em prática.
Sendo assim, os eventos online ganharam força, criando
uma demanda ainda maior por inovações que facilitem a sua
realização.
E não só isso, pois já podemos ver uma demanda crescente de
eventos híbridos, com participantes aproveitando cada vez
mais as oportunidades de aprendizado e diversas soluções
EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS
tecnológicas para possibilitar interações presenciais e
relacionamentos online.
Mas, então, como eu poderia organizar um congresso online?
Basta começar pelo básico:
Tipos de transmissão online
Escolher o tipo de transmissão ideal é uma atividade inserida na
construção do cronograma de um evento online ou híbrido, pois
sem ela, será inviável realizar um evento com características
remotas.
Por isso, confira os tipos de transmissão online e escolha a que
melhor se encaixa com o seu congresso:
Videoconferência
Se você procura uma reunião fechada com interação e poucas
pessoas, essa é a opção ideal.
Na videoconferência, pessoas situadas em lugares distintos se
reúnem em uma sala virtual e os participantes só conseguem
assistir à palestra se estiverem dentro da sala.
18
Transmissão ao vivo
Se você procura palestras abertas, uma tendência são as
transmissões ao vivo.
Como são atrativas e têm crescido como uma forma potente
de interação, uma ótima ideia é mesclar as atividades do seu
congresso com atividades ao vivo.
Transmissão gravada
Mas e se você não quiser lidar com as instabilidades do ao vivo? É
só investir na transmissão gravada!
Assim, as atividades gravadas antecipadamente podem ser
mais elaboradas, com abertura dos vídeos com patrocinadores
e poderão ser lançadas em um dia e horário específico da
programação do evento, como se estivessem sendo transmitidas
ao vivo!
EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS
Simulive
Semelhante à transmissão gravada, o simulive também é um
vídeo previamente filmado e editado, mas o simulive, como o
nome indica, simula um ao vivo.
Ou seja, seu conteúdo gravado será transmitido como se fosse
ao vivo e não permitirá que o participante atrasado volte a
transmissão e assista os minutos iniciais do evento.
Além disso, embora o conteúdo seja pré-gravado, você consegue
inserir chats, perguntas e quizzes que transmitem a sensação de
ao vivo para os participantes do evento.
Experiência do usuário
Graças às plataformas de eventos online, como a Even3, é
possível aplicar vários recursos práticos.
Por exemplo: personalizar um formulário de inscrição para que os
participantes não somente se inscrevam, mas também indiquem
suas preferências e seus temas de interesse.
19
Com base nas informações adquiridas, respeitando a LGPD, é
possível reunir pessoas com interesses semelhantes, tornando a
experiência de participação em um congresso verdadeiramente
interessante e produtiva.

Além disso, com o uso da tecnologia, também é possível

personalizar crachás online, com o participante disponibilizando
as suas informações no momento do checkout.

E, claro, o organizador também pode colocar em prática as suas

próprias personalizações para otimizar a experiência do usuário,
de acordo com o público e o tema do congresso.

Ainda, vale lembrar que pesquisas de satisfação são ótimas

aliadas na hora de trazer inovações para o seu congresso, já que o
seu público ainda é a chave principal do seu evento.

EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS 20

 Assim, você já fica sabendo o que não pode faltar na próxima

Pós-evento
edição.

Espero que você tenha aprendido tudo sobre congressos e esteja

pronto para criar o seu, desde a identidade até a divulgação
completa!

Após o encerramento do congresso, está na hora de fazer a Para criar o seu primeiro congresso gratuitamente e fazer história
entrega de certificados aos participantes! Você pode fazer isso com muitas outras edições, basta clicar no botão abaixo!
imprimindo e disponibilizando no local do evento ou de uma
maneira muito mais prática via internet.

Outra dica é a produção de Anais! Já pensou em tudo que foi

produzido no seu congresso ficar compilado em um só lugar?
A prática dos proceedings é muito útil para tornar o seu evento
ainda mais relevante.

A melhor providência para a compilação, revisão e produção dos

anais para posterior distribuição é disponibilizando online!

É nessa fase de pós evento que você tem a oportunidade de

receber Feedbacks! Então por que não elaborar um formulário de
avaliação do seu congresso?

EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS 21

EBOOK: GUIA PARA ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS 22