Apostila Nocoes de Organizacao de Eventos

Escola Estadual de
Educação Profissional - EEEP

Ensino Médio Integrado à Educação Profissional
Curso Técnico em Secretariado
Noções de Organização
de Eventos
Governador
Cid Ferreira Gomes
Vice Governador
Domingos Gomes de Aguiar Filho
Secretária da Educação
Maria Izolda Cela de Arruda Coelho
Secretário Adjunto
Maurício Holanda Maia
Secretário Executivo
Antônio Idilvan de Lima Alencar
Assessora Institucional do Gabinete da Seduc

Cristiane Carvalho Holanda
Coordenadora da Educação Profissional – SEDUC

Andréa Araújo Rocha
Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional
SUMÁRIO
Tipologia dos Eventos............................................................................................................... 02

Sugestão de Estrutura de Plano................................................................................................ 06
Planejamento de eventos.......................................................................................................... 08
Organização de eventos empresariais...................................................................................... 10
Pontos importantes dos eventos organizacionais...................................................................... 14
Planejamento & Organização de eventos................................................................................. 16
Noções de gestão empresarial.................................................................................................. 19
Sugestão de check-list para eventos......................................................................................... 20
Roteiro para elaboração de projetos e captação de recursos................................................... 25
Ideias para captação de recursos.............................................................................................. 27
Secretariado - Noções de Organização de Eventos 1

Tipologia dos eventos
Antes de tratarmos da classificação dos eventos é importante abordamos

alguns conceitos de eventos. Existem muitas definições complexas, mas ainda
nenhuma em comum acordo entre os autores; depois de várias análises sobre
o conceito de eventos, a que nos parece mais sucinta e propícia para o
profissional organizador de eventos é a seguinte:
"Evento - atividade dos mais diferentes tipos reunindo pessoas" (ANDRADE,

1999, p. 117).
A classificação dos eventos é muito importante principalmente na hora de

decidirmos qual evento será executado para a idéia na qual tivemos. Existem
várias formas de se classificar eventos, apresentamos a seguir algumas
tipologias apresentadas pelos autores.
Todo o evento nada mais é do que uma forma de reunião: "a reunião
caracteriza-se como o embrião de todos os tipos de eventos. Trata-se do
encontro de duas ou mais pessoas, a fim de discutir, debater e solucionar
questões sobre determinado tema relacionado com suas áreas de atividade".
(MEIRELLES,1999,pág.30).
Ainda sobre a reunião podemos dizer também que se assemelha com eventos,
pois precisa ser planejada, ter convite, infra-estrutura e relatório para poder
acontecer e atingir os objetivos.
Baseada no autor Cândido Teobaldo de Souza Andrade, em Como administrar

reuniões, MEIRELLES (1999, pág. 25) apresenta a tipologia dos eventos tendo
como embrião a reunião:
- Reunião dialogal: baseada na informação, no questionamento e na discussão
- palestra, conferência, seminário, simpósio, convenção, entrevista, entre
outros.
- Reunião coloquial: baseada no entretenimento, no lazer, na aproximação

entre as pessoas e na confraternização - coquetel, café da manhã, almoço,
jantar, brunch, happy hour, entre outros
Competitivas: concurso, torneios, entre outros
Expositivas e Demonstrativas: feira, salão, mostra, exposição, desfile,

lançamento de produtos, inauguração, entre outros.

No tópico acima, apresentamos uma forma de fácil compreensão para

classificar os eventos quanto sua tipologia, já que muitos autores somente
descrevem os eventos, mas não os classificam como dialogais, ou competitivos
e assim por diante, dizendo apenas o que são, sua definição, e não em que
contextos estão inseridos. É importante lembrar que devido à abrangência dos
eventos, não devemos observar apenas esta classificação, mas também sua
categoria e áreas de interesse.
Quanto à classificação por categoria, NETO (1999, p. 25), retrata uma gama de
eventos, podendo assim ser resumido: Eventos especiais, de participação,
permanentes, esporádicos, únicos, de oportunidade, de massa, de nicho,
promocionais de marca, promocionais de produtos e serviços, locais,
regionalizados e globais.
Na realidade o mais importante destas classificações é ter a informação correta

para se planejar um evento de acordo com o objetivo, por exemplo, se o
objetivo é atrair pessoas para discutir um assunto de uma determinada área,
chamar este encontro de conferência, ao invés de fórum, ou então não
identificar a área de interesse, ou não saber distinguir um evento competitivo
de um expositivo.
Quanto à definição dos eventos encontramos uma forma didática de se definir

alguns eventos, que parecem simples no nome, mas se não tomarmos cuidado
podemos confundi-los e acabar atraindo um público não esperado, ou
literalmente não executar o evento planejado, já que nossos objetivos não
serão atingidos:
Ciclo de palestras: é uma série de palestras. Tanto pode ser um assunto
desdobrado em várias apresentações como vários assuntos que se
complementam.Igualmente, pode ser ministrado por um ou vários palestrantes,
especialistas no assunto.
Conferência: é uma reunião formal, em que um especialista desenvolve

determinado tema sobre o qual tem amplo domínio. Ao final de sua exposição,
responde perguntas.
Congresso: são reuniões promovidas por entidades de classe ou associações

diversas, para apreciação, estudos, debates de interesses seus, de seus
participantes ou sobre algum ramo de conhecimento que queira criar,
desenvolver ou colaborar. Normalmente, o congresso se desenvolve em
módulos ou sessões organizados de diversas formas: mesas-redondas,
sessões plenárias, reuniões de comissões mistas, subcomissões, subgrupos
ou grupos de trabalhos.
Convenção: é o esforço de um determinado agrupamento social. Normalmente

busca a integração, o conhecimento recíproco dos seus participantes, a

homogeneização de procedimentos, comportamentos ou informações.
Fórum: destinado exclusivamente às pessoas que dominem o assunto a ser

tratado. O participante poderá debater com liberdade suas posições, sem
restrições quanto à quantidade de participantes. Existe um mediador para
garantir a participação livre dos interessados, direcionando-os na busca do
consenso e no registro de opiniões significativas.
Inauguração: é um evento formal de alta representatividade social, e portanto,

requer um planejamento minucioso, envolvendo todas as fases de um evento
complexo, portanto, não deve ser confundido com apenas um cortar de fita e o
descerramento de uma guarnição que envolve uma bela placa comemorativa.
Mesa redonda: técnica utilizada por pequenos grupos comprometidos com um

mesmo ramo de conhecimento ou interesse, para esclarecimentos, troca de
idéias, discussão de casos. Cada participante tem tempo para expor os seus
pontos de vista, para serem apreciados e debatidos. Para se garantir a boa
ordem dos trabalhos é nomeado um coordenador que todos devem acatar.
Palestra: uma pessoa, conhecida como palestrante, se propõe ou concorda em

levar aos ouvintes o seu conhecimento, a sua experiência ou o seu
entendimento sobre determinado assunto. Não existe uma regra fixa quanto ao
tempo de duração e a participação do público. Normalmente, realiza-se no
intervalo de 30 e 60 minutos, com ou sem perguntas durante a exposição. O
comum é que perguntas ocorram após o término da palestra.
Recepção: simpática reunião, rápida e simples de se organizar e de baixo

custo. Na maioria das vezes é feita na própria instalação (residência, escola,
escritório, empresa) ou em clubes, objetivando atender às necessidades e às
satisfações pessoais ou sociais.
Reunião: é o encontro de duas ou mais pessoas para o exercício de alguma

atividade. Elas podem ser formais ou informais.
Seminário: destinado a pessoas que apresentem praticamente o mesmo nível

de conhecimento. Os participantes têm prévio conhecimento do que será
tratado. Divide-se em três fases: Exposição, discussão e conclusão.
Sessão de autógrafo: é o encontro do autor de um livro com o seu público.

Com certeza vai ficar carinhosamente marcado por uma dedicatória e um
autógrafo. O autor cria uma excelente oportunidade para confirmar as suas
pesquisas, quanto ao tipo de pessoas que ele está sensibilizando com a sua
escrita: expectativas, suas necessidades, etc.

Simpósio: os expositores debatem os assuntos com o público assistente,

dentro de normas pré-estabelecidas.
Solenidade: normalmente é um evento que consegue concentrar muitas

pessoas. Não raro, destina-se a homenagens que prevêem a entrega de
prêmios, de placas comemorativas, prática de discursos, etc.
Workshop: na verdade, trata-se de uma Loja de Trabalho, cuja finalidade é

promover o aprendizado de forma prática. (MARTINS, 1999, p. 77-81).
É importante salientar que existem definições mais detalhadas e outros tipos de
eventos que não estão descritos aqui, mas para o trabalho inicial de definição
do tipo de evento que se quer planejar, estas definições sucintas são um bom
começo e abordam os eventos dialogais mais utilizados, cujas dúvidas
aparecem com maior freqüência.
Quando tratamos de eventos baseados nas reuniões coloquiais sociais, como

brunch, happy hour, almoço e jantar adotamos esta definição:
Brunch (breakfast + lunch) - tipo de evento criado nos Estados Unidos e
adotado com sucesso no Brasil. Caracteriza-se por um café da manhã - almoço
servido em estilo buffet, com o objetivo de apresentar e "vender" uma idéia ou
produto a um grupo de pessoas, não exigindo contigüidade física entre os
participantes.
Além do bom planejamento, o sucesso do brunch está no equilíbrio entre os

doces e salgados e entre os sucos e bebidas. Deve ser lembrado de que se
trata de um café da manhã-almoço, horário no qual os estômagos estão vazios.
Tortas salgadas e sanduíches podem ser servidos com bolo inglês, pãezinhos,
pães de queijo, frios e queijos são bem-vindos. Próximo da hora do almoço,
empadas, coxinhas. Sucos, café, chá, leite podem estar lado a lado com
coquetéis de frutas. Não abusar de cremes, chocolates e bebidas com alto teor
alcoólico, principalmente na primeira fase do evento.
Além do seu conceito empresarial, o brunch é utilizado socialmente em finais

de semana, quando os horários são mais flexíveis e as pessoas acabam
fazendo duas refeições em uma só. O horário ideal para sua realização é das
10:00 às 14:00 horas.
Happy Hour: empresarialmente, trata-se de um evento caracterizado por um
drink, sempre ao final da tarde, utilizado como política de entrosamento da
empresa. É dirigido a um número limitado de participantes, que se reúnem em
local adequado - bar, galerias, restaurantes -, objetivando a otimização do
relacionamento, entre drinks, canapés e uma boa conversa.
Pode haver entretenimento, como sorteios de aperitivos e jogos de salão,
sendo o horário ideal para sua realização das 17:30 às 19:00 horas.

Almoço ou jantar: evento utilizado para comemorações, confraternizações e

consolidação entre parceiros empresariais. O jantar é mais formal do que o
almoço, exigindo uma forma mais elaborada, com planejamento e cerimonial
adequados à ocasião. (MEIRELLES, 1999, págs 49- 55).
Quanto as definições de coffee-break, coquetel, café da manhã, temos:
Coffee-break: é conhecido como a famosa "paradinha para o café", ocorrendo
em reuniões de altos executivos, cursos, palestras, congressos. Muitas vezes é
utilizada uma sala de apoio para servir o coffee-break, que dura em torno de
quinze minutos, ocorrendo ocasionalmente entre às 10:00 e às 15:00 horas.
São servidos dois tipos de biscoito, pão doce, um tipo de salgado, suco de
laranja, chá, café, leite, mel, geléias e manteiga.
Breakfast: é o desjejum ou café da manhã forte, normalmente informal e sadio.

Envolve alimentos ricos em proteínas, cereais e vitaminas e pode ser realizado
das 6:00 às 10:00 horas.
Coquetel: é um tipo de reunião social prática e rápida, em que as pessoas

ficam em pé, circulando por entre vários grupos, o que estimula a comunicação
entre as pessoas. Realizado por inúmeros motivos (homenagear alguém,
inaugurações, comemorações, etc), permite reunir um número maior de
pessoas, durante um determinado período, geralmente das 19:00 às 21:00
horas, sem dar muito trabalho aos anfitriões.
Um coquetel pede um cardápio simples: patês, torradas, petiscos, salgadinhos
quentes, drinks variados e diferentes. Costuma-se resumir o coquetel em
quatro S:
Surgir: ser pontual é ponto de honra na vida social;

Saudar: saber se apresentar, compor-se, ter entrosamento;
Sorrir: apresentar espírito de festa, ser agradável;
Sumir: saber que existe um limite de tempo para permanecer em coquetéis,
nunca ultrapassar duas horas. (MARTINS, 2000, págs. 03-07).
SUGESTÃO DE ESTRUTURA DE PLANO
O planejamento será apresentado sob a forma de plano, que é um instrumento

elaborado para formalizar as idéias ou sugestões sobre o evento. O plano
significa, antes de tudo a redação de um texto (documento) que consubstancie
os objetivos a serem alcançados; as diretrizes; a alocação dos recursos e os
prazos necessários para alcançar os objetivos.

Esse documento, escrito de modo claro, ordenado e objetivo, disciplinado e

racionalizando esforços e atividades, deve conter dados suficientes para sua
aprovação pela chefias superiores da empresa.
Dados de identificação:
1) Nome do evento:
2) Data e Local:
3) Horário:
4) Públicos:
5) Coordenação geral
6) Comissões:
- Membros
- Tarefas
- Coordenação
7) Objetivos do Evento
8) Justificativas
9) Atividades a serem desenvolvidas
10) Recursos:
- Humanos
- Materiais
- Financeiros
- Disponíveis
11) Patrocínios/Apoios
12) Divulgação
13) Custos;
Anexos (sugestões)
- Relação de prováveis convidados
- Relação de autoridades
- Relação de recursos operacionais
- Cronogramas
- Modelos diversos

PLANEJAMENTO DE EVENTOS
A organização de eventos é trabalhosa e de grande responsabilidade. Acontece

"ao vivo", e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização
para a qual é realizado, e do seu organizador.
Para ter objetivos plenamente atingidos, é fundamental que se faça uma
criteriosos planejamento, que envolve: objetivos, públicos, estratégias,
recursos, implantação, fatores condicionantes, acompanhamento e controle,
avaliação e orçamento.
Objetivos: devem ser considerados como geral e específicos. É onde

determina o que pretende com o evento, de forma ampla e específica.
Públicos: é a quem se destina o evento, determinando se externo, interno ou

misto, e quem dentro dessa classificação.
Estratégias: consiste naquilo que serve de atração para o público de interesse

do evento.
Recursos: são todos os humanos, materiais e físicos que serão utilizados no

evento.
Implantação: é a descrição dos procedimento, desde a aprovação do projeto

até o seu término.
Fatores condicionantes: são fatos, decisões e acontecimentos aos quais o

projeto fica condicionado para a sua realização.
Acompanhamento e controle: é a determinação de quem e como será feita a

coordenação de todo o processo da organização do evento.
Avaliação: é feita após o evento em forma de relatório para ser entregue a

quem solicitou a organização. É uma espécie de prestação de contas.

Orçamento previsto: deve ser feito detalhadamente. É dele que virão os recursos
financeiros necessários para o pagamento dos recursos humanos e materiais. Caso se
busque patrocínio, apoio, permuta, deverá ser dividido em cotas para serem negociadas
com os interessados.
PRECEDÊNCIAS
O Decreto no 83.186, de 19 de fevereiro de 1979, contém as normas do

cerimonial público, regulamentando a ordem de precedência nas cerimônias
de caráter oficial em Brasília, nos estados com a presença de autoridades
federais e nas cerimônias oficiais de caráter estadual:
- A precedência dos governadores é determinada pela ordem cronológica da

constituição histórica de seus estados: Bahia, Rio de Janeiro, Maranhão, Pará,
Pernambuco, São Paulo, Minas Gerais, Goiás, Mato Grosso, Rio Grande do
Sul, Ceará, Paraíba, Espírito Santo, Piauí, Rio Grande do Norte, Santa
Catarina, Alagoas, Sergipe, Amazonas, Paraná, Acre, Distrito Federal, Mato
Grosso do Sul, Rondônia, Amapá, Roraima, Tocantins e Territórios.
- O cardeal tem a posição de príncipe herdeiro. Poderá ser papa, considerado
dignatário de país estrangeiro. No protocolo, passa na frente de ministro e vem
logo após o presidente da República ou da autoridade máxima presente.
- Secretários de Estado têm sua precedência de acordo com a ordem
cronológica de criação do órgão do qual são titulares. Justiça, Fazenda,
Interior, Desenvolvimento Regional e Obras Públicas, Agricultura e Educação
são os primeiros em ordem hierárquica.
- Os prefeitos municipais têm sua precedência determinada pelo número de
habitantes de cada município. Uma solenidade em seu município, à qual o
governador não comparecer, é ele quem preside.
- Em igualdade de categoria, a precedência em cerimônias no âmbito estadual
é dada, em primeiro lugar, às autoridades estrangeiras e, logo, às autoridades
e funcionários federais, estaduais e municipais. Tratando-se de missões
estrangeiras, em visita oficial ao Estado, a precedência de seus componentes

cabe ao Chefe da Missão residente determinar.

- Diplomatas, agentes consulares e personalidades estrangeiras podem ser
intercaladas entre as altas autoridades federais, estaduais e municipais.
- Nas cerimônias empresariais, é comum destacar deputados. Eles vêm
depois dos secretários de Estado. Representando o presidente da Assembléia
Legislativa, através de comunicação, um deputado ocupa o lugar devido
àquele.
- Nos atos de inauguração, descerramento de placas e aberturas de feiras,
realizados com todos de pé, os membros da linha de frente são colocados,
como numa mesa de honra, de acordo com as precedências.
- Até num documento, na assinatura de um contrato, existe o lugar de honra.
Fica à direita do papel e quem assina primeiro é a pessoa mais importante.
- No aeroporto, quem desce primeiro do avião é a pessoa mais importante de
um grupo de empresário. Ao partir, ele embarca por último e é fechada a porta
do avião.
No carro, o lugar de honra é atrás, à direita em relação ao motorista. O carro

ficará junto ao meio-fio da calçada e quem entra primeiro é o convidado. O
anfitrião, dando a volta, entrará pela outra porta. Havendo mais de duas
pessoas além do convidado, quem fica no meio é aquela de menor hierarquia.
Se for um executivo jovem, sentará ao lado do motorista. Ao sair, é o
acompanhante que desce primeiro do carro. Se o motorista não abrir a porta
do convidado, o anfitrião poderá fazê-lo.
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS EMPRESARIAIS
O empresário atual, voltado para seus públicos, procura estabelecer e manter

clima de boa vontade entre as pessoas de seu interesse. Dentre os diversos
meios que utiliza para isto, iremos abordar a organização de encontros sociais,
formais ou não, visando à integração desses públicos com a empresa. Estas
reuniões sociais, aqui denominadas de eventos, são acontecimentos que

agrupam indivíduos, formal ou informalmente objetivando entre outros fatos:

1 - comemorar datas importantes, tanto cívicas quanto de confraternização;
2 - integrar a empresa à comunidade;
3 - divulgar serviços ou produtos;
4 - fazer inaugurações de interesse público;
5 - lançar campanhas voltadas para a comunidade;
6 - recepcionar ou homenagear autoridades ou pessoas de destaque;
7 - prestigiar integrantes de seu público interno que tenham se destacado em
alguma área;
8 - homenagear empregados que estejam se aposentando ou assumindo
cargos relevantes;
9 - estabelecer clima de cordialidade e cooperação entre a empresa e os
empregados, extensivo aos seus familiares;
10 - elevar a moral do publico interno;
11 - esclarecer ou corrigir informações erronias sobre as atividades e os
objetivos da empresa.
A importância desse encontros é reconhecida pelos executivos inteligentes,
que os consideram não como gasto, mas como investimento importante para
suas organizações e excelente instrumento de marketing, que envolve os
indivíduos de modo positivo, aproximando-os entre si e com as empresas. Ao
promover a participação dos públicos nas suas realizações, a organização cria
de modo indireto, conceitos favoráveis e atrativos, atingindo o sentimento das
pessoas, cativando-as e trazendo-as para o seu lado.
Os fatos que pode gerar eventos são os mais diversos e cabe aos
profissionais, em especial ao de Relações Públicas, utilizarem essas reuniões
como instrumento para promover a instituição.
Citaremos os mais comuns, o que significa que outros acontecimentos podem
possibilitar a realização de eventos.
Para público interno
1) dias de visita para as famílias dos empregados;

2) mostras e exposições de trabalhos artísticos feitos por empregados ou
membros de suas famílias;

3) concursos;
4) competições esportivas;
5) lançamento de benefícios aos empregados ou à suas famílias, tais como
bolsas de estudo ou cursos de aperfeiçoamento;
6) inauguração de clubes desportivos ou associações recreativa para
empregados;
7) convenções internas;
8) datas especiais, tais como Dia das Mães, Dia dos Pais, Dias das Crianças,
Natal, Ano Novo, Páscoa ou alguma outra data específica do calendário da
empresa.
Para público externo
1) visitação pública;
2) inauguração de interesse público;
3) comemoração de datas cívicas;
4) exposições (fixas e itinerantes);
5) concursos para o público externo;
6) organização e financiamentos de grupos artísticos e culturais;
7) adoção de praças e escolas;
8) patrocínio para clubes, hospitais e creches;
9) criação de movimentos ecológicos ou outros voltados para o bem da
comunidade;
10) criação de cursos para alfabetização de adultos.
Ratificando o que já foi dito, estas indicações não esgotam possibilidades. Elas
apenas buscam sugerir situações que podem ser exploradas em benefício de
quem as promove, já que, quando bem planejados e executados, os eventos
certamente propiciam bons dividendos.
CONVITES
Devem conter os elementos básicos, que são: quem convida, tipo de evento,
mencionar se houver presença de personalidade, local, data, hora, indicar que

é intransferível (se for o caso), pedir confirmação (R.S.V.P., se for o caso),

indicar o traje (se for o caso).
A entrega deve ser com antecedência de dez dias para os convites formais;
para os menos formais oito dias, por meio de: entrega direta, oficio ou correio.
Para as autorizadas, o convite impresso deve ser sempre enviado

acompanhado de um oficio. Os convites formais devem usar o termo "honra" e
os menos formais "prazer".
O Governador do Estado de São Paulo ________________________ e

Senhora têm a honra de convidar V.Sa. e Família para ________
_______________________________________ às 20 horas do dia _____ de
____________ de _______ no Palácio do Governo.
R.S.V.P.
A Indústria ABC tem o prazer de convidar V.Sa. para a solenidade de

inauguração de sua sede própria, às 18 horas do dia _____ de ____________
de _____ na Rua Catanduva nº 120, Distrito Industrial - Campinas - SP, cujo
evento contará com a presença do Excelentíssimo Sr.
___________________________, Secretário da Indústria e Comércio do
Estado de São Paulo.
R.S.V.P
Os convites informais, hoje, são confeccionados em cores e formatos criativos,

mantendo os elementos básicos.
PONTOS IMPORTANTES DOS EVENTOS ORGANIZACIONAIS
Alguns itens dos eventos ou reuniões empresariais merecem comentários, visto

que, por sua importância, podem transformar tais encontros em sucesso ou
fracasso.
Local de realização do encontro
É necessário observar a área onde a reunião ocorrerá, tanto no aspecto

geográfico (localização), quanto no aspecto físico (salão, centro de
convenções), no que se refere:
1 - à facilidade de acesso;
2 - à facilidade de estacionamento;
3 - ao tamanho, em relação ao número pretendido de participantes; um lugar
muito amplo para um grupo pequeno é desaconselhável; por outro lado, um
recinto pequeno, porém confortável, poderá dar idéia de aconchego;
4 - às condições de higiene e conservação (água, luz, esgoto, pintura,
telefones, extintores de incêndio, portas internas e externas desimpedidas);
5 - à possibilidade de acesso rápido de socorro (ambulância, polícia,
bombeiros);
6 - às condições para operacionalizar recursos audiovisuais (extensões,
tomadas);
7 - às salas ou aos locais apropriados para colocar as comissões
organizadoras/administrativas;
8 - ao acesso fácil a locais como refeições/lanches;
9 - à facilidade de hospedagem próxima.
Data
Data mal escolhida pode malograr o encontro. Para que isso não ocorra, os
organizadores devem verificar se no dia ou mês escolhido existe outro evento

de mesma natureza ou assemelhado, ou ainda, eventos cívicos ou religiosos

na localidade escolhida. O calendário nacional e internacional devem ser
levados em conta, considerando o tipo e o porte da reunião que se pretende
organizar.
Calendário/Programa
Contendo a distribuição, por datas e horários, das atividades a serem

desenvolvidas, deve mostrar, também as atividades sociais e turísticas ligadas
diretamente ao evento. ao ser elaborado, prevalecerá a lógica e a exatidão. A
seqüência prevista será observada e o tempo concedido a cada assunto deve
ser obedecido. O programa da assistência conterá, obviamente, os mesmos
dados que o do presidente de mesa ou do do mediador, o que facilitará o
controle das atividades em andamento.
Temário
É a determinação prévia dos temas que serão abordados. Deve ser claro,
redigido em linguagem objetivo e direta, transcrevendo o que realmente vai ser
debatido ou estudado. É importante que, ao lado da clareza, o assunto seja
enfocado de tal forma que atraia o participante, apresentando atualidade e
despertando interesse. Será apresentado ao público com antecedência, a fim
de facilitar agendamentos e garantir participações.
Participantes
É básico identificar as pessoas a quem o evento deseja atingir, a fim de que,

pelo seu perfil, possam ser oferecidos serviços e informações adequados.
Nessa análise, que varia de evento para evento, deve ser incluída a avaliação
socioeconômica do público-alvo.
Apresentadores, mediadores ou moderadores

Está é uma das mais importantes figuras do evento. Estando fora do debate,
têm por função apresentar os membros da mesa, controlar o tempo que
dispõem e ordenar as perguntas feitas pela assistência, orientando a discussão
para que não fuja do tema principal. Pela sua responsabilidade, deve ser
escolhido entre as pessoas capazes e discretas, que saibam se impor sem
atritos e com elegância.
Custos
Qualquer atividade a ser desenvolvida para a realização de um evento, por

mais simples que seja, envolverá gastos, os quais deverão ser combinados
previamente com as pessoas responsáveis. A previsão de custos deve
acompanhar o planejamento, quando esse for apresentado, o que permitirá
verificar a extensão do que será feito em comparação ao que existe ou ao que
entrará no Caixa. Notas Fiscais e recibos devem ser guardados e
apresentados, no final do encontro, como comprovantes de despesas. O setor
financeiro do evento deve ser centralizado, a fim de facilitar a prestação de
contas final.
PLANEJAMENTO & ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
De acordo com dados preliminares, calcula-se que existam cerca de 6.000

promotoras e/ou organizadoras de eventos no Brasil, incluindo-se as grandes,
médias e pequenas empresas. Merecem especial destaque, ainda, as milhares
de entidades, instituições, agências de turismo e órgãos governamentais que
executam os preparativos de seus empreendimentos com pessoal e recursos
operacionais internos.
Estima-se que foram realizados em nosso País - somente no ano de 1999 - 70
mil Feiras, Exposições, Congressos, Seminários, Convenções, Simpósios e
Iniciativas Similares, movimentando algo em torno de R$ 5,5 bilhões.
Apesar desses números, a lacuna entre os índices de crescimento do mercado
e a oferta de mão-de-obra especializada é uma das grandes carências do

setor.
Enfim, a capacitação profissional não vem atendendo de maneira satisfatória a
demanda gerada pelo expressivo número de eventos.
PROFISSIONALIZAÇÃO
Promover, gerenciar, organizar e coordenar eventos são atividades complexas,

pressupondo experiência e formação específica. O planejamento dimensionado
de quaisquer tipos de iniciativas dessa natureza viabiliza a sua concretização
com sucesso e o alcance dos objetivos propostos na criação.
Com base nessa realidade, a profissionalização contribuirá para o crescimento
do mercado de eventos, dentro do conceito de excelência na qualidade da
organização.
ENSINO
A atividade de organização de eventos não tem curso universitário específico.

O tema é abordado como disciplina em algumas Faculdades de Turismo,
Relações Públicas, Propaganda e Marketing, sem que exista uma
especialização que possa desenvolver aptidão profissional. Os cursos de curta
duração (seqüenciais) são uma nova modalidade de ensino superior na área,
criados pela LDB (Lei de Diretrizes e Base da Educação Nacional). Definidos e
regulamentados pela Resolução nº. 1/99 do MEC (27/01/1999) como cursos
superiores de formação específica, foram estruturados com o objetivo de
flexibilizar ao máximo a oferta necessária para a capacitação e atualização da
força de trabalho do setor.
DEFINIÇÃO BÁSICA DE EVENTO E BREVE HISTÓRICO

DE FEIRAS E CONGRESSOS
Evento
A origem da palavra é do do latim "eventu", onde dentre os conceitos
apresentados podemos adotar a expressão "acontecimento". Acontecer, por
sua vez, vem do latim "contigescere", ou seja, ser ou constituir fato de

importância na vida social ou em outros âmbitos. Assim, levando-se em conta a

correlação existentes entre "eventos & acontecimento", definimos de EVENTO
como iniciativa que tenha o objetivo de reunir pessoas para finalidade diversas,
tais como: comemorações, festividades, intercâmbio de conhecimentos &
experiências, troca de informações, etc.
Portanto, dada a abrangência do termo, evento pode ser uma simples reunião
de negócios ou, até mesmo, um amplo congresso técnico & científico.
Feira
Do latim "feria", ou seja, lugar público onde se expõe e vendem mercadorias
(Novo Dicionário Aurélio da Língua Portuguesa). Definida, ainda como dia de
festa (Enciclopédia Larousse Cultural).
As primeiras informações acerca da realização de Feiras dão conta de que os
fenícios, povo de língua semítica descendente dos cananeus e que já haviam
inventado o alfabeto, eram muito conhecidos no Ocidente, onde estabeleceram
diversos postos de comércio.
Seu verdadeiro progresso correspondeu, contudo, à renovação comercial da
Europa Medieval, onde eram o órgão essencial da vida econômica
internacional.
Congresso
Do latim "congressu". Reunião. Encontro de diplomatas para tratar de
problemas internacionais; Conferência. O corpo ou poder legislativo de uma
Nação; Assembléia; Pariamento. No Brasil, o congresso é constituído pelo
Senado Federal e pela Câmara dos Deputados. Assembléia de delegados para
discutirem assuntos de importância; Conferência (Novo Dicionário Aurélio da
Língua Portuguesa).
Acredita-se que os congressos tiveram origem na Igreja, objetivando unificar e
difundir a linguagem doutrinária da religião, assegurando, entre outros, a
continuidade do poder que detinha principalmente na Idade Média.

NOÇÕES DE GESTÃO EMPRESARIAL
Diretrizes Preliminares
Compreenderão, em resumo, os princípios estabelecidos na organização, no
marketing e nas finanças.
Organização
Essa ação deverá estar baseada num modelo descentralizado, flexível,

integrado e sinérgico.
A empresa deverá liberar e incentivar o pleno exercício dos funcionários,
valorizando as suas qualidades e competência, engajando-os no planejamento
e na realização das atividades em geral, com o mínimo de burocracia e o
máximo de eficácia estratégica.
Marketing
Um dos principais instrumentos serão os conceitos e as práticas do marketing,

que implicarão num conhecimento profundo e extenso do potencial de
realização da empresa, fundamentando de forma relevante a definição e
implementação das tarefas & providências nessa área.
Finanças
Arrecadação com crescimento e desenvolvimento constantes, compatíveis com

a realidade nacional.
Para concretizar essa aspiração, de modo mais independente, será necessária
a incrementação de receitas através da diversificação do escopo de
abrangência dos serviços da empresa.

Conceitos Básicos
-Avaliar e reordenar a oferta dos serviços prestados aos seus clientes, a partir
de uma ampla, profunda e permanente análise dos setores de abrangência da
empresa, numa perspectiva que considere todas as oportunidades disponíveis
no mercado;
-Buscar uma excelência diferencial nos serviços prestados, de modo que não
reproduzam, apenas, os padrões normalmente praticados, mas que incorporem
novos objetivos, métodos, valores e formas de organização;
-Ampliar as ações de marketing para segmentos que representam grande
sinergia com os objetivos comerciais da empresa;
-Sintonizar permanentemente os seus serviços com as exigências de qualidade
e produtividade;
-Atribuir aos demais níveis da empresa uma parte da responsabilidade pelo
desenvolvimento dos serviços e pela obtenção de resultados;
-Adotar procedimentos internos que estimulem a experimentação de novas
formas de administração, operacionalização, etc.;
-Implementar práticas e instrumentos participativos:
-Buscar autonomia gerencial através de um processo de delegação interna
planejada, balizado por planos estratégicos específicos;
-Manter uma estrutura horizontalizada, flexível e integrada, com alto grau de
competência, autonomia e sinergia, para responder com eficiência aos novos
desafios estratégicos;
-Assumir a gestão financeira como compromisso global dos funcionários,
inclusive adotando mecanismos para dimensionar o desempenho de suas
atividades.
SUGESTÃO DE CHECK-LIST PARA EVENTOS
PLANEJAMENTO
- Comercialização de Eventos (prospecção de negócios no mercado

convencional ou em projetos inéditos);

- Contrato de Prestação de Serviços de Organização (modelo padronizado,

detalhes importantes, formas de remuneração claras);
- Estudos Mercadológicos (propostas para a temática, sugestões de data e
local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas);
- Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas
similares, capacidade hoteleira)
- Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado);
- Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos
iniciais);
- Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro
nome);
- Iniciativas integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops,
tutoriais e cursos);
- Esboço do Programa (científico, acadêmico, técnico, social, turístico)
- Cronograma de Atividades (tarefas e providências, responsáveis e prazos);
- Relacionamento "cliente e organizador" - Comissões de Suporte
(organizadora, executiva, técnica e outras);
- Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento
tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias);
- Programação Visual (logomarca oficial, impressos em geral);
- Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área,
publicações especializadas, órgãos públicos);
ORGANIZAÇÃO
- Programa Técnico e Científico (chamadas de trabalhos, comissões

específicas, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos,
planilhas de dias e horários e formatação final);
- Meios e Formas de Divulgação (folhetos e impressos, assessoria de
divulgação, internet, telemarketing, plano de mídia - convencionais e
alternativas);
- Automação de Eventos (sistemas informatizados - gerenciamento,
administração, credenciamento e outros);
- Cadastros Afins (estruturação e atualização);

- Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos);

- Locais de Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais);
- Gerenciamento e Administração (serviços de terceiros, propostas e
orçamentos, contratos em geral, previsão orçamentária);
- Textos e Correspondências (padronização, objetividade, apresentação gráfica,
prazos para respostas);
- Patrocínios, Subvenções e Permutas (fase 2 - projetos e propostas especiais,
visitas, reuniões e acompanhamento, formalização de contratos,
contrapartidas);
- Local do Evento (ordem de serviços e suporte e logística);
- Pessoal de Apoio (recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial,
mestre de cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageiros e outros,
com propostas, contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas);
- Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações,
caneta e formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes,
apostila ou anais, certificado, atestado para carga horária, manual de
orientação);
- Iniciativas Integradas (estruturação, programa de atividades, conferencistas,
infra-estrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística);
- Material de Secretaria (Consumo, permanente, máquinas e equipamentos -
microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para
intercomunicação);
- Conferencistas (Manual de orientação, formulários padronizados para
currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização,
inscrição-cortesia);
- Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados,
opcionais noturnos - agência de turismo oficial);
- Sessões Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmações,
cerimonial);
- Suporte e Logística (slide-desk, sinalização, decoração, serviço médico,
fotografia, filmagem, serviços públicos - policiamento, trânsito, linha de ônibus
extra);
- Exposição Paralela;
- planta-baixa do local;

- montadora oficial dos estandes;

- registro no Ministério da Indústria e Comércio;
- folheto promocional específico;
- regulamento geral e manual do expositor;
- coquetel de lançamento;
- comercialização de estandes;
- equipe de vendas;
- projetos de energia elétrica;
- taxas da Prefeitura Municipal;
- avaliação do Corpo de Bombeiros;
- seguro de responsabilidade civil dos visitantes;
- oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importação
temporária de equipamentos e produtos;
- cronograma de montagem, realização e desmontagem;
- esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing);
- serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores
(credenciamento, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança,
limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões
de desconto, depósito de mercadorias);
- atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações,
catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes);
- aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de
recados, visitas de inspeção de fiscais);
- supervisão e acompanhamento integral.
REALIZAÇÃO
- Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de

orientação, apostilas ou anais);
- Controle e Supervisão das Atividades e Horários e Acompanhamento dos
Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções e do Atendimento Geral
(participantes, autoridades, imprensa, convidados especiais, conferencistas,
salas e auditórios);
- Assessoria aos Membros das Comissões - Confecção e Distribuição (listagem

dos inscritos, certificados, formulários de avaliação);
PÓS-EVENTO
- Elaboração de Relatórios;
- Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade,
órgãos financiadores);
- Cartas de Agradecimento
HIERARQUIA NAS EMPRESAS
Dentro das organizações, em especial naquelas mais formais, com cronograma

estruturado, identifica-se, de modo claro a posição dos executivos. Em
sistemas menos formais, algumas vezes temos dificuldades em organizar
critérios para estabelecer ordens de precedência. Quando isto ocorre, o
profissional que está organizando um evento deve lembrar que cada empresa
tem seu próprio sistema hierárquico, o qual precisa ser observado. Ao lado
desse fato, pode estabelecer normas que formalizam a ordem de precedência,
de modo claro, conforme o tipo de cerimônia que irá se desenvolver.
O anfitrião, geralmente a pessoa de maior importância na empresa, é o ponto

de partida para a formação da ordem de precedência. Alguns critérios podem
auxiliar na escolha dos membros que se posicionarão próximos dele:
- executivos mais ligados ao centro de decisão (ex: vice-presidente, diretores);
- importância das áreas administrativas (ex: diretor industrial, diretor comercial);
- cargos iguais - nesse caso, pode-se estabelecer precedência observando o
tema que gerou o encontro, as idades dos participantes ou o tempo de serviço
prestado na organização;
- assessorias;
- chefes de filiais, etc.
No caso de pessoa de cargo mais baixo, ocupar lugar de destaque, como

homenageada, convidada de honra, convidada especial, autora de algum

trabalho ou obra de arte, deverá ser tratada ou colocada na ordem de

precedência próxima ao anfitrião, já que, naquele momento, seu posto ou cargo
são irrelevantes em relação ao objetivo do evento.
Outras normas podem influenciar na formação de precedência, tais como:

- critério cultural: a precedência é dada a alguém de renomados conhecimento
e alto saber;
- critério de sexo: muito empregado na cultura ocidental, especialmente em
reuniões sociais. Quando a mulher exerce cargo executivo, tal preceito deve
ser desconsiderado, pois vai prevalecer, na hierarquia da empresa, o papel que
exerce;
- critério de antiguidade histórica: determina a precedência de pessoas jurídicas
e de unidades administrativas; pode ocorrer, também, pela antecedência nesse
ou naquele lugar ou unidade; é um médico que cabe na organização de
representantes diplomáticos;
- critério de ordem alfabética: um dos mais práticos, sendo utilizado para
grupos grandes (ex: formaturas, jogos olímpicos).
ROTEIRO PARA ELABORAÇÃO DE PROJETOS e CAPTAÇÃO

DE RECURSOS:
I - ELABORAÇÃO DE PROJETOS
1 – Introdução
2 – O Diagnóstico
3 – O Planejamento
4 – A Implementação
5 – A Execução
6 – O Monitoramento
7 – A Avaliação
1 – Introdução:
A – É um instrumento de Comunicação
B – É um instrumento de planejamento
C – É um instrumento de Gestão
D – É um instrumento de captação de recursos
Ao fazer um projeto devemos informar:
- O que pretendemos fazer ( o objeto do projeto )
- Por que ( Justificativa )

- Para que ( que objetivo esperamos alcançar )

- Para quem ( qual a população alvo, aquela que será beneficiada
)
- Como ( que estratégias/metodologias vamos utilizar )
- Com Que recursos/meios ( Materiais e financeiros )
- Com que pessoas ( os responsáveis pela facilitação do
processo )
- Quando, onde e quanto (vai custar fazer o planejado )
2 – O Diagnóstico:
Exemplo: Antes de decidir montar curso de fabricação de móveis de
bambu, uma fábrica de móveis e uma cooperativa de costureiras, ela teve que
fazer o diagnóstico da realidade do local, por meio de conversas com os
moradores e debates na comunidade percebeu que:
A – Havia um grande número de desempregados
B – Grande parte das pessoas estava desempregada porque não tinha
qualificação profissional adequada
C – Justamente por causa da baixa qualificação, a renda era baixa
D – Havia uma tradição local de fazer móveis e muitas pessoas já
realizavam trabalhavam trabalhos em marcenarias
E – O bambu era muito comum na região
F – Segundo informações obtidas, a procura por móveis de bambu tem
crescido no Brasil
G – A maioria das mulheres tinha experiência em costura e modelagem de
roupas
H – Cada pessoa trabalhava por sua própria conta
I – O município não tinha escolas técnicas profissionalizantes, e para se
fazer um curso as pessoas tinham de se deslocar até uma cidade a 200 km dali
A participação é importante na hora de:

– Levantar os problemas, as informações, as dificuldades e as
expectativas
– Tratar e organizar as informações
– Definir as prioridades ( o que é mais importante para o projeto )
– Tomar as decisões sobre o que é mais adequado fazer
– Dar uma estrutura lógica ao projeto ( a ordem das etapas, o que vem
antes do quê, etc )
4 – A Implementação
As tarefas de implementação variam muito conforme a natureza e o
tamanho do projeto. Algumas delas são listadas a seguir:
A – Levantar os recursos financeiros necessários ( captação de recursos
é um trabalho desta fase de implementação )
B – Obter decisões políticas favoráveis à realização do projeto
C – Preparar e sensibilizar os agentes envolvidos
D – Fazer convites e realizar reuniões preparatórias
E – Definir e selecionar pessoal, montar equipes e definir
responsabilidades
F – Capacitar as pessoas envolvidas para exercerem com competência
suas funções
G – Firmar convênios ou contratos

H – Obter liberação de recursos ou empréstimos

I – Preparar apoio administrativo e logístico ( estrutura ) necessário
J – Levantar todas as informações que darão base legal para as ações
( leis, decretos, portarias, instruções, etc )
L – Selecionar ou elaborar o material de apoio técnico e administrativo a
ser utilizado
M – Tomar providências relacionadas a local dos trabalhos, infra-
estrutura, equipamentos e materiais
N – Efetuar teste-piloto, se necessário
5 – A Execução:
A execução é a etapa da prática, ou seja, de colocar o projeto em andamento.
6 – O Monitoramento:
Monitorar significa acompanhar o andamento dos trabalhos, medindo e
registrando as ações desenvolvidas.
7 – A Avaliação
Nesse caso, os aspectos a serem avaliados são:
A – O gerenciamento do projeto e de que forma ele contribui para o
cumprimento dos objetivos
B – A previsão e o uso adequado dos recursos financeiros
C – A organização e cumprimento do cronograma de atividades
D – A aplicação de métodos e técnicas
E – O dimensionamento do público alvo entre outros
II – Idéias para captação de recursos
Neste capítulo, apresentamos algumas idéias para a captação de recursos. Na

medida do possível, além da descrição de seu funcionamento, você encontrará
instruções para colocar as idéias em prática.
Livro de Ouro
Dica:
É recomendável iniciar o livro com a assinatura de quem certamente doará valores maiores.
Ao ver os valores doados, as demais pessoas serão estimuladas a doar mais.
Esta é uma forma tradicional de coleta de doações. A captação é feita em um

contato pessoal e os doadores registram o valor doado e sua assinatura num
livro.
Como fazer:
- definir uma meta de arrecadação (quanto a Organização espera arrecadar
com a campanha);
- definir uma “equipe de coletores” e listar as pessoas que serão abordadas por
cada um;
- definir o cronograma;
- comprar um caderno de capa dura, com páginas numeradas;

- escrever um texto de apresentação, explicando as razões e objetivos da

coleta de doações;
- estabelecer quem vai recolher as doações;
- fazer a coleta;
- agradecer a todos os que participaram;
- divulgar os resultados da coleta;
- divulgar o que foi feito com o dinheiro arrecadado.
Observações:
Com o Livro de Ouro, é mais difícil obter doações de pessoas que não
conhecemos bem. Em compensação, esse método é barato, fácil de organizar
e o dinheiro é recolhido imediatamente.
Bazar (ou Mercadinho do Usado)
Trata-se de um evento para a venda de produtos (novos ou usados) doados

pela comunidade. O bazar ocorre em duas etapas: primeiro, é feita a
arrecadação dos produtos (por meio de campanha de doação); depois, a venda
dos produtos arrecadados, que acontece no bazar propriamente dito. O
dinheiro arrecadado com as vendas vai para a organização.
Como fazer:
- definir meta de arrecadação;

- definir equipe, funções, responsabilidade e cronograma;
- articular o apoio da comunidade para a realização do evento;
- promover a doação e a coleta de produtos;
- fazer levantamento das doações;
- estabelecer local adequado para o bazar (de fácil acesso, com local para
expor os produtos);
- definir os “vendedores”;
- divulgar o bazar;
- fazer as vendas;
- divulgar os resultados das vendas;
- divulgar o que foi feito com o dinheiro.
Dica
Estabeleça data certa e regular para o bazar acontecer. Exemplo: dias

próximos ao Dia das Mães, ao Natal, a algum evento religioso, etc. Desse
modo, o evento poderá tornar-se tradicional na comunidade e ficará mais
fácil fazer, a cada ano, a arrecadação e a venda dos produtos.
Rifa
A rifa é outra forma tradicional de captação, feita com a venda de bilhetes

numerados para o sorteio de um prêmio (o valor do prêmio deve ser muito
inferior ao que se espera arrecadar).

Como fazer:
- definir equipe, funções, responsabilidades, cronograma;

- estimar (prever) o potencial de venda de bilhetes numerados e estabelecer
meta de arrecadação;
- definir o valor do prêmio e o valor de cada bilhete;
- imprimir os bilhetes numerados, separá-los em blocos e dividir os blocos e
dividir os blocos entre os voluntários para a venda;
- divulgar a rifa e o nome dos vendedores de bilhetes;
- efetuar a venda;
- comprar o prêmio;
- fazer o sorteio em evento público;
Bingo
Evento no qual a arrecadação é feita por meio da venda de cartelas de bingo

(pode-se optar pela venda de ingressos e de comida e bebida durante o
evento).
Como fazer:
- estimar o potencial de arrecadação e definir uma meta baseada nesses

dados;
- definir equipe, funções, responsabilidades e cronograma;
- encontrar local adequado (de acordo com o número de pessoas), com mesas
e cadeiras, banheiros, etc;
- definir valor de venda das cartelas e valor a ser gasto com prêmios;
- definir data e divulgar a realização do evento;
- definir “vendedores” das cartelas;
- adquirir os prêmios e as cartelas;
- descrever tudo que é necessário e preparar o local para o evento (pensar em
como as pessoas serão recebidas instaladas – lembrar das pessoas com
necessidades especiais, dos idosos – na música, no microfone para quem vai
“cantar” os números, na decoração, etc);
- divulgar o que foi com o dinheiro arrecadado.
Jantar almoço ou chá
Evento de divulgação e confraternização, no qual a obtenção de recursos

acontece por meio da venda de ingressos.
Como fazer:
- estimar o potencial de arrecadação e definir uma meta baseada nesses

dados;
- definir o valor de venda dos ingressos;
- definir uma data e divulgar a realização do evento;
- descrever tudo o que é necessário para a realização do evento e preparar o
local (pensar em como as pessoas serão recebidas e instaladas – lembrar das
pessoas com necessidades especiais, dos idosos -, na música, no ponto certo
de gelo na cerveja, etc);
Festa
Evento de diversão coletiva, congraçamento e divulgação. Os recursos podem

ser obtidos pela venda de ingressos e pela venda de bebidas e comidas
durante a festa.
- estimar o potencial de arrecadação e definir meta;
- definir valor de venda dos ingressos;
- definir data e divulgar a realização do evento;
pessoas com necessidades especiais, dos idosos -, na música, na decoração
do ambiente, etc);
- realizar a festa;
- agradecer a todos os que apoiaram e participaram;
- - divulgar os resultados da arrecadação;
Dica:
Assim como o bazar de usados, a festa pode, também, transformar-se em

um evento tradicional na comunidade. Outra possibilidade é tornar a festa
um evento permanente, a acontecer, por exemplo, uma vez por mês. O
evento poder ser também uma ótima ocasião para a realização de outras
ações de captação: venda de produtos, rifas, caixinha de coleta de troco,
etc.
Quermesse (barraquinhas)
As quermesses são um evento coletivo no qual barracas variadas são

instaladas em espaço público para venda de produtos (novos ou usados),
bebidas e comidas, jogos e brincadeiras. Possui, também, duas etapas: a de
arrecadação de produtos para venda e de prendas para as barracas de jogos e
a da realização do evento.

Como fazer:

- promover a doação e a coleta de produtos;
- inventariar as doações (relacionar tudo o que foi doado);
- estabelecer os preços;
- providenciar local adequado (de fácil acesso, com local para expor os
produtos; não esqueça de obter autorização de uso do espaço, se necessário);
- definir os “vendedores” e responsáveis pelas barracas;
pessoas com necessidades especiais, dos idosos -, na música, no microfone,
na decoração, etc.);
- divulgar o evento;
- realizar o evento;
- fazer as vendas;
- providenciar a desmontagem e limpeza do local após o término do evento;
Dica:
As barraquinhas podem ser instaladas no espaço de uma festa pública,

por exemplo. É recomendável que essa atividade de captação também
seja realizada periodicamente.
Caixinha de coleta
É uma caixinha, cofre ou urna para depósito de pequenas quantias de dinheiro.

De modo geral, a caixinha de coleta é instalada junto ao balcão ou caixa de um
estabelecimento comercial (mercearia, padaria, lanchonete, supermercado,
hotel, etc.) para estimular a doação do troco recebido.
Como fazer:

- pedir o apoio de comerciantes;
- fabricar ou adquirir as caixinhas de coleta;
- preparar cartazete ou placa para identificar a caixinha, com informações sobre
os motivos da campanha, a organização responsável e o pedido da
contribuição;
- divulgar a campanha;
- instalar as caixinhas;
- agradecer a todos os que apoiaram e contribuíram;

- divulgar os resultados da arrecadação;

Contribuição do associado
Mensalidade ou anuidade paga pelos associados da organização. Ao se

associar à entidade, a pessoa está dando apoio e aderindo ao trabalho
realizado. A contribuição do associado pode variar conforme o tipo de apoio ou
a natureza da filiação.
Como fazer:

- definir valores e faixas de contribuição;
- definir periodicidade da cobrança (se mensal, bimestral, semestral ou anual);
- elaborar impresso “Ficha de Filiação”;
- definir esquema de cobrança e recebimento (se pessoal ou por meio de
cobrança bancária);
- definir controle contábil;
- redigir correspondência aos associados lembrando da data e da importância
da contribuição e reforçando o vínculo entre a entidade e o associado;
- divulgar os procedimentos de associação à entidade e distribuir fichas de
filiação;
- agradecer a todos os que contribuíram;
Dica:
Crie tipos diferentes de associados, com faixas de contribuição distintas.

Por exemplo: sócio benemérito ou sócio patrocinador, cuja contribuição é
maior do que as demais. Outro procedimento comum entre as
organizações do Terceiro Setor é a figura do sócio-pessoa-jurídica, que
contribui com valores mais altos do que as pessoas físicas. Conforme o
caso, o melhor é trabalhar com o esquema da anuidade, em que as
contribuições são pagas apenas uma vez por ano. É mais fácil de
divulgar, de cobrar e de controlar. Se essa forma de cobrança for muito
cara para os associados (uma anuidade tende a ser bem mais alta que
uma mensalidade), a opção é montar um sistema misto de cobrança:
anual, para os sócios patrocinadores ou os sócios-pessoa-jurídica, e
mensal para os demais associados.
Apadrinhamento
Sistema pelo qual a organização obtém, de pessoas ou instituições, o

compromisso de custeio de alguma atividade ou projeto da organização.
Mediante uma contribuição periódica, o padrinho (ou madrinha) apóia e vincula
seu nome ao trabalho da entidade.

Como fazer:

- definir equipe, responsabilidades e cronograma;
- definir valores e faixas de contribuição;
- definir periodicidade da cobrança (se mensal, bimestral, semestral ou anual);
- elaborar impresso “Ficha de Padrinho/Madrinha”;
- definir esquema de cobrança e recebimento (se pessoal ou por meio de
cobrança bancária);
- definir controle contábil;
- divulgar procedimentos de filiação entidade no sistema de apadrinhamento;
- agradecer a todos os que contribuíram;
- preparar e enviar ao doador certificado de Padrinho/madrinha;
- divulgar o que foi feito com o dinheiro arrecadado;
Dica:
O sistema do apadrinhamento chega a manter grandes organizações no

mundo inteiro. O objetivo do apadrinhamento, ou seja, aquilo que será
“apadrinhado”, vai depender do tipo de ação social da organização. Se a
entidade trabalha com crianças, pode promover uma campanha buscando
padrinhos e madrinhas para cada uma delas. Uma entidade de meio
ambiente pode buscar padrinhos e madrinhas para um canteiro, uma
praça ou um jardim, ou, ainda, para animais ou árvores. Pode-se, ainda,
apadrinhar grupos de pessoas, ruas, construções ou mesmo atividades. A
vantagem desse tipo de iniciativa é que ela realmente compromete o
doador com a causa, uma vez que ele é vinculado fortemente ao objeto de
sua doação. Imagine a sensação de um doador que vê seu nome numa
plaquinha num canteiro de praça (“Canteiro José Moreira”) ou numa sala
de aula (Sala “Ana Silva”) da comunidade. O doador torna-se um parceiro.
Prestação de serviços
Trata-se da oferta e realização de serviços ligados á área de atuação da

organização. Esses serviços podem ser os mesmos que a entidade realiza com
finalidade pública, ou podem ser serviços complementares ou paralelos à
atividade principal. A natureza do serviço e sua capacidade de produzir receita
dependem do tipo de finalidade pública da organização.
Como fazer:

- planejar a oferta do serviço;
- avaliar viabilidade de oferecer o serviço no mercado;
- preparar a organização para a prestação do serviço;


- definir regras e formas de controle para evitar desvios de conduta na
prestação dos serviços;
- divulgar o que foi feito com o dinheiro arrecadado;
Dica:
Uma maneira inteligente de arrecadar recursos dessa forma é combinar a

ação social com a prestação de serviços. Uma organização de base local,
por exemplo, pode criar uma agência de serviços na quais os
profissionais são os membros da própria comunidade: costureiras,
marceneiros, pedreiros, jardineiros, etc. Uma Oscip da área de saúde
pode prestar consultoria para a prefeitura na administração do hospital.
Salas de aulas, auditório e outros espaços próprios da entidade podem
ser alugados para a realização de eventos da comunidade.
Observações importantes:
Como esses serviços visam arrecadar recursos e são cobrados, a
organização deve ter cuidado para não misturar essa atividade com a sua
atividade-fim, para não correr o risco de se tornar uma empresa com
finalidade lucrativa. É preciso imenso cuidado para preservar os
princípios e a credibilidade da organização.
Venda de produtos
Trata-se da comercialização de produtos feitos em projetos da entidade ou

fabricados por terceiros.
Como fazer:

- planejar a venda de produtos;
- avaliar viabilidade de oferecer o serviço no mercado;
- definir esquema de venda (se em loja, de porta em porta, por mala direta ou
por meio de barraca ou estande, etc.);
- definir regras e formas de controle para evitar desvios de conduta na atividade
comercial;
- organizar controle comercial;
- organizar controle contábil;
Dica:
A organização pode criar, em sua sede ou em local de acesso público,

uma lojinha de produtos solidários. Os produtos em exposição podem ser
produzidos pela comunidade, pelos participantes de projetos da

organização ou, ainda, ser obtidos em doações. As experiências de maior

sucesso na comercialização de produtos têm forte apelo social
(geralmente aqueles produzidos pela própria população-alvo da
organização, como o artesanato local, produtos ecológicos, etc.,).
Patrocínio
O patrocínio é uma estratégia pela qual uma empresa, pessoa ou instituição

pública paga ou financia a realização de determinada atividade ou projeto em
troca da divulgação de seu nome ou logomarca.
Como fazer:

- identificar potenciais patrocinadores;
- preparar projeto descritivo da atividade a ser patrocinada;
- contatar patrocinadores;
- celebrar acordo ou contrato de patrocínio;
- inserir nome ou logomarca da organização nas peças de divulgação da
atividade (cartaz, folder, faixa, placa, vídeo, spot de rádio, etc.);
- agradecer aos patrocinadores e todos os que participaram;
- divulgar os resultados da atividade;
“Dia feliz”
Essa forma foi popularizada no Brasil por uma rede de lanchonetes que
instituiu um “dia feliz”, no qual parte das vendas de lanches nesse dia é
destinada a uma entidade de assistência social. O evento pode ser produzido
sem dificuldades em âmbito local.
Como fazer:

- pedir o apoio de comerciantes, que deverão doar parte de sua receita para a
instituição;
- divulgar a campanha;
- realizar o “dia feliz”;
- agradecer a todos os que apoiaram e contribuíram;
Dica:

Em âmbito local, ao invés de fazer o “dia feliz” em um só

estabelecimento, pode-se tentar promover a arrecadação por meio da
movimentação financeira de todo o comércio da cidade. Isso pode ser
feito depois de um acordo com a associação comercial do município e
com os principais comerciantes locais. Exemplo: 2% das vendas de todo
o comércio naquele dia serão revertidos para a Oscip de apoio ao
desenvolvimento local.
Show
Espetáculo musical ou teatral, realizado com artistas locais ou não,

profissionais ou amadores, contratados ou voluntários.
Como fazer;

- providenciar local adequado;
pessoas com necessidades especiais, dos idosos -, na decoração, etc.);
- realizar a venda antecipada de ingressos;
- divulgar os resultados das vendas de ingresso;
Dica:
Essa atividade pode ser combinada com a de patrocínio, em que uma

empresa pode bancar a maior parte dos custos de produção do
espetáculo (passagens, transporte, aluguel do som, etc.). Uma opção é
“vender” o patrocínio na forma de cotas de lugares para o show, como
numa espécie de venda de ingressos para a empresa, que poderia
distribuir as entradas entre os seus empregados. Se for o caso, faça duas
sessões do espetáculo: uma só para convidados (os do patrocinador) e a
outra para o público que pagou pelos ingressos. Atores, músicos e
cantores costumam abrir mão de seu cachê nesse tipo de show: contate,
convença e convide o maior número de “estrelas” e “astros” que você
puder para chamar o público para prestigiar o seu evento.
Gincana
É um tipo de torneio em que equipes competem para cumprir o maior número

de tarefas. Toda a gincana ou algumas tarefas podem ser de arrecadação de
recursos (bens materiais, de modo geral) ou de realização concreta de
atividades de caráter social (plantio de árvores, limpeza de uma praça, coleta
de lixo no parque, etc.).

Como fazer:

- fazer campanha de arrecadação de prêmios;
local (pensar em como as pessoas serão instaladas – lembrar das pessoas
com necessidades especiais, dos idosos -, na música, no microfone, na
decoração, etc.);
- definir as tarefas;
Dica:
Outra vantagem desse tipo de evento é o seu benefício social, por

proporcionar momentos de diversão, lazer e descontração para a
população do município. É fundamental, nesse tipo de evento, envolver
as crianças e, principalmente, os jovens da comunidade.
Leilão de arte
Observações:
A atividade do telemarketing requer bastante cuidado em sua operação. Dependendo do modo
como for realizada, pode, ao invés de trazer benefícios, até mesmo prejudicar a imagem da
organização.
Uma boa opção é somente utilizar esse recurso com aquele grupo de pessoas que já
conhecem a organização e seus projetos e que não vão achar ruim quando receberem um
telefonema inesperado solicitando uma doação.
O telemarketing pode ser usado, ainda, para transmitir informações sobre a entidade ou para
convidar as pessoas para um show, festa ou evento público. Desse modo, deixa de ser um
instrumento meio antipático de obter doações e se torna uma forma de divulgação do nome e
da ação da entidade.
Evento no qual objetos de arte (doados pela comunidade) são vendidos pelo
melhor preço oferecido pelas pessoas presentes.
Como fazer:

- fazer campanha de arrecadação de obras de arte;
pessoas com necessidades especiais, dos idosos -, na música, no microfone,
na decoração, etc.);
- definir as tarefas;

Dica:
Esta atividade também pode ser combinada com as demais: festa,

quermesse, show, patrocínio, etc. Uma boa opção é convidar as empresas
a participar do leilão, garantindo, por exemplo, o lance mínimo de
algumas peças.
Telemarketing
É um sistema de obtenção de doações por meio do telefone. Profissionais

contratados ou voluntários, em nome da organização, fazem telefonemas para
uma amostra da lista telefônica local, apresentando a organização e solicitando
uma contribuição em bens ou dinheiro.
Como fazer:

- definir roteiro com o passo-a-passo da conversa telefônica;
- treinar operadores de telefone;
- definir esquema de cobrança ou coleta das doações;
- preparar carta de agradecimento e recibo;
Referências bibliográficas
ANDRADE, Renato Brenol. Manual de eventos. Caxias do Sul: Educs, 1999.
CORNELL, Tim. Grandes Impérios e Civilizações: O Mundo Egípcio Vol. I. Rio
de Janeiro: Del Prado, 1982.
MARTINS, Ana Maria Santana. Apostila sobre o curso Gestão de Eventos e
Cerimonial. São Paulo, 2000
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. São Paulo: STS, 1999.
NETO, Francisco Paulo de Melo. Marketing de eventos. Rio de Janeiro: Sprint,
1999.

Hino Nacional Hino do Estado do Ceará
Ouviram do Ipiranga as margens plácidas Poesia de Thomaz Lopes

De um povo heróico o brado retumbante, Música de Alberto Nepomuceno
E o sol da liberdade, em raios fúlgidos, Terra do sol, do amor, terra da luz!
Brilhou no céu da pátria nesse instante. Soa o clarim que tua glória conta!
Terra, o teu nome a fama aos céus remonta
Se o penhor dessa igualdade Em clarão que seduz!
Conseguimos conquistar com braço forte, Nome que brilha esplêndido luzeiro
Em teu seio, ó liberdade, Nos fulvos braços de ouro do cruzeiro!
Desafia o nosso peito a própria morte!
Mudem-se em flor as pedras dos caminhos!
Ó Pátria amada, Chuvas de prata rolem das estrelas...
Idolatrada, E despertando, deslumbrada, ao vê-las
Salve! Salve! Ressoa a voz dos ninhos...
Há de florar nas rosas e nos cravos
Brasil, um sonho intenso, um raio vívido Rubros o sangue ardente dos escravos.
De amor e de esperança à terra desce, Seja teu verbo a voz do coração,
Se em teu formoso céu, risonho e límpido, Verbo de paz e amor do Sul ao Norte!
A imagem do Cruzeiro resplandece. Ruja teu peito em luta contra a morte,
Acordando a amplidão.
Gigante pela própria natureza, Peito que deu alívio a quem sofria
És belo, és forte, impávido colosso, E foi o sol iluminando o dia!
E o teu futuro espelha essa grandeza.
Tua jangada afoita enfune o pano!
Terra adorada, Vento feliz conduza a vela ousada!
Entre outras mil, Que importa que no seu barco seja um nada
És tu, Brasil, Na vastidão do oceano,
Ó Pátria amada! Se à proa vão heróis e marinheiros
Dos filhos deste solo és mãe gentil, E vão no peito corações guerreiros?
Pátria amada,Brasil!
Se, nós te amamos, em aventuras e mágoas!
Porque esse chão que embebe a água dos rios
Deitado eternamente em berço esplêndido, Há de florar em meses, nos estios
Ao som do mar e à luz do céu profundo, E bosques, pelas águas!
Fulguras, ó Brasil, florão da América, Selvas e rios, serras e florestas
Iluminado ao sol do Novo Mundo! Brotem no solo em rumorosas festas!
Abra-se ao vento o teu pendão natal
Do que a terra, mais garrida, Sobre as revoltas águas dos teus mares!
Teus risonhos, lindos campos têm mais flores; E desfraldado diga aos céus e aos mares
"Nossos bosques têm mais vida", A vitória imortal!
"Nossa vida" no teu seio "mais amores." Que foi de sangue, em guerras leais e francas,
E foi na paz da cor das hóstias brancas!
Ó Pátria amada,
Idolatrada,
Salve! Salve!
Brasil, de amor eterno seja símbolo

O lábaro que ostentas estrelado,
E diga o verde-louro dessa flâmula
- "Paz no futuro e glória no passado."
Mas, se ergues da justiça a clava forte,

Verás que um filho teu não foge à luta,
Nem teme, quem te adora, a própria morte.
Terra adorada,
Entre outras mil,
És tu, Brasil,
Ó Pátria amada!
Dos filhos deste solo és mãe gentil,
Pátria amada, Brasil!

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Escola Estadual de

Educação Profissional - EEEP

Curso Técnico em Secretariado

Assessora Institucional do Gabinete da Seduc

Coordenadora da Educação Profissional – SEDUC

Tipologia dos Eventos............................................................................................................... 02

Secretariado - Noções de Organização de Eventos 1

Tipologia dos eventos

Antes de tratarmos da classificação dos eventos é importante abordamos

"Evento - atividade dos mais diferentes tipos reunindo pessoas" (ANDRADE,

A classificação dos eventos é muito importante principalmente na hora de

Baseada no autor Cândido Teobaldo de Souza Andrade, em Como administrar

- Reunião coloquial: baseada no entretenimento, no lazer, na aproximação

Competitivas: concurso, torneios, entre outros

Expositivas e Demonstrativas: feira, salão, mostra, exposição, desfile,

Secretariado - Noções de Organização de Eventos 2

No tópico acima, apresentamos uma forma de fácil compreensão para

Na realidade o mais importante destas classificações é ter a informação correta

Quanto à definição dos eventos encontramos uma forma didática de se definir

Conferência: é uma reunião formal, em que um especialista desenvolve

Congresso: são reuniões promovidas por entidades de classe ou associações

Convenção: é o esforço de um determinado agrupamento social. Normalmente

Secretariado - Noções de Organização de Eventos 3

homogeneização de procedimentos, comportamentos ou informações.

Fórum: destinado exclusivamente às pessoas que dominem o assunto a ser

Inauguração: é um evento formal de alta representatividade social, e portanto,

Mesa redonda: técnica utilizada por pequenos grupos comprometidos com um

Palestra: uma pessoa, conhecida como palestrante, se propõe ou concorda em

Recepção: simpática reunião, rápida e simples de se organizar e de baixo

Reunião: é o encontro de duas ou mais pessoas para o exercício de alguma

Seminário: destinado a pessoas que apresentem praticamente o mesmo nível

Sessão de autógrafo: é o encontro do autor de um livro com o seu público.

Secretariado - Noções de Organização de Eventos 4

Simpósio: os expositores debatem os assuntos com o público assistente,

Solenidade: normalmente é um evento que consegue concentrar muitas

Workshop: na verdade, trata-se de uma Loja de Trabalho, cuja finalidade é

Quando tratamos de eventos baseados nas reuniões coloquiais sociais, como

Além do bom planejamento, o sucesso do brunch está no equilíbrio entre os

Além do seu conceito empresarial, o brunch é utilizado socialmente em finais

Secretariado - Noções de Organização de Eventos 5

Almoço ou jantar: evento utilizado para comemorações, confraternizações e

Breakfast: é o desjejum ou café da manhã forte, normalmente informal e sadio.

Coquetel: é um tipo de reunião social prática e rápida, em que as pessoas

Surgir: ser pontual é ponto de honra na vida social;

SUGESTÃO DE ESTRUTURA DE PLANO

O planejamento será apresentado sob a forma de plano, que é um instrumento

Secretariado - Noções de Organização de Eventos 6

Esse documento, escrito de modo claro, ordenado e objetivo, disciplinado e

Secretariado - Noções de Organização de Eventos 7

A organização de eventos é trabalhosa e de grande responsabilidade. Acontece

Objetivos: devem ser considerados como geral e específicos. É onde

Públicos: é a quem se destina o evento, determinando se externo, interno ou

Estratégias: consiste naquilo que serve de atração para o público de interesse

Recursos: são todos os humanos, materiais e físicos que serão utilizados no

Implantação: é a descrição dos procedimento, desde a aprovação do projeto

Fatores condicionantes: são fatos, decisões e acontecimentos aos quais o

Acompanhamento e controle: é a determinação de quem e como será feita a

Avaliação: é feita após o evento em forma de relatório para ser entregue a

Secretariado - Noções de Organização de Eventos 8

O Decreto no 83.186, de 19 de fevereiro de 1979, contém as normas do

- A precedência dos governadores é determinada pela ordem cronológica da

Secretariado - Noções de Organização de Eventos 9

cabe ao Chefe da Missão residente determinar.