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Noções de Organização
de Eventos
Governador
Cid Ferreira Gomes
Vice Governador
Domingos Gomes de Aguiar Filho
Secretária da Educação
Maria Izolda Cela de Arruda Coelho
Secretário Adjunto
Maurício Holanda Maia
Secretário Executivo
Antônio Idilvan de Lima Alencar
SUMÁRIO
Todo o evento nada mais é do que uma forma de reunião: "a reunião
caracteriza-se como o embrião de todos os tipos de eventos. Trata-se do
encontro de duas ou mais pessoas, a fim de discutir, debater e solucionar
questões sobre determinado tema relacionado com suas áreas de atividade".
(MEIRELLES,1999,pág.30).
Ainda sobre a reunião podemos dizer também que se assemelha com eventos,
pois precisa ser planejada, ter convite, infra-estrutura e relatório para poder
acontecer e atingir os objetivos.
Quanto à classificação por categoria, NETO (1999, p. 25), retrata uma gama de
eventos, podendo assim ser resumido: Eventos especiais, de participação,
permanentes, esporádicos, únicos, de oportunidade, de massa, de nicho,
promocionais de marca, promocionais de produtos e serviços, locais,
regionalizados e globais.
Dados de identificação:
1) Nome do evento:
2) Data e Local:
3) Horário:
4) Públicos:
5) Coordenação geral
6) Comissões:
- Membros
- Tarefas
- Coordenação
7) Objetivos do Evento
8) Justificativas
9) Atividades a serem desenvolvidas
10) Recursos:
- Humanos
- Materiais
- Financeiros
- Disponíveis
11) Patrocínios/Apoios
12) Divulgação
13) Custos;
Anexos (sugestões)
- Relação de prováveis convidados
- Relação de autoridades
- Relação de recursos operacionais
- Cronogramas
- Modelos diversos
PLANEJAMENTO DE EVENTOS
Orçamento previsto: deve ser feito detalhadamente. É dele que virão os recursos
financeiros necessários para o pagamento dos recursos humanos e materiais. Caso se
busque patrocínio, apoio, permuta, deverá ser dividido em cotas para serem negociadas
com os interessados.
PRECEDÊNCIAS
3) concursos;
4) competições esportivas;
5) lançamento de benefícios aos empregados ou à suas famílias, tais como
bolsas de estudo ou cursos de aperfeiçoamento;
6) inauguração de clubes desportivos ou associações recreativa para
empregados;
7) convenções internas;
8) datas especiais, tais como Dia das Mães, Dia dos Pais, Dias das Crianças,
Natal, Ano Novo, Páscoa ou alguma outra data específica do calendário da
empresa.
1) visitação pública;
2) inauguração de interesse público;
3) comemoração de datas cívicas;
4) exposições (fixas e itinerantes);
5) concursos para o público externo;
6) organização e financiamentos de grupos artísticos e culturais;
7) adoção de praças e escolas;
8) patrocínio para clubes, hospitais e creches;
9) criação de movimentos ecológicos ou outros voltados para o bem da
comunidade;
10) criação de cursos para alfabetização de adultos.
Ratificando o que já foi dito, estas indicações não esgotam possibilidades. Elas
apenas buscam sugerir situações que podem ser exploradas em benefício de
quem as promove, já que, quando bem planejados e executados, os eventos
certamente propiciam bons dividendos.
CONVITES
Devem conter os elementos básicos, que são: quem convida, tipo de evento,
mencionar se houver presença de personalidade, local, data, hora, indicar que
A entrega deve ser com antecedência de dez dias para os convites formais;
para os menos formais oito dias, por meio de: entrega direta, oficio ou correio.
R.S.V.P.
R.S.V.P
Data
Data mal escolhida pode malograr o encontro. Para que isso não ocorra, os
organizadores devem verificar se no dia ou mês escolhido existe outro evento
Calendário/Programa
Temário
É a determinação prévia dos temas que serão abordados. Deve ser claro,
redigido em linguagem objetivo e direta, transcrevendo o que realmente vai ser
debatido ou estudado. É importante que, ao lado da clareza, o assunto seja
enfocado de tal forma que atraia o participante, apresentando atualidade e
despertando interesse. Será apresentado ao público com antecedência, a fim
de facilitar agendamentos e garantir participações.
Participantes
Está é uma das mais importantes figuras do evento. Estando fora do debate,
têm por função apresentar os membros da mesa, controlar o tempo que
dispõem e ordenar as perguntas feitas pela assistência, orientando a discussão
para que não fuja do tema principal. Pela sua responsabilidade, deve ser
escolhido entre as pessoas capazes e discretas, que saibam se impor sem
atritos e com elegância.
Custos
setor.
Enfim, a capacitação profissional não vem atendendo de maneira satisfatória a
demanda gerada pelo expressivo número de eventos.
PROFISSIONALIZAÇÃO
ENSINO
Evento
A origem da palavra é do do latim "eventu", onde dentre os conceitos
apresentados podemos adotar a expressão "acontecimento". Acontecer, por
sua vez, vem do latim "contigescere", ou seja, ser ou constituir fato de
Feira
Do latim "feria", ou seja, lugar público onde se expõe e vendem mercadorias
(Novo Dicionário Aurélio da Língua Portuguesa). Definida, ainda como dia de
festa (Enciclopédia Larousse Cultural).
As primeiras informações acerca da realização de Feiras dão conta de que os
fenícios, povo de língua semítica descendente dos cananeus e que já haviam
inventado o alfabeto, eram muito conhecidos no Ocidente, onde estabeleceram
diversos postos de comércio.
Seu verdadeiro progresso correspondeu, contudo, à renovação comercial da
Europa Medieval, onde eram o órgão essencial da vida econômica
internacional.
Congresso
Do latim "congressu". Reunião. Encontro de diplomatas para tratar de
problemas internacionais; Conferência. O corpo ou poder legislativo de uma
Nação; Assembléia; Pariamento. No Brasil, o congresso é constituído pelo
Senado Federal e pela Câmara dos Deputados. Assembléia de delegados para
discutirem assuntos de importância; Conferência (Novo Dicionário Aurélio da
Língua Portuguesa).
Acredita-se que os congressos tiveram origem na Igreja, objetivando unificar e
difundir a linguagem doutrinária da religião, assegurando, entre outros, a
continuidade do poder que detinha principalmente na Idade Média.
Diretrizes Preliminares
Compreenderão, em resumo, os princípios estabelecidos na organização, no
marketing e nas finanças.
Organização
Marketing
Finanças
Conceitos Básicos
-Avaliar e reordenar a oferta dos serviços prestados aos seus clientes, a partir
de uma ampla, profunda e permanente análise dos setores de abrangência da
empresa, numa perspectiva que considere todas as oportunidades disponíveis
no mercado;
-Buscar uma excelência diferencial nos serviços prestados, de modo que não
reproduzam, apenas, os padrões normalmente praticados, mas que incorporem
novos objetivos, métodos, valores e formas de organização;
-Ampliar as ações de marketing para segmentos que representam grande
sinergia com os objetivos comerciais da empresa;
-Sintonizar permanentemente os seus serviços com as exigências de qualidade
e produtividade;
-Atribuir aos demais níveis da empresa uma parte da responsabilidade pelo
desenvolvimento dos serviços e pela obtenção de resultados;
-Adotar procedimentos internos que estimulem a experimentação de novas
formas de administração, operacionalização, etc.;
-Implementar práticas e instrumentos participativos:
-Buscar autonomia gerencial através de um processo de delegação interna
planejada, balizado por planos estratégicos específicos;
-Manter uma estrutura horizontalizada, flexível e integrada, com alto grau de
competência, autonomia e sinergia, para responder com eficiência aos novos
desafios estratégicos;
-Assumir a gestão financeira como compromisso global dos funcionários,
inclusive adotando mecanismos para dimensionar o desempenho de suas
atividades.
PLANEJAMENTO
ORGANIZAÇÃO
REALIZAÇÃO
PÓS-EVENTO
- Elaboração de Relatórios;
- Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade,
órgãos financiadores);
- Cartas de Agradecimento
I - ELABORAÇÃO DE PROJETOS
1 – Introdução
2 – O Diagnóstico
3 – O Planejamento
4 – A Implementação
5 – A Execução
6 – O Monitoramento
7 – A Avaliação
1 – Introdução:
A – É um instrumento de Comunicação
B – É um instrumento de planejamento
C – É um instrumento de Gestão
D – É um instrumento de captação de recursos
Ao fazer um projeto devemos informar:
- O que pretendemos fazer ( o objeto do projeto )
- Por que ( Justificativa )
4 – A Implementação
As tarefas de implementação variam muito conforme a natureza e o
tamanho do projeto. Algumas delas são listadas a seguir:
A – Levantar os recursos financeiros necessários ( captação de recursos
é um trabalho desta fase de implementação )
B – Obter decisões políticas favoráveis à realização do projeto
C – Preparar e sensibilizar os agentes envolvidos
D – Fazer convites e realizar reuniões preparatórias
E – Definir e selecionar pessoal, montar equipes e definir
responsabilidades
F – Capacitar as pessoas envolvidas para exercerem com competência
suas funções
G – Firmar convênios ou contratos
5 – A Execução:
A execução é a etapa da prática, ou seja, de colocar o projeto em andamento.
6 – O Monitoramento:
Monitorar significa acompanhar o andamento dos trabalhos, medindo e
registrando as ações desenvolvidas.
7 – A Avaliação
Nesse caso, os aspectos a serem avaliados são:
A – O gerenciamento do projeto e de que forma ele contribui para o
cumprimento dos objetivos
B – A previsão e o uso adequado dos recursos financeiros
C – A organização e cumprimento do cronograma de atividades
D – A aplicação de métodos e técnicas
E – O dimensionamento do público alvo entre outros
Livro de Ouro
Dica:
É recomendável iniciar o livro com a assinatura de quem certamente doará valores maiores.
Ao ver os valores doados, as demais pessoas serão estimuladas a doar mais.
Como fazer:
- definir uma meta de arrecadação (quanto a Organização espera arrecadar
com a campanha);
- definir uma “equipe de coletores” e listar as pessoas que serão abordadas por
cada um;
- definir o cronograma;
- comprar um caderno de capa dura, com páginas numeradas;
Observações:
Com o Livro de Ouro, é mais difícil obter doações de pessoas que não
conhecemos bem. Em compensação, esse método é barato, fácil de organizar
e o dinheiro é recolhido imediatamente.
Como fazer:
Dica
Como fazer:
Bingo
Como fazer:
Como fazer:
dados;
- definir equipe, funções, responsabilidades e cronograma;
- articular o apoio da comunidade para a realização do evento;
- encontrar local adequado (de acordo com o número de pessoas), com mesas
e cadeiras, banheiros, etc;
- definir o valor de venda dos ingressos;
- definir uma data e divulgar a realização do evento;
- descrever tudo o que é necessário para a realização do evento e preparar o
local (pensar em como as pessoas serão recebidas e instaladas – lembrar das
pessoas com necessidades especiais, dos idosos -, na música, no ponto certo
de gelo na cerveja, etc);
- divulgar os resultados das vendas;
- divulgar o que foi feito com o dinheiro arrecadado.
Festa
Dica:
Quermesse (barraquinhas)
Como fazer:
Dica:
Caixinha de coleta
Como fazer:
Contribuição do associado
Como fazer:
Dica:
Apadrinhamento
Como fazer:
Dica:
Prestação de serviços
Como fazer:
Dica:
Venda de produtos
Como fazer:
Dica:
Patrocínio
Como fazer:
“Dia feliz”
Essa forma foi popularizada no Brasil por uma rede de lanchonetes que
instituiu um “dia feliz”, no qual parte das vendas de lanches nesse dia é
destinada a uma entidade de assistência social. O evento pode ser produzido
sem dificuldades em âmbito local.
Como fazer:
Dica:
Show
Como fazer;
Dica:
Gincana
Como fazer:
Dica:
Leilão de arte
Observações:
A atividade do telemarketing requer bastante cuidado em sua operação. Dependendo do modo
como for realizada, pode, ao invés de trazer benefícios, até mesmo prejudicar a imagem da
organização.
Uma boa opção é somente utilizar esse recurso com aquele grupo de pessoas que já
conhecem a organização e seus projetos e que não vão achar ruim quando receberem um
telefonema inesperado solicitando uma doação.
O telemarketing pode ser usado, ainda, para transmitir informações sobre a entidade ou para
convidar as pessoas para um show, festa ou evento público. Desse modo, deixa de ser um
instrumento meio antipático de obter doações e se torna uma forma de divulgação do nome e
da ação da entidade.
Evento no qual objetos de arte (doados pela comunidade) são vendidos pelo
melhor preço oferecido pelas pessoas presentes.
Como fazer:
- divulgar o evento;
- realizar o evento;
- agradecer a todos os que apoiaram e participaram;
- divulgar os resultados da arrecadação;
- divulgar o que foi feito com o dinheiro arrecadado.
Dica:
Telemarketing
Como fazer:
Referências bibliográficas
ANDRADE, Renato Brenol. Manual de eventos. Caxias do Sul: Educs, 1999.
CORNELL, Tim. Grandes Impérios e Civilizações: O Mundo Egípcio Vol. I. Rio
de Janeiro: Del Prado, 1982.
MARTINS, Ana Maria Santana. Apostila sobre o curso Gestão de Eventos e
Cerimonial. São Paulo, 2000
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. São Paulo: STS, 1999.
NETO, Francisco Paulo de Melo. Marketing de eventos. Rio de Janeiro: Sprint,
1999.
Terra adorada,
Entre outras mil,
És tu, Brasil,
Ó Pátria amada!
Dos filhos deste solo és mãe gentil,
Pátria amada, Brasil!