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ORGANIZAO SECRETARIADO

DE

EVENTOS:

DIFERENCIAL

DO

Amanda Goin1 Elades Lovizon2

Resumo: Este artigo discute a atuao do profissional de Secretariado Executivo na realizao de eventos, e os benefcios que estes geram para as suas respectivas organizaes. O presente trabalho foi desenvolvido por meio de pesquisas bibliogrficas, as quais demonstram a importncia da organizao de eventos nas empresas. Alm disso, salienta os benefcios do planejamento e do estabelecimento de passos a serem seguidos na sua realizao, bem como identifica as habilidades no profissional da rea secretarial que o torne apto a desempenhar as funes necessrias para a execuo destes acontecimentos com praticidade e agilidade. Com isso trazendo excelentes resultados organizao, como fechamento de contratos de grande valor e estreitamento das relaes dessa com seus clientes, fornecedores, mdia e pblico em geral. Dessa forma, os eventos tornaram-se algo rotineiro e de extrema relevncia no ambiente corporativo, pois quando bem organizados salientam os diferenciais que a empresa possui em relao a seus concorrentes.

Palavras chaves: Eventos. Organizaes. Secretrio Executivo.

Event organization: The Secretarial Difference Abstract: This article discuss the practice of the Secretarial Executive profession in the realization of events and the benefits generate by them in their respective organizations. The present work has been developed by bibliographical research that demonstrates the importance of the event organization in companies. It also emphasizes the benefits of planning and establishing steps to be followed into its execution, as well as identify the skills in the professional of the secretarial area to provide him/her to carry out the necessary functions in the execution of such occasions in a practical and active way. As a result, it brings excellent outcomes to the management, such as closing a highly valuable contract as well as narrowing relations with clients, suppliers, media and general public. This way, the events became something like a routine and extremely relevant to the corporative environment, since when well organized they emphasize the differential that the company has when compared to its competitors. Key-words: Events Organizations Executive Secretary.

Acadmica do curso de Secretariado Executivo Bilngue UPF. 98966@upf. br Acadmica do curso de Secretariado Executivo Bilngue UPF. 98980@upf. br Mestra em desenvolvimento, Especialista em Pedagogia Empresarial e em Gesto Secretarial, Bacharel em Secretariado Executivo Bilngue, Professora e pesquisadora do curso de Secretariado Executivo Bilnge UPF. gdaniela@upf.br
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Introduo

A organizao de eventos uma atividade que traz inmeros benefcios empresa, pois seu objetivo divulgar a imagem da instituio e estreitar seus relacionamentos com os clientes, fornecedores e pblico em geral. Esta atividade vem crescendo muito no mercado, de maneira que, sejam realizados com um grau cada vez maior de sofisticao e criatividade, exigindo assim profissionais bem preparados. Com isso, pretende-se analisar a importncia da realizao de eventos pelas organizaes,bem como a maneira de desenvolv-los, afim de que estes atinjam as finalidades pr-estabelecidas. Alm de demonstrar caractersticas que o profissional da rea secretarial possui para o desenvolvimento dessa atividade, de modo que venha a facilitar a sua introduo nessa rea. Assim, inicialmente ser feita uma breve anlise histrica dos eventos, bem como a conceituao dos mesmos; no segundo tpico sero relatados os passos a serem seguidos no planejamento, na execuo e na sua avaliao. A seguir, relatam-se os benefcios que os eventos trazem para o negcio da empresa e finalmente o quarto tpico analisa a atuao do profissional de SEB na rea de organizao de eventos.

1 Evoluo e definio de eventos

O ser humano, desde as civilizaes antigas, sempre demonstrou interesse por viver situaes de descoberta, pois se deslocava de uma localidade a outra para tratar de assuntos de interesse coletivo. Segundo Rodrigo Nora a data do primeiro evento aconteceu em 776 a.C. na Grcia antiga, com a realizao da primeira olimpada em homenagem a Zeus, a partir da as competies que eram de carter esportivo, passaram a ser realizadas de 4 em 4 anos, intercalando-se com o acontecimento de outros eventos dedicados a outros deuses, de maneira que estruturou-se o que hoje chamamos de Calendrio de Eventos permitindo assim de todos gregos realizassem uma viagem uma vez ao ano. Por fim, em 56 a.C., aconteceu o ltimo evento da idade antiga, a Conferncia de Luca, que pretendia reconciliar dois rivais, Pompeu e Crasso. No Brasil, segundo registros do Ministrio da Indstria e Comrcio, a organizao de eventos surgiu com a realizao de feiras ao ar livre, as quais possuam

semelhanas com as que ocorriam na idade mdia, onde os comerciantes montavam barracas para vender seus produtos. A mais famosa desta poca acontecia no Largo da Glria, no Rio de Janeiro, a qual com o passar do tempo foi sendo melhorada at atingir a estrutura das atuais exposies. (MATIAS, 2007) O primeiro acontecimento realizado no Brasil, em um local apropriado para a realizao de eventos foi um baile de carnaval, em 1849. Porm, somente em 1950 que houve a expanso deste setor e como conseqncia o surgimento das primeiras entidades e associaes especializadas no planejamento e execuo desta rea. (MATIAS, 2007) O grande impulso para a ascenso do mercado de eventos ocorreu a partir do sculo XX, com o surgimento do automvel e dos transportes areos, que encurtaram distncias com rapidez e conforto, facilitando a troca de bens e servios entre naes, tornando as viagens exclusivamente de passeios com interesses profissionais. (MATIAS, 2007) Devido a sua vasta trajetria e aos inmeros conhecimentos deixados, os eventos adquiriram diversas caractersticas, de cunho social, econmico e poltico, identificando cada povo e sua respectiva poca. Dessa forma, sua realizao uma necessidade nas relaes humanas, pois possibilita a integrao social entre pessoas e a ampliao de seus relacionamentos. Com isso, o homem h muito tempo organiza e participa de uma srie de acontecimentos como reunies, palestras, feiras, entre outros, tornando-se algo rotineiro em suas vidas. Com o exposto, percebe-se que um evento pode ser um passo importante para a divulgao e o crescimento de uma empresa no mercado de trabalho. Portanto, para melhor entender sua contribuio no mundo corporativo, precisamos defini-lo. Sendo evento um fato que desperta curiosidade, pois independente de sua abrangncia e padro tem por objetivo divulgar algo novo no mercado atraindo olhares de todos os consumidores. Por isso, deve ser devidamente planejado a fim de manter ou elevar o conceito de uma empresa perante seu pblico de interesse.

Segundo Giacaglia (2006, p.3),

estes acontecimentos so definidos no dicionrio Aurlio como sucesso tem como caracterstica principal proporcionar uma ocasio extraordinria ao

encontro de pessoas, com a finalidade especfica a qual constitu o tema principal do evento e justifica sua realizao.

Para tanto, nessas ocasies que a organizao fica exposta a um grande pblico sendo fundamental a realizao de um trabalho srio e competente, evidenciando de maneira clara os objetivos que pretende alcanar. Com isso, Gicomo afirma que evento um componente do mix da comunicao que tem por objetivo minimizar esforos, fazendo uso da capacidade sinrgica da qual dispe o poder expressivo no intuito de engajar pessoas numa idia ou ao (apud MATIAS, 2007, p.81). Veloso (2001, p.3) apresenta o seguinte conceito, os eventos e as cerimnias constituem-se em meios de estabelecer a comunicao aproximativa entre pessoas e pblicos de organizaes governamentais e privadas. Tornando-se uma oportunidade para que estas exponham seus pontos fortes diante de seu pblico alvo, a fim de cativlo e fideliz-lo a sua marca. Devido a isso, como afirma Cesca (2008, p.15) o evento est sendo reconhecido pelas organizaes em geral como mais uma forma de se divulgar e fortalecer a marca e a imagem, conceito perante os diversos pblicos, principalmente o consumidor. Sendo considerado um processo eficaz, quando se consegue transmitir de maneira clara e objetiva as metas que se pretende alcanar, independente do nmero de pessoas e do ramo das organizaes envolvidas nesses acontecimentos. Por fim, conforme o apresentado, cada autor expe sua definio sobre o que evento, mas todos salientam que o seu objetivo principal a busca constante pela satisfao e fidelizao dos clientes, bem como a projeo de uma boa imagem, tanto de seus produtos e servios como de seus gestores, no concorrido mercado global.

2 Passos a serem seguidos na organizao de eventos

Para que as etapas pr-estabelecidas na realizao de um evento sejam seguidas e as metas propostas atingidas e tragam resultados positivos necessrio seguir um roteiro, como salienta Veloso (2001, p.39),

a organizao de eventos obedece a uma seqncia lgica pontuada por procedimentos. As primeiras questes a se formalizar so a natureza do evento, o pblico a quem se destina em quanto importa o investimento financeiro. O custo benefcio entra como fator decisivo para se realizar ou no o evento.

Percebe-se, que a organizao de eventos uma tarefa minuciosa e trabalhosa que exige um grande grau de conhecimento e responsabilidade de quem atua na rea, pois acontece em tempo real e qualquer falha comprometer o conceito que a empresa pretende apresentar. Com isso, para que um planejamento atinja os objetivos e torne-se vlido necessrio que seja criterioso e englobe alguns tpicos, que segundo Cesca (2008) so, objetivos, pblicos, estratgias, recursos, implantao, fatores

condicionantes, acompanhamento e controle, avaliao e oramento. Nos objetivos, sero considerados os gerais e especficos que determinaram o que se pretende com o evento, ao estudar o pblico ser analisado a que se destina o evento, se ser direcionado a um pblico alvo ou a participantes em geral. Em seguida, ser desenvolvida estratgias que atraiam o pblico a participar. Na definio dos recursos utilizados sero estabelecidos os fatores humanos que podem ser, mestre de cerimnia, recepcionistas e garons, bem como fatores materiais, como folders, convites e decorao, alm de fatores fsicos, local onde se realizar o evento. No roteiro de trabalho ser feito a descrio de todas as atividades, com a previso de datas para a execuo das mesmas, as que devero ser realizadas antes, durante e aps o evento, bem como as decises a serem tomadas. Ao trmino do evento ser realizado uma avaliao em forma de relatrio, com o objetivo de prestar contas a quem solicitou a organizao, bem como o detalhamento de todos os recursos financeiros utilizados para a realizao do mesmo, mensurando assim se o evento atingiu as metas propostas. Assim, como expe Antoni (2004, p.13), o desenvolvimento de vantagens competitivas permite que as organizaes obtenham performace superior em relao de seus concorrentes, atravs de um maior valor agregado junto aos clientes. Por isso, toda dedicao no planejamento (pr), organizao (trans) e avaliao (ps) ser fundamental para que a empresa saliente seus diferenciais e aumente o nmero no quadro de seus consumidores.

3 Os eventos nas organizaes

Os eventos esto se tornando cada vez mais essenciais a vida econmica das empresas, uma vez que contribuem para a divulgao e a consolidao da imagem institucional e comercial da organizao, de modo que o concorrido mercado, bem como a decisiva dependncia da opinio pblica obrigam as empresas a promoverem eventos cada vez mais atrativos e eficazes. Os eventos tambm trazem o benefcio de obter novas informaes sobre o mercado e a concorrncia, fazer novos contatos comerciais, j que ali encontram-se revendedores, fornecedores e prestadores de servio, facilitando novas parcerias comerciais e tecnolgicas. Lynch (Apud Giacaglia 2006, p.9) concorda que o evento onde fornecedores de servios e produtos contatam a rede de varejo, de atacado e distribuidores que vem para ver novos produtos procurar por novos fornecedores de produtos... Atravs de eventos bem preparados a empresa consegue atrair, manter e recuperar seu conceito, alm de promover a interao e atrair novos clientes e auxiliar na apresentao dos produtos da empresa ao mercado, uma vez que, pelo fato dos eventos serem dirigidos, conseguem em pouco tempo, atingir boa parte do pblico alvo (GIACAGLIA, 2006). Para Giacaglia, os eventos tm a finalidade de atualizao profissional tcnica: Muitos profissionais e consumidores recorrem aos eventos para se atualizarem com relao s novas tendncias mercadolgicas, sejam elas tecnolgicas ou comerciais.(2006 ,p .9). Uma caracterstica dos eventos que no geram tantos custos como na venda pessoal com a propaganda e as demais formas de comunicao. Kotler e Armstrong (apud Giacaglia, 2006 p.11) compararam os custos nos Estados Unidos entre feiras e visitas de vendas e concluram que:

A mdia de custo de uma feira, por visitante (incluindo exibies, viagens pessoais, gastos com salrios e custos de promoes, de US$87 menos do que a mdia de custos de visitas de vendas industriais.

Concluiu-se ento, que apesar das participaes em eventos atingirem uma quantidade menor de pessoas se comparadas propaganda e a publicidade, elas so mais eficazes em torn-los em reais pedidos, o que comprovou a efetividade do elemento promocional. Giacaglia (2006, p.11) diz que os eventos trazem comprovadamente resultados mais eficientes do que a propaganda que, por muitos anos e at recentemente, dominou o mercado de comunicao e a preferncia das empresas na aplicao de seus recursos de comunicao. Sendo assim, nota-se que os eventos so muito importantes vida da organizao e por isso uma das atividades que mais crescem nas empresas de grande, pequeno e mdio porte seja em reas de varejo, atacado, indstria, comrcio ou servios (GIACAGLIA, 2006). Para Matias (2007) a organizao de eventos uma atividade que vem crescendo muito em todo o mundo, tornando-se uma importante fonte econmica e gerando inmeros benefcios sociais. Segundo Paulo Celso Bruin, estima-se que existam 6000 empresas promotoras e organizadoras de eventos no Brasil, sejam de grande, pequeno ou de mdio porte, alm das milhares de entidades, instituies, empresas e rgos que executam seus eventos com pessoal e recursos prprios. Celso tambm relata que foram realizadas no Brasil, no ano de 1999, 70000 feiras, exposies, congressos, seminrios, convenes, simpsios e iniciativas similares movimentando cerca de 5,5 milhes de reais. Estes valores poderiam ser maiores se as organizaes tivessem conscincia das reais vantagens deste elemento de divulgao de marca. O que justifica as empresas pouco estarem explorando a atividade de organizao de eventos o fato de desconhecerem o retorno que ela oferece na sua relao de custo/beneficio (CESCA, 1997), alm de se ter uma bibliografia muito reduzida e o pouco que se encontra escrito sobre eventos no tem preocupao de voltar seus estudos para a rea organizacional. Cesca (1997, p.10) fala dos resultados de uma pesquisa realizada com empresas na cidade de Campinas, So Paulo:

As organizaes no exploram todas as possibilidades de eventos como atividade formadora de opinio pblica favorvel; no h, no Brasil, uma definio quanto ao profissional que detm a organizao de eventos como atividade prpria; reduzida a bibliografia sobre organizao de eventos voltada para a rea organizacional.

Percebe-se ento, que a organizao de eventos uma rea que muitos benefcios trazem empresa, de maneira que, estes potencializam sua imagem como instituio, bem como aproxima os colaboradores com seu ambiente externo.

4 O profissional de secretariado executivo e a gesto de eventos

Como se tem visto, os eventos esto ganhando, cada vez mais, destaque no disputado mercado global, recebendo mais recursos e importncia estratgica dos administradores. Edson Crescitelli diz que como consequncia, o nvel de exigncia quanto criatividade e qualidade de execuo fica cada vez maior, obrigando os organizadores a apresentarem graus de profissionalismo cada vez mais elevados. A organizao de eventos requer dos profissionais envolvidos uma formao que venha a facilitar seu trabalho nesta funo to importante vida das organizaes (CESCA, 1997) e o profissional de secretariado que tm habilidades tcnicas especficas se torna o profissional mais bem preparado pra desempenhar essa funo, Sabino e Rocha (2004, p.94), argumentam que:

A secretria tem um grande desdobramento das suas atividades. Ela pode contribuir na organizao e mtodos da empresa, pode organizar eventos, pode fazer levantamentos e relatrios, capacitada para intermediar relaes e mediar conflitos, alm da gama de atividades tcnicas de redao, traduo, informtica, arquivos etc.

Nota-se assim, que muito se espera do profissional de secretariado executivo bilnge, de modo que este deve ter em seu perfil caractersticas de assessoria, capacidade de atuao junto aos gestores; empreendedorismo, criao e implantao de solues que auxiliem o trabalho de toda a equipe; consultoria, identificando na cultura organizacional questes a serem melhoradas e apresentando maneiras de resolv-las e de gesto que a auxiliam na criao e no desenvolvimento de suas atividades de maneira que atinja os objetivos almejados. (SABINO; ROCHA, 2004) Em razo das necessidades do mercado que vive em busca de pessoal diferenciado e cada vez mais qualificado, o secretrio, um profissional gil e flexvel,

com uma postura voltada ao auto-desenvolvimento, que busca a aprendizagem sempre e trabalha em total interao com o ambiente externo (ANTONI, 2004), o profissional dentro da empresa que ficar responsvel pelo planejamento e organizao dos eventos. Para Giacaglia (2006, p.20), sua atuao pode ser comparada ao de um maestro:
Ele ser, em ltima anlise, o responsvel pela atuao da orquestra. Alm de deter a viso do conjunto, conhece a partitura e a atuao especifica de cada membro, tem a experincia e a sensibilidade para exigir de cada um a sua melhor performance, no momento adequado, possuindo ainda as condies tcnicas e investindo com autoridade para coordenar o trabalho de todos.

Esta atividade requer ento, profissional que seja investigativo e que tenha conhecimento dos fatos, que seja tambm cuidadoso, observador e objetivo, alm de ter domnio das tcnicas de pesquisa e da tecnologia, ser paciente e tolerante para analisar as hipteses e admitir os erros. (BARRETTO, 1991). A organizao de eventos exige dos envolvidos criatividade e viso para superar as expectativas dos participantes oferecendo servios e atendimentos eficientes, pois s assim produziro os efeitos econmicos e sociais positivos esperados. Para se organizar um evento, o secretrio e os profissionais envolvidos faro um planejamento, um estudo aprofundado do contexto presente da empresa, bem como quais so os objetivos especficos e complexos que a organizao pretende alcanar com a sua realizao. Para Barreto o planejamento requer compreenso dos problemas e distribuio harmnica das especialidades, requer conhecimentos. (1991, p.11) Na etapa de execuo o secretrio far a coordenao de todo o processo de evento, bem como o acompanhamento e direcionamento da equipe durante o procedimento para que no ocorram imprevistos no decorrer do mesmo. No ps-evento, esse profissional juntamente com sua equipe faro um levantamento dos dados obtidos e um relatrio dos gastos, como prestao de contas a organizao, informando os resultados alcanados. Percebe-se assim que ao planejar um evento, a secretria dever fazer uso de suas habilidades de gestora, promovendo, gerenciando,organizando e coordenando todas as atividades e pessoas nele envolvidas, de maneira que todo o planejamento seja seguido com rigor e eficincia, com o uso de tecnologias adequadas que a auxiliem no seu desenvolvimento viabilizando assim sua concretizao com sucesso e superando as expectativas.

Consideraes Finais

Este artigo destacou a necessidade das organizaes inclurem em suas tarefas de divulgao a realizao de eventos, pois estes so o centro de encontro das empresas que procuram novos mercados, que investem em novas alianas e geram uma grande quantidade de negcios, o que mostra que o mercado de eventos tornou-se um ramo muito dinmico e lucrativo. No contexto atual, h a idia da irreversibilidade, ou seja, a cada momento surge no mercado um novo produto lanado pela concorrente, necessrio que as empresas busquem desenvolver estratgias para expor e vender seus produtos com agilidade e eficcia, tornando-se os eventos atividades de extrema relevncia nesse processo, pois quando bem organizados so uma fonte segura de propaganda e formao de opinio favorvel a cerca de determinado objeto/servio, fazendo com que esses sejam consumidos atingindo assim as expectativas esperadas. Ao mesmo tempo em que frisamos a importncia dos eventos para a empresa, tambm queremos deixar bem clara a necessidade de profissionais bem preparados para o desempenho destas funes, pois promover, gerenciar, organizar e coordenar eventos so atividades complexas que exigem experincia e formao especfica, esta presente no currculo do profissional de secretariado executivo, de modo que somente quem apresenta um padro de qualidade compatvel com as exigncias do mercado e excelncia no planejamento e execuo sobrevivero. Por fim, exige-se cada vez mais que as organizaes busquem um diferencial para se destacarem de seus concorrentes, sem dvida a qualidade, o preo baixo e uma boa publicidade ajudam e muito a empresa no seu desempenho, mas vem-se notando que os eventos esto trazendo inmeros benefcios s corporaes que os promovem, pois divulgam seu compromisso com a sociedade e aproximam o pblico interno aos consumidores, alm de auxili-las a conquistar novos mercados e realizar melhores parcerias, tornando-se um diferencial no concorrido mercado global.

Referncias:

ANTONI, Verner Luis. Orientao para o mercado e performace: uma proposta de um modelo preditivo para o ensino superior. Passo Fundo: UPF, 2004.

BARRETTTO, Margarita. Planejamento e organizao em turismo. 6 ed. Campinas, SP:Papirus, 1991.

BRUIN, Paulo Celso. Disponvel em: <http://www.secretariando.com.br/eventos/even01.htm>. Acesso em: 02 maio 2010

CESCA, Cleuza Gertrude Gimenes. Organizao de eventos: manual para planejamento e execuo. 9.ed. So Paulo: Summus, 2008.

CESCA, Cleuza Gertrude Gimenes. Organizao de eventos: manual para planejamento e execuo. So Paulo: Summus, 1997.

CRISCITELLI,

Edson.

Disponvel

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GIACAGLIA, Maria Ceclia. Organizao de eventos: teoria e prtica. So Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006.

MATIAS, Marlene. Organizao de eventos: procedimentos e tcnicas. 4 ed. Barueri, SP: Manole, 2007.

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VELOSO, Dirceu. Organizao de eventos e solenidades. Goinia: AB, 2001.