EVENTOS ESTRATGICOS EM RELAES PBLICAS

Prof Ms. Ethel Shiraishi Pereira O setor de eventos no Brasil formado, predominantemente por micro e pequenas empresas, gera 2,9 milhes de postos de trabalho, R$ 37 bilhes de renda - que representa 3,1% do PIB nacional e R$ 4,2 bilhes em impostos, em 320 mil eventos anuais. Estes dados foram levantados entre janeiro e novembro de 2001 pelo SEBRAE Servio Brasileiro de Apoio s Micro e Pequenas Empresas, em parceria com o Frum Brasileiro dos Convention & Visitors Bureau, tendo como principal objetivo apresentar sociedade a importncia deste segmento de mercado para a economia do Pas.

Para Jlio Srgio de Maya Pedrosa Moreira, Diretor-Presidente do SEBRAE, as informaes obtidas no I Dimensionamento Econmico da Indstria de Eventos no Brasil so necessrias para que possibilite investimentos em turismo, pois sem informao, torna-se bastante complicado planejar e, sem planejamento, gerir qualquer atividade passa a ser questo de talento ou, pior, de sorte.

Os eventos atuam como difusores de conhecimento e so um meio de comunicao entre as organizaes e seus pblicos de interesse. A organizao de eventos uma atividade fascinante que atrai cada vez mais profissionais pela forma de atuao que permite a quebra de rotina, o conhecimento e a interao com uma diversidade de assuntos, reas e pblicos, alm da realizao imediata ao final de cada evento.

Relaes pblicas e os eventos Mesmo que no se identifique com as atividades pertinentes ao planejamento e organizao de eventos, o profissional deve dominar os conceitos que os caracterizam pois estar permanentemente exposto a eles, seja como participante, organizador ou patrocinador. Muito mais do que gostar de fazer eventos, o relaes pblicas deve compreender os mecanismos que os transformam num poderoso instrumento,

visando utiliz-lo de maneira eficaz, no momento mais adequado e de acordo com os preceitos ticos da profisso.

Para muitos, participar do processo de concepo, planejamento e organizao de um evento uma experincia apaixonante. Antes de abordar os aspectos estratgicos que envolvem a questo, gostaria de apresentar alguns fatores que, em minha opinio, motivam as pessoas a atuar na rea:

O evento um momento nico. Quem o promove sabe que ele gera expectativas em todos os pblicos envolvidos. Todos esperam que ele seja um sucesso. Para isso, o processo de planejamento requer o mximo de ateno e envolvimento para que nada escape do controle, uma vez que, para o organizador, no existe uma segunda chance. Esta sensao de tudo ou nada coloca a reputao do profissional sob os holofotes e o sucesso do evento passa a ser o sucesso do prprio organizador.

O evento permite observar a reao do pblico. O evento um veculo quente. Por conta de suas caractersticas muito particulares, o evento provoca as mais diversas reaes em seus participantes. Estas reaes podem ser observadas no momento exato em que acontecem. Nos diversos anos de atuao na profisso de Relaes Pblicas, pude perceber, atravs dos eventos, os mais diversos tipos de reaes: sentimentos de unio, emoo e felicidade, muitas vezes so compartilhados com raiva, estresse e tenso. Algumas provocadas intencionalmente outras que se manifestam de maneira espontnea, surpreendendo a todos. De qualquer forma, muito mais que as palavras, os gestos nos dizem muitas coisas. Quando bem planejado, o evento permite estabelecer com os pblicos um canal de comunicao de mo dupla, cumprindo plenamente seu papel.

O evento permite receber respostas imediatas. Ao trmino de cada evento, podemos receber o to esperado feedback a respeito dos esforos empreendidos no sentido de melhorar o relacionamento das organizaes

com seus pblicos de interesse. Na maioria das vezes, percebemos que vale a pena investir nesta estratgia.

Considerando que evento constitui-se em veculo de significativa importncia no mix de comunicao (HAMAN in KUNSCH, 1997, p. 107), torna-se importante apresentar os conceitos que o caracteriza como uma ferramenta estratgica de Relaes Pblicas.

A Associao Brasileira de Relaes Pblicas define a profisso como sendo a atividade e o esforo deliberado, planejado e contnuo que visa estabelecer e manter a compreenso mtua entre uma instituio pblica ou privada e os pblicos aos quais esteja direta ou indiretamente ligada1.

Em sua Resoluo Normativa N

43, de 24 de agosto de 2002, o

CONFERP Conselho Federal de Profissionais de Relaes Pblicas define desta forma as funes e atividades privativas do Profissional de Relaes Pblicas, nos termos da Lei 5.377 e de seu Regulamento:
(...) uma filosofia administrativa organizacional, com funes administrativas de direo e de comunicao, independentemente de nomenclaturas de cargos e funes que venham a ser adotadas. As Relaes Pblicas caracterizam-se pela aplicao de conceitos e tcnicas de comunicao estratgica, com o objetivo de atingir de forma planificada os objetivos globais e macro-objetivos para a organizao; comunicao dirigida, com o objetivo de utilizar instrumentos para atingir pblicos segmentados por interesses comuns; comunicao integrada, com o objetivo de garantir a unidade no processo de comunicao com a 2 concorrncia dos variados setores de uma organizao .

Alm destas conceituaes, considero importante destacar o trabalho desenvolvido, no decorrer das ltimas dcadas, pelos pesquisadores americanos James E. Grunig e Todd Hunt. Com o intuito de obter um referencial terico sobre as relaes pblicas, a dupla analisou a prtica norte-americana e identificou quatro modelos de Relaes Pblicas. So eles:

ANDRADE, C.T.S. Guia Brasileiros de Relaes Pblicas. Novo Hamburgo, Faculdade de Comunicao Social/FEEVALE, 1981. 2 CONFERP Conselho Federal de Profissionais de Relaes Pblicas. Resoluo Normativa N 43. Braslia, 2002.

O primeiro modelo o imprensa/propaganda que visa publicar notcias sobre a organizao e despertar a ateno da mdia. O segundo modelo o de informao pblica, caracterizado como jornalstico, pois dissemina informaes relativamente objetivas por meio da mdia geral e de meios especficos.

O terceiro modelo o assimtrico de duas mos, que inclui o uso da pesquisa e outros mtodos de comunicao. Vale-se desses instrumentos para desenvolver mensagens persuasivas e manipuladoras.

O quarto modelo o simtrico de duas mos, em que h uma busca de equilbrio entre os interesses da organizao e dos pblicos envolvidos. Baseia-se em pesquisas e utiliza a comunicao para administrar conflitos e melhorar o entendimento com os pblicos estratgicos (GRUNIG in KUNSCH, 1997 p. 110-111).

Em

entrevista

concedida,

em

1999,

revista

Comunicao

Empresarial, Grunig esclarece sobre a pesquisa que realizou com a International Association of Business Communicators (IABC) sobre a busca da excelncia em Relaes Pblicas. Com este estudo, Grunig conclui que:
(...) existe uma correlao entre a prtica estratgica e simtrica das Relaes Pblicas e alcanar efeitos de comunicao no curto prazo e manter relacionamentos de longo prazo com qualidade. A explicao para este relacionamento bvia: organizaes que se comunicam eficazmente com seus pblicos desenvolvem melhores relacionamentos porque a administrao e os pblicos entendem uns aos outros e porque ambos tm chances menores de se comportar de maneira que traga conseqncias negativas nos interesses do outro. Entrevistas em profundidade com os melhores departamentos de Relaes Pblicas excelentes mostrou que a boa comunicao muda comportamentos tanto no pblico quanto na 3 administrao e, portanto, resulta em bons relacionamentos .

Conceber, criar, planejar, implantar e avaliar eventos e encontros institucionais que tenham carter informativo para construir e manter imagem , de acordo com a Resoluo Normativa N 43, considerada uma das funes do profissional de Relaes Pblicas.

DAMANTE, N.; NASSAR, P. Gerando Comunicao Excelente. Revista Comunicao Empresarial, So Paulo, N 33, quarto trimestre, 1999.

O evento em si, de acordo com o professor Roberto Porto Simes, um instrumento de Relaes Pblicas e pode ser definido como um acontecimento criado com a finalidade especfica de alterar a histria da relao organizaopblico, face as necessidades observadas. Caso ele no ocorresse, a relao tomaria rumo diferente e, certamente, problemtico (SIMES, 1995, p. 170). Porto Simes considera o evento como um canal de dupla via, porque, normalmente, durante o acontecimento, h uma reunio de representantes da organizao e do pblico, o que favorece a troca de idias e de informaes (SIMES, 1995, p. 170).

Na viso de Cristina Gicomo, evento tem por objetivo minimizar esforos, fazendo uso da capacidade sinrgica da qual dispe o poder expressivo no intuito de engajar pessoas numa idia ou ao (GICOMO, 1993, p.45).

O evento pode ser utilizado como um recurso estratgico de comunicao dirigida pois permite segmentar o pblico de interesse e dirigir-lhe mensagem especfica, ou seja, agregar pessoas em torno de uma idia. Para Joo De Simoni,
a grande fora de um evento reside no envolvimento que ele permite. A atmosfera criada, a ateno despertada, a curiosidade, a predisposio de esprito, tudo enfim conduz a um envolvimento coletivo apropriado que condiciona positivamente o participante e que nenhum outro recurso de promoo consegue fazer (FERRACCI, 1997, p. 70).

Com base nestes referenciais tericos, podemos afirmar que a atividade de planejamento e organizao de eventos deve ser norteada pelos preceitos das Relaes Pblicas, transformando-se em ferramenta estratgica capaz de otimizar objetivos e gerar benefcios s organizaes que os promovem.

Eventos orientados para o mercado - Com as mudanas ocorridas na sociedade4, no final do sculo XX (globalizao, avanos tecnolgicos, valorizao do esprito de cidadania, etc), vimos surgir um novo tipo de empresa

Conceitos sobre sociedade afluente podem ser encontrados em artigo produzido por Mitsuru Yanaze para o livro Obtendo Resultados com Relaes Pblicas, So Paulo: Pioneira, 1997.

que, para competir neste novo mercado, direciona seu foco nos clientes e passa a adotar uma nova filosofia empresarial, fundamentada nos conceitos de marketing5.

Este novo comportamento empresarial provocou o incio de um perodo de reflexo sobre o futuro das relaes pblicas. A discusso continua em pauta, porm, observa-se que a profisso passou a ser concebida a partir de um novo enfoque, o mercadolgico, conforme ressalta Fbio Frana em seu artigo Relaes Pblicas viso 2000:
Relaes Pblicas no puramente institucional. tambm uma atividade mercadolgica na medida em que estabelece as formas de relacionamento com o mercado e, ao mesmo tempo, cria melhores oportunidades de vendas, gerando um clima de negcios, de compreenso, de aceitao da empresa e de seus produtos pela projeo que relaes pblicas faz de um conceito positivo da empresa, de seus produtos e de seus negcios (FRANA in KUNSCH, 1997 p. 10).

Hoje, somos capazes de entender, com clareza, a relao existente entre o marketing e as relaes pblicas. Mitsuru Yanaze estabelece esta correlao da seguinte forma: marketing propicia empresa localizar seus mercados e definir objetivos e estratgias para alcan-los. Relaes Pblicas planeja e executa aes que visam melhorar as relaes da empresa com seus pblicos (mercados) (YANAZE in KUNSCH, 1997, p. 55).

Se a filosofia das relaes pblicas se moderniza, suas ferramentas tambm precisam ser repensadas para no correr o risco de perder seu espao. por meio de seus instrumentos de trabalho que o profissional de comunicao consegue tornar tangvel os conceitos que pretende formar a respeito da organizao para a qual presta seus servios.

Considerando que evento uma ferramenta de relaes pblicas, focada para o negcio e integrante de um processo de comunicao excelente, temos que estar atentos para alguns aspectos:
Para Kotler, o conceito de marketing afirma que a chave para atingir os objetivos da organizao consiste em determinar as necessidades e os desejos dos mercados-alvo e satisfaz-los mais eficaz e eficientemente do que os concorrentes (KOTLER, 1993, p.46).
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O fortalecimento da imagem institucional de uma organizao ganha destaque na batalha pela diferenciao das marcas. Philip Kotler atribui s relaes pblicas a tarefa de auxiliar as organizaes na construo de uma imagem corporativa que se projete favoravelmente sobre os seus produtos. Ele complementa:
desenvolver uma imagem forte para uma marca ou para uma empresa necessrio criatividade e esforo. A imagem no pode ser implantada na mente do pblico da noite para o dia, nem divulgada por um veculo de mdia isolado. A imagem deve fazer parte de todas as comunicaes da empresa e ser mostrada repetidamente. (KOTLER, 1993, p. 361-362).

Desta forma, no podemos mais classificar os eventos de acordo com seus objetivos promocionais ou institucionais. Sobre este conceito, o professor Wilson da Costa Bueno comenta:
a idia equivocada de se distinguir o esforo de formao de imagem daquele que se associa venda de produtos e servios no tem mais sentido, se que efetivamente o teve em algum tempo, pois marca, produto e imagem de uma empresa, como se sabe, compartilham o mesmo DNA empresarial. Logo, no se justifica pensar, para uma empresa ou entidade, a implementao ou a manuteno de estruturas e/ou filosofias distintas para dar conta dessas vertentes. Fazer isso seria afrontar o conceito de comunicao integrada (BUENO, 2003, p. 10).

Os eventos devem, tambm, ser concebidos de acordo com o enfoque mercadolgico. O planejamento do evento deve, portanto: 1. estar baseado nos preceitos estabelecidos no planejamento estratgico da organizao; 2. atender s necessidades do seu pblico de interesse; 3. colaborar para um melhor posicionamento da organizao no mercado em detrimento de seus concorrentes.

Os organizadores de eventos precisam estar sintonizados com os novos conceitos de mercado para no transformar a prtica desta atividade numa ao auto-predatria. Matria veiculada na Folha de So Paulo6 em 29 de dezembro de 2002, mostra que quando as festas so promovidas sem levar em considerao os tpicos acima, acabam sendo substitudas por outras formas de

Hora da Recompensa. Caderno de Empregos Folha de So Paulo. 29/12/02, p. 2-3.

motivao do pblico interno. No avaliar o contexto mercadolgico, o clima da organizao e as necessidades dos colaboradores pode fazer com que a empresa no atinja seus objetivos.

Quando os eventos so estratgicos - Podemos afirmar que a atividade de planejamento e organizao de eventos atingiu o amadurecimento necessrio para se firmar como uma reconhecida e eficiente estratgia de relaes pblicas s organizaes. Mas, para que de fato essa afirmao se configure, preciso que os mesmos sejam planejados com este intuito. Torna-se necessrio, tambm, que a organizao promotora do evento, crie condies favorveis prtica do planejamento das relaes pblicas excelentes.

Para o professor de relaes pblicas da Universidade de Maryland, nos Estados Unidos, James E. Grunig, as relaes pblicas excelentes so praticadas por organizaes que adotam o modelo simtrico de duas mos, ou seja:
a viso mais moderna de relaes pblicas, em que h uma busca de equilbrio entre os interesses da organizao e dos pblicos envolvidos. Baseia-se em pesquisas e utiliza a comunicao para administrar conflitos e melhorar o entendimento com os pblicos estratgicos (KUNSCH, 1997 p. 110-111).

As pesquisas desenvolvidas por Grunig, indicam que o modelo simtrico de duas mos a abordagem mais tica de relaes pblicas e que o modelo eficaz quando aplicado realizao dos objetivos da organizao. O professor norte-americano complementa dizendo que as relaes pblicas simtricas propiciam um foro para o dilogo e a discusso de questes que levaro a resultados divergentes em razo de participarem pessoas com diferentes valores e pontos de vista (GRUNIG, 2003, p. 88).

A relao existente entre o modelo simtrico de duas mos com os eventos explicada por Porto Simes em seu livro Relaes Pblicas: Funo Poltica. O autor classifica eventos como um instrumento misto
pois permitem o intercmbio de informaes atravs de um mesmo canal. So tcnicas ou canais de dupla via, perfeitos para realizarem a comunicao no seu sentido de processo e resultado, o que os torna

particularmente adequados consecuo do objetivo essencial das Relaes Pblicas: a legitimao (SIMES, 1995 p. 162).

Por seu carter abrangente, os eventos so instrumentos capazes de viabilizar e estimular o dilogo de maneira simtrica. Quando planejados para este fim, colaboram para a obteno de objetivos diversos dentro das organizaes que, nas ltimas dcadas, foram pressionadas a investir em aes de relacionamento com seus pblicos de interesse, alm promover suas marcas, produtos e servios em busca de maior competitividade. Com relao a este tema, Waldyr Gutierrez Fortes nos lembra que o conceito e a constatao da existncia de pblicos que podem afetar os objetivos das empresas fazem com que as organizaes precisem das Relaes Pblicas (FORTES, 2003, p. 58).

Para que os eventos sejam estratgicos, eles devem estar sintonizados com os objetivos gerais e expectativas da organizao. Devem ser planejados como parte integrante de um processo de comunicao que visa a excelncia. Ao planejar eventos estratgicos, de acordo com o modelo simtrico de duas mos, o profissional relaes pblicas se destaca dos demais organizadores, existentes no concorrido e crescente mercado de eventos, pelo fato de ser capaz de criar conceitos e elaborar mensagens coerentes com o pensamento da organizao.

Desta forma, os eventos colaboram para a valorizao das relaes pblicas e permitem ao profissional exercer a atividade de maneira tica e condizente com seu papel social, ou seja, promover o dilogo e a compreenso mtua entre as organizaes e seus diversos pblicos de interesse. Estabelece relacionamentos, fortalece a imagem institucional e justamente por este motivo, agrega valor ao marketing das organizaes.

1. DEFINIES DE EVENTO Evento um acontecimento programado que gera expectativa e necessidade de retorno institucional e/ou promocional. considerado um instrumento de Marketing, pois dinamiza o mercado, motivo pelo qual deve ser entendido como um produto, com finalidades especficas. (Mrio Chamie)

a execuo do projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organizao junto ao seu pblico de interesse.

um acontecimento programado previamente, que tem por objetivo minimizar esforos para o engajamento de um determinado pblico ou grupo a uma idia no mesmo tempo e lugar. (Cristina Gicomo)

Evento a realizao de um ato comemorativo, com finalidade mercadolgica ou no, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu pblico-alvo.

Evento a soma de aes previamente planejadas com o objetivo de alcanar resultados definidos junto ao seu pblico-alvo.

Evento qualquer fato que pode gerar sensao e, por isso, ser motivo de notcia, seja esta de cunho interno ou externo (MELO NETO, Francisco)

Evento uma mdia alternativa, composto que forma a imagem da marca, tornando em algo tangvel, palpvel.

Evento um mecanismo de comunicao, utilizado em Relaes Pblicas como elemento de formao de opinio pblica sobre determinado assunto, produto, instituio ou servio.

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2. PERFIL DO ORGANIZADOR DE EVENTO Organizar um evento uma atividade que requer eficincia com rapidez e organizao baseada em mtodos. Os inmeros detalhes que devem ser relacionados e providenciados nas diversas fases de sua organizao exigem extrema ateno no gerenciamento das atividades. Palavras chaves sobre o perfil de personalidade e habilidades a serem desenvolvidas pelo profissional envolvido, direta ou indiretamente, na organizao e administrao de eventos:

2.1. Traos de personalidade Empatia Liderana Segurana Disciplina Flexibilidade Pacincia Pr Atividade

2.2. Habilidades a serem desenvolvidas Responsabilidade Bom senso Raciocnio rpido Preparo Fsico Criatividade Conhecimento tcnico e global (viso gerencial)

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3. RELACIONAMENTO COM CLIENTES Evento uma atividade sazonal para a maioria das empresas. Por este motivo, muitas empresas optam por terceirizar7 o trabalho de planejamento e organizao de seus eventos.

3.1. O que o cliente espera do organizador? Informaes rpidas e precisas. Ele gosta de manter o controle da situao; Lealdade por parte da assessoria; Liberar-se de atividades operacionais para se dedicar sua atividade fim; Quer participar do processo de planejamento do evento; Ser bem atendido.

3.2. O cliente precisa: Confiar na assessoria; Ser parceira da assessoria; Informar assessoria todos os acontecimentos e nunca omitir informaes.

3.3. O organizador deve: Assessorar o cliente fornecendo informaes; Conhecer o funcionamento das atividades para saber orientar o cliente; Conquistar credibilidade e criar vnculos com o cliente; Estabelecer claramente as atividades que ir desenvolver no decorrer do trabalho. Quais custos esto previstos ou no para o desenvolvimento das atividades. Elaborar, sempre que possvel, um contrato de prestao de servio.

De acordo com Djalma de Pinho Rebouas de Oliveira, terceirizao o processo administradom de tranferncia, para terceiros, de atividades que no constituem a essncia tecnolgica dos produtos e servios da empresa, pois envolvem tecnologias de pleno domnio do mercado e, por conseqncia, no consolidam quaisquer vantagens competitivas, quer sejam tecnolgicas ou comerciais, alm de contriburem para o aumento dos custos fixos da empresa (OLIVEIRA, 2004, p. 187)

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4. TERMINOLOGIA DE EVENTOS Entender e dominar a terminologia so fatores importantes para o profissional, uma vez que a diversificao dos tipos de eventos e tambm das formas de atuao so inmeras neste mercado.

4.1. Promotor de Eventos Pessoa fsica ou jurdica responsvel pela existncia do evento enquanto criao e quanto ao risco financeiro.

4.2. Organizador de Eventos Empresa ou profissional especializado que presta servios de assessoria, planejamento e organizao geral ou parcial a eventos.

4.3. Prestador de Servios - fornecedor Empresa ou profissional especializado em fornecer produtos ou servios para eventos. Exemplos: locao de equipamentos, brindes, buffets, recepcionistas, agncias de viagem e turismo, intrpretes, grficas etc.

4.4. Patrocinador Entidades ou empresas independentes que atravs da contribuio de recursos financeiros ou materiais, colaboram para a realizao do evento, visando benefcios de marketing institucional ou de produtos.

4.5. Apoiador Entidades ou empresas independentes que atravs de contribuio de recursos financeiros ou permutas de materiais e/ou servios colaboram para realizao do evento.

4.6. Clientes So as entidades de classe (associaes, sindicatos, federaes) e seus membros; as empresas privadas, rgos governamentais, universidades, as agncias de

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promoo e demais instituies que, direta ou indiretamente, interferem na escolha do local do evento, no perfil e definem a contratao de fornecedores de servios e produtos para a realizao do evento.

4.7. Benefcio Todo e qualquer tipo de retorno para a empresa investidora. Seja de mdia, pblico, venda etc.

5. CLASSIFICAO DE EVENTOS Os eventos dividem-se em duas classes bsicas: os que geram retorno institucional formando ou fortalecendo conceitos favorveis imagem do promotor e consequentemente despertando o interesse do pblico alvo em conhecer um determinado produto, servio ou idia; e os que geram retorno promocional (comercial) visando lucro ou benefcio ao promotor do evento.

As caractersticas de um evento no so rgidas e absolutas, dependem das estratgias de Marketing e comunicao adotadas, motivo pelo qual consideramos que os eventos so predominantemente institucionais ou promocionais.

5.1. Motivo Sempre h uma razo que justifique a realizao dos eventos, seja ela de negcios, de turismo, de integrao etc. Podemos classific-los como eventos de calendrio promocional, de oportunidade ou de circunstncias, conforme segue:

5.1.1. Calendrio Promocional Geralmente so eventos de grande porte que necessitam de planejamento e organizao mais elaborados, pois envolvem processos de compra e venda de cotas de patrocnio, divulgao, movimentao recursos financeiros e humanos. Os eventos de calendrio devem sofrer melhorias a cada edio. Recomenda-se que o profissional de organizao de eventos conhea os principais eventos de calendrio existentes, sejam eles governamentais,

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associativos ou privados. Como exemplos citamos a Bienal, a Copa do Mundo, o Carnaval, o Natal, as Olimpadas.

Obs: Comemorao de dias especficos, tais como aniversrio da empresa, natal, dia das secretrias entre outros podero fazer parte do calendrio de eventos das empresas.

5.1.2. Oportunidade Podem derivar de fatos de calendrio ou acontecimentos histricos, momentos polticos, esportivos, sociais, coletivos, em funo de uma fase. So nicos, esperados e geralmente de mdio porte. Exemplo: Eventos em comemorao aos 500 anos de descobrimento do Brasil.

5.1.3. Circunstncia So inesperados e imediatos. Geralmente dirigidos a um pequeno pblico alvo e de pequena durao. Exemplo: venda de automveis a U$ 1,25 evento de circunstncia, pois o cliente, no momento da crise cambial, no podia pagar mais.

Podem, ainda, serem classificados por:

5.2. Gnero De acordo com gnero da organizao que promove o evento: privada, pblica ou mista.

5.3. Dimenso Mundial Quando o evento rene participantes de todos os continentes. Internacional Quando pelo menos 20% dos participantes so provenientes de, no mnimo, dois continentes. Latino-Americano Quando pelo menos 20% dos participantes so provenientes de quatro pases da Amrica Latina. Nacional Quando o evento rene participantes de todo o territrio nacional.

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Regional Quando o evento rene participantes de uma determinada regio do Pas. Local Quando o evento rene somente participantes de uma mesma localidade.

5.4. Espcie Sociais, culturais, esportivos, virtuais, ecolgicos, religiosos, cvicos, polticos, de lazer, de entretenimento etc.

5.5. Porte Pequeno (at 500 pessoas), mdio (at 1.000 pessoas), grande (at 5.000 pessoas) ou Mega Evento (acima de 5.000 pessoas).

5.6. Tipo de pblico Aberto Liberado a qualquer tipo de pblico. Misto Liberado ao pblico em geral em determinados dias ou horrios e ao pblico especfico em dias e horrios especiais. Fechado Destinado somente para pblico especfico.

6. TIPOLOGIA DE EVENTOS

Leitura recomendada: CESCA, Cleuza G. Organizao de Eventos Manual para Planejamento e Execuo So Paulo: Summus, 1997 p. 11-40 GIACAGLIA, Maria Ceclia Organizao de Eventos teoria e prtica So Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003 p. 39-64

6.1. Eventos Isolados So eventos restritos a determinadas pessoas, fechados neles mesmos. Exemplos:

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6.1.1. Concursos Competies que estimulam o interesse de seus participantes em torno de uma organizao e suas polticas. Diversos critrios devem ser estabelecidos para o seu perfeito funcionamento, como por exemplo, a criao de regulamento, formao do corpo de jurados, premiao, criao do nome do concurso, entre outros. Pode ser dirigido a pblico interno ou externo. Vale ressaltar que o regulamento a pea bsica para o sucesso de um concurso. Ele definir todos os itens (incio, durao, nmero de participantes, critrios de participao e de julgamento) para sua perfeita implantao. Deve estar registrado no Ministrio da Fazenda.

6.1.2. Programas de Visitas So eventos que consistem na recepo de grupos de pessoas em empresas que buscam aproximao com o pblico de interesse. Requer a elaborao de uma programao especfica com objetivo de divulgar a organizao. A Ford promoveu um programa de visita fbrica, dirigido aos sucessores dos Distribuidores da marca, com o objetivo de apresentar a sua linha de produo e proporcionar conhecimentos necessrios para a gesto dos negcios da famlia. A programao possua durao de um dia, iniciando com a recepo do grupo por parte dos gerentes de reas, apresentao sobre os processos de produo de veculos, seguida por um roteiro de visitas linha de produo. Aspectos de segurana eram observados e o horrio do almoo utilizado como momento de descontrao e esclarecimento de dvidas. Outra forma de realizar um programa de visitas a adotada por uma empresa fabricante de azulejos, que possui um show-room no bairro dos jardins em So Paulo. Durante uma feira de negcios do setor em que atua, ao invs de investir na montagem de um estande, optou por receber seu pblico de interesse em seu prprio endereo, oferecendo servio de traslado do Anhembi at o local.

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6.2. Eventos Expositivos So eventos que expem publicamente produtos e servios com a finalidade de divulgar e/ou vender. Exposies, Mostras, Feiras e Sales compem os quatro modelos de evento expositivo e possuem caractersticas prprias, conforme segue:

6.2.1. Exposio Evento que rene vrios expositores para apresentao de obras de arte, produtos ou servios para pblico especfico ou no. um evento fixo com objetivos especficos de divulgao, ou seja, no ocorre comercializao no local de exposio.

6.2.2. Mostra sempre pequena e itinerante. Divulga, cria conceitos e vende imagem. simultnea, ocorrendo em lugares e tempos diferentes. Pode ser local, regional, nacional ou at internacional.

6.2.3. Feira Este tipo de evento nasceu das feiras populares. Tem a finalidade de venda de produtos e servios. considerado um macro evento de primeiro grau, pois pode abrigar outros tipos de eventos, como feiras menores, congressos ou workshops nos estandes. Pode ser homognea ou heterognea. No primeiro caso trabalha com um segmento determinado. No segundo amplia os campos e multiplica-se em outros eventos, como no caso da Fenit que possui feira paralela de bijuterias e da Telexpo que possui um congresso paralelo.

6.2.4. Salo Evento amplo e fixo, que no tem finalidade especfica de venda. Sua principal caracterstica divulgar e antecipar negcios, criando imagem e conceito sobre um determinado produto.

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6.3. Eventos de Encontro So eventos nos quais as pessoas se renem com a finalidade de discutir temas de interesse comum. Possuem porte e durao variveis e assim como os eventos isolados e expositivos possuem caractersticas especficas:

6.3.1. Conferncia Exposio de um tema especializado que contenha novas informaes a uma grande platia. apresentado por uma pessoa competente e de respeitabilidade no assunto. Implica em questionamentos e pode haver interao com a platia, porm sem concluses.

6.3.2. Palestra Evento pequeno, de carter educativo. apresentado por uma nica pessoa, que aborda um tema especfico. A platia j possui conhecimento sobre o assunto, proporcionando o enriquecimento deste conhecimento. Possibilita a troca de informaes, sem concluses. Ciclo de palestras uma srie de palestras proferidas com objetivos especficos para que o pblico assistente conhea diversos pontos de vista ou experincias.

6.3.3. Painel Exposio de um tema, geralmente cientfico, havendo o desenvolvimento de um debate com a presena de um moderador e vrios palestrantes qualificados. A platia participa somente como espectadora.

6.3.4. Simpsio Exposio de tema cientfico, com o objetivo de promover a troca de informaes entre profissionais qualificados. Possui um coordenador e vrios expositores. Aps as apresentaes, a platia participa com perguntas mesa. Os relatos, anais e relatrios gerados com o evento so distribudos posteriormente para que o pblico de interesse possa conhecer as idias.

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6.3.5. Mesa Redonda Possui um moderador e vrios expositores, os quais devem ser tcnicos ou conhecedores de assuntos especficos (podem ser de reas de atuao diferentes) para debate ou treinamento, com a finalidade obter conhecimentos e esclarecimentos. determinado um tempo para apresentao das idias, seguido de dilogo entre os expositores. A platia pode elaborar perguntas mesa atravs do moderador.

6.3.6. Conveno Este tipo de evento tem como caracterstica ser promovido por entidades empresariais e partidos polticos, com os objetivos de proporcionar troca de informaes e experincias, anlise de resultados e/ou premiaes alm de transmitir aos participantes uma mensagem de otimismo, confiana e segurana. A logstica, as normas e a programao do evento so determinadas pelo organizador. Podem durar vrios dias e possuir diversos expositores com a presena de um coordenador de atividades.

6.3.7. Congresso De grande porte, classificado como evento macro de segundo grau, pois pode congregar outros eventos, tais como seminrios, painis, cases, palestras, conferncias, alm de atividades sociais. Promovido por entidades associativas (Congresso de Odontologia, Cardiologia etc) com objetivo de discutir e analisar temas diversos - mas que giram em torno do tema central e gerar documentos conclusivos. O congresso possui vrios dias de durao e pode reunir diversas iniciativas e atividades, alm de ser regional, nacional ou internacional. So divididos em: 1. Congressos Tcnicos cincias exatas e sociais 2. Congressos Cientficos cincias naturais Na cerimnia de abertura de um congresso, costuma-se promover uma espcie de conferncia, denominada de key-note, que consiste na

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exposio, por uma autoridade mxima no assunto, de sua viso particular sobre o tema central do evento. Na sesso plenria de encerramento so apresentadas as concluses para que sejam encaminhadas s autoridades, como pronunciamento oficial da classe.

Observao: Semana uma nomenclatura atribuda a um tipo de encontro semelhante ao Congresso, no qual pessoas se renem para discutir temas de interesse comum. Encontro um congresso pequeno, promovido por uma classe/entidade associativa.

6.3.8. Seminrio Exposio verbal de uma ou mais pessoas com a presena de um coordenador. A platia possui algum conhecimento prvio sobre o assunto e conta com grupos de trabalho. Divide-se em trs fases: exposio, discusso e concluso, ou seja, pode abrir com uma conferncia e estabelece grupos de trabalhos que vo discutir sobre determinados aspectos. Chega-se a concluses e estas so adotadas. A platia no opina.

6.3.9. Frum Discusso e debate de um tema com a participao de um coordenador e diversos participantes (objetiva a participao de pblico numeroso). A platia participa com opinies e informaes. Ao trmino, o coordenador colhe as opinies e apresenta concluso, a qual adotada. Pode durar um ou mais dias e pode ser realizado como etapa estratgica para futuros eventos e discusses.

6.3.10. Debate Com regras pr-estabelecidas, o debate promove a discusso de um tema entre pessoas com pontos de vista distintos. Possui a figura do mediador e a platia no opina.

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6.3.11. Case Apresentao de casos exemplares, que ampliam conhecimentos e que servem de referncia para anlise de acertos e erros sobre um fato j ocorrido. Fornece subsdios para o desenvolvimento de outros projetos.

6.3.12. Brainstorming Possui a figura do coordenador e diversos participantes que se propem a apresentar idias para soluo de um problema. Visando no limitar a imaginao dos participantes, nenhuma idia descartada, cabendo ao coordenador fazer a seleo da melhor sugesto. Recomenda-se as etapas de apresentao do problema, lanamento das idias, seleo das idias e sntese.

6.3.13. Entrevista Coletiva Tem por objetivo informar os representantes da imprensa de maneira uniforme e simultnea em local e horrio, previamente estabelecidos. O entrevistado, geralmente um especialista ou representante de empresa, entidade ou governo, inicia o evento com a explanao sobre um tema relevante e, posteriormente, coloca-se disposio para ser questionado pelos jornalistas.

6.3.14. Jornada Promovida por entidades de classe, com objetivo de estabelecer diretrizes de trabalho, rene grupos de profissionais, de mbito regional, para discutir assuntos de interesse. Possui periodicidade com durao de vrios dias.

6.3.15. Workshop Evento promovido na rea comercial e empresarial pode fazer parte de um evento maior. Possui uma parte expositiva seguida de demonstrao do produto que gerou o evento.

6.3.16. Oficina

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Semelhante ao workshop, sendo utilizada na rea educacional.

6.3.17. Colquio Exposio de um tema, em reunio fechada e com a presena de um coordenador. Tem como objetivo esclarecer e tomar decises.

6.3.18. Leilo Reunio de pessoas com a presena de um leiloeiro oficial, para venda pblica de objetos a quem oferecer o maior lance, partindo de um valor prdeterminado.

6.3.19. Torneios Evento esportivo que se caracteriza pela competio. Deve possuir uma comisso organizadora que ir estabelecer as bases do regulamento.

6.3.20. Festa Tpica Reunio de vrias aes promocionais evidenciando um tema tpico, em que normalmente planejado para acontecer em local adequado ao tema. vendida aos participantes a idia do clima da festa. Muitas vezes h degustao de comidas e apresentao de msicas tpicas.

6.3.21. Festival Com fins promocionais ou de incentivo, o Festival rene, geralmente, profissionais da rea musical, teatral, de cinema ou de gastronomia, para, por um perodo determinado, apresentar uma srie de produtos e atividades da cultura regional de um pas e/ou do mundo.

6.4. Eventos Sociais ou de Convivncia So eventos que consistem em reunir um grupo de pessoas com objetivos de descontrao, integrao ou at mesmo de negcios. Na prtica, os eventos sociais so agregados a outros tipos de eventos, sejam eles de carter institucional ou promocional. Como exemplo, podemos citar um jantar de confraternizao ao

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trmino de uma conveno, a posse de uma diretoria, seguida de coquetel, uma palestra com caf da manh.

6.4.1. Caf da Manh Encontro profissional em que, entre a exposio dos assuntos de interesse dos convidados, servido o caf, de maneira que no atrapalhe a dinmica dos trabalhos.

6.4.2. Brunch (Breakfast + Lunch) Tipo de encontro indicado para reunies empresariais no perodo da manh. Trata-se de um caf da manh/almoo, recentemente importado dos Estados Unidos, muito utilizado pelos hotis (principalmente beira da piscina) aos domingos. Existem residncias particulares que adotam este sistema de refeies para eventos em dias de feriados ou nos quais pode-se dormir at mais tarde. O sucesso do brunch est no equilbrio entre os doces e os salgados e entre os sucos e bebidas alcolicas. O cardpio formado por tortas salgadas, sanduches, empadas, coxinhas, podem ser completadas com bolo ingls, pes, frios e queijos. Sucos, caf, ch, leite podem estar lado a lado com coquetis e vinho branco. No abusar de cremes, chocolates e bebidas com alto teor alcolico que no caem bem no brunch.

6.4.3. Almoo e Jantar Podem ser promovidos em comemoraes, homenagens, programas de visitas entre outros. O cardpio pode ser previamente escolhido,

considerando as restries feitas por alguns dos convidados.

6.4.4. Coquetel Caracteriza-se pela reunio de pessoas para comemorao de alguma data ou acontecimento. O sucesso do coquetel depende de sua organizao e equilbrio entre as bebidas e canaps. O evento de curta durao e

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geralmente realizado aps encontros, seminrios, cerimnias de abertura de congressos como forma de confraternizao entre os participantes.

6.4.5. Happy-Hour Reunio de final de tarde, promovido por bares, restaurantes e hotis, mas que pode ser oferecido pela organizao em seu prprio ambiente de trabalho. O cardpio semelhante ao do coquetel.

6.4.6. Excurso Utilizado por certas empresas como poltica de integrao, caracteriza-se pela reunio de grupos de funcionrios, com ou sem familiares, que passaro um ou mais dias viajando.

6.5. Solenidades So eventos que exigem um cuidado especial em relao s normas de Cerimonial de Protocolo. Visitas oficiais, falecimentos, pedra fundamental, assinatura de protocolos e acordos, so exemplos de solenidades.

6.5.1. Inaugurao Evento caracterizado pela apresentao, ao pblico de interesse, de novas instalaes ou unidades. Envolve cerimonial especfico, com descerramento de placa e desenlace ou corte de fita inaugural.

6.5.2. Posse Consiste em oficializar algum numa determinada funo para a qual foi eleito ou designado.

6.5.3. Outorga de ttulos a homenagem a pessoas fsicas ou jurdicas em reconhecimento a servios prestados com a entrega de diploma ou ttulo.

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7. FASES DE UM EVENTO

7.1. Concepo Trata-se do momento de idealizao, da criao do evento. O que uma boa idia? Algo aceitvel, novo, inesperado, soluo para um problema, algo que possa ser colocado em prtica, que no deixa as pessoas indiferentes

7.2. Pr-Evento Mediante aprovao do projeto do evento pelo cliente, temos o incio da fase de organizao operacional do evento. Colocamos em prtica as atividades planejadas na etapa anterior, como por exemplo: contrataes de servios, treinamento de pessoal, criao e produo de material de divulgao, promocional, didtico entre outros. Este o momento apropriado para que sejam feitas as devidas adaptaes ao planejamento, alm da administrao de possveis problemas.

7.3. Trans-Evento o perodo de realizao do evento. Tem incio com a montagem do local, passa pela abertura do evento, realizao das atividades em si e finaliza com o encerramento, ou seja, perodo de ressonncia que envolve encerramento e concluses - geralmente com confraternizao, coquetel, jantar, recital - e desmontagem do local. Esta fase importante, pois consolida todas as atividades planejadas e desenvolvidas. Devemos estar atentos para o desenvolvimento harmonioso do trabalho em grupo, ter agilidade para tomada de decises, flexibilidade para correo de possveis problemas de percurso, alm de atividades como recepo dos convidados e autoridades, acompanhamento de todos os servios terceirizados, aspectos de cerimonial e protocolo, entre outros.

7.4. Ps-Evento Aps o trmino do evento h um processo de concluso que no pode ser desprezado. Consiste na avaliao criteriosa das atividades que deram certo e

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identificao dos problemas ocorridos, gerando a emisso de relatrios quantitativos e qualitativos. Dever conter uma crtica alm da apresentao das peas, percentuais de insero de mdia, anlise da imagem e conceitos pr, trans e psevento, se possvel com pesquisas que comprovem as informaes e anlise de clipping. A compreenso das informaes obtidas por meio de pesquisas de avaliao e abordagens informais com os participantes do evento e demais pblicos envolvidos, nos possibilita o aperfeioamento dos trabalhos e atividades a serem realizadas nas prximas verses do evento. Por outro lado, o envio de carta de agradecimentos a todos os envolvidos, inclusive os fornecedores pela contribuio ao sucesso do evento ( importante que as pessoas sintam-se prestigiadas), remessa de publicaes, formao de mailing-list, preparao do portiflio do evento, arquivo de documentos, entre outros, tambm fazem parte do processo de concluso do evento.

8. PLANEJAMENTO ESTRATGICO

Leitura Recomendada: GIACAGLIA, Maria Ceclia. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. So Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006, p.p. 1-35 ALLEN, Johnny (et al.) Organizao e Gesto de Eventos. Rio de Janeiro, Campus, 2003, p.p. 49-71

A garantia de sucesso de um evento estratgico, seja qual for a sua espcie, requer a utilizao de tcnicas de planejamento. Buscamos nos fundamentos da administrao os conhecimentos bsicos necessrios para o desenvolvimento do planejamento da comunicao e, conseqentemente, dos eventos:
O planejamento uma tcnica administrativa que, atravs da anlise do ambiente de uma organizao, cria a conscincia das suas oportunidades e ameaas, dos seus pontos fortes e fracos para o cumprimento da sua misso e, atravs desta conscincia, estabelece o propsito de direo que a organizao dever seguir para aproveitar as oportunidades e evitar riscos (FISCHMANN & ALMEIDA, 1990)

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Por meio do planejamento, o organizador estabelece uma ordem de idias lgicas com fins determinados. O sucesso ou o fracasso do evento depender da linha de pensamento de quem o concebe e da dinmica da organizao. A compreenso de alguns conceitos, tais como o levantamento do briefing, fatores previsveis e imprevisveis, definio dos objetivos e metas, identificao do pblico-alvo, estabelecimento de estratgias, comunicao do evento e a identificao de recursos so fundamentais para elaborao do planejamento.

8.1. Conhecimento da Organizao: Perfil Institucional O processo inicia-se com o briefing, ou seja, levantamento de informaes e dados que compem as necessidades, do ponto de vista do promotor do evento. Para tanto, deve-se possuir um repertrio que possibilite a sua concepo, incluindo: pblico-alvo, objetivos, mercado (preo, produto, promoo e divulgao), concorrncia direta ou indireta entre outros.

8.1.1. Pblico O pblico classificado em real e virtual. O pblico real aquele que j est estratificado, qualificado, com perfil definido de acordo com a faixa etria, sexo e classe social. O pblico real permite determinar o volume da produo e pode estar situado num determinado local (municpio), regio (estado) ou distribudo por todo territrio nacional. O pblico virtual o consumidor em potencial, vivel ao sistema de produo, que pode ser acrescido ao pblico real.

8.1.2. Objetivo de mercado Identificar se o promotor do evento pretende aumentar, manter, neutralizar e/ou extinguir o produto.

8.1.3. Marketing Mix

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Preo, produto, promoo e divulgao formam um misto de fatores de mercado que integram a concepo do evento. Devem ser analisados para determinar a formatao do evento.

8.1.4. Concorrncia A concorrncia contribui para o sucesso do evento pois estimula a diferena e oferece subsdios para organiz-los com sucesso. Um evento pode sofrer concorrncia direta ou indireta. Uma feira concorre diretamente com outra. O congresso pode ser um concorrente indireto da feira. Colecionar folhetos, material promocional, folders, catlogos torna-se uma grande bibliografia para o organizador, que utiliza a concorrncia como referncia para melhorar a qualidade do produto.

Devemos, tambm, obter informaes sobre a histria e cultura organizacional da empresa promotora, alm do histrico do prprio evento: identificar se o evento est sendo lanado ou sustentado, bem como analisar a curva ascendente e/ou descendente do evento (nmero de expositores e/ou participantes, rea ocupada do espao fsico, estimativa mdia de crescimento) entre outros aspectos que colaboram para o planejamento.

8.2. Anlise Situacional e Mercadolgica Anlise dos fatores macro-ambientais, mercado, concorrncia e demandas que permitem identificar as oportunidades e ameaas, fortalezas e fraquezas de um evento.

8.3. Diagnstico e Identificao de Problemas O diagnstico facilita a anlise e o tratamento adequado dos problemas identificados no perfil institucional da organizao promotora do evento, bem como na anlise situacional e mercadolgica, norteando, posteriormente, a elaborao das estratgias e aes do evento.

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8.4. Identificao dos Pblicos Definir a quem se destina o evento e identificar caractersticas que possibilitem traar o perfil deste pblico, so fundamentais para a criao das estratgias e aes do evento. No entanto, importante que outros pblicos envolvidos no processo sejam identificados para que seja estabelecido um relacionamento adequado com os mesmos. Fornecedores, organizadores, imprensa, rgos governamentais, autoridades, entidades de classes, concorrentes, patrocinadores, apoiadores, entre outros, merecem ateno especial.

8.5. Definio dos Objetivos e das Metas De maneira geral realizamos eventos, pois: Os eventos possuem funo social muito clara: geram empregos e impostos. Amenizam problemas de sazonalidade. Podemos segmentar o pblico de interesse e dirigir-lhe mensagem especfica. Podemos fechar os grupos de referncia, agregar pessoas em torno de uma idia.

E, para que os objetivos sejam plenamente atingidos necessrio que se elabore um criterioso e adequado planejamento que determine os pblicos de interesse, estratgias a serem adotadas, detalhamento das aes, recursos necessrios, estimativa de custos e avaliao. Os objetivos (geral e especficos) so os resultados que desejamos alcanar. J as metas, so os resultados a serem alcanados quantitativamente e num perodo de tempo determinado. Os objetivos comprometem as pessoas quanto ao cumprimento das aes, motivo pelo qual devem ser claramente definidos e, sobretudo, serem reais, quantificveis e coerentes com a poltica da organizao. Cada pblico envolvido no evento possui interesses e objetivos especficos, por exemplo: o participante pretende obter conhecimentos e estabelecer

relacionamento; o patrocinador tem o objetivo de valorizar sua imagem perante o pblico-alvo; j o promotor do evento, visa lucro por meio da venda das inscries e cotas de patrocnio. Considerando que o evento o ponto de convergncia de todos

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esses objetivos, a anlise dos interesses dos envolvidos no processo possibilita a elaborao de objetivos compatveis entre as partes, capazes de evitar problemas. A gesto do evento deve ser cuidadosa para garantir o cumprimento das aes planejadas e o bom relacionamento entre as partes deve ser cultivado para que haja respeito e confiana mtua, alm do comprometimento de todos com relao ao evento.

8.6. Definio dos itens de Estrutura Bsica Os elementos bsicos para a formatao de eventos, abaixo descritos, devem ser rigorosamente analisados para garantia do sucesso de um evento. Alm do perfil do pblico-alvo e dos objetivos estabelecidos para o evento, a identificao dos fatores condicionantes torna-se importante para que possamos definir o nome do evento, escolher a data, o local e o espao fsico, estabelecer a durao, os horrios entre outros.

8.6.1. Denominao Fixao da categoria do evento.

8.6.2. Data um dos fatores fundamentais para o sucesso do evento. preciso observar se a poca e a data escolhidas so ideais para a maioria dos participantes. Deve ser definida mediante observao do calendrio de feriados e finais de semana e, ainda, se no existem eventos concorrentes ou festividades no perodo, condies climticas, alm de oferecer condies e tempo hbil para a sua perfeita execuo. Vale ressaltar que cidades tursticas possuem perodos de alta e baixa temporada, que influenciam nos preos de hospedagem, alimentao e, consequentemente, na viabilidade de

participao do pblico alvo no evento. Podemos, portanto, concluir que a data ideal depende da realizao de pesquisas quantitativas e qualitativas.

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8.6.3. Durao Dia(s), semana(s), quinzena(s), ms(es).

8.6.4. Horrio o perodo de funcionamento do evento com distribuio de cargas horrias (manh, tarde e noite). Determina a programao e est ligado ao sistema de acesso aos ambientes.

8.6.5. Local Os objetivos de um evento e suas necessidades fsicas normalmente iro indicar os requisitos bsicos para que o organizador d incio ao processo de escolha do local. No entanto, outros fatores tambm devem ser observados, conforme veremos na seqncia: Necessidades e adequao ao pblico-alvo Adequao ao tipo do evento Fatores polticos e econmicos Fatores mercadolgicos Fatores Estratgicos (concorrncia)

O local do evento no significa exclusivamente um espao fsico onde se renem os participantes. Local a rea geral, endereo, continente adequado. Envolve toda a regio geogrfica, econmica, poltica e social. Para realizao de um evento, preciso haver condies de: 1. Infra-estrutura bsica da cidade (saneamento, limpeza pblica, rede hospitalar, rede bancria etc) 2. Infra-estrutura de apoio (servio de telecomunicaes, segurana, sinalizao etc). 3. Vias de acesso sem complicao 4. Custos acessveis 5. Condies climticas 6. Mo-de-obra especializada - fornecedores de servios diversos

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7. Rede e capacidade hoteleira 8. Servios de Alimentos e Bebidas - A&B 9. Entretenimento, atrativos naturais e culturais 10. Existncia de facilidades locais de obteno de recursos materiais 11. Boa imagem 12. Facilidades governamentais e de empresas privadas (subvenes, doaes e outras facilidades). 13. Influncia positiva da comunidade onde o evento realizado

J o espao fsico deve possuir: 1. Capacidade Salas que possam comportar, confortavelmente, todos os participantes e todas as reunies/atividades 2. Funcionalidade Salas devem ser amplas, prximas e horizontais, visando garantir a proximidade das atividades comisses, projees, imprensa, secretaria, servio de sade etc. 3. reas livres para montagem de exposies, feiras, mostras, desfiles etc. 4. Condies de servio de apoio logstico (copa, bar, restaurante, toaletes entre outros) 5. Condies de montagem, instalaes e utilizao de equipamentos necessrios. 6. Localizao - deve haver proximidade com os hotis e sistema de transporte compatvel com o porte do evento 7. Sinalizao que permita boa circulao interna 8. Aparncia revestimento do piso, pintura, estado de conservao 9. Segurana (sob todos os aspectos e tipos de pblicos: policiamento, empresas particulares, entre outros) 10. Iluminao 11. Sonorizao 12. Sistema de ar condicionado

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Exemplos de espaos fsicos em que podemos realizar eventos: Bares e restaurantes Centros culturais Centros de convenes Circos Clubes e ginsios Escolas de sambas Estaes de trem e metr Estdios de Futebol Fazendas, Stios, Chcaras Hotis e Flats Igrejas Livrarias Museus Praas e parques Praias Represas Ruas e estacionamentos Shopping Centers Teatros e casas de shows Locais alternativos: Porta avies Minas Gerais, Alto do Po de Acar, Galpo do CEASA etc.

O planejamento estratgico discutido na primeira etapa do processo de criao de eventos. quando devemos considerar os fatores previsveis para que o evento seja formatado. A Royal Dutch/Shell foi pioneira em um sistema de planejamento de cenrio destinado a ser mais um exerccio de aprendizado do que uma tentativa de fazer previses precisas. No entanto, fazendo uma srie de perguntas do tipo e se,

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o planejamento de cenrio proporcionou empresa petrolfera uma compreenso melhor dos seus pontos fortes e fracos.8 So ocorrncias que podem ter solues e no interferirem no sucesso do evento, quando o mesmo bem planejado. A melhor maneira de administrarmos imprevistos prev-los. Planeje e discuta com o cliente e o staff envolvido, situaes como: Se chover no dia do evento? Se os computadores no funcionarem? Se a autoridade convidada, faltar? Se tiverem mais participantes do que o previsto? Se o material acabar?

Os organizadores de um evento tomam todos os cuidados para garantir a segurana dos participantes, mas ocorre um acidente. O socorro oferecido prontamente, o resgate gil, havia assistncia mdica, seguro de vida, etc. Mesmo assim, algum participante decide processar os organizadores do evento. Isso possvel? Sim, qualquer pessoa, independente do motivo, pode mover uma ao caso sinta-se lesado. Cabe justia julgar o caso. A empresa dever contratar um advogado para atuar em sua defesa.

J os fatores imprevisveis, quando acontecerem importante manter o controle da situao e informar somente os responsveis diretos que possam ajudar a encontrar solues imediatas. Exemplos: Ameaa de bombas, incndios, enchentes, falecimentos, acidentes...

8.7. Estratgias e Programa de Ao A estratgia consiste na arte de orientar e direcionar, eficazmente, as aes, requer criatividade por parte do planejador. uma forma de aproximao, um tipo de
Os Bruxos da Administrao, captulo 7, pgina 120 John Mickethwait & Adrian Wooldridge, Editora Campus.
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ao que funcionar como um diferencial para o evento. a ao integrada e compatvel com o negcio para que os objetivos sejam cumpridos. A estratgia deve conter todos os elementos de motivao e de curiosidade para a efetivao do projeto.

O xadrez possui nmero de casas e peas definidas. A estratgia de cada jogada, diferencia o jogador. O mesmo ocorre com os eventos.

Criatividade uma boa idia, como moldar argila, voc no precisa trabalhar apenas com o que lhe foi dado. algo que est na sua mente e pode ser incentivado, nutrido. Saia, divirta-se, observe, seja curioso, conviva com crianas. No tenha medo de arriscar! Seja criativo sem perder de vista os objetivos

Quando planejamento estratgico e criatividade conduzem o trabalho de Relaes Pblicas, os sucessos aparecem

Cada ao planejada para o evento deve ser minuciosamente detalhada para que a equipe envolvida no processo de operacionalizao do evento possa compreender o seu funcionamento. O detalhamento das aes permite, tambm, uma estimativa de custos mais realista e o planejamento correto dos recursos fsicos, humanos e materiais, bem como o tempo necessrio para execuo das diversas atividades. Estabelecer cronograma de atividades de acordo com as prioridades e o controle da execuo das atividades, contribui para o processo.

Envolva toda sua equipe para que a idia seja comprada por todos e haja comprometimento com os resultados (da recepcionista ao diretor); promova a troca de idias, incentive a criatividade,

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faa com que todos participem direta ou indiretamente do processo de planejar os servios e o evento

8.7.1. Comunicao do evento O planejamento de um evento deve ser flexvel, com funo de estabelecer conceitos a respeito de um determinado fato. Planejar o processo de comunicao de um evento representa estabelecer o contedo da mensagem que pode representar, por exemplo, exclusividade, credibilidade, motivao e deve colaborar para influenciar o pensamento ou o comportamento do pblico-alvo do evento, de acordo com os objetivos previamente estabelecidos. Os eventos devem ter uma linguagem adequada e prpria, seja ela: calorosa, emocional ou formal. A linguagem deve proporcionar interao com o pblico-alvo e permitir que ele se sinta um influenciador do processo e no um mero espectador. importante estar atento aos limites do discurso utilizado, pois este permite decodificaes, as quais no devem afastar-se do objetivo proposto. Com essa preocupao, defendemos que o profissional de relaes pblicas aquele que possui a formao ideal para planejar o processo de comunicao de um evento, conquistando para si, um diferencial em relao aos demais profissionais que atuam no setor de eventos. O processo de comunicao deve envolver todos os pblicos, desde os convidados at a imprensa e patrocinadores. Cabe ao planejador imprimir contedo, marca prpria, interpretao correspondente com os objetivos do evento, proporcionando interao com o participante e fazendo com que ele sinta-se um influenciador do processo e no um mero espectador. importante estar atento aos limites do discurso utilizado, pois este permite decodificaes, as quais no devem afastar-se do objetivo.

8.7.1.1. Construo do Conceito da mensagem Objetivo de Comunicao (O que dizer?) Aps a formatao do evento preciso definir qual ser o contedo da mensagem a ser dirigida ao pblico. Escolha a mensagem certa

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que represente exclusividade, credibilidade, motivao e que ajude a influenciar, a mudar o pensamento e o comportamento do pblico. O que surpreende? O que se encaixa? O que chama a ateno do pblico de interesse? Estratgia de Comunicao (Como dizer?) o modo pelo qual a mensagem deve ser apresentada ao pblico. Pblico Alvo (Para quem dizer?) Conjunto de pessoas extradas de um universo consumidor. Promessa Bsica Deve propor um diferencial (oferta, familiaridade, atributo etc.) que destaque o produto da concorrncia. Reason why So as condies que garantem o cumprimento da oferta e seus atributos. Razo fundamental e j comprovada, atravs da qual a empresa faz sua promessa. Conceito uma explicao articulada que sintetiza os itens anteriores num pargrafo em forma de definio. preciso conceituar o evento para que possamos saber o porqu dele ter sido elaborado. Frase-chave Frase que sintetiza o conceito. Slogan Frase ou expresso que sintetiza a frase-chave. uma imagem imediata, veloz.

8.7.1.2. Canais de Divulgao O perfil do pblico-alvo e a verba destinada para divulgao iro determinar os canais mais apropriados para cada situao. Alm da assessoria de imprensa e aes promocionais, abaixo comentadas, pode-se utilizar veculos de comunicao direta tais como mala direta, folder, boletim informativo, folhetos, convites, cartazes, faixas de ruas, flyers, post-card, banners, vdeo motivacional e de massa: anncios em revistas e jornais, programas de rdio

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ou TV, alm dos novos veculos de mdia externa: outdoor, totens, back-ligth, busdoor. Sites na internet e at a realizao de um outro evento so algumas das ferramentas disponveis para divulgao de eventos.

8.7.1.3. Assessoria de Imprensa o servio especializado de administrao das informaes jornalsticas e do seu fluxo entre as fontes e os veculos de comunicao. prestada a pessoas fsicas ou jurdicas de carter pblico ou privado. Ocupa posio estratgica na poltica de comunicao dos assessorados e deve estar integrada com as atividades de Relaes Pblicas e Publicidade. A contratao de uma assessoria de imprensa representa uma importante ferramenta de divulgao das atividades de um evento pois, alm de garantir credibilidade e formar a opinio do pblico de interesse, a notcia veiculada pela imprensa pode, ainda, auxiliar no processo de inscrio de participantes e ampliar a visibilidade de seus realizadores e das empresas patrocinadoras e apoiadoras. As atividades devem ser realizadas por profissional especializado que auxiliar a comisso organizadora do evento a identificar os principais fatos de interesse jornalstico e elaborar um planejamento de ao para a sua divulgao. O material deve ser atraente, as pastas devem ser diferenciadas e deve haver preocupao de como o material chegar s mos do jornalista. Vale ressaltar que a assessoria de imprensa no substitui as demais aes de divulgao, tais como mala direta, convites, cartazes, anncios em jornais, rdio e tv entre outras a serem definidas de acordo com o tipo, porte e verba do evento. Em algumas ocasies os organizadores firmam acordos comerciais com emissoras de rdio e TV para promoo do evento. Tais acordos no devem interferir no trabalho da assessoria de imprensa que deve desenvolver suas aes de maneira independente, prestando informaes aos demais veculos de comunicao de maneira uniforme.

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8.7.1.4. Aes promocionais As aes promocionais visam despertar o interesse do pblico-alvo. Elas trabalham a favor do evento, elevam melhor condio, fazem acontecer. Tornam o evento conhecido, vivel aos olhos do pblico.

8.7.1.5. Identidade Visual A padronizao dos materiais deve ser visual, observando-se a sinalizao de cores, forma das letras (que devem ser organizados com legibilidade, tamanho, altura), cores dos uniformes, decorao dos arranjos florais, pacote de lembranas, entre outros e verbal, como no caso dos slogans. Deve haver preocupao com a roupa, cores, botons etc. para que o pblico possa identificar os profissionais e demais pessoas envolvidas no evento.

8.7.2. Estabelecer formas de inscrio/adeso ao evento Possui prazo, estrutura e sistemtica de funcionamento que devem estar compatveis com a dimenso do evento. uma maneira de obter recursos. Procedimentos para inscries antecipadas e no local do evento, devem estar claramente definidos. A ficha de inscrio deve ser auto-explicativa.

8.7.3. Definir formas de avaliao dos resultados Assim como as demais aes de comunicao, os eventos tambm precisam ser avaliados visando melhorias contnuas. A avaliao permite conhecer os pontos positivos e negativos do evento, alm de identificar quais aes foram eficazes ou no.

8.7.4. Identificar recursos Definido o perfil do evento, ou seja, pblico-alvo, objetivos, itens de estrutura bsica, plano de divulgao (forma e veculos a serem utilizados), chega o momento de relacionar as necessidades de recursos fsicos, materiais, humanos e financeiros do evento.

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8.7.4.1. Recursos Fsicos Identificar a infra-estrutura necessria para realizao do evento, compatvel com o seu tipo e porte. Eventos de rua, por exemplo, requerem diversos itens como: palcos, mesas, cadeiras, camarins, sonorizao e iluminao condizentes, banheiros pblicos, reas protegidas de chuva entre outros. Nestes casos, muitas vezes preciso que sejam criados os ambientes. J numa conveno, outros aspectos so avaliados: auditrio, sala de imprensa, secretaria, salas de apoio, cabines de traduo simultnea, estacionamento, etc.

8.7.4.2. Recursos Materiais Devemos identificar os itens que sero utilizados em todas as etapas do evento. Estimar sua quantidade e determinar formas de acompanhamento do processo de criao e produo, controle do estoque e definio do sistema de distribuio. Exemplos: material de escritrio em geral, material grfico (convites, folders, cartazes, apostilas, certificados, placas de sinalizao etc), material de informtica (micro computadores, impressoras, cartuchos de tinta), material promocional (banners, faixas, brindes, etc).

8.7.4.3. Recursos Humanos e/ou servios terceirizados Identificar e quantificar profissionais necessrios para a realizao do evento, prever mtodos de seleo de pessoal, treinamento e atribuio de funes, criar organograma, motivar a equipe e administrar conflitos fazem parte das atribuies do organizador de eventos. Exemplos: cobertura fotogrfica, gravao em vdeo, recepcionista, segurana, manobrista (valet), buffet, assessoria de imprensa, mestre de cerimnias, apresentador, equipe de lazer e entretenimento, consultorias especializadas, diagramao, agncia de propaganda, telemarketing, pesquisadores etc. Os organizadores fazem a ponte entre o cliente e os demais fornecedores. Desta forma, precisamos entender o funcionamento de ambas as partes para poder negociar melhor e esclarecer o cliente sobre o funcionamento das atividades.

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8.7.4.4. Recursos Financeiros Para estimar os custos de um evento, o planejamento deve estar praticamente concludo, tendo em vista que a sua margem de erro deve ser a menor possvel. Desta forma devemos: realizar estudo de viabilidade do evento, negociar condies de preos e formas de pagamento das despesas, captar patrocnios e controlar fluxo de caixa, visando o controle financeiro das receitas e despesas de um evento. A previso oramentria deve contemplar uma margem de segurana para pagamentos de despesas eventuais e ser estabelecida com base em dois ou trs oramentos. A previso oramentria do projeto deve ser estabelecida com base em dois ou trs oramentos e apresentada uma estimativa total e outra por aes.

8.7.4.5. Tempo Conhecer na prtica o tempo necessrio para execuo das diversas atividades colabora para uma melhor administrao do tempo disponvel. Estabelecer cronograma de atividades de acordo com as prioridades e o controle da execuo das atividades, tambm contribuem para o processo.

9. OPERACIONALIZAO DE EVENTOS

9.1. Equipes de trabalho 9.1.1. Coordenao Geral Responsvel maior no mbito do empreendedor ou organizao por delegao (terceirizao).

9.1.2. Secretaria Administra expedientes de organizao em todas as fases do evento. Ela composta por profissionais treinados para solucionar todo tipo de problema, motivo pelo qual, devem estar familiarizados com o planejamento global do evento.

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 responsvel por emitir, receber e arquivar todas as correspondncias, efetuar inscries, entregar credenciais, preparar todo o material dos participantes, emitir certificados, organizar arquivos, etc. Possui mobilidade geogrfica e para o seu funcionamento adequado necessria infra-estrutura de um pequeno escritrio, com horrio de funcionamento flexvel.

9.1.3. Central de Informaes Situada na empresa promotora ou organizadora formada por pessoas responsveis pelo esclarecimento das dvidas dos participantes do evento. uma extenso da secretaria.

9.1.4. Banco Oficial, Agncia de Turismo Oficial, Cia. Area Oficial Dependendo do porte do evento e do fluxo de participantes que ser gerado, aconselhvel negociar com empresas prestadoras de servios oferecendo exclusividade em troca de benefcios aos participantes e promotores, tais como descontos, cortesias, apoio na divulgao, promoes, etc.

9.2. Ferramentas de trabalho para controle financeiro Dependendo do porte do evento necessria a contratao de um profissional especializado para administrar os recursos financeiros do evento.

9.2.1. Planilha de Custos Aps a elaborao do processo de cotao de preos com pelo menos trs fornecedores de cada item necessrio (recursos fsicos, materiais e humanos) para a realizao do evento, elabora-se a planilha de custos. Trata-se de uma ferramenta de controle financeiro que permite ao organizador realizar anlises, avaliaes e obter aprovao da verba necessria para que o projeto seja viabilizado. Vale ressaltar que, com base nas informaes obtidas em cotaes, o organizador passa a ter condies de negociar melhores preos e prazos de pagamento. Quanto mais detalhado for o planejamento do evento, menor ser a margem de erro da estimativa de custos.

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9.2.2. Fluxo de Caixa O fluxo de caixa permite ao organizador obter maior controle sobre a receita e a despesa do evento. Permite conhecer o ponto de equilbrio do evento e facilita negociaes com clientes e fornecedores de forma a no comprometer a sade financeira do evento.

9.2.3. Contrato Estabelece as bases acordadas entre as partes: contratante e fornecedores. Trata-se de compromisso oficial que estabelece obrigaes, deveres, prazos, custos entre outros aspectos que devem ser cumpridos para a perfeita realizao do servio. Os contratos devem prever multas e indenizaes em caso de no cumprimento das bases estabelecidas e so, normalmente, utilizados para negcios que envolvem grandes quantias.

9.3. Ferramentas de trabalho para controle operacional

9.3.1. Check List a relao de todas as atividades que devem ser executadas para a realizao do evento. Deve contemplar todas as etapas do planejamento recomenda-se preparar um check list para cada fase do evento: pr, trans e ps. Quanto mais completo, menor a chance de haver problemas durante o evento. Como organizao algo muito pessoal, o check list deve ser elaborado de forma a facilitar o dia a dia, permitindo que qualquer pessoa possa entend-lo. Deve ser de fcil acesso a todos os envolvidos na organizao. Sugerimos que os assuntos sejam agrupados por itens, ou seja: infra-estrutura, convidados, comunicao, recursos humanos etc.

9.3.2. Cronograma de Atividades Utilizado na operacionalizao do projeto do evento, o cronograma a distribuio planejada do check list em determinado perodo de tempo. Recomendamos que alm das datas de incio de trmino das atividades, o

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cronograma tambm indique o responsvel e a posio em que se encontra a ao (ex: pendente, concluda, alterada, etc). Por meio desta ferramenta possvel analisar a viabilidade de execuo das aes e visualizar o seu andamento.

9.3.3. Ficha Tcnica Deve conter as principais informaes sobre o evento e que normalmente so solicitadas pelos participantes e demais pblicos envolvidos. Faz parte da ficha tcnica os telefones teis, pessoas de contato, alm de data, local, endereo, dados cadastrais do cliente, etc. A ficha tcnica sofre variaes de acordo com o tipo do evento e formada de acordo com as informaes solicitadas. uma forma prtica de agilizar processos e informaes sobre os acontecimentos que envolvem o evento.

9.3.4. Organograma Esquema de qualquer organizao ou servio no qual se assimilam as relaes hierrquicas e inter-relaes de suas unidades e suas atribuies.

9.3.5. Atribuio de Funes Embora o organograma apresente a atribuio das funes de cada integrante da equipe de organizao do evento, torna-se necessrio, em alguns casos, a elaborao de um documento especfico que detalhe as atividades a serem executadas, incluindo o limite de atuao de cada funo, ou seja, responsabilidades atribudas e poder de deciso.

9.3.6. Pr-Memria Espcie de relatrio de atividades realizadas no decorrer do processo de organizao do evento. Nele so anotados os principais fatos ocorridos com fornecedores, clientes, patrocinadores, pblico alvo dos eventos, entre outros. Deve ser de acesso a todos os envolvidos na organizao do evento e serve de fonte de informao e referncia para emisso de relatrios finais e elaborao de outros projetos.

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Como feito o controle de tempo de palestras e demais apresentaes expositivas? Muitas vezes deixado sob a responsabilidade de uma secretria. Ela far o controle do tempo e indicar, por meio de sinalizaes especficas e/ou bilhetes, o tempo restante para o palestrante concluir sua idia e finalizar a apresentao. Em outras ocasies, cabe ao mediador dos trabalhos fazer o controle e avisar ao expositor quando seu tempo estiver esgotado.

9.3.7. Avaliao Pode ser apresentada na forma de relatrio, elaborado com base nos dados obtidos durante o acompanhamento e controle de execuo do evento, por meio de questionrios estruturados e aplicados ao trmino do evento. Em assessoria de imprensa, o clipping de notcias e o estudo de centimetragem so ferramentas utilizadas para a avaliao do trabalho. A avaliao no deve ser encarada como ferramenta para aes punitivas e sim como ferramenta para identificao de falhas e acertos no processo de organizao, permitindo que as atividades sejam aprimoradas a cada evento.

9.3.8. Clipping Servio de apurao dos resultados das atividades de assessoria de imprensa. Coleo e fornecimento de matrias veiculadas nos meios de comunicao (mdias impressa e eletrnica) sobre um determinado assunto. Meio de avaliao qualitativa e quantitativa sobre a exposio de um evento na mdia.

9.3.9. Roteiro Descrio pormenorizada de todas as atividades que devem ser realizadas durante o evento. O roteiro indica a fala de todos os envolvidos na apresentao, o momento exato em que a platia deve aplaudir, quando o som de uma msica deve ser iniciado, quando devemos apagar ou acender uma luz, por exemplo.

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9.3.10. Programao Ordena as atividades a serem desenvolvidas durante o evento, com disposio de datas, horrios e locais. Trata-se de uma pea de apoio divulgao do evento e informao aos participantes.

Regulamento Geral de um Congresso o mesmo que Regimento Interno? O regulamento um documento de interesse de todos os pblicos envolvidos no evento participantes, expositores, conferencistas etc. J o regimento interno diz respeito infra-estrutura do evento e dirigido aos profissionais que trabalham nos bastidores do evento.

9.3.11. Lista de Convidados Solenidades, eventos fechados entre outros utilizam a lista de convidados como base para desenvolvimento de diversas etapas de organizao. possvel quantificar e traar o perfil do pblico do evento e orientar sobre a necessidade de utilizao das normas de cerimonial e protocolo e suas atividades conseqentes. Dados como endereo e fone de contato devem ser atualizados antes da emisso dos convites. Utilizada na fase pr-evento para controle das confirmaes.

9.3.12. Lista de Presenas Permite aos organizadores controle sobre as presenas efetivas do evento. Muito utilizada em cursos e seminrios de pequeno porte.

9.3.13. Lista de Pblico Potencial Consiste em um banco de dados com a relao de empresas e pessoas fsicas que possam firmar parcerias como patrocinadores, apoiadores, expositores ou, simplesmente como participantes do evento.

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9.3.14. Lista de Imprensa Cadastro de contatos com a imprensa. Deve ser atualizado periodicamente devido a grande rotatividade dos jornalistas. As informaes podem ser obtidas por meio dos anurios e empresas especializadas e outras assessorias. Pode ser montado por tipo de veculo, segmento, editoria, etc.

9.3.15. Lista de Fornecedores Cadastro de empresas fornecedoras de servios e produtos para empresas. Fonte de informao para incio do processo de cotao de preos. Deve-se checar a credibilidade dos fornecedores, qualidade e cumprimento dos prazos. Principais parceiros dos organizadores, pois contribuem diretamente para o sucesso dos eventos. Cria-se relao de confiana.

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10. CAPTAO DE RECURSOS

Os eventos devem ser planejados de forma a garantir a sua viabilidade financeira, ou seja, deve haver equilbrio entre as despesas e as receitas geradas e, em muitos casos, gerar lucro. Desta forma, a captao de recursos financeiros torna-se um grande desafio aos organizadores, principalmente quando a remunerao da empresa e/ou profissional de eventos depende deste trabalho.

Joo de Simoni em seu livro Promoo de Vendas nos esclarece que os patrocnios contribuem para a formao e construo de uma forte personalidade de marca dos produtos. A preocupao das empresas em construir, manter e fortalecer suas marcas e a constante busca pela diferenciao de produtos e servios faz com que os patrocnios ganhem relevncia perante as demais aes de marketing pois colaboram e aceleram a formao de uma imagem positiva sobre o produto na mente do consumidor. Para De Simoni o patrocnio vale mais que a propaganda convencional, j que no interrompe o entretenimento do telespectador, sendo assimilado com muito mais simpatia e predisposio.

De acordo com pesquisa realizada pelo SEBRAE em parceria com o Frum Brasileiro dos Convention & Visitors Bureaux em novembro de 2001, a composio mdias das receitas de um evento so distribudas da seguinte forma:

1. Pagamento da empresa e/ou contratante (31,8%) 2. Pagamento dos participantes (27,5%) 3. Patrocnio (25,6%) 4. Outros* (9,7%) 5. Arrendamento/Consignao (5,4%) * comercializao de estandes, subvenes governamentais, atividades socioculturais

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10.1. Projeto de Comercializao de Eventos Possui o objetivo de viabilizar o processo de negociao e comercializao de eventos visando a obteno de patrocinadores, expositores e afins. Para sua elaborao sugere-se:

10.1.1. Coleta de dados Faa o levantamento das informaes sobre o evento em si, sobre a empresa promotora (eventos anteriores e seu posicionamento em comunicao) e sobre o mercado, ou seja, outros eventos, como se comunicam, se possuem patrocinadores, etc. Estes dados serviro de base para anlise e elaborao do projeto de comercializao do evento: Quais so as caractersticas do mercado? Qual o potencial? Qual a melhor forma de comercializao?

10.1.2. Montagem de Patrocnios Defina os possveis patrocinadores. Pesquise, considerando o perfil e objetivo do evento, quais as empresas e entidades

governamentais que poderiam se interessar. O mailing pode ser fornecido pela empresa promotora do evento, pelo profissional organizador ou, at ser adquirido no mercado. Existem, basicamente, dois tipos de patrocnios: os exclusivos, que muitas vezes acabam dando nome ao evento ou com vrios patrocinadores que adquirem cotas de merchandising. Considere a possibilidade de permutar servios e/ou produtos com empresas e entidades como forma de apoio. Defina os valores. Podem ser baseados na mdia de preos cobrados pelo mercado ou com base no custo total do evento. O ideal equilibrar as duas formas.

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10.2. Projeto de marketing Dever ser produzido em material de boa apresentao visual e durvel pois ser manuseado por vrias pessoas (Vdeo, CD-ROM, Slides, Papel). Considere, sempre, que as pessoas no conhecem nada sobre o evento apresentado. O projeto deve conter:

A Carta de apresentao Com justificativa, ou seja, a importncia do evento e breve histrico sobre a empresa promotora, visando garantir credibilidade ao projeto.

B Definio dos Objetivos

C Dados de organizao e Dinmica do Evento Data, local, hora, perfil pblico, promotor/patrocinador, etc.

D Estratgia de Comunicao e Forma de participao. Plano de Divulgao/Mdia; Plano de Merchandising (O que cada partrocinador tem direito. Tudo pode ser comercializado: cadeiras, sala para almoo, material inserido na pasta, aplicao do logo na camiseta, no bon, etc); Plano Promocional.

E Oramento Custos e receitas do evento. Possibilidades de captao e formas de pagamento. Alguns especialistas na rea somente informam os custos em reunio pessoal. Deixam a informao em aberto para ser discutida posteriormente.

F Perspectiva de retorno Quantas pessoas vo ao evento, qual abrangncia, exposio na mdia etc.

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G Anexos Termos do contrato de patrocnio, regulamento, carta de aceite ou ficha reserva de espao, modelos de impressos e mapa de estandes, espaos, publicaes da empresa promotora do evento, material sobre eventos anteriores, clipping de notcias etc.

10.3. Apresentao do projeto O material poder ser encaminhado pelo correio ou entregue em mos. Agende reunies de apresentao, as quais podero ser realizadas de forma individual ou coletiva, por meio de reunies com mais de uma empresa ou em pequenos eventos. Veja algumas prticas do mercado: Realizao de um evento de lanamento, dirigido aos potenciais patrocinadores, para apresentao de todas as formas de participao, evitando conflitos de interesse; Montar quiosques em outros eventos para captar patrocinadores; Divulgar informaes no site da empresa promotora do evento; Fazer a captao no prprio evento, abrindo reservas de interessados em patrocinar as prximas verses.

Dicas: 1. Antes de iniciar comercializao, verifique com o cliente se as cotas podero ser oferecidas a empresas concorrentes. Esta deciso depende da postura adotada por cada empresa. 2. Registre o projeto do evento no Cartrio de Ttulos e Documentos visando garantir direitos sobre a obra. 3. Aps o evento, apresente relatrios, material de divulgao que conste a logomarca do patrocinador e publicaes sobre o andamento do evento, alm de carta de agradecimento aos patrocinadores. 4. Para o pagamento dos honorrios da agncia ou profissional que est desenvolvendo o trabalho, cobrada uma taxa de sucesso sobre as cotas comercializadas. O percentual pode variar entre 10 a 20%.

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11. CERIMONIAL E PROTOCOLO

11.1. Protocolo o conjunto de normas jurdicas, regras de comportamento, costumes e ritos de uma sociedade em um dado momento histrico.

11.2. Cerimonial a aplicao prtica do protocolo, ou seja, normas ou regras, legais ou tradicionais que devem ser observadas, disciplinando o comportamento e a postura das autoridades, personalidades ou participantes em geral de eventos ou

acontecimentos de ordem oficial ou no. Determina a seqncia dos acontecimentos em eventos especiais. a rigorosa observncia de certas formalidades em eventos oficiais, entre autoridades nacionais e estrangeiras (Srgio Paulo Schneider) o conjunto das formalidades que se devem seguir em um ato solene ou festa pblica. Regra que estabelece tais formalidades (Aurlio Buarque de Holanda) a tcnica de conduzir cerimnias, assim como a seqncia lgica de programa, recepo, evento etc (Augusto Estellita Lins)

11.3. Etiqueta a forma, o procedimento utilizado para cumprimento do protocolo.

11.4. Mestre de Cerimnias a pessoa que garante o ritmo de uma solenidade, dando seqncia aos acontecimentos. Para isso dever ter boa postura vocal e fsica, boa apresentao em higiene e vesturio, bom trnsito entre as autoridades, conhecimento de seus nomes corretos, boa leitura, boa educao e conhecimento de etiqueta, alm de iniciativa prpria para o caso de situaes inesperadas.

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11.5. Precedncia Determina a composio das mesas de honra ou de trabalho. Quando inicia-se uma sesso solene, o Mestre de Cerimnias convida as autoridades para integrar a mesa. A maior autoridade e o anfitrio do evento so as primeiras pessoas a serem chamadas. Na seqncia so chamados os demais convidados especiais ou autoridades, obedecendo a ordem de precedncia. Os lugares so distribudos da direita para a esquerda do maior para o menor, em ttulo, funo ou idade/sexo.

A ordem dos pronunciamentos inversa ordem de composio da mesa, ou seja, os pronunciamentos comeam pelas menores autoridades. A maior autoridade a ltima a se pronunciar.

11.6. Posicionamento das bandeiras No Brasil, a Bandeira Nacional, ocupa lugar de honra, ou seja: ao centro ou a mais prxima ao centro no centro-direita, destacada frente das demais quando conduzidas em formaturas ou desfiles, direita das tribunas, plpitos, mesas de reunio ou de trabalho.

Considera-se direita e esquerda de um dispositivo de bandeira, a direita e a esquerda de uma pessoa posicionada de costas para o prdio ou palco, onde estaro as bandeiras e de frente para a rua, platia ou pblico.

Quando utilizada com outras bandeiras: Bandeira nacional direita, Estado esquerda Bandeira nacional ao centro, Estado direita, Municpio esquerda Bandeira Nacional ao centro, Estado direita, Empresa esquerda Bandeira Nacional no centro-direita, Estado esquerda da Nacional, Municpio direita e Empresa esquerda. Bandeira Nacional ao centro e bandeira de outros pases: segue a ordem alfabtica dos pases visitantes.

11.7. Funes de uma assessoria em cerimonial para eventos:

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Assessorar o cliente em relao s normas bsicas do cerimonial, tais como, ordem de precedncia, formas de tratamento, definio de lugares, tipo de traje a ser adotado;

Elaborao do convite (contedo e forma); Sugesto de autoridades municipais, estaduais e federais e dos presidentes de entidades de classe que devem ser convidados; Elaborao da lista final dos convidados; Redao e encaminhamento dos ofcios e convites s autoridades e outros convidados especiais; Entrega protocolada de convites especiais; Organizao do sistema de confirmao de presenas; Redao de textos para placas; Contratao e treinamento de mo de obra especializada; Assessoria na escolha do tipo de servio de alimentao e cardpio; Elaborao da lista final de autoridades confirmadas para a solenidade; Montagem da sala vip; Recepo, identificao e encaminhamento dos convidados; Elaborao da ordem do dia para a solenidade e das fichas de citaes para o mestre de cerimnias; Composio de mesa da solenidade e/ou do banquete; Colocao de bandeiras.

11.8. Perguntas e Respostas sobre Cerimonial e Protocolo

Como estabelecer a ordem de precedncia nos eventos empresariais? Por idade ou tempo de casa dos executivos que ocupam os cargos? Nos Ministrios, a precedncia determinada por ordem de criao das pastas. Nos eventos que contam com a presena de Governadores de Estado, o que determinada a precedncia a ordem de criao dos Estados ou por ordem alfabtica. O Estado que sedia o evento vem em primeiro na ordem. Nas organizaes privadas, o importante estabelecer claramente um critrio para determinar a hierarquia entre os diversos cargos. Costuma-se utilizar a data de

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criao das funes, mas a idade do executivo que ocupa o cargo ou a ordem alfabtica dos cargos podem ser, tambm, utilizados. Assim como um Estado que cedia um evento tem precedncia em relao aos demais, numa empresa quando realizamos um evento de lanamento de um produto, por exemplo, o Vice-presidente de marketing passa a ser a maior autoridade aps o presidente da empresa.

Ministros e Prefeitos, quem fala primeiro? Os prefeitos.

Se o Presidente da Repblica resolve apoiar um candidato em uma campanha eleitoral e subir no palanque, ele deve falar primeiro ou esta no considerada uma cerimnia oficial? O Presidente da Repblica presidir sempre a cerimnia a que comparecer. Desta forma, ele ser a ltima autoridade a se pronunciar.

O que fazer em jantar empresarial em que h convidados de pases/empresas diferentes? Devemos observar os aspectos culturais existentes nos pases de origem dos convidados para evitar constrangimentos em relao ao cardpio e costumes. Checar se os convidados dominam a lngua portuguesa e/ou inglesa e se h necessidade de contratao de um intrprete.

Quando temos dois casais de pases distintos, devemos levar um tradutor a um jantar? Onde ele sentaria? Se necessrio, o tradutor deve posicionar-se um pouco atrs dos interlocutores.

O convite formal deve apresentar o tipo de traje a ser utilizado nos eventos, reunies profissionais ou de negcios? Sim e a equipe de organizao e responsvel pela confirmao das presenas deve estar preparada para orientar os convidados a respeito.

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Se o evento incluir autoridades diversas, civis, militares, eclesisticas, representantes de entidades, quais cuidados devem ser tomados? Cuidar para que a ordem de precedncia seja aplicada corretamente. No Brasil, o assunto est regulamentado pelo Decreto No. 70.274, de 09/03/1972, com alteraes no Decreto No. 83.186 de 19/02/1979.

Como deve ser feita a composio das mesas nos diversos tipos de eventos, tais como almoos, jantares, palestras e mesas de reunies de negcios? Evento estilo plenrio ou auditrio utiliza-se a mesa diretora; Evento estilo banquete (reunio, almoo, jantar ou caf da manh) os participantes ficam sentados em mesas de vrios lugares; Eventos abertos, tais como inauguraes, shows, comcios, no h composio de mesa mas devemos nos preocupar com a ordem de precedncia.

Mesa redonda, qual a disposio dos participantes j que no existe cabeceira? Na mesa retangular de quem a cabeceira? Na mesa redonda devemos traar uma linha imaginria para determinar a cabeceira, ou seja, determinar o local onde sentar a principal autoridade e distribuir os lugares da direita para a esquerda, alternando as posies sucessivamente. Na mesa retangular, a cabeceira deve ser ocupada pelo anfitrio do evento. Vale ressaltar que temos dois estilos de cabeceira: a inglesa - mais comum no Brasil em que os anfitries ficam na cabeceira da mesa e a francesa em que os anfitries ficam ao centro da mesa. Obs.: O mestre de cerimnias no ocupa lugar na mesa. Ele normalmente utiliza-se de uma tribuna para comandar a solenidade.

Bandeiras em evento de uma empresa que possui filiais em outros Estados? Qual a localizao da bandeira da empresa em relao s demais? Se houver representantes desses Estados as bandeiras sero dispostas de acordo com a constituio histrica dos mesmos. A bandeira da empresa ser a ltima na hierarquia.

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Quando devemos colocar a bandeira de nossa empresa junto a do Brasil, do Estado de So Paulo e de algum Municpio? Nas instalaes da empresa e/ou sempre que a empresa estiver promovendo um evento de carter solene.

Bandeira do Brasil ao centro, Estados Unidos direita e do Estado esquerda. Caso haja outros pases, qual ser a ordem? As bandeiras sero dispostas da direita para a esquerda de acordo com a precedncia. A bandeira do Estado permanece esquerda da Bandeira Nacional.

Como fica a composio da mesa em uma cerimnia no Palcio da Planalto com o Presidente da Repblica, a primeira dama e chefes de Estados e esposas? E sem as esposas, como ficaria? Depende do tipo de evento. As esposas no costumam participar de eventos oficiais. Nos eventos sociais, como por exemplo um jantar com lugares demarcados, os anfitries sentam-se nas cabeceiras das mesas e os casais so distribudos de maneira alternada.

12. Entidades Representativas do setor ABAP ABAV ABEOC ABIH ABRACCEF AMPRO EMBRATUR SPCVB UBRAFE Associao Brasileira de Agncias de Propaganda Associao Brasileira de Agncias de Viagem Associao Brasileira de Empresas de Eventos Associao Brasileira da Indstria de Hotis Associao Brasileira de Centro de Convenes e Feiras Associao de Marketing Promocional Instituto Brasileiro de Turismo So Paulo - Convention & Visitors Bureaux Unio Brasileira dos Promotores de Feiras

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UBRAFE a entidade que representa o setor de promoo comercial nacional e internacionalmente junto a todos os segmentos da nossa economia. Em seu quadro de associados esto as maiores empresas do sistema expositor brasileiro. A entidade apresenta ao mercado e ao governo a importncia e os nmeros do setor: a realizao de feiras comerciais sempre traz dividendos para a sociedade, propicia movimentao econmica, transferncia de tecnologia, conhecimento e ativa a rede de servios gerando renda para a comunidade, servindo como elo na ligao entre a cadeia produtiva e seus canais de distribuio e/ou consumidor final.

Anualmente, as feiras com a marca UBRAFE renem cerca de 32 mil expositores nacionais e 6 mil expositores estrangeiros, mais de 100 mil marcas, que atraem um universo de mais de 7,5 milhes de visitantes. Abrangendo os mais variados setores da nossa economia, representam 90% da ocupao em pavilhes de todos os eventos de promoo comercial realizados no Brasi. (fonte: Assessoria de Imprensa Bansen & Associados em www.ubrafe.com.br)

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13. REFERNCIAS

ALLEN, Johnny (et al.). Organizao e Gesto de Eventos Rio de Janeiro, Campus, 2003 CESCA, Cleuza G. Gimenes. Organizao de Eventos. So Paulo: Summus Editoria, 1997 CONFERP Conselho Federal de Profissionais de Relaes Pblicas - Resoluo Normativa N 43, de 24 de agosto de 2002 COSTA, Aloysio Teixeira. Como Organizar Congressos e Convenes. Editora Nobel, 1989 DAMANTE, N.; NASSAR, P. Gerando Comunicao Excelente. Revista

Comunicao Empresarial, So Paulo, N 33, quarto trimestre, 1999 FERRACCIU, Joo De Simoni Soderini. Promoo de Vendas. So Paulo: Makron Books,1197 FORTES, Waldyr Gutierrez Relaes Pblicas processos, funes, tecnologia e estratgias 2. ed. rev. e ampl. So Paulo: Summus, 2003 GIACGLIA, Maria Ceclia Organizao de Eventos: teoria e prtica So Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003 GICOMO, Cristina. Tudo acaba em festa. So Paulo: Editora Pgina Aberta, 1993 GONALVES, Carmem Lucia Alves. Organizao de Eventos com arte e profissionalismo. Fortaleza: SEBRAE/CE, 1998 GRUNIG, James E. A funo das relaes pblicas na administrao e sua contribuio para a efetividade organizacional e societal in Comunicao & Sociedade So Bernardo do Campo, n. 39, p. 67-92, 2003 HAMAN, R. O Evento Integrando o Mix da Comunicao. In: KUNSCH, M.M.K. Obtendo Resultados com Relaes Pblicas. So Paulo: Pioneira, 1997. P.107. I Dimensionamento Econmico da Indstria de Eventos no Brasil. Sebrae e FBC&VB. Disponvel em www.sebrae.com.br. Acesso em 07 ago. 2002 KOTLER, Philip. Administrao de Markentig. So Paulo: Atlas, 1993 KUNSCH, Margarida M.Krohling Relaes Pblicas e Modernidade: novos paradigmas na comunicao organizacional So Paulo: Summus, 2003.

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_________________________. Obtendo Resultados com Relaes Pblicas. Editora Pioneira, 1997 __________________________. Planejamento de Relaes Pblicas na

Comunicao Integrada. 4 ed. So Paulo: Summus Editoria, 2003 LINS, Augusto Estelita. Etiqueta, Protocolo e Cerimonial. Editora Linha Grfica MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre Eventos. So Paulo: Editora STS, 1999 MELO NETO, Francisco Paulo de. Marketing de Eventos. Rio de Janeiro: Editora Sprint, 1998 _____________________________. Criatividade em Eventos. 2.ed. So Paulo: Contexto, 2001 MIYAMOTO, Massahiro. Administrao de Congressos Cientficos e Tcnicos. Editora Pioneira/Edusp, 1987 MORAES, Denis (org.). Por uma outra comunicao, 3 ed. Rio de Janeiro: Record: 2005 NAVACINSK, Simone Denise Gardinali. Os Eventos na convergncia de Relaes Pblicas e Marketing. Monografia desenvolvida para a ECA. So Paulo, 2001 NICHOLS, Barbara. Gerenciamento Profissional de Eventos. Professional Convention Management Association, 1993 NUNES, Maria Martinez. Cerimonial para Executivos. Porto Alegre: Editora Sagra Luzzato, 1999 OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de. Manual de consultoria empresarial: conceitos, metodologia, prticas 5 ed. So Paulo: Atlas, 2004 PAPA, Cleber. Convenes o show business das vendas. So Paulo: Nobel, 1996 REGO, Francisco Gaudncio Torquato do. Comunicao empresarial, estrutura,

comunicao

institucional:

conceitos,

estratgias,

sistemas,

planejamento e tcnicas. So Paulo: Summus Editorial, 1986 SERRA NEGRA, Carlos Alberto. Manual de Trabalhos Monogrficos de Graduao, especializao, mestrado e doutorado. 2.ed. So Paulo: Atlas, 2004 SIMES, Roberto Porto Relaes Pblicas: funo poltica 3. ed. rev. e ampl. So Paulo: Summus, 1995 SINNICO, Sandra. Guia ABEOC para os Profissionais de Eventos. CIPA

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SISKIND, Barry. Manual do Expositor bem-sucedido. So Paulo: Nobel, 1992 SPEERS, Nelson. Cerimonial para Relaes Pblicas. So Paulo: edio particular, 1984 YANAZE, Mitsuru in Obtendo Resultados com Relaes Pblicas. So Paulo: Pioneira, 1997 ZOBARAN, Sergio. Evento assim mesmo!: do conceito ao brinde. 2 edio. Rio de Janeiro: ed. Senac Rio, 2008

Sites www.brasil.gov.br www.conar.org.br www.feiraecia.com.br www.mercadoeeventos.com.br www.mre.gov.br www.revistadoseventos.com.br www.ubrafe.com.br

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