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3)
10 Divulgação (Pág. 23)
2 Diferenças entre
Seminário e Conferência
11 Inscrição do
público (Pág. 25)
1 - Introdução
(Pág. 4)
3 Formando a equipe
(Pág. 7)
12 Contratação de serviços
(Pág. 28)
4 Conceituando o
evento (Pág. 8)
13 Organização do espaço
(Pág. 33)
5 Encontrando o espaço vas ideias, como é o caso das conferências e seminários, requer uma
correto (Pág. 12) 14 Controle de entrada
(Pág. 35) preparação completa já que envolve uma série de medidas técnicas que
não podem ser deixadas de lado.
6 Quantidade de
participantes (Pág. 13) 15 Durante o evento (Pág. 37)
Ao montar toda a estrutura, seja esta física e até a estrutura didática
das apresentações, é preciso desmembrar cada passo do processo - do
planejamento ao pós evento. Para isso, é preciso conhecer a fundo o
conceito dos temas e das apresentações e descobrir a melhor maneira
7 Selecionando os
palestrantes e
16 Finalização do evento
(Pág. 39)
de transmitir esse conceito ao público.
apresentadores (Pág. 14) Quer organizar uma excelente conferência ou um grandioso seminário?
O Guia Sympla dá os passos para você produzir eventos de sucesso!
8 Comercializando os
patrocínios e definindo
17 Conclusão (Pág. 42)
9 Definindo a
programação (Pág. 20)
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2.2 Conferência
2 - Diferenças entre
Seminário e Conferência A palavra conferência vem do latim com + ferre, que significa “reunir”. Neste
evento, o conferencista atua como um veículo. Trata-se de uma modalidade
de reunião basicamente informativa onde não existe espaço para discussão
aberta como no Seminário. É palco para uma demonstração ou apresentação de
2.1 Seminário determinado tema normalmente feita por alguma autoridade no assunto.
O seminário tem origem etimológica no latim, sémen, que significa “semente”. Também tem caráter mais formal que no Seminário. Além do apresentador ou
Podemos dizer que ele é assim nomeado porque funciona como uma espécie orador, a conferência precisa de um presidente de mesa para cuidar da mediação
de sementeira de ideias. Nesse tipo de apresentação, dois ou mais oradores dos trabalhos. Há espaço para questionamentos, porém não de forma aberta.
abordam vários aspectos de um determinado tema e podem ser autoridades no Estes devem ser feitos preferencialmente por escrito, com a identificação de
assunto ou não. quem pergunta. As questões são encaminhadas para o mediador, que seleciona
e exclui perguntas repetidas e posteriormente encaminha para o conferencista
A sequência da apresentação que trata de respondê-las ao fim da apresentação.
é composta de atividades com
finalidade de desenvolver
conhecimento e capacidades.
A ideia fundamental é
somar informações e trocar
experiências. Não tem caráter
formal e existe espaço para
discussão aberta. Pode durar de
4 a 8 horas por dia e se estender
por até uma semana com
encontros diários.
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Importante!
É importante que o produtor seja mais do que chefe, seja um líder. Isto estimula
a equipe, dá mais garra e tudo flui melhor. Quer saber mais sobre como montar
um dream team sensacional? Acesse o link da #DicaSympla deste tópico.
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#DicaSympla: Como fazer o orçamento do seu evento e qual sua importância 4.2- Definindo o público-alvo
Nesta etapa, o organizador prevê tudo o que será necessário para que o evento A definição do público-alvo vem juntamente com a delimitação do tema. O
aconteça, fazendo todos os check-lists (baixar planilha) necessários, e também é o seminário é em uma faculdade de veterinária e irá falar sobre cuidados paliativos
momento no qual se antecipam problemas para, de antemão, encontrar soluções. para animais de estimação? Portanto, você deve procurar atingir os acadêmicos
e professores de veterinária, zootecnia e até agronomia de diferentes faculdades.
Tão importante quanto o planejamento prévio e organizado é conceituar o evento,
enquadrando-o em categorias para determinar o que será preciso para executá-lo. A dica é primeiramente pensar no tema e associá-lo a quem deverá ser atingido.
A produção será uma conferência ou seminário? Qual o tema e quem serão os pa-
lestrantes? Quantos comparecerão? Perguntas como essa norteiam a criação do
conceito do evento, ou seja, seu tema e seus objetivos.
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Caso uma empresa de softwares queira atrair empresários que procuram ERPs,
o foco deve realmente interessá-los. Uma conferência sobre as inovações da
cloud computing para pequenos negócios será mais interessante do que falar
sobre o que vem sendo desenvolvido na área, mas em realidades distantes do
empreendedor brasileiro.
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5 - Encontrando o espaço
correto
6 - Quantidade de participantes
O local deve levar em conta não somente o perfil do projeto, como também o núme-
ro de pessoas que irão participar, sejam convidados ou colaboradores, e também
o orçamento (baixar planilha) disponível para a realização. Na hora de pesquisar, A quantidade de participantes vai ser definida de acordo com o segmento
considere possibilidades alternativas. Às vezes, um salão de convenções tradicio- onde se encontra seu público-alvo. Um nicho muito específico tem, conse-
nal, pode sair mais caro do que um ambiente parecido em uma universidade ou quentemente, uma quantidade de adeptos e interessados menor que um
pousada, por exemplo. segmento mais popular, por exemplo. Além disso, sempre existe o fator orça-
mento, que interfere diretamente na escolha do local para a realização, além,
Procure locais com bons assentos, ventilação na medida e boa iluminação. Se
é claro, do número de integrantes das equipes que trabalharão no evento e
possível, é bom que as cadeiras estejam dispostas em fileiras em degraus, uma
irão garantir todo conforto aos participantes.
mais alta do que a outra, como um auditório para facilitar a visualização do palco
por todos os presentes. Portanto, para a definição da quantidade do público atente-se para o que
deve ser levado em conta:
Não se esqueça que é necesssário que o local tenha um espaço para o coffee-break
e ainda para receber a imprensa se for o caso. - Orçamento (baixar planilha)
#DicaSympla: Como escolher corretamente o local para seu evento - Perfil do nicho
- Tamanho do local
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Caso você não tenha tempo ou não possa fazer esse trabalho por algum motivo, con-
sidere contratar uma empresa especializada em oferecer serviços de palestrantes,
por exemplo. Elas comumente possuem um cadastro amplo de profissionais, dividi-
Feito isso, entre em contato com os candidatos. Para agir de forma profissional,
elabore uma breve apresentação do objetivo do evento por escrito com detalhes
como data e duração. Depois, entre em contato por telefone ou e-mail e pergunte ao
candidato se há interesse em receber maiores informações. Aí sim, envie o release
e retome o contato procurando saber sobre a disponibilidade dele.
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Existem diversas chancelas de patrocínios que podem ser ofertadas. Elas podem
ser institucionais, onde a parceria tem em vista a associação da marca patrocina-
dora com uma causa. Já as promocionais visam expor a marca para angariar novos
consumidores e aumentar vendas. O patrocínio pode ser ainda híbrido ou misto,
contendo elementos tantos institucionais quanto promocionais. Dentro desses con-
ceitos, as formas de exercício do contrato de parceria se dividem em:
- Patrocinador
- Co-patrocinador
- Support
- Naming Rights
- Apoios de Mídia
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Cada tipo de parceria precisa ser calculada em função dos custos gerais. A Os dados mais pragmáticos também precisam estar na ponta da língua. Onde
exposição da marca é negociada de acordo com o valor investido pela em- o nome da empresa vai aparecer, qual a abrangência do evento, quem é o pú-
presa. Um co-patrocinador, por exemplo, terá uma exibição mais limitada. blico-alvo, que tipo de cobertura da mídia está sendo esperada. Associando as
Ele irá aparecer nos impressos de divulgação, mas não nos backdrops. Ao vantagens com o valor da cota, apoio ou do patrocínio esperado, as chances
elaborar a proposta, é preciso pensar em que tipo de divulgação o evento de sucesso na negociação são bem maiores.
vai oferecer e a qual preço.
Com todas as demandas preparativas encaminhadas, fechados os acordos com
#DicaSympla: Quais são os tipos de patrocínio palestrantes e patrocinadores, chega o momento de definir a programação.
8.2- Escolhendo os patrocinadores e fechando negócio #DicaSympla: Como vender patrocínio para eventos
Aqui, cabe ao produtor inferir que tipo de patrocínio pode interessar a qual
empresa e porquê. A ligação da marca com o tema da conferência ou do
seminário ajudará muito na hora de angariar parcerias. Procure levantar
uma lista de possíveis patrocinadores cuja marca dialogue com o assunto
do evento.
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Vale pedir aos convidados que enviem a apresentação para a produção antes do
evento. Isso facilita a organização do roteiro e o produtor pode garantir a relevân-
cia e veracidade dos dados apresentados.
9 - Definindo a programação
É importantíssimo planejar o andamento de um seminário ou de uma conferên- A duração dos debates também é prevista com antecedência. Os convidados pre-
cia. Controlar o tempo, reservando o período necessário para cada acontecimen- cisam saber se haverá e quanto tempo irá durar a interação com o público. Para
to é essencial para o produtor, os convidados e o público. quem comparece, também é essencial pontuar essa questão. O produtor pode
estabelecer um limite de perguntas ou até uma inscrição prévia para a fala. Com
o tempo definido, há menos margem para imprevistos ou fugas do protocolo.
9.1- Abertura
No caso de Conferência, é necessário planejar e reservar um momento no final
Comece definindo como se dará a abertura. Ela será em grande estilo com um do evento para que as perguntas sejam escritas pelos participantes, possam ser
coquetel inicial, um café de boas-vindas ou é mais conveniente começar com a entregues ao mediador e respondidas pelo Conferencista.
fala de um dos convidados ou autoridades que apresentem o tema do evento?
9.4- Encerramento
9.2- Apresentação dos palestrantes
Por fim, estabeleça como se dará o encerramento do evento. Algumas das possibi-
Em seguida, para que as coisas fluam da melhor maneira possível, é necessário lidades são um coquetel de fechamento, confraternizando com os participantes e
estabelecer a ordem das falas dos palestrantes, definindo uma duração ideal comemorando os resultados do debate ou ainda uma fala especial reservada para
para cada uma delas de acordo com os assuntos abordados e o tipo de exposição fechar com chave de ouro.
planejado para cada convidado. Assim, eles podem se antecipar na preparação
Outro momento importante é a hora de distribuir os brindes, caso faça parte do
das apresentações, encaixando-as dentro do tempo definido. As palestras precis-
planejamento. Procure encaixar a distribuição no início ou no fim das atividades,
am ser agrupadas sob eixos temáticos e as mesas são montadas com assuntos
para não interromper o andamento das apresentações. Eles podem ser distribuí-
afins, para manter a coerência, facilitar as discussões e evitar repetições.
dos no coquetel de encerramento como forma de agradecer as presenças ou na
hora da inscrição, despertando o interesse dos participantes.
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10 - Divulgação
9.5- Cronograma geral
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11 - Inscrição do público
dentre outras.
É importante que toda a programação esteja muito bem definida antes dessa A partir das inscrições antecipadas, é possível calcular a demanda para a sua con-
etapa pois ela deve constar em todos os meios de divulgação utilizados. Em ferência ou seminário, verificar se o local escolhido é o mais adequado, definir
conferências e seminários, são os convidados, os temas e o roteiro como um os outros serviços, como buffet, brindes e kits, e conhecer mais sobre o público
todo que desperta o interesse do público. Portanto, destaque um convidado es- que estará presente nas atividades. Por isso, para obter sucesso no processo de
pecial ou chame a atenção para uma discussão sobre um tema em voga nos inscrição, é preciso seguir algumas dicas e contar com as melhores ferramentas
dias atuais. Selecione os pontos altos da programação e puxe a divulgação por que o ajudarão a executar esta tarefa.
eles.
#DicaSympla: 4 erros que você não deve cometer na divulgação do seu evento
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destinar a sua campanha de divulgação. algumas medidas para que possa obter o maior número de participantes e ga-
rantir o sucesso de seu evento. A primeira coisa a pensar são os locais onde se
A inscrição deverá ser realizada pelos meios mais acessíveis ao público-alvo
pretende instalar os pontos de inscrição. Em conferências e seminários, é muito
almejado. Veja:
comum utilizar os espaços acadêmicos, instalações de centros de pesquisa e ins-
tituições relacionadas ao tema do evento.
11.1- Inscrições online Entretanto, é interessante também espalhar os seus estandes em locais de grande
circulação, como shoppings, parques e centros de convivência. Mesmo que não
Para que os seus participantes possam efetuar a inscrição online, o mais im-
pareça um espaço adequado para posicionar os seus pontos de inscrição, eles
portante é oferecer uma página que possa ser navegada sem grandes pro-
podem atrair outros públicos e aumentar o seu potencial de divulgação. Além dis-
blemas. Por isso, se você pretender realizar o processo na internet, lembre-se
so, outra ideia é se juntar a outros eventos e criar parcerias para que possa divul-
de contar com bons suportes que auxiliarão os interessados a confirmar a par-
gar e realizar a inscrição dentro destas organizações.
ticipação no evento. Dessa forma, o organizador evita frustrações e possíveis
reclamações por erros no site utilizado para efetuar as inscrições. Use uma boa
plataforma de venda e gestão de inscrições e se surpreenda com a facilidade
tanto para o comprador quanto pra você, que terá controle automático de to-
das as vendas, além de ferramentas diferenciadas de gestão que irão ampliar
o sucesso do evento.
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todos estes dados já no momento da inscrição pois dessa maneira ficará muito
mais fácil para você utilizá-los e realizar a confecção de seus crachás. Utilizar uma
plataforma online de inscrição também ajudará a automatizar todo este processo.
12 - Contratação de serviços Lembre-se também que o material para a elaboração destes crachás e fichas de
identificação deve ter grande durabilidade para todos os dias do evento. Além dis-
so, pense também em utilizar neste material a mesma identidade visual utiliza-
da na divulgação do evento (fontes, cores, disposição das informações). Converse
Com os dados obtidos no processo de inscrição, é hora de organizar e contratar com a empresa que irá elabora estas peças e analise as suas opções. Dessa forma,
os serviços de suporte que farão de sua conferência ou seminário um sucesso. você conseguirá obter um melhor serviço e garantirá uma maior satisfação dos
Buffet para coffee-break, brindes, equipamentos, panfletos e materiais gráficos: presentes em sua organização.
tudo isso deve ser bem pensado para que os seus participantes tenham uma óti-
ma experiência durante o evento. Lembre-se de que é muito importante ter um
check-list (baixar planilha) com a relação de todos os fornecedores e responsáveis 12.2- Buffet
para que você tenha sempre a mão os dados para quando precisar e não correr o Não dá para produzir uma c onferência ou seminário se não houver um bom serviço
risco de esquecer nada. de coffee-break, que é o momento do networking, onde os participantes poderão
#DicaSympla: Fornecedores: tudo que você precisa saber sobre eles interagir entre eles e discutir ideias e projetos. Por isso, para que o seu evento não
deixe nada a desejar, é muito importante oferecer o melhor também na hora da
Se você pretende organizar uma boa conferência ou um grande seminário, confira pausa entre as atividades.
agora como realizar a contratação de cada um destes itens:
Antes de demandar o serviço, é necessário que o produtor analise o número de
convidados e calcule bem a quantidade de itens necessários. Segundo especialis-
12.1- Crachás e fichas de identificação tas, a dica é de uma porção de 12 a 15 unidades e 600 ml de bebida por pessoa. Se
estiver na dúvida, uma boa dica também é utilizar ferramentas e calculadoras dis-
Para uma melhor organização do seu evento e para que haja um controle maior dos
poníveis na internet para definir a quantidade exata. Mas lembre-se que o buffet
participantes, os crachás e as fichas de identificação são peças imprescindíveis
contratado pode fazer isso. Porém, é importante ter noção sobre os números para
em sua conferência ou seminário. Para produzi-los é importante que você saiba
não ser levado a pedir comes e bebes muito além da conta. Aqui também entra a
exatamente quais informações serão inseridas naquela identificação.
importância da venda online antecipada, que permite que você veja de antemão
Por isso, o organizador deve ter em mente que deverá requerer todas as infor- quantas pessoas já compraram ingressos e tenha uma ideia do público estimado
mações necessárias para identificar os participantes. Uma boa ideia é recolher para o dia, facilitando as compras do buffet.
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Mas, lembre-se que é importante pensar no público de seu evento e tentar con-
Outra dica muito importante para a contratação destes serviços é adequar o tipo
feccionar itens que agradarão os participantes. Squeezes e garrafas térmicas, por
de buffet ao evento. Se ele ocorrer durante as manhãs, é melhor contratar pratos
exemplo, se encaixam perfeitamente em eventos que ocorrem durante dias mais
e receitas mais leves. Caso a pausa para o coffee-break ocorra no começo da noi-
quentes. Cadernos, blocos de nota e agendas são indicadas para pessoas que utili-
te, a dica é oferecer alimentos mais apropriados para o horário. Além disso, a épo-
zam bastante estas ferramentas em seu trabalho. Além disso, a empresa parceira
ca do ano e a dinâmica do evento também influenciam no cardápio, dando priori-
pode oferecer um brinde que lembra o serviço: uma empresa de soluções elétricas
dade para pratos quentes ou frios, por exemplo, e lanches prontos ou montáveis.
pode fornecer um chaveiro com luzinha.
12.4- Equipamentos
12.3- Brindes
Brindes são essenciais para este tipo de evento. Apesar da ideia favorecer princi-
palmente aqueles que se inscreveram no evento, a empresa ou organização que
promoveu a atividade também pode ser beneficiada com a entrega de produtos
que levarão a sua marca e a sua mensagem. Portanto, ao captar patrocínio, pro-
ponha a algumas empresas auxiliá-lo no fornecimento de brindes.
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vas em caso de falhas. Teste junto ao fornecedor todo o material antes do evento 13 - Organização do espaço
e peça um treinamento rápido para resolver pequenos problemas com o material.
12.5- Materiais gráficos Para receber bem os seus convidados e os participantes de sua conferência ou
seminário, é importante que o produtor organize bem o local onde acontecerão
Guias, panfletos, programação, anais e compilações: todos estes materiais tam-
as atividades programadas. Abaixo citaremos alguns pontos a serem levados em
bém são imprescindíveis à organização de uma conferência ou seminário. Para
consideração e que não podem ser esquecidos.
situar os participantes, divulgar as empresas participantes, ou demonstrar a pro-
gramação e as atividades que farão parte daquele evento, as publicações gráficas
devem ser produzidas para todos os presentes em sua iniciativa. 13.1- Segurança e sinalização
Ao contratar os serviços de uma gráfica para realizar estes trabalhos, lembre-se Um evento sem segurança é batalhar para morrer na praia. É essencial que o
de conferir a proporção desejada e o que conterá cada material. Dessa forma, a produtor leve em consideração todos os itens de seguranças previstos para re-
empresa que prestará estes trabalhos poderá organizar os conteúdos e desen- alização de eventos como estes. Cheque os instintores de incêndio, portas de
volver os produtos que serão veiculados durante o seu evento. A distribuição pode emergência e não deixe que o número de inscritos seja maior do que o número
ser feita durante a entrega dos kits e das fichas de indetificação. Dessa forma, permitido para o local. E se for o caso, conte com uma equipe de segurança efici-
você garante que todos receberão o material confeccionado. ente.
Não se esqueça que a produção de peças gráficas também se aplica para inserção #DicaSympla: Quais são as medidas de segurança essenciais para um evento
online! Para cada site e rede social diferente é necessário desenvolver peças dife- acontecer
rentes. A capa do facebook é um exemplo. Deve ser feita do tamanho exato para
mostrar profissionalismo e deve ter a cara do seu evento.
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Para que o seu espaço seja bem aproveitado pelos participantes é interessante
apresentar placas de sinalização e indicar corretamente os locais onde ocorrerá
14 - Controle de entrada
a programação da conferência ou seminário. Para isso, é necessário implantar
painéis que indiquem onde é a entrada, onde estão os banheiros, as saídas, onde
acontece determinada palestra, o local do coffee-break, do estacionamento, da
área de fumantes e outros. Cada placa deve ser legível, com figuras simples ou
palavras com tipografia e tamanho claro.
O controle de entrada é uma etapa essencial, pois garante a segurança dos par-
ticipantes e a boa gestão dos mesmos pelos organizadores. Há várias maneiras
de organizar o acesso dos convidados, mas o organizador precisa avaliar qual a
13.2 - Limpeza
forma de controle que melhor se adequa ao contexto e ao porte do seu seminário
Antes de tudo, é necessário que você tenha um local bem arejado e limpo. Ve- ou conferência. No entanto, é importante que esse processo ocorra com rapidez e
rifique o estado de mesas, cadeiras, dos equipamentos que serão utilizados, da responsabilidade, evitando longas filas e confusão na entrada dos participantes,
área onde circularão os participantes e confirme se todos estão aptos para uso e e isto pode ser feito utilizando a plataforma online.
permanência do público presente. Uma boa dica é não deixar esta inspeção para
Se o seminário ou conferência for de grande porte, as melhores opções para con-
momentos antes de iniciar o seu evento. Dessa forma, caso necessite de trocar
trole de entrada são o check-in online ou via smartphone. Para fazer o check-in
ou limpar melhor alguma coisa, terá tempo para isso.
online, você precisa de computadores e conexão de internet rápida e garantida.
Contratar uma boa equipe de limpeza para atuar durante todo o evento é impres- Quando os participantes chegam, os recepcionistas os encontram no sistema on-
cindível para manter não somente banheiros e espaço do coffee-breaks sempre line e procedem com seu credenciamento, fornecendo os kits do evento. Caso
limpos, como também os locais de circulação do público. opte por registro de entrada através de smartphone, basta instalar um aplicativo
e proceder com os check-ins, que podem ser feitos por meio de códigos QR. Para
tanto, também é necessária a garantia de uma boa internet local. Saiba mais na
13.3- Local do coffee-break #DicaSympla deste tópico.
O espaço do coffee-break, além de arejado e amplo para caber mesas, cadeiras e As famosas listas de papel só são recomendadas para eventos de pequeno porte.
pessoas em pé, precisa facilitar a entrada dos alimentos e das equipes de orga- Essas listagens devem ser impressas após o encerramento das vendas de ingres-
nização. O ideal é um local bem decorado, que facilite a movimentação de cada sos e permitem que você associe os dados do participante que está chegando com
um e que esteja próximo ao armazenamento e preparo dos comes e bebes, o que os dados da lista, assim autorizando sua entrada na conferência ou seminário. A
facilita o trabalho da equipe do buffet.
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#DicaSympla: Qual a melhor forma de controlar a entrada dos participantes no também conta com a possibilidade de imprevistos e já treina a equipe para que,
meu evento durante o evento, esteja atenta a quaisquer transtornos que apareçam. Quanto
mais cedo um imprevisto é detectado, mais fácil é encontrar uma solução para
ele e, assim, garantir o sucesso da programação!
Mesmo após o início das atividades, mantenha o controle de tudo o que ocorre.
Como seminários e conferências dependem de pessoas, de palestrantes convi-
dados ou contratados, você precisa verificar a cada momento se estes estão che-
gando no horário devido. Caso uma atividade esteja para começar e o palestran-
te ainda não tenha aparecido, o produtor precisa entrar em contato com ele e
contornar a situação, seja ela de atraso ou, até mesmo, de falta do palestrante.
Nesse caso, é bom que já na organização do evento você tenha feito uma lista de
exposições reservas, como vídeos de palestras ligadas ao tema.
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Ter um plano B, em todas as situações da organização do evento, é sempre impor- Mas para saber a opinião dos participantes sobre as atividades, o que eles acha-
tante. Porém, não há como prever todos os problemas que podem surgir. Então, ram dos temas abordados e dos palestrantes, o método mais utilizado e com óti-
quando ocorre algo diferente do planejado, e não temos uma solução imediata, o mo índice de retorno é o formulário de satisfação. O ideal é que este seja entre-
ideal é manter a calma e ser flexível. Ficar tranquilo durante o evento o ajudará a gue aos inscritos nas atividades finais, para que não tenham tempo de esquecer
pensar em soluções criativas e rápidas, resolvendo os transtornos com discrição detalhes que seriam úteis à sua equipe.
e profissionalismo. E em situações extremas, é melhor ser franco e comunicar
Não faça uma pesquisa muito longa, mas não deixe de ser o mais específico pos-
aos presentes.
sível. Pergunte sobre cada palestra, afinal o participante pode ter gostado de uma,
#DicaSympla: Os imprevistos mais comuns em Congressos, Conferências e mas não de outra, e isso precisa ficar claro. Outros dados que pode questionar no
Seminários e como passar por eles formulário são: a qualidade dos palestrantes, os horários definidos, a localização
e o espaço físico do evento, bem como a alimentação oferecida. É importante
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também deixar espaços livres para que o participante possa se manifestar sobre
16.2- Fechamento do borderô
algo que não está perguntado no formulário de pesquisa. E, por fim, lembre-se de
manter o anonimato das respostas, pois isso incentiva que as pessoas se expres- Outro instrumento de extrema utilidade e essencial na avaliação do seu even-
sem de forma sincera. to é o borderô (baixar planilha). Este documento apresenta em detalhes to-
das as transações financeiras realizadas na venda de inscrições e durante as
Outra maneira de fazer a pesquisa de satisfação é via e-mail. Esta é uma boa opção
atividades. Assim, por meio dele, o produtor consegue conferir a quantidade
para os participantes mais conectados. Apenas lembre-se que ela não pode ser
arrecada com as inscrições e com o patrocínio, conferir o que foi gasto na pro-
obrigatória.
dução do evento, somar o que foi arrecadado no dia do evento (se for o caso),
O produtor do seminário ou conferência também precisa do feedback dos pa- e fazer o fechamento total das transações.
trocinadores, equipes de limpeza, de seguranças e demais colaboradores para
Também é possível verificar em quais áreas a verba foi mais gasta, a fim de
melhorar constantemente suas organizações.
que opções mais econômicas sejam pesquisadas.
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17 - Conclusão
Agora que você já leu as dicas sobre a organização
de seminários e conferências, você precisa saber
mais sobre as 10 motivos para disponibilizar as
inscrições de seu evento pela internet!
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18 - Sobre a Sympla
Através de nosso sistema você, produtor, consegue realizar uma gestão total-
mente inteligente das vendas e dos participantes. Você tem acesso aos relatórios
de venda em tempo real, forma um mailing precioso, integra a página de vendas
ao Facebook, faz o controle de entrada automático no dia do evento e desfruta de
ferramentas especiais! Tudo isto proporciona a formação de uma base de dados
que pode ser analisada para tomada de ações estratégicas em eventos futuros!