Facilitação de Reuniões, Times e Workshops No Ambiente Online

Facilitação de Reuniões,
Times e Workshops no
Ambiente Online
Governo e Transformação Digital; Liderança;

Governo e Desenvolvimento Pessoal.
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Diretoria de Desenvolvimento Profissional
Conteudista/s
Esther Carvalho (conteudista, 2022).
Enap, 2022
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Diretoria de Desenvolvimento Profissional
SAIS - Área 2-A - 70610-900 — Brasília, DF
Sumário
Módulo 1: Jornada de Conhecimento..................................................................... 6
Unidade 1: Aspectos Conceituais sobre Reuniões e Facilitação com Ênfase no
Ambiente Virtual....................................................................................................... 7
1.1 O que é Facilitação e o que não é............................................................................... 7
1.2 Facilitação: A Competência do Presente e do Futuro............................................ 12
1.3 A Importância da Facilitação no Ambiente Organizacional.................................. 16
1.4 A Facilitação no Contexto da Transformação Digital............................................. 21
Referências ........................................................................................................................ 27
Unidade 2: O Mindset de uma Reunião Produtiva e os Fatores

Sociocomportamentais.......................................................................................... 29
2.1. Os Pilares Fundamentais ao Exercício da Função de Facilitador ....................... 29
2.2 Reconhecendo e Orquestrando Diferentes Pontos de Vista e Perfis de Pessoas ......33
2.3 Diferentes Papéis que fazem a Diferença em uma Reunião Produtiva Perfis de
Pessoas ..........................................................................................................................36
2.4. A Diferença entre Reunião e Workshop ................................................................ 38
Referências ........................................................................................................................ 43
Unidade 3: Principais Tipos, Etapas e Técnicas para garantir uma Reunião

Produtiva ................................................................................................................ 44
3.1 Tipos de Reuniões: Vendas de Ideias, Operacionais e Estratégicas ................... 44
3.2 A Jornada da Facilitação e o Diamante da Tomada de Decisões ........................ 49
3.3 As Três Etapas de uma Reunião Produtiva ............................................................ 56
3.4 Principais Erros e Desafios Identificados em Facilitações .................................... 66
Referências ........................................................................................................................ 72
Módulo2: Jornada Prática e Ferramental............................................................. 73

Unidade 1: Recursos para Facilitadores: Dinâmicas, Templates, Checklist e
Boas Práticas........................................................................................................... 73
1.1 O Poder do Visual Thinking em Facilitações ........................................................... 73
1.2 Recursos Acionáveis: Principais Dinâmicas e Ferramentas ................................. 81
1.3 Checklist e Canvas para Planejamento de uma Reunião....................................103
1.4 Mapeamento das Boas Práticas e Dicas de Ouro ...............................................105
Referências ......................................................................................................................113
Unidade 2: Compilação das Principais Ferramentas Colaborativas utilizadas
em Facilitações Remotas .................................................................................... 114
2.1 Ferramentas para Videoconferências ..................................................................114
2.2 Quadros Brancos Online e Interativos ..................................................................121
2.3 Ferramentas para Comunicação Assíncrona .......................................................126
2.4 Ferramentas para Gestão de Projetos e Atividades ...........................................130
2.5 Ferramentas para criar Apresentações.................................................................135
2.6 Ferramentas para organizar Documentações......................................................137
Referências ......................................................................................................................140
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública

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Apresentação e Boas-vindas
Olá, estudante! Seja bem-vindo(a) ao curso Facilitação de Reuniões, Times e

Workshops no Ambiente Online.
Antes de iniciar seu estudo sobre o tema deste curso, assista ao vídeo de apresentação
e, logo após, retome sua leitura!
Videoaula: Apresentação do Curso
Ninguém suporta mais aquelas reuniões que seguem o mesmo formato maçante,
desestimulante e improdutivo de sempre, concorda?
Por isso, foi elaborado para este curso um conjunto de boas práticas e recursos que
podem ser aplicados de maneira simples no processo de facilitação no contexto virtual.
O curso está estruturado em dois módulos:
No primeiro, serão abordados os aspectos conceituais e sociocomportamentais,

e serão listadas dicas práticas para toda a jornada da facilitação aplicada aos
contextos remotos.
No segundo, o foco estará na condução do fluxo da reunião. Você verá um conjunto

de dinâmicas e recursos que darão suporte a todo o processo. Além disso, verá
como ocorre a facilitação na prática, tendo em vista as ferramentas e plataformas
que viabilizam essas interações remotas.
Bons estudos!
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 5

Módulo
1 Jornada de Conhecimento
Reuniões são realizadas para troca de informações, para fazer alinhamentos,
apresentar propostas e, principalmente, para solucionar problemas. Elas podem ser
conduzidas de maneiras muito diferentes, dependendo de sua finalidade, mas há um
papel que, independentemente do objetivo da reunião, sempre será necessário, que é
o do facilitador ou mediador. E é aí que as técnicas de facilitação se tornam essenciais.
Mas, afinal, no que consiste a facilitação?
É essa resposta que você vai obter ao longo das três unidades deste módulo. Veja
como o curso está estruturado:
A primeira unidade enfoca os aspectos conceituais e contextuais da facilitação,

ressaltando a importância da sua aplicação em reuniões e workshops, tendo em
vista o ambiente virtual.
Na segunda unidade, são apresentados os aspectos comportamentais,

conversacionais e relacionais inerentes ao exercício da função, com o objetivo de
desenvolver a elevar a sua performance enquanto facilitador.
E, por fim, na terceira unidade, você conhecerá a jornada em si, que envolve os três
principais tipos e as três etapas inerentes a todas as reuniões. Você verá também
como contornar os principais desafios encontrados em processos de grupo.
Reunião no ambiente virtual.

Fonte: Freepik (2022).

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Unidade 1: Aspectos Conceituais sobre Reuniões e Facilitação
com Ênfase no Ambiente Virtual
Objetivo de aprendizagem
Reconhecer os aspectos conceituais e contextuais sobre reuniões e facilitação, bem como

a sua importância nos contextos organizacionais, com ênfase no ambiente virtual.
1.1 O que é Facilitação e o que não é
A sociedade contemporânea segue navegando pelos caminhos desafiadores do

trabalho remoto e, sempre que possível, fugindo de reuniões improdutivas, certo?
Certamente sim. Mas se houvesse um método, ferramentas e modelos projetados
para transformar as reuniões em momentos mais dinâmicos, motivadores e
realmente produtivos, certamente a resposta seria outra.
Para relembrar a saga das reuniões improdutivas que você

certamente já experienciou algumas dezenas de vezes, o canal
de humor Porta dos Fundos publicou um vídeo no YouTube que
ilustra muito bem várias situações recorrentes quando o assunto
são as reuniões e workshops virtuais, e isso tudo em menos de um
minuto de duração. Serão risos de desespero, mas serão risos!
Para iniciar o estudo motivando-se a parar de marcar reuniões

que poderiam ser resolvidas com apenas um e-mail, assista ao
vídeo! Ao longo do curso, situações semelhantes às abordadas
pelo Porta dos Fundos serão tratadas nas unidades. Na sua vida
profissional, não se esqueça de fazer a sua parte e pôr em prática
todos os conceitos que irá aprender.
Antes, então, que tal rir um pouco? Veja o vídeo do Porta dos
Fundos (disponível aqui).
Para resolver — ou minimamente mitigar — a improdutividade que pode permear

algumas reuniões, a facilitação pode ser uma grande aliada.

Afinal, o que é facilitação?
Para entender um novo conceito, um bom caminho é conhecer qual o significado

do termo no dicionário, pois, assim, pode-se garantir que todos estão nivelados e
iniciando do mesmo ponto de partida.
Veja a definição do termo “facilitação” que consta no dicionário:
Ação ou efeito de facilitar (descomplicar).
[Jurídico] Ajuda que, oferecida a uma outra pessoa,

descomplica o desenvolvimento ou a prática de um ato
(DICIO, 2022).
O sinônimo da facilitação é a descomplicação. Logo, pode-se entender, de forma

bastante simplista, que a facilitação é uma maneira de descomplicar as coisas.
Nesse sentido, a facilitação, quando aplicada aos processos de grupo, serve para
promover experiências mais dinâmicas, motivadoras e engajadoras que contribuem
substancialmente para os resultados das equipes.
Confira algumas citações de alguns dos grandes nomes do universo da facilitação:
Facilitação é deixar todos confortáveis para sugerir

e discutir ideias, extraindo o máximo da capacidade
natural das pessoas de pensar em soluções para o dia
a dia e inibir qualquer forma de repressão a novas
ideias ou pontos de vista diferentes (LAENDER, 2022).
O trabalho do facilitador é apoiar todos para que pensem

da melhor maneira. Ele incentiva a participação total,
promove o entendimento mútuo, soluções inclusivas
e cultiva a responsabilidade compartilhada de grupo
(KANER et al, 2007, tradução nossa).

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Diante do exposto, pode-se afirmar que a facilitação é a competência que se desenvolve
para empoderar as pessoas, contribuindo para que elas atinjam a sua melhor versão,
estimulando a participação e comportamentos de colaboração de todos e organizando
informações de forma simples para atingir um determinado objetivo.
Facilitação.
A ideia central aqui é mostrar que, diferentemente de vários conceitos técnicos e

cartesianos, a facilitação pode ser descrita de diversas formas. Entretanto, o que deve
ser unânime entre todas as definições possíveis encontradas na literatura é a ideia da
descomplicação de processos que envolvam a condução de times.
O conceito de facilitação que já ronda o ambiente organizacional

há um bom tempo vem preencher uma lacuna necessária para
uma nova liderança que está emergindo: a subversiva!

Essa liderança é muito mais propositiva que impositiva, não
presume ter todas as respostas e reconhece o potencial de
conhecimento de seus pares, convidando-os a contribuir nos
processos decisórios por meio de reuniões colaborativas.
Uma visão mais expressiva acerca da facilitação em workshops e reuniões é que

esses encontros podem ser importantes elementos de integração intersetorial, o
que implica na união dos vários esforços existentes em uma organização. Nesses
encontros, profissionais com habilidades complementares se reúnem em torno
de um desafio específico e, de acordo com suas expertises, podem assumir a
frente de algumas etapas.
É importante enfatizar que, por se tratar de uma habilidade muito mais subjetiva
que objetiva, ou seja, mais atrelada a comportamentos do que a credenciais,
não há certo ou errado. Logo, conhecer os principais processos conversacionais,
comportamentais e relacionais inerentes ao exercício da função ajudará você
a reconhecer e orquestrar diferentes perfis e pontos de vista na condução de
processos que envolvam pessoas.
Agora que você já entendeu um pouco sobre o que é a facilitação, talvez seja
importante ter clareza sobre as situações em que essa mediação não está presente.
Veja algumas situações em que a facilitação está ausente:
1) quando não há um responsável designado ao exercício da função de

planejamento, mediação imparcial e condução do processo;
2) em reuniões longas, nas quais apenas uma ou duas pessoas falam o

tempo todo e os demais só tomam nota;
3) em reuniões rápidas, cujos objetivos podem ser resolvidos de outras

formas, como via e-mail ou chat em aplicativos; e
4) em encontros que inibem a contribuição dos presentes, que não

conseguem agregar ao objetivo para o qual a reunião se destina.
Veja a seguir uma tabela que compara características de reuniões tradicionais

(não facilitadas) e reuniões colaborativas (facilitadas):

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CARACTERÍSTICAS REUNIÕES TRADICIONAIS REUNIÕES COLABORATIVAS
No mínimo dois
Quantidade de pessoas No mínimo três participantes
participantes
Post-its, conversas descontraídas,

Visualização de apresentações mais curtas e
Formas de comunicação
apresentações e conversas interativas, desenhos, painéis
visuais e artefatos
Nível de hierarquia
Alto, há um dono do projeto Baixo ou nenhum
presente
Espaço de fala e De acordo com cargo ou De acordo com o surgimento

contribuição papel no projeto de ideias
Alinhamento e autonomia Depende do cargo Baseado em empatia
Empoderamento para
Baixo, apenas se solicitado Alto e espontâneo
expor ideias
Reuniões não facilitadas versus reuniões facilitadas.

Elaboração: CEPED/UFSC (2022).
O Tripé da Facilitação
A facilitação vai muito além de meras definições, prescrições ou de processos
engessados. Logo, para que funcione efetivamente e traga resultados,
entenda que a facilitação não se resume a algumas técnicas. Ela engloba
três dimensões, que serão apresentadas a seguir.
Dimensão Técnica
Diz respeito a todas as metodologias, ferramentas, dinâmicas e boas
práticas, bem como os demais recursos aos quais você terá acesso na sua
jornada enquanto facilitador. No entanto, o caminho para se aperfeiçoar
envolve a experiência em si, ou seja, transpor os conhecimentos em termos
de técnicas conhecidas para a prática, a segunda dimensão da facilitação.
Dimensão Prática
Refere-se ao exercício da função, ou seja, quando se aplica todo o repertório
que se tem à disposição na vida real. É o momento de pôr a mão na massa
para ter efetivo domínio nas aplicações e, na condição de iniciante, você
pode começar esse processo articulando um novo formato de interação
para a equipe em que já trabalha ou até mesmo se voluntariando para ser
cofacilitador de algum profissional que já conhece.

Dimensão Artística
É a mais difícil de explicar e a mais subjetiva. Refere-se à percepção que se
desenvolve a partir das experiências já vividas enquanto indivíduo, levando
em conta o entorno e as interações. Logo, essa dimensão se manifesta
de modo único, intransferível e não reproduzível, sendo por isso muito
importante o exercício do autoconhecimento e a autopercepção para a
utilização intencional das características pessoais a favor da facilitação.
Veja a ilustração dessas três dimensões na imagem a seguir:
O tripé da inovação.
É da combinação desse tripé que emergem os melhores facilitadores. Eles entendem,

dominam e são capazes de adaptar o máximo de técnicas possíveis para os mais
diversos contextos, sabem mobilizar os recursos e colocá-los em prática, e vivem a
facilitação com presença e personalidade, assim como fazem os artistas.
1.2 Facilitação: A Competência do Presente e do Futuro
De uns anos para cá, as organizações passaram a perceber que, além das habilidades
técnicas, as pessoas possuem também habilidades sociocomportamentais, ou seja,
aquelas que não são necessariamente aprendidas em alguma disciplina científica.
Em 2018, o Fórum Econômico Mundial trouxe a primeira pesquisa sobre o futuro do

12
trabalho, na qual apresentava a importância dessas habilidades, que são conhecidas
como soft skills (WORLD ECONOMIC FORUM, 2018).
Nessa nova configuração de mundo, na qual tecnologias imprimem velocidade e

incertezas às relações de trabalho, a capacidade de processar informações pode
ser extrapolada. O acesso exagerado a informação e o uso de múltiplas tecnologias
podem afetar negativamente a maneira como as pessoas se comunicam e se
relacionam. São problemas que exigem intervenções calcadas em abordagens muito
mais propositivas de mediação, pois envolvem técnicas, recursos e boas práticas.
Por isso, é importante frisar que o facilitador tenha uma responsabilidade muito
maior que a de um mediador, pois ele deve pensar na experiência de ponta a
ponta. Isso inclui planejar a agenda, selecionar as dinâmicas mais apropriadas
para o contexto, saber incluir e conectar todas as pessoas no encontro, bem como
identificar os entraves que afetam os resultados.
Em cenários complexos, portanto, a facilitação é uma alternativa bastante eficaz,

pois reúne um conjunto de habilidades técnicas e sociocomportamentais
fundamentais para prover condições favoráveis de interação em grupo.
Interação em grupo.
Habilidades Técnicas versus Habilidades Sociocomportamentais
Hoje, vivemos em um mundo no qual avaliar a competência profissional das pessoas

exclusivamente sob o aspecto técnico já não é suficiente. Isso acontece porque a

inteligência não está mais atrelada apenas ao acúmulo de informações e dados.
O saber não perdeu sua importância e valor; no entanto, as informações estão
amplamente disponíveis e a um clique de alcance.
Nesse sentido, profissionais que agregam suas expertises às habilidades

sociocomportamentais despontam em suas carreiras. Isso porque todas as atividades
que dependem exclusivamente de pessoas e que não podem ser substituídas por
máquinas ou automatizadas estão sendo muito mais valorizadas e requisitadas,
justamente por agilizarem respostas para desafios cada vez mais complexos e
imprevisíveis, sendo a facilitação um conjunto dessas habilidades.
Perceba que, em meio a uma série de tarefas automatizadas, as habilidades mais

subjetivas das pessoas – essas que exigem capacidade analítica, resiliência,
adaptabilidade, criatividade, inovação, comunicação, entre outras – estão
sendo cada vez mais demandadas pelas organizações.
É importante enfatizar ainda que, por meio da facilitação, é possível moldar a

performance desejada de cada membro da equipe, empoderando e extraindo o
melhor de cada um para a atuação de todos dentro de um esforço coletivo.
Caso ainda tenha ficado alguma dúvida acerca dos aspectos que diferenciam as
habilidades técnicas e as habilidades sociocomportamentais, veja na tabela a seguir
alguns dos principais parâmetros de diferenciação:
HABILIDADES TÉCNICAS HABILIDADES SOCIOCOMPORTAMENTAIS
Associado à formação acadêmica. Associado à personalidade.
Fácil mensuração, que se dá pela análise do Difícil mensuração, que se dá por meio do
currículo ou testes práticos. relacionamento e da vivência.
Exemplos: certificações, credenciais, Exemplos: adaptabilidade, proatividade,

qualificações, grau de escolaridade, flexibilidade, organização resiliência, comunicação,
domínio de ferramentas e operações gestão do tempo, criatividade, negociação etc.
Alguns sinônimos: soft skills, habilidades

Alguns sinônimos: hard skills, habilidades
sociorrelacionais, habilidades subjetivas e
operacionais, habilidades objetivas e tangíveis.
intangíveis.
Construídas com estudo, livros, treinamentos, Não se constrói, é moldada a partir do

workshops e capacitações em geral. autoconhecimento e a autopercepção.
Habilidades técnicas versus habilidades sociocomportamentais.


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Por que você deve aprender facilitação agora?
Observe que a facilitação está presente quando se utilizam abordagens

contemporâneas como Agile, Design Thinking ou Lean Inception, sendo por isso
cada vez mais necessária nos processos que envolvam a Transformação Digital das
organizações; logo, a popularização da cultura Ágil colabora diretamente para o
aumento da demanda por facilitadores, que só tende a aumentar nos próximos
anos. Veja como isso fica expresso na curva de adoção da inovação.
Curva da adoção da inovação.

Adaptado de Rogers (1983). Elaboração: CEPED/UFSC (2022).
Ao observar o comportamento das pessoas em contextos de adoção da inovação,

Everett Rogers (1983) elaborou esse modelo chamado “Curva da Adoção da Inovação”
para explicar por que, quando e quais perfis têm mais tendência a adotar inovações.
Essa teoria busca explicar alguns comportamentos, desde os mais receptivos e
disseminadores aos mais conservadores e contrários às mudanças. Observe que a
facilitação ainda não chegou na grande massa populacional.
Veja a seguir alguns benefícios de se desenvolver enquanto facilitador:
Melhorar suas relações e interações com as pessoas;
Experimentar um papel de protagonismo e liderança;
Expandir possibilidades de carreira e crescimento; e
Ser mais reconhecido e até mais bem remunerado.

1.3 A Importância da Facilitação no Ambiente Organizacional
Um estudo realizado pela Microsoft fez as contas de quanto tempo as pessoas,

de fato, trabalham. O resultado foi alarmante, porém, não surpreendente para
o atual contexto: da média de 44 horas de trabalho semanais, 16 horas são
improdutivas, gastas sobretudo com reuniões (MICROSOFT, 2005).
Mas você já parou para pensar se o problema está realmente nas reuniões? Ou
está na forma como elas são executadas?
O excesso de reuniões ou reuniões desorganizadas tem sido um dos maiores

desmotivadores de equipes e um grande aliado da improdutividade.
Uma reunião executada com foco e eficácia não só possibilita um fluxo de trabalho
mais organizado, o que reflete diretamente na produtividade da equipe, mas
demonstra uma atitude de respeito com o coletivo. É uma forma de valorizar o
tempo e a energia de cada participante. Vale ainda enfatizar que reuniões são sobre
pessoas. Por isso, serão apresentados conhecimentos muito mais empíricos do
que literários para sua aprendizagem.
Reunião online.
Para responder às mudanças aceleradas que vêm acontecendo nessa nova

configuração de mundo e garantir sobrevivência, as organizações estão aderindo
a práticas inovadoras que valorizam a integração intersetorial e potencial de

16
todos. Essas práticas trazem muitos benefícios, porém, eles só se manifestam
quando se tem ambientes de colaboração, muitas vezes viabilizados pela
habilidade da facilitação.
Confira dez benefícios que uma liderança facilitadora proporciona.
1 Time to market
Em português, essa expressão significa “ganho de tempo”. A facilitação
diminui o tempo decorrido entre a aprovação de uma ideia e a tangibilização
por meio do lançamento dela enquanto solução inovadora. E, quando se
fala em transformação digital, é inevitável não trazer para o epicentro das
discussões um contexto de mundo altamente volátil e imprevisível, que
demanda celeridade em tramitações de toda natureza. Logo, quando aplicada
adequadamente a contextos organizacionais, a facilitação é uma abordagem
bastante inteligente para responder a cenários cada vez mais complexos
e desafiadores, além de otimizar não só o tempo, como também a energia
das pessoas envolvidas nos processos de desenvolvimento e otimização de
processos, serviços ou produtos.
2 Mais assertividade no processo

Sejam quais forem, processos envolvem pessoas e algum nível de burocracia.
No entanto, quando os entraves são mapeados, seja em pessoas ou sistemas, é
possível endereçar soluções sob medida para cada caso. E, para garantir êxito
em suas intervenções, os facilitadores costumam possuir um vasto repertório
ferramental e experiencial. Espera-se que eles consigam descomplicar
processos e dar caminhos para solucionar problemas complexos. Vale ainda
ressaltar que as ferramentas, dinâmicas, boas práticas e demais recursos
que os facilitadores utilizam são, em maioria, já testados e validados por
milhares de especialistas na área — um dos pilares da facilitação é, afinal,
saber improvisar com os recursos disponíveis.
3 Potencializar capacidades individuais e de grupos

Facilitadores têm a missão de empoderar as pessoas a atingirem a sua melhor
versão, de modo a contribuírem de forma efetiva nos trabalhos em grupo. Por
isso, cabe ao profissional imbuído da condição de facilitador a responsabilidade
de planejar a melhor experiência possível para o encontro. Por isso, ele deve
se manter neutro nas discussões, pois o foco do pré, durante e pós reunião é
estar sempre a serviço das pessoas. Para cumprir com essa função, é preciso
considerar todo o potencial de contribuição, tanto dos indivíduos quanto do
grupo. Buscando assegurar que essa mensagem esteja clara para o time, o
facilitador deve criar ambientes em que as pessoas consigam expor suas ideias
e opiniões sem medo de julgamentos.

4 Promover inclusão e colaboração
A colaboração é, sem sombra de dúvidas, um dos valores mais importantes
quando se trata de transformação digital e das inovações que surgem em
resposta a ela. Basta uma rápida pesquisa na internet para perceber a quão
enfática foi a preocupação dos signatários das abordagens de inovação mais
contemporâneas da atualidade, como o Design Thinking, Agile e Lean Inception,
ao encararem a colaboração, diversidade e pluralidade, fatores críticos para o
sucesso de projetos. O motivo é muito simples: reuniões que se resumem a um
monólogo e não encorajam as diferenças nunca chegam a resultados realmente
ricos e plurais; logo, propor um formato de interação que explore o potencial
de perfis distintos tende a promover diálogos mais inclusivos, pois garante mais
alinhamento, engajamento e sinergia entre as pessoas.
5 Estímulo à escuta ativa

Objetivamente, facilitar é a arte de anfitriar pessoas. Por isso, o facilitador deve
adotar uma postura propositiva em todos os seus movimentos. Isso significa não
só estimular, mas também saber orquestrar os diferentes pontos de vista que
emergem no ímpeto das discussões do encontro. Nessas circunstâncias, percebe-
se a necessidade de se criar um espaço seguro e com empatia, que é facilmente
identificável quando há uma mudança significativa e bastante generativa na forma
com que o time interage e com que os participantes escutam uns aos outros com
atenção, interesse e curiosidade. No ambiente remoto, a escuta ativa se dá também
prestando atenção no silêncio de alguns participantes – o que pode denunciar
pessoas pouco participativas. Em todos os casos, o facilitador tem o papel de escutar
ativamente, questionar, extrair e resumir a essência do que o grupo expressa.
6 Inovações paralelas
Quando bem exercida, a facilitação proporciona condições favoráveis e um espaço
seguro para que as pessoas possam ter mais confiança criativa e expor suas ideias,
sem medo de julgamentos. A sinergia entre os pares cria um terreno fértil para o
surgimento de ideias nunca antes pensadas, mas que possuem pleno potencial de
gerar inovações paralelas, ou seja, que saem da seara da abstração – criatividade –
e são transpostas para a prática. Essas inovações podem incrementar os processos,
serviços e produtos já existentes, impactando positivamente tanto o nível setorial
quanto o quadro geral da organização. É importante ressaltar que a inovação
acontece no plano concreto, mas só é possível inovar quando é dada vazão à
criatividade e as pessoas se sentem encorajadas no processo para seguir adiante
com as ações necessárias para fazer com que uma ideia seja implementada.
7 Pensamento visual
O Visual Thinking, ou pensamento visual aplicado às reuniões, pode ser um importante
aliado em contextos remotos por gerar maior compreensão, engajamento e resultados.
Ele serve para proporcionar uma linguagem comum e facilitar a assimilação do que será

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trabalhado em grupo. Atualmente existem diversos recursos que viabilizam interações
mais dinâmicas por meio de elementos visuais, mapeamento de ideias, registros
gráficos e inúmeras técnicas similares. Diante de tantas opções, o pensamento visual
está sendo cada vez mais incorporado em estratégias de comunicação em geral, afinal,
é uma forma bastante inteligível de dar um novo significado para as reuniões que,
em sua maioria, continuam seguindo o mesmo formato maçante e desestimulante
que já se conhece. Plataformas colaborativas como o Miro ou Mural já oferecem
diversas opções de templates prontos para serem personalizados e adaptados às
especificidades do encontro, que pode ser uma reunião, workshop ou evento online.
8 Elimina silos e hierarquias

Pré-existentes culturalmente, estas são as principais barreiras da colaboração,
da criatividade e, consequentemente, da inovação. O facilitador rompe com os
paradigmas das “castas e silos”, fazendo com que as pessoas deixem de lado
julgamentos pessoais ou de áreas pré-existentes na organização, à medida em
que propõe atividades e formas de interação que direcionam o foco de todos
os participantes para o mesmo alvo, removendo todas as formas de inibição
que podem surgir nessa jornada. Dessa forma, a aplicação da facilitação é um
importante passo para a mudança cultural nas organizações, uma vez que, ao
centrarem seus esforços unicamente no objetivo do encontro e se engajarem
na busca pelos resultados, as pessoas deixam de lado os estereótipos relativos
à cargos, experiência ou áreas, que passam a ser substituídos por um senso de
comunidade e responsabilidade coletiva pelo que está sendo co-construído em
grupo, ao mesmo tempo em que altera a forma como o time interage entre si.
9 Inspira novas formas de trabalho

Nessa nova configuração de mundo, você vai sendo provocado a abraçar o novo
ao mesmo tempo em que se rompe com modelos ultrapassados de se trabalhar.
A facilitação proporciona condições favoráveis para que as mudanças aconteçam,
trazendo dinamismo e flexibilidade para as relações. Logo, à medida que a automação
reconfigura o ambiente de trabalho, pessoas e organizações devem saber identificar
oportunidades para adaptar continuamente as suas operações. Essa reconfiguração
envolve o desenho de novos formatos de trabalho e contribui significativamente
também com a oxigenação para as novas formas de resolver problemas, mudando
o foco das tarefas predefinidas e padronizadas para um modelo colaborativo que se
estende para além das fronteiras funcionais e organizacionais físicas.
10 Mudança e transformação cultural

O facilitador é, em muitos casos, um agente de mudança cultural em uma
organização, e basta observar as suas formas de abordar situações para entender
o quão importante é desenvolver a capacidade de facilitar. A transformação
digital que se busca trazer para dentro das organizações só pode ser viabilizada
por meio de uma mudança cultural, ou seja, um processo que exige gestão

e condução assertiva. Aqui, vale uma provocação bastante elucidativa: você
já reparou que a quantidade de ferramentas digitais aumenta na mesma
velocidade com que elas caem em desuso? Isso significa que, para se conseguir
efetividade nos resultados, é preciso considerar essa transição – mudança
cultural – que envolve desde os aspectos mais sutis, como comunicar de maneira
adequada as funcionalidades, benefícios e conveniências dos recursos digitais,
até os aspectos mais desafiadores, que envolvem o engajamento, aderência e
domínio destes. Vale ainda dizer que os processos de mudança precedem toda
e qualquer transformação, não só a digital.
Nos ambientes organizacionais, a facilitação surge na contramão do estereótipo

do “líder herói”, pois, ao invés de ter todas as respostas, o líder facilitador tem
como objetivo proporcionar boas condições e bons processos de grupo para
que as pessoas possam trabalhar em conjunto na construção de soluções e
tomadas de decisões colaborativas. Essa dinâmica traz uma nova perspectiva de
horizontalidade para as equipes.
E por que não complementar esse senso de mudança para questões de

hierarquia organizacional e modelos de liderança?
Entre os perfis extremos de líder herói e líder facilitador, existem diversas

possibilidades e formas de exercer a liderança de um time, não havendo um estilo
ideal para que a condução de uma reunião atinja os resultados pretendidos. Por isso,
a recomendação é assumir a postura de um líder maestro, que permite navegar
entre os diversos tipos de liderança, possibilitando aliar visão e sensibilidade para
entender o que seria melhor para aquele momento e para aquele time.
Líder facilitador.

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Veja algumas interações que, se focadas em recursos e boas práticas de facilitação,
podem ser bem mais produtivas:
Reuniões que necessitam de mediação e suporte para tomada de decisões

complexas, conversas difíceis e conflitos;
Elaboração de planejamento estratégico ou plano diretor;
Desenho e concepção de novos serviços ou produtos;
Promoção de conexão e integração entre as pessoas; e
Oficinas para cocriação e construção de protótipos.
É nítida a importância da facilitação em um mundo cada vez mais complexo,

ambíguo e imprevisível. Com base neste conteúdo, muitos outros benefícios,
possibilidades e variações em termos de aplicabilidade da facilitação vieram à
sua mente, certo? Continue fazendo todas as correlações possíveis e anotando as
epifanias, pois todas são válidas!
1.4 A Facilitação no Contexto da Transformação Digital
Ainda que, à primeira vista, a transformação digital se resuma a uma mera adoção de
novos recursos digitais no quadro geral ou setorial e específico de uma organização,
na realidade, ela configura um fator determinante para tornar o processo de
disseminação da cultura digital o mais natural possível.
Nesse sentido, os facilitadores que dispõem de um vasto repertório ferramental,

experiencial e de boas práticas desempenham uma importante missão, que é a de
conduzir as pessoas nessa jornada rumo à tão almejada transformação não só digital
como também cultural, cujo foco deve estar nas pessoas e não nas ferramentas.

Transformação digital focada em pessoas.
No entanto, em plena era digital, diversas organizações – sobretudo as que possuem

um modelo de atuação mais tradicional, engessado e inflexível – costumam ter
dificuldade para se adaptar a esse novo contexto caracterizado por cenários
cada vez mais complexos, imprevisíveis e polarizados. É nesse momento que
os facilitadores se tornam figuras necessárias no percurso, que é naturalmente
repleto de percalços e entraves.
Muito além de removedores de obstáculos, os facilitadores descomplicam

processos de grupo de forma profissional e imparcial. Eles envolvem, engajam e
empoderam os colaboradores a se tornarem agentes da mudança, tornando cada
um ciente de seu papel para que a transformação digital aconteça de maneira
fluida, colaborativa e realmente efetiva.
Por isso, é essencial contar com alguém que saiba engajar as pessoas e as auxilie
a manter o foco nas buscas, principalmente quando se trata de uma temática que
constitui um paradoxo: libertação versus estrutura.
Perceba que, quando se trata de transformação digital, está explícita a ideia

de “libertar-se” de uma estrutura para que outra a substitua – mesmo que em
parte –, algo muito peculiar aos facilitadores no que se refere a alta capacidade de
adaptação que estes possuem, sobretudo quando se trata de desafios paralelos
que são rapidamente absorvidos por eles. Com a chegada da pandemia, esses
profissionais tiveram que criar ou adaptar rapidamente todos os seus recursos ao
ambiente online, que apresenta uma dinâmica completamente diferente no que
tange ao formato de interação, comunicação e de se gerar resultados em grupo.

22
Em vista disso, a seguir são apresentados alguns benefícios que os facilitadores podem
oferecer a uma organização no contexto da transformação digital. O facilitador:
Cria um ambiente de inclusão, colaboração e produtividade real;
Mantém as discussões relevantes e alavanca a inteligência coletiva;
Amplia o campo da criatividade, contribuindo para novos insights;
Elimina custos fixos de deslocamento, de escritório e tempo;
Possibilita o desenho de processos e abordagens evolucionárias;
Cria um ambiente de aprendizagem constante sobre as tecnologias;
Mantém históricos de projeto, pois tudo é registrado, documentado e

armazenado;
Está à disposição de um contato contínuo para responder dúvidas e

serem porta-vozes de grupo;
Assume o planejamento, condução e conclusão das reuniões;
Torna os eventos mais dinâmicos, descontraídos e produtivos; e
Assegura os encaminhamentos necessários para o pós-reunião.
Mas, como nem tudo são flores, há fatores críticos que precisam de uma atenção
especial. Por isso, a seguir estão elencados os quatro desafios principais.
Quatro Desafios na Transição para o Ambiente Virtual
Note que, embora essa migração não seja algo trivial, é preciso ter empatia com os
diversos relatos das pessoas sobre os desafios que precisam ser considerados nessa
transição, os quais envolvem inseguranças, dúvidas, limitações e dificuldades para
a plena execução das atividades que eram realizadas anteriormente no ambiente
presencial. As mudanças, de um modo geral, costumam ser desconfortáveis. Mas
é importante ter em mente que, superadas as barreiras iniciais, elas podem trazer
muitos benefícios, conveniências e agilidade para facilitação de vida.
Conheça esses quatro grandes desafios.

1 Ausência do ambiente social
A ausência do ambiente social traz prejuízo para as equipes, pois as interações
presenciais acontecem de forma muito mais natural, espontânea e descontraída.
Já no virtual, a enxurrada de reuniões via Teams, Zoom e afins se transformaram
em um terrível desgaste para muitas pessoas, pois em um “simples” clique se
ingressa em uma nova reunião, que em muitos casos ocorre sem que haja uma
pausa ou preparação mental e física, que antes aconteciam em alguma conversa
informal de corredor ou no cafezinho.
Nesse caso, estruturar intencionalmente momentos breves de

conexão e interação informal entre as pessoas no ambiente virtual
é extremamente importante para revitalizá-las. Esses momentos
podem acontecer no início, no meio e ao final de um encontro online.
2 Uso excessivo de tecnologia

Um fato incontestável, em relação as múltiplas possibilidades e novidades de
recursos disponíveis no ambiente online, é que esse excesso tende a causar a falsa
impressão de que dominar o máximo de ferramentas é a chave da produtividade
no ambiente virtual. Mas, ainda que essas ferramentas tenham sido projetadas
para possibilitar que equipes alcancem resultados rapidamente, um desafio a
ser superado refere-se ao uso deliberado de ferramentas que, em muitos casos,
só servirão para reduzir a conexão entre os participantes, podendo até mesmo
excluir a participação pela dificuldade de acesso ou de uso.
A regra de ouro é que “menos é mais” — sob essa perspectiva, é

importante atentar-se sempre que for acrescentar uma nova
camada de tecnologia entre as pessoas. Ao eleger uma ferramenta,
cheque se esta irá melhorar a conexão da equipe e possibilitar
alcançar mais produtividade em grupo.
3 Repetição dos velhos hábitos

O formato de interação virtual apresenta uma dinâmica muito diferente do que
aquela do ambiente presencial. No entanto, existe uma tendência de apego ao
que já funcionou anteriormente, ainda que em outro formato. Essa prática tende
a ser desastrosa, pois, nesse contexto muitos hábitos que antes eram adotados

24
para o presencial simplesmente não funcionam no ambiente virtual. E apesar de
ser um elemento necessário, a tecnologia também não corrige os maus hábitos,
que estão sendo levados para o ambiente online.
Para superar este desafio, a recomendação é que você procure

observar e aprender com os facilitadores mais experientes na
condução de times em trabalhos remotos, e peça feedbacks acerca
do que funciona e o que não funciona. São práticas simples que
ajudarão a aprimorar os seus trabalhos.
4 Nutrir confiança e autonomia

Para que o trabalho remoto funcione efetivamente, é essencial que haja
confiança e autonomia entre todos da equipe. Em se tratando de facilitação
virtual, é preciso ter estruturas que apoiem processos conversacionais e de
trabalho descentralizado. Logo, os times que já nutriam esses valores na rotina
presencial têm maior capacidade de adaptação ao contexto online, mas a má
notícia é que o contrário também é verdadeiro — o que acaba sendo um dos
maiores entraves no processo de transição.
Alguns exemplos práticos de como nutrir a confiança e a autonomia

em encontros online são: preparar, ao longo da agenda, atividades
para pequenos grupos, utilizar documentos compartilhados e
exercitar a capacidade de auto-organização, de modo a desenvolver
a corresponsabilização entre todos.
Confiança e autonomia nas equipes.


Ou seja, a pedra angular da Facilitação é a adaptação, que é uma das habilidades
mais importantes no contexto da transformação digital — o qual deve estar calcado em
um processo de mudança complexo e infindável, afinal, é sempre válido lembrar que
essa transformação não se limita a uma “mera substituição de ferramentas de trabalho”.
As ferramentas digitais devem estar a serviço das pessoas, não o contrário.
Você chegou ao final desta unidade de estudos. Caso ainda tenha dúvidas, reveja o
conteúdo e se aprofunde nos temas propostos. Até a próxima!

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Referências
ABREU, Paulo Nunes de. Arquitetar a colaboração: Facilitar grupos e liderar pela
facilitação. Rio de Janeiro: Publicação independente, 2018.
IInternational Association of Facilitators (IAF). Competências básicas do facilitador.

IAF, 2015. Disponível em: https://www.iaf-world.org/site/sites/default/files/
Competencias%20IAF%20Portugues_PT_FINAL.pdf. Acesso em: 29 jun. 2022.
FACILITAÇÃO. In: DICIO, Dicionário Online de Português. Porto: 7 Graus, 2022.

Disponível em: https://www.dicio.com.br/facilitacao/. Acesso em: 29 jun. 2022.
FREEPIK COMPANY. [Banco de Imagens]. Freepik, Málaga, 2022. Disponível em:

https://www.freepik.com/. Acesso em: 29 jun. 2022.
HAWKINS, Charlie. O segredo das reuniões produtivas: como acabar com a chatice,
controlar a confusão e eliminar a perda de tempo. São Paulo: Saraiva, 2012.
JASKULSKI, Lucas. A Curva da Adoção de Inovação. Medium, 2015. Disponível em:

https://medium.com/@LucasJaskulski/a-curva-da-adoção-de-inovação-4b150640a755.
Acesso em: 29 jun. 2022.
KANER, Sam et al. Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making, Hoboken,

NJ: Jossey-Bass, 2007.
LAENDER, Glauber. Facilitação Criativa [1/5] — Uma introdução sobre boas práticas
para conduzir dinâmicas. Medium, 2022. Disponível em: https://medium.com/@
glauberlaender/facilitação-criativa-1-5-uma-introdução-sobre-boas-práticas-
5f5214e09d7d. Acesso em: 29 jun. 2022.
MICROSOFT. Survey Finds Workers Average Only Three Productive Days per Week.
Microsoft, [s. l.], 2005. Disponível em: https://news.microsoft.com/2005/03/15/survey-
finds-workers-average-only-three-productive-days-per-week/. Acesso em: 29 jun. 2022.
MORENO, Alexandre. Facilitação um jeito de ser: Educação corporativa pela

abordagem centrada na pessoa. São Paulo: QUALITYMARK, 2018.
MORETI, Rodrigo. Aumente a produtividade com o controle de reuniões. Runrun.it,

2015. Disponível em: https://blog.runrun.it/controle-de-tarefas-manual-reunioes-
produtivas/. Acesso em: 29 jun. 2022.

ROGERS, Everett M. Diffusion of Innovations. New York: The Free Press, 1983.
WORLD ECONOMIC FORUM. The Future of Jobs Report. Geneva: World

Economic Forum, 2018. Disponível em: http://abet-trabalho.org.br/wp-content/
uploads/2018/12/WEF_Future_of_Jobs_2018.pdf. Acesso em: 29 jun. 2022.

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Unidade 2: O Mindset de uma Reunião Produtiva e os Fatores
Sociocomportamentais
Ao final desta unidade, você será capaz de reconhecer as habilidades de um bom

facilitador, bem como os diferentes perfis de uma equipe e seus papéis para alavancar
a inteligência coletiva.
2.1. Os Pilares Fundamentais ao Exercício da Função de Facilitador
As competências básicas dos facilitadores foram mapeadas ao longo do tempo

pela Associação Internacional dos Facilitadores (IAF), com apoio dos seus membros
facilitadores e atuantes em mais de 65 países. As competências integram o
conhecimento, as habilidades e os comportamentos que o facilitador precisa
evidenciar no exercício de sua função. Veja a seguir um trecho que trata sobre a
definição do trabalho do facilitador pela IAF:
Cada reunião ou processo facilitado tem um impacto

nas pessoas e nos grupos dos quais fazem parte.
Uma boa facilitação pode mudar a maneira como
os indivíduos pensam e agem e, por fim, apoiá-las
para mudar positivamente o mundo ao seu redor
(IAF, 2018, tradução nossa).
A Associação Internacional de Facilitadores (IAF) é uma comunidade mundial criada

para difundir os conhecimentos e a prática da facilitação profissional por meio da
investigação sistemática de todas as abordagens evolucionárias que estão sendo
desenvolvidas pelos facilitadores profissionais ao longo do tempo. A IAF tem o
propósito de apoiar, dinamizar e melhorar a condução de processos em grupo.
Construído pela organização participativa que é a IAF, o documento “Competências

Básicas do Facilitador” (IAF, 2015) elenca os cinco pilares ou alicerces em que
o facilitador deve ser proficiente. Portanto, é imprescindível que o facilitador
tenha essas cinco características:

1 Ser imparcial
O facilitador deve ser um agente neutro nas discussões e deve estar sempre a
serviço das pessoas, energizando e empoderando-as para que atinjam sua melhor
versão. Por isso, a facilitação é uma abordagem leve e de mínima intervenção,
cuja principal missão é manter o foco das pessoas na finalidade do encontro.
2 Ser analítico
Na condição de facilitador, ser analítico é um exercício constante para estar
sempre atento aos detalhes. Isso envolve desde ser seletivo nas palavras que
irá usar para se comunicar até a escolha de dinâmicas mais apropriadas para
cada encontro. O facilitador deve exercer uma visão micro sobre o que está
acontecendo, sempre considerando as preferências das pessoas.
3 Ser organizado
Para a Associação Internacional de Facilitadores (IAF), é imprescindível selecionar
recursos e processos claros que promovam uma linguagem comum a todos
os estilos de pensamento. Isso quer dizer que ser facilitador envolve também
saber dispor elementos em uma ordem que faça sentido para a equipe. Para
isso, podem ser utilizados recursos como post-its com ideias, imagens, frases ou
simplesmente conceitos.
4 Prover coerência
O facilitador precisa trazer sentido para toda a experiência, mantendo todos
os aspectos alinhados — desde a organização (tempo e espaço do encontro),
passando por seu objetivo, e tendo em vista os pontos que as pessoas estão
trazendo. Esse comportamento gera uma coerência com o foco no projeto. O
facilitador deve criar um ambiente adequado e que proporcione a sensação de
conforto para as pessoas.
5 Saber improvisar
Facilitadores constantemente se deparam com situações inesperadas. Por isso,
devem ser criativos para saber contornar certas situações. Espera-se que sejam
capazes também de adequar todas as abordagens e recursos que trazem consigo,
sempre considerando as necessidades e capacidades do grupo.
Há, ainda, outras habilidades importantes de serem desenvolvidas para exercer

a facilitação com mais profissionalismo. São características percebidas nos bons
facilitadores e passíveis de serem desenvolvidas e aprimoradas.
Habilidades: Desenvolva uma Postura Facilitadora e Potencialize os seus Resultados
Veja algumas habilidades que são fundamentais para que haja uma boa facilitação.

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1 Remoção de obstáculos
Bons facilitadores tem a capacidade de antever e remover tudo que pode interferir
ou impedir o fluxo de um trabalho, tornando as experiências mais fluidas e
simplificadas. Para ser um bom removedor de obstáculos, você deve ser uma
pessoa propositiva, que traga soluções ou saiba conduzir o time em direção a elas.
2 Escuta ativa
Por mais que haja acordos de uma fala por vez, as vezes há pessoas que querem
se comunicar e, por isso, manifestam sinais. Esses sinais podem ser percebidos
na linguagem corporal, apontando a necessidade de verbalizar alguma ideia ou
pensamento. A escuta ativa, portanto, significa tanto ouvir quanto observar. E,
no contexto remoto, a escuta ativa se dá também escutando o silêncio.
3 Gestão de projetos
Partindo da premissa de que um trabalho não se resume ao workshop, para gerir
sessões de maneira realmente eficaz é preciso exercitar a visão macro, cabendo
ao facilitador acordar os objetivos e entregas ao elaborar o plano de trabalho, que
vai desde o planejamento da sessão até o pós-sessão, que são os próximos passos.
4 Pensamento visual
O facilitador pode se apropriar de elementos visuais para construir raciocínios
utilizando formas, cores, post-its, PPTs e técnicas de clusterização. Faça uso de
todos esses recursos para criar formas visuais de comunicação com as pessoas.
Lembre-se que, nas plataformas colaborativas online como Miro ou Mural, os
frames representam cérebro coletivo e devem estar organizados.
5 Os porquês
Saber fazer as perguntas certas e no momento apropriado denota preocupação
com a qualidade das informações que subsidiarão decisões de nível mais
estratégico a posteriori. Logo, entender a raiz dos problemas refletirá na
qualidade do resultado final do projeto, que será proporcional ao nível de
clareza que o time tem sobre o problema.
6 Saber negociar
Imprescindível em workshops e reuniões colaborativas, a negociação no contexto
da facilitação exige saber trabalhar interesses, fazer combinados e conseguir
chegar a consensos, o que garante mais coesão e alinhamento entre todos do
time. Logo, saber conduzir conversas de maneira assertiva é essencial para que
a experiência flua conforme você idealizou e planejou desde o início.
7 Decodificar a linguagem corporal

Aprenda a identificar as mensagens — como ansiedade, tédio, insegurança,
empolgação, entre outras — que os participantes transmitem por meio de

manifestações corpóreas. Essa percepção é essencial, pois, em muitos casos,
será necessário recalcular a rota no meio de uma atividade com base em
comportamentos, movimentos ou quaisquer outros sinais.
8 Visão holística
Para exercitar uma perspectiva mais macro em si e no time, deve-se considerar
trazer para as discussões pontos de conexão com outras informações, conceitos,
pessoas, áreas, dados e notícias relacionadas ao assunto abordado. Trazer essa
visão do todo para o time estimula e impulsiona a diversidade de ideias que
emergem a partir de então.
Depois de conhecer algumas das principais características de um bom facilitador, é

possível entender como os fatores intangíveis e comportamentais balizam a aplicação
da facilitação em reuniões e workshops, e usar esses conhecimentos para alavancar a
inteligência coletiva. É possível, ainda, identificar como todos esses fatores se aplicam
na prática por meio da “tríade de como conduzir uma facilitação com maestria”.
Confira como todos esses elementos apresentados se manifestam na vida real.
A Tríade de como Conduzir uma Facilitação com Maestria
Conheça, a seguir, alguns elementos fundamentais para a facilitação.
1 Preparação
Conhecer o contexto, o público e o desafio que virá em uma facilitação faz muita
diferença. Por isso, um facilitador organizado geralmente tem mais confiança e
capacidade de desenhar melhores experiências para o time, além de ter maior
flexibilidade para adaptar a agenda sempre que julgar necessário. Portanto, a
recomendação é que você dedique um tempo para planejar essa experiência
pensando nos seus pormenores, já antevendo alguns imprevistos e formas de
dar contornos cabíveis a eles.
2 Repertório
É a "caixa de ferramentas" do facilitador. São práticas, técnicas, ferramentas
e metodologias que ele domina e que está apto a aplicar, combinar ou
personalizar quando julgar pertinente. Um facilitador que possui um vasto
repertório ferramental e experiencial consegue ser flexível para oferecer ao
grupo o que ele precisa no momento certo. Mas não se limite ao que você
já conhece — busque outros recursos, pois os imprevistos são as maiores
certezas que um facilitador tem em todo contexto em que atua e, quanto
maior o repertório, mais facilidade terá de improvisar.

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3 Presença
A facilitação acontece no agora. Então de nada adianta fazer um ótimo planejamento
e dominar as melhores técnicas se o facilitador não estiver realmente presente
e atento ao que está acontecendo. Por isso, exercite intencionalmente a sua
qualidade de presença, de modo a potencializar sua conexão com as pessoas e
propor os melhores caminhos diante do que se apresenta. Assim, você será capaz
de conduzir o fluxo da reunião, mantendo o engajamento e o foco do time no
objetivo do encontro do início ao fim.
2.2 Reconhecendo e Orquestrando Diferentes Pontos de Vista e

Perfis de Pessoas
Como a facilitação é sobre pessoas, será inevitável lidar com diferentes personalidades.
Existem pessoas mais falantes, ativas e enérgicas, ao passo que outras são mais
quietas, falam menos e são mais observadoras. Nessas circunstâncias, o facilitador
deve reconhecer que não é possível encaixar todos esses indivíduos em grupos,
tampouco simplesmente ignorar o potencial de contribuição de cada um.
Liderança com pessoas diferentes.


Imagine um cenário em que você precisará trabalhar com diferentes pontos de
vista, várias personalidades, pessoas multiculturais, de diferentes gerações ou
níveis hierárquicos. Como você se comunicaria com esse grupo de pessoas? Como
conduziria esse time? Como planejaria o encontro e a agenda? Nesse tópico, você
conhecerá quatro perfis de pessoas que você pode encontrar em uma facilitação e
antever respostas às manifestações de cada um.
Sabendo que facilitadores estão constantemente entrando em territórios

desconhecidos, serão apresentados alguns perfis diferentes e mais facilmente
reconhecíveis com os quais você poderá se deparar.
Perfil Ativo, Enérgico e Propositivo

Facilmente reconhecidos no time por serem opiniosos, imperativos e sempre
os primeiros a fazerem colocações na reunião. É importante perceber se essa
participação está sendo produtiva para o projeto ou se essa pessoa está inibindo
as outras de contribuírem.
Como facilitador nessa situação, você deve identificar qual a necessidade da pessoa
de falar tanto, pois existem diversas possibilidades. Dentre elas, destacam-se duas: ela
pode realmente estar muito empolgada e engajada com aquele projeto e com o tema,
e por isso fica muito animada e quer contribuir tanto, ou têm vasto conhecimento
sobre o assunto e quer trazer a sua visão especialista, compartilhando experiências e
demonstrando ter notório conhecimento sobre. Mas, independentemente do motivo
pelo qual a pessoa age dessa forma, o importante é você entender a necessidade que
ela tem de se comportar assim e se preparar para geri-la.
Algumas abordagens possíveis
• Agradeça a contribuição da pessoa e, em seguida, solicite que os demais

tragam suas opiniões e pontos de vista; e
• Utilize o artefato checklist para pedir pelo nome, aleatoriamente, uma

opinião ou ideia das pessoas presentes
Perfil Tímido, Introspectivo e Observador

Os mais "quietos" costumam ser extremamente observadores e, por isso, geralmente
trazem uma visão muito diferente e interessante para as discussões. Representam
pessoas altamente meticulosas e analíticas e, por isso, são bastante desejadas pelas
organizações, pois avaliam pontos positivos e negativos dos pormenores da pauta
que está sendo discutida por seus pares, bem como de suas colocações.

34
A partir desse entendimento, você, enquanto facilitador, precisa tomar medidas
para oferecer um ambiente propício que corresponda a esse perfil. Então, quando
se deparar com alguma pessoa com o perfil tímido no time, estimule a participação,
convidando-a a contribuir. A seguir serão apresentadas algumas formas de dar
poder de fala a essas pessoas, mas você pode encontrar outras possibilidades e
caminhos para incluí-las naquele encontro.
Vale ainda dizer que os tímidos são mais propensos a se subvalorizarem e não ter
consciência das próprias qualidades. Isso é perceptível, por exemplo, quando ficam
em silêncio em uma reunião, mesmo sabendo a resposta para alguma questão.
• Convide essa pessoa a trazer o que ela pensa sobre a discussão ou pauta
que está sendo construída no time, chamando-a pelo nome; e
• Uma maneira discreta e inclusiva também é pedir para as pessoas escreverem

o que elas acham nos post-its e depois revelarem juntas as ideias.
Perfil Hierárquico, Imponente e Influenciador

Essa pessoa traz consigo o peso do cargo, podendo ser um executivo ou cofundador.
Logo, você precisará ser muito astucioso para conseguir lidar com esse perfil e todas
as necessidades que ele traz, uma vez que, apesar de possuir um considerável
repertório de experiências e conhecimento, esses fatores não substituem todo o
levantamento de dados e contribuições dos envolvidos no projeto.
Por ser um agente neutro dentro desse contexto, você, como facilitador, precisará
avaliar se a contribuição dessa pessoa com um cargo influente está ajudando o time
a fazer construções positivas e focadas no objetivo do projeto, ou se está sanando
apenas a necessidade de influenciar e enviesar o time. Em casos mais extremos,
será inevitável convidar essa pessoa para conversar individualmente e explicar o
fato de que a posição privilegiada que ela ocupa pode acabar inibindo os outros de
serem eles mesmos por conta da hierarquia.
Utilize a dinâmica dos “prós e contras”, pedindo para que duas pessoas
opinem, uma contra e outra a favor do que foi dito; e
Faça essa pessoa entender a importância de considerar as ideias de todos,

antes mesmo do início da sessão.

Perfil Complicador ou Pessimista, Colocador de Obstáculos
Essas pessoas são aquelas que sempre vão trazer um empecilho para as situações. É
extremamente perigoso ter pessoas com esse perfil em um time quando o foco daquele
encontro é estimular comportamentos de colaboração, engajamento e de criatividade
no time, pois o ambiente precisa estar propício para que todos os participantes confiem
uns nos outros. Logo, a criação de um espaço seguro é uma premissa chave para que
todos consigam se sentir confiantes em trazer ideias e serem propositivos.
No entanto, se os participantes estão contribuindo, compartilhando ideias,

experiências e sendo positivos, mas há sempre alguém falando que não vai dar
certo, vai chegar um momento em que acabarão desanimando e haverá uma
inibição tensa nesse fluxo. Repare se você está trabalhando com um perfil colocador
de obstáculos — a abordagem mais usual para esses casos é relembrá-los de que
esse não é um momento para pensar em como executar as ideias, portanto, pensar
nos obstáculos e riscos não é o foco do workshop. Veja a seguir outras formas de
lidar com esse tipo de situação.
• Reforce a regra básica de separar a produção da avaliação de ideias, pois

não é o momento de pensar em como executá-las; e
• Peça que essa pessoa não pense nos obstáculos, pois a reunião é o momento
de deixar as ideias fluírem, ressaltando a importância da contribuição de todos.
É importante investigar e antever abordagens correspondentes aos outros tipos

de perfis de pessoas que, ao longo da sua jornada como facilitador, você irá se
deparar. Afinal, o facilitador deve administrar tanto o objetivo da reunião quanto as
reações diversas que possam empacar o desenvolvimento das soluções em grupo,
e proporcionar uma experiência fluida para todos os participantes.
2.3 Diferentes Papéis que fazem a Diferença em uma Reunião

Produtiva Perfis de Pessoas
Em uma reunião típica de poucos participantes, geralmente existem somente dois

papéis identificados: o anfitrião, que é quem convoca o encontro, e os convidados.
Porém, as reuniões podem dar saltos em eficácia quando se reconhecem e
atribuem alguns papéis importantes aos participantes. Veja a seguir alguns
detalhes a respeito dos principais.

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Anfitrião
Também chamado de organizador ou "dono" do desafio ou problema, é a
pessoa que convoca a reunião, esclarecendo sua finalidade e os resultados
esperados, sendo também responsável por decidir quem participará.
Facilitador
Responsável por fazer o planejamento da pauta junto ao anfitrião. É ele quem
elabora a agenda, faz a abertura, ritmo e fechamento de toda a jornada, mas
sua principal função é ser o agente mantenedor do foco das pessoas na pauta.
Participantes
São os atores principais do encontro, pois a qualidade do que será gerado
e decidido dependerá deles. O papel dos convidados é o de compartilhar
informações, ideias, experiências e expressar opiniões de modo a contribuir
para o alcance da finalidade da reunião.
Cofacilitador
Facilitar exige muita presença, mas o digital exige diversas atividades em
paralelo. O papel do cofacilitador é dar suporte às pessoas no que tange às
ferramentas, contribuindo com conselhos de natureza geral e específica,
além de ser o guardião do tempo em cada atividade.
Relator
Responsável por ficar atento às interações no chat, realizar os registros
das tomadas de decisão, principais insights e pontos que emergem nas
discussões. Deve agrupar ideias, construir conclusões, sintetizar tudo de
forma clara e montar um relatório para envio pós-reunião.
Apesar de parecer exagero, estabelecer acordos em um encontro e ter essas funções

bem definidas e satisfatoriamente desempenhadas, por menor que seja o time
envolvido, resultará em uma reunião muito mais efetiva e produtiva.
Inclusive, a depender do tamanho da equipe e da finalidade do encontro, pode-se

atribuir outros papéis mais específicos ainda, como: alguém responsável somente pelo
controle do tempo, alguém atribuído da função de facilitação gráfica, outra pessoa
responsável por acompanhar as conversas no chat, tirando dúvidas e auxiliando.
Agora, tendo em vista a necessidade de ter um time auxiliando na condução do

processo, é interessante esclarecer a diferença entre reuniões e workshops.

2.4. A Diferença entre Reunião e Workshop
O seu Evento será uma Reunião ou um Workshop?
Já é sabido que as organizações estão sempre aquecidas, com suas agendas

recheadas de ações previstas e outras já em curso. O que todos esses eventos
corporativos – sem exceções – têm em comum é o fato de serem realizados por
pessoas, o que significa que planejar bons processos de grupo pode resultar em
grandes saltos de produtividade, motivação e engajamento pelos colaboradores.
Nesse contexto, as reuniões e workshops constituem a espinha dorsal de todas

as mudanças organizacionais, que vão das mais simples às mais complexas. No
entanto, é bastante útil ter clareza sobre o que, de fato, diferencia reuniões de
workshops, pois ter esse conhecimento norteará o planejamento desses dois
diferentes formatos de interação. Eles não possuem diferenças discrepantes,
porém, é possível preparar a agenda de maneira muito mais personalizada quando
alguns aspectos são considerados.
Workshops
São caracterizados por um planejamento de alto nível, com muita riqueza de
detalhes. Nesse sentido, alguns elementos que devem estar sempre presentes
em um workshop são as dinâmicas e as atividades individuais e de grupo, que
são previamente preparados pelo facilitador junto a uma equipe de apoio. Esses
encontros geralmente visam gerar muita interação, uma vez que o principal
objetivo dos workshops é promover a participação e engajamento de todos em
torno da pauta por meio de mecanismos pensados estrategicamente para
estimular comportamentos de colaboração – e que devem ser criteriosamente
selecionados. São experiências que costumam ser projetadas para se extrair o
máximo de contribuição das pessoas.
Em geral, os workshops costumam ter três momentos. Clique nos títulos para
conhecê-los:
Apresentação
Nesse momento, o facilitador dá boas-vindas e faz uma breve apresentação
da agenda que planejou para o encontro, alinha as expectativas e apresenta
o objetivo do encontro.
Intensa colaboração
Ocorre quando as pessoas começam a interagir por meio das dinâmicas e
atividades práticas que foram planejadas previamente para o alcance do
objetivo almejado.

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Conclusão
Ocorre quando o facilitador conduz o desfecho do encontro, ao mesmo
tempo em que define as atividades que serão executadas, bem como define
os responsáveis e seus prazos.
Veja a seguir algumas características dos workshops:
• Alto nível de detalhamento do briefing e da agenda;
• Pensa-se em toda a experiência, desde convites criativos, elementos

visuais, musicais, coffee break etc.
• Costuma ser de longa duração, às vezes de um dia inteiro;
• O planejamento da agenda costuma ser robusto, pois o formato de

interação é mais intenso, colaborativo e criativo;
• Geralmente são eventos com muitas pessoas, a partir de oito convidados;  
• Há intensa participação entre as pessoas e, por isso, é necessário planejar

dinâmicas e atividades intercaladas;
• Costumam ser eventos pontuais, que geralmente acontecem de duas a

quatro vezes no ano, por exemplo;
• É um evento destinado a elaboração de planejamentos de projetos de nível

estratégico, como capacitações executivas etc.
Perceba que é muito mais comum ver a figura de um facilitador em workshops do

que em reuniões comuns.
Agora que você já conhece as principais características associadas aos workshops,

veja um exemplo de agenda para condução de um workshop colaborativo para
desenvolvimento de um aplicativo, com duração de quatro horas:

WORKSHOP PARA DESENVOLVIMENTO DE APLICATIVO | DURAÇÃO DE 4 HORAS
Duração Início Fim Atividades Responsável
Chegada + Apresentação inicial: objetivo e
20' 10:00 10:20 Facilitador
agenda do encontro
10' 10:20 10:30 Visualização do protótipo navegável do site Todos
30' 10:30 11:00 Diagrama da Estratégia Todos
20' 11:00 11:20 Mapa de Stakeholders Todos
60' 11:20 12:20 Almoço Todos
30' 12:20 12:50 Jornada do usuário Todos
10' 12:50 13:00 Geração de ideias com brainwriting Todos
30' 13:00 13:20 Priorização de ideias com votações Todos
20' 13:20 13:40 5W2H (o que, quem, quando) Facilitador
10' 13:40 13:50 Finalização Facilitador
Workshop para desenvolvimento de aplicativo.

Agora, veja como as reuniões se diferenciam dos workshops.
Reuniões
Como o próprio nome já sugere, uma reunião se caracteriza pelo encontro de duas ou
mais pessoas que têm o objetivo de apresentar, debater e discutir assuntos relativos à
algum tema central definido. E, da mesma forma que em um workshop, é importante
que as reuniões contem com a condução de um facilitador — porém, comumente
esses eventos são conduzidos pelo próprio anfitrião, que é quem convoca o encontro.
A principal diferença entre um workshop e uma reunião é, em suma, a simplicidade!
As reuniões se caracterizam pela menor intensidade em termos

de colaboração, tempo destinado ao planejamento da agenda e
curta duração do fluxo em si, já que as sessões não costumam
passar de duas horas, o que limita bastante a inclusão de
atividades e dinâmicas em geral na agenda.

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Veja a seguir algumas características das reuniões:
• O tempo destinado ao planejamento da agenda é curto, pois é comumente

um formato de interação simples;
• As participações das pessoas são mais sucintas, restritas a perguntas e

comandos em momentos pontuais;
• A duração de uma reunião não costuma passar de duas horas, então, não
há tempo para muitas dinâmicas;
• São eventos mais recorrentes, podendo ocorrer mais de 15 vezes em um

ano;
• São geralmente destinadas a tratativas setoriais, de projetos ou atividades

específicas e de pequenas equipes;
• Não necessariamente contam com muitas pessoas, podem ser feitas com
a partir de dois convidados;
• Raramente se vê alguém responsável por facilitar a sessão, pois costuma

ser conduzida pelo próprio anfitrião.
Veja a seguir um exemplo básico de agenda para uma reunião simples, destinada a
uma tratativa pontual, com duração de uma hora:
WORKSHOP PARA DESENVOLVIMENTO DE APLICATIVO | DURAÇÃO DE 4 HORAS

Duração Início Fim Atividades Responsável
Check-in + Apresentação inicial: objetivo e
agenda do encontro
20' 10:10 10:30 Levantamento de ideias Todos
10' 10:30 10:40 Momento de sanar dúvidas Todos
10' 10:40 10:50 Desenho de plano de ação Todos
Distribuição de tarefas (o que, quem, quando)
e Check-out
Modelo simplificado de agenda de reunião.


É importante que você entenda que pode mudar a configuração das reuniões e
workshops que realiza, tornando-as muito mais personalizadas e adequadas ao
contexto que irá facilitar — mas, para que isso aconteça, é preciso assumir um real
protagonismo no planejamento, condução e conclusão desses encontros. Esse
conteúdo visa apoiá-lo nessa transição, pois é importante você se ver como dono da
sua agenda e como um agente de transformação na sua organização.
conteúdo e se aprofunde nos temas propostos.
Até a próxima!

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Referências

International Association of Facilitators (IAF). About the IAF. IAF, Toronto, 2018.
Disponível em: https://www.iaf-world.org/site/about. Acesso em: 29 jun. 2022.
International Association of Facilitators (IAF). Competências básicas do facilitador.

IAF, [S.L.], 2015. Disponível em: https://www.iaf-world.org/site/sites/default/files/
Competencias%20IAF%20Portugues_PT_FINAL.pdf. Acesso em: 29 jun. 2022.
MORENO, Alexandre. Facilitação um jeito de ser: Educação corporativa pela

NAVARRO, Joe. O corpo não mente: da eficiência à excelência na sua carreira. São
Paulo: Estrela Polar, 2012.
SENGE, Peter. A quinta disciplina: arte, teoria e prática da organização de

aprendizagem. São Paulo: Best Seller, 1990.

Unidade 3: Principais Tipos, Etapas e Técnicas para garantir
uma Reunião Produtiva
Ao final desta unidade, você será capaz de reconhecer métodos para planejar
reuniões mais produtivas por meio da criação de experiências que ajudam os times
a manterem o foco nas discussões, bem como antever e remover os obstáculos que
comumente emergem nesse ambiente.
3.1 Tipos de Reuniões: Vendas de Ideias, Operacionais e Estratégicas
Os três modelos mais comuns de reuniões, são as reuniões operacionais, as destinadas

à venda de ideias e as estratégicas. O encontro do cafezinho pode servir para
discutir uma tratativa pontual que nada tem a ver com aquelas reuniões destinadas ao
planejamento anual de uma organização. O que diferencia uma da outra é o objetivo,
grau de complexidade e tempo dedicado para o seu planejamento e execução.
Esclarecer as características e peculiaridades de cada encontro será necessário

para que você possa definir o tipo ideal de reunião, já que, com esse diagnóstico,
você poderá aplicar as dinâmicas, ferramentas e demais recursos projetados com
a finalidade descomplicar o planejamento e tornar esses momentos muito mais
engajadores, efetivos e produtivos.
A apresentação dessa tipologia é também um meio de fazer com que você repense os
detalhes das suas reuniões, considerando especificidades, como ambiente, convite,
atividades e todos os materiais que servirão de fio condutor desses encontros.
Afinal, o que funciona para um modelo nem sempre vai funcionar para outro.
Tipo de Reunião: Venda de Ideias
Sugere um planejamento variável a depender do grau de complexidade da proposta

que será apresentada. É essencial ter em mente que esse modelo de reunião é,
essencialmente, pautado no convencimento de uma das partes.

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Quando o que está em pauta é a intenção de vender uma ideia,
seja de um fornecedor para um cliente, entre departamentos ou
mesmo entre níveis hierárquicos diferentes dentro da mesma
organização, a configuração de uma reunião deve ser para venda
de ideias. O propósito é bastante simples: apresentar e desenvolver
novas possibilidades. Nesse caso, é importante enfatizar que a
habilidade de negociação é crucial.
Existem vários temas que podem ser tratados dentro de uma reunião de venda de
ideias, como:
• Apresentação de uma proposta comercial de um fornecedor para empresa;
• Venda de uma ideia de um analista para um gerente ou de um gerente

para diretoria; ou
• Busca por patrocínios ou parcerias em geral.
Reunião de venda de ideias.


Veja algumas especificidades desse tipo de reunião:
Entregáveis: documento em PPT ou PDF com a proposta em si, contendo

um roadmap do Plano de Trabalho detalhado.
Nível de Complexidade: variável, dependendo do orçamento, duração,

complexidade, entre outros aspectos.
Tempo médio de duração: não costuma passar de uma hora.
Frequência: recorrentes e imprevisíveis, pois podem ser propostas de

ideias de colaboradores da própria instituição ou propostas comerciais de
empresas externas.
Tipo de Reunião: Operacional
As reuniões operacionais são aqueles encontros mais recorrentes do dia a dia de

uma equipe ou organização. Possuem curta duração, formato único, repetitivo e,
portanto, replicável. Por serem reuniões mais objetivas, diretas e pontuais, esses
encontros não necessitam de um planejamento muito detalhado, pois são voltadas
às tratativas de pautas mais corriqueiras.
Neste formato, deve-se dar foco à dinâmica, a concentração e visualização dos

participantes. É importante ter em mente que o foco das reuniões operacionais é o
compartilhamento de informações, o monitoramento e possíveis ajustes que o time
considerar pertinentes. O propósito sempre deve ser ampliar a visão de objetivos e
resultados para melhorar e otimizar a cadência do processo em curso.
• Pode-se aplicar essas reuniões em temas como:
• Uma pauta semanal de equipe;
• Briefing de algum projeto;
• Desenho de um briefing de uma campanha; ou
• Construção de um backlog.

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Reuniões operacionais.
Freepik (2022).
Entregáveis: recursos visuais para facilitar a compreensão de todos, como

mapa mental, roadmap ou clusters no Miro, Mindmeister, Trello etc.
Nível de Complexidade: baixo nível de detalhamento no planejamento

da agenda.
Tempo médio de duração: de 15 minutos a 2 horas.
Frequência: recorrentes, pois costumam ocorrer em encontros semanais

ou mensais.
Tipo de Reunião: Estratégica
Geralmente realizadas com o intuito de inspirar a solução de problemas. Esse

formato costuma contar com muitos participantes, tendo também uma duração
consideravelmente maior do que as reuniões operacionais e de venda de ideias,
podendo levar até um dia inteiro de atividades. A estruturação e o planejamento
de encontros como esses são tão detalhados que são comumente chamados
também de workshops.
Por serem criadas com o intuito de debater ideias e gerar discussões entre
todos os envolvidos, a fase de preparação desse tipo de reunião requer um bom
planejamento. Todas as atividades devem ser pensadas de maneira sequenciada

para gerar engajamento e resultados, e deve haver preocupação com o desenho,
passando pela condução, até a organização dos entregáveis que serão gerados no
encontro. É preciso selecionar para cada etapa os recursos mais adequados, pois
são eles que darão sustentação a este evento.
Pode-se aplicar essas reuniões em temas como:
• Criação de um planejamento estratégico;
• Elaboração de um Plano Diretor; ou
• Planejamento de lançamento de um novo projeto.
Reunião colaborativa.
Entregáveis: 5W2H, resumo, ata, roadmap de um Plano de Trabalho etc. Para

isso, utilize ferramentas como o Miro, PowerPoint ou documentos em PDF.
Nível de Complexidade: alto nível de detalhamento no planejamento da

agenda.
Tempo médio de duração: de 3 a 8 horas.
Frequência: apenas uma a duas vezes por ano.

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3.2 A Jornada da Facilitação e o Diamante da Tomada de Decisões
Caso se interesse por formas genuínas de construções e tomadas de decisão

colaborativas, certamente você vai gostar desse mapa visual, que se propõe a
descrever o fluxo natural pelo qual as equipes passam nas jornadas de grupo.
O conceito de divergente-convergente foi explorado e descrito por Sam Kaner e
representa esse processo graficamente por meio do que ele chama de “diamante
da tomada de decisões participativas” (KANER, 1998).
É importante entender que não se trata de uma receita de bolo

de como as coisas devem ser feitas, mas do mapeamento e
sistematização do que é observado quando há a configuração
de uma reunião ou workshop colaborativo. Você vai perceber
que o modelo se contrapõe à maneira como tais processos
geralmente são conduzidos, em que algumas decisões são
tomadas de forma precipitada, sobretudo quando o desconforto
da divergência começa a se manifestar, e a fase emergente é
simplesmente desconsiderada.
Veja como o diamante de tomada de decisões participativas é representado:
Diamante da tomada de decisões participativas. Adaptado de Sam Kaner (1998).


A fase de transição (emergente) concentra o maior valor desses processos de grupo,
pois é nela que as melhores ideias tomam forma e as discussões realmente se tornam
relevantes, algo que pode ser viabilizado por meio das técnicas adequadamente
aplicadas. No entanto, quando intervenções forçam o grupo a tomar decisões
prematuras (e, portanto, não genuinamente cocriadas), as chances de gerar soluções
mais assertivas diminuem significativamente.
Conforme o diamante aponta, na fase divergente, à medida que o tempo passa, a

pluralidade e a quantidade de ideias aumentam cada vez mais, sendo comum as
pessoas se sentirem desconfortáveis, apreensivas, ansiosas e até improdutivas,
pois um cenário de caos e disputa vai se instaurando, afinal, as pessoas já se
encontram esgotadas e presas às suas ideias. Esse é um momento delicado
que precisa ser muito bem gerido, pois é nessas circunstâncias que a tensão
instaurada pode pôr tudo a perder.
Observe que o diamante reconhece três fases distintas dentro

de um processo em equipe: o divergente, o emergente e o
convergente. Por isso, é preciso reconhecer que a dinâmica
natural envolve uma fase intermediária, a emergente
(também chamada de “zona da reclamação”). Faz parte da sua
missão saber sustentar o desconforto da fase emergente. E
é aí que entra a importância do papel do facilitador, que deve
assegurar que o diálogo seja produtivo e mantido até chegar ao
outro lado, o convergente, no momento certo.
A sugestão é que você convide o grupo a confiar no processo e a entregar o

seu melhor, porque, ao sustentar pelo tempo necessário a fase emergente, as
possibilidades de convergir com mais qualidade aumentam muito. Lembre-se
de que é na fase emergente – ou de transição – que os melhores insights e a
verdadeira inovação acontecem, por meio da contribuição de várias pessoas e
sem que haja algum “dono” da melhor ideia.
Veja o que acontece detalhadamente em cada uma dessas fases:

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DIVERGENTE EMERGENTE CONVERGENTE
Ampla geração de ideias – Seleção de ideias e tomadas de

Reflexão e combinação de ideias
foco em quantidade decisão
Momento de entendimento e É necessário exercer o

É proibido julgar as ideias
alinhamento julgamento
Reconhecer falhas de
Buscar pontos de vista Definir critérios de seleção das
comunicação, entender ou
diversos ideias, agrupar e filtrar
combinar ideias opostas
Reconhecer falhas de
Abrir possibilidades e pensar
compreensão, aceitar a Exercer a impessoalidade no
em várias alternativas de
confusão e desconforto como desapego das ideias
maneira fluida
parte do processo
Diferenças entre as fases divergente, emergente e convergente.

A seguir, você conhecerá algumas técnicas acionáveis para serem utilizadas em

momentos de divergência e convergência. Lembrando que a fase intermediária –
emergente – é basicamente uma “extensão da fase divergente”, em que as ideias
geradas até então passam a ser debatidas, discutidas, combinadas ou “remixadas”,
sendo uma fase voltada para sua maturação. Esse processo intermediário ocorre
por meio de votações, tomada de decisões e/ou priorizações em geral e contribui
para que a fase convergente seja mais proveitosa.
Técnicas de Divergência: Geração de Ideias

Para essa fase, é preciso planejar dinâmicas que preconizem a ampla geração de
ideias e que energizam o time a ter uma postura mais confiante e propositiva. Por
isso, a recomendação é que você exercite a capacidade criativa dos participantes,
estimulando e destravando comportamentos de colaboração e descontração por
meio de experiências engajadoras que os façam pensar fora da caixa.
É um momento dedicado à busca pelas raízes de um problema específico e, para que

esse processo tenha resultados efetivos, é preciso assegurar também que a energia
do momento seja a de acolhimento. O foco aqui é captar e registrar o máximo de
informações, experiências, dados e insights que emergirem dessas discussões.
Extrapolar e expandir os limites do que conhecemos caracteriza os momentos de

abertura (divergência).

Para ter uma boa ideia, é preciso gerar várias.
(Rodrigo Esteves)
Conheça agora quatro técnicas que podem ser utilizadas em momentos que se
pretende estimular discussões, geração de ideias e exploração de diferentes pontos
de vista sobre um mesmo assunto, ou seja, de momentos de divergência.
1 Perguntas para engajar

Para criar um ambiente propício para que as pessoas sejam propositivas com
suas ideias e compartilhem experiências e informações, é muito importante
estimular a troca e interação entre os participantes. Você pode conseguir
isso demonstrando interesse em conhecer um pouco mais sobre questões
relacionadas à reunião. Para isso, podem ser feitas as seguintes perguntas:
• "Time, o que vocês acham disso? Preciso da contribuição de todos."
• "Qual a opinião de vocês sobre determinado tema?"
• "Eu gostaria de ouvir um pouco mais fulano, o que você acha?"
• "Fulano, você concorda com o que eles estão falando?"
2 Perguntas para esclarecer

Você pode usar o fato de não ser um especialista em um determinado assunto
para querer esclarecer um pouco mais sobre o tema que está sendo discutido
no encontro. Nesse momento, você pode “se fazer de desentendido” ou até
parafrasear alguém para garantir que está esclarecendo alguma informação no
time, então confirmando com o time se é aquilo mesmo. Veja alguns exemplos
de como fazer essas perguntas:
• "Então pode-se concluir que…?"
• "Quer dizer então que…?"
• "Só para confirmar se ficou claro para todos..."
• "Pessoal, eu entendi direito ou…"

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3 Alerte sobre os efeitos colaterais
Você já teve alguma ideia enquanto estava tomando banho ou logo ao acordar?
É bem comum isso acontecer ao longo das horas ou dias que seguem uma
reunião. Isso acontece, pois as dinâmicas utilizadas para gerar ideias estimulam
muito a capacidade criativa e seus efeitos perduram para além da reunião,
sendo muito comum que ideias relacionadas ao tema debatido surjam nos
momentos mais relaxantes do dia.
Alerte as pessoas sobre os efeitos colaterais dos processos criativos na etapa de

divergência, que consiste exatamente em captar o que o cérebro faz e continua
fazendo de conexões, mesmo após a sessão.
Dica: anote as ideias que vierem à mente, não confie apenas na memória.
4 Técnica “e se”
Essa técnica de comunicação consiste em construir em cima das ideias dos
outros, por meio de perguntas estimulantes que geram criatividade em um
cenário hipotético. Essa técnica traz uma energia mais propositiva para o que
está sendo cocriado.
Você pode propor algo como "pessoal, e se tal coisa fosse de outra forma?". Esse
é um caminho pelo qual você pode optar quando reconhecer um cenário em que
as pessoas já estão saturadas e não têm mais ideias.
Focar em cenários hipotéticos ou em perspectivas diferentes pode estimular as

pessoas a construírem em cima da ideia do colega, e essa prática pode abrir um
campo fértil para a geração de novas ideias.
Você poderia provocar os participantes, por exemplo, com os seguintes tipos

de ideias:
• E se você tivesse todo o dinheiro do mundo para executar essa ideia?
• E se você não tivesse dinheiro disponível para executar essa ideia?
• E se você tivesse trabalhando essa ideia no século XIX, como você iria
proceder?
• E se você tivesse toda a tecnologia do mundo disponível para rodar

essa ideia?

Agora que você já conhece alguns caminhos para conduzir um bom momento de
divergência, você vai aprender como gerenciar momentos de priorização, síntese e
tomadas de decisão, ou seja, momentos de convergência.
Técnicas de Convergência: Organização das Ideias

É chegada a hora de definir o problema certo e suas causas principais, ou seja,
processar todos os dados levantados e coletados até então, uma vez que as diversas
causas encontradas na fase de divergência nem sempre têm forte influência no
problema que se busca resolver.
Esse é o momento de análise, síntese, priorização, organização das ideias e,

principalmente, de tomada de decisão. Por isso, é preciso que haja clareza sobre
o problema e suas causas principais, pois somente nessa circunstância é possível
elaborar e endereçar soluções resolutivas e não apenas paliativas.
Vale ainda alertar que o momento de convergência é um dos mais difíceis e

desafiadores, tanto sob o ponto de vista do facilitador quanto do time. O facilitador
precisa garantir que as pessoas não irão perder o foco do projeto, e todos os
participantes ali presentes precisam entender que, nessa fase, será necessário se
desapegar de algumas informações e ideias para conseguir seguir em frente.
Foco significa dizer não a centenas de boas ideias.

(Steve Jobs).
Conheça algumas técnicas que podem ser utilizadas na fase de convergência:
1 Convide um especialista
A consulta especializada é uma ótima maneira de confirmar práticas, ajustar
rotas ou mesmo obter a indicação de uma intervenção mais técnica na execução
do projeto, e não pautada no achismo.
Convide um especialista no tema da reunião ou em algum assunto específico

sobre o qual os participantes não possuam proficiência para opinar. Esse
profissional irá entrar no momento do workshop e fazer a consideração na pauta
que está sendo discutida, o que ajudará muito na tomada de decisão.
Em muitos casos, ter uma opinião especializada pode ser realmente necessário, e
não apenas opcional, sobretudo em projetos que envolvam ciência e tecnologia.

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2 Aposte em recursos visuais
Você pode propor que os participantes desenhem suas ideias ou tragam
imagens e gráficos que comuniquem a proposta. Essa pode ser uma alternativa
de comunicação mais efetiva, criativa e inovadora, uma vez que a visualização
proporciona às equipes uma linguagem comum, de fácil compreensão e
assimilação. Isso porque quando as pessoas trabalham visualmente elas têm
ideias melhores, tomam decisões mais assertivas e são mais comprometidas
com os resultados. Sair do formato textual e aderir aos recursos visuais pode
destravar a colaboração e melhorar a produtividade nas suas reuniões.
Alguns recursos visuais, são:
• Registros gráficos;
• Planejamento visual;
• Roteirização em Roadmap; e
• Mapeamento de ideias ou técnicas similares.
3 Resgate informações relevantes

Provavelmente você irá se deparar com momentos em que as pessoas não estão
lembrando de informações importantes para a tomada de decisão. Espera-se
que você, enquanto facilitador, possua uma visão do todo e consiga perceber
que tipo de ideias tem mais potencial. Traga esses pontos para contribuir na
discussão para que o time consiga tomar decisões mais assertivas. Tenha o
cuidado de trazer para o foco aquelas ideias que estão mais coerentes com o
objetivo a ser atingido no projeto.
4 Exercite sua capacidade de síntese

Escreva ideias, informações e conceitos em post-its. O tamanho 7.5 x 7.5 dele não
é à toa: uma vez que o espaço é limitado, deve-se escrever em poucas palavras.
Se usar um suporte digital, pense na mesma lógica.
Para aplicar a facilitação, você pode recorrer à clusterização, que é uma opção de
síntese mais estruturada e que traz sentido a todas as informações levantadas no
encontro. Para utilizar a clusterização, você precisa separar os registros por grupos de
afinidade e utilizar uma cor diferente de post-it para os títulos de cada agrupamento.
Essa prática lhe ajudará a dar sentido a todas as informações levantadas pelas
discussões, pesquisas e brainstormings. Ela é, ainda, uma ótima aliada para sempre
que for necessário organizar opiniões e resumir as conversas dos participantes.

A importância dessa técnica está em registrar os principais insights e informações
relevantes que emergem das discussões e devem ser o foco do momento de
convergência. Dessa forma, você ajuda a melhorar essa fase do processo em que o
grupo precisa priorizar ideias e tomar decisões.
3.3 As Três Etapas de uma Reunião Produtiva
Está na hora de dar um novo significado para as reuniões, por meio de iniciativas
que transformem esses momentos em experiências mais agradáveis, dinâmicas
e realmente produtivas, certo? Para ajudar nesse processo, serão apresentadas
três etapas inerentes a todos os tipos de reuniões.
Planejando o seu Próximo Encontro

O planejamento de uma reunião ou workshop sempre parte do entendimento do
objetivo que se pretende atingir com esse encontro. Só então o facilitador terá
condições de iniciar o planejamento, já prevendo quais dinâmicas e ferramentas
serão oportunas para a ocasião.
Por isso, é recomendado que você sempre comece pelo briefing,

que é um questionário simples para entendimento do contexto
da reunião.
Planejamento.

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São inúmeras as formas de proporcionar uma experiência boa para as pessoas.
Pensando no planejamento em si, foi criado um Canvas e um Checklist, ferramentas
muito importantes para ajudar na organização da reunião, evitando que aspectos
relevantes sejam esquecidos ou negligenciados. Por isso é sempre importante contar
com um método, cujo nível de detalhamento no preenchimento será proporcional
ao objetivo da reunião, duração e grau de complexidade, sendo totalmente
personalizáveis aos mais variados contextos que você for facilitar. Basta imprimir!
Faça o download do Canvas aqui.
Faça o download do Checklist aqui.
Pré-reunião
É preciso ter em mente que reuniões devem ser sempre movidas pelas expectativas
e resultados. Por isso, não é recomendado organizar uma reunião se outras
alternativas podem funcionar tão bem quanto, entregando os mesmos resultados
para o qual esse encontro se destina. A seguir estão alguns questionamentos e um
fluxograma para ajudar a refletir sobre a necessidade de uma reunião:
1 O que você ganharia ou perderia se a reunião não fosse realizada?
2 A finalidade da reunião pode ser alcançada de outra forma?
3 É possível obter os mesmos resultados com uma reunião assíncrona?
4 Todo mundo que será convocado tem um papel necessário na reunião?
5 Há uma pauta adequada para ser trabalhada com os participantes?
6 A reunião será somente para colher percepções, ou para decidir algo?
7 Há tempo suficiente e/ou dados adequados para os participantes ajudarem?
8 Se o assunto for confidencial ou trivial, essa agenda é realmente importante?

Fluxograma para decidir quando é necessário convocar uma reunião.
Se você chegou à conclusão de que será realmente necessário convocar uma reunião,
então chegou a hora de planejar a agenda do encontro, certo? Mas, para assegurar o
desenho de uma experiência muito mais assertiva e sob medida para o contexto que
você irá facilitar, é indicado que seja elaborado um briefing, ou questionário de imersão.
Para ajudar a elaborar o seu próprio briefing, estão elencados a seguir alguns
tópicos que devem ser considerados para a elaboração do questionário.
Tópicos que devem ser esclarecidos no seu briefing (questionário)
Contexto da organização;
Desafio do momento;
Objetivo da reunião;
Resultados esperados;
Pessoas, perfis e seus papéis;

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Recursos disponíveis;
Escolha das dinâmicas;
Pre-work para envio prévio;
Definição das ferramentas;
Quanto tempo disponível;
Agenda do encontro;
Checklist dos materiais; e
Próximos passos.
Veja um modelo pronto de briefing que você pode utilizar e adaptar para a sua realidade:

Modelo de briefing.
Agora é com você! Faça o download do briefing para utilizar em seu contexto!

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Para o flow da reunião
As reuniões começam muito antes do horário marcado: elas demandam um
planejamento prévio, o que implica no entendimento do desafio, definição dos
objetivos e entregáveis.
Uma coisa, no entanto, é planejar uma reunião, e outra é quando ela realmente
acontece. Por isso, chegou a hora de você entender o flow, que é o momento da
reunião em si, quando você, enquanto guardião do propósito e condutor do
processo, precisará saber gerir o evento de ponta a ponta. Para isso, registre na
agenda quais as dinâmicas e recursos você precisará ter preparado previamente
para que a reunião flua e seja produtiva.
Fluxo de reunião.

Para que você conduza um bom fluxo de reunião, será imprescindível dispor de um
repertório de recursos que irão apoiá-lo ao longo de todo o processo. Para dar uma
visão geral, as dinâmicas, ferramentas e boas práticas serão úteis desde a recepção
dos participantes até a desmobilização e desfecho da reunião. Elas têm diversas
finalidades, como auxiliar no processo de engajamento ou mesmo na quebra de
hierarquia dentro da equipe.
As premissas aqui elencadas serão fundamentais para garantir um bom fluxo de

reunião. Quando for planejar a sua próxima agenda, você deverá seguir a lógica das
premissas, por meio de recursos acionáveis para cada uma delas:
Premissa 1: criar conexão e engajamento entre os participantes;
Premissa 2: garantir a atenção e qualidade de presença dos participantes;
Premissa 3: estimular a geração de conversa e diálogo entre os participantes;
Premissa 4: desenhar soluções e desenvolver planos de execução.
Essas premissas devem balizar a sua busca por estruturas que o apoiem nas sessões
que for facilitar. O conhecimento é parte fundamental da sua jornada. Por isso,
explore recursos acionáveis para cada uma das premissas elencadas. Mas, ainda
mais importante do que conhecer, é exercitar as habilidades: conheça, pratique e
sempre procure adaptar as técnicas para a sua realidade. E não se esqueça de que
a melhor ferramenta é a que funciona para você e para o seu time!
E por falar em funcionar....

Chegou a hora da verdade! Você está prestes a ingressar na plataforma colaborativa e
conduzir o flow. A recomendação é a de que você chegue com pelo menos uma hora
de antecedência para checar se todos os recursos digitais que foram configurados
estão funcionando adequadamente. Atente-se a um detalhe que deve ser considerado
quando todos já estiverem presentes, mas antes de dar início ao encontro: o check-in.
Check-in
O check-in é uma das técnicas que não pode faltar nos encontros que você for
facilitar, pois garante que todas as pessoas estarão presentes e atentas para
embarcar no momento. De modo geral, existe um número infinito de dinâmicas
que podem ser feitas após todos terem ingressado na sala virtual, e o seu formato
pode ser adaptado para o que se enquadrar melhor para cada reunião ou workshop:
podendo ser curto ou longo, mais aberto ou mais direcionado, mais focado nos
aspectos pessoais ou somente nos profissionais.
Confira agora algumas possibilidades de dinâmicas de check-in.

62
1 Apresentação
Pode ser utilizada em duas ocasiões: quando os participantes não se conhecem,
ou quando as pessoas precisam se reconhecer como parte de um time ou
projeto. Nessa hora, você pode começar se apresentando e pode ser responder
a perguntas como “quem sou eu?”, “qual é a minha profissão?”, “como posso
contribuir” etc. Dessa forma, você já demonstra um modelo de apresentação e
os participantes tendem a ficar mais seguros.
2 Analogia
Fazer alusão a recursos simbólicos desperta a criatividade de cada um, além
de trazer um clima mais descontraído e harmônico para a sessão. Alguns
exemplos são: “se eu fosse um animal, eu seria...”, ou “se eu fosse um alimento,
eu seria...”, entre outros. Seja criativo!
3 Sentimento
Esse é um dos check-ins mais utilizados, pois gera uma maior conexão entre as
pessoas. Só tome cuidado para que as discussões que podem emergir dessa
dinâmica não fujam do objetivo do encontro. Comece com uma pergunta, que
pode ser algo como: “como estou me sentindo hoje?”.
4 Expectativa
Uma ótima pedida quando não se tem muita clareza sobre o que o grupo
espera que seja alcançado na sessão. Desse modo, essa dinâmica serve
também para alinhar expectativas, solicitando que cada participante diga o
que espera da reunião ou workshop.
5 Mood (humor)
Ideal para quando você está facilitando uma equipe grande e tem um espaço
de tempo curto. Então, apesar de gerar pouca conexão, essa dinâmica dá voz
a todos que estão presentes, podendo ser realizada até mesmo pelo chat, com
cada participante dizendo, por exemplo, “meu mood hoje é...”.

Check-in.
Pós-reunião
É chegada a hora de concluir o encontro e pensar nos próximos passos,
principalmente se a reunião integrar algum projeto que necessite de outras sessões.
Em todo caso, é importante fazer um fechamento resumindo todos os pontos que
foram abordados. Essa recapitulação garante que a reunião está sendo finalizada
com todos na mesma página.
Na sequência, sinalize quais são as ações práticas necessárias, prazos de entrega e

o nome das pessoas responsáveis pela execução. Não negligencie esse momento,
pois ele é a chave para manter a reunião viva mesmo após o seu término. Vale,
inclusive, iniciar um sistema de acompanhamento que verifique com periodicidade
os cronogramas e o progresso do projeto, a depender da sua complexidade, duração
e do tamanho da equipe.
Conheça algumas boas práticas para o fechamento da reunião:
1 Faça o check-out para conduzir o desfecho de uma sessão de facilitação.

Para isso, é recomendado que você colete os feedbacks de todos: assim, poderá
evoluir as suas abordagens e ir aprimorando a experiência. Na imagem a seguir,
você pode ver uma sugestão de como conduzir esse check-out:

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A prática do Feedback.
2 Faça o download de todo o conteúdo cocriado na plataforma colaborativa,

uma vez que, no contexto digital, os frames são o cérebro coletivo do time e esse
material deve se tornar um registro permanente dos resultados;
3 Construa as conclusões, agrupe ideias, sintetize de forma clara e envie as

informações consolidadas em um documento ou relatório (use recursos visuais,
bullet points e negrito para fazer uma devolutiva à equipe);
4 Sinalize quais serão os próximos passos, bem como os responsáveis pela

execução deles. A depender do nível de complexidade do plano de ação, você
pode usar o 5W2H ou um modelo mais simples derivado dele:
O QUE SERÁ FEITO QUEM VAI FAZER QUANDO SERÁ A ENTREGA?
Proposta de plano de
Suzie 02/03/22
capacitação continuada
Encorpar as ideias e os
Marcos 08/04/22
riscos do projeto
A prática do Feedback.
5 Ao final da sessão — ou no dia seguinte ao encontro, no máximo — envie uma

mensagem de agradecimento por e-mail. Não deixe de demonstrar gratidão pelo
tempo, presença, participação e colaboração das pessoas.

Estar ciente das três etapas inerentes a todos os eventos online, bem como de suas
nuances, pode ser um “virar de chave” em suas jornadas de trabalho remoto. Esse
conhecimento servirá para embasar e assegurar o desenho de experiências muito
mais assertivas, por meio do correto sequenciamento de ações que devem ser
alocadas em suas respectivas etapas correspondentes.
3.4 Principais Erros e Desafios Identificados em Facilitações
A partir de um mapeamento prévio, este tópico foi elaborado com a finalidade de fazê-
lo reconhecer e dar diretrizes gerais acerca dos principais erros, comportamentos e
desafios que desagregam reuniões. Serão compiladas aqui algumas informações
baseadas em situações comuns e recorrentes em reuniões, workshops e eventos online.
Principais Erros
Monólogo que não acaba

Quem nunca participou de alguma reunião em que somente uma ou duas
pessoas falam e o restante só toma nota? Não é de se surpreender que, nessas
circunstâncias, os resultados costumam ser, para além de frustrantes, um
terrível desperdício de tempo e prejuízo ao clima organizacional. Reuniões
que não encorajam as diferenças nunca chegam a resultados ricos e plurais,
justamente porque não se comunicam com todos os participantes.
Quando os convidados não se sentem conectados à pauta definida

para aquele momento, ocorre a perda de engajamento e interesse dos
participantes, uma vez que, para haver comunicação é preciso mais de
uma voz, é necessário diálogo. Por isso, é preciso identificar quando essa
configuração de reunião acontece e propor um outro formato de interação,
como um workshop colaborativo.
Encontro de papagaios
Nessas ocasiões, todo mundo fala ao mesmo tempo, muitas ideias são
compartilhadas e discutidas, mas ninguém chega a lugar algum. Falam
muito e fazem pouco – ou quase nada. Observe que, nessas situações, todos
falam, mas ninguém está realmente ouvindo, afinal, é impossível processar
o alto fluxo de informações que emergem em momentos turbulentos como
esse, tampouco chegar a resultados para aplicação prática.
Acontece que o debate de ideias e a busca pela solução de problemas, de

repente, foi substituído por um interminável falatório, que na maioria das
vezes acaba em uma competição entre quem é detentor das melhores
ideias. Isso tudo quando se deve estar fazendo justamente o contrário, ou

66
seja, incentivando a cooperação e a colaboração de todos para se conseguir
cumprir com a finalidade da reunião.
Chuva de PowerPoint
Talvez, dos 60 slides que você está apresentando, 40 deles não precisariam
estar ali. Ainda que você mantivesse apenas 15, cinco passariam
despercebidos por quase todos os seus interlocutores. A realidade é que,
quando se pensa no potencial dos recursos visuais, a primeira ferramenta
que vem à mente é um PowerPoint.
Não há nada de errado em recorrer ao óbvio que você domina. O problema

são os conteúdos densos, pois eles desviam o foco das pessoas das
informações que merecem, de fato, atenção. E somente observando estes
cenários mais de perto é que fica nítido o quanto é necessário ser cada vez
mais dinâmico nas estratégias de comunicação utilizadas com as equipes.
É preciso que se determine um deck mínimo viável de slides realmente
necessários para que esse tipo de reunião seja produtiva.
Instruções infinitas
Quando se começa um novo projeto, proposta ou iniciativa, é comum se
deparar com diversas medidas necessárias para fazer acontecer. Nesse
cenário é comum a ansiedade entrar em cena — e é costume convocar
uma reunião com a equipe para simplesmente enchê-la de instruções sem
direcionamento algum, o que paralisa muitas das pessoas ali presentes,
seja pelo medo, ansiedade ou não saber por onde começar.
Nessas circunstâncias, o foco está somente no que precisa ser feito, por
quem e no prazo das entregas. Porém, a execução ideal não tem muito a
ver com um checklist, mas com um diálogo esclarecedor, em cuja pauta deve
constar a contextualização, resultados pretendidos, preparo da equipe e,
por fim, a idealização de um plano de ação colaborativo, buscando conectar
equipe e propósito do projeto à sua execução.
Demolidores de ideias
Como você se sente quando alguma pessoa desmerece as suas
contribuições? O efeito dos feedbacks negativos em reuniões é dramático
e inibidor. Por isso é apresentada, a seguir, a linguagem do feedback
positivo e das respostas equilibradas, principalmente para os momentos
de divergência, ou seja, de geração de ideias.
Falta de método e de planejamento

Um método proporciona um caminho claro, desde o ponto de partida ao
ponto de chegada. É uma verdadeira linha condutora que evitará que se

perca no percurso. Você certamente já participou de uma reunião bem
planejada, focada e produtiva, certo? No entanto, é mais frequente ouvir
reclamações sobre a qualidade das reuniões do que elogios.
É plenamente possível entender, aprender e replicar as reuniões que já

tiveram impacto positivo por meio do mapeamento desses processos já
testados e validados. O foco aqui é tornar você apto a planejar experiências
mais dinâmicas agradáveis e movidas a resultados por meio de diversos
recursos acionáveis e adaptáveis ao seu desafio específico.
Ausência de clareza nos objetivos

Imagine aquela reunião para a qual você foi convocado e que começa “do
nada”: ninguém sabe o que vai acontecer, qual será o entregável ou o que será
preciso decidir na ocasião. Nesse momento, os sentimentos de ansiedade
e incerteza dos participantes criam um clima tenso, pois ninguém sequer
sabe como poderá contribuir naquele momento. Há também os casos em
que a reunião até tem um objetivo definido, mas que, do meio para o fim,
as pessoas já estão discutindo outra pauta.
Você já vivenciou alguma dessas situações? Esse tipo de reunião mancha
a visão de futuros possíveis, bem como de alternativas que têm pleno
potencial de torná-los realidade por meio da gestão da mudança e trabalho
conjunto. Por isso, é importante ter clareza não só do objetivo, mas também
do que se espera de cada participante e do encontro em si. Para ajudar
nesse alinhamento prévio, a agenda é uma ferramenta essencial.
A reunião para falar da reunião

O excesso de reuniões que já aprisionava as pessoas no modelo de trabalho
presencial se intensificou ainda mais no modelo híbrido: é estimado que
um gestor gaste entre 70 a 80% do seu tempo laboral em reuniões. Um
dos motivos dessa problemática é que não se aprende como trabalhar em
outros formatos de interação — por isso, muitas vezes se entra no piloto
automático, convocando uma reunião mesmo existindo outras alternativas.
Mas existe uma boa notícia: não é preciso reunião para tudo, pois o trabalho
assíncrono funciona e também gera muito resultado. Está mais que na hora
de reinvenção, aderindo não só às boas práticas da facilitação – de modo a
planejar o encontro de maneira mais assertiva e, por isso, menos frequente
– como também incorporando outros recursos de comunicação assíncrona.

68
Veja agora alguns exemplos de comunicação construtiva para um feedback positivo ao
lidar com situações demolidoras de ideias.
JULGAMENTOS DEMOLIDORES DE IDEIAS LINGUAGEM CONSTRUTORA DE IDEIAS
Tentamos fazer isso antes, mas não deu certo. O que podemos mudar para que isso funcione?
O chefe jamais vai aceitar isso. Como vamos convencer o chefe?
Ótima ideia – vamos ver se podemos colocar

Ótima ideia, mas não serve para nós.
em prática para nós.
Isso jamais vai dar certo ou funcionar! Como vamos fazer isso dar certo?
Eu tenho uma ideia melhor! Vamos combinar as nossas ideias?
Não adianta enfrentar o sistema! Vamos mudar o sistema juntos.
Isso está fora de cogitação! Como vamos testar a sua ideia?
Isso já foi feito e não teve resultados! Vamos fazer isso melhor, de um modo diferente.
Essa ideia não me agrada! Fale mais a respeito disso.
Precisamos de uma ideia mais viável Como podemos viabilizar essa ideia?
Técnicas de comunicação construtiva.

Principais Desafios
Inspirar segurança para o time

Mais do que compreensível, é também muito comum deparar-se com um cenário
em que as pessoas do time não confiam no processo que você está estabelecendo
com elas. Mas existem algumas formas de transmitir segurança para as pessoas.
Sempre que se deparar com essas situações desafiadoras, utilize alguma das
abordagens listadas a seguir:
1 Transmita segurança falando da sua experiência na aplicação do método e

que ele realmente dá certo;
2 Ao propor uma dinâmica ou ferramenta, ressalte que essas já foram testadas

e validadas por centenas de facilitadores do mundo inteiro; e
3 Mostre a imagem a seguir, do Fuzzy Front End, que representa exatamente o

processo evolucionário ao longo de um projeto.

Evolução do projeto.
Manter as conversas energizadas e relevantes

O facilitador atua como um maestro, guiando e conduzindo o processo a partir
do que está emergindo. Para isso, ele precisa estar muito atento e perceber
rapidamente quando as pessoas estão entediadas, distraídas ou mudando o foco
das discussões. Para ter uma postura mais propositiva no sentido de motivar,
engajar e trazer as pessoas para o foco da reunião em momentos desconcertantes,
considere adotar as boas práticas apresentadas a seguir.
Pessoas Distraídas
1 É muito importante planejar pelo menos duas atividades energizantes, pois

elas ajudam, de forma descontraída, a resgatar os participantes em momentos
de dispersão, trazendo-os para o foco da reunião por meio de sessões de
perguntas e respostas, produção de ideias individual ou em grupo, tarefas
específicas, votações etc.;
2 Uma forma bastante eficaz de recuperar a atenção das pessoas é compartilhar

com todos os participantes a responsabilidade pelo ritmo do processo. Por
exemplo: inicie uma rodada de percepções sobre um determinado assunto, em
que cada pessoa escolhe quem será a próxima após a sua fala;
3 Incorpore uma variedade de estímulos na sessão para torná-la mais dinâmica.

Uma sugestão é inserir alguma imagem ou estatística impactante relacionada
ao tema da reunião em tempo real – no momento de distração – e, em seguida,
convidar as pessoas a compartilharem ideias, experiências, pensamentos e
insights que vieram a mente ao se depararem com o que viram.

70
Pessoas Mudando o Foco
1 Peça para que as pessoas coloquem as informações no parking lot que funciona
como um repositório de ideias;
2 Relembre os combinados feitos com as pessoas no início da sessão, entre os

quais deverá constar não desviar da pauta;
3 Use a limitação do tempo como motivo para desmobilizar as discussões que

fogem do tema da reunião em curso.
No entanto, não se atenha somente às situações aqui elencadas — continue

exercitando a autopercepção, mantenha-se atento às reações das pessoas nas
sessões e registre todos os aprendizados, ações corretivas e evolucionárias. Em
suma, o facilitador é um designer de experiências e processos colaborativos, e ter
essa consciência serve para inspirar a explorar a dimensão das interações entre as
pessoas, as quais envolvem um universo amplo e infinito de possibilidades.
Que bom que você chegou até aqui! Agora é a hora de você testar seus conhecimentos.
Para isso, acesse o exercício avaliativo do Módulo 1, disponível no ambiente virtual.
Bons estudos!
Bons estudos!

Referências
ESTEVES, Rodrigo. Brainstorm eficaz: como gerar ideias com mais eficiência. São
Paulo: Dash Editora, 2017.

KANER, Sam. Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making. Gabriola, BC:

New Society Publishers, 1998.
NAVARRO, Joe. O corpo não mente: da eficiência à excelência na sua carreira. São
Paulo: Estrela Polar, 2012.
TOM, J.; DAVID, W. J. The Facilitator's Fieldbook: Step-by-Step, Checklist and

Guidelines, Samples and Templates. New York: AMACOM, 2006.

72
Módulo
2 Jornada Prática e Ferramental

Quer sejam dinâmicas, ferramentas ou boas práticas, tudo que apoia o facilitador
na condução da equipe pode ser considerado um recurso. Neste módulo serão
apresentados os instrumentos essenciais à sua jornada e que você poderá selecionar,
utilizar ou adaptar conforme sentir necessidade
Este módulo foi dividido em duas unidades. A primeira se destina a ampliar seu
repertório por meio de instrumentos digitais e também para impressão. Eles ajudarão
a conduzir um bom flow (fluxo de reunião).
Na segunda unidade, você conhecerá os principais recursos digitais disponíveis no

mercado. São eles que dão sustentação às suas interações online, e o conteúdo foi
elaborado para ajudá-lo a selecionar as melhores opções.
Chegou a hora de colocar a mão na massa. Então, é hora de começar.
Unidade 1: Recursos para Facilitadores: Dinâmicas, Templates,

Checklist e Boas Práticas
Ao final desta unidade, você será capaz de esclarecer quais instrumentos auxiliam o
facilitador a planejar uma experiência sob medida com início, meio e fim, apoiado por
recursos que exploram a linguagem visual como uma potente estratégia de comunicação.
1.1 O Poder do Visual Thinking em Facilitações
Você conhecerá agora o potencial de uma abordagem que se utiliza de toda a

linguagem e ferramental da comunicação visual para melhorar os processos de
grupo. Essa abordagem é conhecida como “Visual Thinking” e este tópico poderia ser
resumido na célebre frase de Confúcio: “uma imagem vale mais que mil palavras”.
Aqui, será apresentado o Visual Thinking para o contexto das interações sociais. A
ideia é fazer uso desses recursos visuais para conectar pessoas por meio do indizível,
tendo em vista que isso tem gerado resultados surpreendentes, além de configurar

um meio de mudar a realidade apática, maçante e, consequentemente, improdutiva
de muitas reuniões.
Visual Thinking.
O Visual Thinking, ou o pensamento visual, quando aplicado às reuniões, se utiliza de

toda a linguagem e ferramental da comunicação visual para gerar melhor compreensão,
engajamento, alinhamento e resultados desde o seu planejamento até o pós-encontro.
A visualização proporciona às equipes uma linguagem comum e de fácil assimilação.

Os recursos do Visual Thinking ajudam a prender a atenção das pessoas e, além
disso, aumentam o engajamento, a colaboração e o potencial criativo do grupo.
O Visual Thinking é uma ferramenta potente para incrementar

os processos já existentes e comunicar contextos, desde os mais
setoriais e específicos até os do quadro geral de uma organização.
Porém, não se pode esquecer que existem três formas das pessoas se comunicarem.
É muito importante entender as principais diferenças de uma para outra para usar
esse conhecimento a favor da produtividade do time. Confira a seguir:

74
• Pessoas visuais;
• Pessoas auditivas; e
• Pessoas cinestésicas.
Todos têm um pouco de cada, mas sempre uma das características é predominante.
Logo, as pessoas que são visuais são as que se comunicam, aprendem e assimilam
melhor as informações através de textos, da escrita e da imagem.
Entretanto, Com o objetivo de obter mais produtividade nas reuniões, deve-

se acrescentar elementos auditivos e cinestésicos sempre que possível, para
que os participantes possam ter esse olhar completo nos estímulos sensoriais e
potencializar os resultados.
Uma outra definição bastante usual para o termo “Visual

Thinking” é “expressão visual do pensamento”. Partindo
dessa definição, o Visual Thinking pode ser entendido como o
processo de materializar ideias, tornando-as tangíveis.
Para demonstrar esse conceito na prática, veja quatro exemplos de recursos

do Visual Thinking que podem elevar o nível dos seus resultados em termos de
comunicação e aumento de produtividade em suas reuniões e workshops. São eles:
a clusterização, o parking lot, o pôster e o roadmap.
Clusterização
Recorra a esta técnica para dispor os post-its contendo todas as informações
levantadas ao longo da sessão de forma organizada, agrupada e categorizada. Para
isso, utilize critérios que contribuam para que toda a linguagem e ferramental do
pensamento visual possa ser usado a favor do time, como: cores, formas, temas,
elementos gráficos etc. A sugestão é que tudo seja construído seguindo uma lógica
ou linha de raciocínio coerente.

Técnica de clusterização com post-its.
Na primeira imagem, é impossível identificar agrupamentos (“clusters”), pois nenhum

critério foi utilizado para a organização das informações: as cores foram utilizadas
de maneira aleatória, post-its não seguem alguma lógica ou raciocínio coerente e
a forma como as informações estão dispostas confundem. Já na segunda imagem,
rapidamente pode-se identificar, por exemplo, que os post-its na cor rosa indicam o
título de cada um dos clusters.
Parking Lot
Do inglês "estacionamento de ideias", essa ferramenta ajuda o facilitador a manter
o foco das pessoas no objetivo da reunião, pois funciona como um repositório de
ideias: um local onde as pessoas podem colocar informações, ideias, conceitos e
até tomadas de decisão que acontecem ali no momento do workshop, mas que são
temas que não necessariamente precisam ser discutidos naquele momento.

76
Parking lot ou “estacionamento de ideias.
Trazer aquelas informações — ou seja, registrar nos post-its e colocar no parking lot —
é uma forma de demonstrar respeito e consideração ao que elas estão apresentando
e de não descartá-las. Após a sessão, agrupe as ideias que o time conversou em bullet
points, construa as conclusões, sintetize de forma clara e devolva para as pessoas,
utilizando recursos de diagramação e negrito para melhor visualização.
Pôsteres
Os pôsteres podem ajudar muito na ambientação, sendo úteis para diversas
finalidades que envolvam consensos em grupo. As mais usuais são as boas-vindas,
o objetivo da reunião, a agenda e as regras do encontro. Ou seja, os pôsteres
basicamente colocam todos na mesma página.
Esse é um recurso visual poderoso também para fazer com que as pessoas
consigam estar realmente presentes e atentas a tudo que está acontecendo.
Não se esqueça de caprichar no visual dos pôsteres, e garantir que estejam
visíveis para todos os participantes para que, logo ao ingressarem na plataforma
colaborativa, possam ser visualizados.

Exemplos de pôsteres.
Os pôsteres podem ser usados para diversas finalidades ou momentos dentro do fluxo
da reunião, sendo uma ferramenta visual cada vez mais indispensável em contextos
remotos. Você já deve ter percebido que, logo ao ingressar em algum workshop,
reunião ou treinamento online, costuma se deparar com aqueles recadinhos iniciais
na tela cheia, certo? Mas você pode ser mais criativo e ir além do convencional, criando
pôsteres para deixar visível na tela em outros momentos da reunião, por exemplo,
com instruções claras e objetivas para cada uma das dinâmicas que planejou.
Roadmap
Roadmap significa "mapa do caminho" e, como o próprio nome sugere, essa
ferramenta consiste em um roteiro visual e descritivo que tem o intuito de ajudar as
pessoas a terem a visão de todo o percurso necessário para concluírem um projeto
ou missão. Nesse mapa, as fases, atividades, responsáveis e prazos devem estar
ordenados cronologicamente. Você pode usar esse formato para apresentar até
mesmo a agenda de um projeto mais longo, por exemplo.
Roadmap ou “mapa do caminho”.


78
O roadmap é muito eficaz para gerar compreensão, engajamento e alinhamento
no time, facilitando na coordenação do fluxo de trabalho. Porém é muito
importante atentar-se ao nível de detalhamento dele, para que haja objetividade
e clareza na medida certa – não se esqueça que essa ferramenta deve viabilizar,
de maneira visual, a visão macro do percurso para o alcance dos objetivos, e não
confundir as pessoas com informações demais ou termos rebuscados. Tenha em
mente qual será o objetivo, intensidade, personalização e tempo dedicado para
o planejamento e execução do projeto.
Dinâmica do aquário
Essa é uma abordagem lúdica para inteirar os membros do grupo e estabelecer
de maneira colaborativa quais serão os combinados, as boas práticas e as regras
enquanto time. Consiste basicamente na inserção da imagem de um aquário vazio
na plataforma colaborativa escolhida para o encontro (como o Miro ou o Mural).
Essa dinâmica pode incrementar as regras de convivência já contidos nos pôsteres,
além de ser também uma forma de valorizar a experiência das pessoas que estão ali
presentes e que podem sugerir algumas regras ou combinados que já fizeram muita
diferença no resultado final de uma outra sessão.
Recurso visual do aquário para combinados.


Quando as pessoas ingressarem na plataforma colaborativa, explique: o aquário é o time
— então, quais são as boas práticas, os combinados e as regras que teremos enquanto
time? Então, você pedirá que elas coloquem ali o que é permitido entrar no aquário em
post-its amarelos, e o que fica de fora em post-its vermelhos. Se algum desvio acontece
no decorrer da reunião, você ou alguém do time pode trazer o aquário e relembrar quais
foram os acordos feitos no início do projeto. Alguns exemplos: é preciso de intervalo
para cada uma hora, a tolerância de atraso é de cinco a dez minutos, só podem opinar
as pessoas que estão no projeto desde o início, entre outros.
Veja agora alguns jeitos de explorar a forma com que as pessoas se comunicam:
Cinestésicas
As pessoas cinestésicas costumam assimilar melhor as informações
quando podem tocar nelas, ou seja, literalmente colocando a mão na
massa. Essa investida poderá potencializar muito os resultados da sua
reunião ou workshop, por isso, é sugerido que você tangibilize alguns
materiais em suas dinâmicas de grupo, que podem ser feitas por meio
de decks de cartas, canvas, templates impressos ou mesmo jogos de
tabuleiro, muito utilizados em workshops e treinamentos corporativos.
Porém, esses recursos não devem ser usados deliberadamente em todos
os encontros, pois podem demandar muito tempo não só de produção
como também de execução.
Auditivas
Um outro formato de comunicação que pode otimizar as suas experiências
de grupo é o auditivo, que pode ser utilizado para as mais diversas
finalidades em reuniões e workshops. Podem ser usados os populares
podcasts – quando for interessante trazer algum conteúdo fracionado
para as pessoas ouvirem no momento pré ou pós reunião –, ou também
na elaboração de convites criativos ou avisos, por meio de áudios
curtos e troca de mensagens de voz em aplicativos de comunicação
assíncrona que, em muitos casos, podem até mesmo substituir uma
reunião. Sempre que possível, não deixe de montar uma playlist para os
seus encontros: essa é uma excelente forma de receber bem as pessoas e
trazer mais descontração para o time.
Como você pôde perceber, existem inúmeras formas de ressignificar as interações em

grupo, e isso significa que você pode criar, personalizar ou mesmo combinar materiais
já existentes para o desafio específico do seu encontro, ou seja, deixar fluir a sua
criatividade quando for pensar em trazer elementos que agreguem na experiência,
não se restringindo somente aos visuais. Portanto, sempre que possível acrescente
recursos materiais e auditivos para incrementar nas suas dinâmicas de grupo.

80
É possível mudar a configuração das reuniões e workshops por
meio do planejamento de experiências muito mais criativas,
agradáveis, dinâmicas e produtivas, aspectos que ajudarão
a chegar a consensos mais saudáveis e resultados benéficos
para o objetivo comum do time.
1.2 Recursos Acionáveis: Principais Dinâmicas e Ferramentas
Chegou a hora de você conhecer alguns recursos que podem ser usados pelos
facilitadores nos mais variados contextos para a condução do encontro. Eles foram
projetados para serem utilizadas no “momento da verdade”, que é o flow em si. Para
garantir maior efetividade na aplicação, são feitas subdivisões com apontamentos
para cada premissa, o que garante um bom fluxo de reunião.
Como já apresentado anteriormente, as premissas aqui elencadas serão

fundamentais para garantir um bom fluxo de reunião. Por isso, quando for planejar a
sua próxima agenda, é importante seguir a lógica das premissas, utilizando recursos
acionáveis para cada uma delas.
Relembre as premissas:
Premissa 1: criar conexão e engajamento entre os participantes;
Premissa 2: garantir a atenção e qualidade de presença dos participantes;
Premissa 3: estimular a geração de conversa e diálogo entre os participantes;
Premissa 4: desenhar soluções e desenvolver planos de execução.
Para cada premissa serão elencadas dinâmicas, ferramentas, boas práticas

e exemplos de aplicações. Esse é um importante momento para construir o
seu repertório ferramental. Por isso; o objetivo com esse conteúdo é torná-lo
instrumentalizado e apto para planejar as suas próximas reuniões, workshops ou
treinamentos. Só não se esqueça de exercitar todas elas – ou pelo menos aquelas
com as quais você melhor se habituar.
Antes de conhecer os seus materiais de trabalho, veja alguns recadinhos:

1 Possivelmente você não conseguirá grandes resultados na primeira
aplicação dos recursos. Por isso não se esqueça de exercitá-los para se
habituar, evoluir e adaptar as abordagens;
2 Apresente a atividade de forma clara, fazendo uso de linguagem simples e,

sempre que possível, explique para as pessoas de duas formas diferentes para
assegurar mais compreensão;
3 Ao final de cada momento destinado à aplicação das dinâmicas e ferramentas,

agradeça e faça uma devolutiva para o time, explicando o objetivo, a importância
e também os resultados;
4 Ainda na fase de planejamento da dinâmica, estipule uma duração para cada

dinâmica ou ferramenta selecionada, para que o tempo destinado a atividade
esteja condizente com a agenda;
5 Fique atento às capacidades e restrições que as pessoas possam ter em

relação as dinâmicas, atividades e ferramentas que for propor. Opte pelas mais
acessíveis e de simples execução.
Para o Fluxo da Reunião
Premissa 1: Dinâmicas para Criar Conexão e Engajamento entre os Participantes
Grupos de Afinidades
O que é?
Como o próprio nome já sugere, essa é uma tática bastante eficaz para
unir as pessoas em torno de características e interesses comuns. Partindo
dessa lógica, você pode dar os desdobramentos que preferir no que tange
às formas de interação que irá propor e à duração da atividade. A sugestão
é que não se extrapole dez minutos. Note que o valor dessa dinâmica está
em gerar conexão entre as pessoas na sessão, fortalecendo as relações
entre os participantes por meio do diálogo direto, compartilhamento de
experiências, pontos de vista, opiniões etc. Isso tudo garante qualidade de
presença e a qualidade do que será cocriado a partir de então.

82
Grupo de afinidades.
Como fazer?
Sugira que os participantes se reúnam por afinidades, que podem ser: signo,
hobbies, quem tem filhos e quem não tem, time de futebol, gostos musicais etc.
Em seguida, provoque discussões sobre aqueles temas — o que mais gostam,
o que não gostam, o que mudariam, alguma reflexão, alguma experiência
relacionada e assim por diante. Essa é uma forma bem simples de gerar
conexão entre as pessoas, ao mesmo tempo em que traz descontração e um
clima harmônico para o encontro. Os grupos podem ser divididos em salas
diferentes e, a depender da quantidade de participantes, você pode designar
alguém para registrar as questões levantadas nas discussões que emergirem
em cada sala, para em seguida apresentá-las a todos na sala principal.
Rodada de Percepções
O que é?
Em facilitações, é muito importante ter estruturas que apoiem conversas,
sobretudo quando alguns fatores como a interação, a colaboração e
conexão forem necessários para assegurar mais dinamismo, criatividade
e, consequentemente, mais produtividade no encontro. Por isso essa
dinâmica é calcada em acordos, que consistem em uma importante forma
de corresponsabilização estabelecida com o time, além de gerar uma tensão
criativa dentro do processo de grupo. Todos devem ficar muito atentos

às falas das pessoas, pois, a qualquer momento, o nome de qualquer
participante poderá ser chamado de maneira imprevisível e aleatória –
sendo muito sugestivo para qualquer momento da reunião em que você
precise da contribuição de todas as pessoas em uma determinada tratativa.
Rodada de percepções.
Como fazer?
A execução é muito simples, e tudo começa com o estabelecimento de
acordos muito claros, como: falas objetivas, uma fala por vez, cada um
tem 30 segundos para falar etc. A partir daí, é preciso que o facilitador
explique com clareza que o propósito da dinâmica é fazer com que todos
os membros do time contribuam ou construam em cima das ideias já
expostas. Proponha que cada um se apresente e traga alguma experiência,
ideia, sugestão ou alerta relacionado a um assunto específico. Para iniciar a
sessão, você deve chamar um voluntário, que irá desencadear essa rodada
sequenciada de percepções. Ao final de sua fala, este escolherá o próximo,
e assim por diante. Essa é uma forma muito eficaz de tornar as discussões
mais generativas e estimular a pluralidade de ideias. A dinâmica acaba
quando todos os membros da equipe tiverem sido chamados pelo nome e
contribuído de alguma forma.

84
Pros & Cons
O que é?
Essa dinâmica é uma boa forma para “quebrar o gelo”, pois estimula as
pessoas a se sentirem à vontade e desinibidas para exporem suas ideias para
o grupo. O objetivo aqui é gerar descontração, criatividade e engajamento
entre os participantes, logo, os temas que serão trabalhados nessa atividade
não precisam necessariamente ter alguma relação direta com a pauta da
reunião. Esse método ajuda, principalmente, na argumentação, servindo para
que as pessoas se sintam à vontade para participar e manifestar seus pontos
de vista sem medo de julgamentos ou de estarem sozinhos defendendo um
lado, pois geralmente a sala de reunião principal é dividida em dois grupos: os
que trazem os prós e os que trazem os contras para o tema.
Prós e contras.

Como fazer?
Você irá apresentar algum tema, preferencialmente polêmico ou que esteja
viralizando na internet —alguns exemplos simples que podem ser utilizados
são: viver no campo, trabalho remoto, bicho de estimação etc. Então, faça
com que cada pessoa ou grupo apresente argumentos defendendo um
lado, ainda que os designados não concordem ou prefiram o lado oposto. O
mais importante é engajar todos a participarem e envolver-se com os temas
propostos. Uma possibilidade também é reunir as pessoas em duplas ou trios
em salas separadas, a depender do tamanho do time, e estipular uma duração
máxima de, por exemplo, cinco minutos para que as pessoas construam
uma lista de argumentos convincentes. Nesse caso, vence a pessoa, dupla
ou grupo que performar melhor e trouxer mais argumentos plausíveis. É
recomendado que você sempre use a criatividade para criar variações nessa
dinâmica, desde que faça sentido para o contexto que está sendo facilitado.
Userboards
O que é?
Servem para criar conexão entre todos do time, por meio de uma apresentação
mais detalhada do perfil profissional e pessoal de cada um dos membros. Os
userboards são fichas preenchidas, por você ou pelos próprios participantes,
que devem conter dados profissionais, pessoais e outras informações
relacionadas direta ou indiretamente com o objetivo da reunião – mas, como o
foco é gerar um viés mais humanizado, é interessante pedir para que as pessoas
apresentem informações de cunho mais pessoal, como hobbies, nome do bicho
de estimação, figurinha no WhatsApp que mais gosta etc. Esses materiais devem
ficar dispostos em algum espaço visível do frame na plataforma colaborativa
(Miro ou Mural) para que todos os participantes tenham fácil acesso e se
conectem umas às outras a partir da identificação de afinidades.

86
Userboard.

Como fazer?
Em contextos remotos, os userboards podem ser templates personalizados
com campos vazios para serem preenchidos no contexto da facilitação. Veja
algumas informações que podem constar no userboard:
1 Foto, nome, e-mail, WhatsApp e link para o perfil no LinkedIn;
2 Área de atuação, grau de formação, especialidades e expertises;
3 Objetivos, interesses e expectativas; e
4 Painel com citações, imagens, hobbies, figurinhas, signo, animal de estimação,

mood do dia etc. Seja criativo!
Dependendo do contexto que você for facilitar, pode ser que apenas o item
1 seja suficiente. Os useboards funcionam como um crachá sofisticado e mais
detalhado, que pode ser incrementado mais ainda a depender da quantidade
de tempo que o time trabalhará em conjunto. Se as pessoas forem da mesma
organização, essa pode ser uma ótima maneira de aproximá-las, estendendo a
relação entre elas para além da profissional.
Modelo de userboard
Faça o download do modelo de userboard para usar no Miro ou Mural, por exemplo
Premissa 2: Dinâmicas para Garantir a Atenção e Qualidade de Presença

dos Participantes
Sonho Dirigido
O que é?
Essa dinâmica é uma espécie de meditação, porém com o intuito de prender a
atenção dos indivíduos e fazer com que eles estejam focados no momento da
reunião. É uma forma de garantir a qualidade de presença de todos, evitando
assim interferências ou distrações que são triviais nesses contextos – ainda
mais em home office, quando estão todos dentro de casa. O facilitador deve
guiar o time a fazer uma breve reflexão de olhos fechados, concentrados
apenas na voz. Essa dinâmica pode ser empregada a qualquer momento da
reunião, ou seja, sempre que você perceber que as pessoas estão manifestando
comportamentos de dispersão, esgotamento ou estiverem entediadas.

88
Sonho dirigido.
Como fazer?
Peça que os participantes fechem os olhos e se conectem a um determinado
tema. Com todos de olhos fechados, conduza o time para um cenário
hipotético. Por exemplo, se a reunião tem como objetivo a ideação de um
aplicativo destinado ao agendamento de consultas e exames clínicos, então
você deverá guiar o time a ideação da jornada do usuário e levantamento
de possíveis funcionalidades: “feche os olhos e pense em experiências que
já vivenciou e foram satisfatórias no ambiente físico e que poderiam ser
transpostos para o digital, algumas funcionalidades que mais gostaria que
o app tivesse, as principais dificuldades e entraves que os usuários podem
ter, o que melhoraria ou sugere com base nas suas experiências em outros
aplicativos – não necessariamente da área da saúde – no que diz respeito
a usabilidade e interface das telas...”.
Atividades Individuais (Templates Personalizados)
O que é?
São documentos pensados e elaborados estrategicamente para extrair
ideias, experiências e pontos de vista das pessoas sobre um determinado
tema. As atividades individuais são importantes meios de prender a
atenção das pessoas durante a reunião, no entanto, você pode ir além e
produzir materiais que agreguem nos resultados de maneira efetiva. Por
isso, para assegurar mais produtividade, é fundamental que você dedique
um tempo para planejar esses materiais de apoio e intercalar seu uso em

momentos distintos na agenda. É recomendado para workshops de média
a longa duração, sobretudo em treinamentos, planejamentos estratégicos,
perguntas e respostas, coleta de percepções etc.
Atividades individuais personalizadas.

Como fazer?
Elabore templates, canvas, questionários, formulários ou qualquer
material para impressão, podendo também utilizar plataformas online
como o Typeform ou Google Forms. Seja criativo e tenha um cuidado
especial ao criar, personalizar ou combinar modelos já existentes,
de modo a assegurar que o conteúdo gerado – ou que se pretende
gerar por meio desses materiais – esteja estritamente relacionado ao
propósito da reunião e agregue aos resultados. Você pode pensar em
perguntas, reflexões e também em dinâmicas associadas, intercaladas ou
simultâneas, desde que siga a sequência lógica da agenda previamente
planejada. O que é recomendado mesmo é que você planeje a agenda
ao mesmo tempo em que cria o material, já inferindo o tempo que será
necessário para a execução deles.

90
Checklist
O que é?
Por ser usado nas mais diversas situações, é um termo facilmente
reconhecível. Em português significa “lista de verificações”. Essa ferramenta
é composta por um conjunto de itens, nomes ou tarefas que devem ser
lembradas ou seguidas, servindo para diversas finalidades de apoio ao
facilitador, sendo por isso um artefato essencial para garantir que nenhuma
informação importante seja esquecida antes, durante ou após a reunião.
Os checklists são frequentemente aplicados em processos que envolvem
organização, inspeção e observações sistemáticas.
Checklist.
Como fazer?
No contexto da facilitação, este recurso costuma ser usado para enumerar
itens, etapas e os nomes das pessoas que deverão ser convidadas para o
encontro. Existem diversas formas de usar o checklist, e um bom exemplo
é fazer uma rodada de percepções sobre algum assunto e chamar as
pessoas pelo nome e de maneira aleatória — usando o checklist — para
que tragam os seus pontos de vista nas atividades que requerem a
contribuição de todos. Uma outra sugestão é fazer uso desse recurso
quando for pensar em alguma ação que necessite de um planejamento
detalhado, em que todas as fases e atividades precisam estar elencadas,
sequenciadas e de fácil acesso aos envolvidos.

Brainwriting
O que é?
É uma ideação individual e silenciosa que oportuniza a pluralidade de
opiniões e encoraja as pessoas a apresentarem suas opiniões sem vieses.
O valor dessa dinâmica está em dar espaço às opiniões pessoais dos
participantes, para que só depois de um período de cinco a dez minutos em
silêncio elas manifestem para o grupo o que pensam. Essa dinâmica encoraja
a exposição de ideias sem interferências ou medo de julgamentos, uma vez
que o momento de se comparar com os demais ocorrerá a posteriori. É uma
ferramenta ótima para momentos de divergência, por propiciar um terreno
fértil que estimula a criatividade do time. Uma ótima pedida quando você
facilitar sessões com muitas pessoas de perfil tímido e introspectivo.
Brainwriting.
Como fazer?
O facilitador apresenta um tema, desafio ou questão e solicita que as
pessoas escrevam as ideias, experiências, possibilidades ou pensamentos
que vierem a suas mentes em post-its. Em seguida, todas as informações são
compartilhadas com o grupo ao mesmo tempo. Vale frisar que o valor dessa
dinâmica se concentra na pluralidade de pontos de vista individuais, e não do
grupo. Por isso os resultados são apresentados – por todos e ao mesmo tempo
– somente após o período estipulado pelo facilitador. É sempre interessante
sofisticar o processo para torná-lo mais rico, estabelecendo uma quantidade
mínima de ideias ou itens por pessoa. Lembre-se que quantidade, e não
qualidade, é o mais importante em momentos de divergência.

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Premissa 3: Dinâmicas para gerar Conversa e Diálogo entre os Participantes
Learning Canvas
O que é?
É uma ferramenta que ajuda no nivelamento de conhecimento do time sobre
um determinado assunto. Ela facilita o mapeamento de questões relacionadas,
direta ou indiretamente, ao desafio. Esse nivelamento inicial ajuda o grupo a
compreender o desafio com mais profundidade, pois reúne o conjunto de
conhecimentos obtidos até então. Essa dinâmica colaborativa é uma ótima
forma de estimular discussões e trocas, pois tudo que é cocriado na sessão
ficará registrado e servirá para que o anfitrião tire suas próprias conclusões.
A depender do tamanho do projeto, pode ser um documento vivo, podendo
ser acrescido de itens no quadro mesmo após o término da sessão.
Learning Canvas.

Como fazer?
Crie um frame – quadro branco – na plataforma colaborativa de sua preferência
(como o Miro ou o Mural) e faça duas colunas. No centro, região acima das duas
colunas, proponha o desafio que será a pauta do encontro. Tudo começa pela
coluna da esquerda, na qual o anfitrião pode iniciar a dinâmica, já trazendo
em post-its colados tudo que ele sabe sobre o desafio (o facilitador também
pode pedir a um voluntário que inicie a dinâmica). Para a outra coluna, peça
que o time preencha respondendo tudo que se quer investigar. É importante
que todos interajam com o quadro em tempo real, colando post-its com suas
ideias, experiências, opiniões, complementos, referências etc.
Brainstorming
O que é?
Em português significa “chuva de ideias”, sendo uma técnica muito popular e
amplamente conhecida, pois faz com que o pensamento flua livremente e sem
restrições. A prática de gerar muitas ideias é uma forma bastante inteligível
de trazer à tona questões relevantes e plausíveis. No brainstorm, quantidade
importa mais do que qualidade, uma vez que, na maioria dos casos, para se
chegar a uma solução inovadora, é necessário gerar uma grande quantidade
de ideias – o que inclui também as utópicas, inúteis ou medíocres. E quem
nunca participou de uma sessão de brainstorm, não é? Quantas vezes você já
esteve em uma sessão dessas que não trouxeram resultado algum? Acontece
que, para que essa prática, idealizada por Alex Orborn seja eficaz e produtiva,
é preciso “pôr ordem no time”, senão vira bagunça mesmo!
Brainstorming.

94
Como fazer?
Convoque o máximo de pessoas possível para participar da reunião. Nesse
momento, não se preocupe se as pessoas têm especialidades distintas
— quanto mais multidisciplinaridade na sessão, melhor será a qualidade
do encontro. O motivo é simples: o processo de geração de ideias tende
a ser exponencial quando há diferentes especialidades, mentalidades e
experiências. Essas variáveis tendem a tornar as discussões mais desafiadoras
e produtivas para todos os participantes. Existem também algumas regras de
ouro que devem ser seguidas à risca para que o brainstorm traga resultados
efetivos para o desafio. Veja a seguir quais são elas:
1 Afaste os julgamentos;
2 Incentive ideias malucas;
3 Construa a partir das ideias de outras pessoas;
4 Uma fala por vez;
5 Aposte em quantidade;
6 Seja visual;
7 Mantenha o foco;
8 Não confie na memória, registre tudo; e
9 Estipule metas: 40 a 200 ideias para selecionar apenas uma.
Observe também as seguintes questões:
• A quantidade estipulada de ideias depende do grau de complexidade do

desafio, mas, para se ter uma boa ideia, o ideal é que se gere o máximo
possível delas;
• Deixe claro para todos que o encontro é destinado unicamente para a

coleta de percepções e ideias e que, na ocasião, nada será decidido;
• Não permita que essa reunião caia no esquecimento. Ao final, colete todas
as ideias, faça curadoria e desenhe planos de ação.

Matriz CSD
O que é?
A Matriz CSD é uma ferramenta estratégica de definição de Certezas,
Suposições e Dúvidas. Ela foi criada pela Livework, uma consultoria de design
de serviços e é muito indicado para os momentos iniciais de entendimento do
projeto ou desafio, e se mostra uma ferramenta bastante intuitiva e inclusiva.
Resumidamente, a ideia é reunir a equipe para que todos anotem e registrem
tudo que vem à mente sobre a pauta. Nesse sentido, essa ferramenta servirá
para abrir horizontes, promover a gestão do conhecimento, contribuir para
um bom alinhamento desde o início do projeto e direcionar as primeiras
pesquisas com base nos pontos de atenção que emergem nesse contexto. É
importante enfatizar que ela deve ser revisitada e constantemente atualizada
até que todas as dúvidas sejam sanadas e as certezas se multipliquem.
Matriz CSD.
Como fazer?
A construção é bastante simples: basta desenhar três colunas, identificando o
título de cada uma (da esquerda para direita: Certezas, Suposições e Dúvidas).
Nessa matriz, cada membro do grupo vai trazer contribuições colando post-its no
frame, para conjuntamente contribuírem com o que conhecem, manifestarem
dúvidas e buscarem checar as suposições relativas ao desafio. Uma vez finalizada
a atividade, cabe ao facilitador provocar debates entre todos, devendo manter-se
neutro nas discussões e dando todos os contornos necessários para assegurar
qualidade no que está sendo discutido e cocriado em grupo.

96
Mapa Mental
O que é?
Essa é uma ferramenta que estimula o pensamento não convencional e
não linear que faz com que todos estejam com o foco direcionado ao tema
em pauta. Pode-se ir pensando, falando e criando clusters dentro de um
mapa para só depois organizar, categorizar e criar links entre os pontos
de afinidade, bem como reorganizar as informações da maneira que fizer
mais sentido para todos a posteriori. É uma ferramenta muito poderosa
para momentos de geração de ideias e, nos contextos remotos, pode ser
utilizada em plataformas colaborativas como o Miro e o Mural. No entanto,
vale sugerir também uma ferramenta que foi projetada para este fim e que
está disponível gratuitamente: o MindMeister.
Matriz CSD.

Como fazer?
Coloca-se no centro do mapa o desafio central (por exemplo, “engajar
servidores em oficinas de cocriação”). Em seguida, comece a fazer algumas
conexões e ramificações em relação ao tema proposto com base nas
colocações das pessoas, que podem ser via chat ou interação em tempo real –
mas lembre-se sempre: “uma fala por vez”. A tendência a partir daí é que haja
a ampla geração de ideias em um fluxo contínuo, expandindo as ramificações
e tornando o mapa frondoso como uma árvore. A recomendação é que
nenhuma ideia seja julgada ou “podada” nesse momento, pois pode servir
de base para que outras ramificações surjam. Mas é importante antever
que geralmente as ideias mais próximas ao centro – do desafio ou pauta do
encontro – costumam ser as mais óbvias, por pertencerem ao senso comum,
ao passo que, quanto mais longe do centro do mapa as ideias estiverem, mais
territórios inexplorados ou nunca antes pensados o time poderá acessar.
Premissa 4: Ferramentas para Priorizações, Desenho de Solução e Próximos Passos
Plano de Ação ou 5W2H
O que é?
5W2H é um acrônimo que, traduzido para o português, corresponde às
iniciais de sete termos que são perguntas-chave sobre aspectos que vão
impactar no resultado final do projeto. As respostas compõem um mapa
de atividades e diretrizes claras que ajudarão o time a entender e executar
uma série de ações que viabilizem o alcance dos resultados pretendidos. No
entanto, a recomendação é que você adapte essa ferramenta para a sua
realidade, pois, na maioria das vezes, não é necessário se prender a todas
as sete perguntas-chaves — é possível que apenas três ou quatro delas
supram as necessidades pontuais. Na maioria dos casos, para criar um
plano de ação basta saber designar o que será feito (what), quem irá fazer
(who) e quando será entregue (when). As sete perguntas estão elencadas a
seguir, com a respectiva tradução.
• What – o que é? • Who – quem?
• W/hy – por quê? • How – como?
• Where – onde? • How much – quanto custa?
When – quando?

98
Como fazer?
É bem simples e intuitivo, bastando que você responda a cada uma dessas
perguntas com o máximo de clareza possível sobre o objetivo que se pretende
alcançar. Lembre-se que essa ferramenta é um documento que estrutura
visualmente os próximos passos para execução das ideias acordadas na
sessão e manterá a reunião viva, mesmo após o término. Imagine que,
faltando poucos minutos para a reunião acabar, o anfitrião pede que alguém
elabore um cronograma macro para o projeto e uma outra pessoa para
criar um briefing, e dois participantes serão designados para executar essas
atividades. Agora, transpondo o endereçamento dessas responsabilidades
para o 5W2H, você perceberá que, por serem tarefas simples, não haverá
necessidade de responder todas as sete perguntas, pois apenas quatro
delas serão suficientes para os dois casos:
O que (What) Quem (Who) Onde (Where) Quando (When)

Elaboração do
Entrega em
cronograma macro Juliana Excel
20/03/2022
do Projeto
Entrega em
Criação do Briefing Carlos Word
14/03/2022
5W2H ou Plano de Ação Simplificado.

Votações
O que é?
Uma ferramenta indispensável para momentos de convergir, tomar decisões
e priorizar ideias é a votação, em que são estipulados o número de votos por
participante e os critérios que deverão orientar as escolhas do time. Além
de ser uma excelente forma de chegar a consensos mais democráticos,
impessoais e sensatos, a votação é uma dinâmica que considera a visão
do time como um todo e baseia-se em critérios que facilitarão o processo
comparativo, tornando-o mais racional e embasado.

Votações.
Como fazer?
Imagine que você tem dispostas no board (quadro no Miro ou Mural)
algumas propostas, informações, ideias ou conceitos, e precisa sair de
dez opções para duas. Estipule um número de votos por pessoa e defina
critérios para serem levados em consideração por todos na hora de
votar (você pode definir os critérios junto com o próprio time de maneira
colaborativa, como é mais indicado). Então você pode construir um
formato mais simplificado, como duas ideias visíveis para todos do time e
pedir que votem no chat, por exemplo: “vocês preferem o 1 ou o 2?”. Ou,
em casos mais complexos, é interessante criar uma matriz contendo eixo
X e Y, em que X pode ser “tempo de desenvolvimento” e Y pode ser “custo
de implementação”. Nesse último modelo, você pode ir organizando nos
quadrantes os elementos de acordo com a percepção dos critérios tempo
e custo, e submeter para avaliação do time.
Matriz de Priorizações
O que é?
É um framework originalmente chamado de Matriz de Eisenhower, bastante
utilizado por profissionais que precisam avaliar e priorizar as suas tarefas
ou projetos. A ferramenta consiste em uma estrutura simples e visual
que auxilia a avaliar as atividades de trabalho em termos de urgência
e importância, colocando-as em um dos quatro quadrantes da matriz. A

100
linha vertical representa o nível de importância das atividades e a linha
horizontal representa a urgência. Essa é uma ferramenta indispensável
para momentos de convergir, ou seja, tomar decisões ou classificar itens
por ordem de importância e urgência de maneira ordenada.
Como fazer?
Matriz de Eisenhower.
Veja na imagem que:
• Itens de maior importância e urgência devem ser feitos imediatamente

(quadrante 1);
• Itens que forem importantes mas não urgentes devem ser avaliados
quanto a possibilidade de delegar ou mesmo estender os seus prazos de
execução (quadrante 2);
• As tarefas urgentes e não importantes precisam ser seriamente repensadas

ou evitadas (quadrante 3); e
• Tarefas de pouca importância e urgência podem ser feitas aproveitando

espaços de tempo entre outros projetos em curso ou simplesmente não
serem feitas (quadrante 4).

Você pode sofisticar um pouco mais essas classificações considerando
critérios para ordenação na análise dos itens que culminarão em listas para
cada quadrante, seja de tarefas ou projetos.
Quadro Kanban
O que é?
“Pare de começar e comece a terminar.” É assim que o Kanban ajuda a gerir
projetos, diminuindo iniciativas enquanto dá sustentação a mais ações de
finalização. Nesse contexto, o Kanban é a chave para garantir agilidade
e coesão na equipe, levando a produção adiante de forma cadenciada
e fluida. Para torná-lo mais produtivo, existem alguns rituais, políticas
de utilização e boas práticas complementares que darão os contornos
necessários para que você comece a organizar suas atividades com o que
já tem. — por exemplo, sua lista de tarefas a cumprir ao longo da semana
ou do mês, ordenando-as verticalmente por ordem de importância na
coluna correspondente ao seu estágio.
Como fazer?
Desenhe um quadro com três campos, designando para cada um o título
correspondente ao avanço das suas tarefas, que são: A fazer, Fazendo e
Feito. Como um sistema que permite a visualização do fluxo de trabalho
como um todo, esse quadro descomplica um dos maiores desafios que os
gestores de projetos enfrentam, que é desenhar, criar e otimizar fluxos de
tarefas. Observe na figura a seguir que os itens de trabalho são organizados
em uma sequência evolucionária e, por isso, fluem da esquerda para a direita.
Quadro Kanban.

102
Veja a seguir algumas dicas para tornar o quadro Kanban mais produtivo:
• Ordene os itens por ordem de importância, de cima para baixo;
• Estipule um prazo para cada tarefa, considerando o tempo total;
• Crie uma política de aprovação para cada campo, para evitar retrabalho;
• Delimite a quantidade de tarefas por colunas para diminuir a sobrecarga;
• A natureza ou a criticidade das atividades podem ser distintas (crie post-

its coloridos que identifique a tarefa como simples / complexa / urgente /
normal);
• Você pode criar o campo “Ideias” antes do campo “A Fazer”;
• Você pode criar o campo “Testes” após o campo “Feito”;
• Comprometa-se com lotes de trabalho e prazos realistas;
• Crie mecanismos de gestão à vista pelo time e de feedbacks para otimização; e
• Inspecione regularmente os processos para mapeamento de entraves no fluxo.
Agora que você já se deparou com alguns dos principais recursos de um facilitador,
saberá selecionar os que fazem mais sentido para o contexto em que você vai aplicar
a facilitação. Nesse momento, você tem um cinto de ferramentas, e saberá qual tirar
no momento certo. Esse cinto ainda tem espaços vazios paras as ferramentas que
você mesmo irá criar e que irão compor o seu acervo pessoal. O melhor recurso é
sempre aquele que funciona para você!
1.3 Checklist e Canvas para Planejamento de uma Reunião
Neste tópico, serão disponibilizadas duas importantes ferramentas: o checklist pré-

reunião e o canvas para a reunião.
1 Checklist pré-reunião
Este material irá ajudar a se planejar e evitar que aspectos importantes sejam
esquecidos ou negligenciados antes do início da reunião, sendo um recurso
indispensável a partir de hoje na sua jornada de facilitador.

Checklist pré-reunião.
Agora é com você! Baixe o checklist para utilizar quando for planejar sua reunião.
2 Canvas para reunião

Esse canvas será fundamental para os seus planejamentos de agenda, das
mais simples às mais complexas. Com ele, você vai conseguir refletir e se
organizar para todas as três etapas inerentes a todos os encontros: pré-
reunião, fluxo da reunião e pós-reunião.

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Canvas para reunião.
Faça o download do canvas para reunião, imprima e utilize em seu contexto! Assim,
você terá em mãos todo o planejamento do seu encontro, de forma rápida e visual!
1.4 Mapeamento das Boas Práticas e Dicas de Ouro
A seguir, conheça algumas importantes dicas práticas que auxiliarão a proporcionar

uma ótima experiência para as pessoas em suas reuniões, workshops e treinamentos.
Mas não se esqueça de exercer a autopercepção e de estar atento aos mínimos
detalhes em todas as sessões que for facilitar, sempre registrando todas as lições
aprendidas, boas práticas e alimentando essa lista com as suas próprias dicas de ouro!

Checklist dos Participantes
Um artefato importante que vai ajudar seu trabalho como facilitador é
preparar uma lista com o nome dos participantes. No contexto remoto,
muitas vezes você vai projetar sua tela e não vai ver as pessoas que estão
presentes ali. Além de fazer as pessoas se sentirem importantes ao serem
chamadas pelo nome, você vai precisar convidá-las para colaborarem.
Então, prepare essa lista — pode ser no papel mesmo.
Agenda do Encontro
É indispensável organizar todo o fluxo da reunião em uma agenda. Selecione
dinâmicas que facilitem a fluidez das discussões e organize tudo em blocos.
Esse recurso é indispensável e tem o poder de minimizar a ansiedade das
pessoas, uma vez que, ao apresentar a agenda do encontro logo ao receber os
participantes no seu workshop, você demonstra que, para além de se preocupar
com o alinhamento de expectativas e objetivos almejados, planejou o tempo
delas. Essa atitude demonstra respeito com o tempo das pessoas, além de
garantir mais organização e atenção de todos ao cronograma estipulado.
Ambientação
Considerando contextos em que a facilitação é aplicada de forma remota, uma
atividade interessante de fazer antes do workshop é preparar as pessoas e
garantir que elas vão conseguir utilizar as ferramentas necessárias para aquele
momento. Ao utilizar plataformas colaborativas, muitas pessoas presentes
podem estar tendo contato com elas pela primeira vez. Então, é interessante
que você marque um horário antes do workshop (algo em torno de 15 a 30
minutos) para fazer um onboarding das pessoas naquela ferramenta, ou seja,
o momento para elas criarem o próprio login, experimentarem colar post-its
nos frames, atividades para que elas interajam, façam votações, entre outras
ações possíveis. Familiarize os participantes com as ferramentas previamente.
Combinados com o Time

Para garantir que todo mundo entre na experiência com qualidade
de presença, faça acordos e combinados logo ao receber a equipe na
plataforma, ou crie um pôster com recadinhos iniciais e deixe visível para
que as pessoas possam ver logo ao ingressar, como os do exemplo a seguir:
• Busque estar em um lugar confortável e silencioso;
• Verifique se o seu computador está com energia;
• Mantenha o seu celular virado para baixo;

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• Desligue o microfone quando não estiver falando;
• Mantenha a câmera aberta sempre que possível;
• Pegue papel e caneta para anotações;
• Sempre bom deixar um copinho de água por perto;
• Comece pontualmente;
• Aprecie a playlist que foi montada para vocês;
• Cuide da sua postura durante toda a sessão; e
• Desligue as notificações do celular e do computador
Pre-work
Prepare os materiais que julgar necessários com antecedência. Organize
tanto aqueles que os convidados precisarão acessar antes da reunião, quanto
os que você precisará criar, como templates, questionários ou canvas para
atividades individuais. Se possível, personalize os materiais com o nome de
cada um e envie para os convidados. Dessa forma, você demonstra que os
considerou individualmente quando preparou o material.
Cofacilitador
Esse é um ponto bastante relevante para se pensar ainda na fase de briefing.
Descubra qual será o tamanho da equipe para prever a atuação de um
facilitador para cada cinco participantes. Por isso, considere um cofacilitador
quando o número de participantes for maior que cinco. É importante reunir-
se com esse cofacilitador para esclarecer que tipo de ajuda você precisa
e não precisa, bem como definir papéis, responsabilidades individuais e
alinhar a agenda, para que não venham a sobrepor ações no momento do
fluxo da reunião em si e confundir o time.
Relógio Visível
Esse recurso ajuda as pessoas a criarem um senso de síntese e aumenta
o foco, pois elas sabem o tempo que tem para se dedicar na atividade
proposta, sem que seja necessário que haja alguém notificando e lembrando
elas que o tempo estar estourando. Então, deixar a duração visível garante
que a atividade vai dentro do período de tempo planejado para aquela
atividade e para o cronograma como um todo (plataformas colaborativas de
quadro branco como o Miro dispõem desse recurso). No entanto, é sempre

importante renegociar com o time caso haja necessidade de mais alguns
minutos para a conclusão de alguma atividade.
Formate um Glossário
Em circunstâncias que envolvem times multidisciplinares, é interessante
acordar com o time que nomes serão usados para se referirem aos
conceitos ali presentes. Esse tipo de acordo é necessário para assegurar
uma comunicação mais assertiva e eficaz, evitando que haja margem
para ambiguidades e ruídos. Antever problemas relacionados a qualquer
dificuldade de entendimento em geral é uma das atividades do facilitador.
Se você perceber que as pessoas chamam o mesmo objeto de formas
diferentes — por exemplo, “tabela Excel” e “planilha”, “PowerPoint” e “slides”,
“frames” e “quadros” — faça um acordo entre todos para padronizar o termo.
Monte uma Playlist

Considerando o objetivo do encontro, pense em um repertório condizente
com o momento. Não esqueça de que o seu papel é proporcionar a melhor
experiência possível para as pessoas. A sugestão é que você monte uma
lista de músicas e deixe tocando no momento em que elas ingressarem
no seu workshop. A música “Glad You Came”, da banda The Wanted, é uma
ótima pedida para o início da sessão, pois representa um agradecimento
pelo fato de os participantes terem comparecido ao workshop.
Outras músicas que podem ser interessantes para esse momento são:
• Look - Sebastian Tellier
• The Suburbs - Arcade Fire
• Anna - Pregoblin
• Friday's Child - Nancy Sinatra
• Ghostwriter - RJD2
• The Less I Know the Better - Tame Impala
• Feel It Still - Portugal. The Man
• Get Lucky - Daft Punk
• C'est La Vie - ZOE

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• Touch be Touch - Joy
• Love Again - Alok
• My Head - Alok & Glimmer of Blooms
• Bunker - Balthazar
• Comment Te Dire Adieu - Françoise Hardy | Pomplamoose
• Simmerdown - Nostalgia 77, Josa Peit
• Baltimore - Nina Simone
• Easy to Come Home - Dojo Cuts
• I Wonder - Protassov, Bajka
• Hidden Jazz Quarttet
• Peaceful Life - Guts, Lorine Chia
• Song for You - Marbert Rocel
• Got It Bad - Leisure
• Megalomania - David Lemaitre
• John Dope - Dafuniks, Blacc El, Billow
• The Keys - Matt Duncan
Os Dez Minutos Iniciais

Dê atenção especial aos dez primeiros minutos da reunião. Nesse momento
inicial, é importante propor alguma atividade de warm up – também
chamado de aquecimento – para que, paralelamente, você faça uma leitura
do time. Essa é uma forma bastante estratégica para que você identifique
o território em que está pisando, ou seja, os perfis com os quais precisará
lidar e orquestrar na jornada da facilitação. Perceba como a importância
dos detalhes e de saber improvisar – de maneira calculada – são dois pilares
fundamentais para quem facilita times, pois algumas mudanças de rota
podem ser feitas logo no início.

Todos na Mesma Página
Em uma experiência de reunião ou workshop, é necessário que todos
entendam qual será o papel das dinâmicas, ferramentas e demais recursos
propostos para o contexto do encontro. Dessa forma, tudo passa a fazer
sentido para as pessoas, pois elas se sentem mais confortáveis ao longo de
toda a jornada ao perceberem que algo está sendo resolvido ali.
Reserve Intervalos
Após passar pela fase de entendimento do que motivou a realização do
encontro, será possível planejar a agenda já considerando o tipo de reunião
que você irá facilitar: operacional, de venda de ideias ou estratégica. Nessa
circunstância, você já será capaz de prever se esse encontro precisará de 30
minutos ou de três horas para atingir a finalidade pretendida. Em casos de
reuniões mais longas, considere dez minutos de intervalo a cada hora. Mas,
independentemente do tempo alocado para a sessão, respeite o tempo
acordado chegando pelo menos 30 minutos antes do início para checar se
está tudo pronto e funcionando e para garantir que não haverá imprevistos.
Reforço Positivo
Quando você elogia atitudes e comportamentos positivos e agregadores
vindos das pessoas, a probabilidade de haver um aumento da produtividade e
engajamento é bem alta. Isso se reflete também na atuação dos demais presentes,
que se sentirão mais comprometidos com os resultados do trabalho conjunto
que está em curso. Veja alguns exemplos de falas que reforçam atitudes positivas:
"Pessoal, isso está muito bom!", "Estou gostando do ritmo", "Estou gostando da
forma como vocês estão sendo específicos nos post-its", entre outros.
Tenha um Plano A, B e C
Você já ouviu falar na Lei de Murphy? Segundo ela, "se algo pode dar errado, vai
dar". Essa máxima costuma ser implacável na facilitação, sobretudo porque, no
formato remoto, é esperado que as pessoas se engajem na pauta da reunião
ao mesmo tempo em que aprendem a utilizar os recursos da plataforma. Logo,
o planejamento da experiência é extremamente necessário, mas é importante
ter a consciência de que talvez você não consiga executar o que preparou.
Portanto, saiba lidar com esses imprevistos de forma responsiva, e não apenas
contando com a sorte: tenha sempre na manga um plano A, B e C.
Faça Boas Perguntas

Segundo o físico Albert Einsten, “não são as respostas que movem o mundo,
são as perguntas". Ao pesquisar um pouco sobre a etimologia do termo
“perguntas”, é possível perceber que, não por acaso, a qualidade de uma
reunião tem muita relação com saber fazer boas perguntas da forma mais
assertiva e no momento mais apropriado: em inglês, a palavra "question"

110
(pergunta) vem de "quest", cujo significado é estar em uma jornada, ou seja,
uma busca por algo importante, sendo essa uma configuração inerente a
todas as reuniões, que devem sempre ser movidas a expectativas e resultados.
Crie Salas Diferentes

Algumas plataformas de videoconferência, como o Teams e o Zoom,
oferecem a possibilidade de criar salas para discussões em duplas ou grupos.
Desse modo, é possível explorar esse recurso por meio do planejamento
de algumas atividades e dinâmicas que desafiem os participantes a criar
soluções, utilizando essas salas alternativas. Nesses casos, você pode deixar
a sala principal como espaço dedicado ao compartilhamento dos conteúdos
produzidos pelas equipes com a presença de todos. Essa é uma ótima forma
de gerar engajamento e fortalecer a conexão entre os participantes.
Não deixe de aprofundar os seus conhecimentos sobre facilitação! Confira a seguir

uma curadoria de materiais bastante interessantes que poderão contribuir muito
no seu aperfeiçoamento enquanto facilitador, melhorando significativamente a sua
performance:
1 Compilações de Boas Práticas e Lições Aprendidas da Facilitação aplicada

em contextos remotos e compartilhadas gratuitamente por Rodrigo Narcizo, um
dos mais respeitados nomes da inovação no setor público do Brasil, já tendo
facilitado diversas oficinas e reuniões. Faça o download dos materiais e tenha-os
com você sempre que precisar!
• Técnicas de escuta ativa com lições aprendidas para ambientes remotos

• 10 lições aprendidas sobre facilitação em grupos
2 Artigo “Estruturas Libertadoras, um novo caminho na facilitação de

grupos”, de Fernando Murray Loureiro (disponível aqui). O texto aponta um
conceito que apresenta um ousado caminho na facilitação de grupos e que convida
a experimentar a polaridade paradoxal das transformações: estruturar, que
significa dar forma, e ao mesmo tempo libertar, que dá a ideia de sair da forma.
3 Nessa mesma linha, veja também o Deck de cartas Estruturas Libertadoras,

produzido pela Aprendix.Global. São materiais simples e, ao mesmo tempo,
“seriamente divertidos” que foram projetados para promover a participação ativa e
impulsionar a sua prática de facilitação em grupos de todos os tamanhos (veja aqui).

4 Decks de cards baseados em práticas lúdicas do Management 3.0, que
apoiam uma liderança muito mais horizontal, interativa e colaborativa. Todos
esses materiais foram projetados para melhorar processos de grupo. Conheça e
se divirta com a sua equipe!
Moving Motivators
Faça o download do deck de cards Moving Motivators, imprima e corte para jogar!
Disponível aqui.
Change Management Game

Este jogo fará você e o seu grupo refletir com as questões levantadas nas
cartas! Faça o download, imprima e recorte para utilizar!
Disponível aqui.
Kudo Cards
Os Kudo Cards são cartões que demonstram um símbolo físico de
reconhecimento do trabalho de outra pessoa. É uma ótima maneira de
incentivar o feedback positivo e instantâneo. Faça o download, imprima e
recorte para utilizar em suas reuniões!
Disponível aqui.
Delegation Poker
O Delegation Poker é um jogo de cartas utilizado para identificar quem é
responsável por determinada tarefa e em qual nível. A sua equipe trabalhará
colaborativamente e com motivação usando esse jogo. Faça o download,
imprima e recorte para utilizar em seu contexto!
Disponível aqui.
Todos esses cards do Management 3.0 estão disponíveis no site gratuitamente para
download. Após preencher os campos, você receberá em seu e-mail a possibilidade
de baixar em português, basta clicar no idioma.
Você pode encontrar uma descrição detalhada do uso de cada deck no próprio
site (veja aqui) clicando na aba “Games e Tools”, mas a sugestão é que procure por
artigos sobre cada um deles em português.
conteúdo e se aprofunde nos temas propostos.
Até a próxima!

112
Referências

KELLEY, Tom. Confiança criativa: libere sua criatividade e implemente suas ideias.
Rio de Janeiro: Alta Books, 2019.
MORENO, Alexandre. Facilitação um jeito de ser: educação corporativa pela

SIBBET, David. Equipes visuais: ferramentas gráficas para comprometimento,

inovação e alta performance. Rio de Janeiro: Alta Books, 2015.
SIBBET, David. Reuniões visuais: como gráficos, lembretes autoadesivos e

mapeamento de ideias podem transformar a produtividade de um grupo. Rio de
Janeiro: Alta Books, 2013.

Unidade 2: Compilação das Principais Ferramentas
Colaborativas utilizadas em Facilitações Remotas
Ao final desta unidade, você será capaz de reconhecer as principais ferramentas

digitais disponíveis na atualidade, bem como suas principais configurações, vantagens
e desvantagens.
2.1 Ferramentas para Videoconferências
Realizar reuniões online é algo cada vez mais recorrente na rotina de quem está
trabalhando em home office. Pode até ser que, antes da pandemia, você não tivesse
usado nenhuma ferramenta online para videoconferências, mas acredite: mais do
que nunca, elas serão cada vez mais necessárias nas rotinas organizacionais.
Algumas organizações já anunciaram que irão instituir políticas para o home office
permanente. Isso significa que muitos profissionais não precisarão voltar aos
seus escritórios e que precisarão se habituar ao uso dessas plataformas. Com o
tempo, você perceberá que essas ferramentas são muito dinâmicas, diminuem
custos operacionais, melhoram a produtividade e viabilizam a flexibilidade do
trabalho feito no conforto de casa.
As ferramentas de videoconferências foram criadas, aprimoradas e popularizadas

neste novo contexto, mas o que todas elas têm em comum é o fato de possibilitarem
encontros síncronos, remotos e colaborativos como reuniões, workshops,
treinamentos etc. No entanto, em meio a tantas opções disponíveis, é importante
conhecer um pouco sobre as mais utilizadas.

114
Google Meet
Qual a proposta da ferramenta?

Esta é uma das ferramentas mais eficientes, acessíveis e populares para
videoconferências da atualidade. Ela está disponível nas versões paga
ou gratuita — nesta última, é possível realizar uma videoconferência de
60 minutos para até 100 pessoas. O Google Meet se destaca no quesito
praticidade, uma vez que não é necessário baixar nenhum software para
utilizá-la, bastando acessar com uma conta do Gmail para criar uma sala
ou participar via link de convite.
É importante dizer ainda que o Meet é totalmente integrado

ao Gmail, Google Agenda, Google Drive e Outlook, sendo que
as participações podem ser confirmadas pela Google Agenda,
o que representa maior possibilidade de controle sobre as
disponibilidades e confirmações de presença dos convidados.
O Google Meet pode ser acompanhado através de gravações
no GSuite e seu acesso é permitido via dispositivos móveis com
sistemas Android ou iOS.
Nas versões pagas, há duas opções: o Workspace Individual, mais indicado para
empresários, e o Workspace Enterprise, mais adequado para times e organizações.
Em ambas é possível gravar as reuniões e armazená-las no Google Drive via
sincronização, criar relatórios de participação, ativar a funcionalidade de “levantar a
mão”, gerar enquetes em tempo real, projetar salas temáticas etc.
Veja, a seguir, algumas vantagens e desvantagens no uso do Google Meet!

Google Meet.

116
Microsoft Teams

A Microsoft é uma empresa pioneira e referência em soluções tecnológicas,
com foco em segurança e estabilidade. O Teams é uma plataforma unificada
de colaboração e comunicação síncrona e assíncrona que reúne funções
de bate-papo, conferências, armazenamento de arquivos e integração com
outros aplicativos. É possível ter até mil convidados participando de uma
reunião Teams, todos podendo interagir via áudio, chat e vídeo, ou ter até
dez mil convidados apenas assistindo.
Existe ainda a integração do Microsoft Teams com outros programas

da Microsoft, como Word, Excel, Planner e PowerPoint, sendo
que essas inúmeras associações tornam o trabalho mais versátil
e completo. Para quem deseja usar essa plataforma em caráter
pessoal, exige-se apenas que o interessado tenha uma conta na
Microsoft. Todos os acessos são viabilizados por equipamentos
que utilizem sistemas Windows, Android, iOS ou macOS.
Dois importantes diferenciais que merecem ser mencionados: o Microsoft Teams não
acessa os dados dos usuários, sendo uma ótima opção para equipes que prezam muito
pela privacidade; e, para as equipes que utilizam a ferramenta, é possível elaborar
arquivos editáveis de forma colaborativa. Desse modo, todos os membros de uma
reunião podem fazer alterações em um mesmo documento e salvar a versão final.
Veja, na figura abaixo, algumas das vantagens e desvantagens do Microsoft Teams!

Microsoft Teams.

118
Zoom

O Zoom Meetings é uma das mais populares ferramentas para eventos
online e está disponível nas versões gratuita e paga. Foi originalmente
concebido para uso exclusivo em empresas. Porém, pelo crescimento
da adesão à plataforma, principalmente por artistas e transmissões de
webinars, foi disponibilizado posteriormente para contatos sociais e
eventos remotos em geral. Entre seus principais diferenciais destacam-se
o vídeo e áudio em HD de alta qualidade.
O Zoom é uma ferramenta muito completa que combina

videoconferência, reuniões, bate-papo e colaboração. Ele opera
de três maneiras: para conferências, em que um membro
apresenta para um público interativo de 100 a 500 participantes;
para reuniões, em que até 49 participantes ficam visíveis na tela
e participam de forma interativa; e no modo webinar, em que é
possível ter até dez mil participantes assistindo. Como você pode
perceber o Zoom é uma ferramenta muito completa que combina
videoconferência, reuniões, bate-papo e colaboração.
Nessa plataforma, é possível que apenas o administrador compartilhe sua

própria tela ou que ele dê permissão para que os demais participantes também
compartilharem as suas simultaneamente. Na versão paga, há inúmeras
possibilidades, como separar os participantes em salas diferentes, função de
“levantar a mão”, enquetes, compartilhamento de música e vídeo etc. A ferramenta
pode ser acessada por dispositivos móveis Android e iOS, ou por dispositivos fixos
com sistemas Windows e macOS.
Confira, na imagem a seguir, as vantagens e desvantagens dessa plataforma!

Zoom.

120
2.2 Quadros Brancos Online e Interativos
Nos ambientes virtuais, a dinâmica de interação entre as pessoas é bem diferente

da presencial. É nesse contexto que as plataformas colaborativas de quadro branco
como Miro e Mural têm se tornando alternativas bastante eficazes, pois oferecem
diversos recursos interativos. Os quadros brancos online possibilitam a criação de
informações estruturadas, lúdicas e objetivas para a condução de processos em
grupo. Em suma, são importantes formas de inovar em qualquer lugar, para além
das limitações físicas das salas de reuniões e workshops presenciais.
Os recursos que essas plataformas oferecem apoiam atividades como:
• Oficinas de brainstorming ou ideação;
• Criação ou mapeamento de fluxos de trabalho;
• Diagramação e apresentações estruturadas;
• Reuniões estratégicas e de planejamento;
• Desenho de ideias e diagramas com post-its;
• Criação de painéis, mapas mentais e relatórios lúdicos;
• Gestão visual e virtual de fluxos de trabalho;
• Ilustração de ideias, pensamentos e jornadas;
• Desenvolvimento de conceitos e incrementos de ideias; e
• Frames para colagem de post-its.
Estas são apenas algumas entre diversas outras possibilidades que essas plataformas
viabilizam, pois a proposta dos quadros brancos online é a de se valer de toda a linguagem
e ferramental da comunicação visual aplicada aos contextos remotos. Isso se reflete
consideravelmente na motivação, criatividade e produtividade da equipe, evitando que
haja prejuízo nos resultados antes obtidos em tarefas executadas presencialmente.

MIRO

O Miro é uma plataforma colaborativa online projetada para planejamentos
visuais, colaborativos e dinâmicos. Essa ferramenta reúne em um único
lugar diversas possibilidades de comunicar as ideias de forma clara, objetiva
e visual. A proposta é substituir ou entregar a mesma funcionalidade de
um quadro branco com zoom infinito, expandindo o espaço disponível de
edição, desenhos e cocriação de ideias. A ferramenta viabiliza a interação
de grupos em tempo real, bastando gerar um link e enviar aos convidados.
Plataforma Miro.
Fonte: Miro (2022). Elaboração: CEPED/UFSC (2022).
Vantagens do Miro
• Quadro branco que permite dar zoom infinito, expandindo o espaço

disponível de edição;
• Possibilita a construção de qualquer tipo de template ou canvas;

122
• Permite travar algumas estruturas, evitando o risco de alguém deletar o
conteúdo sem querer;
• Permite criar fluxo de ideias de forma colaborativa e simultânea, sem congelar;
• Upload de imagens, arquivos em PDF, vídeos do YouTube e do Vimeo

diretamente para o quadro;
• Download de imagens, arquivos em PDF, documentos e todo material que

tiver sido cocriado na plataforma;
• Disponibiliza templates prontos e editáveis que atendem a diversos objetivos;
• Permite mais organização dos post-its, evitando poluição visual decorrente

de eventual excesso de informações;
• Permite interação colaborativa na lousa online em tempo real;
• Basta compartilhar o link de acesso ao quadro com as pessoas que quer

convidar para colaborar; e
• Muito indicado para projetos mais robustos e que requerem funcionalidades

mais sofisticadas, quando comparado ao Mural.
Desvantagens do Miro
• Só é possível usar quantidade limitada de boards (quadros brancos) na

versão gratuita;
• No modo gratuito, é preciso que os participantes façam login antes de

ingressarem na plataforma;
• Toda a plataforma está no idioma inglês;
• Necessita de maior memória de processamento no dispositivo; e
• A usabilidade não é muito intuitiva para quem não possui familiaridade

com recursos digitais.

Mural

A plataforma oferece recursos desenvolvidos com base em estudos e
experiências corporativas identificadas para melhorar a participação das
equipes e aprimorar as possibilidades de incentivo aos trabalhos que
demandam a colaboração de todos. A proposta do Mural é similar à do
Miro, uma vez que disponibiliza um espaço de solução de problemas com
mais agilidade e eficiência em reunir os participantes, sendo uma excelente
forma de conduzir métodos guiados e que possam otimizar as contribuições
de equipes, e assim retornar com melhores resultados.
Project Kickoff.
Fonte: Mural (2022). Elaboração: CEPED/UFSC (2022).
Veja a seguir as vantagens e desvantagens do Mural.

124
Vantagens do Mural
• Possui recursos exclusivamente desenvolvidos para tornar as reuniões

mais envolventes e produtivas;
• Atende a equipes remotas e trabalhos híbridos;
• Otimização de brainstorm e trabalhos colaborativos;
• Melhoria no alinhamento, visualização de conceitos e integração do time;
• É possível criar um ambiente de trabalho facilmente e em poucos minutos;
• Para worskhops, é possível que o facilitador ajuste telas diferentes para

grupos distintos;
• Possui interface simplificada, muito similar a um flipchart, sendo uma boa

opção para workshops pontuais;
• Permite interação colaborativa na lousa online em tempo real;
• Upload de imagens, arquivos em PDF e vídeos diretamente para o quadro;
• Download de imagens, arquivos em PDF, documentos e todo material que

tiver sido cocriado na plataforma; e
• Disponibiliza templates prontos e editáveis que atendem a diversos

objetivos de reuniões.
Desvantagens do Mural
• Só é possível usar quantidade limitada de boards (quadros brancos) na

versão gratuita;
• Toda a plataforma está no idioma inglês;
• Não possui muitas funções e integrações, não sendo muito recomendado

para projetos mais robustos; e
• Algumas pessoas que utilizam o Mural costumam migrar para o Miro,

alegando a ausência de importantes funcionalidades.

2.3 Ferramentas para Comunicação Assíncrona
A comunicação assíncrona é um formato de interação online para o diálogo entre

pessoas que não estão presentes ou disponíveis para se comunicar ao mesmo
tempo. Para garantir que a comunicação ocorra de forma efetiva mesmo nessas
circunstâncias, é preciso enviar a mensagem e garantir que esta será acessada em
momento oportuno pelos seus destinatários, bem como obter uma resposta sobre
o tema que motivou essa conversa.
As motivações que levam as pessoas a aderirem à comunicação assíncrona são

diversas. Dentre elas, destacam-se o envio de materiais, perguntas e respostas,
a necessidade de colher percepções sobre um determinado assunto ou de sanar
dúvidas, solicitar proposta comercial, entender um pouco mais sobre algum assunto,
centralizar a troca de informações por um único canal, ou mesmo substituir uma
reunião de uma hora que pode ser resolvida por um e-mail.
E-mail

Estabelecer comunicação profissional, comercial ou pessoal de maneira
prática, em que o contato fica registrado e disponível para ser lido em qualquer
local, dia e horário. O e-mail é bastante popular e amplamente utilizado ao
redor do mundo, sendo por isso uma das principais ferramentas da internet.
Geralmente é mais utilizado e direcionado a assuntos corporativos, pois há
pouco risco de extravio, além de ser uma alternativa de comunicação sem
ruídos e mais diretiva. Tem a possibilidade de ser utilizado em equipamentos
fixos e móveis, com a confirmação de que as mensagens foram entregues e
vistas pelo remetente, comprovando assim que são ser conhecidas e, se for o
caso, obter respostas a respeito delas. É um excelente exemplo de comunicação
assíncrona de fácil acesso com segurança da informação e garantia de envio.

126
E-mail.
Veja a seguir as vantagens e desvantagens do e-mail.
Vantagens do E-mail
• Garantia de envio de forma segura, por meio do registro que inclui data;
• Permite anexar arquivos de texto, vídeo e áudio;
• Pode substituir reuniões;
• As mensagens podem ser exportadas para arquivos específicos, liberando

espaço na ferramenta;
• Disponível para envio de mensagens de teor mais formal;
• Garante que haverá envio e recebimento sem ruídos entre as partes;

• Não requer instalação de nenhum software; e
• Permite marcar mensagens mais importantes como favoritas para acessá-

las com mais rapidez.
Desvantagens do E-mail
• Problemas relativos a mensagens com conteúdos maliciosos, vírus e spywares;
• Recebimento de mensagens não solicitadas (spam) — para reduzir a

sobrecarga de anúncios e promoções, evite preencher muitas landing pages; e
• Limitação de espaço nas versões gratuitas, então precisa de limpeza

periódica para liberar espaço de armazenagem.
Slack

O Slack promete centralizar toda a comunicação do seu projeto, setor ou
mesmo da organização por meio de um chat e compartilhamento de arquivos.
Ele está disponível nas versões gratuita e paga, podendo ser usado sem limite
de usuários ou custo até atingir dez mil mensagens trocadas entre times.
O grande diferencial do Slack na comunicação assíncrona é a possibilidade

de organizar conversas por meio de canais dedicados a assuntos específicos.
Logo, é possível utilizá-lo também para gerenciamento de projetos, uma vez
que a plataforma permite ampliar a produtividade da equipe pela organização
do espaço de trabalho virtual.

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Slack.
Fonte: Slack (2022).
Ficou interessado? Veja as vantagens e desvantagens do uso do Slack.
Vantagens do Slack
• Fácil adaptação das equipes em um mesmo local virtual;
• Menos formal do que o e-mail, é indicado para trocas de mensagens rápidas;
• Possibilita a integração com outras ferramentas, como Google Drive,

Dropbox, Trello, Google Docs etc.;
• Permite o envio de mensagens de texto ou voz;
• É possível compartilhar arquivos e documentos de maneira organizada e

centralizada;
• O aplicativo permite saber quem já visualizou a sua mensagem;
• Facilita a visualização e a busca por documentos;

• Além da aplicação interna, permite criar canais para comunicação com
outras empresas; e
• Possibilita a criação de canais públicos e privados.
Desvantagens do Slack
• Não permite videochamadas ou envio vídeos;
• Limitação de capacidade de armazenamento de mensagens na versão gratuita;
• Não é indicado manter documentações e mensagens armazenadas; e
• Não é possível ver qual foi a última vez em que o usuário esteve conectado.
2.4 Ferramentas para Gestão de Projetos e Atividades
Foi-se o tempo em que gerenciar projetos era sinônimo de acúmulo de papéis,

dificuldade de comunicação e fragmentação do controle sobre os processos. Com
o avanço da tecnologia, há um amplo mercado de ferramentas destinadas ao
gerenciamento de projetos, que auxiliam desde o momento do planejamento e
execução até o acompanhamento e fechamento, incluindo toda a documentação e
registros do processo de ponta a ponta.
A gestão de projetos é uma atividade de controle que envolve diversas peculiaridades e

detalhes de extrema complexidade para que possa ser bem-sucedida. Por isso, certos
desafios precisam ser muito bem gerenciados para garantir maior assertividade na
condução de cada tramitação e para o sucesso da missão. Veja a seguir alguns pontos
que devem ser considerados em qualquer jornada que envolva a gestão de um projeto:
• Organização de equipes e atribuição de tarefas;
• Monitoramento de prazos e andamento das atividades;
• Manutenção da comunicação em condições adequadas;
• Reavaliação da necessidade de alocação de recursos; e
• Mensuração e ajustes de rota em tempo hábil.

130
Gerenciar projetos está se tornando uma função cada vez mais dinâmica, que exige
flexibilidade e respostas ágeis para as mudanças constantes que se vive. Por isso, veja
algumas ferramentas que funcionam como sistemas de apoio projetados especialmente
para atender essa demanda crescente, contribuindo para a boa execução dos seus
trabalhos individuais ou em equipe:
Trello
Uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais populares da
atualidade, o Trello possui uma configuração bastante simples e intuitiva. É
baseado em um esquema de listas, cartões e quadros para construção de
um bom fluxo de atividades dentro de um projeto, facilitando a organização
de equipes com excelentes resultados de informação sobre o projeto
como um todo, pois possibilita o monitoramento das equipes e organiza as
demandas, de acordo com o desenvolvimento e finalização de cada etapa.
Permite a geração de cartões com a indicação das tarefas, seus prazos e os
responsáveis por cumpri-las, enviando alertas via e-mail para os integrantes.
Confira, na imagem a seguir, as vantagens e desvantagens do uso do Trello.

Trello.

132
Asana

Apesar de reunir diversas funcionalidades, como atribuição de tarefas aos
integrantes da equipe, exibição de estatísticas do progresso e comunicação
assíncrona, o Asana é bastante semelhante ao Trello no que diz respeito à
proposta. No entanto, seu maior diferencial está na visualização de todo
o fluxo por meio de um cronograma macro representado por uma linha
do tempo. Além de apresentar o andamento das atividades em relação ao
tempo, a interface da ferramenta permite navegar pelos dos dias e ver as
atribuições de cada participante.
Veja as vantagens e desvantagens do Asana na imagem a seguir!

Asana.

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2.5 Ferramentas para criar Apresentações
São recursos bastante usados no mundo corporativo, cujo objetivo é o de transmitir

conhecimento e quaisquer informações visuais para determinado grupo de pessoas,
servindo como material de apoio em reuniões, workshops e treinamentos em geral. As
apresentações são feitas com base em recursos visuais e precisam de alguns cuidados
quanto à sua construção, que envolve curadoria, facilitação gráfica e arquitetura das
informações que estarão dispostas no material, devendo ser de rápida assimilação e
compreensão.
Você precisa elaborar os seus slides concentrando esforços no objetivo central do

material, que é o de atrair o foco das pessoas para o conteúdo apresentado. Em
conferências online, isso acontece em tempo real. Mas não se esqueça de manter os
materiais sob condições seguras, minimizando a chance de alteração de dados por
pessoas não autorizadas no caso de compartilhamento. Por isso, uma recomendação é
converter o arquivo PowerPoint para o formato PDF antes do envio.
Evite elaborar documentos com muita riqueza de detalhes — na maioria das vezes, é
desnecessário e torna o processo em grupo maçante e desestimulante. Seja sucinto e
aposte em recursos visuais se:
•O material for servir apenas de suporte visual em alguma apresentação;
• For um material para ser enviado em momento prévio a reunião; e
• O objetivo for enviar os registros do que foi cocriado em grupo aos participantes.
E, caso você não domine facilitação gráfica, pode utilizar o Canva, ferramenta de design
gráfico que disponibiliza templates gratuitos e facilmente editáveis. Acesse a plataforma
para conhecer mais (disponível aqui).
PowerPoint

Desenvolvido pela Microsoft, esse software é um dos mais populares
e mais utilizados tanto para finalidades organizacionais quanto para
qualquer usuário que precise elaborar uma apresentação de proposta
comercial, seminário, palestra etc. Funciona como um recurso visual
poderoso, possuindo uma infinidade de funcionalidades gráficas. O
PowerPoint possibilita a inclusão de textos, tabelas, gráficos, imagens,
filmagens, desenhos e hiperlinks, que são bastante úteis para auxiliar na
exposição de qualquer conteúdo.

Apesar de ser um programa bem conhecido, que tal saber mais sobre as vantagens
e desvantagens do PowerPoint? Confira a seguir.
Vantagens do PowerPoint
• Permite que sejam adotados critérios de segurança para evitar alterações

indevidas por outras pessoas;
• Disponibiliza uma gama de possibilidades de modelos para editar as

apresentações;
• Muito útil e amigável para criar apresentações criativas; e
• Bastante acessível para efetuar ajustes e correções de dados.
Desvantagens do PowerPoint
• É necessário que o usuário possua algum domínio de ferramentas e

recursos computacionais;
O arquivo pode ser perdido como resultado de um vírus de computador ou

ser acidentalmente deletado;
Por fazer parte do Pacote Office, é preciso pagar para utilizar; e
O software precisa ser instalado em uma máquina para realização da criação

ou edição dos slides.
Google Slides

O Google Slides é um editor de apresentações online que faz parte
da suíte do Google junto com outros serviços, como o Google Sheets
(para planilhas) e Google Docs (para edição de texto), sendo classificado
como o aplicativo precursor do Visual Material Design. Para utilizá-lo,
é necessário apenas ter uma conta no Google. Possui uma interface
bastante amigável, intuitiva e interativa, que funciona de forma similar ao
PowerPoint, oferecendo diversos recursos para compor apresentações
do zero ou editar outras previamente criadas. Disponibilizado como
aplicativo para sistemas Android.

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Confira as vantagens e desvantagens do uso do Google Slides para apresentações,
clicando nos títulos a seguir:
Vantagens do Google Slides
• Serviço completamente gratuito;
• Funciona mesmo sem conexão à internet;
• Trabalha com salvamento automático em nuvem;
• Não exige instalação do software nos equipamentos;
• Excelente recurso para inserção de fotos, vídeos e formatação de tela;
• Trabalha com segurança de dados e é compatível com drivers; e
• Permite edição coletiva, muito conveniente para trabalhos em grupo.
Desvantagens do Google Slides
• Oferece ferramentas básicas de animações e transições, com menos

recursos e variações; e
• Apresenta dificuldades de performance em função do tempo destinado ao

salvamento automático.
2.6 Ferramentas para organizar Documentações
A transformação digital nas organizações tem exigido uma verdadeira revolução na

forma de exercer a gestão de informações e documentos em geral. Entre as mudanças
necessárias, a maneira de tratar, organizar e compartilhar arquivos tem impactado
diretamente nos custos administrativos, de controle e de segurança em função da
economia tanto no que tange ao espaço físico e de impressão.
Os materiais precisam estar organizados, estruturados e armazenados em

ambientes virtuais seguros, para obter rapidez e facilidade tanto no acesso quanto
no compartilhamento. Para ajudar nisso, plataformas de armazenamento são uma
solução, pois, além de manter os arquivos em bom estado de conservação, também
agilizam tramitações e descomplicam processos.

Conheça agora as principais ferramentas utilizadas para essa finalidade:
Dropbox

Permitir o armazenamento em nuvem com a adoção de um workflow
integrado e seguro que reúne, em um único espaço virtual, todas as suas
informações. Com arquivos criptografados e que garantem a integridade de
informações e processos de transmissão seguros, essa é uma plataforma
de qualidade que tem bastante similaridade com sua concorrente direta, o
Google Drive. É uma plataforma bastante robusta que atende às necessidades
de quem deseja ter segurança ao armazenar documentações e informações
com acessibilidade e versatilidade.
Veja as vantagens e desvantagens do Dropbox.
Vantagens do Dropbox
• Economiza espaço no computador ou dispositivo móvel;
• Adoção de senha para o compartilhamento de arquivos;
• Data limite para acesso a documentações compartilhadas; e
• Garantia de recuperação de versões de arquivos anteriormente enviados.
Desvantagens do Dropbox
• Limitação de recursos adicionais, como uso de planilhas e outros;
• Pouca disponibilidade de armazenamento em versões gratuitas, com

apenas 2GB; e
• Não possui integração com outros softwares e serviços.

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Google Drive

Viabilizar a organização e segurança dos arquivos de documentos, usando
os recursos de nuvem e com capacidade de acessos bastante facilitados
aos dados e informações constantes desses arquivamentos. É integrada
diretamente ao Google e, consequentemente, a todas as possibilidades de
trabalho e funcionalidade, sem contar com a facilidade de arquivamento
de pesquisas realizadas. Muito prática de usar, está disponível a todos os
usuários que possuem uma conta do Google.
Talvez você já conheça o Google Drive, mas será que já sabe das seguintes vantagens
e desvantagens? Confira a seguir.
Vantagens do Google Drive
• Integração total a todos os produtos Google e redes sociais;
• Maior capacidade de armazenamento na versão gratuita, que é de 15GB;
• Melhor qualidade de visualização de arquivos;
• Permite edições offline nos documentos; e
• Tem mais opções de planos pagos, o que representa mais economia para
quem se satisfaz com 100GB, por exemplo. .
Desvantagens do Google Drive
• Alguns usuários não gostam do uso que Google faz dos dados, então
resistem a aderir a mais uma solução da empresa; e
• Pela facilidade de edição por outros usuários, arquivos podem ser

modificados ou deletados, mesmo que acidentalmente.
Que bom que você chegou até aqui! Agora é a hora de você testar seus conhecimentos.
Para isso, acesse o exercício avaliativo do Módulo 2, disponível no ambiente virtual.
Bons estudos!

Referências
8ABLOGGERS2000. Google Docs Online - Vantagens e Desvantagens. [20--].
Disponível em: https://8abloggers2000.wordpress.com/apresentacoes-eletronicas/
google-docs-online-vantagens-e-desvantagens/. Acesso em: 07 jul. 2022.
ARAÚJO, Luíza. Uma ferramenta gratuita de planejamento visual e colaborativo.

2019. Medium. Disponível em: https://medium.com/o-canvas-de-conteúdo/uma-
ferramenta-gratuita-de-planejamento-visual-e-colaborativo-cbe47bcc9769.
Acesso em: 07 jul. 2022.
ASANA. Asana. 2022. Disponível em: https://asana.com/pt/. Acesso em: 07 jul. 2022.
ASANA. Miro + Asana: conecte a miro e a asana para simplificar fluxos de trabalho e
ver o panorama completo de todos os projetos num só lugar. 2022. Disponível em:
https://asana.com/pt/apps/miro. Acesso em: 07 jul. 2022.
AZEVEDO, Rafaella. Aprenda o Que é Comunicação Assíncrona e Síncrona. 2020.

Edujob. Disponível em: https://edujob.com.br/aprenda-o-que-e-comunicacao-
assincrona-e-sincrona/. Acesso em: 07 jul. 2022.
BARROS, Matheus. Conheça os prós e contras dos principais apps para reunião
online. 2021. Olhar Digital. Disponível em: https://olhardigital.com.br/2021/02/16/
tira-duvidas/conheca-pros-e-contras-dos-principais-apps-para-reuniao-online/.
CANVA. Recursos: Crie designs deslumbrantes com o pacote repleto de recursos do

Canva. 2022. Disponível em: https://www.canva.com/pt_br/recursos/. Acesso em: 07
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COSSETTI, Melissa Cruz. Trello ou Asana? Tecnoblog. 2020. Disponível em: https://
tecnoblog.net/responde/trello-ou-asana/. Acesso em: 07 jul. 2022.
DANIELS, Nathan. Programas para uma videoconferência segura: como garantir

sua privacidade. VPN Overview. 2021. Disponível em: https://vpnoverview.com/pt/
seguranca-online/empresarios/programas-videoconferencia-segura/. Acesso em:
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Facilitação de Reuniões, Times e Workshops No Ambiente Online

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Facilitação de Reuniões,

Governo e Transformação Digital; Liderança;

Diretoria de Desenvolvimento Profissional

Unidade 2: O Mindset de uma Reunião Produtiva e os Fatores

Unidade 3: Principais Tipos, Etapas e Técnicas para garantir uma Reunião

Módulo2: Jornada Prática e Ferramental............................................................. 73

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública

Olá, estudante! Seja bem-vindo(a) ao curso Facilitação de Reuniões, Times e

Videoaula: Apresentação do Curso

O curso está estruturado em dois módulos:

No primeiro, serão abordados os aspectos conceituais e sociocomportamentais,

No segundo, o foco estará na condução do fluxo da reunião. Você verá um conjunto

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 5

Mas, afinal, no que consiste a facilitação?

A primeira unidade enfoca os aspectos conceituais e contextuais da facilitação,

Na segunda unidade, são apresentados os aspectos comportamentais,

Reunião no ambiente virtual.

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública

Reconhecer os aspectos conceituais e contextuais sobre reuniões e facilitação, bem como

1.1 O que é Facilitação e o que não é

A sociedade contemporânea segue navegando pelos caminhos desafiadores do

Para relembrar a saga das reuniões improdutivas que você

Para iniciar o estudo motivando-se a parar de marcar reuniões

Para resolver — ou minimamente mitigar — a improdutividade que pode permear

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 7

Para entender um novo conceito, um bom caminho é conhecer qual o significado

Veja a definição do termo “facilitação” que consta no dicionário:

Ação ou efeito de facilitar (descomplicar).

[Jurídico] Ajuda que, oferecida a uma outra pessoa,

O sinônimo da facilitação é a descomplicação. Logo, pode-se entender, de forma

Confira algumas citações de alguns dos grandes nomes do universo da facilitação:

Facilitação é deixar todos confortáveis para sugerir

O trabalho do facilitador é apoiar todos para que pensem

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A ideia central aqui é mostrar que, diferentemente de vários conceitos técnicos e

O conceito de facilitação que já ronda o ambiente organizacional

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 9

Uma visão mais expressiva acerca da facilitação em workshops e reuniões é que

1) quando não há um responsável designado ao exercício da função de

2) em reuniões longas, nas quais apenas uma ou duas pessoas falam o

3) em reuniões rápidas, cujos objetivos podem ser resolvidos de outras

4) em encontros que inibem a contribuição dos presentes, que não

Veja a seguir uma tabela que compara características de reuniões tradicionais

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Post-its, conversas descontraídas,

Espaço de fala e De acordo com cargo ou De acordo com o surgimento

Alinhamento e autonomia Depende do cargo Baseado em empatia

Reuniões não facilitadas versus reuniões facilitadas.

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 11

Veja a ilustração dessas três dimensões na imagem a seguir:

É da combinação desse tripé que emergem os melhores facilitadores. Eles entendem,

1.2 Facilitação: A Competência do Presente e do Futuro

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Nessa nova configuração de mundo, na qual tecnologias imprimem velocidade e

Em cenários complexos, portanto, a facilitação é uma alternativa bastante eficaz,

Habilidades Técnicas versus Habilidades Sociocomportamentais

Hoje, vivemos em um mundo no qual avaliar a competência profissional das pessoas

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 13

Nesse sentido, profissionais que agregam suas expertises às habilidades

Perceba que, em meio a uma série de tarefas automatizadas, as habilidades mais

É importante enfatizar ainda que, por meio da facilitação, é possível moldar a

HABILIDADES TÉCNICAS HABILIDADES SOCIOCOMPORTAMENTAIS

Associado à formação acadêmica. Associado à personalidade.

Exemplos: certificações, credenciais, Exemplos: adaptabilidade, proatividade,