0528 – Gestão de Eventos

Formadora:
Susana Sousa
https://fb.watch/mG9PUFleSg/
 Tipos de eventos

Porto 2020
 Os vários tipos de eventos existentes
permitem fazer uma divisão mediante as
suas características e particularidades.
Por isso torna-se importante reconhecer
Tipos de esta diversidade e tratar todos os

eventos eventos de acordo com as suas

particularidades, uma vez que cada um
tem as suas próprias características e
necessidades.
 As modalidades dos eventos
variam de acordo com as
necessidades dos organizadores ou
Tipos de até mesmo dos patrocinadores.
eventos Vários são os tipos de eventos
existentes e com diferentes
características.
 Basta olharmos para o mercado à nossa
volta para percebermos que são cada
vez mais as empresas a apostar na
Tipos de promoção de eventos empresariais.
eventos Este tipo de eventos permite superar a
concorrência e a competitividade do
mercado que são levadas cada vez mais
a sério.
 Uma empresa pode organizar eventos para
atender aos mais diferentes propósitos. A
nível interno, podem organizar uma
convenção para reunir todos os
Tipos de colaboradores na apresentação de um novo

eventos serviço ou elaborar um workshop para treinar

toda a equipa para a execução de uma nova
tarefa ou utilização de um software que será
usado pela companhia daí em diante.
 Enquanto organizadores de um
evento devemos sempre escolher
aquele que melhor se adequa com
Tipos de os nossos objetivos.
eventos Como tal, é conveniente saber
quais os tipos de eventos que
temos ao nosso dispor.
 1. Culturais
São todos os eventos que possuem uma relação com um tema
ligado a alguma das artes (música, pintura, escultura, cinema,
etc.).
• Fes val de música
• Festival de teatro
• Festival de cinema
• Exposições de arte
• Lançamento de livros
• Festival de folclore

Porto 2020
 2. Técnico-cien ficos
São todos os eventos que tratam de assuntos relacionados com áreas
técnicas e específicas (medicina, engenharia, jornalismo, etc.).
• Congresso
• Conferência
• Convenção
• Fórum
• Seminário
• Simpósio (pessoas com alto grau de conhecimento sobre
um determinado tema a ser discutido)
• Mesa-Redonda
• Painel de Debates
• Workshop
• Curso
 Congresso

Reunião promovida por entidades associativas, que tem como

objetivo o debate de assuntos que interessam a um determinado
segmento. O congresso é dividido logicamente em várias atividades,
que incluem eventos como: mesas-redondas, conferências,

Tipos de simpósios, palestras, comissões, painéis, cursos, entre outros.

eventos
 Congresso

Um congresso pode ser regional, nacional ou até mesmo

internacional, desde que reúna as entidades associativas.
Ideal para estabelecer contactos e para manter os
convidados atualizados acerca da situação do mercado.
Tipos de
eventos
Tipos de
eventos
Conferência

É composta por duas parte importantes: o auditório e os

expositores. A conferência começa com os expositores a
apresentar um assunto que foi previamente escolhido e que
é do conhecimento de todos os presentes.
Tipos de
eventos
Conferência

Terminada a apresentação é passada a palavra ao auditório que faz

perguntas que considerar pertinentes para interpretar a informação que
recebeu ou solicitar dados que não foram revelados de forma direta pelo
expositor. Por ser um dos eventos mais complexos e a oferecer melhor
relação custo-benefício, é também um dos mais usados pelas empresas.
 Convenção

É promovida por entidades

empresariais ou políticas e tem
como objetivo a defesa dos
interesses da instituição
promotora, contando por isso com
a participação de todos os
envolvidos na organização. O
coordenador, responsável pelo
debate, expõe vários assuntos que
Tipos de eventos são debatidos pela audiência.
 Convenção

Mas atenção! Uma vez que as

convenções são eventos fechados,
que culminam por norma numa
conclusão para um problema, as
informações são sempre muito
específicas e direcionadas ao
grupo que participa no evento.
Trata-se de um evento para

Tipos de eventos realizar apenas a nível interno.

Tipos de eventos

Fórum
É um tipo de reunião que tem como
objetivo a participação de um público
que deve é motivado para intervir.
Normalmente, são eventos mais
abrangentes que tratam de assuntos
gerais de setores de interesse social ou
político.
Tipos de eventos

Fórum

Ao contrário do que possa pensar, o

Fórum está a tornar-se um evento
bastante comum, principalmente
pela necessidade crescente de
sensibilizar a opinião pública para
certos problemas sociais.
 Seminário

Implica uma exposição oral a uma audiência que já detém

algum conhecimento sobre o assunto que está ser debatido.
Um seminário está organizado em três momentos importantes:

Tipos de a fase de exposição, a fase de discussão e a fase de conclusão.

eventos
 Seminário

Este tipo de evento é mais informativo e focado, uma vez que

a informação parte por norma de uma única fonte – um
orador ou expositor – que costuma ser um especialista no
assunto que está a ser exposto. Trata-se quase de uma

Tipos de aula/palestra sobre um nicho de uma área onde a audiência já

atua.
eventos
Tipos de eventos

Simpósio

É muito semelhante à mesa-redonda,

distinguindo-se pelo facto do debate ser
orientado diretamente aos participantes que se
encontram na plateia.
Tipos de eventos

Simpósio

Uma vez mais, cabe ao coordenador gerir toda a

discussão, certificando-se de que o público não
se afasta do tema principal. O tema, por
costume, tem um cariz científico.
 Tipos de eventos
Mesa-redonda

É um evento clássico e muito conhecido das

empresas. Este evento é conduzido por um
coordenador, que funciona como moderador, que
orienta a discussão para que se mantenha sempre
focada no tema principal.
 Tipos de eventos
Mesa-redonda

Os participantes sentados à mesa têm, por sua vez, um tempo

limite para apresentar a sua ideia e refutarem outras que
tenham sido apresentadas.

Este é um evento que costuma fazer parte de eventos maiores,

como o Congresso. A utilidade da mesa-redonda é também
inegável: permite consolidar ideias e lançar discussões.
 Painel de Debates

À semelhança do que se
sucede na mesa redonda, os
expositores debatem entre si
o assunto da pauta, cabendo
ao público funcionar
somente como espectadores
e, por vezes, comentadores.
Tipos de eventos
 Painel de Debates

Além do mais, no painel os

participantes a debater são
profissionais reputados nos
meios em que atuam, o que não
acontece necessariamente na
mesa-redonda. Além do
presidente, o painel poderá ter
um coordenador e um
Tipos de eventos moderador.
 Workshop

Tem um propósito muito definido: detalhar e aprofundar

um determinado assunto de maneira mais prática. Por
norma, o workshop conta com a presença de um

Tipos de moderador e de um ou dois expositores.

eventos
 Workshop

A dinâmica da sessão divide-se em três momentos: exposição,

discussão em grupos ou equipa e, por fim, a conclusão.
Frequentemente é feito lado a lado com uma conferência, onde são

Tipos de discutidos outros assuntos relacionados com o tema do workshop.

eventos
 Tipos de eventos

Cursos
Consistem na apresentação de
determinado assunto ou conjunto de
temas com o objetivo de treinar ou
ensinar a fazer uma determinada
competência. É indicado para pessoas
que têm pouco ou nenhum
conhecimento sobre o assunto.
 Tipos de eventos

Cursos
Consistem na apresentação de
determinado assunto ou conjunto de
temas com o objetivo de treinar ou
ensinar a fazer uma determinada
competência. É indicado para pessoas que
têm pouco ou nenhum conhecimento
sobre o assunto.
 3. Desportivos
São todos os eventos que estão ligados à concentração de
pra cantes e par cipantes que se juntam à volta de uma
qualquer modalidade despor va (futebol, ténis, atletismo, etc.).
• Campeonato de futebol
• Combate de boxe
• Provas de atletismo
• Circuito de golfe
• Regatas

Porto 2020
 Tipos de eventos
Rally
Rally (também conhecido como Rali ou Rallye) é
uma forma de competição automobilística
disputada em vias públicas ou privadas com
veículos de produção modificados ou especiais
como Pickups, camiões, motas, e automóveis
convencionais.
 Tipos de eventos
Rally

É um evento desportivo, que para além de

promover o desporto automóvel, promove também
as cidades e países onde se realiza.
0528 – Gestão de Eventos

Formadora:
Susana Sousa
 4. Turísticos e de Lazer
Encontram-se dentro deste tipo todos os eventos que
agrupam pessoas no sentido de lhes proporcionar
momentos lúdicos e descanso.
• Excursões
• Feira de campismo e lazer
• Programas de visita
• Feiras medievais / recriações históricas

Porto 2020
Tipos de eventos
Feira
O conceito “feira” teve origem na
Idade Média, quando os
comerciantes se reuniam num
determinado lugar para vender os
seus produtos. Esta prática evoluiu
com o passar do tempo e
atualmente encontra-se
generalizada em todo o planeta.
Tipos de eventos
Feira
É um acontecimento organizado
normalmente de forma periódica e que se
encontra relacionado a determinado setor
económico.
Geralmente apresentam as novidades e as
tendências de um setor (moda,
automobilismo, cosmética,…), ou então mais
especificas e direcionadas para uma
temática (gastronomia, medievais,
artesanato,…).
 5. Religiosos
São todos os eventos organizados em volta de uma
temá ca religiosa (procissões, encontros evangélicos,
etc.).
• Romarias
• Festas em honra de santos
• Missas
• Encontros em espaços religiosos

Porto 2020
 6. Comerciais / Industriais
São eventos que possuem um carácter promocional de um
produto ou empresa, tendo também um objectivo de vender.
(feiras, salões, mostras, etc.).
• Feira de franchising
• Exposições
• Stockmarkets (roupa e acessórios de moda)
• Festivais gastronómicos
• Feira de indústria e comércio têxtil
• Feira de artesanato

Porto 2020
 Exposição

Exibição pública de obras de

arte, produtos, serviços, etc.
Em geral é

utilizada para promoção e

venda de produtos e serviços.
Inclui: feira, salão, mostra,
lançamento.
Tipos de eventos
 Exposalão
Implantada numa área total de
120.000m2, a EXPOSALÃO inclui
uma área de exposição coberta de
22.000m2, distribuída por três
pavilhões, uma zona de multiusos
e um auditório que pode ser
dividida de acordo com as
necessidades dos expositores e
dos eventos, e um parque de
estacionamento para cerca de
Tipos de eventos 1.000 viaturas.
Exposalão
 Exposalão
Destacam-se ainda diversas áreas de
apoio: restaurante, bares, um hall
multiusos e um moderno auditório
preparado para receber diversos tipos
de eventos e apresentações. O espaço
está ainda vocacionado para acolher
eventos como congressos,
apresentações empresariais e de
produto, desfiles ou festas de cariz
institucional.
Tipos de eventos
 Exposalão

Na qualidade de parceiro de
negócios das empresas, e
com o intuito de ir ao
encontro das necessidades
dos clientes, organiza e
promove eventos fora das
Tipos de eventos suas instalações.
 Exposalão

Num contexto internacional, e

para acompanhar o desejo de
internacionalização das empresas,
realizou feiras, promovendo a
produção nacional, em Casablanca,
Marrocos, e organizou
participações conjuntas em feiras
sectoriais internacionais (Argélia).
Tipos de eventos
 Tipos de eventos
Lançamento de produto

Se for o lançamento de um livro ou revista, decorre num

ambiente descontraído, com explanação do tema e
sessão de autógrafos.

Muitas vezes são eventos dentro de outros eventos, por

exemplo um lançamento de um perfume num desfile de
moda, ou o lançamento de um carro numa feira
automóvel.
 Tipos de eventos
Lançamento de produto

São geralmente realizados em formato de festa para

mostrar o lançamento mais recente de um produto,
marca ou empresa. São partilhados com o público
demonstrações desse produto. Costumam ser num
ambiente mais descontraído, com comida e bebida, mas
sempre dependente do tipo de produto lançado.
 7. Políticos
Acabam por ser todos os eventos que são organizados à volta de uma
temática política, e que envolvem a discussão de assuntos dessa
natureza. Estes eventos estão cada vez mais a ganhar importância na
organização de eventos devido ao seu carácter influente na sociedade.

• Inaugurações
• Tomadas de posse
• Visitas oficiais
• Congressos par dários
• Debates
• Cimeiras
• Lançamento da primeira pedra
Tipos de eventos
Inauguração
A inauguração é o ato de pôr em
funcionamento uma obra ou um
serviço através de uma celebração ou
festejo. É a cerimónia que marca o
inicio de um empreendimento ou que
apresenta uma obra ao público, pela
primeira vez.
 Tipos de eventos
Inauguração
Pode decorrer em locais abertos ou
fechados.

Quando é uma inauguração de uma obra

pública temos sempre presente o corte de
fita, ou o descerramento da lápide ou
estátua. Se for loja ou serviço existe o hábito
de receber os convidados com um cocktail,
ou com a apresentação de um espetáculo.
 Tipos de eventos
Tomada de Posse

É uma cerimónia que acompanha o ato de

entrega de posse de um cargo público. Pode
ocorrer de forma individual ou coletiva. Nas
áreas executiva, legislativa, judiciária e
universitária, as tomadas de posse são
regidas por cerimónias próprias. Por ex.:
Presidente; Primeiro-Ministro; Reitor
Universidade; CEO Empresa; Presidente do
Supremo Tribunal de Justiça (...).
 Visitas oficiais:

É o evento no qual se recebe

visitantes oficiais de outras
regiões ou países convidados pelo
chefe de estado ou governo do
país que convida. A visita é
previamente agendada, com
roteiro de dias e atividades. A
entidade ou órgão público que
recebe a visita prepara a receção

Tipos de eventos e convida autoridades de

interesse.
 8. Sociais
São os eventos que possuem uma componente de
socialização e confraternização.
• Baile de finalistas
• Cocktail
• Brunch
• Festas privadas
• Angariação de fundos

Porto 2020
Tipos de eventos

Jantar de Beneficência

Tem um propósito muito definido: angariação de

fundos com o objetivo de prestar auxilio aos mais
carenciados. Para além dos jantares de beneficência
são também organizados outros eventos com a
mesma finalidade.
Tipos de eventos

Jantar de Beneficência

Neles participam a(s) entidade(s) organizadora(s),

a(s) promotora(s), a(s) parceira(s), pessoas que
tenham condição financeira para prestar auxilio, e
por vezes, aqueles que necessitam desse auxilio.
 9. Diversos
Nesta categoria estão incluídos todos os eventos que, pelas suas
características, não se podem incluir com exac dão em nenhuma
das outras. Aqui podemos encontrar uma variedade de eventos que
mediante a sua temática são tão diversos quanto o seu público-alvo.
• Mostra de inventos
• Jornada
• Follow-up (dar continuidade a um relacionamento comercial e profissional)
• Meeting (reuniões)
• Concursos
0528 – Gestão de Eventos

Formadora:
Susana Sousa
Organizadores de eventos
Organizadores de eventos
 O organizador de eventos é um
profissional responsável por organizar,
planear, gerir, sistematizar, avaliar e
Organizadores
de eventos produzir de forma estratégica qualquer
tipo de evento: conferências, palestras,
feiras, eventos on-line (...) entre outras
possibilidades.
 As atividades envolvidas na profissão
englobam desde a criação e
desenvolvimento do conceito do
Organizadores evento, pelo planeamento, pela
de eventos pesquisa de orçamentos, pela
providência de toda a documentação
necessária, e pelo contato com
fornecedores e equipa de trabalho.
 É quem cuida da reserva do local e dos
equipamentos, da promoção, do marketing
e acompanhamento de todo o evento. Para
apoiar o desenvolvimento de todo o
Organizadores
trabalho, o organizador de eventos
de eventos
normalmente tem o auxílio de uma equipa,
que o ajuda nas tarefas necessárias para
que o plano se transforme em ação
exatamente como imaginado.
 Organizadores de eventos

Além de conhecer profundamente a sua atividade um organizador de

eventos deve ter o perfil de um profissional ativo e de extrema
organização.

A educação e a pesquisa, para além de algumas regras e etiqueta,

irão ajudar na gestão de todo o processo, no contato com o cliente e
deixá-lo preparado para possíveis situações imprevisíveis.
O que precisa para fazer o seu trabalho?
Organização
 A organização deve ser uma característica muito
bem desenvolvida no organizador de eventos.
Gerir todas as atividades com excelência pode
transformar-se em algo bem complexo sem o
mínimo de organização e controlo.

Organização
Pesquisar e negociar com fornecedores,
promover ações de marketing, procurar
parceiros e gerir uma equipa são algumas das
responsabilidades básicas do organizador de
eventos.
 Quanto mais conhecimentos possuir, mais fácil
será o seu campo de atuação, desde a escolha
do local mais adequado até aos serviços que
serão contratados.

Organização
Como tal, uma pesquisa ampla é fundamental
nesta atividade e quanto melhor conhecer o
público-alvo, os seus gostos, as suas
preferências e particularidades, mais
adequado será o serviço oferecido.
Flexibilidade
 Nem sempre as coisas saem como planeado. O
mesmo acontece no mercado dos eventos. Há
sempre imprevistos que não conseguimos
controlar.

Flexibilidade
Por isso é que o organizador de eventos deve ter
uma excelente capacidade de lidar com
situações de improviso, para fintar as
adversidades que aparecerem no caminho, de
maneira a não deixar que elas comprometam o
sucesso do evento.
Comunicação
Porto 2020
 É de extrema importância que o organizador de
eventos tenha uma boa capacidade de comunicação,
pois este é responsável por gerir uma equipa e fazer
contato com fornecedores, patrocinadores e clientes.
Por isso, ter uma excelente capacidade de
comunicação é o item indispensável.

Comunicação

Esta característica pode determinar o sucesso na

angariação de patrocínios e no fecho de negócios por
valores mais atrativos.
Liderança
 Nos eventos quase sempre há uma equipa a trabalhar
com o organizador, que precisa ser liderada, gerida e
orientada, para que tudo saia de acordo com o planeado.

Liderança
É preciso entender que cada membro da equipa, funciona
como uma peça que tem uma função específica,
imprescindível para o funcionamento do todo. Assim, a
capacidade de liderança, escuta ativa, mediação de
conflitos, controlo emocional e habilidade de manter a
motivação na procura do objetivo final, são características
indispensáveis.
Disposição
 Estar disposto a conhecer as inovações nas
ferramentas e serviços, cada dia mais comuns
no mundo dos eventos, é uma qualidade
extremamente desejável neste contexto.

Disposição
Com o objetivo de deixar o evento mais
atrativo, reduzir os desperdícios e diminuir o
tempo gasto em determinadas atividades,
estas ferramentas são a vanguarda do setor.
Criatividade
 A criatividade é das competências mais
importantes que um organizador de eventos deve
ter, aliás, ela é extremamente essencial nesta área
de negócio.

Criatividade
O organizador de eventos tem a responsabilidade
de pensar, organizar, planear, avaliar e fazer face a
desafios e imprevistos. A criatividade auxilia na
capacidade que o individuo tem de criar, inovar e
fornecer soluções para todas as questões que
possam surgir.
Conhecimentos técnicos
 Para além de possuir um bom perfil, é importante que o
organizador de eventos detenha conhecimentos técnicos.

Conhecimentos
técnicos
Como tal, conhecimentos ao nível do marketing, da
logística, das finanças, de administração, de informática,
de tecnologia e até mesmo conhecimentos em psicologia,
sociologia, redação e línguas, fazem parte do pacote
técnico necessário para ser um organizador de eventos
realmente qualificado para o desempenho da profissão.
A atuação direta
do organizador
num evento
A atuação direta do organizador num evento
 Supondo que as providências
tomadas durante o período de
planeamento do evento, tenham
A atuação garantido de uma forma
satisfatória a preparação de
direta do cada evento, a atuação do
organizador nos dias que os
organizador antecedem, no decorrer e no
encerramento do evento,
num evento consistirá em acompanhar e
controlar o que está a ser
implementado.
A atuação direta do organizador num evento
 Não é uma tarefa fácil , pois irá
usar muito do seu tempo energia
e paciência. Durante a
A atuação realização do evento necessita
verificar se tudo está a decorrer
direta do conforme planeado. E para além
de supervisionar o trabalho de
organizador muitas pessoas, da empresa e
de serviços contratados,
num evento também lhe cabe encontrar
respostas rápidas para resolver
situações imprevistas.
 A responsabilidade do
organizador do evento é Apresentação e postura a

A atuação muito grande e transcende

o próprio evento.
ser adotada;

direta do Como tal devemos ter em

conta pontos importantes
O que deverá providenciar,
verificar e controlar;
organizador como:

num evento O que levar para um

evento.
A atuação direta do organizador num evento
 Ele abrange todo o conjunto de
estratégias e ações práticas cujo
A atuação objetivo maior é valorizar a sua
imagem pessoal, fazendo com que
direta do seja visto de maneira mais positiva
nos círculos sociais pelos quais
organizador transita. Ao conquistar uma imagem
num evento mais positiva vai adquirir maior
confiança.
A atuação direta do organizador num
evento

Existem várias ações para promover o seu marketing pessoal:

Procure desenvolver a sua capacidade de liderança. Um bom líder é

capaz de ouvir, compreender, manter-se isento para resolver um
conflito, ter dinamismo e integridade.
 A atuação direta do organizador num
evento
Existem várias ações para promover
o seu marketing pessoal:
“Quem não é visto, não é lembrado”,
afirmação antiga mas continua bastante
atual, especialmente no marketing
pessoal. Circule pelos eventos sociais
onde houver pessoas com as quais se
queira relacionar profissional e/ou
academicamente. Aproveite os eventos
gratuitos dentro da sua área
profissional e de residência.
 A atuação direta do organizador num
evento
Existem várias ações para
promover o seu marketing
pessoal:
Proatividade é tudo! Não fique
inerte diante de situações
negativas que podem ser revertidas
e nem espere que alguém lhe peça
para fazer algo a respeito. Se
estiver ao seu alcance, tenha uma
atitude, mobilize aqueles que estão
à sua volta, seja uma pessoa
focada na solução, e não no
problema.
 A atuação direta do organizador num
evento
Existem várias ações para
promover o seu marketing
pessoal:

Invista na sua imagem

pessoal, para estar sempre
apresentável. O modo como
se veste é uma das formas
de comunicar uma
mensagem ao mundo.
Existem várias ações para promover o seu marketing
pessoal:
Cada vez mais o aspeto físico é um fator de enorme
importância nas nossas relações sociais e até, mesmo, nos
nossos ambientes de trabalho. É verdade que hoje em dia há
liberdade para cada um vestir e usar aquilo que muito bem
entender, mas será que isso não influencia quem se relaciona
connosco?
A atuação direta do organizador num
evento

Existem várias ações para promover o seu marketing pessoal:

Como nos devemos vestir?
Se o preto transmite sofisticação e autoridade, pode dificultar a
comunicação. Já o bem-disposto amarelo pode não ser a cor certa
para transmitir seriedade.
A atuação direta do organizador num evento
A atuação direta do organizador num
evento

Existem várias ações para promover o seu marketing pessoal:

Ainda que não estejamos conscientes disto, a cor influencia as
nossas emoções e a interação com os outros. Associamos
simbologias próprias a cada uma delas: o verde da esperança, a
serenidade do azul, a feminilidade do rosa.
A atuação direta do organizador num
evento

Existem várias ações para promover o seu marketing pessoal:

Saber qual mensagem que cada cor transmite pode, pois, ser uma
ferramenta para influenciar o seu estado emocional e a forma como
quer ser visto pelos outros.
A atuação direta do organizador num evento

Preto: transmite autoridade e sofisticação. Em contexto profissional,

no entanto, pode criar uma barreira à comunicação. O preto
funciona como uma parede entre a pessoa que o veste e as
pessoas à sua volta.

Atenção ainda aos contrastes demasiado fortes quando o conjugar

com outras cores, se quer transmitir uma imagem de simpatia e
aproximação. opte antes por um cinza ou azul escuro.
A atuação direta do organizador num evento

Azul: Não é por acaso que políticos e executivos a usam muito,

já que se revela a melhor cor para transmitir uma mensagem
de confiança e serenidade.

Não é, no entanto, ideal para quem quer dar uma imagem de

dinamismo ou criatividade. Neste caso, opte por conjugá-lo
com um acessório em vermelho, amarelo ou roxo.
A atuação direta do organizador num evento

Vermelho: É a cor da energia, da paixão e da autoconfiança e

uma das que chamam mais a atenção. Pessoas confiantes não
têm medo de arriscar, ao usá-la.

Mas em situações em que é importante criar empatia com a

outra pessoa ou criar um ambiente de tranquilidade, será
melhor escolher uma cor mais neutra.
A atuação direta do organizador num evento

Amarelo: É uma ótima forma de transmitir alegria e boa-

disposição influenciando a comunicação de forma positiva.
Mas pode passar uma mensagem de pouca seriedade,
impaciência ou superficialidade.

Por isso, evite-o em reuniões altamente importantes.

A atuação direta do organizador num evento

Verde: Pelas fortes associações à natureza, passa uma

mensagem de calma e de crescimento.

É também considerada como símbolo da esperança. Por outro

lado, também é a cor da imaturidade.
A atuação direta do organizador num evento

Roxo: Uma boa opção quando tiver que mostrar o seu lado
sensível ou criativo, mas uma cor a evitar numa situação muito
séria ou em que precisa de afirmar-se como pessoa de
confiança.
A atuação direta do organizador num evento

Castanho: Transmite simpatia e poucas barreiras interpessoais

e por isso é ideal para quem tem que lidar com pessoas em
situações difíceis, como na área social.

Mas não opte por ela se precisa de mostrar força e

sofisticação ou então combine-a com uma cor mais vibrante
como o laranja ou o fúcsia.
0528 – Gestão de Eventos

Formadora:
Susana Sousa
Enquadramento da Gestão de Eventos

De forma simples e direta, a gestão de

eventos pode ser definida como sendo
o processo de:
Planeamento;
Organização;
Execução;
Análise/avaliação;
de diversos tipos de eventos, para
diferentes públicos-alvo e com variadas
finalidades.
Enquadramento da
Gestão de Eventos – O
Papel do(s) gestor(es) de
Eventos

Na realização de um
evento, as estratégias de
gestão são
importantíssimas.
Tal como noutras áreas da
gestão, o papel do(s)
Gestor(es) é essencial.
Enquadramento da Gestão de
Eventos – O Papel do(s)
gestor(es) de Eventos

Um Gestor de Eventos é o responsável pelo evento.

Compete-lhe:
❖ organizar a equipa;
❖ delegar funções;
❖ atribuir papéis;
❖ acompanhar e coordenar as estratégias e
linhas orientadoras para controlar os desvios.
Enquadramento da Gestão de
Eventos – O Papel do(s)
gestor(es) de Eventos

O Gestor de Eventos deve ter

conhecimento de tudo o que se passa,
pois cabe-lhe o papel de liderança da
equipa e, simultaneamente, ser
mediador das várias sinergias criadas
interna e externamente.
Compete-lhe funções de controlo de
orçamentos, contratações, contacto com
agentes externos e acompanhamento da
programação.
Importância dos Planos num Evento

Na realização de um evento, planear é crucial. Sendo a fase

essencial, é também a mais longa, na qual se centra
grande parte do trabalho do organizador e gestor de
eventos.
Seja qual for o objetivo do evento, o planeamento contribui
para o sucesso do mesmo, nomeadamente na forma como
se lida com os imprevistos.
Nesta senda, é essencial a existência de:
✓ Planos elaborados antes do evento;
✓ Planos para gerir o evento;
0528 – Gestão de Eventos

Formadora:
Susana Sousa
Tipos de Planos – Planos Usados Para Gerir o Evento

PLANOS PLANOS DE PLANOS DE

OPERACIONAIS SEGURANÇA E SAÚDE EMERGÊNCIA
Planos Operacionais
É a formalização de objetivos e procedimentos a serem seguidos.
Consiste em estabelecer o que deve ser feito, quando e como fazer, quem irá fazer
e em que sequência.
Foca-se, essencialmente, em:
Gestão de Tempo: elaboração de calendarização/ cronograma a fim de
estipular prazos e metas; assim pode-se controlar o cumprimento dos prazos
e fazer uma melhor gestão do tempo.
Planeamento de recursos: identificar todos os recursos necessários para
realizar o evento, incluindo as justificações da utilização e os custos
financeiros inerentes.
Avaliação dos riscos: prevenir e preparar ações a implementar, caso surjam
imprevistos e imponderáveis.
Planos de INDEPENDENTEMENTE DA DIMENSÃO DO EVENTO, A
Segurança, SEGURANÇA DOS PARTICIPANTES E DO PÚBLICO DEVE SER
PRIMORDIAL, SENDO DA OBRIGAÇÃO DOS ORGANIZADORES
Saúde e ENCETAR TODOS OS ESFORÇOS PARA PROTEGER OS
INDIVÍDUOS QUE ESTÃO NO LOCAL FACE À OCORRÊNCIA DE
Emergência QUALQUER IMPREVISTO QUE POSSA COLOCAR EM CAUSA A
SUA SAÚDE E INTEGRIDADE FÍSICA E MORAL.
Planos de DEVEM AINDA SER GARANTIDAS
Segurança, CONDIÇÕES DE EVACUAÇÃO RÁPIDA E
SEGURA DAS PESSOAS QUE ESTÃO NO
Saúde e LOCAL, BEM COMO ASSISTÊNCIA
MÉDICA E PRIMEIROS SOCORROS,
Emergência SENDO DA OBRIGAÇÃO DOS
ORGANIZADORES ASSEGURAR ESTAS
CONDIÇÕES.
Planos de DADA A ESPECIFICIDADE DESTA ÁREA, PODEM E
Segurança, DEVEM OS ORGANIZADORES CONTRATAR TÉCNICOS
ESPECIALIZADOS PARA ELABORAREM OS PLANOS
Saúde e APROPRIADOS.

Emergência NO ENTANTO, É CONVENIENTE QUE OS GESTORES DE

EVENTOS SE INFORMEM E MONITORIZEM O
CUMPRIMENTO DOS MESMOS, PELO QUE DEVEM
TER CONHECIMENTOS BÁSICOS DE SEGURANÇA.
Orçamento

O orçamento é uma fase essencial num

evento. Deve ser muito realista, muito claro,
esmiuçando todos os aspetos que possam
constituir um custo, para que não haja
surpresas desagradáveis que possam pôr em
causa o sucesso de evento e comprometer a
relação de confiança entre o gestor, o
promotor e o cliente.
É a fase de “pôr os pés no chão”,
utilizando ferramentas informáticas
especificas, capazes de esclarecer as
condições financeiras necessárias à
organização do evento.
Checklist de um evento

As checklist são documentos essenciais num evento.

Na verdade, são instrumentos de trabalho na fase do planeamento(pré-
evento), mas também coadjuvantes no processo de acompanhamento do
evento propriamente dito e na avaliação do mesmo.

Deve ser criada uma checklist especifica para cada evento, uma vez que cada
evento é único e especial. A checklist deve abarcar as condicionantes próprias do
evento em questão.
Podem ser genéricas ou especificas, ou seja focadas numa dimensão
concreta, por exemplo segurança.
Itens
essenciais
numa
checklist
FASE DO PRÉ-EVENTO
Questões-chave a colocar antes de se avançar para a
organização de um evento:

Porque é que se vai organizar o

evento? MISSÃO/OBJETIVO
GERAL;
O que é que se pretende alcançar com as
várias atividades a desenvolver no
evento? OBJETIVOS ESPECIFICOS;
Quem tem interesse neste evento? A quem
se dirige concretamente? PÚBLICO-
ALVO;
 Nome do Evento

1. Tema do Missão, Objetivos, subtemas

Evento

Marca, Imagem, Logótipo

TEMA DO EVENTO

Um evento deve ter um tema, que funciona como espinha dorsal do evento;
Dependendo da dimensão do evento, o mesmo pode ser dividido em subtemas.
Por exemplo, um congresso cujo tema é “Educação na 1ª Infância”, dirigido a profissionais de
educação e a pais de crianças até aos 3 anos de idade, com a duração prevista de 2 dias, pode
abordar subtemas específicos ajustados aos interesses dos participantes, nomeadamente:
❑ palestra sobre o papel da creche no desenvolvimento infantil;

❑ mesas redondas sobre desenvolvimento cognitivo das crianças,

desenvolvimento sexual das crianças dirigidas a pais;
❑ workshops de atividades lúdicas dirigidas a profissionais e pais;
❑ oficinas de expressão(dramática, plástica, musical…) para crianças e pais.
 Nome do Evento

1. Tema do Missão, Objetivos, subtemas

Evento –
Exemplo Prático

Marca, Imagem, Logótipo

 Nome do Evento

1. Tema do Missão, Objetivos, subtemas

Evento - Exemplo
Prático

Marca, Imagem, Logótipo

 Nome do Evento

1. Tema do Missão, Objetivos, subtemas

Evento

Marca, Imagem, Logótipo

 Nome do Evento

1. Tema do Missão, Objetivos, subtemas

Evento

Marca, Imagem, Logótipo

 Nome do Evento

1. Tema do Missão, Objetivos, subtemas

Evento

Marca, Imagem, Logótipo

 Nome do Evento

1. Tema do Missão, Objetivos, subtemas

Evento

Marca, Imagem, Logótipo

 Nome do Evento

1. Tema do Missão, Objetivos, subtemas

Evento

Marca, Imagem, Logótipo

 Nome do Evento

1. Tema do Missão, Objetivos, subtemas

Evento

Marca, Imagem, Logótipo

2. Identificação do
Público-Alvo
Origem (nacionais, estrangeiros)
Caracterização sociocultural
Profissão
Género
Idade
Gostos pessoais
(…)
2. Identificação do Público-Alvo

Na fase de planeamento, é essencial definir muito bem o

público-alvo. O Público-alvo é o cliente do evento e é para
ele que o evento existe e é a ele que o evento deve
agradar.
Conhecer o público-alvo, criar uma “persona” ajuda a
focalização do evento para aquele público especifico e
permite-nos adaptar:
a linguagem utilizada;
As atividades propostas (devem ser adequadas à faixa
etária e à caracterização sociocultural do público-alvo);
O protocolo e cortesia ( respeitando a cultura, a ética e
as diferenças civilizacionais)
2. Identificação do Público-Alvo - criar uma
“persona”
Origem (nacionais,
estrangeiros)
Caracterização sociocultural
Profissão
Género
Idade
Gostos pessoais
(…)
3.
Identificaçã Número
global de Número de
Convidados;
o do Público-
intervenientes;

Alvo
Convidados
especiais e
que impliquem Dimensão do
Público;
Dimensão da condições de
segurança
Massa Humana suplementar;

Participante
0528 – Gestão de Eventos

Formadora:
Susana Sousa
 4. “Ninguém é forte sozinho” é importante delegar
funções e responsabilizar os elementos da
Equipa/Gabinete equipa;
do Evento Deve-se criar um Gabinete de Evento e definir a
equipa de trabalho. O responsável pelo projeto
deve criar uma check-list que lhe permita conhecer
o ponto da situação do trabalho feito pelas equipas,
com vista a registar e acompanhar o andamento
das tarefas de cada um, face aos prazos
estabelecidos.
4.
Equipa/Gabinete do
Evento Em
TAREFA Concluída Em atraso
andamento
Exemplo de uma Check-List - Aluguer do 24/07/2023
ferramenta essencial para o trabalho das espaço
equipas de eventos.
Gestão das Instagram-OK Site
redes sociais em
melhoramento

Contratação do À espera da
artista X confirmaçã o
do empresário
Checklist

Uma checklist é uma ferramenta valiosa que ajuda a manter o

controle de todas as etapas de um evento, garantindo que nada
seja negligenciado nem deixado ao acaso.
A checklist permite fazer uma reflexão constante sobre o próprio
evento, garantindo que todas as ações necessárias sejam
equacionadas. De forma eficiente e eficaz.
É uma ferramenta fundamental na gestão de eventos,
independentemente do tipo do evento. Deve ser única e
adequada ao evento em causa;
 Checklist - Organização e Planeamento:
Características
Se se pretende que a Checlist seja uma ferramenta de apoio
à organização e planeamento do evento, devemos construi-
la de forma metódica e exaustiva, com títulos e subtítulos,
de acordo com os itens a tratar.
Isso inclui desde o agendamento de atividades até a
coordenação de fornecedores, equipe e logística.
Durante a preparação de um evento, as solicitações são
tantas que é habitual esquecer tarefas importantes.
A checklist serve como um lembrete visual de todas as
etapas necessárias, minimizando o risco de esquecimentos e
erros.
Checklist - Características

Garante a Consistência: Uma checklist ajuda a garantir que

todos os aspectos do evento sejam tratados de maneira
consistente. Isso é particularmente importante em eventos
com várias sessões, áreas ou elementos, onde a
uniformidade é desejada.
Economia de Tempo: Com uma checklist, você economiza
tempo ao não precisar relembrar constantemente o que
ainda precisa ser feito. Isso permite que você se concentre
em tarefas críticas e tome decisões informadas.
 Checklist - Características

Melhor Comunicação: Ao compartilhar a checklist

com sua equipe, todos têm uma visão clara do que
deve ser feito. Isso melhora a comunicação e a
colaboração, evitando mal-entendidos.
Gestão de Riscos: Uma checklist ajuda a identificar
antecipadamente possíveis problemas ou riscos e a
planejar medidas para mitigá-los. Isso contribui para a
resiliência do evento.
Transparência: Para eventos que envolvem múltiplas
partes interessadas, como patrocinadores,
participantes e parceiros, uma checklist pode fornecer
transparência
5. Local, Datas,
Horários
A boa seleção destes três itens podem
ser a salvação ou o desmoronamento
do evento. A escolha deve equacionar
claramente o público-alvo e ajustar o
local, data e horários às características
dos mesmos.
5. Local, Datas,
Horários
Por ex. não se vai fazer um evento desportivo
para jovens no período de exames, da mesma
forma que não se faz um evento de “team
building” no período de férias.
Não se faz um evento corporativo para pessoas
VIP num local que não reúna condições de
segurança individual.
Deve-se pensar bem se vale a pena fazer
um festival gastronómico na mesma data
em que decorre um outro festival do
mesmo género, conhecido e recorrente.
5. Local, Datas, Horários

O local deve ser visitado previamente e analisado ao pormenor com base numa check-list exaustiva. Alguns
aspetos relevantes a observar, a título de exemplo:
❖ Entradas e saídas bem identificadas;
❖ Lotação (deve ser respeitada e deve-se deixar uma quota de lugares livres para alguma
eventualidade);
❖ Rampas de acesso para público com mobilidade reduzida;
❖ Condições de climatização (ar condicionado; aquecimento central; ventoinhas em número e
colocação adequada…);
❖ Arejamento natural do espaço fechado é essencial para evitar atmosferas com mofo que podem
perturbar o bem-estar e saúde dos participantes;
5. Local, Datas, Horários

❖ Sistema elétrico (acesso a tomadas elétricas, em número e colocação adequada);

❖ Sistema de iluminação (natural e artificial); Verificar se a iluminação está bem focada nos aspetos a que
se quer dar enfase;
❖ Sistema de som – Micros em número suficiente; eliminar feedbacks que distorçam a mensagem;
❖ Internet – Garantir que a rede é fiável e que velocidade é adequada e capaz de suportar os diretos
(se for o caso);
❖ Projeção (se for o caso) deve ser legível
✓ (…)

A presença dos operadores de apoio técnico é essencial e deve ser testada pelo menos 2 vezes,
sendo uma 30 minutos antes do evento iniciar.
 5. Local, ▪ Palco

Datas,
▪ Mesas, cadeiras, palanque, bandeiras. Plantas e flores, placas
comemorativas, cenários de fundo, água e copos para os conferencistas
(…)

Horários ▪

▪
Sala
Cadeiras em número suficiente, reserva de lugares VIP e para os
intervenientes no evento(normalmente na primeira fila). Não há nada

MATERIAIS mais incomodativo do que ver os grupos ou indivíduos que fizeram uma
intervenção no palco, saírem para a sala e, na procura de um lugar,
perturbarem a participação de outros intervenientes.

DE APOIO
▪ Nota: Atenção à utilização de flores e plantas no
palco, sobretudo em cima da mesa. Nunca devem
tapar a visão dos palestrantes ou atuantes.
 5. Local, ▪ Bastidores
Datas, ▪ Espaço reservado aos participantes que aguardam
para entrar (camarins), casas de banho de apoio,
Horários espelho, local apropriado para guardar os
pertences dos participantes;
MATERIAIS ▪ Meios técnicos e audiovisuais (em
condições e número adequado)
DE APOIO
6.
Orçamento
 Todos os custos inerentes à organização do evento devem ser
ponderados e aferidos a quem os deve assumir (cliente,
organizadores, entidades parceiras). Deve ser tudo orçamentado
Planeamento previamente, sendo clara a relação do planeamento das

dos custos atividades com os custos associados, para que seja fácil tomar a
decisão de se fazer essa atividade ou desistir dela, devido ao
elevado custo e à baixa possibilidade de retorno financeiro.

A gestão financeira deve ser centralizada e deve acompanhar

todo o evento, pedindo comprovativos das despesas e
verificando se há ou não desvios ao orçamento.

No caso concreto das parcerias , patrocínios e/ou outro tipo

de apoios, devem ser estabelecidas previamente as quotas
orçamentais que cabe a cada um, para que, no final, seja mais
fácil prestar contas, sem surpresas.
7. Parcerias e CONTACTOS

patrocinios
 Vários são os eventos que contam com parcerias
na sua gestão e organização. É importante que
estas parcerias funcionem bem, pelo que as regras

Parcerias e de cortesia e protocolo devem ser respeitadas.

patrocínios As reuniões devem ser atempadamente agendadas

e preparadas. O ideal é que sejam logo pré-
definidas e não se alterem para não perturbar o
trabalho das diversas entidades.

Sempre que possível, optar por reuniões online.

A evolução do projeto deve ser comunicada (via email)

a todos os intervenientes. Mesmo que haja
comunicação pelo telefone ou pessoal, deve ser feita
uma redundância escrita.
 A gestão de emergência começa muito antes do
Gestão da evento propriamente dito.

Emergência Antes de qualquer ação, deve-se fazer uma

avaliação detalhada dos riscos potenciais
associados ao evento:
em Eventos ▪ localização do evento;
▪ número de participantes esperados;
▪ condições meteorológicas;
▪ outros fatores específicos do evento (…)
Os organizadores devem desenvolver um plano de
contingência que aborde uma variedade de
cenários de emergência possíveis, onde fique muito
claro as medidas de reação e gestão de pânico.
 Equipas de Equipa de resposta a emergências bem treinadas são
fundamentais.
Estas equipas deve incluir pessoal de segurança,
Resposta a paramédicos ou pessoal médico.
Pode ainda incluir voluntários bem treinados em primeiros
Emergências socorros.
Todos os membros da equipa devem conhecer o plano de
contingência e saber como agir em caso de emergência.
É importante garantir que as equipas estejam bem
equipadas com os recursos necessários, nomeadamente
kits de primeiros socorros.
Devem estar disponíveis desfibrilador(es) em número
suficiente.
Devem ser distribuídos meios de comunicação para
facilitar uma resposta rápida e eficaz.
 Os organizadores devem estabelecer um sistema de
Comunicação comunicação claro que permita a rápida disseminação
de informações em caso de emergência.
Clara e Os organizadores devem garantir que a comunicação

Eficiente com a equipa de resposta a emergências, com as

autoridades locais, com os participantes e com outros
envolvidos no evento, seja acessível, constante e sem
falhas. Não deve permitir duplas interpretações.
A informação sobre pontos de encontro e rotas de
evacuação deve ser claramente comunicada aos
participantes, de forma a garantir uma evacuação
ordenada em caso de necessidade.
Simulações e Simulacros

Realizar exercícios de simulação de emergência é uma prática

recomendada.

Em determinados casos têm de ser feitos simulacros, com a

presença obrigatória dos serviços de emergência e combate
a incêndios. Os simulacros obrigam a pedidos de autorização
e informação à comunidade envolvente.

As simulações permitem às equipas de resposta a

emergências e aos participantes familiarizarem-se com o
plano de contingência e a saberem como reagir em situações
de crise. Essas simulações podem incluir cenários como
incêndios, evacuações de emergência e situações médicas
urgentes.
 Ambiente Durante o evento, é importante manter-se uma
monitorização constante das condições e das
Saudável e atividades que pode ser obtido através de:
▪ câmaras de vigilância;
Segurança ▪ pessoal de segurança;

Monitorização ▪ sistemas de comunicação;

em Tempo Qualquer sinal de problema e/ou perigo deve ser

Real identificado e reportado imediatamente.

Avaliação Pós- A avaliação pós-evento é uma fase crucial para os
organizadores, não só para analisar o desempenho da
equipa de resposta a emergências e identificar áreas de
Evento melhoria no plano de contingência, como para
aprimorar os procedimentos para eventos futuros.
Um planeamento cuidadoso, uma equipa bem
treinada, uma comunicação eficiente e a prática de
simulações são elementos essenciais para lidar com
situações de emergência de forma eficaz e proteger a
vida e o bem-estar de todos os envolvidos no evento.